Đang tải... (xem toàn văn)
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần CÔNG TÁC.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI : KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Mã phách:……………………………… Hà Nội – 2020 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu 2.2 Phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc tập lớn PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác Văn thư 1.2 Nội dung công tác Văn thư 1.3 Yêu cầu Công tác văn thư 18 PHẦN II VAI TRỊ Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 20 PHẦN III LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 22 3.1 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý UBND thành phố Hải Phòng 22 3.2 Một số giải pháp nâng cao vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý UBND thành phố Hải Phòng 24 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư-Lưu trữ công tác vô quan trọng hoạt động Quản lý Nhà nước nước ta Trong cơng tác Văn thư cơng tác đặc biệt quan trọng liên quan tới việc soạn thảo, kí ban hành văn bản, giúp lãnh đạo,cơ quan ,tổ chức thực hoạt động quản lý cách nhanh chóng, kịp thời, xác qua giúp cho lãnh đạo, quan, tổ chức có thực thi nhiệm vụ cách hợp pháp, quyền hạn, trách nhiệm giao Nhận thức tầm quan trọng vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quản lý Nhà nước nên em lựa chọn đề tài:" Khái quát nội dung công tác văn thư, chứng minh vai trò cong tác Văn thư hoạt động quản lý" làm đề tài cho tập lớn kết thúc học phần Công tác Văn thư, Lưu trữ Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Cơng tác Văn thư vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý 2.2 Phạm vi nghiên cứu Công tác Văn thư nhà nước quy định theo nghị định 30/2020/NĐ-CP Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài nhằm khái quát nội dung cơng tác Văn thư tìm hiểu vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quản lý 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu vai trị cơng tác Văn thư với hoạt động quản lý, khái quát nội dung công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp như: Phân tích tổng hợp lý thuyết, phương pháp quan sát, Cấu trúc tập lớn Cấu trúc tập lớn gồm phần Phần I KHÁI QUÁT NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Phần II VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Phần III LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác Văn thư Công tác Văn thư công tác đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý bao gồm nội dung : Soạn thảo, ký ban hành văn bản,quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý , sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác Văn thư Nội dung công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, kí ban hành văn bản;Quản lý văn bản; Lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan;Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Soạn thảo, kí ban hành văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định Soạn thảo, kí ban hành văn Điều 10, điều 11, điều 12, điều 13; Cụ thể: Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành 6 Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Quản lý văn - Quản lý văn Nghị định 30/2020/ NĐ-CP quy định việc Quản lý văn Điều 14, điều 16, điều 18, điều 19; Cụ thể: Điều 14 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 16 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc lập hồ sơ nộp lưu hồ, tài liệu vào Lưu trữ quan điều số 28, 29, 30 Cụ thể: Điều 28 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định Điều 29 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, 14 bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu 15 a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống - Nghị định 30/2020/NĐ- CP quy định việc Quản lý sử dụng dấu Thiết bị lưu khóa bí mật điều số 32, 33 Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên 16 c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử 17 1.3 Yêu cầu Cơng tác văn thư - Nhanh chóng Cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quan tổ chức chúnh cần phải đảm bảo u cầu nhanh