Đang tải... (xem toàn văn)
Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 giáo trình Quản trị dịch vụ ăn uống và nhà hàng sẽ trình bày các nội dung về: Quản lý hoạt động phục vụ tiệc, quản lý vệ sinh nhà hàng, quản lý an toàn nhà hàng, phục vụ đồ uống,... Hy vọng giáo trình này đáp ứng được nhu cầu học tập cho sinh viên có nhu cầu tìm hiểu bước đầu về công tác quản lỷ dịch vụ ăn uống trong nhà hàng, khách sạn. Mời các bạn cùng tham khảo!
Chương QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG PHỤC vụ TIỆC MUCTIẺU: Sau nghiên cứu chương 5, sinh viên có thể: • Nêu lợi ích hoạt động phục vụ tiệc • Liệt kê bước cần thực phục vụ tiệc • Hiểu nội dung cần có hợp đồng phục vụ tiệc • Liệt kê hình thức kê trí phịng khác cho phục vụ tiệc • Hiểu quy trình quản lỳ hoạt động phục vụ tiệc Tiệc loại kiện tổ chức mà người đến lúc, ăn bữa ăn Loại hình tiệc cung đa dạng từ tiệc cá nhân để thưởng thức đổ ăn chung vui t t i bữa tiệc mang tính nghi thức trang trọng, s ố lượng khách vài người vài nghìn người ' Ị Để qụản lý hoạt động phục vụ tiệc ngựòi quản lý cần hiểu rõ lợi ích việc phục vụ tiệc mang lại, điểm can lưu ý để “bán” tiệc, soạn thảo hợp đồng phục vụ tiệc, nhận yêu cầu đặt tiệc, lựa chọn loại hình phục vụ phù hợp, tổ chức phân công việc, thông báo công việc tới phận liên quan cuối giám sát công việc bữa tiệc diễn - 102- Khoa Du lịch - Viện Đại học MỞ Hà Nội Quẩn trị dịch vụ ăn uống nhà hàng I LỢI ÍCH CỦA PHỤC VỤ TIỆC: Đối với hầu hết sở kinh doanh phục vụ ăn uống bao gồm sở kinh doanh phục vụ ăn uống khách sạn, phục vụ tiệc mang lại nhiều lợi ích hoạt động phục vụ thơng thường khác phục vụ tiệc vừa mang lại nhiều lợi nhuận hoạt động phục vụ thông thường vừa mang lại hội quảng bá cho sở phục vụ Phục vụ tiệc mang lại nhiều lợi nhuận hơn: Tất bữa tiệc đặt trước lên lịch phục vụ trước số khách tới ăn thường lớn Vì lý chi phí mức độ lãng phí thường thấp Về mặt chi phí, phục vụ tiệc chi phí thực phẩm bảo quản thực phẩm thấp nhà hàng biết trước cần thực phẩm cần đến Do nhà hàng cần mua sơ' lượng cần vào thời điểm cần khơng phải lưu thực phẩm nhiều kho, rủi ro hỏng thực phẩm để lâu có ăn phải sơ chế trưâc khơng có gọi phải đổ bỏ Chi phí nhân cơng thấp phục vụ tiệc sỏ thường dùng nhân viên làm bán thời gian, sở biết xác cần phải có người phục vụ nên khơng xảy tình trạng xếp thừa người làm mức cần thiết gây lãng phí nhân cơng Mặt khác quy trình làm việc chặt chẽ khách ăn lúc khiến nhân viên làm việc với suất hiệu suất cao Về mặt lãng phí nguyên liệu, số lượng người đến ăn tiệc người đặt tiệc đảm bảo trước thơng thường nhà hàng nấu vừa đủ khơng gây lãng phí thực phẩm Nếu có lãng phí lượng khách đến so với bảo đảm người đặt tiệc phải chịu khoản lãng phí khơng phải nhà hàng Phục vụ tiệc hội quảng bá cho nhà hàng: Trong thời gian phục vụ tiệc nhà hàng có hội giới thiệu quảng bá sản phẩm dịch vụ cho số lượng khách - 103- Khoa Du lieh - Viên Đai học Mả Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uống vá nhà h lớn Khơng có thuyết phục khách nghiệm ăn dịch vụ tuyệt vời nhà hàng Điều q trọng việc sau khách kể với người khác nghiệm tuyệt vời Đây điều mà quảng cáo ị động marketing khác khó làm Hơn nhà hàng kh tiền cho hoạt động II BÁN DỊCH VỤ TIỆC VÀ NHẬN ĐẶT TIỆC: Bán dịch vụ tiệ c: Việc bán dịch vụ tiệc bao gồm việc tiếp thị dịch vụ cc vật chất cho bữa tiệc, buổi gặp gỡ, hội nghị, hội thảo tới tượng có nhu cầu cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, qi phủ ; tìm kiếm, tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ sở vật chất nhà hàng hay khách sạn Công \ phận thị trường hay trưởng phận phục vụ tiệc tri khách sạn, nhà hàng đảm trách Đôi hai người đ trách công việc Cho dù người đảm trách công việc bán c vụ tiệc khách hàng ý sử dụng dịch nhà hàng, khách sạn công việc trưởng phận phục vụ tiệc tiếp quản bắt tay vào hoạch định I tiệc hay kiện với người chủ tiệc Những người phụ trách