Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty liên doanh khách sạn Heritage Hà Nội.doc
Chơng I: đặc điểm chung Công ty liên doanh khách sạn heritage hà nội Quá trình hình thành phát triển: Du lịch ngành dịch vụ đà phát triển ngày mạnh mẽ không riêng Việt Nam mà nhiều quốc gia Thế giới Sự phát triển đặt nhu cầu ngày cao số lợng chất lợng hệ thống khách sạn, nhà nghỉ, khu nghỉ mát Để đáp ứng nhu cầu Công ty liên doanh khách sạn Heritage Hà Nội (gọi tắt Khách sạn) đà đời sở liên doanh Công ty Than Nội địa thuộc Tổng công ty Than Việt Nam với Tập đoàn ORIENT VACATIONS (Singapore) đợc Uỷ Ban Kế hoạch Nhà nớc hợp tác đầu t ( Bộ Kế hoạch Đầu t) cấp giấy phép số 535/GP Ngày 08 tháng 02 năm 1993 Với tổng số vốn đầu t 550 000 USD, thời gian hoạt động 25 năm tính từ ngày đợc cấp phép đầu t Khách sạn đợc thành lập sở Hợp đồng hợp tác kinh doanh : Phía Việt Nam: Công ty Than Nội Địa với số vốn 637 500 USD, chiếm 25% tổng vốn đầu t Đây Doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam Hoạt động lĩnh vực khai thác than, vật liệu xây dựng, thơng mại, dịch vụ xuất nhập với tổng số 5000 cán công nhân viên, có 20 đơn vị trực thuộc nằm rải rác từ tỉnh miền Bắc miền Trung Phía đối tác nớc ngoài:Tập đoàn ORIENT VACATIONS( Singapore) đóng góp 912 500 USD, chiếm 75% tổng số vốn đầu t Là tập đoàn t nhân hoạt động nhiều lĩnh vực nh : kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành, ngân hàng, kinh doanh bất động sản ®ã tû lƯ doanh thu lín nhÊt thc hoạt động kinh doanh du lịch, khách sạn Tập đoàn có 20 chi nhánh toàn giới, chủ yếu Mỹ, Châu Âu Châu Là khách sạn quốc tế với tiêu chuẩn khách sạn đà dần khẳng định đợc vị thị trờng kinh doanh khách sạn du lịch Quy mô khách sạn: Hiện khách sạn có tổng số buồng phòng 68 phòng Các phòng khách đợc phân bố thành khu: Khu A: 26 phßng Khu B: 16 phßng Khu C: 26 phßng STT Cơ cấu thị trờng khách Khách Châu Âu Khách Trung Quốc Khách Đông Bắc á( Hàn Quốc, Nhật Bản) Khách Đông Nam Khách Pháp Khách Việt Nam Kh¸ch Mü Tû lƯ (%) 25 20 20 15 12 Các phòng khách đợc bố trí đầy đủ tiện nghi theo tiêu chuẩn quốc tế Có loại phòng với mức giá khác để khách lựa chọn: Phòng Suite: phòng, mức giá từ 120-180 USD/ ngày đêm Phòng Dulux: 32 phòng, mức giá từ 75-120 USD/ ngày đêm Phòng Standard: 32 phòng, mức giá từ 30-75 USD/ ngày đêm Hệ thống dịch vụ khách sạn gồm có:Dịch vụ ăn uống: Âu, Dịch vụ vui chơi giải trí: game, karaoke Dịch vụ chăm sóc sức khoẻ xêna Dịch vụ lữ hành quốc tế nội địa.Dịch vụ bán hàng lu niệm Trong năm tới khách sạn đà có kế hoạch nâng cao chất lợng dịch vụ đà có mở rộng thêm số dịch vụ nhằm phục vụ ngày tốt nhu cầu khách hàng Về thị trờng : Từ thành lập hoạt động thị trờng khách chủ yếu khách sạn thị trờng khách châu Âu, á, Đông Bắc á, Đông Nam Năm 2004, thị trờng khách khách sạn có tỷ lệ nh sau: Cơ cấu thị trường khách Khách sạn thu hút chủ yếu khách quốc tế đến nghỉ sử dụng dịch vụ mình, khách nội địa chiếm tỷ lệ thấp tỷ lệ có tăng lên qua năm gần Điều chứng tỏ khả thu hút khách nội địa tăng lên, thể qua bảng số liệu đồ thị sau: Năm Chỉ tiêu Tổng số ngày khách lu trú Khách Nội địa Khách Quốc tế 2002 2003 2004 sè ngêi % sè ngêi % sè ngêi % 15906 100 18850 100 18232 100 902 5.67 2000 11 3500 19.2 15004 94.3 16850 89 14732 80.8 % Cơ cấu khách hàng 100 Khách Nội địa 80 60 40 Khách Quốc tế 20 2002 2003 2004 Năm Kế hoạch khách sạn đặt năm tới mở rộng thị trờng khách, đặc biệt thu hút mạnh mẽ thị trờng khách Đông Bắc dựa chiến lợc kinh doanh cụ thể đà đợc tìm hiểu, nghiên cứu để đa vào sử dụng Lực lợng lao động: Với doanh nghiệp lực lợng lao động yếu tố quan trọng, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dịch vụ lao động lại điều phải quan tâm sản phẩm đợc sản xuất cung ứng trực tiếp Công ty liên doanh khách sạn Heritage Hà Nội có lực lợng lao động ổn định năm qua Ta xem xét lao động doanh nghiệp qua cấu lao động vài năm trở lại qua số liệu sau: a Cơ cÊu lao ®éng theo bé phËn: Lao ®éng cđa doanh nghiệp phần lớn lao động trực tiếp dịch vụ mà khách sạn cung cấp, lao động quản lý chiếm tỷ lệ thấp : So sánh 2004 Năm 2002 STTBé phËn Sè ngêi Qu¶n lý Tỉ chøc hµnh chÝnh Kinh doanh 4 Kế toán kho Vật t Lễ tân Nhà hàng 8 Bếp Bảo dỡng 10 Bảo vệ Năm 2003 % Sè ngêi 4.17 1.39 5.56 8.33 1.39 8.33 11.1 11.1 6.94 11.1 Năm 2004 % Số ngời 4.11 1.37 5.48 8.22 1.37 8.22 11 11 6.85 11 % 3.8 2.5 5.1 8.9 1.3 11 10 10 6.3 10 víi 2002 ChØ sè ( lÇn) % 100 1.1667 16.67 1.5 50 1 1 11 Trung t©m du lịch 12 Buồng 13 Dịch vụ khác Tổng số 15 72 4.17 20.8 5.56 100 16 73 4.11 21.9 5.48 100 17 79 5.1 1.3333 33.33 22 1.1333 13.33 3.8 0.75 -25 100 1.0972 9.72 Số liệu năm cho thấy: lao động biến động 9.72% so sánh năm 2004 với 2002 Năm 2004:Chiếm tỷ lệ cao phận buồng 22%, sau lễ tân 11% là: nhà hàng , bảo vệ bếp chiếm tỷ lệ 10% Còn thấp phận vật t tổ chức hành Tuy nhiên lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ cao 21.5% tỉng sè lao ®éng cđa doanh nghiƯp ®iỊu làm cho hiệu hoạt động doanh nghiệp hiệu b Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn: Xét trình độ học vấn, lao động doanh nghiệp phần lớn trình độ cao đẳng đại học, trình độ đại học lao động phổ thông chiếm tỷ lệ thấp Lao động phổ thông chủ yếu làm công việc đơn giản nh bảo vệ So sánh 2004 STT Trình độ Trên đại học Đại học, Cao đẳng Trung cấp nghề Lao động phổ thông Tổng số Năm 2003 Năm 2004 với 2003 Số ngời % Sè ngêi % ChØ sè % 2.74 2.53 32 43.84 37 46.84 1.1563 15.63 31 42.47 31 39.24 10.96 10.13 73 100 79 100 1.0822 8.22 c C¬ cÊu lao động theo giới tính: Do đặc thù lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động nên tỷ lệ lao động nữ doanh nghiệp chiếm phần lớn Vì vậy, khách sạn cần phải bố trí phân công công việc cho phù hợp với đặc điểm giới tính phải có sách hợp lý lao động nữ Cơ cấu giới tính năm 2004 43% nam 57% nứ d Cơ cấu lao động theo thâm niên: Tính đến 2005 lao động có thời gian làm việc từ 10-12 năm doanh nghiệp chiếm tỷ lệ cao 39.23% chủ yếu lao động quản lý, từ 5-9 năm 24.05%, từ 1-4 năm 36.71% Số năm làm việc Cơ cấu lao động theo thâm niên khách sạn số ngời Tỷ lệ % 1 ®Õn =50 chØ chiÕm 7.59% tæng số cán công nhân viên khách sạn Điều phùsố với đặc điểm lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp cần lực lợng lao Tổng hợp động 79 ngoại hình tốt trẻ, 100 Bảng cấu lao động theo độ tuổi tính đến năm 2005 Độ tuổi 22-25 25-30 30-35 35-40 40-45 45-50 >=50 Tæng % Stt Sè lao ®éng 18 18 12 10 79 % 7.59 22.78 22.78 15.19 11.39 12.66 7.59 100 Tû lÖ lao ®éng theo ®é tuæi 25 20 15 % 10 §é tuæi 22-25 25-30 30-35 35-40 40-45 45-50 >=50 Từ số liệu cho thấy phần đặc điểm nguồn lao động khách sạn năm qua Bộ máy tổ chức khách sạn: 5.1 Chức nhiệm vụ phận: Để hoạt động đợc có hiệu cao doanh nghiệp phải tổ chức lao động thành phận cụ thể có chức nhiệm vụ khác đảm bảo cho phận làm việc có hiệu phối hợp nhịp nhàng với phận khác trình hoạt động doanh nghiệp Cũng nhằm mục đích Công ty liên doanh khách sạn Heritage Hà Nội phân chia chức nhiệm vụ phận nh sau: Là công ty liên doanh, khách sạn hoạt động theo điều lệ công ty liên doanh quy chế hoạt động Hội đồng quản trị ban hành a Hội đồng quản trị (HĐQT): Gồm có thành viên đó:hai ngời ngời Việt Nam hai ngời ngời Singapore Đây quan điều hành cao công ty, làm việc theo nguyên tắc Tập thể đa số có thẩm quyền định vấn đề mang tính chiến lợc, sách đầu t lớn có tác động trực tiếp đến hoạt động công ty tầm vĩ mô Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc theo điều lệ công ty liên doanh Chủ tịch HĐQT ngời Việt Nam chịu trách nhiệm chủ trì họp HĐQT( thờng ba tháng lần) b Ban Giám Đốc công ty liên doanh:Gồm hai ngời: Tổng Giám Đốc ngời nớc uỷ viên HĐQT, có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám Đốc Phó Giám Đốc khách sạn Phó Tổng Giám Đốc điều hành ngời Việt Nam Ban Giám đốc có trách nhiệm trực tiếp điều hành hoạt động công ty ban hành quy chế, nội quy, tạo sở pháp lý cho hoạt động công ty c Ban Giám Đốc khách sạn:Gồm có hai ngời: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm điều hành hoạt động khách sạn theo quy chế hoạt động công ty liên