-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG Cơng trình ñư c hoàn thành t i DƯƠNG TH THANH HI N Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: T.S NGUY N PHÙNG Ph n bi n 1: T.S Đư ng Nguy n Hưng HỒN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY Ph n bi n 2: PGS, TS Lê Huy Tr ng THƯƠNG M I VÀ D CH V T NG H P HÒA KHÁNH Lu n văn ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 07 tháng 01 năm 2012 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng Đà N ng – Năm 2011 -3M Đ U Tính c p thi t c a ñ tài -4c a doanh nghi p thương m i, d ch v ñ i v i cơng tác ki m sốt n i b bán hàng – thu ti n Chu trình bán hàng – thu ti n doanh nghi p thương m i V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u cơng tác ki m sốt n i hay d ch v ñ u mang nh ng b n ch t chung c a q trình trao đ i b v bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i d ch v t ng h p hàng hóa, d ch v hồn thành; hàng hóa hay d ch v đ u nh ng tài Hịa Khánh u ki n kinh doanh hi n t i c a công ty, qua s n ch a đ ng giá tr có th bán đư c theo nhi u hình th c khác v n d ng nh ng ñ c ñi m c a ngành thương m i d ch v nh m tăng Chính v y, vi c ki m sốt chu trình bán hàng – thu ti n m t cư ng hoàn thi n cơng tác ki m sốt n i b v chu trình bán cách h u hi u s có ý nghĩa ñ c bi t quan tr ng ho t ñ ng kinh hàng – thu ti n cho công ty doanh c a doanh nghi p, h n ch ñư c sai ph m, cung c p thông Đ i tư ng ph m vi nghiên c u tin k p th i, xác, trung th c nh m ñ t ñư c m c tiêu mà nhà qu n lý ñ Là doanh nghi p tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p mi n Trung Vi t Nam, công ty thương m i d ch v Đ i tư ng nghiên c u: Ki m soát v m t k tốn: Ki m sốt chu trình bán hàng thu ti n t i công ty, bao g m vi c tiêu th xăng, d u, nh t bán buôn bán l Ph m vi nghiên c u: Tìm hi u th c tr ng cơng tác ki m sốt n i t ng h p Hịa Khánh có 11 c a hàng xăng d u n m r i rác b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng m ng lư i khách t ng h p Hịa Khánh; t p trung ch y u vào ho t ñ ng bán hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình đ n Bình Đ nh Bán bn m t ph n c a ho t ñ ng bán l t i công ty hàng thu ti n giai ño n quan tr ng nh t, quy t ñ nh ñ n s t n Phương pháp nghiên c u t i c a công ty Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình Trong q trình nghiên c u tác gi d a s phương pháp bán hàng thu ti n v a ñ m b o tuân th quy ñ nh c a Nhà lu n v t bi n ch ng s d ng phương pháp: phương pháp nư c, v a phù h p v i chu n m c k toán Vi t Nam, v a ñáp ng th ng kê, t ng h p, phân tích, đ i chi u, ch ng minh, so sánh gi a lý yêu c u qu n lý m t yêu c u mang tính c p thi t lu n th c ti n công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu Nh n th c ñư c t m quan tr ng đó, tác gi nghiên c u ch n ñ tài lu n văn th c sĩ c a v i tiêu đ "Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i & ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hịa Khánh Nh ng đóng góp c a lu n văn Lu n văn góp ph n h th ng hóa làm rõ lý lu n b n d ch v t ng h p Hịa Khánh" v ki m sốt n i b , ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n, M c tiêu nghiên c u đ c bi t ki m sốt n i b đ i chu trình bán hàng thu ti n V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n ñ lý lu n b n v ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n ñ c ñi m doanh nghi p kinh doanh xăng, d u, nh t -5- -6- Lu n văn phân tích, đánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu + Đ m b o s tin c y trung th c c a thơng tin, trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p + Đ m b o vi c th c hi n ch đ pháp lý Hịa Khánh, ch nh ng t n t i, h n ch ñ i v i ki m soát n i b v + Đ m b o hi u qu ho t ñ ng hi u qu n lý bán hàng thu ti n t i công ty, t ñó