“Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” KINH NGHIỆM SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG THỐNG KÊ SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” A MỞ ĐẦU I ĐẶT VẤN ĐỀ Thực trạng vấn đề đòi hỏi phải có giải pháp để giải Khi phân công đảm nhận phụ trách công tác phổ cập bậc trung học sở, bậc trung học, quý thầy cô trước hướng dẫn cách kẻ bảng giấy đếm theo phương pháp thủ công số liệu cần thiết thôn, đối tượng khác nhau, sau tính tổng số liệu Phương pháp có nhược điểm dễ sai sót, sai đối tượng hay độ tuổi phải kẻ bảng khác đếm lại từ đầu số liệu cuối chưa đảm bảo xác Tiếp đến, chúng tơi lại áp dụng phương pháp lọc đếm Excel: Sử dụng lệnh AutoFilter Phương pháp làm có ưu điểm lọc đếm số liệu nội dung cách xác nhanh phương pháp đếm thủ cơng thơng thường, có số nhược điểm thao tác nhiều khơng lưu liệu, có sai sót ta phải lọc đếm lại, tốn nhiều thời gian Sau đó, chúng tơi lập bảng tính, thiết lập hàm bảng tính trang phổ cập để thống kê số liệu trang mà thay đổi thông tin cá nhân học sinh bảng tính thống kê xác nội dung điều tra, thay đổi số lượng đối tượng cần thống kê phải chỉnh sửa lại hàm Do phải chỉnh sửa hàm độ tuổi có bất tiện sử dụng cho nhiều năm khó áp dụng cho đơn vị trường khác Ý nghĩa tác dụng giải pháp Khi chưa áp dụng phương pháp vào cơng tác xử lí số liệu phổ cập, vất vả với số liệu báo cáo hàng năm, tốn nhiều thời gian huy động nhiều cán bộ, giáo viên tham gia vào công tác thống kê tổng hợp kết thiếu xác, số liệu biểu bảng chênh lệch năm trước năm điều tra, số liệu bậc trung học không khớp với số liệu bậc trung học sở, lần phải làm lại từ đầu Bức xúc từ vấn đề chúng tơi tìm cách giải mới, từ nghiên cứu biểu bảng, thiết lập số hàm excel phù hợp để thống kê lấy số liệu nhanh hơn, thao tác áp dụng thành công Cách làm giúp đỡ vất vã, đỡ nhiều thời gian, công sức điều quan trọng từ thực phương pháp việc thống kê đảm bảo tiến độ, xác Đặc biệt thay đổi số lượng đối tượng trang phổ cập ta không cần phải chỉnh sửa hàm, lần lập thiết lập hàm ta sử dụng thống kê số liệu cho nhiều độ tuổi khác sử dụng cho nhiều năm khác mà không cần phải chỉnh sửa hàm “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Đề tài chưa hồn thiện đáp ứng đủ u cầu cơng tác thống kê phổ cập hàng năm, có khả ứng dụng thực thống kê số liệu phổ cập bậc trung học sở bậc trung học Cách tính dùng hàm Excel đơn giản, dễ thực hiện, góp phần quan trọng cơng tác thống kê xử lí số liệu cơng tác phổ cập hàng năm Phạm vi nghiên cứu đề tài Chúng giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài công tác thống kê số liệu phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu, huyện Hoài Ân, tỉnh Bình Định Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến II PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH Cơ sở lí luận thực tiễn có tính định hướng cho việc nghiên cứu, tìm giải pháp đề tài Cơng tác phổ cập giáo dục nhiệm vụ quan trọng chiến lược phát triển người, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ cho nghiệp công nghiệp hóa hiên đại hóa đất nước Đây cơng tác trọng tâm ngành giáo dục nhằm giúp địa phương hoàn thành kế hoạch phổ cập giáo dục cơng tác thường xun khơng có thời điểm kết thúc Phổ cập giáo dục không làm tốt công tác tuyên truyền, vận động để huy động đối tượng học sinh độ tuổi vào trường