1 LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ Trần Trung Hậu 2006 Chuyên đề: Quản lý dự án Xa ây dựng Project Planning & Scheduling 2 MỤC TIÊU KHÓA HỌC  Nâng cao kiến thức cơ bản, những vấn đề lý luận và thực tiễn của lập kế hoạch dự án  Nâng cao các kỹ năng lập kế hoạch dự án phát triển thông qua việc áp dụng phương pháp Logframe  Ứng dụng các công cụ lập kệ hoạch vào việc xây dựng các kế hoạch hành động 3 LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ  1. Giới thiệu  2. Hoạch định dự án  3. Lập tiến độ dự án:  Nguyên tắc chung  Các loại tiến độ: tiến độ ngang, tiến độ ma trận, tiến độ mạng  4. Cơ cấu phân chia công việc (WBS)  Định nghĩa  Lập sơ đồ mạng từ cơ cấu phân chia công việc  Hệ thống mã hoá 4 THEO DÒNG THỜI SỰ  “Có dự án như tuyến đường Hà Đông – Ba La (Hà Tây) khởi động suốt từ thời bộ trưởng (bộ GTVT) Đồng Sĩ Nguyên (trải qua bốn đời bộ trưởng) đến nay vẫn chưa xong… Chỗ này cũng là lãng phí, thất thoát… (Phát biểu của thứ trưởng bộ GTVT Ngô Thịnh Đức tại hội nghị GTVT hôm 05.01.2005 – Báo TT, 06.01.2005) 5  Sáng nay tôi vừa nhận được bức thư của người dân kêu ca việc các công trình xây dựng của thành phố rất bết bát chưa khắc phục được tình trạng chậm tiến độ, yếu kém về chất lượng… Nhưng tại sao không khắc phục được (Phó chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Văn Đua đặt vấn đề tại hội nghị chấn chỉnh và tăng cường chất lượng hồ sơ khảo sát, thiêt kế và dự toán các công trình xây dựng trên địa bàn thành phố hôm 08.04.2004 – Báo TT, 08.04.2004) 6  “Theo bộ Xây dựng, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ các dự án xi măng, trong đó nguyên nhân chính là do việc bồi thường đất đai, quản lý dự án kém…” (Tất cả 10 dự án xi măng đều chậm tiến độ, www.ashui.com, ngày 11.11.2004) 7 KHÁI NIỆM DỰ ÁN  Mục tiêu  Phương tiện  Chương trình hoạt động  Kết quả mong đợi  Đánh giá: So sánh kết quả thực tế với kết quả được lên kế hoạch  Điều chỉnh, sửa đổi 8 VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH  Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực  Công cụ động viên  Công cụ kiểm soát  Góp phần thúc đẩy giao tiếp, trao đổi  Phối hợp giữa - Các thành viên của nhóm dự án - Dự án và các đối tác - Dự án và người hưởng lợi 9 Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (1)  Dự án hoàn thành đúng hạn  Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ  Giảm thiểu các công việc phải làm lại  Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm  Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án  Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn  Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển 10 Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (2)  Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển  Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án  Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án  Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người  Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu  Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư [...]... gian và địa phương?  Tiến độ: Tiến độ có hợp lý khơng? Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hồn thành dự án đã xác định chưa? Có quy định những khoản thưởng và phạt nào khơng?  