Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty .DOC

Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty

Lời mở đầu

Lĩnh vực xây dựng cơ bản trên thị trờng hiện nay đang thực sự giành đợc sự quan tâm của Nhà nớc, cũng nh các nhà đầu t nớc ngoài tới thị trờng Việt Nam, Khiến cho các hoạt động trong lĩnh vực này ngày càng thêm sôi động hơn, nhất là trong việc tổ chức các hoạt động đấu thầu mua sắm vật t, hàng hoá, đấu thầu xây lắp Đây là một hình thức cạnh tranh giữa các nhà thầu cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình cho khách hàng.

Công tác đấu thầu là một hoạt động đã có từ lâu và đợc sử dụng rộng rãi trên Thế giới, nhng đối với Việt Nam hình thức này mới dợc đa vào áp dụng Do đó các nhà thầu Việt Nam không tránh khỏi việc gặp phải những khó khăn, vớng mắc trong các hoạt động của mình Đợc sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nớc, thông qua các văn bản pháp luật và các nghị định kèm theo cùng các quy chế, chính sách thực hiện đối với hoạt động đấu thầu, hoạt động đấu thầu ở Việt Nam có cơ hội tham gia đấu thầu quốc tế theo đà phát triển kinh tế và hội nhập với nền kinh tế quốc tế.

Sau thời gian thực tập tại công ty, cùng sự giúp đỡ của cán bộ các phòng ban và sự chỉ bảo tận tình của cô Chu Mai Anh, đã hớng dẫn để em hoàn thành báo cáo thực tập này với những nét cơ bản về quá trình hình thành và phát triển, tình hình hoạt động đấu thầu của công ty trong những năm gần đây.

Nội dung báo cáo: gồm 2 chơng

Chơng 1: Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

Chơng 2: Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty

Trong bản báo cáo còn có nhiều hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng nh những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự cảm thông, góp ý, sự chỉ bảo của các thầy cô trong khoa.

Em xin chân thành cảm ơn !

Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ đợc thành lập ngày 30-9-2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1803000234 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và

Sự hình thành của Công ty có thể chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Từ khi thành lập đến năm 2003.

Theo chức năng và nhiệm vụ đợc giao, trong giai đoạn này mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là tổ chức thi công các công trình san nền, đào móng, làm đờng, đắp đập, gia cố xử lý nền móng các công trình dân dụng, thiết kế kiến trúc và xây dựng các công trình nhà ở và nhà làm việc.

Sản phẩm trong giai đoạn này chủ yếu là xử lý, gia công nền móng, làm đờng các công trình xây dựng nh khu công nghiệp Thụy Vân, công ty Tasscô ở Phú Thọ và một số công trình ở Hà Nội, Vĩnh Phúc,

Giai đoạn 2: Từ năm 2004 đến năm 2006.

Trong giai đoạn này Công ty thực sự phát triển kinh doanh trên cả hai mảng xử lý nền móng và thi công xây lắp Công ty đã mở rộng thi công xây lắp, từ chỗ mới chỉ thi công xây lắp nhà 5,6 tầng trở xuống đến nay đã thi công nhà 9,10 tầng đạt chất lợng mỹ thuật, kỹ thuật cao.

Trong giai đoạn này sản phẩm của công ty đã có mặt hầu hết các tỉnh phía Bắc Công ty đã xây dựng nhiều công trình nh công ty may Việt-Nhật tại Việt Trì, nhà máy thực phẩm Nghĩa Mỹ ở Hải Dơng

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

- Chức năng:

+ Đào đắp đất đá, san tạo mặt bằng công trình

+ Xây lắp hoàn thành tất cả các loại công trình: Dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện năng, kỹ thuật, hạ tầng đô thị, cấp thoát nớc, môi trờng.

+ Làm các công việc nề, mộc, bê tông, cốt thép xây dựng, sản xuất các cấu kiện bê tông và bê tông thơng phẩm.

+ Dịch vụ cho thuê máy công trình, giàn giáo, cốppha + Gia công kết cấu thép và các loại dây chuyền công nghiệp - Nhiệm vụ:

+ Chủ động xây tổ chức và thực hiện những mục tiêu, phơng hớng phát triển dài hạn, kế hoạch trung hạn, ngắn hạn.

+ Chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào các mục tiêu đổi mới công nghệ, thiết bị sản xuất, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lợng, tiết kiệm vật t và hạ giá thành sản phẩm.

+ Bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý lực lợng lao động hiện có, đồng thời chủ động tuyển chọn ký kết hợp đồng lao động đáp ứng nhu cầu của Công ty.

+ Có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

2 Cơ cấu Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

* Giám Đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng

quản trị về điều hành hoạt động của Công ty, Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của Công ty.

* Các Phó giám đốc

+ Phó Giám Đốc phụ trách cơ giới : giúp Giám đốc trong công tác quản lý, sửa chữa xe,

máy thiết bị, vật t Tổ chức cung ứng vật t, kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của sản xuất.

+ Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật xây dựng: giúp việc cho Giám đốc tổ chức thi

công, quản lý thi công các công trình nền móng, xây lắp trong Công ty.

* Kế toán trởng: Thực hiện tổ chức chỉ đạo pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ

chức kế toán Nhà nớc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

quản lý điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ quy định.

* Phòng tổ chức hành chính

+ Công tác tổ chức quản lý nhân sự, đào tạo lao động, tiền lơng, nâng lơng, nâng bậc, thi đua khen thởng giải quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động.

+ Tổ chức công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn th lu trữ, quản lý trang thiết bị văn phòng, bảo mật tài liệu, văn bản hồ sơ, con dấu.

* Phòng Tài chính – Kế toán

+Lập kế toán chi tiêu tài chính phục vụ yêu cầu sản xuất kỹ thuật +Sử dụng bảo toàn và phát triển nguồn vốn.

+Tổng hợp và xây dựng giá thành kế hoạch + Xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.

* Phòng quản lý cơ giới

+ Quản lý tình trạng kinh tế kỹ thuật từng đầu xe, máy, thiết bị.

+ Công tác đăng kiểm định hoặc kỹ thuật các thiết bị theo quy định, đảm bảo các xe, máy thiết bị hoạt động thờng xuyên.

+ Lập kế hoạch sửa chửa bảo dỡng, đồng thời nghiên cứu cải tạo chúng để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

+ Xây dựng phơng án quản lý các vật liệu xây dựng, lập kế hoạch vật t mua, sắm thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

+ Lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch cho các đội thi công + Lập kế hoạch cung ứng vật t theo kế hoạch sản xuất kinh doanh.

3 Đặc điểm các nguồn lực của Công ty 3.1 Đặc điểm về máy móc thiết bị.

Máy móc thiết bị là yếu tố rất cơ bản tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn của Công ty Đặc biệt là với các công trình lớn có yêu cầu kỹ thuật cao, thì máy móc thiết bị là yếu tố ảnh hởng quyết định đến chất lợng và tiến độ thi công công trình Nó là điều kiện quan trọng và cần thiết để tăng sản lợng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Việc sử dụng triệt để số lợng, thời gian và công suất của máy móc thiết bị là một vấn đề có ý nghĩa hết sức quan trọng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ta có bảng số liệu về máy móc thiết bị chủ yếu hiện có của Công ty

Bảng 1 : Năng lực máy móc thiết bị

5Xe lu8 – 10T3Hàn Quốc

Nguồn: Phòng quản lý cơ giới

3.2 Đặc điểm về nhân lực Năng lực nhân sự (bảng 2)

Lao động trong ngành xây dựng có vai trò quan trọng trong việc sáng tạo ra giá trị mới cho các công trình xây dựng Mặc dù, so với chi phí nguyên vật liệu và máy móc thiết bị thì không chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây dựng, nhng ngời lao động lại là đối tợng tham gia trực tiếp vào suốt quá trình tạo ra sản phẩm và có ảnh h -ởng quyết định đến chất lợng các công trình xây dựng Mặt khác, lao động trong ngành xây dựng không mang tính ổn định mà thay đổi thờng xuyên theo thời vụ, phải làm việc ngoài trời và thờng xuyên thay đổi nơi làm việc Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nh hiệu quả đấu thầu của Công ty thì cần phải có một lực lợng nhân sự có trình độ tay nghề cao, làm việc có hiệu quả.