hoạt động bán hay phục vụ tiệc p có kiến thức sâu loại đồ ăn, đổ uống nhiều ng tổ chức tiệc hay kiện cần tới tư vấn loại đồ trình tự ăn loại đổ uống kèm hình thức phục kiểu kê bàn ghế lên lịch trình Bên cạnh kiến thức thi nhĩ người cịn cần có kỹ nâng tổ chức, giao tiếp Việc tư vấn c khách hàng việc tổ chức tiệc hay kiện không đơn giản, để trợ giúp cho việc tư vấn cho khách hàng ngồi kỹ giao tiếp, truyền đạt th ì cần phải có cơng cụ trợ giúp c thực đơn trọn gói (set menu), sơ đồ mặt phòng t hay phong họp ghi rõ sức chứa phòng ứng với fh(Yr ' ê bàn k h o r t I ' J : r - | T | ' f t ' i j I I ' ! ! | ì ; ũ ê r :¿ 10 Khoa Du lịch - Viện Đại học Mả Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uổng nhà hàng chương trình tiệc trọn gói tiệc cưới hữu ích Sau khách đồng ý đặt tiệc nhà hàng trình sau bắt đầu Nhận đặt tiệc: Khi khách hàng liên lạc với nhà hàng, người nhận đặt tiệc cần ghi chép thông tin sau vào sổ đặt tiệc hệ thống máy tính khách sạn Các thơng tin cần ghi chép lại bao gồm: Tên khách hàng nhóm ✓ Số tham khảo tài liệu ✓ Tên người đại diện hay nhà tổ chức / Địa gửi hoá đơn số điện thoại ✓ Trên người xử lý yêu cầu đặt tiệc ✓ Ngày tiệc diễn ✓ Ngày nhận đặt tiệc ✓ Thời gian bắt đầu kết thúc ✓ Loại tiệc: tiệc thường, tiệc cocktail, tiệc cưối, tiệc tiếp đón ✓ Phòng tiệc hay phòng họp sử dụng ✓ Số lượng người ăn dự kiến ✓ Mức giá Để kiểm soát theo dõi hoạt động bán tiệc, đặt tiệc chuẩn bị phịng tiệc cần phải có hệ thống ghi chép theo dõi hoạt động Mỗi hệ thống cần phải thiết kế cho phù hợp với yêu cầu cụ thể nhà hàng hay khách sạn Tại vài nhà hàng yêu cầu đặt tiệc ghi chép bảng biểu thiết kế để theo dõi tình trạng phịng tiệc tới ngày năm Tại số nhà hàng khách sạn, người ta sử dụng sổ đặt tiệc 'để ghi chép theo dõi số liệu liên quan tới tiệc loại hội họp khách sạn Cần lưu ý trưởng phận người có thẩm quyền phép nhận ghi chép thông tin - 105 - Khoa Du Ijch - Viện Đại học Mà Hà Nội _ Quán trị dịch vụ án uống nhà hàng đặt tiệc Sau khách thống đặt tiệc việc soạn thảo họp đồng phục vụ tiệc để xác nhận yêu cầu đặt tiệc khách Một sơ' điểm yếu cần quan tâm soạn thảo hợp đồng: a Tiền đặt cọc: Số tiền đặt cọc tuỳ thuộc vào sách cụ thể nhà hàng hay khách sạn Thông thường nhà hàng yêu cầu khách đặt cọc trước từ 25 tới 50% tiền khách phải trả cho bữa tiệc Việc đặt cọc để đảm bảo khách đến đặt nhà hàng mua thực phẩm để chuẩn bị khách không đến huỷ tiệc tổn thất nhà hàng phải chịu lớn Thông thường tiền đặt cọc trao cho nhà hàng vào thời điểm ký kết hợp đồng phục vụ tiệc b Số lượng người đến dự: Số lượng người đến dự phải ghi rõ ràng hợp đồng Nhà hàng cần số lượng người dự tiệc xác để lên kế hoạch mua thực phẩm, bơ' trí nhân công trang thiết bị cho phù hợp Vào thời điểm đặt tiệc người tổ chức hay chủ tiệc chưa chắn số lượng Vì vậy, nhà hàng cho phép khách chốt sơ' lượng người tới dự 72 trước bữa tiệc diễn sau nhận phản hồi từ người mời hay tính tốn chi tiết cụ thể số lượng người mời tới Khi chốt số lượng người tổ chức tiệc phải trả tiền cho số lượng chốt cho dù sổ khách thực đến không nhiều số đảm bảo Đương nhiên số khách thực tới nhiều số tiến tính theo số khách thực tới số khách chốt Tuy nhiên khơng phải nhà hàng có đủ khả phục vụ hết số khách tới thêm hạn chế diện tích phịng ân, số nhân viên gọi tới làm, lượng thực phẩm có sẵn Do hạp đồng thường quy định rõ số người đếr thêm tối đa mà nhà hàng chấp nhận phục vụ s ố lượng tính toán dưa sức chứa nha hàng với số lượng 106 - Khoa Du lịch - Viện Đại học Mỏ Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uống nhà hàng người đến ăn chốt, độ khó chế biến phục vụ ăn lựa chọn c Thực đơn thức ăn đồ uống: Thực đơn chuẩn xác thức ăn đồ uống phải ghi rõ hợp đồng với mức giá hai bên thoả thuận với Nếu khách có nhu cầu tổ chức quầy bar phịng tiệc để phục vụ đồ uống cho thực khách cần nêu rõ loại quầy bar (khách tự trả hay chủ trả tiền cho đồ uống khách) Điều khoản cần