ñ bi n pháp tương ñ i 1.1.3 Vai trị c a ki m sốt n i b qu n lý đ ng b đ hồn thi n chu trình t i cơng ty Th c hi n bi n 1.1.4 Các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát n i b pháp s giúp cho công ty tăng cư ng hi u qu ho t ñ ng c a h 1.1.4.1 Môi trư ng ki m soát th ng ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng thu ti n 1.1.4.2 H th ng k toán K t c u c a lu n văn M t h th ng k toán bao g m b ph n: Ngồi ph n m đ u, k t lu n, n i dung lu n văn ñư c k t c u a H th ng ch ng t thành chương: b H th ng s sách k toán Chương 1: T ng quan v ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu c H th ng báo cáo n i b báo cáo tài ti n 1.1.4.3 Các th t c ki m soát Chương 2: Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 1.2 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n doanh nghi p 1.2.1 B n ch t, ch c c a chu trình bán hàng – thu ti n Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu 1.2.1.1 B n ch t c a chu trình bán hàng – thu ti n ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) trình chuy n quy n s h u c a hàng hóa qua q trình trao đ i hàng – ti n gi a ch hàng khách hàng c a h , bao g m quy t đ nh q trình c n Chương T NG QUAN V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.1 Khái quát chung v h th ng ki m soát n i b 1.1.1 S c n thi t l i ích c a h th ng ki m soát n i b (KSNB) 1.1.2 Khái ni m h th ng ki m soát n i b Theo liên đồn k tốn qu c t (IFAC), h th ng ki m soát n i b m t h th ng bao g m sách, tiêu chu n, th t c ñư c thi t l p t i ñơn v nh m cung c p m t s ñ m b o h p lý vi c th c hi n m c tiêu sau: + B o v tài s n c a ñơn v , thi t cho s chuy n ng quy n s h u hàng hóa d ch v chúng ñã s n sàng ch bán V i ý nghĩa v y, trình ñư c b t ñ u t yêu c u mua c a khách hàng (ñơn ñ t hàng, h p ñ ng mua hàng…) k t thúc b ng vi c thu ti n 1.2.1.2 Ch c c a chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.2 M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.2.1 Đ i v i nghi p v bán hàng Doanh thu ghi s có th t Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n -7- -8- Các nghi p v bán hàng hi n h u ñư c ghi s ñ y ñ a Tính h p lý c a doanh thu ghi s Doanh thu ghi s đư c tính tốn ph n ánh - Các nghi p v ghi s đ u d a hóa đơn, ch ng t v n xác Các nghi p v bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n Các nghi p v bán hàng ñư c ghi ñúng th i gian phát sinh (g n v i ngày x y nghi p v ) chuy n ñơn ñ t hàng ñã ñư c phê chu n - Hóa đơn ph i đư c đánh s th t trư c ñư c theo dõi, ghi chép ñúng ñ n - Các b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n ñư c g i h ng tháng cho Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p xác khách hàng vi c ti p nh n ý ki n ngư i mua ñư c th c hi n ñ c c ng d n ñúng l p v i k toán ph trách 1.2.2.2 Đ i v i nghi p v thu ti n b Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n Các kho n ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Xét t bán ch u trư c g i hàng Các kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét t ñúng ñ n - Chu n y vi c g i hàng S ti n thu ñư c ñã ghi ñ y ñ vào s qu nh t ký thu ti n - Phê t giá bán phương th c bán hàng, phương th c v n Các kho n ti n thu ñư c g i vào tài kho n ngân hàng ghi chuy n kho n chi t kh u s theo s ti n nh n ñư c c Các nghi p v bán hàng ñư c ghi s ñ y ñ Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n - Th c hi n vi c ñánh s trư c ñ i v i nh ng tài li u Hóa đơn Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c ghi ñúng th i gian Các kho n ti n thu ñư c ghi chép, t ng h p xác c ng d n ñúng 1.2.3 T ch c thơng tin ph c v ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n bán hàng, ghi l i t t c nh ng s li u - Ghi chép t t c nghi p v vào h th ng máy tính gán mã nh t cho nghi