Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình baùn haøng nôï phaûi thu goàm caùc quy trình phuï sau Trang 1 Fanpage https www facebook comNEUChiasekienthuc QUY TRÌNH BÁN HÀNG NỢ PHẢI THU CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN QUY TRÌNH B...............................................................
Fanpage: https://www.facebook.com/NEUChiasekienthuc/ QUY TRÌNH BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: Ký duyệt: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH Mơ tả quy trình Quy trình Bán hàng nợ phải thu khách hàng khách hàng đặt lệnh mua hàng tới hàng hóa phân phối đến khách hàng nhận tiền toán khách hàng Quy trình phụ Quy trình Bán hàng nợ phải thu khách hàng bao gồm quy trình phụ sau: Đối tượng tham dự Bán hàng Giao hàng Ghi nhận doanh thu Thu hồi công nợ Báo cáo bán hàng đối chiếu công nợ Hoa hồng bán hàng Thu hồi công nợ hạn Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán Các thành phần tham gia vào quy trình: Khách hàng Đội vận chuyển, Thủ kho Nhân viên bán hàng, nhân viên viết hoá đơn Nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng Kế tốn doanh thu - cơng nợ Kế tốn toán Thủ qũy Kế toán trưởng Phó giám đốc/Trưởng phận kinh doanh Giám đốc Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: Ký duyệt: CÁC CHÍNH SÁCH CỦA QUY TRÌNH Khách hàng Khách hàng chủ yếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi khách hàng khác Phương thức bán hàng Bán hàng chủ yếu hình thức trả chậm Kế tốn doanh thu - cơng nợ có trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc thu hồi công nợ Bán hàng trả chậm thời hạn nợ Áp dụng cho trường hợp cụ thể Phó giám đốc/Trưởng phận bán hàng định thời hạn điều kiện sau tiếp thị tiếp xúc với khách hàng giới thiệu sản phẩm Tuổi nợ tiêu chuẩn 30 ngày Hố đơn bán hàng Cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in (được Bộ tài chấp nhận) Nhân viên bán hàng phát hành hóa đơn thu tiền khách hàng Trong trường hợp bán hàng trả chậm, hóa đơn phát hành theo việc phân phối hàng Giá bán Giá bán phụ thuộc vào khách hàng Định giá dựa theo nhu cầu thị trường giá thành sản xuất Bảng tính đơn giá bán điều chỉnh hàng tháng nguyên vật liệu yếu tố chi phí khác điều chỉnh tháng lần Đơn giá bán thay đổi theo điều khoản bán hàng thỏa thuận (điều khoản toán, tỷ lệ hoa hồng bán hàng….) Xác định doanh thu Doanh thu xác định từ nhân viên bán hàng ghi nhận vào Hệ thống (in hóa đơn bán hàng), Kế toán bán hàng cập nhật nghiệp vụ bán hàng vào Hệ thống kế toán Xác nhận dư nợ/ Dư nợ khách hàng xác nhận tháng lần Tuổi nợ Các khoản phải thu đánh giá tuổi nợ hàng tháng Nợ hạn tốn Khách hàng có dư nợ chưa tốn trên……… VND (theo sách bán hàng cơng ty theo quy định phân loại khách hàng) Tuổi nợ khách hàng có dư nợ chưa toán vượt tuổi nợ tiêu chuẩn tuổi nợ quy định hợp đồng Khách hàng có dư nợ chưa toán vượt mức quy định vượt tuổi nợ tiêu chuẩn Nợ phải thu hạn toán từ năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi hợp đồng kinh tế, cơng ty địi nhiều lần chưa thu nợ Trường hợp thời gian hạn chưa tới năm, khách hàng nợ thời gian xem xét giải thể, phá sản người nợ có dấu hiệu bỏ trốn, bị pháp luật truy tố… Nợ khó địi Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: Ký duyệt: Bán hàng Nhân viên quản lý bán hàng Bộ phận tiếp thị Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Hoa hồng bán hàng Bộ phận kế toán Ghi nhận doanh thu Các bên liên quan Bộ phận giao nhận Thu tiền Báo cáo bán hàng đối chiếu công nợ thu hồi công nợ hạn Giao hàng Khách hàng Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁN HÀNG Ký duyệt: Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Lập/ ký hợp đồng bán hàng Nhận đơn đặt hàng (PO) Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng Quy trình phụ: Bán hàng Phát hành hóa đơn Chứng từ Liên kết đến quy trình khác Kế tốn Doanh thu - Công nợ Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng Nhận hoá đơn Ghi nhận doanh thu Khách hàng Xuất kho thành phẩm Hợp đồng Đơn đặt hàng Hóa đơn Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁN HÀNG Ký duyệt: THỦ TỤC 1.1 Soạn thảo hợp đồng bán hàng Ai Nhân viên bán hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Cơng việc Soạn thảo hợp đồng bán hàng (hoặc liên hệ với khách hàng điều khoản bán hàng trường hợp khách hàng lập hợp đồng mua hàng) Khi Sau yêu cầu mua hàng Phó giám đốc kinh doanh duyệt Cách thức thực Sau nhận thơng tin từ tiếp thị, Phó giám đốc kinh doanh xét duyệt việc bán hàng Nhân viên bán hàng soạn thảo hợp đồng dựa điều khoản thỏa thuận điều kiện khác (đối với khách hàng mới) Đối với khách hàng thường xuyên, hợp đồng bán hàng phận triển khai sản xuất đảm nhận Bảo đảm điều khoản điều kiện bán hàng phù hợp với quy định Mục đích 1.2 Nhận Đơn đặt hàng 7.2 Ai Nhân viên bán hàng Cơng việc có Tiếp nhận hàng (Purchase order) từ khách hàng giao cho Bộ Các doanh nghiệp vốn đầu tư Đơn nướcđặt phận kế hoạch sản xuất Khi Sau hợp đồng bán hàng ký kết (nếu có), khách hàng gửi Đơn đặt hàng sang Công ty Cách thức thực Sau hợp đồng bán hàng ký kết (nếu có), khách hàng gửi Đơn đặt hàng cho Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng tiếp nhận để theo dõi chuyển Đơn đặt hàng sang Bộ phận điều độ sản xuất để lập kế hoạch sản xuất giao hàng Mục đích Bảo đảm Đơn đặt hàng chuyển giao cho Bộ phận điều độ sản xuất thời gian sớm 1.3 Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng Ai Nhân viên bán hàng có Theo dõi tư việc giaongồi hàng Công việc Các doanh nghiệp vốn đầu nước Khi Sau nhận lịch giao hàng phận điều độ sản xuất Cách thức thực Nhân viên bán hàng theo dõi lịch giao hàng đối chiếu với nhân viên giao hàng phận giao hàng Mục đích Theo dõi, kiểm tra việc giao hàng để bảo đảm hàng hóa giao hạn theo yêu cầu khách hàng Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁN HÀNG Ký duyệt: 1.4 Phát hành hóa đơn bán hàng Ai Nhân viên bán hàng Cơng việc Phát hành hóa đơn GTGT tự in để giao cho khách hàng Khi Ngay hàng xuất kho giao cho khách hàng Cách thức thực Căn vào phiếu kiểm nhận hàng tài xế / khách hàng chuyển đến vào lịch giao hàng, phát hóa đơn GTGT tự in với đầy đủ thơng tin có ký nhận khách hàng Mục đích Liên 1: lưu phận kinh doanh Liên 2: giao khách hàng (nếu khách hàng đến nhận hàng) Liên 3: giao cho kế tốn doanh thu – cơng nợ Bảo đảm hàng hóa giao hạn theo yêu cầu khách hàng 1.5 Giao hàng cho khách hàng Ai Thủ kho, Nhân viên quản lý chất lượng, Khách hàng Công việc Giao hàng cho khách hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Ngày khách hàng yêu cầu giao hàng Cách thức thực Thủ kho giao hàng cho khách hàng Nhân viên bán hàng lập Phiếu giao hàng (nếu khách hàng yêu cầu) kẹp chung với chứng từ hàng xuất để khách hàng ký nhận Mục đích Bảo đảm hàng hóa giao cho khách hàng lịch trình/ yêu cầu Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: GIAO HÀNG Ký duyệt: Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Quy trình phụ: Giao hàng Nhận hàng Đội vận chuyển Điều xe Xuất kho giao hàng Thủ kho Bộ phận điều độ sản xuất Bộ phận giao hàng Nhân viên bán hàng Liên kết