doanh Phó Giám đố khách sạn việc chịu trách nhiệm theo phân công uỷ quyền Giám đốc khách sạn phải trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh tìm kiếm thị trờng d Phòng Tài kế toán: d.1 Kế toán trởng: Chức :tổ chức quản lý toàn diện công tác kế toán, tài chính, thống kê, thông tin kinh tế hạch toán lập phơng án kinh doanh theo quy định pháp luật nhiệm vụ: Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động máy kế toán, thu chi tài chính, kiểm giá khoán kinh doanh cho phận( tổ chức mạng lới kế toán kiểm giá, phân công công việc kiểm tra giám sát tình hình tài chính, thực chế độ báo cáo định kỳ, quản lý việc mua sắm xuất nhập tồn vật t hàng hoá, đào tạo đánh giá nhân viên), thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Bộ Tài Tổng Cục thuế Kiểm tra, kiểm soát tiền tồn, tài sản vật t thu chi tài khách sạn Phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh, đề xuất biện pháp để quản chặt chi phí, nâng cao hiệu kinh doanh d.2 Kế toán viên: Chức năng: Giúp kế toán trởng giải công việc liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán khách sạn Nhiệm vụ: Dựa khả trình độ chuyên môn cá nhân, Kế toán trởng phân công nhiệm vụ cho kế toán viên để giải công việc cụ thể sau đây: ã Theo dõi doanh thu hàng ngày Tổ, Bộ phận, cuối tháng tổng hợp báo cáo kế toán trởng ã Theo dõi trình mua sắm vật t, nguyên vật liệu đầu vào cho hoạt động kinh doanh ã Tổng hợp thu chi tài nghiệp vụ kế toán ã Lập báo cáo toán cuối tháng, quý, năm theo yêu cầu ban giám đốc khách sạn quan chức ã Kiểm tra giá cả, số lợng, chất lợng vật t, nguyên vật liệu mua vào, theo dõi giám sát hàng nhập kho ã Quản lý phân phối hàng nhập kho theo đề nghị Tổ bô phận 10 ã Phối hợp phận Marketing để hỗ trợ cho công tác tiếp thị, quảng cáo ã Thông báo kịp thời cho tổ lễ tân Bộ phận liên quan có kế hoạch đón khách khach có nhu cần đặt phòng ã Thờng xuyên theo dõi thông tin từ phía khách hàng ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu trởng phận Ban giám đốc khách sạn f Bộ phận Kinh doanh ăn uống (F & B) f.1.Trởng phận: Chức năng: Giúp ban giám đốc khách sạn việc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh ăn, uống khách sạn (bao gồm tổ: Bếp, Nhà hàng, Câu lạc bộ) Nhiệm vụ: Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh ăn uống gồm phận: Bếp, Nhà hàng Câu lạc (tổ chức máy, lập kế hoạch kinh doanh phận, phân công công việc, đạo thực hiện, kiểm soát chi phí, phối hợp với phận liên quanđể tăng cờng biện pháp thu hút khách, đào tạo đánh giá nhân viên ) Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn f.2.Các tổ trởng nhân viên: f.2.1 Tổ Nhà hàng: (1) Tổ trởng nhà hàng: Chức năng: Giúp Trởng phận ăn uống quản lý hoạt động Nhà hàng theo phân công cụ thể Nhiệm vụ: ã Phân công nhiệm vụ theo dõi lịch làm việc nhân viên nhà hàng Giúp trởng phận đạo việc thực kiểm soát giá cả, chi phí đầu vào Nhắc nhở nhân viên ý thức đợc trách nhiệm đợc giao, nâng cao tinh thần phục vụ Đề xuất kiến nghị với trởng phận ban giám đốc khách sạn biện pháp giảm giá cost, quy định mức giá bán hợp lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nhà hàng Tham gia tích cực công tác đào tạo đánh giá nhân viên Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu 12 Trởng phận Ban giám đốc khách sạn, chịu trách nhiệm cao trớc Trởng phận ban giám đốc khách sạn (2) Nhân viên: Chức năng: Trực tiếp phục vụ Nhà hàng theo phân công nhiệm vơ cđa Trëng bé phËn vµ tỉ trëng NhiƯm vụ: ã Phối hợp nhân viên Bếp để phục vụ khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ (ăn, uống) nhà hàng ã Tìm hiểu phong tục tập quán khách (nhất ngời nớc ngoài) để nắm rõ đợc sở thích ngời, tăng uy tín phục vụ nhà hàng lên ã Có trách nhiệm bảo quản đồ dùng, dụng cụ, trang thiết bị, vật t hàng hoá mua vào phục vụ cho Nhà hàng ã Nghiên cứu đề xuất giải pháp để tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh ã Thực công việc khác theo phân công Trởng phận f.2.2 Bếp: (1) Bếp trởng: Chức năng: Giúp trởng phận (F & B Manager) trực tiếp quản lý hoạt ®éng cđa tỉ BÕp NhiƯm vơ: • Theo dâi quản lý chặt chẽ thời gian làm việc nhân viên tổ, phân công nhiệm vụ; đạo thực việc kiểm soát chi phí, giá vật t mua vào phục vụ cho tổ Bếp Chịu trách nhiệm quy trình chế biến nấu ăn theo yêu cầu khách ã Phối hợp với Tổ, Bộ phận liên quan để tăng cờng biện pháp thu hút khách, đào tạo đánh giá nhân viên ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Trởng phận Ban giám đốc khách sạn Chịu trách nhiệm cao trớc Ban giám đốc khách sạn Trởng phận (1) Nhân viên: 13 Chức năng: Trực tiếp chế biến ăn theo nhu cầu cảu khách công việc khác tổ Bếp theo phân công cảu trởng phận tổ trởng Nhiệm vụ: ã Chế biến nấu ăn theo yêu cầu khách ã Mua sắm vật t, nguyên vật liệu đầu vào cho trình chế biến ã Giữ gìn bảo quản tốt vật t, nguyên liệu đầu vào, trang thiết bị, dụng cụ đồ đạc phục vụ cho việc chế biến nấu ăn ã Phối hợp với nhân viên nhà hàng phục vụ theo yêu cầu khách ã Nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức đợc trách nhiệm đợc giao Trong công việc phải có sáng tạo, ý tạo uy tín khách hàng ã Thực công việc khác theo phân công Bếp trởng f.2.3 Câu lạc bộ: (1) Tổ truởng: Chức năng: Giúp Trởng phận quản lý điều hành hoạt động Câu lạc Nhiệm vụ: ã Phân công nhiệm vụ theo dõi lịch làm việc nhân viên câu lạc ã Tham mu cho trởng phận việc định hớng kinh doanh, kiểm soát giá cả, chi phí, phối hợp với Tổ, Bộ phận liên quan để tăng cờng biện pháp thu hút khách, đào tạo đánh giá nhân viên ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu trởng phận Ban giám đốc khách sạn Chịu trách nhiệm cao trớc Trởng phận Ban giám đốc khách sạn (2) Nhân viên: Chức năng: Trực tiếp phục vụ Câu lạc bộ, pha chế đồ uống theo yêu của khách Nhiệm vụ: ã Có trách nhiệm việc sử dụng bảo quản toàn hệ thống âm thanh, hệ thống chiếu sáng trang thiết bị, đồ dùng khác Câu lạc ã Hớng dẫn cụ thể chi tiết khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui chơi giải trí 14 ã Pha chế đồ uống theo yêu cầu khách ã Nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần phục vụ để thu hút khách đến với Câu lạc g Bộ phận Lễ tân: g.1 Trởng phận: Chức năng: Quản lý hoạt động khách sạn liên quan đến việc đón tiễn khách khách đến tạm trú khách sạn Quản lý việc đặt phòng, điều xe sư dơng xe cã nhu cÇu vËn chun Nhiệm vụ: ã Tổ chức điều hành việc bố trí khách vào phòng nghỉ, hớng dẫn giải thích cho khách hiểu biết thông tin cần thiết khách sạn ã Bố trí điều phối việc sử dụng dịch vụ khách sạn khách có nhu cầu.Quản lý điều phối việc sử dụng xe, định mức sử dụng xăng dầu ã Lễ tân đầu mối giao dịch khách sạn quan, tổ chức, cá nhân, trởng phận có trách niệm tổ chức điều phối hoạt động tổng đài để việc giao dịch không bị gián đoạn Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn g.2 Tổ trởng nhân viên: (1) Tổ trởng lễ tân: Chức năng: Giúp trởng phận quản lý hoạt động quầy lễ tân tổng đài Nhiệm vụ: ã Tổ chức điều phối hoạt động Quầy lễ tân, tổng đài Thực khai báo số lợng khách tạm trú hàng ngày với quan chức Giải đáp thông tin khách sạn theo yêu cầu khách ã Phối hợp tổ chức, phận liên quan để tăng cờng biện pháp thu hút khách, đào tạo đánh giá nhân viên Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Trởng Bộ phận Ban giám đốc Khách sạn (2) Nhân viên Lễ tân: Chức năng:Nhân viên lễ tân ngời trực tiếp giao dịch với khách, điều khiển hoạt động tổng đài 15 Nhiệm vụ: ã Làm thủ tục đón khách (check in) tiễn khách(check out) ã Hớng dẫn cho khách hiểu biết thông tin khách sạn ã Phối hợp nhân viên Tổ, phận liên quan để tạo điều kiện cho khách sử dụng dịch vụ khach sạn cách thuận lợi nhanh chóng ã Đón nhận thông tin từ chuyển đến nơi nhận khách sạn thông qua hệ thống tổng đài ã Thông báo cho phận liên quan phối hợp sửa chữa khắc phục cố xảy phòng khách tạm trú ã Cùng với nhân viên tổ buồng kiểm tra khách làm thủ tục Check out g.3 Lái xe: Chức năng: Trực tiếp lái xe phục vụ cho nhu cầu vận chuyển khách sạn Nhiệm vụ: ã lái xe cho khách ngời nhà có nhu cầu sử dụng(theo yêu cầu trởng phận lễ tân, Ban giám đốc khách sạn) ã Nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc, có ý thức việc bảo quản sử dụng xe ã Thờng xuyên kiểm tra, bảo dỡng định kỳ theo quy định ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầucủaBan giám đốc khách sạn Trởng phận lễ tân g.4 Trực tầng (concierge): Chức năng: Giúp trởng phận việc vận chuyển hành lý khách làm thủ tục check in check out, phân phối sử dụng xe Nhiệm vụ: ã Mở đóng cửa xe, cửa vào đón khách ã Giúp khách chuyển hành lý vận hành thang máy ã Dẫn khách lên phòng sau lễ tân làm thủ tục đón khách, hớng dẫn cho khách cách sử dụng thiết bị phòng, đồng thời kiểm tra thiết bị, tiện nghi phòng, có trục trặc phải báo với lễ tân 16 ã Luôn dành nhiệt tình quan tâm giúp đỡ khách khu vực tiền sảnh ã Duy trì ngăn nắp, trật tự khu vực tiền sảnh: giám sát vào khu vực khách nhân viên, báo cáo kịp thời trờng hợp nhân viên vào tiền sảnh nhiệm vụ không đợc phép ã Giữ gìn vệ sinh khu vực tiền sảnh: thay gạt tàn, xếp lại bàn ghế sau khách sử dụng, xếp giá báo, bật tắt đèn thiết bị điện cần thiết,sau sàn nhà, lau cửa kính cần ã Phát vào báo cáo kịp thời biểu khác thờng khu vực tiền sảnh (nh khách bên vào không rõ mục đích, thất lạc đồ dùng cá nhân khách ) đồng thời tiến hành điều tra làm rõ nguyên nhân ã Cung cấp thông tin tiện nghi dịch vụ khách sạn cho khách ã Hớng dẫn xe đỗ vị trí quy định, không chắn lối gây cản trở xe khác vào khách sạn ã Thực yêu cầu điều động xe, xếp bố trí xe kịp thời nhanh chóng, báo cáo cập nhật số liệu doanh thu xe theo yêu cầu h Bé phËn kinh doanh Buång: h.1 Trëng bé phËn: Chức năng: Giúp ban giám đốc khách sạn việc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Buồng Nhiệm vụ: ã Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh Buồng gồm phận: Buồng Clean (phân công công việc, đạo thùc hiƯn, kiĨm so¸t chi phÝ bé phËn, phèi kÕt hợp với phận liên quan để tăng cờng thu hút khách, đào tạo đánh giá nhân viên,) ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn h.2 Nhân viên Tổ Buồng: Chức năng: Tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh Buồng Nhiệm vụ: ã Vệ sinh buồng phòng có khách tạm trú: ã Nhìn đèn tín hiệu, bấm chuông có khách tạm trú 17 ã Kéo rèm, mở cửa thông thoáng, tắt thiết bị điện ã Kiểm tra thiết bị, đồ dùng phòng (của khách sạn) ã Kiểm tra Minibar, tủ quần áo ã Lau chùi, vệ sinh bồn tắm, thiết bị vệ sinh khác, đồ gỗ trang thiết bị phòng ã Thay ga, gối cho khách, nhận quần áo giặt ã Làm công việc khác theo yêu cầu khách Trởng phận ã Đối với trợ lý buồng (tổ phó) có nhiƯm vơ: • KiĨm tra viƯc thùc hiƯn Néi quy lao động Quy chế làm việc Tổ, phận ã Giám sát theo dõi lịch làm việc nhân viên tổ, tham mu cho Tổ trởng công tác đào tạo đánh giá nhân viên ã Ghi nhận xét đánh giá công việc kiểm tra hàng ngày vào sổ theo dõi, báo cáo thông tin có liên quan đến hoạt động tổ ã Quản lý kiểm kê thờng xuyên Kho, buồng; cấp phát đồ dùng cho khách, dụng cụ làm việc kịp thời theo yêu cầu tổ trởng ã Trực tiếp tham gia làm buồng theo phân công Tổ trởng ã Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu tổ trởng h.3 Nhân viên nhóm Clean: Chức năng: Trực tiếp làm vệ sinh khu vực toàn khách sạn (chủ yếu khu vực công cộng) Nhiệm vụ: ã Quét dọn toàn sân trớc, sân sau khách sạn ã Lau tất cửa kính theo yêu cầu tổ trởng ã Hút bụi cầu thang lên xuống, phòng khách phòng làm việc phận khác ã Dọn khu vệ sinh theo quy định tổ trởng ã Thu dọn rác thải phòng làm việc ã Trực trớc quầy lễ tân cần thiết 18 ã Đánh sàn làm công việc khác theo yêu của tổ trởng ban giám đốc khách sạn ã Làm vờn chăm sóc cá cảnh khuôn viên khách sạn i Bộ phận bảo dỡng: i.1 Tổ trởng: Chức năng: Quản lý điều hành hoạt động bảo dỡng hệ thống thiết bị điện lanh, điện tử, điện chiếu sáng, hệ thống thông tin, hệ thống nớc, đồ mộc khách sạn Nhiệm vụ: ã Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động phận Bảo dỡng (lập kế hoạch sửa chữa, bảo dỡng nhà xởng trang thiết bị, tính toán giám sát chi phí bảo dỡng, tham gia ký kết theo dõi hợp đồng bảo trì, đạo thực công tác bảo dỡng, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật nh: điện , nớc, thông tin, dầu Cho hoạt động hàng ngày khách sạn, đào tạo đánh giá nhân viên.) Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu ban giám đốc khách sạn i.2 Nhân viên bảo dỡng: Chức năng: Trực tiếp tham gia vào hoạt động bảodỡng, theo dõi vận hành máy móc thiết bị liên quan phạm vi chuyên môn đợc đào tạo Nhiệm vụ: ã Bảo dỡng định kỳ hệ thống máy điều hoà nhiệt độ, tham gia sửa chữa bảo trì trang thiết bị máy móc (máy bơm, máy phát điện) ã Theo dõi điều khiển hệ thống thiết bị thu phát hình (ăng ten, Tivi, đầu đĩa CD) ã Kiểm tra định kỳ, thờng xuyên hệ thống đờng dây điện, đờng dây tổng đài, kịp thời sửa chữa khắc phục cố đờng dây khu vực khách sạn ã Phối hợp phận liên quan kiểm tra hệ thống báo cháy thiết bị phòng chống cháy nổ khác ã Theo dõi thờng xuyên bể chứa nớc, hệ thống cấp nớc vận hành máy bơm nớc cần thiết 19 ã Sửa chữa bảo dỡng toàn trang thiết bị, máy móc, buồng phòng phục vụ cho hoạt động kinh doanh khách sạn ã Tuyệt đối không đợc để xảy an toàn tai nạn lao động, thực nghiêm chỉnh pháp lệnh an toàn lao động ã Thực công việc khác theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn trởng phận theo khả chuyên môn j Bộ phËn b¶o vƯ: j.1 Tỉ trëng b¶o vƯ: Chøc năng: Quản lý điều hành hoạt động bảo vệ khách sạn (tài sản, máy móc thiết bị, an toàn trật tự cho khách tạm trú khách sạn ) Quản lý điều hành công tác phòng cháy chữa cháy phạm vi khách sạn Nhiệm vụ: ã Trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động bảo vệ khách sạn ã Phối hợp Phòng TCNS theo dõi giấc vào nhân viên, phân công lịch làm việc, tham gia công tác đào tạo đánh giá nhân viên ã Phối hợp Công an Phờng quan chức bảo vệ an ninh trật tự khu vực khách sạn ã Là đội trởng đội phòng cháy chữa cháy nên có nhiệm vụ tuyên truyền nhắc nhở ngời thực tốt công tác phòng chống cháy nổ Tổ chức huy động lực lợng tham gia chữa cháy có cháy nổ xảy j.2 Nhân viên: Chức năng: Đảm bảo an ninh trật tự cho toàn khu vực khách sạn Nhiệm vụ: ã Phân công trực cổng bảo vệ để theo dõi giấc vào làm việc nhân viên ã Kiểm tra hàng hoá, vật t vào khu vực khách sạn ã Kiểm tra giám sát việc thực nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản, nội quy PCCC, ATTT quy định khác công tác bảo vệ tài sản khách sạn ã Thông báo kịp thời cho ban giám đốc khách sạn phòng nghiệp vụ chức trờng hợp vi phạm Nội quy kỷ luật lao động 20 ã Tham gia vào lực lợng chữa cháy có cố cháy nổ xảy ã Tuần tra, canh gác bảo đảm an toàn tuyệt đối cho toàn khu vực khách sạn ã Tham gia tích cực vào công tác tập huấn nghiệp vụ, nắm bắt thông tin phối hợp tốt với quan chức để giữ vững ANTT toàn khu vực xung quanh khách sạn k Bộ phận Vật t: Quản lý việc mua sắm vật t phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn Trực tiếp mua vật t, hàng hoá cho khách sạn phận đề nghị(sau có đồng ý Ban Giám đốc khách sạn), phối hợp với phận liên quan việc phân phối sử dụng vật t, hàng hoá mua vào mục đích có hiệu Quản lý theo dõi hàng nhập kho, hàng tồn kho, phối hợp phòng Tài kế toán lập kế hoạch lý hàng tồn kho l Phòng Tổ chức hành chính: Chức năng: giúp Giám đốc khách sạn công tác quản lý điều hành hoạt động lĩnh vực sau: Tổ chức Nhân Công tác kế hoạch Lao động Tiền lơng vấn đề phúc lợi ngời lao động Công tác văn phòng quản trị hành Công tác theo dõi, tổng hợp văn liên quan đến hệ thống quản lý chất lợng khách sạn đợc áp dụng Nhiệm vụ: Lập kế hoạch kinh tế xà hội hàng năm; kế hoạch kinh doanh quý tháng khách sạn Heritage Hà Nội, bao gồm: kế hoạch doanh thu; kế hoạch lao động tiền lơng, tuyển dụng, đào tạo; kế hoạch tài chính; kế hoạch giá thành Chủ trì việc xây dựng định mức: định mức lao động, định mức chi phí buồng phòng, chi phí thực phẩm kinh doanh ăn uống;xây dựng đơn giá tiền lơng phân bổ nguồn lao động hợp lý tổ, phận, phòng ban chức 21 Thực công tác tuyển dụng, đào tạo, theo dõi, đánh giá nguồn nhân lực theo yêu cầu Ban Giám đốc quy định khách sạn Theo dâi viƯc thùc hiƯn Néi quy lao ®éng cđa cán nhân viên đề nghị hình thức khen thëng, kû lt ®èi víi ngêi lao ®éng Tham mu cho Giám đốc khách sạn công tác xếp, bố trí lao động; công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm cán Xây dựng Nội quy lao ®éng, Quy chÕ lµm viƯc, Quy chÕ khen thëng kû luật, tham gia soạn thảo Thoả ớc lao động tập thể Ban hành Quy chế quy định chức nhiệm vụ cho Tổ, phận, phòng ban khách sạn Xây dựng quy chế trả lơng, quy chế thởng, quy chế khoán lơng áp dụng toàn khách sạn theo quy định Theo dõi ngày công lao động, trực tiếp tính toán tiền lơng chi trả cho cán nhân viên theo quy định Theo dõi trình tăng lơng, nâng lơng, thu nộp BHXH phúc lợi khác ngời lao động Thực việc đối chiếu thu nộp với quan BHXH, trực dõi tính toán đề nghị quan BHXH chi trả khoản trợ cấp BHXH cho ngời lao động theo quy định Thực công tác văn phòng khách sạn: quản lý giấy tờ, tài liệu, phân phối công văn đến, soạn thảo công văn gửi theo đạo Giám ®èc Tỉ chøc thùc hiƯn viƯc qu¶n lý dÊu khách sạn lu trữ tài liệu theo quy định Cập nhật thông tin phối hợp với phòng ban liên quan lập kế hoạch lịch làm việc cho lÃnh đạo khách sạn, giúp Giám đốc khách sạn công tác hậu cần, đón tiếp khách Lên kế hoạch chuẩn bị công tác hậu cần cho việc tổ chức họp lÃnh đạo, giao ban định kỳ, Hội nghị, Tổng kết, đại hội Quản lý công tác đảm bảo ANTT: ban hành quy chế quản lý tài sản khách sạn, nội quy vào khách sạn, nội quy an toàn lao động, nội quy sử dụng tài sản khách sạn, nội quy sử dụng đồng phục bảo hộ lao động Theo dõi đánh giá việc thực công tác đảm bảo an toàn lao động, công tác bảo vệ tài sản khách sạn 22 Thực việc tổng hợp văn bản, tài liệu hệ thống quản lý chất lợng(ISO) trình ban hành, chỉnh sửa, áp dụng vào hệ thống quản lý chất lợng khách sạn( có sau này) Thực việc báo cáo định kỳ với quan chức Ban giám đốc khách sạn lĩnh vực: Tổ chức nhân sự, Lao động tiền lơng, quản trị hành chính, công tác đảm bảo ANTT KiĨm tra, gi¸m s¸t viƯc thùc hiƯn néi quy lao động cán nhân viên Lập biên báo cáo Giám đốc khách sạn phát có trờng hợp vi phạm nội quy lao động Là thành viên Hội đồng kỷ luật , thi đua, khen thëng; trùc tiÕp tham gia c¸c cc häp cđa Hội đồng kỷ luật khách sạn, đề nghị hình thức kỷ luật ngời lao động theo ý kiến đạo Hội đồng kỷ luật khách sạn Đề nghị Ban Giám đốc khách sạn điều chỉnh định mức lao động, đơn giá tiền lơng hợp lý theo thời kỳ; xem xét tăng lơng, điều chỉnh lơng, phụ cấp khoản trợ cấp theo quy định đà ban hanh Đại diện cho Ban Giám đốc khách sạn công tác đối ngoại, đối nội đợc Ban Giám đốc khách sạn uỷ quyền Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính: Trởng phòng Tổ chức hành +Công tác Tổ chức nhân +Công tác kế hoạch Cán Lao động tiền lơng văn phòng +Công tác Lao động Tiền lơng +Công tác văn phòng Mối quan hệ đạo Chỉ lĩnh vực trực tiếp phụ trách 23 Mối quan hƯ phèi hỵp thùc hiƯn mét sè lÜnh vực m.1.Trởng phòng Tổ chức hành chính: Chức năng: giúp Giám đốc khách sạn công tác quản lý điều hành toàn hoạt động Phòng Tổ chức hành chịu trách nhiệm công tác Tổ chức nhân công tác kế hoạch phạm vi toàn khách sạn Nhiệm vụ: Tổ chức xếp, phân công nhiệm vụ cho cán phạm vi phòng Tổ chức hành Chủ trì xây dựng báo cáo, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch doanh thuchi phí, kế hoạch phát triển thị trờng, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo; Nội quy, quy chế theo phạm vi chức nhiệm vụ Phòng đà đợc quy định Quản lý toàn tài sản, công cụ, dụng cụ đợc giao phục vụ cho công việc; kiểm soát toàn tài liệu, văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác Tổ chức hành chính-Lao động tiền lơng, công tác kế hoạch Tham gia góp ý kiến công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ; đề nghị xem xét nâng lơng; đề nghị xem xét khen thởng, kỷ luật Tham gia họp giao ban định kỳ họp khác giám đốc khách sạn chủ trì liên quan đến lĩnh vực phụ trách Chịu trách nhiệm thực hoạt động tác nghiệp công tác tổ chức nhân phạm vi toàn khách sạn, bao gồm công việc sau: Công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên Tổng hợp đơn xin việc tiến hành thủ tục tuyển dụng nhân viên cách hợp lệ, gồm : Hợp đồng, đánh giá xác nhận lao động Theo dõi đánh giá trình đào tạo đào tạo lại tất CBNV Chịu trách nhiệm phối hợp với phòng ban liên quan việc hớng dẫn đào tạo số lao đôngj thời gian thử việc Tham gia soạn thảo nội quy, quy chế làm việc; quy chế trả lơng, khoán lơng theo doanh thu; quy chế khen thởng, xử lý kỷ luật; Trực tiếp soạn thảo văn liên quan đến công tác tổ chức nhân 24 Lu trữ cập nhật giấy tờ nhân viên hồ sơ nhân Tập hợp, lu trữ giấy tờ ngày nghỉ lễ nghỉ phép nhân viên Quan hệ với quyền địa phơng tổ chức có liên quan để thu đợc ủng hộ thích hợp cuả địa phơng tổ chức Giải công việc khác phòng Tổ chức hành cần thiết Thực báo cáo định kỳ liên quan đến công tác tổ chức nhân theo yêu cầu Ban Giám đốc khách sạn, lÃnh đạo phòng quan chức Chịu trách nhiệm thực lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu-chi phí, kế hoạch lao động tiền lơng, kế hoạch khoán quỹ lơng bao gồm: Thu thập số liệu, tài liệu liên quan phục vụ công tác lËp kÕ ho¹ch kinh doanh, kÕ ho¹ch doanh thu- chi phí, kế hoạch phát triển thị trờng, kế hoạch khoán quỹ lơng theo doanh thu Nghiên cứu, tìm hiểu cập nhật thông tin phục vụ cho công tác dự báo xu hớng phát triển thị trờng nhằm tăng khả cạnh tranh khách sạn Phân tích, lu trữ số liệu phục vụ cho công tác lập báo cáo theo quy định quan chức Phối hợp với cán chuyên môn xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lơng hệ số điều chỉnh quỹ tiền lơng Tham mu cho phòng ban, phận công tác lập kế hoạch Thực báo cáo định kỳ liên quan đến công tác kế hoạch theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn, lÃnh đạo phòng quan chức m.2.Cán Lao động- Tiền lơng Văn phòng: Chức năng: chịu trách nhiệm thực hoạt động tác nghiệp liên quan đến công tác Lao động, tiền lơng công tác Văn phòng phạm vi toàn khách sạn Nhiệm vụ: Xây dựng đơn giá tiền lơng, định mức lao động chế phân bổ nguồn lao động khách sạn Trực tiếp chịu trách nhiệm tính lơng thu nhập nhân viên khách sạn 25 Thực chế độ BHXH, BHYT, chăm sóc y tế chăm sóc sức khoẻ thông qua bác sĩ khách sạn Đảm bảo tính công luật lao động, thu nhập xem xét chế độ sách nhà nớc ban hành có liên quan đến ngời lao động Tham gia soạn thảo định mức, nội quy quy định khách sạn Thực sách hoạt động thực tế liên quan đến nhân viên khách sạn Theo dõi tập hợp trờng hợp vắng mặt, ®i muén giê lµm, nghØ èm vµ lµm ngoµi giê nhân viên Thu thập thông tin lời phản hồi có ích mang tính xây dựng nằm ý Ban giám đốc khách sạn để cải thiện hoạt động Giải công việc khác Phòng Tổ chức hành cần thiết Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu Ban giám đốc khách sạn, lÃnh đạo phòng quan chức Chịu trách nhiệm thực hoạt động tác nghiệp liên quan đến công tác văn phòng, hành quản trị phạm vi toàn khách sạn,bao gồm nhiệm vụ sau: - Theo dõi quản lý công văn , giấy tờ, tài liệu đến -đi, thực việc lu trữ phân phối tài liệu theo yêu cầu - Lên lịch làm việc cho lÃnh đạo khách sạn cán chủ chốt; bố trí, điều động xe( phơng tiện), mua vé tàu xe phục vụ việc đa đón lÃnh đạo khách sạn công tác - Cập nhật thông tin, lắng nghe ý kiến đạo lÃnh đạo khách sạn để cụ thể hoá văn chuyển tới phận, phòng ban liên quan - Soạn thảo, in ấn tài liệu văn cho lÃnh đạo khách sạn họp, hội nghị, hội thảo - Tổ chức công tác hậu cần hội thảo, hội nghị, đại hội, tổng kết khách sạn chủ trì 26 ... phối hợp nhịp nhàng với phận khác trình hoạt động doanh nghiệp Cũng nhằm mục đích Công ty liên doanh khách sạn Heritage Hà Nội phân chia chức nhiệm vụ phận nh sau: Là công ty liên doanh, khách sạn. .. Đốc khách sạn: Gồm có hai ngời: Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm điều hành hoạt động khách sạn theo quy chế hoạt động công ty liên doanh Phó Giám đố khách sạn việc chịu trách nhiệm theo phân công. .. Giám đốc công ty liên doanh Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Ban Giám đốc khách sạn Mối quan hệ đạo Giám đốc khách sạn Phó Giám đốc khách sạn Bộ phận buồng Bộ phận bảo vệ Mối quan hệ phối hợp Phòng