p v b ng ng d ng c a máy tính - Đ i chi u s li u t Hóa ñơn v n chuy n v i Hóa ñơn bán hàng, s sách k tốn có liên quan 1.2.3.1 T ch c h th ng ch ng t k tốn d Doanh thu bán hàng ghi s đư c ñánh giá ñúng 1.2.3.2 T ch c h th ng tài kho n s sách k toán - Gi i h n quy n truy c p ñ i v i file t i vi c phê chu n c a 1.2.3.3 T ch c h th ng báo cáo k toán 1.2.4 Nh ng r i ro ch y u thư ng x y chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.5 Các th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.5.1 Đ i v i nghi p v bán hàng cá nhân - In m t b n danh sách s thay ñ i v giá đ b ph n phê chu n giá ki m tra l i - Gi i h n vi c phê chu n ñ i v i giám ñ c marketing ho c m t vài cá nhân khác có trách nhi m v giá bán -9e Doanh thu bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ , chi ti t cho nghi p v - Xem xét ki m tra l i vi c ghi nghi p v vào tài kho n f Doanh thu bán hàng ñư c ghi s ñúng lúc So sánh sánh ngày hóa đơn v n chuy n v i ngày b n hóa đơn bán hàng, s nh t ký bán hàng s khác có liên quan g Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p c ng d n ñúng - Cách ly trách nhi m ghi s nh t ký bán hàng v i ghi s kho n ph i thu - 10 - L p g i ñ u ñ n b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n cho khách hàng - Ki m tra n i b vi c thu ti n: Đ i chi u gi y báo nh n ti n, b ng kê , gi y báo c a ngân hàng v i s sách tương ng d Các kho n thu ti n ñã ghi s ñư c ñem g i ghi s theo s ti n nh n ñư c - Theo dõi chi ti t kho n thu theo nghi p v ñ i chi u chúng v i m c giá ñã t ch ng t bán hàng - Đ i chi u ñ c l p, ñ u ñ n s ph v i tài kho n ngân hàng - G i ñ u ñ n báo cáo hàng tháng cho khách hàng - Ki m tra n i b vi c ñ nh giá, phép tính 1.2.5.2 Đ i v i nghi p v thu ti n e Các kho n thu ti n ñư c phân lo i ñúng Các th t c KSNB c n có đ đ t ñư c m c tiêu v : - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ a Các kho n thu ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Ki m tra ch ng t ch ng minh kho n thu ti n m t so - C n cách ly trách nhi m gi a nhân viên qu n lý ti n m t ghi s sách - Phân cơng cơng vi c đ i chi u v i ngân hàng ñ c l p v i k toán ngân hàng sánh v i th c t sơ ñ tài kho n f Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng th i gian - Các nghi p v thu ti n ph i ñư c quy ñ nh ghi s hàng ngày có ch ng t ch ng minh b Các kho n chi t kh u ñư c xét t ñúng ñ n - C nhân viên đ c l p ki m sốt vi c ghi s thu ti n - Chính sách v chi t kh u ph i th c s t n t i công ty g Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng ñ n ñư c t ng - Các kho n chi t kh u ph i ñư c c p có th m quy n phê chu n phù h p v i sách c a cơng ty c Ti n m t thu đư c ñã ghi s ñ y ñ vào S qu Nh t ký thu ti n m t - Cách ly trách nhi m gi a nhân viên thu ti n k toán ti n - S d ng gi y báo nh n ti n ho c b ng kê ti n m t ñánh s trư c kèm quy ñ nh c th v ch ñ nh n báo cáo k p th i - Tr c ti p xác nh n Séc thu ti n h p xác - Cách ly trách nhi m gi a vi c ghi s nh t ký thu ti n m t v i vi c ghi s ph kho n ph i thu s qu - G i ñ u ñ n kho n cân ñ i thu ti n cho khách hàng - Đ i chi u bút toán s qu v i nh t ký thu ti n s ph K T LU N CHƯƠNG - 11 - - 12 - Chương TH C TR NG KI M SOÁT N I B 2.1.3 H th ng ki m sốt n i b c a cơng ty CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CƠNG TY THƯƠNG M I & D CH V T NG H P HỊA KHÁNH 2.1.3.1 Mơi trư ng ki m soát a Đ c thù v qu n lý b Cơ c u t ch c Giám ñ c 2.1 Khái quát chung v Công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n c a cơng ty Phó giám đ c 2.1.1.1 Q trình hình thành cơng ty Tháng năm 1990 đ i lý xăng d u Hịa Khánh đư c thành l p v i c a hàng đ u tiên Hịa Khánh (khu cơng nghi p Hịa Khánh, Đà N ng) Phịng vi tính Phịng t ch c Phịng k tốn Phịng kinh Năm 1994, đư c s cho phép c a UBND