đến quy trình khác Chừng từ Giao cho khách hàng Lịch giao hàng Kế hoạch giao hàng Thu tiền Phát hành hoá đơn Bảng theo dõi thứ tự giao hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu nhận hàng Phiếu thu Phiếu kiểm tra chất lượng Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: GIAO HÀNG Ký duyệt: THỦ TỤC 2.1 Nhận đơn đặt hàng Ai Bộ phận hành Cơng việc Nhận Đơn đặt hàng Khi Khi khách hàng gửi Đơn đặt hàng Cách thức thực Nhân viên hành theo dõi: Mục đích 2.2 Nhận Đơn đặt hàng khách hàng qua fax Ghi nhận đơn đặt hàng vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng Bàn giao Đơn đặt hàng cho phận điều độ sản xuất Yêu cầu phận điều độ sản xuất ký nhận vào sổ bàn giao Đơn đặt hàng Bảng kế hoạch giao hàng lập dựa điều khoản thỏa thuận với khách hàng có phê duyệt Trưởng phận Bảo đảm nhân viên bán hàng biết kịp thời kế hoạch giao hàng Xác nhận đơn đặt hàng Ai Nhân viên phận điều độ sản xuất Công việc Chấp nhận Đơn đặt hàng thông báo với khách hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Khi Khi nhân viên phận hành chính, nhân viên bán hàng bàn giao Đơn đặt hàng Cách thức thực Mục đích Xem xét đơn đặt hàng: Nếu chấp nhận ký xác nhận, fax lại cho khách hàng Nếu chưa phù hợp, đàm phán lại với khách hàng Căn theo ngày lên lịch sản xuất, lịch giao hàng: Chuyển lịch sản xuất cho phận sản xuất Chuyển lịch giao hàng cho thủ kho thành phẩm, nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng Trường hợp khách hàng thay đổi lịch giao hàng chưa phù hợp phải đàm phán lại với khách hàng thống ngày giao hàng Bảo đảm thông tin xác kịp thời kế hoạch giao hàng cho khách hàng Trang CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: GIAO HÀNG Ký duyệt: 2.3 Giao hàng cho khách hàng Ai Nhân viên giao hàng, thủ kho tài xế Công việc Nhận bảng kế hoạch giao hàng từ Bộ phận điều độ sản xuất Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Khi Đến lịch giao hàng cho khách hàng Cách thức thực Nhân viên phận giao hàng: Căn vào bảng tồn kho sản phẩm lịch giao hàng để lập kế hoạch giao hàng Điều xe giao hàng Thủ kho: Xuất kho giao hàng cho phận xe (thành phẩm xuất kho phải đồng ý phận quản lý chất lượng cho xuất kho) Ký nhận vào phiếu kiểm nhận hàng (ghi nhận số xe số lượng thành phẩm) Giao cho tài xế ký nhận hàng vào phiếu kiểm nhận hàng Điền số thứ tự phiếu kiểm nhận hàng theo dõi (Xin xem quy trình phụ xuất kho thành phẩm quy trình hàng tồn kho) Mục đích Tài xế: Thay mặt cơng ty để giao hàng cho khách hàng có nhu cầu Nhận giao hàng cho khách hàng đảm bảo đủ số lượng, chất lượng đáp ứng thời gian giao hàng đề sở nhã nhặn, hoà đồng với tinh thần hợp tác cao Giao nhận chứng từ đầy đủ, thời gian Nhận góp ý phàn nàn khách hàng phản ánh lại Cơng ty (nếu có) Bảo đảm việc giao hàng kế hoạch Bảo đảm việc xếp xe kịp thời Trang 10 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: THU HỒI CÔNG NỢ Ký duyệt: THỦ TỤC 4.1 Nhận giấy báo ngân hàng Ai Kế toán toán Công việc Nhận giấy báo từ ngân hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Khi có giao dịch phát sinh đến tiền gửi đến ngân hàng để giao dịch Cách thức thực Nhận giấy báo từ ngân hàng chuyển giấy báo có sang Kế tốn doanh thu - cơng nợ để xem xét kiểm tra tình hình thu hồi cơng nợ Mục đích Giấy báo ngân hàng chuyển đến Kế tốn doanh thu - cơng nợ để xem xét đối chiếu 4.2 Đối chiếu với công nợ phải thu, theo dõi công nợ, theo dõi hoa hồng Ai Kế tốn doanh thu - cơng nợ Công việc Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Khi nhận giấy báo ngân hàng phiếu chi khách phát hành (trong trường hợp thu nợ tiền mặt) chứng tỏ tiền hàng phải thu khách hàng toán Cách thức thực Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu Cập nhật số tiền khách hàng toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc chi hoa hồng Mục đích Số tiền thu từ khách hàng đối chiếu với công nợ phải thu 4.3 Chuyển chứng từ sang Kế toán tốn Ai Kế tốn doanh thu - cơng nợ Cơng việc Kẹp liên thứ hóa đơn bán hàng vào chứng từ ngân hàng Phiếu Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi chi tiền khách hàng gửi sang cho Kế toán toán để ghi nhận vào hệ thống Khi Sau kiểm tra đối chiếu số tiền thu với công nợ phải thu Cách thức thực Kẹp liên thứ hóa đơn bán hàng vào chứng từ ngân hàng Phiếu chi tiền khách hàng gửi sang cho Kế toán tốn Mục đích Chứng từ thu tiền hàng đính kèm với liên thứ hóa đơn bán hàng Trang 14 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: THU HỒI CƠNG NỢ Ký duyệt: 4.4 Cập nhật liệu vào hệ thống Ai Kế tốn tốn Cơng việc Cập nhật liệu vào hệ thống Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Khi nhận chứng từ thu tiền hàng đính kèm với liên thứ Hóa đơn bán hàng Kế tốn doanh thu - cơng nợ chuyển sang Cách thức thực Ghi nhận nghiệp vụ khách hàng toán tiền hàng vào Hệ thống kế toán với đầy đủ thơng tin có bút tốn hạch tốn sau: Nếu khách hàng toán tiền mặt: Nợ 1111 (Tiền mặt-VNĐ) Có 1311 (Phải thu khách hàng nước) Nếu khách hàng toán chuyển khoản: Mục đích Nợ 1211 (Tiền gửi ngân hàng-VNĐ) Có 1311 (Phải thu khách hàng nước) Có 1312 (Phải thu khách hàng nước ngoài) Số tiền khách hàng toán cập nhật kịp thời vào hệ thống Trang 15 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁO CÁO BÁN HÀNG VÀ Ký duyệt: ĐỐI CHIẾU CƠNG NỢ Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Chứng từ/ Dữ liệu Kế toán Doanh thu - Cơng nợ Khách hàng Quy trình phụ: Báo cáo bán hàng hàng tháng đối chiếu công nợ Gửi biên đối chiếu công nợ cho khách hàng Lập báo cáo tổng hợp hàng tháng Lập bảng đối chiếu công nợ Nhận biên xác nhận xửa lý chênh lệch có Nộp báo cáo cho Kế toán trưởng Giám đốc Báo cáo kiểm soát doanh thu báo cáo tổng hợp công nợ hạn Biên đối chiếu công nợ Trang 16 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁO CÁO BÁN HÀNG VÀ Ký duyệt: ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ THỦ TỤC 5.1 Lập báo cáo tổng hợp doanh thu tháng Ai Kế toán doanh thu - công nợ Công việc Lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng tháng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Khi Sau nghiệp vụ bán hàng khách hàng toán tiền hàng tháng ghi nhận Cách thức thực Lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng tháng, báo cáo chi tiết bán hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp cơng nợ q hạn để trình cho Kế tốn trưởng Giám đốc Mục đích Báo cáo bán hàng, công nợ phải thu lập sở hàng tháng 5.2 Nộp báo cáo bán hàng, nợ phải thu cho Kế toán trưởng Giám đốc Ai Kế tốn doanh thu - cơng nợ Cơng việc Nộp báo cáo bán hàng, nợ phải thu tháng lên Kế toán trưởng Giám Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi đốc Khi Sau báo cáo bán hàng nợ phải thu lập Cách thức thực Nộp báo cáo bán hàng, nợ phải thu tháng lên Kế tốn trưởng Giám đốc Mục đích Báo cáo bán hàng, cơng nợ phải thu tháng trình lên Kế toán trưởng Giám đốc xem xét 5.3 Lập bảng đối chiếu cơng nợ Ai Kế tốn doanh thu-công nợ Công việc Lập bảng đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Sau báo cáo bán hàng nợ phải thu lập Cách thức thực Lập bảng đối chiếu cơng nợ phải thu cần phải có ký duyệt Kế toán trưởng lên bảng đối chiếu Mục đích Bảng đối chiếu cơng nợ cần có chữ ký duyệt Kế tốn trưởng Trang 17 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁO CÁO BÁN HÀNG VÀ Ký duyệt: ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ 5.4 Gửi biên đối chiếu công nợ sang khách hàng Ai Kế tốn doanh thu - cơng nợ Cơng việc Gửi biên đối chiếu công nợ sang khách hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Sau biên đối chiếu công nợ phải thu Kế toán trưởng ký duyệt Cách thức thực Gửi biên đối chiếu công nợ sang khách hàng chủ yếu thơng qua fax Mục đích Biên đối chiếu công nợ phải thu Kế toán trưởng ký duyệt gửi cho khách hàng để đối chiếu 5.5 Nhận phản hồi khách hàng xử lý chênh lệch Ai Kế toán doanh thu - công nợ, khách hàng Công việc Nhận lại phản hồi khách hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Khi Sau biên đối chiếu công nợ phải thu Kế toán trưởng ký duyệt gửi cho khách hàng Cách thức thực Nhận lại phản hồi khách hàng đồng ý ký nhận vào biên đối chiếu không đồng ý Trong trường hợp phát sinh chênh lệch số phải thu Công ty khách hàng Kế tốn doanh thu - cơng nợ kết hợp với nhân viên bán hàng để xử lý chênh lệch phát sinh Mục đích Biên đối chiếu công nợ cho khách hàng theo dõi cập nhật cách xác Trang 18 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HOA HỒNG BÁN HÀNG Ký duyệt: Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Phê duyệt Lập phiếu đề nghị mức chi khuyến mại Phê duyệt Nhận phiếu đề nghị mức chi khuyến mại Kiểm tra tình hình tốn khách hàng u cầu chi hoa hồng Lập bảng kê chi khuyến Kế toán tốn Kế tốn doanh thu - Cơng nợ Kế toán trưởng, Giám đốc Nhân viên bán hàng PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Quy trình phụ: Hoa hồng bán hàng Chứng từ/ Dữ liệu Liên kết đến quy trình khác Lập kế hoạch toán hoa hồng bán hàng Thanh tốn tiền Thu hồi cơng nợ Phiếu đề nghị chi khuyến Bảng kê chi khuyến Kế toán toán hoa hồng bán hàng Trang 19 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HOA HỒNG BÁN HÀNG Ký duyệt: THỦ TỤC 6.1 Lập phiếu đề nghị mức chi khuyến mại Nhân viên bán hàng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Cơng việc Lập phiếu đề nghị mức chi khuyến mại Ai Khi Trong trường hợp có phát sinh hoa hồng bán hàng thoả thuận trước bán hàng Cách thức thực Lập phiếu đề nghị mức chi khuyến mại cho khách hàng theo đơn hàng Phiếu đề nghị mức chi khuyến mại cần phải có ký duyệt PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Mục đích Phiếu đề nghị mức chi khuyến mại lập cho đối tượng ký duyệt cấp quản lý thích hợp 6.2 Chuyển phiếu đề nghị đề nghị mức chi khuyến mại sang Kế toán doanh thu – công nợ Ai Nhân viên bán hàng Công việc Chuyển phiếu đề phiếu đề nghị mức chi khuyến mại PGĐ/Trưởng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi phận kinh doanh ký duyệt chuyển sang Bộ phận kế toán Khi Phiếu đề nghị mức chi khuyến mại Trưởng phận kinh doanh Cách thức thực Chuyển phiếu đề nghị chi hoa hồng PGĐ/Trưởng phận kinh doanh ký duyệt sang Bộ phận kế toán Mục đích Phiếu đề nghị mức chi khuyến mại ký duyệt đầy đủ trước chuyển sang Bộ phận kế tốn 6.3 Kiểm tra tình hình tốn khách hàng Ai Kế toán doanh thu - cơng nợ Cơng việc Kiểm tra tình hình toán khách hàng để xem xét việc chi hoa hồng Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Khi Nhận Phiếu yêu cầu đề nghị mức chi khuyến mại nhân viên bán hàng chuyển sang Cách thức thực Kiểm tra tình hình tốn khách hàng dựa số tiền khách hàng thực tế trả tháng bảng theo dõi nợ phải thu để xem xét khách hàng yêu cầu chi hoa hồng toán tiền hàng chưa Mục đích Những khách hàng tốn tiền hàng chi hoa hồng Trang 20 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HOA HỒNG BÁN HÀNG Ký duyệt: 6.4 Lập bảng kê chi khuyến Ai Kế toán doanh thu - công nợ Công việc Lập bảng kê chi khuyến Khi Sau xem xét Bảng đề nghị mức chi khuyến mại tình hình toán nợ khách hàng Cách thức thực Lập bảng kê chi khuyến đơn hàng tốn Mục đích Bảng kê chi khuyến mại theo tỷ lệ toán khách hàng trả hộ lập đơn hàng thu tiền hàng Ai PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh, Kế tốn doanh thu -cơng nợ, Kế tốn trưởng, Giám đốc Cơng việc Kế tốn doanh thu - công nợ chuyển bảng kê chi khuyến mại cho Kế toán trưởng, PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh Giám đốc để ký duyệt Khi Sau biên bảng kê chi khuyến mại lập Cách thức thực Kế tốn doanh thu - cơng nợ, Chuyển bảng kê chi hoa hồng cho Kế toán trưởng, Phó giám đốc kinh doanh Giám đốc để ký duyệt Mục đích Bảng kê chi hoa hồng cho khách hàng phải Kế toán trưởng, PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh, Giám đốc ký duyệt 6.5 Phê duyệt 6.6 Lập kế hoạch toán hoa hồng bán hàng Ai Kế tốn tốn Cơng việc Lập kế hoạch toán hoa hồng bán hàng Khi Sau biên kê chi khuyến mại duyệt chuyển sang Cách thức thực Lập kế hoạch tốn hoa hồng bán hàng Mục đích Việc chi hoa hồng bán hàng cần lập kế hoạch cụ thể hợp lý Trang 21 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: THU HỒI CƠNG NỢ Q HẠN Ký duyệt: Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Thu hồi công nợ/ ngừng bán hàng Lập báo cáo tổng hợp cơng nợ Kiểm tra đối chiếu Kề tốn trưởng Kế tốn Doanh thu – Cơng nợ Nhân viên bán hàng Quy trình phụ: Thu hồi cơng nợ q hạn PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh Quy trình liên quan Đề nghị thu hồi công nợ Quyết định thu hồi công nợ Phê duyệt Bảng công nợ hạn phê duyệt Theo dõi thu hồi công nợ Bộ phận liên quan Chứng từ Lập báo cáo công nợ hạn Kế tốn tốn/nhân viên bán hàng Báo cáo cơng nợ phải thu Báo cáo kiểm soát Doanh thu Bảng kê thu tiền Báo cáo công nợ hạn Đề nghị thu hồi công nợ Quyết định thu hồi công nợ Giấy báo ngân hàng Trang 22 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: THU HỒI CÔNG NỢ QUÁ HẠN Ký duyệt: THỦ TỤC 7.1 Lập Báo cáo công nợ hạn Ai Kế tốn doanh thu – cơng nợ Cơng việc có Lập cáo cơngngồi nợ q hạn xác định số dư nợ, tuổi nợ đối tượng Các doanh nghiệp vốn Báo đầu tư nước cơng nợ tính đến thời điểm cuối tháng Khi Vào ngày thứ tháng tiếp theo, sau lập báo cáo tổng hợp doanh thu hàng tháng Cách thức thực Căn vào Báo cáo tổng hợp doanh thu (cập nhật hoá đơn phận kinh doanh chuyển sang), Bảng kê thu tiền khách hàng (theo giấy báo có ngân hàng Kế tốn toán cung cấp) để lập Báo cáo tổng hợp chi tiết công nợ phải thu hàng tháng Căn vào Báo cáo cơng nợ phải thu, kế tốn doanh thu – công nợ kiểm tra, đối chiếu với sách khách hàng cơng ty, Biên đối chiếu cơng nợ gửi khách hàng(nếu có), hợp đồng kinh tế để lập báo cáo cơng nợ phải thu khó địi Theo dõi tình hình cơng nợ phải thu q hạn cơng ty hàng tháng Mục đích 7.2 Đề nghị xử lý nợ hạn Ai Các doanh nghiệp vốntốn đầu doanh tư nước có Kế thungồi – cơng nợ Cơng việc Đề nghị thu hồi công nợ đối tượng nợ hạn Khi Sau lập báo cáo công nợ phải thu hạn Cách thức thực Căn vào quy định nợ hạn công ty, Kế tốn doanh thu – cơng nợ lập Đề nghị thu hồi cơng nợ Trình báo cáo cơng nợ phải thu hạn Đề nghị thu hồi cơng nợ cho Kế tốn trưởng phê duyệt Bảo đảm xác định đối tượng công nợ phải thu hạn phải thu hồi Mục đích 7.3 Phê duyệt Quyết định thu hồi công nợ Kế toán trưởng, PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Ban Giám đốc Công việc Kiểm tra Quyết định thu hồi công nợ Khi Sau nhận Báo cáo công nợ hạn Đề nghị thu hồi công nợ Ai Trang 23 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: THU HỒI CÔNG NỢ QUÁ HẠN Ký duyệt: Cách thức thực Kế toán trưởng kiểm tra phê duyệt Báo cáo công nợ hạn Đề nghị thu hồi cơng nợ Kế tốn doanh thu – cơng nợ, sau chuyển cho PGĐ/ Trưởng phận kinh doanh trình Ban Giám đốc xem xét Sau xem xét, Kế toán trưởng PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh Quyết định thực thu hồi công nợ, đánh giá lại khách hàng xem xét lại việc bán hàng cho đối tượng nợ hạn Bảo đảm có sở để thực thu hồi cơng nợ sở lập dự phịng nợ phải thu khó địi Kế tốn doanh thu - công nợ Nhân viên bán hàng (Bộ phận kinh doanh) Cơng việc Tham gia trực tiếp địi nợ khách hàng Khi Khi có Quyết định thu hồi công nợ Ban Giám đốc, PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh, Kế toán trưởng Cách thức thực Mục đích 7.4 Thu hồi cơng nợ Ai Mục đích Nhân viên bán hàng phối hợp với Kế tốn doanh thu – cơng nợ tổ chức tốt việc đôn đốc thu hồi công nợ đối tượng nợ hạn Viết công văn nhắc nợ gửi cho khách hàng (ngay hết hạn tốn) Gọi điện nhắc nhở, đơn đốc khách hàng toán (1 tuần sau hết thời hạn tốn, liên hệ với người có trách nhiệm tốn công ty khách hàng) Cử nhân viên đến cơng ty khách hàng chờ tốn Cuối cùng, khách hàng khơng tốn đưa tồ án kinh tế để giải Đảm bảo công nợ thu hồi đầy đủ kịp thời Trang 24 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HÀNG BÁN TRẢ LẠI, GIẢM Ký duyệt: GIÁ HÀNG BÁN Quy trình: Bán hàng nợ phải thu PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Quy trình phụ: Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán Kiểm tra lại chất lượng, thông số lô hàng Nhận thông tin hàng không đặt chất lượng Thông tin cho tiếp thị, NV bán hàng kết kiểm tra Lập phiếu khiếu nại (NC) Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng vụ việc Thương lượng với khách hàng Lập hóa đơn điều chỉnh, gửi chứng từ kèm theo cho P.kế toán Chứng từ/ Dữ liệu Liên kết đến quy trình khác Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng Bộ phận quản lý chất lượng Đưa hướng giải Ghi nhận điều chỉnh doanh thu Khách hàng Phiếu khiếu nại (NC) Hóa đơn GTGT Trang 25 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HÀNG BÁN TRẢ LẠI, GIẢM Ký duyệt: GIÁ HÀNG BÁN THỦ TỤC 8.1 Nhận phản hồi từ khách hàng Ai Nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, tài xê, phận chăm sóc khách hàng Công việc Tiếp nhận thông tin hàng khơng đạt u cầu thỏa thuận từ phía khách hàng Khi Khách hàng không chấp nhận nhập hàng Cách thức thực Nhân viên bán hàng, Nhân viên tiếp thị, Tài xế tiếp nhận thông tin hàng không đạt yêu cầu thỏa thuận từ phía khách hàng ý kiến khác Chuyển ý kiến khách hàng cho phận chăm sóc khách hàng Việc tiếp nhận ý kiến phản hồi khách hàng cần phải xử lý Mục đích 8.2 Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng để xem xét vụ việc Ai Bộ phận chăm sóc khách hàng Cơng việc Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng tình hình vụ việc Khi Nhận phản hồi từ khách hàng từ nhân viên liên quan Cách thức thực Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng tình hình vụ việc Mục đích Những phàn nàn khách hàng hàng hóa chuyển đến Bộ phận quản lý chất lượng Công ty 8.3 Kiểm tra lại thông số, chất lượng lô hàng Ai Nhân viên quản lý chất lượng Công việc Kiểm tra lại thông số, chất lượng lô hàng Khi Nhận phản hồi từ khách hàng Nhân viên bán hàng thông báo Cách thức thực Kiểm tra lại thơng số, chất lượng lơ hàng Mục đích Những phàn nàn khách hàng hàng hóa chuyển đến Bộ phận quản lý chất lượng Công ty nhân viên quản lý chất lượng kiểm tra lại Trang 26 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HÀNG BÁN TRẢ LẠI, GIẢM Ký duyệt: GIÁ HÀNG BÁN 8.4 Thông tin cho nhân viên bán hàng, tiếp thị kết kiểm tra Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, Nhân viên phận quản lý chất lượng Công việc Nhân viên quản lý chất lượng thông tin lại cho Nhân viên bán hàng, tiếp thị kết kiểm tra Khi Sau việc kiểm tra tiến hành Cách thức thực Nhân viên quản lý chất lượng thông tin lại cho Nhân viên bán hàng, tiếp thị kết kiểm tra Mục đích Kết kiểm tra cần thông tin kịp thời đến Nhân viên bán hàng, tiếp thị để nhân viên liên hệ thương lượng với khách hàng 8.5 Thương lượng với khách hàng Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, khách hàng Công việc Thông tin cho khách hàng kết qủa kiểm tra tiến hành thương lượng cách giải Khi Sau nhận kết kiểm tra Cách thức thực Đảm bảo cách giải hợp lý tiến hành Mục đích Kết kiểm tra cần thơng tin kịp thời đến Nhân viên bán hàng, tiếp thị để nhân viên liên hệ thương lượng với khách hàng 8.6 Lập phiếu khiếu nại (Non- Comfortable Sheet) Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, Nhân viên quản lý chất lượng Công việc Lập phiếu khiếu nại với đầy đủ tình trạng nguyên nhân vụ việc Khi Sau nhận kết kiểm tra Cách thức thực Mọi trường hợp khách hàng khơng hài lịng sản phẩm ghi nhận Mục đích Trường hợp nhập lại kho Đổi hàng, huỷ hàng Tất trường hợp có phản hồi khách hàng thể văn Trang 27 CÁC THỦ TỤC VÀ CHÍNH SÁCH KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HÀNG BÁN TRẢ LẠI, GIẢM Ký duyệt: GIÁ HÀNG BÁN 8.7 Đưa hướng giải Ai PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Công việc Đưa cách giải vụ việc ghi nhận lên phiếu khiếu nại chuyển cho nhân viên bán hàng Khi Sau nhận phiếu khiếu nại Cách thức thực Quyết định giải trường hợp phải PGĐ/Trưởng phận kinh doanh đưa Mục đích PGĐ/Trưởng phận kinh doanh người đưa hướng giải cho vụ việc phát sinh 8.8 Lập hóa đơn điều chỉnh Ai Nhân viên bán hàng Cơng việc Phát hành hóa đơn Khi Sau nhận phiếu khiếu nại PGĐ/Trưởng phận kinh doanh đưa hướng giải Cách thức thực Nhận hướng giải thể phiếu khiếu nại với kết qủa thương lượng với khách hàng, Nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh gồm liên: liên gốc lưu Bộ phận bán hàng, liên giao cho khách hàng liên lại kẹp chung với chứng từ lô hàng để chuyển sang Bộ phận kế toán để đối chiếu hạch toán (trong trường hợp hàng bán trả lại, nhân viên bán hàng khơng lập hóa đơn mà kẹp chung chứng từ hàng bán với hóa đơn mà khách hàng phát hành xuất trả lại) Mục đích Tất chứng từ, hóa đơn liên quan đến lô hàng cần kẹp chung cung cấp cho Bộ phận kế toán để đối chiếu cập nhật định khoản vào Hệ thống kế toán Trang 28 ... Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: HÀNG BÁN TRẢ LẠI, GIẢM Ký duyệt: GIÁ HÀNG BÁN Quy trình: Bán hàng nợ phải thu PGĐ/Trưởng phận kinh doanh Quy trình phụ: Hàng bán. .. TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH PHỤ: BÁN HÀNG Ký duyệt: Quy trình: Bán hàng nợ phải thu Lập/ ký hợp đồng bán hàng Nhận đơn đặt hàng (PO) Nhân viên bán hàng Nhân... KẾ TỐN Mã: QUY TRÌNH: BÁN HÀNG - NỢ PHẢI THU Ngày hiệu lực: Ký duyệt: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH Mơ tả quy trình Quy trình Bán hàng nợ phải thu khách hàng khách hàng đặt lệnh mua hàng tới hàng hóa