làm rõ khách có mang đổ ăn hay đồ uống từ bên vào khơng? Nếu mang phải chịu loại hạn chế phải trả mức phí Thơng thường khách khơng phép mang đồ ăn bên ngồi vào nhà hàng ngoại trừ số loại đặc biét bánh cưới số loại đổ uống có cồn đặc biệt mà nhà hàng khơng cung cấp Có hai lý u cầu nhà hàng muốn bảo vệ doanh thu hạn chế trường hợp ngộ độc thực phẩm khơng kiểm sốt chất lượng đổ ăn đồ uống mang từ bên vào Trong trường hợp khách mang đồ uống vào nhà hàng tính phí phục vụ cịn gạ phí mở nút chai d Phi thuê phòng tiệc: Nếu khách phải trả phí th phịng tiệc khoản phí cần phải nêu rõ hợp đồng Thông thường nhà hàng tính phí nèy trường hợp khách có nhu cẩu sử dụng phòng đặc biệt, hcặc phòng khách cần sử dụng có diện tích lốn nhiều so vối sơ lượng khách dự tiệc (ví dụ khách u cầu dùng phịng có súc chứa 90 khách cho bữa tiệc có 50 khách) Trong triủn g hợp khoản phí thu thêm dùng để bù vào chi phí điện, máy điều hồ, chi phí khác có liên qian đặc biệt chi phí hội phịng dùng phục vụ nhóm khách khác có số lượng lớn thu đụ)c nhiều tiền Luôn nhớ ghi rõ tất khoản phải thu khách vào hợp đồng để tránh tranh chấp toán S3J - 10 - Khoa Du lich • Viên Đai học MỊ Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uống nhà híng e Điều khoản huỷ tiệc: Điều khoản nêu rõ trường hợp khách huỷ tiệc mà trả khoản tiền phạt mức phạt ứng vối thời điểm huỷ bỏ tiệc g Phi phải trả đến muộn: Điều khoản ghi rõ số tiền người chủ tiệc phải trả khách tới dự muộn khiến cho bữa tiệc bắt đầu muộn so với dự kiến Việc áp dụng điều khoản cách mà nhà hàng kiếm thêm tiền hay gây khó dễ cho khách mà muốn đảm bảo khách nghiêm túc mặt thời gian Nếu khách tới muộn, chất lượng đồ ăn giảm làm cho chất lượng trải nghiệm khách nhà hàng giảm theo gây uy tín cho nhà hàng Mặt khác khách tới muộn bữa tiệc có xu hướng kết thúc muộn gây phát sinh chi phí vận hành phịng tiệc (điện, điều hồ, nhân công ) đồng thời ảnh hưởng tới việc làm vệ sinh chuẩn bị phòng cho kiện (nếu có) h Đổ vỡ thiệt hại phòng tiệc: Điều khoản cần ghi rõ xảy đổ vỡ, hư hại đổ dùng thiết bị phịng tiệc lỗi phía khách mức chi phí khách phải trả cách tính mức chi phí / Giá tiền phương thức toán: Trong hợp phải nêu rõ mức giá cho dịch vụ mà nhà hàng cung cấp Mức giá phải nêu rõ xem có tính thêm khcần th' hay khơng cách tính Trong hợp đồng cần phải nêu rõ việc toán đuợc thực vào thời gian Thông thường tất khoản tiền toán vào ngày tổ chức bữa tiệc hay sư kiện - 108- Khoa Du lịch • Viện Đại học Mở Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uóng nhà hàng Mau thoả thuận phục vụ tiệc rút gọn tiếng Anh Banquet agreement Event: Date: Agreement By and between: and the The parties agree as follows: The function shall be held at the above name hotel in the place and’ on the date and at the time described below: Place: D a te : Day of Time: week: Function name, as it will appear on the bulletin: Sponsor: Contact: Telephone Address: Esbmated to attend: Guaranteed: Charges Cover: R ental: Deposit: Sponsor Catering Manager - 109- khoa Du lịch - Viện Đại học Mỏ Hả Nội Quàn trị dịch vụ ăn uống nhà hàng III PHỤC VỤ TIỆC: Chuẩn bị cho hoạt động phục vụ: a Lựa chọn hình thức phục vụ tiệc: Có nhiều kiện gắn vối việc phục vụ đồ ăn khác mà khách sạn tổ chức cho khách như: ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, đổ ãn nhẹ họp, tiệc cocktail Nhà hàng cần vào số lượng khách, loại thức ăn, sức chứa phịng ăn, sơ' lượng nhân viên, kỹ nhân viên, tính chất bữa tiệc mà định hay tư vấn cho khách vế loại hình phục vụ nên áp dụng cho bữa tiệc Các loại hình phục vụ thường áp dụng phục vụ tiệc phục vụ theo kiểu buffet, theo đĩa theo kiểu Nga Phục vụ theo kiểu buffet dễ làm cần nhân viên hơn, phục vụ đơng khách lại vẻ trang trọng “chăm sóc" tới khách hàng Phục vụ theo kiểu Nga trang trọng tốc độ lại chậm khó áp dụng với bữa tiệc có số lượng khách đơng Phục vụ theo đĩa không trang trọng phục vụ kiểu Nga lại hiệu mà có “chăm sóc” tới khách hàng Chi tiết loại hình phục vụ trình bày kỹ chương b Phục vụ đố uống tiệc: Trong số trường hợp đổ uống bày sẵn bàn khách tự phục vụ lấy Cách làm thuận tiện cho người tổ chức hay chủ tiệc hạn chế nhiều tới tự lựa chọn khách thông thường đồ uống bày sẵn hạn chế chủng loại (thường có từ tới loại) lẫn số lượng loại Để tăng mức độ phục vụ tự lựa chọn khách nhà hàng tổ chức phục vụ đồ uống phịng tiệc Dưới số hình thức tổ chức phục vụ đồ uống phòng tiệc: Quầy Bar mở (Host or Open bar): Với hình thức quầy bar thiết lập phòng tiệc (có thể hẳn hay gần cửa vào) Khách quầy lựa chọn 110- Khoa Du lịch ■ Viện Đại học Mổ Hả Nội Quán ị dịch vụ ản uổng n hà hàng đồ Uống nhân viên bê khay đồ uống bàn để khách chọn lựa Người chủ tiệc trả tiền cho tất loại đồ uống tiêu thụ Việc tiến hành thông qua kiểm kê số đồ uống mang vào số lượng lại sau bữa tiệc kết thúc Quẩy Bar trả tiền mặt (Cash or No-host bar): Việc tổ chức quầy bar giống Với loại hình bên cạnh việc phục vụ phải làm thêm việc tính tiền nhà hàng thường bố trí nhân viên thu ngân làm cơng tác thu tiền để bartender rảnh tay phục vụ bán hàng Khi có thu ngân việc quản lý tiến hành thông qua so sánh lượng đồ uống tiêu thụ với lượng tiền nhân viên thu ngân thu Quầy bar phục vụ theo phiếu (coupon sale bar): Hình thức phục vụ đồ uống trở nên phổ biến kết hợp hình thức phục vụ đồ uống theo kiểu bar mở bar trả tiền mặt Với hình thức người chủ tiệc phát cho khách tới dự tiệc số phiếu định để quy đổi đồ uống Sau khách dùng hết phiếu khách phải trả muạ đồ uống muốn uống tiếp Loại hình giúp cho ngưịi tổ chức kiện tính trưốc chi phí đồ uống c Liên lạc nhân viên phận - Phiếu yêu cầu công việc: Mỗi bữa tiệc hay kiện tổ chức khách sạn hay nhà hàng đểu cần có phiếu yêu cầu công việc Đây công cụ truyền thông liên lạc nhân viên hay phận có liên quan hoạt động phục vụ tiệc, phiếu gồm nội dung số lượng khách, yêu cầu kê bàn, thực đơn, âm thanh, ânh sáng, trang trí Dựa phiếu phận có liên quan biết phải làm phải hồn thiện vào thới gian Thông thường giám đốc phụ trách phục vụ tiệc soạn thảo phiếu yêu cầu gửi tới phận có Nên quan Thường phiếu soạn thảo từ 14 ngày trước bữa tiệc bắt đầu để phận có liên quan có thời gian lên kế hoạch chuẩn bị Có thể nói phiếu hợp đồng rút gọn không ghi giá - 111 - Khoa Du lịch Viện Đại học MÒ Hả Hội Quản t'7 dịch vụ ân Lỉống nhà hàns I NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG: Ngân sách hoạt động kế hoạch cho biết dự tính doanh thu đạt được, chi phí phải bỏ để đạt doanh thu đảm bảo yêu cầu lợi nhuận nhà hàng Trong nhà hàng, ngân sách hoạt động thường xây dựng cho năm Ngân sách hoạt động cho năm sở để phân bổ xây dựng kế hoạch kinh doanh cho tháng năm Các kế hoạch tháng dùng làm tiêu chuẩn co sở để người quản lý đánh giá kết tài nhà hàng Ngân sách hoạt động cho phép người quản lý thực hai công việc quan trọng công tác quản lý là: hoạch định kiểm sốt Trong q trình lập ngân sách, người quản lý cần phải cân nhắc hai mặt, mặt mục tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận mặt thứ hai chất lượng Các mục tiêu đặt phải thực tê' không ảnh hưởng tới chất lượng Nếu mục tiêu đặt cao khiến nhân viên cảm thấy thất vọng công sức bỏ nhiều không đạt mục tiêu phải hy sinh chất lượng để đạt mục tiêu Ví dụ mục tiêu đặt trì phần trăm chi phí thực phẩm ỏ mức 38% thực tế nhà hàng mức phần trăm chi phí thực phẩm bình qn ln 45% mục tiêu xem không thực tế Để đạt mục tiêu cần phải tăng giá bán giảm định lượng suất ăn mua nguyên liệu chất lưọng thấp để giảm bớt chi phí thực phẩm Tuy nhiên tất cách làm làm giảm chất lượng ăn giá trị cảm nhận khách hàng Những đối tượng liên quan tới việc xây dựng ngân sách cách tiếp cận vấn đề xây dựng ngân sách loại nhà hàng khác khác Tại nhà hàng độc lập thông thường người quản lý hay người chủ nhà hàng lên ngân sách cho nhà hàng Cịn sở kinh doanh lớn nhiều đối tượng khác phải tham gia vào trình hoạch định ngân - 203 - Khoa Du lịch - Viện Đại học Mồ Hà Nội Quản trị dịch vụ ăn uống nhà hàng sách giám sát viên, trưởng phận phải lên dự trù ngân sách cho phận hay khu vực sau giám đốc cấp cao tập hợp lại thành ngân sách hoạt động chung cho nhà hàng II QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG NGÂN SÁCH: Trong việc xây dựng ngân sách có ba bước Các bước dự kiến doanh thu, xác định mức lợi nhuận dự trù chi phí Các bước thực cho tháng năm tập hợp lại thành ngân sách hoạt động cho năm kê' chiều ngược lại từ ngân sách chung cho năm phân bổ cho tháng Dự kiến doanh thu: Bước trình lập ngân sách dự kiến mức doanh thu có năm tới Để làm tốt việc dự kiến hay dự báo cần phải xem xét: a Số liệu bán hàng kỳ trước: Một yếu tố quan trọng hữu ích cho việc dự báo doanh thu cho năm xem xét số liệu bán hàng kỳ trước để xác định xu hướng tăng trưởng hay biến động doanh thu Ví dụ sau xem xét phân tích sơ' liệu bán hàng kỳ trước người quản lý thấy vòng năm vừa qua doanh thu tăng đặt mức 8% /năm người quản lý cho xu hướng lặp lại năm tới dự báo doanh thu năm tới tăng 8% so với năm b Môi trường kinh doanh: Bên cạnh việc nghiên cứu phân tích số liệu kỳ trước người quản lý phải xem xét yếu tố môi trường kinh doanh đối thủ cạnh tranh, phát triển hay suy giảm ngành du lịch, điều kiện kinh tế Đa phần yếu tố môi trường kinh doanh yếu tố nằm ngồi tầm kiểm sốt người quản lý - 204- Khoa Du lịch ■ Viện Đại học Mổ Hà Nội Ctaẻn Ù Ï dịch vụ ăíi u ố n g vè nhà hàng Bên cạnh chiến dịch quảng bá, hoạt động sửa chữa hoạt động khác mà nhà hàng dự kiến tổ chức vào năm tới ảnh hưởng tới mức doanh thu cho kỳ tới Ví dụ số liệu kỳ trước cho thấy doanh thu năm tăng 8% năm tới nhà hàng lên kế hoạch cho chương trình quảng bá khuyến lớn thời có nhiều kiện du lịch tổ chức năm tới người quản lý lạc quan dự báo mức tăng trưởng cho năm tới cao 8% Ngược lại, năm tới nhà hàng tiến hành sửa chữa cải tạo nhà hàng phải đóng cửa thời gian mức doanh thu dự báo khơng thể tăng mức 8% Xác định mức lợi nhuận mong muốn: Có hai cách để xác định mức lợi nhuận ngân sách: - Cách một: coi lợi nhuận phần lại sau lấy doanh thu trừ chi phí - Cách hai: coi lợi nhuận khoản “chi phí” Cách truyền thống việc xác định lợi nhuận lấy doanh thu trừ chi phí cơng thức dưối đây: Lợi nhuận = Doanh thu - Các khoản chi phí Đây cách mang tính bị động người quản lý phải trông chờ vào kết phép trừ để biết có lợi nhuận mức lợi nhuận thu lại không ý muốn Với cách làm thứ hai người quản lý coi lợi nhuận khoản “chi phí cố định" Lúc người quản lý khơng chờ xem lợi nhuận mà định trước cần có lợi nhuận từ lấy doanh thu trừ chi phí để biết Khoản chi phí năm tới để đạt mức lợi nhuận đề Doanh thu - Lợi nhuận mong muốn = Chi phí hoạt động phép chi Cách tiếp cận giúp người quản lý chủ động vấn đề chi phí đồng thời tính đến kỳ vọng nhà đầu tư, chủ sở hữu, người đổ tiền vào nhà hàng -205 - Khoa Du lịch - Viện Đại học M¿ Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uống nhà hàng Dự trử chi phí: Khi xác định doanh thu mức lợi nhuận mong muốn hồn tồn dự trù chi phí hoạt động cho nhà hàng Các khoản chi phí bao gồm: chi phí nhân cơng, chi phí bán ăn, chi phí điện nước, khấu hao Các khoản chi phí phân thành loại chi phí cố định, biến đổi hỗn hợp chi phí hỗn hợp khoản chi phí có thuộc tính chi phí biến đổi lẫn chi phí cố định Ví dụ tiền điện thoại coi khoản chi phí hỗn hợp hàng tháng nhà hàng phải đóng tiền th bao tháng (chi phí cố định) chi phí cho gọi (chi phí biến đổi) Dưới hai cách dự trù chi phí hoạt động nhà hàng phổ biến a Phương pháp tính theo phần trăm tăng trưởng chi phí: Phương pháp dựa xu hướng tăng (hoặc giảm) chi phí qua năm để xác định mức chi phí cho năm Ví dụ chi phí thực phẩm năm $135,000 dự kiến năm kê' tiếp mức gia tăng chi phí 12%, chi phí thực phẩm (TP) năm tới là: ♦ Mức chi phí TP gia tăng dự kiến = Chi phí TP năm X % gia tăng = $135,000 X 12% = 16,200 ♦ Chi phí TP năm tới = Chi phí TP năm + Mức chi phí TP gia tăng dự kiến = $135,000 + $16,200 = $151,200 b Phương pháp tính theo phần trăm doanh thu: Phương pháp dựa mức phần trăm loại chi phí so với doanh thu Phương pháp dựa giả định mức phần trăm loại chi phí so với doanh thu khơng thay đổi kỳ Ví dụ, phần trăm chi phí đồ uống 24%, xây dựng ngân sách cho kỳ mức phần trăm chi phí đồ uống giữ nguyên 24% Với số liệu khoản chi phí cho đổ uống tính cách lấy doanh thu dư kiến cho năm tởi nhân với 24% - 206 - Khoa Du lích - Viên Đại hoe v Hà NƠI Qưài'i L ị dịch vu &ĩi uổng iih hàng Khi bước hồn tất người quản lý có tay ngân sách hoạt động Bản ngân sách dự báo năm nhà hàng đạt hay phải đạt doanh thu, lợi nhuận, chi phí Tuy nhiên công dụng ngân sách không dừng lại Trong năm hoạt động kê' tiếp ngân sách tiếp tục sử dụng công cụ đánh giá kiểm sốt Việc sử dụng ngân sách làm cơng cụ kiểm sốt bao gồm xác định phân tích sai biệt lớn số liệu dự kiến kết thực tế đạt Nếu sai biệt lớn mức cho phép người quản lý phải tiếp tục điều tra để xác định nguyên nhân gây sai biệt để từ đưa giải pháp hành động để điều chỉnh hoạt động thời điểm cho kết tài chinh cuối kỳ đạt dự kiến Để ngân sách trở thành cơng cụ kiểm sốt hiệu người quản lý cần có báo cáo kết hoạt động thời hạn để kịp tiến hành phân tích đưa định Để tạo thuận lợi cho ngưòi quản lý việc đọc phân tích số liệu báo cáo hoạt động nên đưa thông tin liên quan tới hoạt động nhà hàng số có liên quan tới mảng trách nhiệm mà người quản lý phụ trách Hầu hết báo cáo có phần so sánh kết thực tế kết dự kiến hiển thị dạng số tiền tỷ lệ phần trăm III PHÂN TÍCH ĐIỂM HỒ VỐN: Cơng dụng việc phân tích Chi phí-Doanh thu-Lợi nhuận: Phân tích Chi phí-Doanh thu-Lợi nhuận (Cost-Volume-Profit (CVP) analysis) cơng cụ sử dụng để xác định xem với mức lợi nhuận cần có phải đạt doanh thu Việc phân tích cịn giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi sau: •? Để đạt mức lợi nhuận dự kiến ngân sách nhà hàng cần phải phục vụ khách? -2 - Khoa Du lịch - Viện Đại học Mồ Hà Nộĩ Quàn trị dịch vụ ân uống nhà hang Ỹ Khi CÓ Sự gia tăng chi phí biến đổi hay chi phí cố định nhà hàng cần phải phục vụ thêm khách để trì mức lợi nhuận cũ? Ỹ Nếu nhà hàng mở cửa thêm có thêm lợi nhuận? Ỹ Liệu nhà hàng có nên tiếp tục mở cửa thời điểm vắng khách hay khơng? Cũng cơng thức tốn học khác, CVP dựa số giả định sau: Chi phí cố định khơng thay đổi kỳ tính tốn SI Chi phí biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với doanh thu kỳ nghiên cứu s Doanh thu biến đổi theo tỷ lệ vối doanh số a Các loại chi phí phân chia thành chi phí cố định chi phí biến đổi Ki Chỉ có yếu tố lượng hóa đưa vào tính tốn Cơng thức CVP Công thức CVP thể mối tương quan doanh thu, chi phí lợi nhuận điểm hòa vốn sau: I Lãi ròng = Tổng doanh thu - Tổng chi phí biến đổi - Tổng chi phí cố định Trong đó: II Tổng doanh thu - GCA X G Tổng chi phí biến đổi = VCG X G Với: G = Tổng số khách GCA = Mức chi tiêu bình quân khách VCG = Mức chi phí biến đổi bình qn trẽn khách -208- Khoa Du lịch “ Viện Đại học Mo Hà Hội Quẩn trị dịch vụ ẽn liẠng vè nhà hàng Tại điểm hịa vốn lãi rịng (tuy nhiên cơng thức áp dụng để tính tốn có mức lợi nhuận mong muốn đó) cơng thức diễn tả sau: Tổng doanh thu = Tổng chi phí biến đổi + Tổng chi phí cố định G C A x G = V C G x G + Tổng chi phí cố định -> Tổng chi phí cố định = GCA X G - VCG X G =G X (GCA - VCG) Khi biến đổi công thức CVP thu công thức sau để giải tình khác v ấ n đề cần Công thứ c sử dụng giải Số khách cần phục vụ đẻ hịa vốn Tổng chi phí cố định Số khách cần phục vụ để đạt lợi nhuận mong muốn Tổng chi phí cố định + Lợi nhuận mong muốn Số khách cần để bù đắp chi phí cố định phát sinh Chi phí cố định phát sinh Số khách cần để bù đắp chi phl biến đỗi phát sinh Tổng chi phí cố định + Lợi nhuận mong muốn Số khách cần thởi gian hoạt động kèo dài để có đuvc mức lợi nhuận gia tăng muốn có G C A - VCG G C A - VCG G C A - VCG G CA - VCG cũ - VCG phát sinh Tổng chi phí cố định phát sinh + Lợi nhuận gia tăng muốn có G C A - VCG Ví dụ: Các thơng tin lấy từ ngân sách nhà hàng, s ố lựợng khách dự kiến phục vụ 160,000 -2 - Khoa Du lịch - Viện Đại học Má Hà Nội Tổng doanh thu: Quán irị dịch vụ ăn uống nhà hảncị $1,200,000 Tổng chi phí cố định: $120,000 Tổng chi phí biến đổi: $720,000 Tổng chi phí: $840,000 Lãi rịng trước thuế: $360,000 Câu hỏi: a Tính số lượng khách nhà hàng cần phục vụ để hịa vốn b Nếu nhà hàng đóng cửa tháng để sửa chữa dự kiến số lượng khách phục vụ lúc 30,000 cho biết nhà hàng bị lỗ tiền c Nếu chi phí sửa chữa phân bổ cho năm $4,600, nhà hàng cần phải phục vụ khách hịa vốn? d Để đón 160 000 lượt khách, nhà hàng cần phải có chỗ biết nhà hàng dự kiến mở cửa 320 ngày/năm Nhà hàng phục vụ hai bữa trưa (chiếm 40% lượng khách) tối (chiếm 60% lượng khách) Mức độ quay vòng chỗ dự kiến 1.5 Đáp án: Dựa thơng tin từ ngân sách, có kết sau: GCA = Tổng doanh thu _ $1,200,000 _ Tổng số khách " < ỊỊy 160,000 VCG = Tổng chi phí biến đổi _ $720,000 _ (£4 Tổng số khách a Tổng số khách cần phục vụ để hịa vốn = 160,000 Tổng chi phí cơ' định GCA - VCG $ 120,000 $7.50 - $4.5 -210- = 40,000khách 'Ahoũ Du lieh ■Vián Đại họe Mỗ Hà Mội Quản ¡rị (Ịh Ịi vỵ_á n nống vè nhà hàng b SỐ tiền bị lỗ = Tổng doanh thu - Tổng chi phí biến đổi - Tổng chi phí cố định = (30,000 X $ ) - (3 ,0 0 X $ ) - $ ,0 0 = - $ ,0 0 c Số khách cần để bù đắp = Chi phí cơ' định phát sinh chi phí cố định phát sinh GCA - VCG = $y ° ° = 1,600 $ -$ d Để đón 160 000 lượt khách năm số lượng khách bình quân nhà hàng cẩn đón ngày là: 160000 : 320 = 500 khách Số lượng khách bình quân tới vào bữa tối là: 500 X 60% = 300 khách (Chúng ta tính theo bữa tối bữa tối chiếm số lượng khách đơng ngày) Để đón 300 khách số chỗ nhà hàng cần có là: 300: 1.5 = 200 chỗ BÀI TẬP: Bài tập 1: Giám đốc nhà hàng Harbor Side xây dựng ngân sách hoạt động nhà hàng cho năm kê' tiếp với thông tin dự báo cho năm sau: Khoán muc Năm M ức tăng Doanh thu từ bán đồ ăn $973,000 4% Doanh thu từ bán đồ uống $112,500 2% Chi phí thực phẩm 36% 1% Chi phí đồ uống 23% -1% Chi phí nhân cơng (đã gồm phúc lợi) $298,000 Chi phi cố định -2% 16% Khơng đổi $70,000 Khơng đổi Các chi phí hoạt động khác -211 - Năm tới Khoa Du lịch - Viện Đại học Mẻ Hà Nội Quàn trị dịch vụ ăn uống nhà hàng a Hãy cho biết năm tới nhà hàng có lãi hay bị lỗ? b Xây dựng ngân sách hoạt động cho nhà hàng, rõ mức lãi/lỗ theo mẫu sau (điền kết vào phần có gạch dưới) NGÂN SÁCH HOẠT Đ Ộ N G CỦA N H À HÀNG HABOR SIDE - NĂM 20XX Doanh thu Doanh thu từ bán đồ ăn _ Doanh thu từ bán đò uống _ Tồng doanh thu Chi phi Chi phí thực phẩm Chi phí đồ uống Chi phl nhân công Các khoản phl hoạt động khác Các khoản chi phí cố định _ Tổng chi phí Lọ-i nhuận ròng tru>ớc th uế/Lỗ _ Bài tập 2: Một giám đốc đệ trình ngân sách cho chủ nhà hàng với số liệu sau: Doanh thu từ bán đồ ăn: $975,000 Doanh thu từ bán đồ uống: $135,000 Chi phí thực phẩm 31% doanh thu thực phẩm Chi phí đồ uống 22% doanh thu đồ uống Chi phí nhân cơng 34% tổng doanh thu Các khoản phúc lợi cho nhân viên 18% chi phí nhân cơng Các chi phí hoạt động khác 4% tổng doanh thu Tất chi phí cố định: 8% tổng doanh thu a Lơi nhuận ròng trước thuế bao nhiêu', -212- Khoa Du lịch Viện Đại học Mỗ Hà Nội Quản trị dịch vụ ển uống nhà hàng b Chủ nhà hàng không tán thành với ngân sách lập Sau thảo luận với giám đốc hai bên trí với ý tưởng mục tiêu sau: Tiến hành hoạt động marketing để thu hút khách tới ăn để thu hút thêm 12000 lượt khách (Chi tiêu đồ ăn bình quân khách= $22.50) Tăng doanh thu đồ uống thêm 8% so với dự kiến ban đầu Giảm phần trăm chi phí thực phẩm xuống cịn 30% Giảm phần trăm chi phí đổ uống xuống cịn 20% Giảm chi phi phí nhân cơng xuống cịn 32% Giảm khoản chi phí hoạt động xuống 12% tổng doanh thu Ghi chú: chi phí cơ' định tinh theo số tiến không thay đổi so với ngân sách dự kiến ban