t nh Qu ng Nam – Đà N ng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương m i d ch v t ng h p Hịa Khánh đư c thành l p 2.1.1.2 Quá trình phát tri n Năm 1990, c a hàng xăng d u Hòa Khánh ch t m c p phát xăng d u v i 10 nhân viên, v a tr c ti p v a gián ti p Hơn 10 năm qua, công ty thương m i d ch v Hịa Khánh cơng ty tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p Các c a hàng tr c thu c Hình 2.1: Sơ ñ t ch c b máy qu n lý t i cơng ty c Chính sách nhân s d Cơng tác k ho ch e Các nhân t bên 2.1.3.2 H th ng k toán mi n Trung Vi t Nam Cơng ty có 11 c a hàng xăng d u n m r i a T ch c b máy k tốn c a cơng ty rác qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng m ng lư i Cơng ty áp d ng mơ hình t ch c k toán t p trung khách hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh b T ch c ch ng t , s sách báo cáo k toán c a công ty 2.1.2 Ch c nhi m v c a công ty H th ng ch ng t k toán 2.1.2.1 Ch c H th ng tài kho n s sách k toán 2.1.2.2 Nhi m v H th ng báo cáo k toán Kinh doanh xăng, d u, nh t; s d ng v n có hi u qu nh m hồn thành m c tiêu góp ph n th c hi n ch tiêu kinh t xã h i Áp d ng hình th c ch ng t ghi s , v i s tr giúp c a ph n m m máy tính cao c p EFFECT - 13 - - 14 2.2.1.2 Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh K TOÁN TRƯ NG Hi n th trư ng kinh doanh c a cơng ty TM & DVTH Hịa Khánh tương đ i r ng, ñ ñáp ng nhu c u v qu n lý Ngồi văn phịng cơng ty đ t t i 14 Nguy n Tri Phương – H i Châu – Đà K toán t ng h p kiêm k toán ti n lương, TSCĐ, thu N ng, cơng ty cịn có 10 c a hàng n m r i rác qu c l 1A ñ a bàn thành ph Đà N ng 2.2.1.3 Các phương th c bán hàng t i công ty K toán ti n m t K toán ti n g i ngân hàng K tốn hàng hóa K tốn tiêu th n ph i thu K toán mua hàng n ph i tr Th qu Cơng ty có phương th c bán hàng, là: - Bán hàng thông qua h th ng t i c a hàng bán l - Bán hàng theo phương th c bán buôn Tuy nhiên bán buôn v n chi m t tr ng l n v c doanh thu l n s lư ng 2.2.2 Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty K tốn c a hàng Hình 2.2: Sơ đ t ch c b máy k tốn t i cơng ty Ghi chú: Quan h tr c n Quan h ch c 2.1.3.3 Các th t c ki m sốt chung t i cơng ty 2.2.2.1 M c tiêu ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty 2.2.2.2 S phân công trách nhi m 2.2.2.3 H th ng ch ng t s d ng chu trình bán hàng thu ti n t i công ty 2.2.2.4 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n 2.2 Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i a Đ i v i nghi p v bán hàng: công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh * Hình th c bán bn: 2.2.1 Đ c m v tình hình tiêu th t ch c m ng lư i kinh doanh c a công ty nh hư ng đ n q trình ki m sốt n i b 2.2.1.1 Các m t hàng kinh doanh c a công ty - Xăng d u - Nh t - Thi t b • Đơn đ t hàng ñư c áp d ng cho khách hàng m i, l n ñ u tiên giao d ch v i công ty không áp d ng v i khách hàng quen thu c • Hi n t i cơng ty khơng có m t b ph n ñ c l p ñ làm nhi m v ti p nh n ñơn ñ t hàng c a khách hàng - 15 • Đơn đ t hàng khơng có m u s n, ñơn ñ u khách hàng có nhu c u l p g i ñ n; m i m t khách hàng có m t m u đơn đ t hàng khác • H p đ ng mua bán đư c l p trư c xem xét ñi u kho n b Đ i v i nghi p v thu ti n: Đ i v i m i hình th c bán bán buôn bán l , công ty th c hi n th t c ki m soát khác nhau: * Thu ti n t bán buôn: - Đ i v i nghi p v thu ti n ngay: có hai phương th c tốn ti n: bán ch u • Các ch ng t - 16 - l nh xu t hàng, phi u xu t kho, Hóa đơn + Trư ng h p khách hàng toán tr c ti p b ng ti n m t: GTGT biên b n giao nh n hàng hóa sau l p khơng có m t b • Chưa có s quan tâm nhi u ph n ñ c l p ki m tra l i • Chưa th hi n s ki m tra, ñ i chi u gi a S chi ti t ti n m t khâu ki m tra ch ng t • Vi c đ i chi u công n gi a khách hàng cơng ty ch đư c ti n k tốn