TS Trần Đình Hiền CSD – IMPAC GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI (MBA 701) MODULE GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL • Vai trị thư điện tử (E-mail) – E-mail hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files liệu) qua hộp thư điện tử – Thư điện tử (E-mail) sử dụng ngày phổ biến nhân viên thông tin với tổ chức tổ chức với – Ưu điểm thư điện tử • Cho phép gửi thơng điệp tài liệu đến nhiều người lúc ngược lại • Cho phép truyền tải thơng điệp tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Yêu cầu Email: • Rõ ràng, • Súc tích • Câu cú phải ngắn gọn có trọng tâm Kỹ thuật trình bày Email • Bắt đầu dòng tiêu đề (chủ đề) Sử dụng dòng tiêu đề để thơng báo cho người nhận biết xác mà email muốn hướng tới Lưu ý: Dịng tiêu đề phải tóm tắt email phép giới hạn vài từ • Mục đích email phải nêu chi tiết trang email • Nội dung email:  Phải chứa tất thông tin chính, vào trực tiếp nội dung mang lại thông tin  Phải đảm bảo nêu mục tiêu cuối mà bạn mong muốn  Chú ý đưa thơng tin liên lạc vào email, có đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại fax địa thư Ngồi đưa thêm địa email khác có Lưu ý, bạn thường xuyên giao dịch email nên thường xun dọn hịm thư, ngày lần Bạn nên trả lời thư cách nhanh chóng Đối với email nội giống email gửi ngồi • Một số điểm cần lưu ý sử dụng E-mail – Nhận dạng người gửi cho e-mail gửi thông điệp trực tiếp cho họ – Sử dụng ngôn ngữ hội thoại thân mật phổ biến – Chỉ gửi cho người quan tâm có liên quan – Nhân viên phải huấn luyện, biết chức sử dụng E-mail • • • • • • Creat mail: tạo thư Reply / reply all: phúc đáp Forwarding messages: chuyển tiếp thư điện tử Attaching files: đính kèm theo files cần gửi Deleting: xố e-mail khơng cần thiết Đọc mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item Một số điểm cần lưu ý viết E-mail: • • • • • • • • • • Tránh dùng từ lóng Cố gắng khơng dùng từ viết tắt Khơng dùng ký hiệu Nên tránh nói lời sáo rỗng, phải cẩn thận sử dụng Sử dụng dấu ngoặc với cụm từ quan trọng Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý Luôn cẩn trọng viết tên người tên công ty, phải thật xác ký tự Nên diễn đạt số chữ