nâng cao chất lượng để đảm bảo tỉ lệ học sinh tốt nghiệp… mà phổ cập giáo dục đòi hỏi làm tốt công tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu dân số, độ tuổi, trình độ văn hóa… thiết lập hồ sơ đầy đủ, xác, khoa học theo quy định Đây khía cạnh tưởng chừng đơn giản thực tế rất phức tạp và yếu tố định đến kết công tác phổ cập giáo dục nhà trường, địa phương Nếu nhà trường thực điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu xác để báo cáo kịp thời ban đạo phổ cập giáo dục cấp có nhiều thuận lợi việc xây dựng kế hoạch đạo hoạt động chung công tác phổ cập Để công tác phổ cập đạt kết quả, ngồi cơng tác huy động, trì sĩ số nâng cao chất lượng, phải làm tốt công tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu để hoàn thành biểu mẫu thống kê Việc thiết lập biểu mẫu thống kê thời gian qua gặp nhiều khó khăn, nhiều thời gian thường xuyên sai sót Cơng tác điều tra, cập nhật xử lý số liệu, báo cáo số liệu phổ cập giáo dục xã Ân Hữu từ bậc trung học sở đến bậc trung học, cách làm trước thực tính số liệu biểu mẫu thường đếm thủ cơng nên có nhiều hạn chế, nhiều thời gian, dễ sai sót thực cịn gặp khơng khó khăn: Một là: Trường chưa có cán chun trách làm cơng tác phổ cập mà có cán giáo viên kiêm nhiệm công tác phổ cập, dành nhiều thời gian để thực “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” thường xuyên; không trực tiếp giảng dạy THPT phải làm điều tra, cập nhật số liệu phổ cập bậc trung học nên gặp nhiều trở ngại công tác điều tra, cập nhật thường xuyên số liệu Hai là: Trong trình điều tra thống kê, xử lý số liệu còn nhiều sai sót, số liệu khơng khớp năm, sai phải tính lại từ đầu, tốn nhiều thời gian Ba là: Khi nhập số liệu thay đổi thông tin trang của sổ phổ cập điều tra năm buộc tính lại tất Những khó khăn dẫn đến việc cập nhật, tổng hợp, xử lí số liệu năm trước cịn nhiều sai sót, báo cáo lên cấp chưa kịp thời Cách làm trước chưa khoa học, thiếu sáng tạo để giảm thời gian đảm bảo xác số liệu trước báo cáo lên cấp nên phải thường xuyên điều chỉnh số liệu, ảnh hưởng đến tiến độ chung cấp Từ khó khăn chúng tơi suy nghĩ phải làm để có phương pháp hay, đảm bảo số liệu Qua nghiên cứu tài liệu số hàm phần mềm Microsoft Excel áp dụng thử nghiệm từ năm 2007, bước hồn thiện, đến năm 2011, 2012 có kết khả quan, thực nhanh hơn, số liệu đảm bảo xác báo cáo kịp thời lên cấp Các giải pháp tiến hành, thời gian tạo giải pháp Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” đúc kết từ kinh nghiệm thực công tác phổ cập năm qua trường THCS Ân Hữu, từ thực tế đếm thủ công phương pháp lọc đếm Excel đến sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel để thống kê, xử lý số liệu phổ cập giáo dục xã nhà cần nhập liệu vào trang phổ cập excel tự động thống kê để có số liệu cần thiết theo mẫu báo cáo Các giải pháp nêu đề tài áp dụng thử nghiệm qua nhiều năm Một thực trạng trường THCS Ân Hữu trước thực thống kê, xử lí số liệu phổ cập tốn nhiều thời gian nhân lực số liệu thường khơng xác, đặc biệt số liệu năm khơng khớp, khó xử lí Do mạnh dạng nêu đề tài nhằm khắc phục khó khăn nêu Kinh nghiệm thể đề tài đúc kết qua năm phụ trách công tác phổ cập giáo dục xã Ân Hữu, đặc biệt năm 2011, 2012 B NỘI DUNG I MỤC TIÊU “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” bao gồm: - Tạo địa tương đối, thiết lập hàm trang phổ cập bảng phụ để đếm số liệu mà thay đổi số đối tượng cần thống kê trang phổ cập ta khơng cần phải chỉnh sửa hàm Do đó, cần lập hàm lần ta dùng thống kê số liệu tương ứng với nhiều độ tuổi, nhiều thời điểm, nhiều đơn vị trường khác - Thiết lập hàm mẫu thống kê (chẵn hạn mẫu 1, mẫu 2, mẫu bậc trung học) để lấy số liệu cần thiết từ số liệu tính trang phổ cập bảng phụ II MÔ TẢ GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI Thuyết minh tính a) Tạo địa tương đối  Mục đích việc tạo địa tương đối - Khi thống kê học sinh phổ cập khó khăn lớn chọn vũng liệu cần thống kê, cần chọn thiếu dịng bảng tính dẫn tới sai lệch kết thống kê cuối Địa tương đối giải pháp giúp cho người dùng chọn vùng liệu cách đầy đủ thêm hay bớt liệu vào trang phổ cập - Địa tương đối ô chứa địa vùng cần chọn thực cơng thức khác mẫu trang phổ cập người thiết lập công thức cần chọn vào ô địa tương đối chọn vùng liệu cần chọn dễ dàng chép công thức thời gian thay đổi vùng liệu, cần thay đổi tên sheet trang phổ cập vùng dư liệu tự động thay đổi Ví dụ: Khi thống kê tổng số học sinh diện phổ cập độ tuổi 14 (Năm sinh 1998, Hình 1) làm theo cách thông thường ta dùng hàm = COUNTA('14'!G7:G103); G7 dòng G103 dòng cuối trang phổ cập “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Hình =COUNTA('15!G7:G135) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ cập độ tuổi 15 Tuy nhiên có địa tương đối ô G2 trang phổ cập cơng việc lại đơn giản nhiều Ta cần dùng hàm sau: =COUNTA(INDIRECT('14'!G2)) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ cập sinh năm 1998 (độ tuổi14) Sau copy cơng thức thay 14 15 lúc công thức thành =COUNTA(INDIRECT('15'!G2)) ta thống kê học sinh thuộc diện phổ cập 15 tuổi Cách làm phát huy tác dụng nhiều sử dụng hàm thống kê cho nhiều sheet trang phổ cập  Cách làm (Thực theo hình 1) Thiết lập cơng thức cho sheet dịng số sau paste special formulas cho sheet khác trang phổ cập - Bước 1: Tạo thứ tự dòng địa tương đối Công thức: ô A2 =ROW(A7); theo hình (ơ trang phổ cập) Công thức đưa số thứ tự dòng trang phổ cập - Bước 2: Đếm số lượng dòng trang phổ cập “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Công thức: Tại ô B2 =COUNTA(A7:A1000); (A7:A1000) vùng liệu chứa tên học sinh trang phổ cập số lượng học sinh nhỏ 993 số lượng học sinh nhiều ta lập đến ô A 2000; A3000…) Công thức cho số lượng dòng trang phổ cập Khi thêm hay bớt dịng trang phổ cập giá trị thay đổi Bước 3: Tạo thứ tự dịng cuối - Cơng thức C2 = A2+B2 Cơng thức cho thứ tự dịng cuối trang phổ cập Bước 4: Tạo địa tương đối Công thức tổng quát: ô: D2, E2, …U2 (U2 cột cuối trang phổ cập): = Tên sheet&address(MTD;colunm())&”:”&address(MTC;column()) Công thức cụ thể ô D2, E2, …U2 (Hình 1): ="14!"&ADDRESS($A$2,COLUMN())&":"&ADDRESS($C$2,COLUM N()) Khi bảng tính liệu có kết sau: Hình - Làm tương tự với sheet lại để có địa tương đối cho tất cột bảng tính trang sổ phổ cập b) Tạo cơng thức cho mẫu số  Tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” - Cách thực Dùng hàm: = COUNTA(INDIRECT(ô chứa địa vùng cần lấy liệu)) - Công dụng hàm đếm tất ô trống, học sinh diện phổ cập cập nhật bảng tính đếm chứa địa tương đối chuỗi ký tự ghi địa vùng cần chọn để chuyển thành địa thực vùng cần chọn ta cần dùng hàm INDIRECT Công dụng hàm chuyển đổi chuổi kí tự giống địa vùng hay ô thành địa thự vùng Ngồi để tiện dụng ta cần chép cơng thức vừa tính thay đổi tên sheets để đếm số học sinh thuộc diện phổ cập độ tuổi khác theo yêu cầu mẫu (Hình 3) Hình - Hàm tính cho nội dung Trên sở địa tương đối tạo từ trang phổ cập ô G2 cột chỗ nay, ô D2 cột nữ, ô T2 cột khuyết tật, chết, chuyển ta lập hàm sau: A B C D E Độ tuổi Năm sinh Tổng số đối tượng độ tuổi Nữ Số khuyết tật, chết, chuyển 10 11 14 1998 =COUNTA(INDIRECT('14'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$T$2)) 12 15 1997 =COUNTA(INDIRECT('15'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!$T$2)) “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” 13 16 1996 =COUNTA(INDIRECT('16'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!$T$2)) 14 17 1995 =COUNTA(INDIRECT('17'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!$T$2)) 15 Tổng 15-17 16 18 1994 =COUNTA(INDIRECT('18'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('18'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('18'!$T$2)) 17 19 1993 =COUNTA(INDIRECT('19'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!$T$2)) 18 20 1992 =COUNTA(INDIRECT('20'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('20'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('20'!$T$2)) 19 21 1991 =COUNTA(INDIRECT('21'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!$T$2)) 20 Tổng 18-21 =SUM(C12:C14) =SUM(D12:D14) =SUM(C16:C19) =SUM(E12:E14) =SUM(D16:D19) =SUM(E16:E19) - Kết 10 A Độ tuổi B Năm sinh C Tổng số đối tượng độ tuổi D E Số khuyết tật, chết, chuyển Nữ 11 14 1998 97 12 15 1997 128 61 13 16 1996 131 61 14 17 1995 137 77 Tổng 15-17 396 199 11 15 16 18 1994 142 68 17 19 1993 222 118 10 18 20 1992 161 68 19 21 1991 196 88 12 721 342 29 20 Tổng 18-21 Ở ta tính cột 3, 4, Tương tự cách nội dung lại ta thực hàm đếm có điều kiện học lớp nào, độ độ tuổi bỏ học… Công thức tổng quát: =COUNTIF(INDIRECT('sheet'!$cột$hàng),"lớp") cột hàng địa tương đối ta lập trang (độ tuổi), lớp điều kiện ta cần tính Ví dụ: Tính học sinh học lớp 11 độ tuổi 16 (năm sinh 1996) ô K13 ta thực hàm: =COUNTIF(INDIRECT('16'!$K$2),"11") “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” - Tính học sinh học lớp 11 độ tuổi 17: Tại ô K14 ta thực hàm: =COUNTIF(INDIRECT('17'!$K$2),"11") - Để thực nhanh ta chép công thức cách kéo thả chuột đến ô cần thực ta sửa số 16 thành 17 tính kết - Riêng đếm số học sinh học lớp 10 năm qua năm khác ta nhập số liệu lớp 10 năm qua ta nhập số 10; học sinh học lớp 10 tốt nghiệp THCS năm khác ta nhập 10k ta viết hàm sau: + Học sinh lớp 10 tốt nghiệp năm qua: =COUNTIF(INDIRECT('15'! $K$2),"10") + Học sinh lớp 10 tốt nghiệp năm khác: =COUNTIF(INDIRECT('15'! $K$2),"10k") - Để tính học sinh độ tuổi lớp học khác ta thực tương tự - Đối với cột tính số học sinh cịn học THCS ta lấy tổng số đối tượng phổ cập trừ tổng số học sinh học tất loại hình đào tạo, số học sinh tốt nghiệp trung học phổ thông, số học sinh tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, trung cấp nghề số học sinh bỏ học Ví dụ: Chúng ta tính độ tuổi 15 (Năm sinh 1997) có học sinh cịn học bậc THCS W12 hình 3, ta viết: =F12-SUM(I12:V12) Kết có học sinh học THCS - Tạo công thức cho bảng cấu trúc với tính số học sinh diện phổ cập thay đổi tên cột cần tính Khi ta có bảng (Hình 4) 10 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Hình c) Tạo cơng thức