ti n m t s chi ti t công n k tốn cơng n th c hi n hành khách hàng có th c m c v cơng n , chưa th c s ñư c ñ i khơng có m t m u biên b n th hi n s ñ i chi u thư ng chi u thư ng xun đ mang tính ch t ki m tra, đơn đ c cơng n xuyên * Hình th c bán l KSNB đ i v i hình th c này: • Hóa đơn khơng ph i k tốn c a hàng vi t mà nhân viên bán hàng tr c ti p vi t t i nơi khách hàng ñ xăng Đi u vi ph m m t nguyên t c thi t k th t c ki m sốt là: ngun t c b t kiêm nhi m • M t khác vi c ñ xăng cho khách hàng khách vãng lai có th x y gian l n Ch ng h n, q trình đ xăng, th a lúc • S qu k toán ti n m t ghi qu n lý chưa th c s h p lý • Th qu làm nhi m v thu chi lên báo cáo thu chi chưa th hi n h t vai trị c a + Trư ng h p khách hàng toán qua ngân hàng: • Đ ng tác ki m tra gi y báo Có c a k tốn cịn h n ch • S ph ngân hàng chưa đư c s d ng tri t ñ vi c ñ i chi u s d ng khách hàng khơng ý, nhân viên có th đánh c p xăng c a khách • S chi ti t ti n g i ngân hàng k toán ti n g i ngân hàng ghi hàng b ng cách không d p cị bơm v v trí zero sau ñã ñ xăng qu n lý chưa có s ki m tra ñ i chi u ch t ch , thư ng xuyên v i cho khách hàng trư c đó, mà c đ v y r i ñ xăng ti p cho s chi ti t công n k tốn cơng n theo dõi khách hàng khác • Vi c bán l xăng d u h ng ngày c a hàng trư ng qu n lý, cu i ngày thu ti n đ sáng hơm sau g i l i k tốn, k tốn khơng th c s theo dõi sát kho n thu này, khơng có b ng kê bán l m i ngày ñ theo dõi c th s lư ng, doanh thu c a ngày • D n đ n cu i tháng k toán g i b ng t ng h p doanh thu b ng cân ñ i hàng hóa v cơng ty tr s li u k toán s nhi u - Đ i v i nghi p v thu ti n sau m t kho ng th i gian th a thu n: T i công ty vi c bán hàng ch p nh n n ñư c theo dõi thư ng xuyên s chi ti t công n ph i thu * Thu ti n t bán l : • Nhân viên bán hàng s ngư i tr c ti p bán thu ti n, vai trò c a k tốn c a hàng cịn h n ch , ch d ng l i vi c nh n ti n t - 17 - - 18 - c a hàng trư ng ghi s theo dõi, ñi u v n có kh x y 2.3.2.3 Ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n gian l n a Bán hàng: • K tốn c a hàng ñ d n ñ n cu i ngày m i ghi chép lư ng ti n - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a b ph n thu đư c, c m i bu i s ti n bán ñư c ñã l n, - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a b ph n cịn h n ch v n có kh d n ñ n hi n tư ng chi m d ng ti n t m th i - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t • B ph n bán hàng khơng có báo cáo v tình hình th c hi n bán ti n m t, ti n g i ngân hàng s chi ti t công n - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t hàng thu ti n h ng ngày 2.3 Đánh giá cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n m t, ti n g i ngân hàng s chi ti t công n - Công ty ch c vào uy tín c a KH truy n th ng ñ quy t ñ nh ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 2.3.1 Nh ng k t qu đ t đư c cơng tác ki m sốt n i b bán ch u, d x y trư ng h p n khó địi KH g p khó khăn chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty b Thu ti n: - Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t th qu di n 2.3.2 Nh ng t n t i công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty khơng thư ng xun, khơng có ki m tra ch t ch - Vi c ñ i chi u gi a k toán ti n g i ngân hàng ngân hàng 2.3.2.1 Mơi trư ng ki m sốt - Công tác y quy n phê chu n v n cịn có ch khơng h p lý khơng đư c th c hi n thư ng xuyên, nghiêm túc - Công tác l p k ho ch chưa hi u qu Đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, công tác l p k ho ch tiêu th chưa ñư c quan - Đ i v i công tác thu ti n t bán l : vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày hôm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i tâm ñúng m c 2.3.2.2 T ch c cơng tác k tốn - Hóa ñơn nhân viên bán hàng tr c ti p l p th hi n tính khơng chun nghi p nghi p v tính ki m sốt y u - Khơng có m t tài kho n s d ng m t m t kh u riêng ñ ch ng tình tr ng d li u k tốn có th b s a đ i, chép - Vai trị c a k tốn c a hàng bán l h n ch , ch d ng l i vi c thu ti n l p báo cáo - Các t p tin ho c b n ghi khơng đư c l p b n d phịng - Cơng ty khơng có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t - Phịng kinh doanh l i b qua giai đo n nh n xét t ñơn ñ t hàng ñ i v i ñ i tư ng khách quen Vi c b qua v y d gây r i ro công n , ch quan, nh m l n ho c b sốt đơn ñ t hàng c a khách K T LU N CHƯƠNG - 19 - - 20 - Chương - Có th thành l p m t b ph n th m đ nh tín d ng đ i v i khách HỒN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH V T NG H P HÒA KHÁNH 3.1 Yêu c u c n hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a b ph n - Cơng ty khơng có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t hàng * L p k ho ch tiêu th : Cơ s l p d toán tiêu th : Căn c vào s lư ng hàng tiêu th c a kì trư c, chu kì s n xu t kinh doanh, tiêu th s n ph m, sách giá c , sách qu ng cáo, khuy n Phương pháp l p: Doanh thu tiêu th d ki n = S lư ng tiêu th d ki n * Đơn giá bán d ki n B ng 3.1: D toán tiêu th - H th ng ch ng t phi u thu, hàng hóa khơng ñư c D ñánh s trư c - Phòng kinh doanh thư ng b qua giai ño n nh n xét t TOÁN TIÊU TH - Quý năm 2010 ĐVT: 1.000 ñ Ch tiêu Tháng ñơn ñ t hàng C quý 10 11 12 25.000 35.000 40.000 100.000 16 16 16 16 400.000 560.000 640.000 1.600.000 40.000 56.000 64.000 160.000 - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a b ph n h n ch - Đ i v i công tác thu ti n: vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày hôm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i - Vi c giám sát bán hàng t i c a hàng l i khơng đư c th c hi n h ng ngày S lít d u tiêu th d ki n (lít) Đơn giá bán d ki n Doanh thu d ki n Ti n thu GTGT Và nhi u v n đ gian l n, sai sót, m t mát, khơng h p lý khác v n có th x y 3.2 Hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh 3.2.1 Hồn thi n mơi trư ng ki m sốt - Ban hành quy t c, sách, quy đ nh dư i d ng văn b n - C n có s đ c l p tương đ i vi c ki m tra gi a b ph n - Xây d ng m t h th ng văn b n th ng nh t quy ñ nh chi ti t cho t ng ñ u vi c Ngồi ra, d tốn tiêu th cịn đính kèm v i b n d ki n l ch thu ti n c a t ng tháng kì k ho ch S ti n d ki n thu ñư c c a kì s đư c tính theo t l % s ti n doanh thu ñã th c hi n kì trư c + T l % s ti n thu ñư c doanh thu d tốn th c hi n kì 3.2.2 Hồn thi n t ch c cơng tác k tốn bán hàng – thu ti n 3.2.2.1 Ch ng t , s sách liên quan - M i ngư i có s d ng máy tính c n có m t tài kho n s d ng m t m t kh u riêng - 21 - Các t p tin ho c b n ghi c n thư ng xuyên l p b n d phòng - Công ty nên s d ng l nh xu t hàng t t c trư ng h p bán hàng - Đ i v i h th ng ch ng t như: Phi u thu, hóa đơn GTGT cơng ty nên th c hi n vi c đánh s th t trư c s d ng - Cơng ty nên có m t m u đơn đ t hàng chu n m u nên ñư c ñánh s th t trư c ph i đư c ngư i có th m quy n kí t ch p nh n ñơn ñ t hàng - 22 T s li u ñã ñư c báo cáo lên, ti n hành ki m tra, ñ i chi u tình hình th c hi n so v i d tốn l p 3.2.3.3 So sánh k t qu th c t v i k ho ch So sánh k t qu th c hi n doanh thu bán hàng thu ti n so v i d tốn đư c l p, c n s d ng phương pháp so sánh ñ phân tích s chênh l ch 3.2.3.4 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i nghi p v bán hàng a Đ i v i hình th c bán bn: • Khách hàng có nhu c u mua hàng dù khách hàng cũ hay khách - Đ nh kì c n ph i l p b ng phân tích tu i n đ xem xét kho n hàng m i cơng ty nên s d ng ñơn ñ t hàng Đơn ñ t hàng ph i thu t ng khách hàng theo tu i n B ng phân tích tu i n k tốn cơng ty thi t k s n, khách hàng ch c n ñi n theo m u đư c cơng n ph i thu l p l p cho t ng ñ i tư ng khách hàng Sau xem