Thực trạng hạch toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty.DOC

Thực trạng hạch toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty.

Lời mở đầu

đứng trớc thềm hội nhập, các doanh nghiệp phải chịu thách thức lớn, cạnh tranh không chỉ với các sản phẩm nội địa mà còn với hàng ngoại nhập ngày càng trở nên gay gắt Làm thế nào để các doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trờng ấy, tổ chức hạch toán kế toán đóng một vai trò không nhỏ vào sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Dợc phẩm TW 2 là một trong những doanh nghiệp nhà nớc đang đi đầu trong ngành sản xuất thuốc tại Việt Nam Công ty hoạt độnh có lãi trong nhiều năm, một điều mà ít doanh nghiệp nào có đợc khi bớc vào nền kinh tế thị trờng, vào thời kỳ hội nhập.

Trong thời gian thực tập tại Công ty là quá trình để em tìm hiểu sâu hơn chuyên ngành của mình, đợc tiếp cân với thực tế Sau thời gian thực tập nghiêm túc, cố gắng, học hỏi, tìm tòi cùng với sự giúp đỡ tận tình của các bác các anh chị phòng Tài chính- kế toán Công ty em đã nắm bắt đợc tơng đối đầy đủ công tác kế toán ở Công ty.

Đây là báo cáo tổng hợp tại Công ty Cổ phần Dợc phẩm TW 2 Báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Dợc TW 2.

Phần II: Thực trạng hạch toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty.Phần III: Một số vấn đề tồn tại và kiến nghị giải pháp hoàn thiện.

Em xin chân thành cảm ơn phòng Tài chính- kế toán của Công ty, đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn cô giáo Ths Trần Thị Nam Thanh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tốt nghiệp này.

Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2, tên giao dịch quốc tế là DOPHAMA, là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng công ty Dợc Việt Nam, trực thuộc Bộ Y tế, Doanh nghiệp có trụ sở tại số 9 Trần Thánh Tông - Hà Nội, đ-ợc xây dựng trên khu đất rộng 12000m2.

Công ty đợc thành lập và cấp giấy kinh doanh số 0103006888 ngày 3/3/2005 do sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp và hoạt động theo luật Doanh nghiệp.

Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2 là một công ty cổ phần dới hình thức cổ phần chi phối với 51% vốn nhà nớc hoạt động theo các quy định, điều lệ, luật định về công ty cổ phần.

Tiền thân của công ty là Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2, mà tiền thân của Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2 là một xởng bào chế quân dợc của Cục Quân y, thuộc Bộ Quốc phòng có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội Thời gian này, thuốc tân dợc từ nớc ngoài tuy có chất lợng tốt nhng lại rất khan hiếm Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trong giai đoạn này là nghiên cứu và sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến trờng.

Năm 1954 đơn vị đợc chuyển về Hà Nội và tiếp tục đợc Đảng và Nhà nớc đầu t, lấy tên là Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1 (mùng sáu tháng giêng).

Năm 1960, Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1 đợc chuyển sang Bộ Y tế quản lý và đổi tên thành Xí nghiệp Dợc phẩm số 2.

Trong suốt những năm chiến tranh, Xí nghiệp Dợc phẩm đã có những đóng góp to lớn trong việc sản xuất và cung cấp thuốc cho bộ đội cũng nh nhân dân, phục vụ cho công cuộc kháng chiến của cả dân tộc.

Đầu năm 1985, công trình xây dựng Xí nghiệp Dợc phẩm số 2 hoàn thành trên diện tích 12000m2 tại số 9 Trần Thánh Tông - Hà Nội Máy móc thiết bị và

dụng cụ hóa chất của công ty do nhà máy Hóa dợc phẩm số I - Matxcova và công ty Dợc phẩm leningrat giúp đỡ Năm 1985 Xí nghiệp đợc Nhà nớc phong tặng danh hiệu "Đơn vị anh hùng" do những đóng góp to lớn của đơn vị trong những năm đầu xây dựng đất nớc từ sau khi giành đợc độc lập.

Ngày 7 tháng 5 năm 1992, Hội đồng Bộ trởng ra quyết định 338/QĐ- HĐBT công nhận Xí nghiệp Dợc phẩm số 2 là doanh nghiệp Nhà nớc và đợc phép hạch toán độc lập để tăng tính tự chủ về tài chính Từ đây Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2 và cũng bớc sang một giai đoạn phát triển mới , giai đoạn tự hạch toán kinh doanh trong thời kỳ đất nớc ta đang xây dựng một nền kinh tế thị trờng cạnh tranh.

Trong những năm đầu, Xí nghiệp chỉ là một xởng sản xuất nhỏ với máy móc thiết bị đơn sơ và số lợng công nhân vài chục ngời Xí nghiệp cũng đã gặp phải những khó khăn tởng chừng nh không thể vợt qua trong những năm đầu hoạt động với t cách là một đơn vị hạch toán độc lập Nhng cho đến nay, sau hơn 10 năm hoạt động trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt, Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2 đã vợt qua đợc những khó khăn và ngày càng vững mạnh, giành đợc uy tín trên thị trờng.

Ngày nay, Xí nghiệp đã có một hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại với công nghệ hoàn thiện và quy mô mở rộng với hơn 500 cán bộ công nhân viên chức hoạt động trong các phân xởng và phòng ban khác nhau Năm 2003, đợc sự đầu t của Nhà nớc, Xí nghiệp đã xây dựng và đa vào sử dụng Nhà máy sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP (Good Phamarceutical Manufacturing Practice - Cơ sở sản xuất thuốc tốt) Xí nghiệp đã có một cơ sở kỹ thuật sản xuất thuốc tơng đối hiện đại với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trờng vô trùng, kỹ thuật xử lý nớc tinh khiết, các công đoạn sản xuất nhanh, các kỹ thuật kiểm tra hóa - lý cao, chuẩn xác đáp ứng nhu cầu về số lợng và chất lợng sản phẩm.

Xí nghiệp luôn tăng cờng đầu t đổi mới, nâng cấp, tăng cờng trang thiết bị nhằm hiện đại hóa dây chuyền sản xuất, hạ giá thành và nâng cao chất lợng sản phẩm, đồng thời tích cực và năng động tìm kiếm các thị trờng nhằm duy trì cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng Đồng thời Xí nghiệp cũng có những chính sách

thởng phạt phù hợp đã khuyến khích đợc đội ngũ công nhân viên làm việc tích cực có hiệu quả.

Đầu tháng 3 năm 2005, Xí nghiệp đã có quyết định của Bộ Y tế cho phép chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần, tên chính thức của Xí nghiệp hiện nay là Công ty Cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2.

Hiện nay Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2 là một trong những đơn vị hàng đầu trong khối doanh nghiệp Nhà nớc Sản lợng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm khoảng 1/5 tổng sản lợng của cả 20 đơn vị thành viên Tổng công ty Dợc Việt Nam Hàng tháng, Công ty sản xuất và tiêu thụ khoảng 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nớc Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến Ampicilin, Amoxcilin, Vitamin B1, Vitamin C, Cloxit Những năm gần đây… sản phẩm của công ty liên tục giành đợc danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lợng cao" tại các hội chợ triển lãm và có uy tín cao ở cả trong và ngoài nớc.

Thị trờng chủ yếu của Công ty là ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh miền Trung Từ phía Thanh Hóa trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thờng xuyên của Công ty với lợng mua lớn nhất là 300tr/tháng, còn trung bình là 100 triệu Khu vực từ Thanh Hóa tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lợng mua trung bình là 150tr/tháng.