cho mẫu số mẫu số  Tạo bảng phụ để tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập - Mục đích bảng phụ Theo yêu cầu mẫu thống kê tính tổng số học sinh diện phổ cập đồng thời theo thôn nên cần phải tạo bảng phụ để tính cách dễ dàng theo yêu cầu mẫu thống kê - Cách thực + Dùng hàm đếm có điều kiện COUNTIF để đếm đối tượng thuộc diện phổ cập tùng thôn với vùng điều kiện cột thôn bảng trang sổ phô cập + Cấu trúc hàm countif sau: = Countif(vùng điều kiện; điều kiện) Ở vùng điều kiện sử dụng địa tương đối ta cần dùng hàm indirect để chuyển từ địa tương đối sang địa Excel + Công thức áp dụng bảng phụ minh họa cụ thể sau: =COUNTIF(INDIRECT('14'!$G$2);'mau 2'!$B10) Cơng thức dùng để tính kết số học sinh thuộc diện phổ cập thôn Hà Đông độ tuổi 14 + Sao chép công thức theo cột để tính cho đối tượng thuộc diện phổ cập thôn khác độ tuổi 14 + Sao chép công thức thay đổi tên sheet cho độ tuổi lại - Kết 11 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Sau chép công thức đổi tên sheet cho hợp lý bảng phụ có kết sau: Hình Hình Khi có bảng phụ việc tính tổng số đốii tượng phổ cập từ 15-18 đơn giản việc sử dụng hàm SUM  Tạo bảng phụ để tính số học sinh chết chuyển - Mục đích + Trang thống kê yêu cầu tính số học sinh chết chuyển ghi trang phổ cập theo thôn độ tuổi từ 15-18 bảng 18-21 bảng + Vấn đề cần phải thống kê với lúc điều kiện có ghi chết chuyển có thơn theo u cầu Do với Excel 2003 ta dùng mà mảng sử dụng sum(if()) Với excel 2007 trở dùng hàm Sumifs (sẽ giới thiệu cách dùng hàm Sumifs phần sau) Ở xin trình bày cách sử dụng hàm sum(if()) áp dụng công thức mảng trước - Cách thực + Tính tổng số học sinh chết chuyển thôn Hà Đông độ tuổi 14 + Ý nghĩa công thức đếm tất số học sinh chết độ tuổi 14 thôn Hà Đông cộng với tổng số học sinh chuyển độ tuổi 14 thôn Hà Đông + Công thức = Sum(If(vùng chứa điều kiện 1&vùng chứa điều kiện 2=điều kiện 1&điều kiện 2;1; “”)) Ctrl+Shift+ Enter + Công thức áp dụng cụ thể: {=SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'! $T$2)=$B10&$K$7;1;""))+SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'! $T$2)=$B10&$L$7;1;"")) } 12 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” + Dấu {} bên ngồi cơng thức cơng thức dạng mảng xuất ta bấm tổ hợp phím Ctrl+shift+enter + Thực hiên chép cơng thức thay đổi tên sheets bảng phụ ta kết bảng phụ - Kết (Hình 6) Sau chép cơng thức đổi tên sheet cho hợp lý bảng phụ có kết sau: Hình Dùng hàm SUM để tính tổng học sinh chết chuyển độ tuổi thôn  Tạo bảng phụ 3; để tính số học sinh tốt nghiệp THCS; THPT - Mục đích Tính tổng số học sinh tốt nghiệp THCS, THPT thôn - Cách thực + Chúng ta sử dụng hàm mảng = Sum(If(vùng chứa điều kiện 1&vùng chứa điều kiện 2=điều kiện 1&điều kiện 2;1; “”)) Sau nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+ Enter để tính số học sinh tốt nghiệp THCS; THPT + Cơng thức cho tính số học sinh 15 tuổi tốt nghiệp THCS năm 2012 thôn Hà Đông sau: =SUM(IF(INDIRECT('15'!$G$2)&INDIRECT('15'!$L$2)='mau 2'! $B10&S$8;1;"")) + Cơng thức tính cho số học sinh 18 tuổi tốt nghiệp THPT năm 2012 thôn Hà Đông sau: =SUM(IF(INDIRECT('18'!$G$2)&INDIRECT('18'! $M$2)='mau3'!$B10&'mau3'!$C$8;1;"")) 13 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Sao chép công thức thay đổi tên sheets cho phù hợp - Kết Tốt nghiệp THCS (hình 7) Sau chép cơng thức kết bảng phụ sau: Hình - Kết đối tượng tốt nghiệp THPT (hình 8) Hình 14 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục”  Tạo bảng phụ để tính số học sinh bỏ học độ tuổi 15-21 - Mục đích Dùng để tính số học sinh bỏ học đánh dấu x trang sổ phỏ cập độ tuổi - Cách thực Dùng hàm mảng để tính tương tự bảng phụ với cột điều kiện cột bỏ học điều kiện “x” tức có đánh dấu x vào cột bỏ học - Kết thực Thực chép công thức thay đổi tên sheet tương tự bảng phụ bên ta có kết bảng phụ sau: Hình  Dùng hàm SUM để tính tổng bảng phụ từ ta tính theo mẫu thống kê - Kết mẫu thống kê mẫu sau: (Hình 10) 15 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Hình 10 - Kết thống kê mẫu sau: (Hình 11) Hình 11  Mở rộng trường hợp dùng hàm Countifs - Mục đích Bảng phụ dùng hàm Countifs dùng Excel 2007 đơn giãn tiện ích Tuy nhiên hàm Mảng có ưu điểm đồng thời sử dụng cho excel 2003 16 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” excel 2007, điều kiện số đơn vị chưa sử dụng excel 2007 sử dụng bảng tính thống kê - Cách thực Công dụng hàm COUNTIFS đếm lúc với nhiều điều kiện Yêu cầu cụ thể đếm số học sinh bỏ học tốt nghiệp học lớp 9, 10 thơn Chính hàm Countifs với điều kiện điều kiện đếm học sinh thôn cho thỏa mãm điều kiện thứ theo mẫu thống kê Cấu trúc hàm COUNTIFS sau: = COUNTIFS(vùng điều kiện 1; điều kiện 1; vùng điều kiện 2; điều kiện 2; …vùng điều kiện n; điều kiện n) Dùng hàm COUNTIFS với cấu trúc để thiết lập hệ thống bảng phụ tương tự với hàm mảng ta có bảng thống kê Ví dụ: Bảng thống kê số học sinh khuyết tật, chết chuyển đi: Tên đơn vị Khuyết tật chết chuyển 14 15 16 17 =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B10;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B10;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B11;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B11;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B12;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B12;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B13;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B13;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") 18 19 20 21 Hà Đông =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B10;INDI RECT('14'! $U$2);"*") Liên Hội =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B11;INDI RECT('14'! $U$2);"*") Hội Nhơn =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B12;INDI RECT('14'! $U$2);"*") Xuân Sơn =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B13;INDI RECT('14'! $U$2);"*") =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B10;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B11;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B12;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B13;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B10;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B11;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B12;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B13;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B10;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B11;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B12;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B13;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B10;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B11;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B12;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B13;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B10;INDI RECT('21'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B11;INDI RECT('21'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B12;INDI RECT('21'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B13;INDI RECT('21'! $U$2);"*") 17 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Phú Văn =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B14;INDI RECT('14'! $U$2);"*") Phú Văn =COUNTI FS(INDIR ECT('14'! $G$2); $B15;INDI RECT('14'! $U$2);"*") Coäng =SUM(K10 :K15) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B14;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('15' !$G$2); $B15;IND IRECT('1 5'! $U$2);"*" ) =SUM(L1 0:L15) =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B14;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B14;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIREC T('16'! $G$2); $B15;INDIR ECT('16'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('17'! $G$2); $B15;INDI RECT('17' ! $U$2);"*") =SUM(M10: M15) =SUM(N1 0:N15) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B14;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =COUNTI FS(INDIR ECT('18'! $G$2); $B15;IND IRECT('18 '! $U$2);"*" ) =SUM(O1 0:O15) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B14;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =COUNT IFS(INDI RECT('20' !$G$2); $B15;IND IRECT('2 0'! $U$2);"*" ) =SUM(Q1 0:Q15) =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B14;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =COUNTIF S(INDIRE CT('19'! $G$2); $B15;INDI RECT('19'! $U$2);"*") =SUM(P10: P15) =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B14;INDI RECT('21'! $U$2);"*") =COUNTI FS(INDIR ECT('21'! $G$2); $B15;INDI RECT('21'! $U$2);"*") =SUM(R10 :R15) - Kết Sau sử dụng hàm countifs kết đưa sau: TT Tên đơn vị Khuyết tật, chết, chuyển 14 1 15 16 17 18 19 20 21 Hà Đông Liên Hội Hội Nhơn Xuân Sơn Phú Văn Phú Văn Coäng 1 3 0 1 0 1 0 0 0 0 0 10 0 0 12 d) Nhận xét  Ưu điểm Sau hoàn thành người sử dụng cần nhập liệu vào trang phổ cập excel tự động thống kê để có số liệu cần thiết theo mẫu báo cáo đảm bảo độ xác cao Có thể áp dụng đơn vị khác với kích thước trang phổ cập khác tên đơn vị khác Người dùng cần thay đổi tên đơn vị áp dụng thực tế đơn vị Người sử dụng thêm hay bớt tên học sinh tùy ý mà không sợ làm sai lệch liệu thống kê 18 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục”  Nhược điểm Với phương pháp đòi hỏi cần phải nhập liệu cách đồng không excel hiểu sai thống kê sai ví dụ excel kí tự “ HÀ ĐƠNG” hiểu khác với kí tự “Hà Đơng” hay “hà đơng” Ngồi để thực thống kê liệu kiể số trang phổ cập cần chuyển đổi thành kiểu chuỗi để sử dụng hàm countifs Những nhược điểm điểm đáng lưu ý cho người sử dụng trình nhập liệu vào trang phổ cập e) Lưu ý Để đảm bảo công thức sử dụng sau thiết lập xong nên khóa chứa cơng thức lại để lại những ô cần nhập liệu để đảm bảo công thức không bị sai lệch Đối với bậc trung học sở ta thực tương tự bậc trung học Khả áp dụng Khi vận dụng đề tài “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” đã giúp chúng tránh sai sót báo cáo số liệu, khơng nhiều thời gian Đề tài vận dụng vào công tác phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu có hiệu vào năm 2011, 2012 Có thể xem mẫu nhập thông tin “Một trang sổ phổ cập” để đơn vị khác nhập thông tin theo thực tế đơn vị thông tin độ tuổi khác cho kết thống kê số liệu Số lượng hàm Excel vận dụng Đề tài tương đối ít, cần lập số hàm chép dán cho nhiều vị trí khác Do dùng thay cách đếm thủ cơng trước thực năm lập lại hàm đơn vị khác muốn sử dụng không cần phải lập lại hàm Với thực tiễn giúp cho đơn vị tham khảo vận dụng vào công tác thống kê phổ cập đơn vị Lợi ích kinh tế, xã hội Áp dụng đề tài xử lí số liệu phổ cập đảm bảo số liệu xác, thực nhanh gọn, không cần nhiều người để thực xử lí số liệu Chỉ cần nhập dữ liệu các trang của sổ phổ cập và cán bộ phụ trách chỉ mất khoảng 30 phút để điều chỉnh vùng đếm là có kết quả thống kê 19 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” Excel là phần mềm hết sức thông dụng, quen thuộc với mội người, các thao tác thể hiện đề tài đơn giản, dễ thực hiện và đem lại hiệu quả cao công việc thống kê, xử lí sớ liệu phở cập Đề tài góp phần nâng cao hiệu công tác phổ cập đơn vị xã Ân Hữu áp dụng cho nhiều đơn vị khác mang lại hiệu kịp tiến độ chung công tác xây dựng kế hoạch đạo hoạt động chung ban đạo phổ cập cấp C KẾT LUẬN Để hoàn thiện biểu mẫu thống kê phổ cập giáo dục cần phải thống kê nhiều số liệu Đây cơng việc khó khăn cán phụ trách phổ cập giáo dục Để có số liệu xác, nhanh chóng địi hỏi người thống kê số liệu phải tìm tịi, rút kinh nghiệm để tìm cách làm khoa học Quá trình nhập số liệu cần tuyệt đối xác thống nhất; lưu ý trình chép để lưu trữ liệu, khóa liệu để phịng việc sai lệch số liệu Việc vận dụng hàm phần mềm Excel cách hợp lí có nhiều tiện ích giúp thống kê số liệu cách xác, nhanh chóng cách làm cần thiết tình hình Tuy bước đầu vận dụng có hiệu vào cơng tác phổ cập xã Ân Hữu, đề tài vẫn cần nghiên cứu, hồn thiện hơn, đem lại nhiều tiện ích hiệu cao Bên cạnh chúng tơi cố gắng thực xây dựng hàm kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tuyệt đối xác Để phát huy hiệu Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục”, xin kiến nghị với lãnh đạo phịng GD&ĐT Hồi Ân triển khai áp dụng rộng rãi, từ có nhiều đóng góp, xây dựng giúp phương pháp hồn thiện hơn, góp phần vào thực có hiệu cơng tác phổ cập giáo dục hàng năm./ 20 “Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục” TÀI LIỆU THAM KHẢO Dữ liệu phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu từ năm 2007 đến năm 2012 Báo cáo tổng kết công tác phổ cập GDPT năm 2011 Kế hoạch công tác phổ cập GDPT năm 2012 Ban đạo phổ cập giáo dục huyện Hoài Ân Sổ phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011, 2012 Các biểu mẫu thống kê phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011, 2012 Tài liệu thủ thuật Excel Tài liệu hàm Excel 21 ... nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục? ?? Đề tài ? ?Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục? ?? bao gồm: - Tạo... cho excel 2003 16 ? ?Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục? ?? excel 2007, điều kiện số đơn vị chưa sử dụng excel 2007 sử dụng bảng tính thống kê -... (ô trang phổ cập) Công thức đưa số thứ tự dòng trang phổ cập - Bước 2: Đếm số lượng dòng trang phổ cập ? ?Kinh nghiệm sử dụng số hàm phần mềm Microsoft Excel thống kê số liệu phổ cập giáo dục? ?? Công