xét yêu c u c a khách hàng kh cung ng c a 3.2.2.2 T ch c s theo dõi n ph i thu cơng ty, phịng kinh doanh s chuy n lên cho giám ñ c ñ th c hi n T ch c S theo dõi n ph i thu: t s ñưa s li u vào B ng vi c phê t bán ch u (1) phân tích tu i n 3.2.3 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n 3.2.3.1 Xác ñ nh m c tiêu ki m soát Doanh thu bán hàng có th t đ t đư c m c mong mu n theo d toán tiêu th ñã ñư c l p Ti n thu ñư c t bán hàng ñ m b o thu ñ , ñúng l ch d ki n thu ti n đư c l p kèm theo d tốn tiêu th • Vi c ký k t h p đ ng mua bán ph i giám ñ c ký t, ñ c bi t h p đ ng có giá tr l n Ch trư ng h p v ng giám ñ c m i y quy n cho phó giám ñ c ho c trư ng phòng kinh doanh ký t (2) • Ph i xem xét k ñi u kho n bán ch u trư c xét t H p ñ ng mua bán, như: kh tốn, tình hình kinh doanh c a đ i tác • Phịng kinh doanh sau l p ch ng t l nh xu t hàng, 3.2.3.2 Ki m tra ñ i chi u phi u xu t kho Hóa đơn GTGT, biên b n giao nh n hàng hóa ph i K tốn tiêu th cơng n ph i thu ph i th ng kê đư c doanh có m t b ph n ñ c l p ki m tra l i trư c lưu hành (3) thu nghi p v bán hàng ñã x y kì, th hi n báo cáo • Phịng kinh doanh chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho th doanh thu tiêu th Th ng kê tình hình tốn ti n c a khách kho làm c xu t hàng Th kho s c vào l nh xu t hàng, hàng, th hi n báo cáo tình hình thu ti n hàng phi u xu t kho xu t ñúng s lư ng, ch ng lo i ñã ghi phi u xu t Nhân viên v n chuy n s c vào Hóa đơn đ nh n hàng t - 23 th kho Khi xu t hàng xong, c vào phi u xu t kho này, th kho s ghi vào th kho chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho k tốn hàng hóa làm c ghi s Cu i tháng, th kho k tốn hàng hóa s ti n hành đ i chi u gi a th kho s sách ñư c in (4) • N u bán hàng v i s lư ng l n thay cu i tháng, th kho - 24 • H ng ngày, k toán c a hàng l p b ng kê bán hàng, thu ti n theo bu i lưu tr c n th n • Cu i tháng, k toán c a hàng g i báo cáo, b ng t ng h p v phịng k tốn cơng ty K tốn hàng hóa t i cơng ty s ti n hành ki m tra nh p d li u vào máy (4) k tốn hàng hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho s sách đư c 3.2.3.5 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i nghi p v thu ti n in ra; đ ng tác có th đư c ti n hành thư ng xuyên a Thu ti n t bán bn: • Vi c đ i chi u cơng n gi a khách hàng và công ty c n ñư c ti n hành thư ng xuyên cơng tác đơn đ c tr n ph i đư c th c hi n theo k ho ch ñ ñ m b o kho n doanh thu • K toán ph n hành s c vào Hóa đơn, phi u xu t kho đ + Trư ng h p khách hàng toán tr c ti p b ng ti n m t: • K tốn ti n m t ki m tra ch ng t ngư i n p ti n mang ñ n N u ch ng t h p l s ti n hành l p phi u thu N u không h p l s tr l i cho ngư i n p ti n (1) ti n hành nh p vào máy tính T i phịng k tốn, k tốn hàng hóa s • K tốn trư ng ký t phi u thu.(2) ñ i chi u s lư ng th c xu t phi u xu t s lư ng l nh • Giám đ c ký t phi u thu (3) xu t xem th có trùng kh p v i khơng Sau đó, c vào • Th qu thu ti n ghi s qu , báo cáo thu chi K toán ti n m t phi u xu t kho k toán s nh p vào máy, ph n m m s t ñ ng c p ghi vào s chi ti t ti n m t, k tốn cơng n ghi gi m n ph i thu nh t vào s chi ti t hàng hóa, b ng t ng h p chi ti t, k toán tiêu th , khách hàng công n ph i c vào Hóa đơn c p nh t vào s chi ti t doanh thu, s chi ti t n ph i thu khách hàng (4) • Cu i ngày th qu k toán ti n m t ph i ti n hành ki m tra ñ i ph i thu khách hàng b ng t ng h p chi ti t K toán t ng h p s chi u v i k tốn cơng n ph i ñ i chi u gi a s chi c p nh t vào ch ng t ghi s s Cái TK 156, TK511 Đ n cu i ti t ti n m t s chi ti t cơng n (5) tháng, k tốn ch th c hi n thao tác ñơn gi n ph n m m + Trư ng h p khách hàng toán qua ngân hàng: ph n m m s cho s li u xác v giá v n (5) • K tốn ngân hàng nh n đư c gi y báo Có ngân hàng g i ñ n (1) b Đ i