đầu c Hãy tính tốn số liệu ghi số liệu vào bảng sau (điền kết vào phần có gạch dưới): Doanh thu Doanh thu từ bán đồ ăn Doanh thu từ bán đồ uống Tổng doanh thu Chi phí Chi phl thực phẩm Chi phí đồ uống Chi phí nhân cơng Các khoản phúc lợi cho nhân viên Các khoản phí hoạt động khác Các khoản chi phí cố định Tổng chi phí Lợ i n h u ậ n rò n g tr c th u ế -213- Khoa Du lịch Viện Đại học Mẻ Hà Nội Quản trị dịch vụ ăn uống n hà hàng Bài tập 3: Dưới ngân sách hoạt động nhà hàng Blue Rock Cafe: Doanh thu: $1,500,000 Tổng chi phí cố định: $240,000 Tổng chi phí biến đổi: $900,000 $1,140,000 Tổng chi phí: $360,000 Lãi rịng trước thuế: Dự kiến nhà hàng phục vụ 150,000 lượt khách a Mức chi tiêu trung bình khách bao nhiêu? b Mức chi phí biến đổi trung bình khách bao nhiêu? c Nhà hàng cần phải phục vụ khách hịa vốn? d Nếu chủ nhà hàng cần đạt khoản lợi nhuận trước thuế $400,000 nhà hàng cần phải phục vụ khách? e Nếu nhà hàng đóng cửa hai tháng để sửa chữa 20,000 lượt khách nhà có lãi khơng chịu lỗ cụ thể bao nhiêu? f Nếu chi phí sửa chữa phân bổ cho năm $20,500 cho biết khoản lãi/lỗ mà nhà hàng phải chịu? g Nếu năm tới vấn đề lạm phát chi phí biến đổi tăng thêm 14% nhà hàng cần phải phục vụ khách đảm bảo mức lợi nhuận đặt từ đầu (biết nhà hàng phải chịu khoản chi phí cố định phát sinh $7,500 tiến hành sửa chữa)? h Nếu nhà hàng đón nhiều 150,000 lượt khách nức chi tiêu bình quân khách phải đạt để có ìhể trì mức lợi nhuận cũ (với điều kiện ỏ phần g)? i Để đón 150,000 lượt khách/năm, nhà hàng cần phải có :ối thiểu chỗ? Biết nhà hàng mở cửa 360 ngày/năm 'giả sử khơng đóng cửa để sửa chữa), 40% khách tới vào bữa trưa 30% khách tới vào bữa tối, tốc độ quay vòng chỗ 1.5, nhà hàng (hông mở cửa phục vụ bữa sáng -214- TÀI L IỆU THAM KHẢO Vu An D an, F O O D & BEVERAGE SERVICE M ANAGEM ENT, Hanoi Open U niversity, 2007 Anthony M Rey, Ferdinand W ieland, M AN AG IN G SERVICE in F O O D A N D BEVERAGE OPERATIONS Educational Institute o f the A m erican Hotel and M otel A ssociation, 2000 Jack D Ninemeier, Ph.D., CHA, FOOD & BEVERAGE OPERATIONS M ANAGEM ENT (2nd Edition), EDUCATIONAL INSTITUTE American Hotel and M otel A ssociation, 1995 Jack D Ninemeier, Ph.D., CHA, PLANNING A N D CONTROL FOR F O O D A N D BEVERAGE OPERATIONS (5,h Edition), EDUCATIONAL INSTITUTE American H otel and Lodging A ssociation, 2001 John A Drysdale & Kerr Paula, PROFITABLE M E N U PLA N N IN G , Parentice hall Canada Inc, 2000 Lendal H Kotschevar/Mary L Tanke M AN AG IN G BAR and BEVERAGE OPERATIONS, Educational Institute o f the Am erican Hotel and M otel A ssociation, 1990 SERVICE M AN AG EM ENT, Department o f Hospitality M anagement, the H ong K ong Polytechnic, 1992 -215- NHÀ XUẤT BẢN THANH NIÊN 62 Bà Triệu - Hà N ội ĐT: (84.04) 62631721 Fax: 04.39436024 E-mail: nxbthanhnien@ vnn.vn Chi nhánh: 270 N guyễn Đình Chiểu - Quận ni - TP H ổ Chí M inh ĐT: (08) 39303262 Quản trị dịch vụ ăn uống nhà hàng Ths V Ũ A N D Â N Chịu trách nhiệm xuất bản: M AI THỜI CHÍNH Chịu trách nhiệm nội dung: T H lỀ U H O A Biên tập: HỘI Đ N G BIÊN TẬP Bìa: N G Ơ X U Â N KHƠI Kỹ thuật vi tính: KIM D U N G Sửa in th : P H A N TH Ắ NG In 1.000 cuốn, khổ 17 X 24 cm, in Công ty cỗ phần in Trần Hưng Giấy đăng ký KHXB số: 390 - 2009/CXB/103 - 18/TN In xong nộp lưu chiểu tháng 12 năm 2009 ... lịch - Viện Đại học MỞ Hà Nội Quẩn trị dịch vụ ăn uống nhà hàng I LỢI ÍCH CỦA PHỤC VỤ TIỆC: Đối với hầu hết sở kinh doanh phục vụ ăn uống bao gồm sở kinh doanh phục vụ ăn uống khách sạn, phục vụ. .. phải nhà hàng Phục vụ tiệc hội quảng bá cho nhà hàng: Trong thời gian phục vụ tiệc nhà hàng có hội giới thiệu quảng bá sản phẩm dịch vụ cho số lượng khách - 10 3- Khoa Du lieh - Viên Đai học Mả Hà. .. nhận phục vụ s ố lượng tính tốn dưa sức chứa nha hàng với số lượng 106 - Khoa Du lịch - Viện Đại học Mỏ Hà Nội Quán trị dịch vụ ăn uống nhà hàng người đến ăn chốt, độ khó chế biến phục vụ ăn lựa