chóng, xác Vì q trình giải công việc phụ thuộc nhiều khâu truyền đạt , xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quan lý giải văn nên việc việc sạon thảo văn nhanh chóng giúp cho việc xử lý cơng việc nhanh chóng, việc giải cơng việc bị châm trễ gây hậu nghiêm trọng ảnh hưởng đến quan, tổ chức Đối với văn thường việc soạn thảo văn phải nhanh chóng, yêu cầu, thời hạn.Văn soạn thảo ngày phải gửi ngày đó, chậm sáng hôm sau phải chuyển đến quan liên quan để giải văn Đối với văn khẩn, mật, nhận lúc phải trình đến lãnh đjao quan liên quan Văn khẩn kí lúc phải phát hành chuyển giao cho quan liên quan xử lý - Chính xác Vì hoạt động đảm bảo thơng tin văn bản, giải vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý nên địi hỏi xác công tác văn thư Bao gồm: Về mặt nội dung : Nội dung văn cần phải thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật chức nhiệm vụ quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dân chứng văn phải chuẩn xác, chứng rõ ràng Về mặt thể thức: Văn phải trình bày theo quy định Nhà nước 18 Bảo mật: Trong việc soạn thảo văn ( người soạn thảo ) trình văn , đến thuộc bí mật quan phải tuyệt đối bảo mật Tập trung: Yêu cầu văn đến quan phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, việc quản lý tập trung tiện cho việc quản lý, thống kê, tra cứu, bảo quản 19 PHẦN II VAI TRỊ Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Có thể thấy cơng tác văn thứ có ý nghĩa, vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý nhà nước Điều thể qua vai trị sau đây: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Đây vai trò quan trọng cơng tác văn thư thơng tin quản lý nhà nước quan trọng ảnh hưởng tới lợi ích quốc gia, dân tộc nên việc bảo mật thơng tin cần thiết Chỉ có bảo mật thơng tin quản lý cách xác kịp thời 20 Thứ năm, giữ gìn chứng hoạt động quan tổ chức Trong hoạt động quản lý , quan tổ chức giữ gìn tài liệu hoạt động chứng chân thực, cụ thể minh chứng cho trình làm việc quan Thứ sáu, tạo tiền đề thuận lợi cho công tác Lưu trữ Trong trình hoạt động quan tổ chức cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữu đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại nếy chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đầy đủ không đảm bảo gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu thường xuyên cho lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành hoạt động quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu 21 PHẦN III LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 3.1 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý UBND thành phố Hải Phòng Nhận thức rõ vai trị quan trọng cơng tác Văn thư hoạt động quản lý nên năm vừa qua UBND thành phố Hải Phòng tích cực nêu cao vai trị, phối hợp với sở, ban ngành thực tốt vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý nhà nước quan tổ chức Thứ công tác văn thư cung cấp đầy đủ thơng tin, liệu cách xác phục vụ hoạt động quản lý UBND Thành phố Nhiều nguồn thơng tin nhanh chóng cập nhật, báo cáo tới phận liên quan để giải giúp cho hoạt động quản lý UBND Thành phố kịp thời, nhanh chóng, xác khơng để xảy vấn đề chậm trễ gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhà nước Trong đợt bùng phát dịch bệnh Covid-19 công tác văn thư làm tốt vai trị cung cấp kịp thời số liệu số ca nhiễm, lịch trình di chuyển ca bệnh, thông tin tiêm chủng vaccin , giúp cho UBND Thành phố giải định kịp thời để thông báo tới toàn thể Nhân dân thành phố thực biện pháp phịng, chống dịch Covid-19 Những số liệu, thơng tin thực thơng tin q báu, kịp thời giúp cho hoạt động quản lý UBND thành phố nhanh chóng xác Ngồi cơng tác văn thư cung cấp số liệu , thơng tin kinh tế, văn hóa, xã hội giúp cho hoạt động quản lý UBND Thành phố ngày nâng cao Thứ hai, công tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng nhu cầu cá nhân, tổ 22 chức cịn giúp cho cán bộ, cơng chức, viên chức tự đúc rút kinh nghiệm trình giải công việc, Trong năm vừa qua nhờ làm tốt công tác văn thư mà cán bộ, công chức , viên chức UBND thành phố chủ động tiếp cận dược nguồn thông tin, số