12 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Cách thức thực hiện    Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án bằng cách thu thập các thơng tin từ các thành viên thực hiện dự án thơng qua bản thiết kế. .. hoạt động của dự án - Có thể ảnh hưởng đến sự thành cơng hay thất bại của dự án - Bộ 4 bên trong Bộ 4 bên ngồi - 23 LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Trách nhiệm của các bên     Chủ đầu tư: xác định ngày hồn thành dự án, xác định mức độ ưu tiên của các cơng việc Đơn vị thiết kế: lập tiến đợ thiết kế phù hợp với tiến độ của bên chủ đầu tư có xét đến mức độ ưu tiên của cơng việc Nhà thầu thi cơng: lập tiến độ cho... NỘI DUNG THẢO LUẬN KHI LẬP KẾ HOẠCH         Mục đích dự án Thuận lợi và khó khăn liên quan đến giải quyết các vấn đề Các mục tiêu cụ thể Các kết quả cần đạt để hồn thành mục tiêu Các hoạt động cụ thể để đạt các kết quả Những phương tiện cần thiết cho các hoạt động Ai quản lý dự án Phương pháp tổ chức, điều hành dự án 16 ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN PHÁT TRIỂN      Kế hoạch phức tạp Có nhiều... etc 33 7 CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN  Cụ thể hóa từng mục tiêu đã chọn 1 Những kết quả cần đạt 2 Các hoạt động cần thiết để đạt kết quả đó 3 Phương tiện (đầu vào) 4 Tổ chức/người phụ trách 5 Thời hạn  Những yếu tố có thể ảnh hưởng đến các hoạt động của dự án  Các chỉ số sử dụng để theo dõi tiến độ và hệ quả của dự án 34 4 BẢNG TĨM TẮT KẾ HOẠCH DỰ ÁN Chỉ tiêu thể hiện Cơ sở làm rõ mức độ thành công Giả... án 34 4 BẢNG TĨM TẮT KẾ HOẠCH DỰ ÁN Chỉ tiêu thể hiện Cơ sở làm rõ mức độ thành công Giả thiết chính 1 Mục tiêu chung 2 Mục tiêu cụ thể 3 Kết quả (đầu ra) 4 Hoạt động 5 Nguồn lực 35 Nào, BẮT TAY VÀO LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Những ngun tắc của việc lập kế hoạch và tiến độ 36 ... Khơng có nhiều kỹ thuật được rèn giũa, dựa vào kinh nghiệm trước đây là chính Có nhiều nhóm tham gia, quyền lợi khơng giống nhau 17 PHƯƠNG PHÁP KHUNG HỢP LÝ – CƠNG DỤNG  Thỏa thuận của các bên về ngun tắc căn bản của dự án  Hình thành và trình bày dự án (lập kế hoạch)  Theo dõi tiến độ của dự án (kiểm tra, giám sát)  Quản lý, điều hành dự án 18 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PHÁT TRIỂN THEO PHƯƠNG PHÁP... (Work packages) Tiến độ  Trình tự và mối quan hệ giữa các cơng việc  Thời gian dự kiến thực hiện cơng việc  Ngày khởi cơng và hồn thành các cơng việc 14 Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (2) Chi phí  Số giờ cơng và chi phí nhân cơng thực hiện từng cơng việc  Những chi phí khác dự trù cho mỗi cơng việc  Phương thức thanh tốn và khoản tiền thanh tốn hàng tháng  Đo lường tiến trình thực... gồm có ba phần: quy mơ, chi phí và thời gian thực hiện cơng việc Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng dồn từ tất cả các bản phương án thực hiện cơng việc cụ thể Tiến độ tổng qt của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện cơng việc cụ thể 13 Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (1)    Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mơ của dự án, sơ đồ cơ cấu... Analysis) Xây dựng ma trận kế hoạch cho dự án (Project Planning Matrix) Kế hoạch thực hiện (Operational Analysis) 19 1 PHÂN TÍCH KHUNG CẢNH DỰ ÁN  Khung cảnh (hồn cảnh) gồm những yếu tố chi phối sự nảy sinh ra vấn đề, đồng thời bao gồm những ảnh hưởng có thể giúp giải quyết vấn đề  Khung cảnh dự án - Chúng ta sẽ xuất phát từ đó - Chúng ta sẽ hành động trong đó - Chúng ta có thể tác động tới nó - Chúng ta...HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Q trình xem xét ban đầu của chủ nhiệm dự án Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được quy mơ cơng việc, đảm bảo kinh phí được duyệt và tiến độ thể hiện được đầy đủ các mốc thời gian quan trọng  Xác định các thơng tin cần thiết cho các hoạt động của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mơ, chi phí và . công cụ lập kệ hoạch vào việc xây dựng các kế hoạch hành động 3 LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ  1. Giới thiệu  2. Hoạch định dự án  3. Lập tiến độ dự án: . theo thời gian và địa phương?  Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn