Luận văn Quản lý thẻ sinh viên của thư viện 1 KẾ HOẠCH LÀM VIỆC Công việc Ngày Người làm Khảo sát 01/03/2008 – 02/03/2008 Nguyễn Thị Lĩnh Nguyễn Thị Minh Ngọc Phân tích 03/03/2008 – 05/03/2008 Nguyễn Thị Lĩnh Nguyễn Thị Minh Ngọc Nguyễn Thị Thanh Tâm Vũ Hồng Lê Thiết kế 06/03/2008 – 10/04/2008 Nguyễn Thị Lĩnh Nguyễn Thị Minh Ngọc Nguyễn Thị Thanh Tâm Vũ Hồng Lê Cài đặt Kiểm thử Danh sách thành viên của nhóm: - Nguyễn Thị Minh Ngọc - Nguyễn Thị Lĩnh - Nguyễn Thị Thanh Tâm - Vũ Hồng Lê Thời gian dự tính: - Ngày bắt đầu: 01/03/2008 - Ngày kết thúc: 13/04/2008 Nội dung của dự án: Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện Dự trù thời gian kế hoạch: - Thời gian khảo sát: 01/03/2008 – 02/03/2008 - Thời gian phân tích: 03/03/2008 – 05/03/2008 - Thời gian thiết kế: 06/03/2008 – 10/03/2008 I. Đặt vấn đề: 2 1. Mô tả hiện trạng bài toán: Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường . Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh viên đó Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu chất lượng thời sự Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa A) Thẻ sinh viên • Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện … • Đối với người quản lí (nhà trường)  Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường  Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa  Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu  Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê  Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử … B)Đặc điểm của thẻ sinh viên: Bao gồm : • Họ tên sv • Giới tính • Ngày sinh • Mã số sinh viên • Lớp • Khoa • Trường • Hộ khẩu thương trú • Mã vạch 3 • Thời hạn có giá trị C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên: • Phòng chính trị & Công tác sinh viên • Trung tâm thông tin tư liệu D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên • Phòng chính trị & Công tác sinh viên:  Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên • Trung tâm thông tin tư liệu:  Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện. Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau: +Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường. +Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp +Quá trình làm thẻ cho sinh viên +Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ 2. Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ: Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau: A) Ưu điểm Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính B) Nhược điểm: Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau: + Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc + Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian + Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện + Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất + Không mang tính thời đại 3 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết: 4 Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu. Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn và rất có thể mắc những sai sót. Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí. Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh viên của thư viện. A)Mục đích của bài toán: • Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí • Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ dàng, hiệu quả • Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn • … B)Ưu điểm của hệ thống mói *Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác • Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên • Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu thẻ bị sai) *Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý • Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp * Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra • Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã sinh viên và sửa trên hệ thống II. Xác lập dự án: 1. Dự trù trang thiết bị: 5 Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm. 2. Lên kế hoạch: a)Khảo sát: -Lên kế hoạch -Xác định nội dung cần khảo sát -Thực hiện khảo sát b)Phân tích thiết kế hệ thống: -Tổng hợp thông tin khảo sát -Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ liệu… -Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình : -Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần. -Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi và tìm ra các chức năng cần bổ sung. -Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu. -Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động. -Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra. 3. Dự trù về nhân lực, kinh phí: III. Nội dung khảo sát: 1. Môi trường: 6 Địa điểm khảo sát: Sinh viên,Thư viện và Phòng CT&CT sinh viên Trường :Đại Học Hàng Hải Việt Nam ) Tìm hiểu các yêu cầu về cơ sở dữ liệu đầu vào là những thông tin trong hồ sơ sinh viên. Các thông tin đầu ra là những báo cáo, thống kê theo tháng, năm theo biểu mẫu quy định của nhà trường 2.Nghiệp vụ: Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư viện , phòng CT&TCSV trường Đại học Hàng Hải Quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam: - Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên” - Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý - Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng CT&TCSV và thư viện thực hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước. Những báo cáo này rất quan trọng trong công tác quản lý sinh viên - Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường, thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân 3. Quá trình làm thẻ • Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ ghi lại các thông tin trên hồ sơ sinh viên:  Giấy triệu tập trúng tuyển  Thẻ dự thi  Hồ sơ trúng tuyển  Giấy khai sinh (bản sao)  Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc)  Học bạ THPT (bản sao)  Sổ Đoàn hoặc Đảng  Chứng minh thư nhân dân (bản sao)  Các loại giấy tờ ưu tiên nếu có Khi đã vào học trở thành sinh viên của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viên mới vào trường • Khi sinh viên bị mất thẻ hay thẻ bị sai muốn làm lại thẻ sinh viên cần làm đơn gửi cho quản sinh của khoa mình xác nhận, sau đó đem lên thư viện để làm lại thẻ sinh viên. Đơn xin cấp thẻ và đổi thẻ theo biểu mẫu sau: • Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam 7 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hải Phòng, ngày tháng năm 200 Đơn xin cấp thẻ- đổi thẻ sinh viên Kính gửi: - Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên. Tên Em là: Sinh ngày: Giới tính: Sinh viên Lớp Thuộc Khoa: Mã SV: Lý do cấp thẻ, đổi thẻ: Kèm theo giấy tờ gồm: 1- Bản sao CMTND + Đề nghị Quý Phòng tạo điều kiện giải quyết. Em xin trân trọng cảm ơn./. HP, ngày tháng năm 200 1-Ngời viết đơn ( Ký, ghi rõ họ tên) 2- Phòng ĐT&CTSV Chuyển Bộ phận làm thẻ (Trung tâm TTTL) Đề nghị cấp giấy hẹn; trả thẻ trong vòng 07 ngày. 1) Khi sinh viờn nhp trng phũng chớnh tr v cụng tỏc sinh viờn s thụng qua h thng qun lớ sinh viờn nhp vo cỏc thụng tin trờn h s sinh viờn tin hnh lm th cho mi sinh viờn 2) Khi sinh viờn lm li th do sai sút thỡ sinh viờn lờn trung tõm t liu lm li th : Sinh viờn np li th b hng a ra thụng tin sai ln trờn th Nhõn viờn th vin thụng qua mó sinh viờn ca sinh viờn ú truy nhp vo h thng kim tra: Nu h thng cho kt qu ỳng nh sinh viờn cung cp thỡ nhõn viờn thu li th c v lm th mi cho sinh viờn. Nu sinh viờn a ra thụng tin sai lch vi thụng tin cú sn trong h thng thỡ nhõn viờn th vin s gi thụng tin n phũng CT&CTSV yờu cu kim tra li h s sinh viờn. V gi kt qu tr li cho nhõn viờn . Sau ú nhõn viờn th vin tin hnh lm li th cho sinh viờn 3) Khi sinh viờn lm li th do b mt nhõn viờn th vin s truy cp vo h thng ly thụng tin sinh viờn v lm li th cho sinh viờn. III. Phõn tớch thit k h thng: 1. S phõn cp chc nng: 8 2. Biểu đồ luồng dữ liệu: a) Sơ đồ ngữ cảnh: Quản lý thẻ sinh viên Quản lý danh mục dùng chung Cập nhật và làm thẻ Thống kê, Tìm kiếm Danh mục Khoa Danh mục Ngành Danh mục Lớp Cập nhật hồ sơ SV Làm mới Làm lại Số thẻ SV làm mới Số thẻ SV làm lại Số thẻ SV bị sai lệch Tổng số thẻ sinh viên đã làm Làm lại do sai Bị mất thẻ 9 b) Sơ đồ mức đỉnh: c) Sơ đồ mức dưới đỉnh • Quản lý danh mục dùng chung: Phòng CT&CTSV Nhân viên Thư viện Quản lý thẻ SV Ra quyết định làm thẻ Sinh Viên Yêu cầu làm thẻ Đáp ứng thông tin Làm thẻ Cập nhật Tìm kiếm, thống kê Quản lý danh mục dùng chung Cập nhật và làm thẻ Thống kê, tìm kiếm Nhân viên thư viện Danh mục 1.Nhập danh mục 3. Thống kê, tìm kiếm D/l danh mục D/l danh mục Cập nhật, làm thẻ D/l cập nhật, làm thẻ D/l cập nhật, làm thẻ 2. Cập nhật, làm thẻ D/l cập nhật, làm thẻ 10 [...]... CT&CTSV sẽ thông qua hệ thống quản lý SV nhập vào các thông tin trên HSSV để tiến hành làm thẻ cho mỗi SV theo mẫu sau: // THẺ SV • Input: Hồ sơ sinh viên • Output: thẻ sinh viên  Làm lại thẻ: SV có nhu cầu làm lại thẻ SV thì phải đăng ký theo mẫu sau: // Đơn xin cấp lại thẻ SV nộp đơn đăng ký làm lại thẻ cho thư viện  Làm lại thẻ bị sai: Nhân viên thư viện thông qua mã sinh viên để truy cập vào hệ thống... thì nhân viên thư viện thu lại thẻ cũ và tiến hành làm thẻ mới cho sinh viên Nếu thông tin SV đưa ra sai lệch với thông tin có sẵn trong hệ thống thì nhân viên thư viện sẽ gửi thông tin đến phòng CT&CTSV yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ sinh viên Sau đó gửi kết quả lại cho SV SV xác nhận lại thông tin đúng cho thư viện Rồi nhân viên thư viện tiến hành làm lại thẻ cho SV  Làm lại thẻ mất: SV làm lại thẻ do... nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống lấy thông tin sinh và tiến hành làm lại thẻ cho sinh viên • Input: Hồ sơ sinh viên • Output: thẻ sinh viên (theo mẫu nhà trường) và hồ sơ sinh viên (nếu có cập nhật lại) • Thống kê, tìm kiếm: 13 3.1 Thống kê, tìm kiếm số thẻ SV Làm mới D/l Làm mới Số thẻ SV Làm mới Làm mới Hồ sơ SV D/l Làm lại Số thẻ SV Làm lại 3.2 Thống kê, tìmkiếm số thẻ SV Làm lại Nhân viên. .. nhật khoa Báo cáo danh sách khoa -Ngành Cập nhật ngành Báo cáo danh sách ngành -Lớp Cập nhật lớp Báo cáo danh sách lớp -Hồ sơ sinh viên Cập nhật Hồ sơ sinh viên Báo cáo Hồ sơ sinh viên -Thẻ sinh viên Cập nhật thẻ Báo cáo tổng số thẻ 22 Trong Hồ sơ sinh viên *)Cập nhật hồ sơ sinh viên Trong form cập nhật này cho phép người dùng có thể : Thêm mới Sửa Xóa Tìm kiếm Cập nhật +)Thêm Hiển thị ra một form mới... hồ sơ sinh viên và quay trở về giao diện chính của chương trình e)Làm thẻ *)Làm mới Đưa ra một bảng các thông tin về sinh viên và yêu cầu nhập thông tin về sinh viên 25 Nếu các thông tin nhập vào đúng (không trùng hợp, các thông tin phải đảm bảo các ràng buộc) thì hệ thống đưa ra một msgbox thông báo thành công và xuất ra thẻ cho sinh viên Nếu sai đưa ra thông báo lỗi *)Làm lại Sửa thông tin về thẻ Đưa... quán Theo tên lớp Theo tên khoa Theo tên ngành Theo ngày sinh (từ ngày  đến ngày_ ở đây có một ràng buộc về ngày sinh, ngày sinh không được lớn hơn năm hiện tại -20, từ ngày . trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện. Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau: +Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường. +Ta phải biết được số sinh viên trong. tác quản lý sinh viên - Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường, thư ng. chính xác • Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên • Khi sinh viên bị hỏng hoặc