Qua bảng 2 cho thấy về độ tuổi lao động từ 18 đến 35 chiếm phần lớn, xu hớng trẻ hoá ngày một tăng, năm 2005 tăng 8,61% so với năm 2004 và năm 2006 tăng 4,14% so với năm 2005 Việc trẻ hoá lực lợng lao động giúp Công ty dễ đào tạo chuyên sâu, xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn hoá cao dẫn đến có nguồn nhân lực ổn định Đây là một lợi thế lớn cho sự phát triển của Công ty.

Theo số liệu bảng 2 thì số cán bộ đạt trình độ đại học và trung cấp có tăng qua các năm nhng không đáng kể, năm 2005 đại học tăng 3,95%, trung cấp tăng 4,24% so với năm 2004 Năm 2006 so với 2004 đại học tăng 2,53% trung cấp tăng 5,69% Ta thấy lực lợng lao động tại Công ty tăng nhanh qua các năm chủ yếu là lao động phổ thông Năm 2005 so với 2004 lao động phổ thông tăng 14,20%, năm 2006 tăng 6,22% so với năm 2005.

Do đặc thù của ngành xây dựng, nên hàng năm Công ty vẫn tuyển dụng nhiều lao động phổ thông để đáp ứng nhu cầu lao động theo thời vụ Lực lợng này tăng lên qua các năm cho thấy khối lợng công việc tại Công ty ngày càng nhiều Khi tiến hành tuyển dụng lao động theo hợp đồng thì cần phải có chi phí và chi phí này đợc tính vào chi phí quản lý, đây là một trong các yếu tố làm tăng chi phí trong giá thành đơn vị sản phẩm Vì vậy Công ty cần xác định đúng số lợng lao động hợp đồng tuyển dụng để giảm chi phí sản xuất.

Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ nhân viên cả về chất lợng và số lợng Với đội ngũ nhân viên lành nghề và sự năng động sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty, nên đã đáp ứng đợc những mục tiêu đề ra.

Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán

Qua bảng trên ta thấy tổng vốn của Công ty luôn tăng trong 3 năm gần đây Vốn chủ sở hữu tăng mạnh thể hiện Công ty luôn chú trọng bổ sung vốn tự có Cụ thể năm 2005 tăng 14,56% so với 2004, năm 2006 so với năm 2005 chỉ số này đã tăng lên nhanh chóng đạt 59,37% Tuy nhiên nếu xét cơ cấu vốn theo tính chất ta thấy cơ cấu này cha hợp lý Là Công ty xây dựng mà năm 2006 vốn lu động chỉ chiếm xấp xỉ 37% tổng số vốn Cơ cấu vốn nh vậy sẽ ảnh hởng tới khả năng thu mua nguyên vật liệu cũng nh khả

năng thực hiện công trình Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng điều chỉnh cơ cấu vốn theo hớng tăng tỉ trọng vốn lu động.

4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Bảng 4: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Phân tích kết quả kinh doanh:

* Tổng doanh thu: Năm 2005 so với 2004 doanh thu tăng 4.238 triệu đồng tơng

ứng tăng 11,2%, năm 2006 so với 2005 doanh thu tăng 6.659 triệu đồng, tơng ứng mức tăng 15,65 % Nh vậy, ta có thể thấy doanh thu của Công ty trong những năm gần đây luôn tăng, thể hiện sự phát triển đi lên của Công ty.

* Lợi nhuận: Bên cạnh việc gia tăng doanh thu thì lợi nhuận của Công ty cũng

tăng theo Năm 2005 so với năm 2004 lợi nhuận tăng thêm 2.459 triệu đồng tơng ứng với tốc độ tăng là 21,97%, năm 2006 so với 2005 lợi nhuận tăng là 3.430 triệu đồng, t-ơng đt-ơng với tốc độ tăng 39,49% Kết quả này do doanh thu và chi phí tạo nên, doanh thu tăng với tốc độ nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên lợi nhuận của Công ty năm

* Thu nhập bình quân một lao động: Có tăng qua các năm nhng không ổn định,

cụ thể năm 2005 so với 2004 thu nhập bình quân tăng 180.000 đồng/tháng tơng ứng mức tăng 17,64%, nhng đến năm 2006 so với 2005 mức tăng chỉ còn là 50.000 đồng/tháng tơng đơng tăng 4,17% Do ngành xây dựng là ngành làm ăn theo thời vụ, có những lúc nhận rất nhiều công trình thi công nhng có nhng lúc ngời lao động lại thiếu việc, nên thu nhập bình quân của ngời lao động không ổn định cũng là điều dễ hiểu.

Tuy nhiên nếu xét những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty sẽ thấy thực sự Công ty làm ăn chu hiệu quả Cụ thể là, tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh thấp và giảm liên tục trong 2 năm gần đây Năm 2005 tỉ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh giảm 9,03% so với năm 2004, năm 2006 chỉ số này tiếp tục giảm 14,38% so với năm 2005 Đặc biệt số vòng quay vốn lu động hai năm gần đây thấp cha đạt 1 vòng/năm Năm 2006 giảm xuống còn 0,99 vòng/năm, mặc dù năm 2004 đạt 1,13 vòng/năm Điều này thể hiện doanh thu và lợi nhuận thu đợc cha tơng xứng với lợng vốn kinh doanh bỏ ra Công ty cần chú trọng đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm để tăng doanh thu, đồng thời giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận, để đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu và lợi nhuận luôn lớn hơn tốc độ tăng của vốn Làm đợc điều này Công ty mới có thể nâng cao đợc hiệu quả sử dụng đồng vốn đã bỏ ra.

Chơng II

Thực trạng công tác đấu thầu của công ty cổ phần xâydựng ngọc vũ

1 Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty

Công ty thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trờng từ cuối năm 2000, khi mà tham gia đấu thầu trở thành phơng tiện chính để công ty có đợc hợp đồng xây lắp công trình Nh vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới đợc thực hiện tại công ty 5 năm gần đây

1.1 Một số công trình trúng thầu:

Kết quả cụ thể trong 5 năm qua Công ty đã tham gia đấu thầu đợc hơn 100 công trình với tổng giá trị 1.221.130 triệu đồng và trúng đợc 58 công trình với tổng giá trị trúng thầu là 429.490 triệu đồng Cụ thể là một số công trình mà Công ty đã trúng thầu, thể hiện qua bảng sau:

Qua một số công trình đấu thầu nêu trên có thể thấy đợc những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng Hàng năm Công ty đã giành đợc nhiều các công trình xây dựng lớn nhỏ không chỉ trên phạm vi tỉnh Phú Thọ mà ngày một mở rộng ra các tỉnh lân cận nh Thái Nguyên, Yên Bái, Vĩnh Phúc thể hiện khả năng chủ động tham gia đấu thầu để giành quyền đấu thầu xây lắp góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ.

1.2 Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầutại Công ty

Từ cuối năm 2000, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu đợc giao cho bộ phận phòng kế hoạch - kĩ thuật để thực hiện và đặt dới sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Về chức năng: là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của Công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm.

+ Về nhiệm vụ: chịu trách nhiệm theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ và hoàn tất hồ sơ dự thầu, từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên

quan đến dự án cho phòng kế hoạch - kĩ thuật, lập giá dự thầu, biện pháp thi công và tính khối lợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị

Khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lập bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 5.

Bảng 5: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu

TTNội dung công việcBộ phận thực hiệnBộ phận phối hợp

Khảo sát hiện trờng

Tham khảo giá, khu vực thi công

Căn cứ vào tiến độ dã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, th -ờng xuyên dữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vớng mắc đề xuất với ban lãnh đạo để có ý kiến chỉ đạo kịp thời.

2 Trình tự tham gia dự thầu của Công ty

Nh chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hởng không nhỏ tới quá trình thực hiện Nắm bắt đợc vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực nhất về lĩnh vực có liên quan để giao trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu Trình tự tham gia dự thầu của Công ty đợc thực hiện qua các bớc:

2.1 Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu

Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm Để có đợc thông tin về các công trình cần đợc đấu thầu xây lắp, Công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu và có dự định đấu thầu trong tơng lai gần trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: đài, báo, tivi mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t và nguồn vốn đầu t.

Sau khi có đợc thông tin về công trình cần đấu thầu, Công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không Nếu tham gia sẽ thực hiện các b ớc công việc tiếp theo

2.2 Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t và tham gia sơ tuyển

Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử ngời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình dự thầu công trình và tiến hành tiếp xúc với chủ đầu t Bên cạnh việc tìm kiếm thông tin nh : thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển thì Công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.

Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu Công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công.

