Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Viễn thông Hà Nội.doc

Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Viễn thông Hà Nội

Lời mở đầu

Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con ngời là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề tinh tế, phức tạp nhất Khai thác đợc những tiềm năng của nguồn lực con ngời chính là chìa khoá để mỗi doanh nghiệp đạt đợc thành công trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc phân chia và kết hợp các lợi ích phải đợc xem xét, cân nhắc kỹ lỡng Các lợi ích đó bao gồm: lợi ích cá nhân ngời lao động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh nghiệp) và lợi ích xã hội Lợi ích vật chất của cá nhân ngời lao động đợc thể hiện ở thu nhập của ngời đó.

Thu nhập và tiền lơng đối với ngời lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau Tiền lơng dùng để chỉ số tiền nhà nớc trả cho ngời lao động trong khu vực nhà nớc thông qua các thang, bảng l-ơng và phụ cấp Thu nhập bao gồm ngoài khoản tiền ll-ơng, còn tiền thởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghiệp phân phối cho ngời lao động theo sản lợng hay chất lợng lao động Trong đó, tiền lơng là phần thu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát triển kinh tế, ổn định và cải thiện đời sống của ngời lao động Vì vậy, đối với mọi doanh nghiệp, vấn đề tiền lơng trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt.

Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng đợc sức sản xuất, trớc hết cần có quỹ tiền lơng đủ lớn để chi trả cho ngời lao động Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lơng đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi ngời lao động, phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế của tiền lơng trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm đợc một phơng thức quản lý, hạch toán

tiền lơng phù hợp, tuân thủ quy định của Nhà nớc về chính sách đãi ngộ, nhng cũng phải có những ứng dụng sáng tạo căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

Công ty Viễn thông Hà nội là đơn vị thuộc Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam, đơn vị có nhiều đóng góp nỗ lực cho sự phát triển vợt bậc của ngành Bu điện Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty Viễn thông Hà Nội đã tự khẳng định đợc mình trên thơng trờng Công ty đã có những bớc đi vững chắc, phát triển một cách toàn diện và nhanh chóng hội nhập vào mạng l-ới thông tin quốc gia, quốc tế Những thành tựu của Ngành Bu chính Viễn thông nói chung và của Công ty Viễn thông nói riêng đã góp phần to lớn vào công cuộc xã hội hoá thông tin của đất nớc

Là sinh viên khoa Kế toán trờng Đại học Kinh tế Quốc dân, qua thời gian thực tập tại Công ty Viễn thông Hà Nội, tôi đã có điều kiện củng cố, tích luỹ, làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu đợc trong nhà trờng về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác kế toán trong các doanh nghiệp Đồng thời, quá trình thực tập tốt nghiệp đã giúp tôi có thêm những kiến thức thực tế về lĩnh lực mà tôi mong muốn đợc tìm hiểu kỹ hơn Đó là vấn đề hạch toán kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng ngời lao động tại doanh nghiệp.

Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 chơng:

Chơng I Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lơng và các khoản

trích theo lơng trong các doanh nghiệp.

Chơng II Thực trạng hạch toán tiền lơng và các khoản trích

theo lơng tại Công ty Viễn thông Hà Nội.

Chơng III Phơng hớng hoàn thiện hạch toán tiền lơng với việc

nâng cao hiệu quả sử dụng ngời lao động.

Vì lĩnh vực nghiên cứu này còn mới mẻ đối với bản thân tôi cho nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Tôi xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận đợc sự chỉ bảo, hớng

dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán.

Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, Phòng Kế toán Tài chính và Phòng Tổ chức Hành chính của Công ty Viễn thông Hà Nội đã tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình tại Công ty Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với sự hớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của Cô giáo Phó Giáo s-Tiến sỹ Phạm Thị Gái đã giúp tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này.

CHƯƠNG I Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lơng và cáckhoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp

I Tổ chức hạch toán tiền lơng:

1 Nguồn gốc, bản chất của tiền lơng:

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tợng lao động

và t liệu lao động) Trong đó lao động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời sử dụng các t liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trớc hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Tiền lơng (tiền công) chính là phần thù lao lao động đợc biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Mặt khác tiền lơng còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngời lao động đến kết quả công việc của họ Về bản chất, tiền lơng chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Nói cách khác, tiền lơng chính là nhân tố thúc đầy tăng năng suất lao động.

2 Qũy tiền lơng và thành phần của qũy tiền lơng:

Qũy tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần qũy tiền lơng bao gồm nhiều khoản nh lơng thời gian(tháng, ngày, giờ), lơng sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ, đắt đỏ…), tiền thởng trong sản xuất Qũy tiền lơng (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lơng lao động trực tiếp và tiền lơng lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lơng chính và tiền lơng phụ.

3 Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp (chế độtiền lơng)

a Hình thức trả l ơng theo thời gian

Đây là hình thức tiền lơng mà thu nhập của một ngời phụ thuộc vào hai yếu tố: số thời gian lao động thực tế trong tháng và trình độ thành thạo nghề nghiệp của ngời lao động.

Chế độ trả lơng theo thời gian có u điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhng nhợc điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lợng, cha quan tâm đến chất lợng, nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lơng hạn chế.

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức trả lơng này để trả cho đối tợng công nhân cha xây dựng đợc định mức lao động cho công việc của họ, hoặc cho công việc xét thấy trả lơng theo sản phẩm không có hiệu quả, ví dụ: sửa chữa, kiểm tra chất lợng sản phẩm hoặc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao.

Để khắc phục nhợc điểm của phơng pháp trả lơng theo thời gian, ngời ta áp dụng trả lơng theo thời gian có thởng.

Trong những năm vừa qua, hình thức trả lơng theo thời gian có xu hớng thu hẹp dần Nhng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát triển cao, trình độ cơ giới hoá, tự động hoá cao thì hình thức lơng theo thời gian lại đợc mở rộng ở đại bộ phận các khâu sản xuất, vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện.

b Hình thức trả l ơng theo sản phẩm

Lơng trả theo sản phẩm là chế độ tiền lơng mà thu nhập của mỗi ngời tuỳ thuộc vào hai yếu tố: Số lợng sản phẩm làm ra trong tháng và đơn giá tiền công cho một sản phẩm.

Số lợng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép Đơn giá tiền công phụ thuộc vào hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó.

Có thể nói rằng hiệu quả của hình thức trả lơng theo sản phẩm cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào công tác định mức lao động có chính xác hay không Định mức vừa là cơ sở để trả lơng sản phẩm, vừa là công cụ để quản lý.

Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lơng sản phẩm đang là hình thức tiền lơng chủ yếu đọc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Để đảm bảo hình thức tiền lơng này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau:

- Có hệ thống định mức chính xác.

- Phải thờng xuyên củng cố, hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm bảo dây chuyền sản xuất luôn luôn cân đối.

- Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất nh: việc cung cấp nguyên liệu, bán thành phẩm, tổ chức sửa chữa thiết bị kịp thời khi h hỏng và tổ chức nghiệm thu sản phẩm kịp thời.

- Hoàn thiện công tác thống kê kế toán, đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình thực hiện mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức.

Trong thực tế chúng ta thờng áp dụng 4 hình thức trả lơng theo sản phẩm sau:

* Trả lơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhân

Hình thức này đợc áp dụng rộng rãi đối với ngời trực tiếp sản xuất, trong điều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tơng đối, có thể định mức và kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt Đơn giá xác định nh sau:

ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm.

L : Lơng theo cấp bậc Q : Mức sản lợng

T : Mức thời gian

* Trả lơng tính theo sản phẩm tập thể

Là một hình thức tiền lơng áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức thời gian dài, cá nhân từng ngời không thể làm đợc hoặc làm đợc nhng không đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lơng sản phẩm tập thể.

Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lơng sao cho đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công nhân về sức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động.

* Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp

Thờng áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ khi áp dụng hình thức này có hai tác dụng lớn:

Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất phát triển Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bớc:

ớc 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐGGT)

Sản lợng định mức bình quân của công nhân trực tiếp L = công nhân sản xuất x gián tiếp

* Lơng theo sản phẩm luỹ tiến

Là một hình thức tiền lơng sản phẩm nhng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân tăng sản lợng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vợt định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung).

Chế độ lơng này có tác dụng kích thích sản xuất mạnh mẽ, nhng nó vi phạm nguyên tắc: Sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lơng tăng nhanh hơn tốc độ tăng năng suất lao động Nên phạm vi áp dụng chỉ với những khâu trọng yếu của dây chuyền, hoặc vào thời điểm nhu cầu của thị trờng cần số lợng lớn loại sản phẩm đó, hoặc vào thời điểm có nguy cơ không hoàn thành hợp đồng kinh tế, bị phạt những khoản tiền lớn Sau khi đã khắc phục đợc các hiện tợng trên phải trở lại ngay hình thức lơng sản phẩm thông th-ờng.

Song song với lơng sản phẩm lũy tiến ta có lơng sản phẩm lũy lùi áp dụng với trờng hợp nguy cơ thị trờng bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra áp dụng lơng sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó.

c L ơng khoán

Tiền lơng khoán là hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khối lợng và chất lợnng công việc mà họ hoàn thành.

Để áp dụng lơng khoán cần chú ý hai vấn đề sau: tăng cờng công tác kiểm tra để đảm bảo đúng tiến độ và chất lợng, và thực hiện thật nghiêm chỉnh chế độ khuyến khích lợi ích vật chất Mức

thởng, phạt cao hay thấp là tuỳ thuộc vào phần giá trị làm lợi và phần giá trị bị thiệt hại h hỏng.

4 Nội dung hạch toán tiền lơng:

a Nhiệm vụ hạch toán tiền l ơng trong doanhnghiệp:

Để đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lơng trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của ngời lao động để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng, tiền thởng cho từng ngời và quản lý lao động trong doanh nghiệp.

- Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ tiền lơng, tình hình chi trả quỹ lơng của doanh nghiệp; việc trích lập và chi trả các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

-Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan.

b Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tiền lơng kế toán sử dụng tài khoản 334”Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ:

- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên - Tiền lơng, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên. Kết chuyển tiền long công nhân, viên chức cha lĩnh.

Bên Có:

- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức.

D Nợ(nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.

D Có:Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức

c Trình tự và ph ơng pháp hạch toán:* Trình tự:

Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lơng” cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả để tính lơng cho từng ngời Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản phẩm, lơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, ”Bảng thanh toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội” sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động Thông thờng, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập Các khoản thanh toán lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền

mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ.

* Phơng pháp hạch toán:

- Hàng tháng tính ra tổng số tiền lơng và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lơng phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiền long, tiền công, phụ cấp khu vực, chứcvụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối t-ợng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tợng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 627 (6271-Chi tiết phân xởng): Phải trả nhân viên quản lý.phân xởng.

Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả.

- Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 622 (hoặc TK 335) Nợ TK 641, 642, 627

Có TK 334

-Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lơng):

Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lơng) cho ngời lao động đợc khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau:

Sơ đồ hạch toán tiền l ơng và thanh toán với công nhân viên :

Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lơng phải trả

Chi trả TL cho TL của ngời đi

ngời đi vắng vắng cha về BHXH phải trả CNV

II Tổ chức hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:

1 Khái niệm, nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:

Mọi ngời lao động đều quan tâm đến tiền lơng và thu nhập mà họ đợc ngời sử dụng lao động trả cho Tuy nhiên, ngoài tiền lơng trả cho thời gian làm việc còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của ngời lao động: đó là

TK 622, 627,641, 642TK 3383, 3384, 333,

138, 141

TK 334

bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thờng đợc gọi chung là các khoản trích theo lơng

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó

Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho ngời lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trờng hợp họ mất khả năng lao động

Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những ngời lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trờng hợp khám chữa bệnh

Quỹ kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp

Các quỹ trên đợc trích lập theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của ngời lao động.

2 Sự hình thành và sử dụng qũy BHXH, BHYT, KPCĐ:

Qũy BHXH đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số qũy tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc vào lơng tháng.Qũy BHXH đợc chi tiêu cho các tr-ờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hu trí, tử tuất Qũy này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý

Qũy BHYT đợc sử dụng đẻ thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ Qũy này đợc hình thành bằng cách trích

theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đo 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động Còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số qũy tiền lơng, tiền công và phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho ngời lao động-kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%.

3 Nội dung hạch toán:

Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền l-ơng cho từng tổ đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời Trên bảng tính lơng cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán ttởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội” sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán tiền lơng và BHXH cho ngời lao động

Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và phải nộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trớc của khách hàng …Kết cầu của TK này nh sau:

Bên Nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các qũy.

- Các khoảnđã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa.

- Kết chuyển doanh thu nhận trớc vào doanh thu bán hàng tơng ứng từng kỳ.

Bên Có:

-Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu nhận trớc phát sinh trong kỳ - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ.

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại.

D Nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán D Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Việc hạch toán các khoản trích theo lơng đợc thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoán sau:

Chi tiêu kinh phí CĐ tại doanh nghiệp

TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ

vào TL của ngời lao động TK 334

Chi trả BHXH cho BHXH phải trả ngời lao động cho CNV

BHXH, KPCĐ vợt chi đợc cấp

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khiđóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không đợt vợt quá 30% số còn lại.

III Hạch toán các khoản thu nhập khác của ngời laođộng:

Ngoài chế độ tiền lơng, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền thởng bao gồm tiền thởng thi đua (lấy từ qũy khen thởng) và thởng trong sản xuất kinh doanh (thởng nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng tiết kiệm vật t, thởng phát minh, sáng kiến…)

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho ngời lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau

Khi tính ra tiền thởng thi đua chi từ qũy khen thởng, trợ cấp khó khăn chi từ qũy phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 4311(thởng thi đua) Nợ TK 4312(trợ cấp khó khăn) Có TK 334

Khi thanh toán tiền thởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán ghi sổ theo định khoản:

Cũng giống nh việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toán tiền lơng yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định Những chứng từ ban đầu trong hạch toán tiền lơng là cơ sở để tính toán tiền lơng và chi trả lơng cho công nhân viên.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động và tiền lơng bao gồm các loại sau đây:

a Bảng chấm công

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của ngời lao động để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng, tiền thởng cho từng ngời và quản lý lao động trong doanh nghiệp Cuối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan nh phiếu nghỉ hởng BHXH đợc chuyển về bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lơng và bảo hiểm xã hội Kế toán tiền lơng căn cứ

vào các ký hiệu chấm công của từng ngời tính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng để ghi vào cột 32, 33, 34, 35, 36 Bảng chấm công đợc lu tại Phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan.

b Bảng thanh toán tiền l ơng

Bảng thanh toán tiền lơng là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp cho ngời lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho ngời lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền l-ơng.

Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ nhóm ) tơng ứng với bảng chấm công

Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là các chứng từ về lao động nh : bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.

Căn cứ vào chứng từ liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lơng, chuyển cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lơng Bảng này đợc lu tại phòng (ban) kế toán.

c Phiếu nghỉ h ởng bảo hiểm xã hội

Phiếu nghỉ hởng BHXH dùng để xác nhận số ngày đợc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm của ngời lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay l-ơng theo chế độ quy định

Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH vào các cột 1, 2, 3, 4 mặt sau của phiếu.

d Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lơng cho ngời lao động, lập báo cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp trên.

Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng ngời và cho toàn đơn vị, bảng này đợc chuyển cho trởng ban bảo hiểm xã hội của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi.

e Bảng thanh toán tiền th ởng

Bảng thanh toán tiền thởng là chứng từ xác nhận số tiền th-ởng cho từng ngời lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngời lao động và ghi sổ kế toán.

Bảng thanh toán tiền thởng chủ yếu dùng trong các trờng hợp thởng theo lơng không dùng trong các trờng hợp thởng đột xuất, th-ởng tiết kiệm nguyên vật liệu

f Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoànthành

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành cuả đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động Làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng hoặc tiền công cho ngời lao động.

Phiếu này do ngời giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lơng để làm thủ tục thanh toán cho ngời lao động Trớc khi chuyển đến kế toán tiền lơng phải có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc, ngời kiểm tra chất lợng và ngời duyệt.

g Phiếu báo làm thêm giờ

Phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm đợc hởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lơng cho ngời lao động.

Phiếu này do ngời báo làm thêm giờ lập và chuyển cho ngời có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ đợc chuyển đến kế toán lao động tiền lơng để làm cơ sở tính lơng tháng.

h Hợp đồng giao khoán:

Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về khối lợng công việc, thời gian làm v iệc,, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán.

i Biên bản điều tra tai nạn lao động

Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác các vụ tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho ngời lao động một cách thoả đáng và có các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, ngăn ngừa các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị

2.Sổ sách dùng để hạch toán:

Để việc hạch toán tiền lơng đợc chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin cho ngời quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi

chép đòi hỏi phải đợc tổ chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho ngời làm công tác kế toán.

Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Việc tổ chức hạch toán tiền lơng tiến hành theo các hình thức nh sau:

* Hình thức nhật ký chung:

Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể mở các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái Đối với các đối tợng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái.

Phần hành kế toán tiền lơng theo hình thức sổ này đợc tổ chức nh mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số liệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái Nếu cần thiết có thể tổ chức sổ kế toán chi tiết về tiền lơng Cuối kỳ lập các báo cáo.

Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhng lại có nhợc điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ th-ờng đợc vào ít nhất 2 sổ nhật ký trở lên Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lắp rồi mới ghi vào sổ cái.

Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung:

* Hình thức nhật ký sổ cái:

Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh theo cả 2 bên Nợ, Có của tài khoản Hình thức này chi thờng áp dụng ở các đơn vị nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

* Hình thức chứng từ ghi sổ:

Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp đợc chi thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống đợc ghi ở sổ cái Việc ghi chép đợc tiến hành theo trình tự nh sau:

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lơng, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này đợc chuyển cho kế toán trởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản 334 Khái quát lại ta có sơ đồ nh sau:

* Hình thức nhật ký chứng từ:

Đây là hình thức kết hợp phản ánh theo thời gian với hệ thống, vừa kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết Do đó đã giảm bớt một phần đáng kể khối lợng công việc, giúp cho việc cung cấp thông tin quản lý đợc kịp thời và nâng cao năng suất lao động x-ởng và chi phí nhân viên quản lý phân xx-ởng.

- Bảng kê số 5: tập hợp chi phí nhân viên bán hàng và nhân viên

CHƯƠNG II: Thực trạng hạch toán tiền lơng và các khoảntrích theo lơng tại công ty viễn thông Hà nội

I Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của Công ty ảnh hởngđến công tác kế toán:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Ngày 01/07/1987 tiền thân của Công ty Viễn thông Hà nội là Công ty Điện báo Hà nội đợc thành lập Đây là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bu điện Hà nội đợc hạch toán trong nội bộ xí nghiệp Trong thời kỳ đó, Công ty Điện báo Hà nội có nhiệm vụ hoạt động trong một số lĩnh vực hạn chế nh: quản lý hệ thống thiết bị thông tin liên lạc, tổ chức khai thác điện báo trong nớc, điện báo quốc tế và truyền báo tới các tỉnh thành theo qui định.

Cùng với đà phát triển của đất nớc trong tình hình mới, từng bớc đáp ứng nhu cầu của cơ chế thị trờng, Công ty Điện báo Hà nội đợc đổi tên thành Công ty Viễn thông Hà nội theo quyết định số 4350/ QĐ-TCCB ngày 18/12/1997 của Tổng giám đốc Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt nam, quyết định số 437/QĐ ngày 20/08/1997 và quyết định 511/QĐ ngày 12/12/1997 của Giám đốc Bu điện Hà nội, quy định quyền hạn, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty.

Nhằm phù hợp với tiến trình đổi mới, phát huy tính sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh của công ty, tuy là một đơn vị trực thuộc Bu điện thành phố Hà nội- Giám đốc Bu điện Hà nội đã cho phép công ty:

- Đợc thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh trong công ty - Đợc dùng con dấu riêng theo tên gọi để quan hệ công tác.

- Đợc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác ngoài công ty theo sự quản lý của Bu điện Hà nội.

Địa bàn hoạt động trực tiếp của công ty là thành phố Hà nội và các tỉnh phía Bắc Công ty có t cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trớc pháp luật trong phạm vi quyền hạn của mình Công ty có đăng ký kinh doanh trên địa bàn Hà nội(Sđkkd-306675/DNNN), trụ sở đặt tại 75 Đinh Tiên Hoàng quận Hoàn kiếm Hà nội Tên giao dịch quốc tế của công ty là Hanoi Telecommunication company.

Tuy mới đợc thành lập nhng Công ty Viễn thông Hà nội đã có những bớc phát triển tơng đối và nhanh chóng ổn định.

Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình mới, năm 1997, đợc sự nhất trí của lãnh đạo Bu điện Hà nội, công ty đã cơ cấu lại hệ thống tổ chức quản lý, tiếp nhận thêm một số lao động, bổ xung hai dịch vụ mới( điện thoại di động và nhắn tin Việt nam) Do vậy, công ty đã đạt mức tổng doanh thu là 75,6 tỷ đồng tăng gần gấp đôi doanh thu của công ty tiền thân là Công ty Điện báo Hà nội (39,6 tỷ đồng) năm 1996 mặc dù sản lợng thuê bao của hai dịch vụ nhắn tin có giảm song do sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ điện thoại di động Vinaphone đã thu hút một phần khách hàng Dịch vụ Vinaphone trở thành sản phẩm chủ đạo của công ty.

Đến năm 1998, công ty lại có sự biến động mới về tổ chức sản xuất khi phải bàn giao việc quản lý hệ thống mạng điện thoại Vinaphone và Nhắn tin Việt nam cho công ty Dịch vụ viễn thông (GPC), công ty chỉ còn đảm nhiệm việc phát triển thuê bao di động và nhắn tin đồng thời tiếp nhận hai mạng dịch vụ là điện thoại vô tuyến cố định và mạng viễn thông nông thôn Do đó, tình hình sản xuất kinh doanh gặp một số trở ngại Tổng doanh thu năm 1998 là 136,6 tỷ đồng( chỉ đạt 96,2% kế hoạch giao).

Tuy nhiên, đợc sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bu điện thành phố Hà nội, sự hỗ trợ của các đơn vị bạn cùng sự quyết tâm phấn đấu của toàn bộ CBCNV trong công ty, trong những năm

