HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN MAXV PRO -12.2 Phát hành : Công ty Cổ phần Phần mềm MaxV Việt Nam Địa chỉ : Số 46–Ngõ 100–Trần Duy Hưng-Cầu Giấy–Hà Nội Điện thoại : (84-4) 37835365 ,Fax: (84-4) 37835367 Web : maxv.vn I. Cài đặt chương trình 1. Cài đặt chương trình - Chạy file Setup.exe - Chọn Next - Xác nhận lại đường dẫn cài đặt, Nếu khôgn chương trình sẽ ngầm định đường dẫn D/SOFTMV/MAXV ( Tùy theo phiên bản mà tên verions khác nhau) - Chọn Next, sau đó chọn Install để bắt đầu cài đặt - Kích Finish để hoàn thành cài đặt 2. Giới thiệu chung chương trình - Chạy chương trình : Nhắp đúp vào Shortcut ngoài Destop - User sử dụng ngầm định MV, mật khẩu bỏ trống - Giao diện chính của chương trình : Gồm 04 phần cơ bản : - Phần I : Các phân hệ nghiệp vụ - Phần II : Phần các chức năng cập nhật số liệu - Phần III : Danh mục và số dư - Phần IV : Chức năng báo cáo ( Nhiều ít tùy theo phân hệ) II. Khai báo các tham số và danh mục 1. Khai báo các tham số hệ thống : Chủ yếu khai báo các phần sau + Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính : Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng Maxv 12.1 để xác định năm tài chính làm việc + Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên : Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng Maxv 12.1 để xác định ngày nhập liệu đầu tiên + Khai báo các tham số hệ thống : Khai báo các thông tin chung đầu tiên liên quan đến doanh nghiệp Thao tác chung để sửa các sửa các chỉ tiêu + Tim đến chỉ tiêu cần sửa + Nhấn nút “ Sửa giá trị” + Nhập thông tin sửa giá trị + Kích “ Nhận “ để hoàn tất thông tin Ý nghĩa của các thông tin : + Stt từ 001 – 009 : Điền các thông tin chung của DN + Stt 011 – 015 : Định dạng, ngôn ngữ báo cáo ngầm định khi xem + Stt 016 – 021 : Khuôn dạng của trường giá trị trong Maxv + Stt 026 – 029 : Quy định về lưu trữ tự động ( Bao nhiêu ngày lưu số liệu, Lưu và thư mục nào, Sao chép ra ) + Stt 043 : Tính giá trung bình để xác định giá vốn ( Theo từng kho hay chung cho các kho trong phần mềm ) + Stt 058 : Kiểm tra tồn kho khi xuất âm ( Cho phép xử lý tồn kho khi xuất âm như thế nào : Không cho xuất, cảnh báo, không cảnh báo ) + Stt 077 : Giao diện trên của chương trình ( Đổi lại các giao diện của chương trình) + Stt 093 : Đường dẫn trên HTKK thuế + Stt 109 : Giá đích danh có tính phí hay không 2. Thao tác chung khi sử dụng chương trình - Các phím chức năng F1 - Trợ giúp F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển) F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình. F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. - Chọn giá xuất trên các phiếu xuất F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển F7 - In F8 - Xoá một bản ghi F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu… Esc - Thoát Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ… Ctrl + U - Không chọn tất cả Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”. - Thao tác chung khi cập nhật chứng từ 1. Vào chứng từ mới 2. Sao chép chứng từ 3. Lưu chứng từ 4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ) 5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá 6. Sửa một chứng từ 7. Xoá một chứng từ 8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật 9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu) 10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng ) - Trình tự vào mới một chứng từ Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng. + Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Kế toán bán hàng – Phải thu / Hoá đơn bán hàng" + Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>. + Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. + Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, trạng thái + Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong". + Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo: + Mới : Vào chứng từ mới + Sao chép : Sao chép một chứng từ + In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in + Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời + Xoá : Xoá chứng từ hiện thời + Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật + Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá + PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời + PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời + Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu + Quay ra : Kết thúc cập nhật. - Trình tự sửa, xóa một chứng từ + Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Kế táon bán hàng – Phải thu / Hóa đơn dịch vụ". + Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>. + Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ + Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem. + Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá. + Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật. + Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại. + Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Có", nếu không thì chọn "Không". + Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ khác và thực hiện các thao tác cần thiết. - Trình tự thực hiện lên báo cáo + Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng. + Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. + Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005,… + Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu. + Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin. + Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa. + Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu). + Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu. + Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa. + Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” và xác định mẫu cần sửa. Một số chú ý khi xem báo cáo + Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng “Báo cáo nhanh”. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp. + Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5 - Chi tiết. + Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh công cụ, kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc nhấn Ctrl + Enter. + Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ. + Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc song ngữ Việt - Anh. Đối với mẫu song ngữ thì chỉ có đối với các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo qui định và in các chứng từ nhập liệu, hạch toán. + Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ. 3. Khai báo các danh mục - Khai báo người sử dụng : Quản lý người sử dụng / Khai báo người sử dụng và phân quyền + Mục đích : Khai báo tất các đối tượng sử dụng chương trình + Phân quyền cho các đối tượng sử dụng ( Phân quyền menu và chi tiết ) [...]... cập nhật 01 chứng từ - Hướng dẫn chung va về quy trình thêm, sửa xóa chứng từ : Xem mục II.2 - Thông tin chung về màn hình chứng từ : 04 phần cơ bản + Phần I : Thông tin chung + Phần II : Hạch toán và hàng hóa + Phần III : Tổng cộng + Phần IV : các nút chức năng 2 Phiếu nhập mua hàng - Chức năng : Dùng để thực hiện các giao dịch về mua hàng phát sinh trong nước - Đường dẫn : Kế toán mua hàng – Phải... chọn và phân bổ Phần hạch toán thuế : Tương tự như các thôgn tin của PN mua 5 Phiếu nhập mua ( Dịch vụ) - Chức năng : Áp dụng cho các trường hợp mua hàng không có chi tiết hàng hóa đính kèm ( Phí kiểm toán, nghiệm khối lượng giao thầu phụ, tiền thuê nhà…) - Đường dẫn : Kế toán mua hàng – Phải trả / Hóa đơn dịch vụ Phần hạch toán Phần HĐ thuế - Ý nghĩa các thông tin Phần hạch toán + Mã khách : Mã của... thôgn tin về hóa đơn để hạch toán và kê thuế GTGT đầu vào ( Tương tự như phiếu nhập mua) 6 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp - Chức năng : Áp dụng cho các trường hợp đã nhập kho, nhưng do lý do về chất lượng, sai quy cách , hàng hóa sẽ bị trả lại cho nhà cung cấp TH này người dùng sẽ sử dụng phiếu này - Đường dẫn : Kế toán mua hàng – phải trả / Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp - Ý nghĩa các thông tin + Mã... khoản cấp trên của tài khoản khai báo III Khai báo danh mục khác : Tương tự như HD chung Cập nhật số dư đầu kỳ 1 Các phím sử dụng : Như phần thông tin chung ở hường dẫn ở trên 2 Nhập số dư đầu kỳ của hàng tồn kho - Mục đích : Cập nhật số dư đầu kỳ về hàng tồn kho - Đường dẫn : Kế toán hàng tồn kho / Vào tồn kho đầu kỳ + Khai báo : + Ý nghĩa các thông tin : Mã kho : Mã kho tạo số dư Vật tư : Mã vật tư... lần + Mã phí : Sử dụng trong báo cáo về khoản mục + Mã bộ phận, mã PX : Dùng trong tính giá thành + Bộ phận sử dụng : Khai báo bộ phận sử dụng của công cụ + Tài khoản công cụ : Tài khoản của công cụ trong DMTK ( 153) + Tài khoản chờ phân bổ : 142,242 ( tùy theo loại chi phí – đây là TK ghi có trong bút toán phân bổ công cụ hàng kỳ) + TK chi phí : TK chịu chi phí ( TK ghi nợ trên các bút toán về phân... lấy Dư nợ ngoaịo tệ đầu năm TC : Dư có ngoại tệ đầu năm TC : 5 Nhập số dư đầu kỳ với TSCĐ - Đường dẫn : Kế toán TSCĐ / cập nhật thông tin về tài sản - Thao tác : F4 để tạo TSCĐ - Ý nghĩa các thông tin : Phần thông tin chung + Mã tài sản : Số thẻ của tài sản + Tên tài sản : Tên của tài sản + Nhóm tài sản : ( L0 1- L06) : Phân loại của tài sản + Lý do tăng : Lý do tăng của tài sản ( Mua mới, đánh giá lại... do chương trình tính ra dựa vào tiền hàng và thuế suất, nêu sai so với hóa đơn thi gõ lại giá trị 3 Phiếu nhập khẩu - Chức năng : Dùng để thực hiện các giao dịch về mua hàng phát sinh trong nước - Đường dẫn : Kế toán mua hàng – Phải trả / Phiếu nhập khẩu - Ý nghĩa các thông tin Phần hạch toán : + Mã khách hàng : Đối tượng nhập hàng ( Tìm trong DM khách hàng) Có thể tìm bằng cách gõ mã, tên chứa của khách... suất, nêu sai so với hóa đơn thi gõ lại giá trị ( Hạch toán 13312/33312) 4 Phiếu nhập chi phí mua hàng - Chức năng : Áp dụng với trường hợp phát sinh chi phí mua hàng ( vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, xử lý chứng từ…) , phân bổ vào phiếu nhập, nhập khẩu hàng Phần giá trị phân bổ này sẽ tham gia vào tính giá xuất kho của hàng hóa - Đường dẫn : Kế toán mua hàng – Phải trả / Phiếu nhập chi phí mua hàng... vào kỳ cuối cùng + Mã phí : Sử dụng trong báo cáo về khoản mục + Mã bộ phận, mã PX : Dùng trong tính giá thành + Bộ phận sử dụng : Khai báo bộ phận sử dụng của TS + Tài khoản TS : Tài khoản của TS trong DMTK + Tài khoản khấu hao : 241 ( tùy theo loại TS – đây lay TK ghi có trong bút toán khấu hao TSCĐ hàng kỳ) + TK chi phí : TK chịu chi phí khấu hao ( TK ghi nợ trên các bút toán về khấu hao tài sản cố... trình tính ra giá trị phân bổ 1 kỳ Với kỳ đầu tiên khi tính khấu hao sẽ tính theo ngày ) 6 Nhập số dư đầu kỳ với CCDC - Đường dẫn : Kế toán công cụ / cập nhật thông tin về công cụ - Khai báo : Dùng F4 để tạo công cụ - Ý nghĩa các thông tin Phần thông tin chung + Mã công cụ : Mã của công cụ, dụng cụ + Tên công cụ : Tên của CCDC + Nhóm công cụ : Phân loại của công cụ + Số lượng : số lượng của CCDC + Lý do . HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN MAXV PRO -1 2. 2 Phát hành : Công ty Cổ phần Phần mềm MaxV Việt Nam Địa chỉ : Số 46–Ngõ 100–Trần Duy Hưng-Cầu Giấy–Hà Nội Điện thoại : (8 4-4 ) 37835365. Shortcut ngoài Destop - User sử dụng ngầm định MV, mật khẩu bỏ trống - Giao diện chính của chương trình : Gồm 04 phần cơ bản : - Phần I : Các phân hệ nghiệp vụ - Phần II : Phần các chức năng. Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng Maxv 12. 1 để xác định năm tài chính làm việc + Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên : Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng Maxv 12. 1 để xác định ngày nhập liệu