2.3 Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu

* Xác định yêu cầu dự án và cơ hội của doanh nghiệp để xác định xem có nên tham

gia dự thầm hay không đối với một dự án.

- Xác định năng lực tài chính và khối lợng công việc để chuẩn bị hồ sơ tuyển + Phân tích các nguồn tài chính

+ Phân tích các nguồn lực: Máy móc thiết bị có phù hợp với các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật không

+ Xem xét loại hình công việc cần phải tiến hành

+ Vị trí của công trình có phù hợp với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

+ Tìm hiểu và tiếp xúc với chủ đầu t: Về thời gian bán hồ sơ, các yêu cầu sơ tuyển, sự công bằng trong hồ sơ mời thầu

+ Quyết định lập hồ sơ thầu khi có đủ các thông tin cần thiết và có cơ sở để thắng thầu.

* Lập phơng trình dự án

* Thu thập thông tin về các khoản chi phí * Nghiên cứu dự án

* Chuẩn bị cho công tác lập d án cho cấp trên * Điều chỉnh giá hồ sơ thầu

Việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu đợc tiến hành với các nội dung chủ yếu theo mẫu của hồ sơ mời thầu do chủ đầu t yêu cầu thờng bao gồm:

Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu là một công việc đặc biệt quan trọng đối với nhà thầu đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực tham gia vào quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu nhất là trong việc bóc tách khối lợng công việc trong bảng tiên lợng của hồ sơ mời thầu và việc tính toán giá bỏ thầu để đảm bảo cho chất lợng công trình và tiến độ thi công công trình nhà thầu phải đa ra đợc các biện pháp thi công hợp lý, phải tìm kiếm đợc các nguồn nguyên, nhiên vật liệu phù hợp với yêu cầu của kết cấu công trình, đồng thời phải thuận lợi trong khâu vận chuyển đảm bảo tiến độ thi công và giảm tối thiểu các khoản chi phí để hạ giá thành xây lắp.

2.4 Nộp hồ sơ dự thầu

Sau khi việc lập hồ sơ đợc hoàn tất, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kế hoạch- kỹ thuật nộp cho bên mở thầu.

Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu, phòng kế hoạch- kỹ thuật cử cán bộ trực tiếp tham gia mời thầu.

Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu, thì các bộ phận trong Công ty có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ các thắc mắc của bên mời thầu, để giữ uy tín với chủ đầu t và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.

2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng

Ngay sau khi nhận đợc kết quả trúng thầu, Công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu t để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t và đôn đốc các bộ phận có liên quan, rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.

Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này Giám đốc dự án (Giám đốc Công ty) chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về mọi mặt có liên quan đến thi công và chất lợng thi công công trình, là ngời điều hành bộ máy tổ chức thi công Giám sát chất lợng, quan hệ giao dịch với chủ đầu t và tổ t vấn thiết kế.

3 Vai trò và những nhân tố ảnh hởng đến công tác đấu thầu

3.1 Vai trò của công tác đấu thầu

Trong hoạt động xây dựng hiện nay đấu thầu là một biện pháp sử dụng trong cơ chế cạnh tranh thị trờng nhằm tiết kiệm, hạ giá thành một cách hợp lý, giảm chi phí đầu t Do đó nó có vai trò rất lớn với các chủ thể tham gia đấu thầu.

- Đối với chủ đầu t: Qua đấu thầu thầu chủ đầu t sẽ thu đợc phơng án tối u nhất,

giúp chủ đầu t tăng cờng đợc hiệu quả quản lý vốn đầu t Thông qua đấu thầu, các nhà đầu t sẽ tìm ra đơn vị xây lắp có năng lực, uy tín, kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện công trình đúng tín độ với chất lợng cao Từ đó nâng cao đợc chất lợng, hạ thấp giá thành công trình.

- Đối với các nhà thầu (đơn vị xây lắp): Đấu thầu là nhân tố thúc đẩy các công ty

xây lắp phải hoàn thiện mình hơn về mọi mặt: tổ chức quản lý, nâng cao trình độ, năng lực nhân sự, đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ từ đó nâng cao chất lợng công trình, tăng uy tín của mình trên thị trờng tạo ra lợi thế so sánh trong cạnh tranh, nâng cao khả năng thắng thầu Đấu thầu đợc tiến hành một cách công khai minh bạch và bình đẳng thúc đẩy các đơn vị chủ động trong việc tìm kiếm các cơ hội tham gia dự thầu và ký kết hợp đồng.

- Nền kinh tế quốc dân: Đấu thầu góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh

tế quốc dân, đặc biệt là thúc đẩy tính cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng Đấu thầu tạo ra sự phát triển cuả thị trờng xây dựng trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, tạo ra môi trờng xây dựng một cách thuận lợi trong quá trình hoạt động.

Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán

Qua bảng báo cáo tài chính ta thấy nguồn vốn của Công ty tơng đối lớn Ta thấy tài sản của công ty không ngừng tăng lên qua các năm từ 2004 đến 2006 tổng tài sản tăng từ 62.800 triệu đồng lên đến 136.922 triệu đồng đồng nghĩa với sự lớn mạnh của Công ty trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác đấu thầu nói riêng Đây là một lợi thế rất lớn để Công ty giành đợc ngày một nhiều các hợp đồng thầu, đó là nguồn gốc cho sự thành công cho bất cứ công ty xây dựng nào.

Cơ cấu tài sản cố định và vốn lu động của Công ty tăng nhanh và tơng đối hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc chủ động tham gia dự thầu những công trình lớn kinh doanh, nhận thầu của Công ty Mặt khác tài sản có là 48.872 triệu đồng năm 2004 và đến năm 2006 đã tăng gần gấp đôi đạt 89.230 triệu đồng cho thấy hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty đang đợc đầu t có hệ thống và chú trọng phục vụ tốt cho việc thực hiện các hợp đồng thầu.

Mặc dù Công ty hoạt động đang có hiệu quả nhng lợng nợ của công ty tơng đối cao và có xu hớng ngày càng tăng qua các năm Điều này phản ánh công ty còn nhiều hạn chế trong nguồn vốn đầu t Nh vậy công ty cần có các biện pháp tăng cờng vốn tự có để chủ động hơn trong hoạt động đấu thầu và thắng thầu của công ty.

3.2.2.Máy móc thiết bị

Yếu tố kỹ thuật luôn đợc đánh giá cao trong quá trình tham gia dự thầu của các đơn vị xây dựng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của Công ty Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty đợc đầu t tơng đối hệ thống, tuy nhiên cha đợc hiện đại.

Đối với nhiều công trình có quy mô lớn, quy trình kỹ thuật phức tạp, địa điểm thi công không tập trung do đó việc huy động máy móc thiết bị còn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện dự án, ảnh hởng đến kỹ thuật và tiến độ thi công công trình của Công ty Công ty đã phải khắc phục bằng việc đi thuê một số máy móc hiện đại của các công ty, tổ chức khác dẫn đến sự phụ thuộc của Công ty vào ngời cho thuê

Đồng thời Công ty cũng thờng xuyên phải đối mặt với tình trạng sử dụng cha hợp lý máy móc thiết bị phơng tiện làm việc của các đội, ban quản lý còn cha đồng bộ Điều này ảnh hởng không nhỏ đến công tác đấu thầu của Công ty.

3.2.3 Năng lực kỹ thuật, quản lý chất lợng công trình

Năng lực kỹ thuật: Có ảnh hởng lớn đến chất lợng công trình, nó quyết định uy

tín của Công ty trong việc thực hiện công tác đấu thầu Qua bảng 6 cho thấy đội ngũ cán bộ chuyên môn kĩ thuật còn thiếu kinh nghiệm thực tế, cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm lâu năm (trên 15 năm) rất ít, cụ thể nh đối với cán bộ có trình độ đại học chỉ có 9 ngời chiếm tỷ lệ thấp 11.39% Do vậy gặp khó khăn trong việc thiết kế và thi công các công trình Trong công tác lập hồ sơ dự thầu còn thiếu sót trong việc tính toán tổng dự toán, thiếu tính sáng tạo trong việc kết hợp hài hoà giữa thực tế và lí thuyết của đội ngũ công tác đấu thầu, dẫn đến những trờng hợp trợt thầu đáng tiếc.

Thấy đợc những ảnh hởng đó công ty đang có các biện pháp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kĩ thuật từ đó giúp cho công ty có lợi thế trong việc lập hồ sơ dự thầu Vấn đề tuyển dụng cũng cần đợc công ty quan tâm hơn nữa.