Công ty đã xây dựng đợc một kênh phân phối đa cấp khá hoàn chỉnh trên thị trờng nhằm đảm bảo đầu ra cho sản phẩm của mình Sản phẩm của Công ty đợc phân phối đến các công ty dợc phẩm các tỉnh huyện, bệnh viện trung ơng, bệnh viện tỉnh huyện, đại lý các cấp, nhà thuốc, cửa hàng bán buôn, rồi đến tận tay ngời tiêu dùng.

Với những thành tích đã đạt đợc công ty đã đón nhận nhiều huân chơng và quan trọng hơn là sự tin tởng của khách hàng vào chất lợng sản phẩm của công ty.

Từ khi đợc công nhận là doanh nghiệp nhà nớc và hạch toán độc lập, Công ty luôn cố gắng lao động sản xuất, tìm kiếm thị trờng đầu ra cho sản phẩm đồng thời có những chính sách thích hợp nhằm khuyến khích công nhân viên hăng say lao động, thu hút khách hàng Điều này đã giúp cho công ty đạt kết quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

2 Nhiệm vụ, chức năng.

- Sản xuất kinh doanh dợc phẩm Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hóa phẩm nh: Vitamin A, B1, B6, B12, Ampicilin, thuốc cảm cúm, cao xoa đợc đóng trong các lọ thủy tinh, lọ nhựa hay các vỉ Ngoài ra Công ty còn sản xuất một số thuốc gây nghiện, có độc tính cao theo chơng trình của Nhà nớc nh Codeinbazo, Nacotin, Hồng Hoàng, Moocphin Sản lợng hàng năm của Công ty đạt gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hóa chất phục vụ thị trờng trong và ngoài nớc.

Công ty đã nghiên cứu và đa ra thị trờng nhiều loại dợc phẩm mới hiện nay đã trở nên thông dụng nh Rotunda, RutinC.

- Xuất nhập khẩu dợc phẩm.

- T vấn dịch vụ khoa học trong lĩnh vực dợc.

- Kinh doanh các ngành khác theo quy định của pháp luật.

3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất.

Do thuốc là lọai sản phẩm có tác dụng trực tiếp đến cơ thể con ngời, ảnh h-ởng đến sức khỏe nên quy trình sản xuất thuốc phải đảm bảo khép kín và tuyệt đối vô trùng, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh phải chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí, sản phẩm đợc kiểm tra bằng những tiêu chuẩn.

Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2 có 4 phân xởng: phân xởng thuốc tiêm, phân xởng thuốc viên, phân xởng chế phẩm và phân xởng cơ điện Các phân xởng thuốc tiêm, thuốc viên và chế phẩm là các phân xởng sản xuất chính sản xuất ra các sản phẩm tiêu thụ trên thị trờng Phân xởng cơ điện là phân xởng phụ, có nhiệm vụ sản xuất ra các lao vụ cung cấp cho cả ba phân xởng trên chứ không bán ra thị trờng Quá trình sản xuất ra sản phẩm phải trải qua 3 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng kinh doanh, phân xởng sản xuất bắt đầu tập hợp các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất (có ghi rõ số lô, số lợng thành phẩm và các thành phần nh nguyên liệu chính, tá dợc và quy cách đóng gói, khối lợng trung bình viên) Sau đó, Tổ trởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nh

phiếu lĩnh vật t Các loại vật t đó phải đợc cân đo đong đếm thật chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên của phân xởng sản xuất.

- Giai đoạn sản xuất: tổ trởng tổ sản xuất và kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát công việc pha chế mà công nhân làm Khi pha chế xong, công việc của kỹ thuật viên là phải kiểm nghiệm bán thành phẩm Nếu đạt tiêu chuẩn quy định thì tiếp tục sản xuất.

- Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất Khi công đoạn sản xuất đã hoàn tất thì bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm Sau khi thành phẩm đã đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới tiến hành công việc đóng gói Công việc đóng gói hoàn tất, lúc bấy giờ mới chuyển thành phẩm lên kho cung với phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của công ty.

Do sản phẩm gồm nhiều loại thuốc khác nhau nên có quy trình khác nhau Mỗi loại thuốc có những tiêu chuẩn định mức riêng Tuy nhiên nói chung các quy trình sản xuất các loại dợc phẩm tại Công ty đều là quy trình khép kín, chu kỳ ngắn với số lợng lớn đối với từng loại dợc phẩm.

Tại phân xởng thuốc tiêm, ngoài công việc pha chế dợc liệu còn có các công việc nh cắt ống, rửa ống, soi ống, kiểm tra đóng gói, đợc tiến hành theo 2 dây chuyền, ứng với mỗi loại dây chuyền sẽ sản xuất ra 2 loại sản phẩm thuốc tiêm trên các loại ống 1ml và ống 2ml, 5ml.

Sơ đồ 1: Dây chuyền sản xuất loại ống 1ml

Sơ đồ 2: Dây chuyền sản xuất ống 2ml và 5ml

Tại phân xởng thuốc viên, sản phẩm gồm các lọai thuốc viên nén hay viên con nhộng nh: Vitamin A, B, C, Ampicilin, kháng sinh…

Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên con nhộng

Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên nén.

Tại phân xởng chế phẩm, sản phẩm là các loại thuốc mỡ, thuốc nhỏ mắt, nhỏ mũi, các loại cao xoa Phân xởng có tổ mỡ và tổ hóa dợc.

Đóng gói

Đóng gói

Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất các loại chế phẩm

Phân xởng cơ khí là phân xởng phụ, chuyên phục vụ sửa chữa định kỳ, thờng xuyên, phục vụ điện nớc và sản xuất hơi cho các phân xởng sản xuất chính Phân xởng này bao gồm các tổ tiện, gò hàn, nồi hơi,…

Các phân xởng đợc trang bị dây chuyền công nghệ hiện đại khép kín Công tác sản xuất đạt trình độ chuyên môn hóa cao, các tổ sản xuất trong một phân x-ởng quan hệ mật thiết với nhau theo từng dây chuyền.

4.Tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2 nằm trên khu đất rộng gần 12000m2 gồm các phân xởng, kho bãi, nhà cửa Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của công ty hiện nay có trên 500 ngời, trong đó có khoảng gần 200 ngời có trình độ đại học trở lên.

Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng,tập thể lãnh đạo, cấp dới trực tiếp chịu sự quản lý của cấp trên theo chế độ một thủ trởng Việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh để tránh sự rối loạn, gắn trách nhiệm đối với ngời cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức.Hiện nay, Công ty đã cổ phần, cơ quan có quyền hành cao nhất ở công ty là Hội đồng quản trị.Bên cạnh đó Công ty còn thành lập Ban kiểm soát nhằm kiểm tra, giám sát những hoạt động của Hội đồng quản trị có phù hợp với mục tiêu và lợi ích của Công ty.

Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc có thể trực tiếp chỉ đạo đến các phòng ban, các phân xởng.

Tại các phòng ban, trởng phòng là ngời đứng đầu và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc Dới trởng phòng là các phó phòng, có trách nhiệm trợ giúp tr-ởng phòng đối với mọi công việc của phòng.

Tại các phân xởng sản xuất, đứng đầu là quản đốc phân xởng, có nhiệm vụ đôn đốc công nhân làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất với ngời quản lý cấp trên trực tiếp là Giám đốc.

Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận nh sau:

- Hội đồng quản trị: gồm 5 thành viên trong đó có 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành, 1 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Kế toán tr-ởng, 3 thành viên ở các mảng kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng trong Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong Công ty Đại hội đồng cổ đông đợc triệu tập họp ít nhất mỗi năm 1 lần do Hội đồng quản trị triệu tập hoặc do Ban kiểm soát triệu tập Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị theo niên khóa của Đại hội đồng cổ đông là 3 năm.

