NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN NGHE THUAT LANH DAO CFVG 2 Phần 1 ỦY QUYỀN LÀ GÌ ? “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm” Dickinson Chú ý ! - Ủy quyền không không phải là giao việc. - Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm. - Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm. - Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng. Lợi ích của ủy quyền 9 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn. 9 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên. 9 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên. 9 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định. 9 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên. Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ? o Một số giả định của bạn : - Họ không đáng được như vậy - Họ không thích có thêm việc … o Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều quá ! - Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách ! o Niềm tin cá nhân : - Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều - Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều - Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. NGHE THUAT LANH DAO CFVG 3 Bạn ủy quyền những gì ? - Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời giúp người khác phạt triển. - Các công việc thường nhật. - Các công việc cần thiết. - Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác. - Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển. Những công việc bạn không nên ủy quyền - Đánh giá thành tích công tác - Định hướng hoạt động của đơn vị - Động viên nhân viên - Giao tiếp với nhân viên - Xây dựng ê kíp Một trình tự ủy quyền hiệu quả 1. CHUẨN BỊ : Bạn hãy tự hỏi - Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ? - Kết quả công việc được đo lường như thế nào ? 1. Chuẩn bị 2. Lựa chọn 3. Gặp gỡ 4. Hợp đồng 5. Theo dõi 6. Kiểm điểm NGHE THUAT LANH DAO CFVG 4 - Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ? - Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ? - Cần thẩm quyền đến mức độ nào ? - Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ? - Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay không ? 2. LỰA CHỌN : Bạn hãy tự hỏi. - Ai có thể làm công việc này ? - Ai có thể phát triển thông qua công việc này ? - Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ? - Hiện tại ai có thể làm công việc này ? - Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ? - Công việc có khẩn cấp hay không ? - Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ? 3. GẶP GỠ : Bạn hãy tự hỏi. - Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ? - Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định thời gian chưa ? - Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chị ta không ? - Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyề n để giải thích rõ mọi vấn đề chưa ? - Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị ta hay không ? - Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải làm công việc như thế nào không ? 4. HỢP ĐỒNG : Những điểm chính mà bạn phải thỏa thuận NGHE THUAT LANH DAO CFVG 5 - Bản chất và phạm vi công việc - Kết quả mong đợi - Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ? - Hạn thời gian hoàn thành công việc. - Phạm vi thẩm quyền cần thiết. - 5. THEO DÕI : Bạn cần phải làm gì ? - Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận. - Luôn luôn sẵn sàng. - Hổ trợ và giúp đỡ khi cần thiết - Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. - Luôn động viên cổ vũ. 6. KIỂM ĐIỂM : Bạn hãy tự hỏi. - Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu hay không ? - Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không ? - Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò người ủy quyền hay không ? - Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ? NGHE THUAT LANH DAO CFVG 6 Phần 2 Ủy quyền là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý : hoàn thành công việc thông qua người khác. Thật không may là kỹ năng này lại thường được thực hiện một cách vụng về và hầu hết các nhà quản lý đều không cảm thấy tự tin khi thực hiện việc ủy quyền. Kết quả là nhiều người trong họ phải gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng do cố gắng tự làm mọi việc mộ t mình. Ủy quyền là cách duy nhất để thực hiện đầy đủ các công việc thông qua người khác và phát huy hết tiềm năng của cơ quan, tổ chức. Hơn lữa, chúng ta đã tự lừa dối khi cho rằng một người có thể làm hết mọi chuyện. Bạn hãy thử nghĩ đến hàng loạt các công việc quản lý bị bỏ qua mà đáng lẽ chúng phải được quan tâm thích đáng. Ủy quyền là trao cho nhân viên thẩm quyề n và các nguồn lực để thực hiện một công tác. Nó còn mang ý nghĩa động viên họ. Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng, và vì vậy, thật là vô lý khi tin rằng giữa việc phân phối công việc rồi quên bẳng nó đi và ủy quyền có điểm tương đồng đâu đấy. Thật không may là nhiều người không nhìn thấy được sự khác biệt này. Ủy quyền là gì ? Ủy quyền là cho một ng ười biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”. Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực hiện công việc thông qua người khác” mặc dù đ ây cũng là một phần của nó. Như trong hai định nghĩa trên đây đã đề cập, ủy quyền là giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành một công tác và quyền chuyên quyết công tác đó được hoàn thành như thế nào. Đồng thời bạn phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công tác đó, vì dầu sao chính bạn là nhà quản lý. Ủy quyền có thể ở nhiều mức độ khác nhau. Ủy quyền không phải chỉ là “phân phối công việc”, hoặc là “ra mệnh lệnh và chỉ thị”. Khi nói về ủy quyền chúng tôi muốn nói đến ủy quyền một cách hiệu quả. Nhiều nhà quản lý ngỡ rằng mình đang ủy quyền nhưng thật ra họ chỉ thoái thác công việc hoặc đơn giản chỉ là ra lệnh cho nhân viên phải làm gì mà thôi. Chúng tôi cho rằng ủy quyền không hiệu quả cũng giống như không ủy quyền gì c ả mà thôi. Thoái thác trách nhiệm hoặc chỉ thuần túy ra lệnh đều có hại cho uy tín của bạn và hiệu quả của cơ quan, tổ chức. Nếu bạn không ủy quyền một cách hiệu quả bạn có thể gặp những hậu quả sau đây : 9 Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan… 9 Nhân viên lơ là trong công việc. 9 Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra. 9 Tốn nhiề u thời gian để phối hợp và giám sát. 9 Lãng phí nguồn lực cơ quan 9 Các quyết định có chất lượng thấp. Phân phối công việc Nếu bạn phân phối công việc kèm theo chỉ thị nghiêm ngặt hoặc ra lệnh, bạn đang điều hành chứ không phải ủy quyền. Nói cách khác, bạn giao công tác và bảo một người phải làm chính xác như thế nào và thường xuyên kiểm tra anh ta để đảm bảo rằng anh ta nhất nh ất làm theo lời bạn. Thoái thác công việc NGHE THUAT LANH DAO CFVG 7 Khi bạn thoái thác công việc, bạn làm ngược lại điều trên đây. Bạn rũ bỏ tất cả trách nhiệm đối với công việc. Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm và đừng quấy rầy bạn : “Trả lại cho tôi khi nào anh làm xong và đừng làm thặng xị lên”. Chúng ta hãy xem các ví dụ sau đây để hiểu thế nào là ủy quyền một công việc : 1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các đi ểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi lào làm xong”. 2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗ i điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”. 3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo. Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho nhân viên hoàn toàn tự lo liệu. Nhân viên có “bơi” hay là “chìm” cũng mặc kệ. Thậm chí ông ta cũng không cho hạn định về thời gian. Nếu như nhân viên có làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra. Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như những cái máy vô tri vô giác. Ông ta hoàn toàn không để cho để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến. Công việc sẽ hoàn tất, nhưng nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài. Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít nhất là t ạo cơ hội cho người cộng sự được tham gia vào công việc một cách sáng tạo. Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tin tưởng và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng. Vậy bạrl hãy nghĩ lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào. Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ năng lực của nhân viên. Chúng ta có thể phân thành lăm mức độ như sau : 1. Ủy quyền hoàn toàn Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà bạn biết rõ về họ. Nó cũng có thể áp dụng cho các công tác nhỏ nhặt hoặc các công việc sự vụ hành chánh. Bạn cho nhân viên biết công tác mà bạn cần hoàn thành và thời hạn yêu cầu. Việc làm như thế nào là do nhân viên quyết định. Bạn luôn s ẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến nếu cần. 2. Ủy quyền chủ yếu Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót để hoàn thành công việc. Bạn cũng xác định rõ thời gian gặp gở để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy quyền trong quá trình hoàn thành công việc. Nhân viên vẫn được tự do quyết định phương án tiến hành công tác nhưrlg định kỳ thông báo cho bạn về tiến độ. Bạn không nên phủ quyết các phương án và quyết định của nhân viên trừ phi điều đó thật sự cần thiết. 3. Ủy quyền giới hạn Bạn giải thích công tác cho nhân viên và yêu cầu anh ta hãy suy nghĩ về phương án mà anh ta sẽ tiến hành nó. Nhân viên được ủy quyền sau đó trình bày kiến nghị của anh ta cho bạn. Bạn có thể chấp nhận, hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghị của anh ta và xác định thời hạn hoàn thành cũng như thảo luận tiến triển của công tác. NGHE THUAT LANH DAO CFVG 8 Hai mức độ cuối cùng là : 4) Ủy quyền tối thiểu và 5) Không ủy quyền gì cả. Ở hai mức độ này, về căn bản, nhà quản lý chỉ ra lệnh cho rthârl viên phải làm gì và làm thư thế nào, hoặc là không ủy quyền chút gì cả. Bây giờ chúng ta hãy xem xét những tác dụng tích cực của ủy quyền hiệu quả. Ủy quyền mang lại lợi ích gì cho nhà quản lý ? Mặc dù có vô số các lời biện hộ cho ủ y quyền không hiệu quả, trên thực tế, bạn biết rằng dù thế nào bạn cũng phải ủy quyền. Trong phần này, chúng tôi nhắc lại những lợi ích chủ yếu của ủy quyền. 1. Ủy quyền giải phóng thời gian của bạn Ủy quyền cho phép bạn rảnh tay tập trung vào những công việc đặc biệt quan trọng, có mức đóng góp ở tầm những mục tiêu hàng đầu của cơ quan. K ết quả là bạn có thể gia tăng hiệu quả và hiệu lực công tác, đảm bảo hoàn thành công việc mà sử dụng sức lực bản thân ít nhất. 2. Ủy quyền có thể phát triển nhân viên Ủy quyền là phương tiện tốt nhất để phát triển nhân viên của bạn. Thông qua ủy quyền, bạn đã giúp các nhân viên học tập nâng cao trình độ và từ đó tiềm lực của cơ quan cũng tăng lên. 3. Ủy quyề n biểu hiện sự tin cậy và tin tưởng Bằng việc ủy quyền có hiệu quả, bạn đã cho nhân viên thấy là bạn tin cậy họ và tin tưởng vào năng lực của họ. “Ủy quyền, việc trao thẩm quyền cho một người nào đó hành động như là người đại diện của bạn, là một biểu hiện quan trọng của sự tin cậy và là một phương tiện để hình thành trách nhiệ m”. 4. Ủy quyền nâng cao chất lượng các quyết định Cuối cùng bạn có được những quyết định tốt hơn bởi vì các cá nhân tham gia vào việc ra quyết định (nhân viên) thông qua ủy quyền thường sâu sát với vấn đề “thực tế hàng ngày” của họ hơn là bạn. 5. Ủy quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn động viên và tinh thần hăng hái Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền tự chủ trên công việc. Ủy quyền thành công thường để cho nhân viên tự do quyết định phải làm công việc như thế nào, từ đó nhân viên sẽ quyết tâm hơn để đạt được thành tích. Khi họ hoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng và hãnh diện. Chúng ta khó mà tìm ra lý luận nào bênh vực cho ủy quyền mạnh hơn là các luận điểm trên đây. Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệp của bạn. Thậ t vậy, người ta đánh giá bạn dựa trên mức độ đóng góp của đơn vị mà bạn quản lý đối với mục tiêu chung của cơ quan, dựa trên mức độ quan hệ của bạn đối với nhân viên tốt hay xấu và hiệu quả công tác của các thành viên trong đơn vị. Bạn chắc chắn không được khen ngợi nếu như tự mình làm mọi thứ. Ủy quyền cũng làm tăng vị thế và quy ền hành của bạn với tư cách là nhà quản lý. Nếu bạn tin cậy nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó với bạn. Điều này thường được phản ánh qua việc gia tăng hiệu suất làm việc. Như vậy ủy quyền mang lại lợi ích cho chính bạn, cho nhân viên của bạn, cho đơn vị và cả cơ quan của bạn. “Điều gì ngăn trở bạn ủy quy ền !” Hầu hết các nhà quản lý đều cảm thấy khó khăn khi ủy quyền. Họ có nhiều lý do khác nhau. Một số nhà quản lý e ngại ủy quyền ; họ sợ rằng nhân viên sẽ không thích họ nữa. Nếu bạn có ý nghĩ đó thì nên suy nghĩ lại. Giả sử như điều nầy có đúng, thì những nguy hại do không ủy quyền hiệu quả còn nghiêm trọng hơn nhiều. NGHE THUAT LANH DAO CFVG 9 Có ba yếu tố ngăn cản ủy quyền hiệu quả. Yếu tố thứ nhất xuất phát từ giả định của bạn về nhân viên. Yếu tố thứ hai liên quan đến những nỗi sợ hãi của con người (tất cả chúng ta đều có). Yếu tố thứ ba là do nhận thức bản thân đối với vai trò của bạn. Một số giả định của bạn Chúng ta hãy xem xét m ột số nguyên cớ giả định mà các nhà quản lý đưa ra để biện hộ cho việc không ủy quyền hiệu quả cho các cộng sự. “Họ không đáng được ủy quyền” “Họ không muốn có thêm việc” “Họ sung sướng với những gì đang làm” “Họ được trả lương hậu để làm công việc của họ” “Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý” “Họ không đáng được ủy quyền !” “Hầu hết các nhân viên thật sự không có năng lực. Tốt nhất là không nên tin cậy để giao phó công việc cho họ”. Tuy nhiên, những nhà quản lý hiệu quả đều biết rằng muốn thành công họ phải sẵn sàng mạo hiểm. Họ cũng hiểu được rằng ngay cả một nhân viên hiện tại chưa có được những kỹ năng cần thiết, thì họ cũ ng có thể được huấn luyện, thông qua ủy quyền, để hoàng thành một công tác. Điều này, trong tầm dài hạn, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, mức độ động viên đối với nhân viên, cũng như bạn sẽ quan tâm hơn đến nhu cầu phát triển của nhân viên. “Họ không muốn có thêm việc !” “Họ chỉ là những nhân viên còn trẻ và không thích gánh thêm nhiều trách nhiệm. Đối với họ, đó là những chuyệ n lặt vặt. Họ sẽ phàn nàn tại sao lại giao việc cho họ, rằng chính tôi mới là người được trả lương để làm công việc đó cơ mà”. Nếu bạn sử dụng lời biện hộ này bạn cần phải xem lại những giả thuyết quản lý về tại sao ngươi ta làm việc. Dĩ nhiên có một số nhân viên có thể phù hợp với mô tả trên, nhưng nói chung hầu hết các nhân viên đều muố n và cần những công việc thử thách, có nhiều trách nhiệm để phát triển. Hầu hết mọi người đều muốn được học tập và tiến bộ trong lĩnh vực nghề nghiệp mà họ lựa chọn và sẵn sàng làm việc để gặt hái thêm kinh nghiệm. “Họ đã bằng lòng với những gì đang làm !” “Họ không quan tâm đến sự phát triển cũng như không có tham vọng, vì vậy cũng không cần kinh nghi ệm về thẩm quyền ủy quyền cũng như việc nhận lãnh trách nhiệm”. Các nhà quản lý có kinh nghiệm đều nhận thức rằng hầu hết các nhân viên quan tâm đến việc phát triển. Thông thường họ có vẻ không quan tâm đến nó là vì họ chẳng bao giờ được tạo cơ hội để nâng cao trình độ và phát triển. Nếu nhân viên không được tạo những cơ hội như vậy, họ có thể trở lên lãnh đạm và mất đi sự động viên cũng như những hoài bảo, khát vọng. “Họ đã được trả lương hậu để làm công việc của họ !” “Tại sao tôi lại phải mất thì giờ để huấn luyện và phát triển họ. Chẳng phải là chúng ta đã có một phòng chuyên lo về chuyện đó rồi sao ? Hơn nữa, họ được thuê mướn để làm một công việc và phải làm được việc đó mà không c ần sự trợ giúp của tôi”. Lời biện hộ này có thể ngăn trở việc ủy quyền hiệu quả. Những nhà quản lý suy nghĩ như vậy có thể coi như đã chọn lầm nghề. Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của thà quản lý là hoàn thành mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình làm việc cùng với nhân viên của mình và phát triển họ. Những nhà quản lý nào không phát triển nhân viên của mình NGHE THUAT LANH DAO CFVG 10 thông qua ủy quyền chắng bao lâu sẽ phải đối diện với sự việc, trong trường hợp tốt nhất, là họ phải lãnh đạo những nhân viên ù lì, không hiệu quả, hoặc giả tệ hơn, là chính nhà quản lý sẽ mất việc. “Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý. Không phải bây giờ !” Những nhà quản lý có ý nghĩ như thế này nên suy nghĩ lại về quá trình họ đạt được vị trí như ngày hôm nay. Trong hầu hết các trường hợp có thể đều là do cấp trên của họ tin cậy đầy đủ và ủy quyền cho họ những công tác có ý nghĩa. Dĩ nhiên có những công tác mà bạn không thể ủy quyền. Nhiệm vụ của bạn là xác định công tác nào có thể và không thể ủy quyền. Nỗi sợ hãi “Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách” “Nếu họ làm tốt hơn tôi, tôi có thể không còn cần thiết nữa” “Tôi có thể mất tiếng tăm mà hiện tôi đang có” "Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách” “Tôi để cho Ngọc làm một công việc cách đây 2 năm và anh ta làm hỏng nó. Tôi có thể gặp rắc rối to”. Những mối lo sợ thư thế này có thể khiến cho bạn trở nên cuồng tín hơn trong việc kiểm tra và quan tâm đến hình ảnh, địa vị của mình hơn là nhân viên của bạn. Xu hướng nghiên về việc tự bảo vệ mình biểu hiện dưới hình thức chố i bỏ trách nhiệm khi phạm sai lầm, hạ thấp các cộng sự phạm khuyết điểm hoặc là từ chối ủy quyền trừ những công việc lặt vặt tầm thường. "Tôi không muốn họ có những ý tưởng !” “Hiện nay mọi thứ đều ổn cả. Tôi hoàn toàn kiểm soát được họ. Họ có thể thức tỉnh hơn với cuộc sống đơn giản này nếu tôi trao cho h ọ trách nhiệm. Và chuyện gì sẽ xảy ra nếu họ bắt đầu nghĩ rằng họ có thể làm công việc của tôi ? Như vậy tôi sẽ không còn cần thiết nữa và đặc biệt nếu họ thật sự làm cái gì đó tốt hơn tôi. Hơn nữa, mọi người đều cho rằng tôi giỏi nhất trong mọi chuyện cơ mà !”. Những nổi sợ hãi rày có thể là cội nguồn thật sự c ủa sự lo âu và thấp thỏm. Những nhà quản lý hiệu quả đều nhận thức rằng họ không thể làm hoàn hảo công việc nếu như chính họ làm tất cả mọi thứ. Các cơ quan, tổ chức ngày nay rất ư là phức tạp. Các nhà quản lý thành công cũng nhận thức rằng một phần trong nhiệm vụ của họ là phát triển và đề bạt các nhân viên có năng lực vì lợi ích của cơ quan, tổ chức. Nếu như một nhân viên làm được một điều gì đó tốt hơn bạn, và nếu như bạn công nhận và tận dụng được điều này, thì nói chung bạn càng có giá trị hơn đối với cơ quan. Bạn nên ý thức được điều này. Một số nhà quản lý cũng lo sợ rằng nếu như họ ủy quyền các công việc quan trọng, họ có thể mấ t tiếng tăm của người lãnh đạo. Thật ra vị thế của họ gia tăng nếu như đơn vị của họ làm việc hiệu quả. Niềm tin cá nhân “Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều” “Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều” “Tôi thích lúc nào cũng bận rộn” “Tôi phải làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn họ” “'Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều !” “Nếu bạn muốn công việc hoàn thành một cách tốt đẹp, hãy tự mình làm lấy”. Đa số chúng ta làm việc theo nguyên tắc này bởi vì nó đơn giản hóa cuộc đời của chúng ta. Chúng ta không cần phải bận tâm tới việc phải giao tiếp thế nào cho phù hợp. Bởi vì bảo những người khác làm một công việc gì [...]... DAO CFVG Người được ủy quyền : Anh ta có phát triển qua công tác được ủy quyền hay không ? Anh ta có điều chỉnh các khuyết điểm và nâng cao kỹ năng không ? Bạn / quá trình ủy quyền : Bạn có thoải mái với tư cách là người ủy quyền không ? Bạn và cơ quan có được lợi ích gì không ? BẠN SẼ LÀM GÌ LẦN SAU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỦY QUYỀN ? Đến đây bạn đã khảo sát qua một hệ thống để ủy quyền thành công Có... chưa ? Người được ủy quyền có hiểu hết những điểm trên ? Người được ủy quyền có biết những nguồn lực có sẳn không ? Người được ủy quyền có biết phạm vi thẩm quyền của anh ta đến chừng nào không ? Bạn có sử dụng bản tóm lược công tác không ? Bạn có gặp gỡ trực diện không ? Bạn có tạo cơ hội cho người được ủy quyền chất vấn để làm rõ các vấn đề hay không ? Tôi có nói với người được ủy quyền là tại sao... NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN QUYẾT ĐỊNH “LÀM NHƯ THẾ NÀO” KHÔNG ? Sau giai đoạn gặp gỡ , bạn và người được ủy quyền phải đi đến thỏa thuận về công tác Thỏa thuận dưới hình thức một bản hợp đồng là tốt nhất 18 NGHE THUAT LANH DAO CFVG HỢP ĐỒNG Quá trìh ủy quyền có sự tham gia của cả nhà quản lý và nhân viên để đạt được thỏa thuận trên một số điểm Đây có thể gọi là một hợp đồng ủy quyền Để cho việc ủy quyền thành... không Ủy quyền hiệu quả là sự cân bằng giữa trao quyền giải quyết công việc để giải phóng thời gian quý báu của bạn và việc phát triển nhân viên Để có thể làm được điều này, bạn cần phải biết việc nào có thể ủy quyền được và việc nào không Nếu có thể, bạn nên lập kế hoạch trước : tránh để nước đến chân mới nhảy Lập kế hoạch cho những công việc ủy quyền trước tiên Bạn không nên ngồi chờ và chỉ ủy quyền. .. kiến một lịch theo dõi tình hình để thảo luận với nhân viên được ủy quyền về tiến bộ và hiệu quả trong quá trình thực hiện công tác Một lần nữa, bạn cần phải cân đối giữa mức độ tự do của thẩm quyền ủy quyền và kết quả mong đợi Cuối cùng, xem xét những phương tiện hổ trợ mà bạn có thể cung cấp cho người được ủy quyền Thật là vô lý nếu như ủy quyền một công tác mà không hổ trợ người đó gì cả Bạn cần nhớ... để ủy quyền, bạn cần cân nhắc hai khía cạnh Đầu tiên, hãy tự hỏi bạn : Ai có thể làm công tác này (ai sẵn sàng để được ủy quyền) ? Và, khía cạnh thứ hai : Ai có thể phát triển khi thực hiện công tác này ? Hàm ý đằng sau hai câu hỏi này là việc ủy quyền mang lại lợi ích cho cả bạn và cơ quan Bài tập áp dụng 1 Chọn một công tác mà bạn quyết định ủy quyền 2 Bạn hãy soạn một bản tóm lược công tác để uỷ quyền. .. ủy quyền thành công Để cho ủy quyền thành công, có một số nguyên tắc trọng tâm mà các nhà quản lý phải tuân thủ Khi lựa chọn một công tác để ủy quyền, bạn phải đảm bảo rằng bạn biết rõ những chi tiết liên quan đến công tác và những kết quả mang lại cho cá nhân và / hoặc cho cơ quan khi hoàn thành công tác đó 1 Công tác thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn, quan trọng đối với cơ quan và bạn có thể ủy quyền. .. vực đã ủy quyền Chúng ta đã biết rằng ủy quyền không phải là phân công công việc : nhà quản lý không thể chỉ phát lệnh công việc và chờ cho nó được thực hiện Ông ta cũng không thể rủ bỏ trách nhiệm cuối cùng của mình Bạn hãy nhớ rằng, ngay cả khi đã ủy quyền, bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về công việc của những người cộng sự Chỉ theo dõi ở những thời điểm thỏa thuận Khi bạn đã ủy quyền. .. nhân mà còn có ích gì cho chính bạn và tổ chức, cơ quan Bạn / Quá trình ủy quyền Xem xét bạn đã thực hiện việc ủy quyền như thế nào Bạn có cảm thấy thoải mái khi chấp nhận trách nhiệm cuối cùng của công việc hay không ? Bạn có theo các bước của ủy quyền thành công hay là trở lại cách làm cũ ? Bạn cần phải nhận thức được giá trị của ủy quyền đối với bản thân bạn về việc gia tăng quỹ thời gian và có được... tiên Bạn không nên ngồi chờ và chỉ ủy quyền vào giờ chót Người được ủy quyền cần thời gian để lập kế hoạch hành động Luôn làm việc trong tình trạng gấp gáp thì khó mà chu đáo và kỷ lưỡng được Hãy suy nghĩ phần việc nào của bạn có thể ủy quyền và phần nào không Cũng cần phải ưu tiên cho những công tác mà bạn có thể ủy quyền Bạn ủy quyền những gì ? Bài tập : Phần 1 1.1 Nhận dạng càng chi tiết càng tốt . NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN NGHE THUAT LANH DAO CFVG 2 Phần 1 ỦY QUYỀN LÀ GÌ ? Ủy quyền là nghệ. trách nhiệm. - Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng. Lợi ích của ủy quyền 9 Ủy quyền là giải phóng