Bảng 6: năng lực kỹ thuật của công ty (năm 2005)

Đơn vị: Ngời

Quản lí chất lợng công trình: Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng,

công tác quản lý kỹ thuật chất lợng công trình sản phẩm xây dựng và công tác bảo hộ lao động là một trong những nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp đó chính là yếu tố tạo nên hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ Vì vậy ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đúng mức tới công tác này, bố trí đúng ngời đúng việc vào bộ máy quản lý kỹ thuật chất lợng công trình và công tác bảo hộ lao động Bằng những hình thức giám sát thi công chặt chẽ nhất là trên những công trình có tính phức tạp và quy mô lớn, kịp thời đặt ra những giải pháp kỹ thuật phù hợp, đảm bảo cho quá trình thi công đúng tiến độ không bị gián đoạn gây lãng phí Đồng thời việc quản lý chặt chẽ thờng xuyên của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật đã tránh đợc những vi phạm trong quá trình thi công cũng nh hạn chế đợc những sai sót trong khâu kỹ thuật từ đó đa ra những giải pháp kỹ thuật tối u cho việc xử lý kỹ thuật tại công trình cũng nh đối với hồ sơ dự thầu của công ty.

3.2.4 Các đối thủ cạnh tranh

Hiện nay, cạnh tranh trong đấu thầu ngày càng quyết liệt, gay gắt Do vậy mà một số nhà thầu đã dùng một số biện pháp tiểu xảo để thắng thầu Điều này ảnh hởng không nhỏ đến các nhà thầu khác, làm hại đến lợi ích của chủ đầu t và có thể đến cả lợi ích của nhà thầu đó.

Hiện tợng bỏ giá quá thấp : do công trình dự án đấu thầu ngày càng ít đi, trong khi số nhà thầu tham gia ngày càng đông Điều đó làm cho các nhà thầu tìm mọi cách để trúng thầu, nh việc chạy thầu giữa nhà thầu với các đối thủ đầu t trong quá trình đấu thầu nhằm đảm bảo trúng thầu

Bên mời thầu cũng có những tác động ảnh hởng dẫn đến khả năng thắng thầu trong quá trình tham gia đấu thầu của Công ty.

Hiện tợng chủ đầu t không nêu rõ và cam kết đảm bảo nguồn vốn , các điều kiện trong Việc xây dựng ở hồ sơ mời thầu Yêu câu nhà thầu phải lờng hết rủi ro về vốn, mặt bằng xây dựng, khối lợng trong hồ sơ mời thầu không chính xác, biến động giá cả thị trờng, điều kiện khảo sát mà nhà thầu lại không có thời gian và điều kiện để khảo sát đa vào trong giá dự thầu lam kéo dài tiến độ và tăng chi phí sản xuất về phía nhà đầu t.

Việc giải quyết thanh toán quyết toán chậm các khối lợng công trình đã hoàn thành ảnh hởng đến nguồn vốn của công ty cho việc tiến hành vào thực hiện các công trình dự án mà công ty đang thi công, dự định tham gia tranh thầu, ảnh hởng xấu tới khả năng thi công cũng nh giảm khả năng thắng thầu của Công ty.

4 Đánh giá chung tình hình thực hiện công tác đấu thầu của Công ty

4.1 Hiệu quả công tác đấu thầu của công ty trong thời gian qua

* Hiệu quả của công tác đấu thầu: Bộ phận tiếp thị trong thời gian qua đã đem lại

những hiệu quả tích cực đến hoạt động dự thầu của Công ty.

- Đa công tác dự thầu của Công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống.

- Đa số lợng các công trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn

Nguồn: Phòng kế hoạch- kĩ thuật Nhìn vào bảng ta thấy xác suất trúng thầu của Công ty cha cao, xác suất trúng thầu về mặt số lợng chỉ đạt 52,63% năm 2004, và 53,57% vào năm 2005, chỉ có năm 2006 tăng lên 58% và giá trị bình quân một công trình tơng đối cao 5.690 triệu Về mặt giá trị , xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 2004 chỉ đạt 17% Đến năm 2005 mặc dù xác suất trúng thầu về mặt số lợng tăng không đáng kể so với năm 2004, nhng về mặt giá trị lại tăng gần gấp đôi đạt 32,08% Sang năm 2006 chỉ số này tiếp tục tăng đạt