- Giám đốc của Công ty kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Công ty cha có Phó giám đốc Giám đốc là ngời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn đ-ợc giao, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể ngời lao động về kết quả hoạt động của Công ty.

- Ban kiểm soát gồm 3 ngời trong đó có 1 trởng Ban kiểm soát kiêm Phó phòng tài chính - kế toán Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động điều hành của Giám đốc Công ty cũng nh của Hội đồng quản trị.

- Các phòng ban trong Công ty gồm có:

+ Phòng nghiên cứu triển khai: có nhiệm vụ chính là nghiên cứu các mặt hàng Công ty đang sản xuất, theo dõi việc tiêu thụ các mặt hàng này và phối hợp cùng với phòng thị trờng thờng xuyên nắm bắt nhu cầu thị trờng thay đổi, mẫu mã, tên thuốc, thị hiếu khách hàng Việc nghiên cứu và tiến hành sản xuất các loại sản phẩm mới thuộc trách nhiệm của phòng Chính vì vậy đòi hỏi phải có các cán bộ có trình độ và say mê nghề nghiệp.

+ Phòng kiểm tra chất lợng (KCS): có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nguyên vật liệu nhập vào Công ty, kiểm tra việc các công việc kiểm tra hàm lợng các hóa chất đa vào pha chế thuốc, kiểm tra chất lợng sản phẩm hoàn thành về bao bì, mẫu mã theo quy định của Bộ Y tế và viện kiểm nghiệm trớc khi nhập kho và đa vào tiêu thụ.

+ Phòng đảm bảo chất lợng: kiểm tra các tiêu chuẩn về chất lợng sản phẩm hoàn thành từ đó đa ra các kiến nghị để thay đổi, có trách nhiệm ban hành các quy chế dợc chính vì các công ty dợc nói chung hoạt động theo nguyên tắc Dợc điểm Việt Nam , tiêu chuẩn sản xuất thuốc theo quy định của Nhà nớc, cục Dợc và Bộ Y tế, xây dựng các quy định định mức kỹ thuật dợc: định mức kinh tế kỹ thuật thuốc tiêm, thuốc viên, chiết suất, cao xoa, soạn thảo các bài giảng cho công nhân dợc để nâng bậc, theo dõi tình hình biến động với phòng nghiên cứu để ban hành quy trình sản xuất thuốc Ngoài ra còn có nhiệm vụ quy hoạch về đầu t công nghệ, máy móc trang thiết bị cho Công ty, đồng thời tiến hành sửa chửa thờng xuyên, sửa chữa lớn máy móc trang thiết bị tại Công ty.

+ Phòng kế hoạch cung ứng: do Giám đốc chỉ đạo, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lơng cho các phân xởng và toàn Công ty Đồng thời chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật t, nhiên liệu đảm bảo nguyên liệu, bao bì về mọi mặt số lợng và chất lợng phục vụ cho sản xuất.

+ Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của ngời lao động và các cổ đông, xây dựng và tham mu về tiêu chuẩn lơng, thởng, bảo hiểm, điều hành bộ máy hành

chính, các công việc chung liên quan đến các vấn đề xã hội cũng nh đời sống tinh thần của ngời lao động trong Công ty.

+ Phòng thị trờng: chịu trách nhiệm thực hiện tiêu thụ mọi sản phẩm Công ty sản xuất ra Công việc của phòng thị trờng là tìm kiếm nguồn đầu ra cho sản phẩm, xây dựng hệ thống phân phối hoàn chỉnh và ổn định., tiến hành quảng cáo Đồng thời phòng thị tr… ờng có nhiệm vụ cố vấn cho Giám đốc ra các quyết định về sản xuất, tiêu thụ sau khi đã tiến hành nghiên cứu, thăm dò thị trờng.

+ Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê, lu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình sử dụng vốn của Công ty trong mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế, trên cơ sở đó giúp Giám đốc phân tích hoạt động kinh tế để đa ra những quyết định kinh doanh hợp lý.

+ Phòng bảo vệ: phụ trách việc bảo quản mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của Công ty, kiểm tra hàng hóa, vật t xuất ra, mua vào có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định hay không.

Các phân xởng sản xuất của Công ty chịu sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty có 3 phân xởng sản xuất chính sản xuất các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hóa chất Phân xởng phụ cơ điện phục vụ về điện nớc, hơi cho hoạt động của các phân xởng chính.

Sơ đồ 6: Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Dợc phẩm TƯ 2

Do tiến hành cổ phần hóa nên Công ty đã tiến hành tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban, phân xởng, cụ thể: trớc đây công ty phòng tổ chức, phòng y tế, phòng hành chính tổng hợp và nhà ăn, nay các phòng này đã đợc ghép với nhau

5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm gần đây.

Ta thấy tổng lợi nhuận trớc thuế của doanh nghiệp liên tục tăng trong ba năm qua, năm 2004 tăng 65% so với năm 2003, năm 2005 tăng 150% so với năm 2004, tơng ứng với tốc độ tăng đó thu nhập bình quân đầu ngời tăng mạnh,năm2004 tăng 350.000 đ/ngời/tháng so với 2003, năm 2005 tăng 200.000 đ/ ngời/ tháng

II Thực tế tổ chức hạch toán kế toán.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy phải cần thiết tổ

chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng cần phải đạt đợc về hệ thống thông tin kế toán.

Khối lợng công tác kế toán và phần hành kế toán là căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, xuất phát từ cơ cấu lao động kế toán cũng nh trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, Công ty cổ phần Dợc phẩm Trung ơng 2 áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, đứng đầu là Kế toán trởng, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty Kế toán trởng đứng đầu phòng tài chính - kế toán Dới Kế toán trởng là một phó phòng và các nhân viên kế toán.

Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tài chính kế toán của Công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm vi doanh nghiệp, giúp ngời lãnh đạo Công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hớng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, sổ sách, hạch toán và quản lý kinh tế.

Phòng tài chính kế toán gồm 10 nhân viên kế toán chịu sự quản lý của Kế toán trởng và phó phòng Ngoài ra có 4 nhân viên kinh tế phân xởng ứng với 4 phân xởng sản xuất, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xởng cho kế toán.

+ Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: có nhiệm vu theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của Công ty Kế toán trởng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng và quản lý về tài chính tại các phân xởng sản xuất Đồng thời Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tợng quan tâm đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của Công ty.

+Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng: có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối

kỳ Phó phòng phụ trách các nhân viên kế toán các phần hành TSCĐ, giá thành, tiêu thụ, thanh toán, kho Ngoài ra, phó phòng còn quản lý về mặt tài chính của các đề tài, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi đề tài, làm báo cáo thống kê các loại.

+ Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng Định kỳ kế toán thanh toán tập hợp toàn bộ VAT đầu vào chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo VAT hàng tháng Kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty.

+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi: theo dõi các khoản phát sinh tăng giảm liên quan đến tiền mặt, tiền gửi,các khoản vay ngân hàng.

+ Kế toán vật t: theo dõi việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào Kế toán vật t phải tập hợp, lu trữ các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí NVL và công cụ dụng cụ Mặt khác, kế toán vật t theo dõi việc xuất nhập các thành phẩm, hàng hóa từ ngoài vào kho và ngợc lại.

+ Kế toán lơng: có nhiệm vụ tính lơng, thởng và các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty dựa trên các quy định của Nhà nớc Kế toán lơng có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tổ chức cán bộ.

+ Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về TSCĐ và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định.

+ Thu ngân: hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dới cửa hàng của Công ty và nộp cho thủ quỹ.

+ Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí baogồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm Đối tợng tập hợp chi phí là theo từng loại sản phẩm, từng phân x-ởng, từng thời điểm, từng khoản mục chi phí Kế toán giá thành cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, xem xét giá thành của một số mặt hàng mới, định kỳ lập báo cáo chi phí - giá thành theo các khoản mục yếu tố.

