Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng môn giao tiếp kinh doanh của Ths. Nguyễn Văn Chương
Đại học Kinh tế TP. HCM Chào mỪng các hỌc viên tham gia LỚP HỌC “Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ” 1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS NỘI DUNG Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ 4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn phác thảo Giai đoạn biên soạn Tránh trở ngại khi viết 5Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 1-Giai đoạn chuẩn bị 1. Tập trung vào nhiệm vụ 2. Thu thập thông tin: các phương pháp để thu thập thông tin: Phương pháp trực giác Phương pháp phân tích Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu 6Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp trực giác Viết tự do Ghi chú Trưng cầu ý kiến 7Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết tự do Viết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích. 8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Ghi chú Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra. 9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thăm dò ý kiến Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không. 10Khoa QTKD-Bộ môn QTNS [...]... tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 21 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -THƯ TỪ Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị Thường được quy chuẩn trong doanh nghiệp Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu chuẩn Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 22 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 1/Tiêu đề: 99 đường Brook Repulse... hoạch kinh doanh năm 2010 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 29 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP - TỜ TRÌNH (BÁO CÁO) Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung… Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 30 BÁO CÁO-Thông... hỏi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Câu chào cuối thư Chữ ký Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 25 Mẫu hỗn hợp Ngày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa trang Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi Xxxxxx -xxx -Câu chào cuối thư Chữ ký Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 26 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -BẢN GHI NHỚ Được sử dụng cho người trong cùng đơn vị Những yếu tố... thiện Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao tiếp Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt giấy và phân tích Gọt giũa bài viết Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 18 Tránh những trở ngại Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn Bạn không được viết liền một mạch Hãy phân cách quá trình...Phương pháp phân tích -Tập trung Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật phân tích trước khi viết Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề tổng quát Rồi tập trung chú ý vào một phương diện của chủ đề Chia phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ cụ thể hơn Tiếp tục với những phương diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng cách đó Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 11 Phương pháp phân tích - Phỏng vấn của nhà báo Phương... QTKD-Bộ môn QTNS 16 3-Giai đoạn biên soạn Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác thảo và biên soạn Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao tiếp Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch lạc Gọt giũa hoàn chỉnh Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 17 3-Giai... lộ Orchard-Singapore Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 23 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 3/ Câu chào theo nghi thức Ông /bà thân mến: (,) Chú ý: Không dùng dấu “ ; ” 4/ Đề mục TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009 5/Nội dung chính của thư 6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể đầy đủ tên họ và chức vụ người viết 7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao Khoa QTKD-Bộ môn QTNS... đánh số La mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II… Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình ảnh Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 33 BÁO CÁO- Phần chính Phần trình bày không phải là bảng tóm lược hay khái quát Đúng hơn, phần trình bày cho biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức BÁN) ... tiêu đề và đề mục Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 34 BÁO CÁO- Tài liệu bổ xung Tài liệu bổ sung có thể gồm ba mục Phụ lục đứng riêng một mình Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 35 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 36 ... trình tổ chức trật tự Hãy sắp xếp tư tưởng một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 19 Tránh những trở ngại Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi quá trình phác thảo Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn Đừng