Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 1 Luận văn: “GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I” Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 2 Mục lục LỜI CẢM ƠN 4 CÁC TỪ VIẾT TẮT 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 PHẦN I 6 I. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 6 II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV: 9 1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL): 9 2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực: 9 3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL): 10 4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV): 11 5. Thù lao lao động: 12 III. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV: 13 1. Phương pháp quan sát: 13 2. Phương pháp bảng câu hỏi: 14 3. Phương pháp phỏng vấn: 14 4. Phương pháp quan sát: 15 5. Nhật kí công việc: 15 6. Phối hợp các phương pháp: 15 IV. TIẾN TRÌNH PTCV: 16 1. Những điều kiện cần phảI có để làm tốt công tác PTCV trong một doanh nghiệp: 16 2. Các bước tiến hành: 17 PHẦN II 20 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 20 1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 20 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: 20 3. Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 22 4. Đặc điểm bộ máy tổ chức: 24 I.1. Trưởng phòng 28 I.2. Phó phòng 28 I.3. CV 28 I.4. CV 28 I.5. CV 28 I.6. CV 28 I.7. CV 28 I.8. CV 28 5. Đặc điểm lao động của công ty: 34 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 3 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 36 1.Thực trạng công tác PTCV tại công ty Tư vấn xây dựng điện I 36 2. Nguyên nhân: 38 3. Ảnh hưởng của việc thiếu công tác PTCV tới một số hoạt động QTNL của công ty: 39 PHẦN III 47 I. GÓP Ý: 47 II. KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP: 48 1. Kiến nghị: 48 2. Giải pháp: 53 KẾT LUẬN : 76 Tài liệu tham khảo : 77 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 4 LỜICẢMƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế lao động và dân sốđã cung cấp cho em những kiến thức quý báu về chuyên ngành Kinh tế lao động và quản trị nguồn nhân lực. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướng dẫn em trong suốt 15 tuần thực tập, cảm ơn côđã có những gợi mở, phê bình và góp ý cho em khi thực hiện chuyên đề thực tập của mình. Em xin cảm ơn các cô chú trong phòng Tổ chức cán bộ- Lao động thuộc công ty Tư vấn xây dựng điện I, đặc biệt là côĐỗ Thị Diễm Nghi đã tạo mọi điều kiện cho em đến thực tập tại công ty và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Giang CÁCTỪVIẾTTẮT PTCV: Phân tích công việc MTCV: Mô tả công việc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 5 YCCV: Yêu cầu công việc với người thực hiện TCTHCV: Tiêu chuẩn thực hiện công việc CBCNV: Cán bộ công nhân viên TCCB-LĐ: Tổ chức cán bộ lao động P.8: Phòng 8 VP: Văn phòng HTQT: Hợp tác quốc tế ĐD:Đường dây NMĐ: Nhà máy điện TVTN:Thuỷ văn thuỷ năng KT-KH: Kinh tế- kế hoạch TC-KT: Tài chính kế toán KHCNMT: Khoa học công nghệ môi trường BP.TBCTĐ: Bộ phận thiết bị công trình điện BP.ĐDĐP: Bộ phận đường dây địa phương TV PTĐĐP: Tư vấn phát triển điện địa phương LỜIMỞĐẦU Phân tích công việc là một công cụ quan trọng để tiến hành các hoạt động QTNL khác như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo phát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động… Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 6 Khái niệm Phân tích công việc không còn mới mẻđối với các doanh nghiệp ở phương Tây vàđãđược họ tiến hành hơn 100 năm qua. Tuy nhiên tại các doanh nghiệp Việt Nam lí thuyết Quản trị nhân lực nói chung và Phân tích công việc nói riêng còn khá mới. Vì vậy số lượng các công ty thực hiện công tác này còn ít. Trong thời gian thực tập tại công ty Tư vấn xây dựng điện I em nhận thấy ban lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến công tác này nhưng vẫn chưa cóđiều kiện để tổ chức thực hiện. Đến thời điểm này, công ty chưa có bất kì các bản Mô tả công việc, Yêu cầu của công việc với người thực hiện, Tiêu chuẩn thực hiện công việc nào. Vì thế em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập của mình là: “GÓPÝCÔNGTÁC PHÂNTÍCHCÔNGVIỆCTẠICÔNGTY TƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆN I ”. Trong khi thực hiện chuyên đề của mình em đã sử dụng cả hai nguồn số liệu là số liệu của công ty cung cấp và số liệu do em tự khảo sát. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài Lời mởđầu và Kết luận thì Nội dung gồm có 3 phần chính như sau: Phần I: Mục đích và tầm quan trọng của công tác Phân tích công việc trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I Phần III: Các góp ý và giải pháp về tổ chức thực hiện công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I. PHẦN I MỤCĐÍCHVÀTẦMQUANTRỌNGCỦACÔNGTÁC PHÂNTÍCHCÔNGVIỆCTRONGDOANHNGHIỆP I. MỤCĐÍCHCỦAPHÂNTÍCHCÔNGVIỆC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 7 Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều phải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi. Phân tích công việc đãđược nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam đây vẫn là khái niệm mới mẻ. Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu vàđánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc thực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó. Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai về PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí là giống nhau. Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”, “nghề” là khác nhau. Nhiệm vụ làđơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện. Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp độ tiếp theo của phân tích. Công việc là tất cả các nhiệm vụđược thực hiện bởi một người lao động hay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn cóđòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho người lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiện công việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 8 chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác… Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ năng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biếttuyển chọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc biết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gìđể thực hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết qua bản Mô tả công việc đểđánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên được chính xác, từđó mà trả thù lao cho người lao động một cách công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra… Kết quả của PTCV làđưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV Bản MTCV: Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể. Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận, người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao động ).Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều màcông nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm như thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụđóđược được thực hiện. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 9 Bản YCCV: Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thực hiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người lao động như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩn thận và tỉ mỉ… Bản TCTHCV: Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu của việc hoàn thành các nhiệm vụđược qui định trong bản MTCV cả về mặt số lượng chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV. II. TẦMQUANTRỌNGCỦACÔNGTÁC PTCV: PTCV cóý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của Quản trị nhân lực: 1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL): KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các nhu cầu đó. KHH NNL làđiều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúp doanh nghiệp cóđủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty. PTCVcung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổ sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống. 2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 10 Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng vàđộng viên họ tham gia vào dự tuyển. Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp với công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứđăng báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gian rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người. Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông và làm ăn vẫn thiếu hiệu quả. Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp với công việc về nhiều phương diện, làđiều kiện trung tâm cho thắng lợi của công việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhân lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hết nhà quản trị phải PTCV. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể thành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV, đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợđắc lực để sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức. Như vậy, PTCV là công cụ không thể thiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực. 3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL): Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệu quả hơn công việc hiện tại người lao động đang làm. Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho họ. Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làm việc…). [...]... s cụng tỏc v mụi trng trong hot ng ca cụng ty b Ban thanh tra: Ln v qun lớ, tham mu v t chc thc hin cụng tỏc thanh tra ton cụng ty c Vn phũng cụng ty: -Sao y cỏc vn bn, giy t liờn quan n cỏc hot ng nghip v ca cụng ty -Phõn phi, qun lớ, lu tr cỏc n phm ca cụng ty phỏt hnh, cỏc loi sỏch bỏo tp chớ do cụng ty mua, cỏc biu tng bng khen ca cụng ty -T chc qun lý, theo dừi v mt hin vt, s lng n v s dng cỏc... thc tp tt nghip PHN II THCTRNGCễNGTC PTCV TICễNGTYTVNXYDNGINI I TNGQUANVCễNGTYTVNXYDNGIN I 1.Chc nng, nhim v ca cụng ty: Cụng ty T vn xõy dng in I thc hin cụng vic t vn thuc lnh vc in v thuin Cụng ty t vn xõy dng in I l mt doanh nghip Nh nc cú t cỏch phỏp nhõn hot ng theo c ch hch toỏn c lp, cú tI khon riờng, cú con du riờng Cụng ty chu trỏch nhim qun lý ton b cỏc mt cụng tỏc qui hoch kho sỏt, thit... ti v cỏc vt phm phc v cho hot ng ca cụng ty theo cỏc qui nh ca Nh nc v cụng ty -Lu mi cung cp v qun lý giy ing, giy gii thiu i vi cỏn b cụng nhõn viờn trong ton cụng ty -ún tip v ch dn cỏc on khỏch n lm vic ti cụng ty d Phũng ti chớnh k toỏn: -Lp, trỡnh duyt v t chc thc hin k hoch ti chớnh hng nm, hng quớ, hng thỏng ca cụng ty trờn c s k hoch kinh doanh ca cụng ty v cỏc qui nh ca Nh nc -Tng hp, phõn... iu ú chng t cụng ty ó qun lý v s dng vn cú hiu qu, thc t cng cho thy i sng ca cỏn b cụng nhõn viờn trong ton cụng ty c cI thin rừ rt 3 c im v qui trỡnh cụng ngh sn xut sn phm: Qui trỡnh cụng ngh sn xut sn phm ca cụng ty c th hin qua s sau: Hp ng B/cỏo ngh kh t Vi chc nng chớnh l kho sỏt v thit k cỏc cụng trỡnh in, sn phm ca cụng ty T vn xõy dng in I mang c thự riờng Sn phm ca cụng ty sau khi hon thnh... THCTRNGCễNGTC PHNTCHCễNGVICTICễNGTY TVNXYDNGIN I 1.Thc trng cụng tỏc PTCV ti cụng ty T vn xõy dng in I Hin nay ti cụng ty t vn xõy dng in I cha thc hin cụng tỏc PTCV Thc ra cụng ty cng ó cú vn bn qui nh chc danh, nhim v tiờu chun cn thit ca mi viờn chc thc hin cụng vic ca mỡnh Tuy nhiờn õy mi ch l nhng tiờu chun chung nht m cụng ty ỏp dng theo tiờu chun viờn chc ca Tng cụng ty in lc Vit Nam ban hnh Nu... cụng ty Vớ d cụng ty qui nh cho cỏc trng n v ca cụng ty nh sau: Cỏc n v qun lớ ca cụng ty cú chc nng giỳp giỏm c cho, qun lớ trong lnh vc c phõn cụng ng thi t chc thc hin cỏc nhim vc giao, trng n v l ngi iu hnh mt tp th cỏc nhõn viờn, cỏc cỏn b gii thuc cỏc lnh vc chuyờn mụn, nghip v, chu trỏch nhim trc giỏm c v vic hon thnh nhim v ca cụng ty vỡ vy phi cú nhng nhim v sau: Cú nng xut vi giỏm c cụng ty. .. thp thụng tin cao IV TINTRèNH PTCV: 1 Nhng iu kin cn phI cú lm tt cụng tỏc PTCV trong mt doanh nghip: a Nhn thc ca ban lónh o v PTCV: Mi nh lónh o cú mt trit lý qun lý riờng Trit lý qun lý ca ngi lónh o nh hng rt nhiu ti cỏc hot ng trong cụng ty trong ú cú cụng tỏc QTNL PTCV cn cú quan im nhỡn nhn ỳng n ca ngi lónh o Nu h khụng hiu c vai trũ ca cụng tỏc PTCV thỡ s khụng ng h, gõy cn tr cho quỏ trỡnh... qun lý phỏp qui v qun lý hnh chớnh cng nh qun lý kinh t trong cụng ty Nguyn Th Thu Giang- QTNL 42 A 28 Chuyờn thc tp tt nghip Tip thu v hng dn cỏc n v trin khai thc hin chớnh sỏch ca Nh nc mi ban hnh, giỳp cỏc xớ nghip trc thuc xõy dng ni qui, qui ch ca n v Tham mu, giỳp vic cho giỏm c trong vic tuyn chn, kớ kt HL, o to bi dng, qui hoch, b trớ, sp xp, bt, thuyờn chuyn, qun lớ CBCNV trong cụng ty. .. phm ny sc chuyn n cỏc cụng ty xõy lp khỏc thc hin tip vic hon thnh cụng vic Thi gian trc cụng ty t chc sn xut theo k hoch Nh nc Nguyn Th Thu Giang- QTNL 42 A 22 Chuyờn thc tp tt nghip giao, tuy nhiờn thi gian gn õy cụng ty ng ra nhn thu v thc hin ch khoỏn ni b trong ton cụng ty Cn c vo cỏc cụng trỡnh do Nh nc cp vn v giao ch tiờu phỏp lnh hoc da vo nhu cu ca th trng cụng ty lp cng s b v ni dung,khi... qui hoch kho sỏt, thit k cỏc cụng trỡnh in viu hnh h thng sn xut trong cụng ty Cụng ty cũn cú nhim v nghiờn cu tng s li in quc gia tng giai on, lp k hoch sn xut kinh doanh hng nm v 5 nm trỡnh Tng cụng ty phờ duyt; qun lý, bo ton v phỏt trin vn c giao, thc hin cỏc ngha v vi ngõn sỏch Nh nc Cỏc ngnh ngh kinh doanh chớnh ca cụng ty: Kho sỏt v thit k cỏc cụng trỡnh in Xõy dng v sa cha thuin nh Xõy dng li . PTCV TẠICÔNGTYTƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆNI I. TỔNGQUANVỀCÔNGTYTƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆN I 1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Công ty Tư vấn xây dựng điện I thực hiện công việc. quan trọng của công tác Phân tích công việc trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I Phần