+ Thủ quỹ: là ngời quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, thu chi tiền mặt phải có chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ.

Sơ đồ 7: Bộ máy kế toán của Công ty

2 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

2.1 Chính sách kế toán tại Công ty.

- Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán Công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 1/1 dơng lịch và ngày kết thúc niên độ là ngày 31/12 của năm.

- Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng.

- Phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

- Phơng pháp theo dõi vật t là phơng pháp kê khai thờng xuyên.

- Giá vật t, thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị NVL Căn cứ vào l-ợng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.

- Phơng pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang là đánh giá theo nguyên vật liệu chính Theo phơng pháp này, toàn bộ chi phí chế biến đợc tính hết cho thành phẩm Do vậy, trong sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị vật liệu chính mà thôi.

- Phơng pháp hạch toán ngoại tệ là phơng pháp tỷ giá hạch toán - Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Teo phơng pháp đờng thẳng.

2.2 Hệ thống chứng từ.

Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài chính Ngoài ra, để phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị, Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng.

Các chứng từ theo quy định chung của Bộ Tài chính gồm có:

- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa.

- Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ.

- Chứng từ về tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiêm kê quỹ, Khế -ớc cho vay.

- Chứng từ về lao động tiền lơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền l-ơng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thởng, Bảng thanh toán lơng độc hại, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động.

- Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi), Thẻ quầy hàng.

Công ty còn quy định một số chứng từ khác:

- Về thanh toán, Công ty quy định lập Bảng kê thanh toán nợ để theo dõi chi tiết về tạm ứng, thanh toán theo từng đối tợng (các khách hàng hoặc cán bộ công nhân viên) Bảng kê này đợc kế toán lập ra với số liệu trên các sổ theo dõi chi tiết về tạm ứng và thanh toán theo từng đối tợng.

- Do hoạt động của Công ty có nhiều khi bán chịu cho khách hàng, Công ty đã quy định lập Giấy xin khất nợ, mục đích xác định chắc chắn nghĩa vụ trả tiền

Số tiền xin khất :………

Ngày ….tháng …năm… Ký tên

2.3 Hệ thống tài khoản.

Công ty đang hiện sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/ CĐkiểm toán ra ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính.

Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 của Công ty đợc mở theo đúng ký hiệu TK đã quy định Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, Công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.

111Tiền mặt141Chi phí trả trớc

1113Vàng bạc, kim khí, đá quý 1521NVL chính

11211Tiền VNĐ gửi NH Công thơng 1523Nhiên liệu 11221Ngọai tệ gửi NH Công thơng 1524Phụ tùng

11212Tiền VNĐ gửi NH Ngoại thơng 1525Vật liệu cho XDCB 11222Ngoại tệ gửi NH Ngoại thơng 1527Bao bì

1331VAT đợc khấu trừ của vật t 1541CPSX ở PX tiêm 1332VAT đợc khấu trừ của TSCĐ 1542CPSX ở PX viên

1381TS thiếu chờ xử lý 1544CPSX ở PX cơ điện

1388Phải thu khác 1547CP quản ký công trình, XDCB, sửa chữa nhà xởng

139 (*)Dự phòng phải thu khó đòi 1548CPSX ở tổ giặt máy

159 (*)Dự phòng giảm giá HTK 3384Bảo hiểm y tế

242Chi phí trả trớc dài hạn416Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc

331Phải trả cho ngời bán 4212Lợi nhuận năm nay333Thuế và các khoản phải nộp NN431Quỹ khen thởng phúc lợi

33312Thuế GTGT hàng nhập khẩu 4313Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

334Phải trả công nhân viên521Chiết khấu thơng mại

6211CP NVLTT ở PX tiêm 6273CP SXC ở PX chế phẩm

(*) Các TK này đợc quy định tại Công ty nhng thờng không đợc sử dụng.