v i hình th c bán l • Khi khách hàng c n l y Hóa đơn, k tốn c a hàng ph i ti n hành l p Hóa đơn GTGT cho khách (2) • Hóa đơn có đ y ñ ch ký c a khách hàng, c a hàng trư ng ngư i l p Liên c a hóa đơn s đư c giao cho khách hàng, liên cịn l i s k tốn c a c a hàng gi làm c l p b ng cân đ i hàng hóa b ng t ng h p doanh thu (3) • K tốn ngân hàng ti n hành ki m tra gi y báo Có đ i chi u v i ch ng t có liên quan Đúng s vào s chi ti t ti n g i, sai k toán ngân hàng chuy n tr l i cho ngân hàng Đ ng th i k tốn cơng n ph i thu vào s chi ti t công n ñ ghi gi m n cho khách hàng (2) - 25 • Do lư ng ti n thu ngày nhi u nên cu i m i ngày k toán - 26 K T LU N ngân hàng ph i ñ i chi u v i s ph ngân hàng ñ i chi u v i s chi ti t cơng n đ đ phịng sai sót có th x y (3) Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b nói chung ki m b Thu ti n t bán l : sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n nói riêng m t yêu c u h t • K tốn c a hàng c n th hi n vai trị ki m sốt ch t ch s c c n thi t Công tác ki m soát n i b t t s gi m thi u gian l n theo dõi sát lư ng ti n t nhân viên bán hàng thu đư c u có th x y ra, ñáp ng yêu c u qu n lý, nâng cao ñ tin c y c a c u nhân viên bán hàng b m tr v v trí s m i có khách hàng thơng tin tài chính, đem l i hi u qu kinh doanh m t cách t t nh t m i ñ ti p đ th hi n tính trung th c c a nhân viên tác phong làm vi c c n th n, có trách nhi m v i khách hàng Trên s nghiên c u lý lu n th c ti n v ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, ñ tài ñã ñưa đư c m t s • Cu i m i bu i sáng, bu i chi u, bu i t i k toán c a hàng gi i pháp có s , thi t th c, h p lý, góp ph n hồn thi n chu trình ph i có báo cáo s lư ng, lư ng ti n thu ñư c ñ t ng h p bán hàng – thu ti n ñ i v i công ty thương m i d ch v t ng h p vào cu i ngày, tránh tình tr ng s li u th ng kê d n vào cu i ngày, Hòa Khánh V b n, lu n văn gi i quy t ñư c m t s v n đ có cu i tháng nhi u d d n đ n sai sót kh chi m d ng ti n th v n d ng hi u qu t i công ty nói riêng đ i v i nh ng th i gian ng n Đi u làm cho công tác qu n lý doanh nghi p ho t ñ ng thương m i d ch v nói chung là: Trư c nh t, đưa h th ng nh ng v n ñ lý lu n b n v ki m tra t t • N u lư ng ti n thu v t ñ n ngày l n ñ a ñi m c a ki m soát n i b nói chung ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng xa cơng ty, k tốn c a hàng ph i g i ti n v ngân hàng công ty hàng – thu ti n nói riêng doanh nghi p thương m i d ch v ñ ñ m b o s an tồn Ti p theo, đ tài ph n ánh thi t th c ñánh giá th c tr ng • Nên c n thi t thi t l p nhân viên b o v t i c a hàng có đơng cơng tác ki m soát n i b v bán hàng – thu ti n t i cơng ty thương khách, đ m b o an toàn cho c a hàng b o v tài s n c a c a hàng m i d ch v t ng h p Hịa Khánh m t cách tồn di n, qua ñó ñưa t t ñư c nh ng ñánh giá v th c tr ng công tác t i ñơn v Cu i cùng, ch ñư c s c n thi t ph i hoàn thi n công tác K T LU N CHƯƠNG ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh, ñưa m t s gi i pháp nh m qu n lý ch t ch nghi p v thu chi, gi m thi u gian l n, sai sót tăng s c c nh tranh c a ñơn v giai ño n phát tri n m i  ... c a chu trình bán hàng – thu ti n ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hịa Khánh Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) trình chuy n quy n s h u c a hàng hóa qua q trình trao đ i hàng. .. công ty 2.2.2.4 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n 2.2 Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i a Đ i v i nghi p v bán hàng: công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh. .. ng h p Hòa Khánh 1.2 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n doanh nghi p 1.2.1 B n ch t, ch c c a chu trình bán hàng – thu ti n Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu 1.2.1.1