liệu xác giúp việc giải cơng việc cán bộ, cơng chức, viên chức hồn thành cách nhanh chóng, nhân dân khen ngợi đánh giá mức hài lịng cao xử lý cơng việc Ngồi cơng tác văn thư giúp cho cán công chức, viên chức tự kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm qua trình thực hoạt động quản lý trính sai sót sau góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quản lý Thứ ba công tác văn thư góp phần giữ gìn chứng phục vụ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt,thực thi quyền lực lãnh đạo , quan, tổ chức UBND thành phố Hải Phòng, đảm bảo việc thực thi quyền lực pháp luật, trách nhiệm, quyền hạn giao Ngồi cịn phục vụ cơng tác tra kiểm tra đơn vị chức tiến hành tra, kiểm tra việc ban hành định, văn quản lý UBND thành phố giúp cho hoạt động quản lý đảm bảo Thứ tư công tác văn thư giúp cho UBND thành phố bảo mật thông tin mật thành phố quốc gia đảm bảo tính bí mật hoạt động quản lý tránh để xảy việc lộ bí mật gây hậu nghiêm trọng công tác quản lý Nhưng kế hoạch UBND thành phố cần đảm bảo bí mật kế hoạch kiểm tra thị trường, kế hoạch tra, kiểm tra đột xuất, ông tác văn thư thành phố đảm bảo Thứ năm công tác văn thư phát triển với hình thành UBND thành phố cơng tác văn thư thành phố gìn giữ văn bản, 23 giấy tờ quan trọng UBND thành phố suốt trình hoạt động việc làm quan trọng cho thấy lịch sử phát triển, hình thành qua giai đoạn UBND thành phố, nguồn tài liệu q báu phục vụ cơng tác tìm hiểu cho nhân dân, cán , cơng chức, viên chức có nhu cầu Thứ sáu cơng tác văn thư góp phần tạo tiền đề quan trọng cho công tác lưu trữ UBND thành phố, nhờ có cơng tác văn thư mà hồ sơ tài liệu UBND thành phố bổ sung kịp thời hồ sơ lâu năm liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý UBND thành phố giúp cho phông lưu trữ thành phố Quốc gia thêm đầy đủ, chi tiết làm nguồn tư liệu quý báu cho hồ sơ lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nâng cao vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý UBND thành phố Hải Phòng - Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước văn UBND Thành phố như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND Quyết định 34/2012/QĐ-UBND - Tiếp tục thực Công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2020 – 2025) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng 24 - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập khu vực giới 25 KẾT LUẬN Có thể thấy cơng tác Văn thư công tác vô quan trọng hoạt động quản lý hoạt động quản lý nhà nước Để phát triển hành quốc gia thiết phải phát triển cơng tác văn thư có cơng tác văn thư giúp cho việc quản lý quan nhà nước kịp thời, nhanh chóng, xác tránh hậu không mong muốn quản lý Mỗi quan, đơn vị hành Nhà nước cần nêu cao vai trị cơng tác văn thư tới cán bộ, cơng chức, viên chức góp phần tạo nên hành cơng vụ nước ta vững mạnh để phục vụ Nhân dân tốt Là sinh viên ngồi ghế nhà trường học môn Công tác Văn thư Lưu trữ em tự nhận thấy thân phải cố gắng hết mình, tra dồi kiến thức công tác Văn thư Lưu trữ để góp phần nhỏ bé phát triển công tác văn thư- lưu trữ phục vụ công việc, phục vụ lợi ích Quốc gia, Nhân dân ngày tốt 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Văn thư-NXB Lao động - https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Ke-hoach04-KH-UBND-2021-trien-khai-cong-tac-van-thu-luu-tru-thanh-phoHai-Phong-471621.aspx - https://ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn/index.php/vi/news/quan-lynnvtlt/mot-so-giai-phap-nang-cao-chat-luong-cong-tac-van-thu-ocac-co-quan-to-chuc-trong-thoi-gian-toi-220.html 27 ... PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác Văn thư 1.2 Nội dung công tác Văn thư 1.3 Yêu cầu Công tác văn thư ... lưu khóa bí mật công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác Văn thư Nội dung công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, kí ban hành văn bản;Quản lý văn bản; Lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan;Quản... TÁC VĂN THƯ Phần II VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Phần III LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái