CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MINH DƯƠNG Mã số : BLD-QT-04 Soát xét : 00 Ngày hiệu lực : 01/01/2013 Trang : 1/3 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO KẾ HOẠCH I. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH: BƯỚC TRÁCH NHIỆM LƯU ĐỒ T. LIỆU / B. MẪU GHI CHÚ 01 Ban Giám đốc Các phòng ban, Ban Quản đốc Các biểu mẫu báo cáo 02 Phó TGĐ Xong trước Thứ Năm của tuần cuối tháng trước 03 Trưởng Bp, Quản Đốc, Nhân viên BLD-QT-04- BM01, BM02 Xong trong Thứ 2 tuần đầu của tháng 04 Phó TGĐ, Trưởng Bp, Quản đốc BLD-QT-04- BM01, BM02 Duyệt xong Thứ 3 tuần đầu của tháng 05 Trưởng Bp, Quản đốc BLD-QT-04- BM01, BM02 Trong Thứ 3 tuần đầu của tháng 06 Trưởng Bp, Quản đốc, Nhân viên BLD-QT-04-BM03 Nhân viên báo trước Thứ 6 tuần cuối,Trưởng Bp, Quản đốc Thứ 3 tuần đầu tháng kế tiếp 07 Ban Giám Đốc TP. HC-NS BLD-QT-04-BM03 Trong Thứ 4 tuần đầu tháng kế tiếp 08 Ban Giám Đốc Trưởng Bp, Quản đốc BLD-QT-04-BM03 Trong Thứ 5 tuần đầu tháng kế tiếp Trao thưởng dự kiến Thứ 3 tuần thứ 2 của tháng kế tiếp 09 Trưởng Bp, Quản đốc BLD-QT-04-BM04 Gửi BGĐ vào Thứ 6 tuần đầu 10 Phòng HC-NS Phòng Kế Toán BLD-QT-04-BM04 Thứ 3 tuần thứ 2 của tháng kế tiếp 11 Phòng HC-NS BLD-QT-04- BM01, BM02, BM03, BM04 II. DIỄN GIẢI QUY TRÌNH: 1. Kế hoạch mục tiêu của Năm: (bước 1) - Trong năm dựa vào dự báo đơn hàng, mục tiêu về sản lượng, định hướng phát triển của Công ty Ban Giám đốc sẽ đưa ra những mục tiêu, và các chương trình hành động cho từng thời điểm, từng phòng ban. - Trưởng các phòng ban phân xưởng căn cứ vào KHMT chung của Công Ty để xây dựng KHMT cho phòng ban mình trước ngày 31/12 hàng năm. Lưu hồ sơ CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MINH DƯƠNG Mã số : BLD-QT-04 Soát xét : 00 Ngày hiệu lực : 01/01/2013 Trang : 2/3 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO KẾ HOẠCH 2. Lập và gửi Kế hoạch mục tiêu tháng cho các phòng ban: (bước 2) - Từ kế hoạch mục tiêu năm của toàn Công ty, những yêu cầu của khách hàng, những mục tiêu chưa hoàn thành của tháng trước, định hướng phát triển chung từng giai đoạn mà Ban Giám Đốc sẽ đưa ra Kế Hoạch Mục Tiêu cho tháng tới cho các phòng ban thực hiện. - Hàng tháng từ báo cáo của các bộ phận gửi về cho P Tổng Giám Đốc tập hợp cùng với mục tiêu chung của toàn Công ty để xây dựng ra kế hoạch mục tiêu tháng tới cho toàn Công ty gửi cho các phòng ban, phân xưởng Thứ 5 của tuần cuối cùng của tháng. 3. Lập Kế hoạch mục tiêu phòng, cá nhân: (bước 3) - Khi nhận được kế hoạch mục tiêu chung của Công ty các trưởng bộ phận, quản đốc xác định những phần việc liên quan đến bộ phận mình, những mục tiêu chưa hoàn thành của tháng trước để lập ra kế hoạch mục tiêu tháng tới cho phòng mình và phân công công việc mục tiêu cho từng nhân viên trong phòng .Gửi mail cho BGĐ duyệt và gửi phòng HC-NS quản lý trong Thứ 2 tuần đầu tiên của tháng. theo biểu mẫu: BLD-QT-04-BM01 - Tổ chức họp phòng triển khai kế hoạch tháng tới , những khó khăn thuận lợi, những điểm chưa đạt của tháng vừa qua cho nhân viên biết và đóng góp ý kiến. - Đối với các nhân viên khi nhận được kế hoạch mục tiêu của mình trong tháng phải lập chương trình hành động (những việc phải làm để hoàn thành công việc được giao) gửi Trưởng phòng, Quản Đốc duyệt trong thứ 7 tuần cuối cùng theo biểu mẫu: BLD-QT-04-BM02. 4. Duyệt: (bước 4) - Khi nhận được kế hoạch mục tiêu của từng phòng ban từng xưởng gửi về Phó Tổng Giám Đốc phụ trách khối phải kiểm tra duyệt kế hoạch cho từng phòng ban trong Thứ 3 tuần đầu tiên của tháng. 5. Triển khai thực hiện Kế hoạch mục tiêu tháng: trong Thứ 3 tuần đầu tiên. (bước 5) - Hàng ngày các nhân viên phòng ban thực hiện công việc cập nhập vào báo cáo tiến độ thực hiện công việc theo mẫu: BLD-QT-04-BM03. - Trưởng các phòng ban phải theo sát kế hoạch làm việc của nhân viên để kịp thời điều chỉnh hướng dẫn sửa những sai sót của nhân viên trong khi làm việc. 6. Báo cáo thực hiện Kế hoạch mục tiêu: (bước 6) - Trong Thứ 6 tuần cuối cùng của tháng nhân viên phải hoàn thiện báo cáo thực hiện kế hoạch tháng của mình và gửi Trưởng phòng duyệt. theo mẫu: BLD-QT-04-BM03. - Khi nhận được báo cáo tháng trước của nhân viên trưởng phòng phải kiểm tra, tổng hợp báo cáo phòng đánh giá % hoàn thành công việc của từng nhân viên gửi cho BGĐ trong Thứ 3 tuần đầu tiên của tháng. theo mẫu: BLD-QT-04-BM04. 7. Duyệt: (bước 7) - Khi nhận được báo cáo của các phòng ban Ban Giám Đốc kiểm tra, tổng hợp mục tiêu cho từng phòng ban xong trong Thứ 4 tuần đầu tiên của tháng và phản hồi cho các phòng ban. 8. Họp tổng kết mục tiêu, duyệt quỹ thưởng/cam kết thực hiện KHMT tháng mới: (bước 8) - Ban Giám Đốc khi nhận báo cáo thực hiện kế hoạch của các phòng ban phân xưởng sẽ tổng kết xác định quỹ thưởng của toàn Công ty, từng phòng ban. - Tổ chức họp tổng kết mục tiêu, duyệt công bố quỹ thưởng của từng phòng ban, phân xưởng và triển khai nhận ý kiến và cam kết của các trưởng bộ phận, xưởng về kế hoạch mục tiêu tháng mới. 9. Phân bổ quỹ thưởng: (bước 9) CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MINH DƯƠNG Mã số : BLD-QT-04 Soát xét : 00 Ngày hiệu lực : 01/01/2013 Trang : 3/3 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO KẾ HOẠCH - Trưởng các phòng ban dựa vào quỹ thưởng đã được duyệt tiến hành chia thưởng theo cơ cấu thưởng đã ban hành, theo mức độ hoàn thành kế hoạch mục tiêu của từng nhân viên và gửi về cho BGD và phòng HC-NS đồng thời công bố niêm yết công khai danh sách CB-CNV bộ phận mình được thưởng trong Thứ 6 tuần thứ 1. 10. Phát thưởng: (bước 10) - Trong ngày Thứ 3 của tuần thứ 2 phòng HC-NS, phòng Kế Toán sẽ tổ chức phát thưởng cho toàn thể CB-CNV. 11. Lưu theo dõi: (bước 11) - Phòng HC-NS tập hợp toàn bộ hồ sơ, nhập vào phần mềm khen thưởng kỷ luật cho toàn thể CB- CNV để lưu trữ và theo dõi. III. CÁC ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH: 1. Quy trình lập kế hoạch, báo cáo kế hoạch là một văn bản pháp quy của Cty nhằm mục đích xây dựng môi trường lao động công bằng, năng động, sáng tạo, khuyến khích tinh thần làm việc nổ lực thi đua lao động sản xuất của CBCNV toàn công ty. 2. Tất cả phòng ban, phân xưởng, CB-CNV phải thực hiện theo quy trình nếu ai không thực hiện sẽ cắt thưởng và lập biên bản vi phạm. 3. Trong quá trình vận hành áp dụng, để Quy trình này luôn phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của Cty qua từng giai đoạn phát triển, Quy Trình sẽ được sửa đổi bổ sung bằng văn bản theo ý kiến đóng góp của các đơn vị và toàn thể CBCNV. PHÊ DUYỆT XEM XÉT SOẠN THẢO ___/___/_____ ___/___/_____ ___/___/_____