1999, 2000 Công ty Viễn thông Hà nội đều hoàn thành vợt mức kế hoạch Năm 1999, đánh dấu bởi sự ra đời của dịch vụ điện thoại di động trả tiền trớc Vinacard, công ty đạt doanh thu 186,3 tỷ đồng, riêng năm 2000 công ty đạt mức doanh thu 258 tỷ đồng, vợt mức 23% kế hoạch năm, mặc dù tháng 9/2000 công ty đã bàn giao toàn bộ mạng điện thoại vô tuyến cố định cho Bu điện thành phố Hồ Chí Minh Năm 2000, Công ty đợc Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt nam tặng thởng cờ đơn vị thi đua xuất sắc.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Về bản chất ngành viễn thông là một ngành kinh doanh dịch vụ với đối tợng khách hàng là các tổ chức kinh tế-xã hội trong nớc, quốc tế và t nhân Tại Việt nam, Bu diện đợc coi là một ngành cung cấp dịch vụ cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội phục vụ chính sách phát triển của Đảng và Nhà nớc trong việc thực hiện đờng lối chiến lợc và sách lợc về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh-quốc phòng Do vậy, Bu chính Viễn thông của ta mang tính chất vừa kinh doanh, vừa phục vụ.

Công ty Viễn thông Hà nội đợc Nhà nớc mà trực tiếp là Bu điện Hà nội quản lý nên bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty do Bu điện Hà nội tổ chức và quản lý.Cụ thể sơ đồ bộ máy quản lý và sản xuất của công ty nh sau:

Theo sơ đồ trên, bộ máy tổ chức của công ty là theo kiểu trực tuyến chức năng- một loại hình tổ chức đợc áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay Theo đó:

 ban lãnh đạo công ty:

Gồm 3 thành viên : đứng đầu là Giám đốc-ngời có quyền hạn cao nhất, quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, 2 phó giám đốc điều hành về kỹ thuật.

 Hệ thống phòng ban chức năng:

Hệ thống các phòng ban chức năng bao gồm 4 phòng ban nh sau:

 Phòng tổ chức -hành chính: Với nhiệm vụ:

- Làm công tác tổ chức cán bộ (thành lập hay giải thể các đơn vị trong công ty, sắp xếp cán bộ công nhân viên theo đúng chức năng).

- Lập kế hoạch tiền lơng và chi phí cho ngời lao động.

- Tổ chức việc đào tạo, bồi dỡng kiến thức, nghiệp vụ và nâng bậc lơng hàng năm cho ngời lao động.

- Thực hiện công tác hành chính quản trị

 Phòng kế hoạch - kinh doanh: chịu trách nhiệm:

- Lập kế hoạch sản xuất , sửa chữa, bảo dỡng, lập và thực hiện các hợp đồng kinh tế liên quan đến việc mua sắm thiết bị, vật t, sửa chữa lớn, sửa chữa thờng xuyên, xây dựng cơ bản theo quy định hiện hành.

- Theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu sản lợng , doanh thu của tất cả các dịch vụ viễn thông mà công ty đảm nhận; quản lý chặt chẽ các hồ sơ, tài liệu các dịch vụ để góp phần thu đủ cớc phí,tổ chức quản lý tốt vật t, thiết bị, công cụ lao

động trong toàn công ty; cung ứng, bảo quản, cấp phát đầy đủ vật t, thiết bị đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh.

- Điều tra khảo sát thị trờng thiết bị viễn thông, có kế hoạch kinh doanh thiết bị có hiệu quả.

- Lập các định mức nhân công, vật t, thiết bị, máy móc và các đơn giá tại các thời điểm khác nhau, trên cơ sở đó dự toán chi phí sản xuất, xây lắp, vật liệu và các chi phí khác - Kinh doanh các loại thiết bị viễn thông( điện thoại di động,

máy fax, máy nhắn tin ) phục vụ phát triển thuê bao.

 Phòng tài chính-kế toán:

- Thực hiện việc lập kế hoạch tài chính, đôn đốc việc thu và nộp doanh thu của các đơn vị trực thuộc công ty, trích nộp khấu hao tài sản cố định Thờng xuyên phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá tình hình thực hiện và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Lập các báo cáo tài chính theo qui định.

- Tổ chức quản lý tiền mặt, đảm bảo thu đủ, nộp đủ, chi chính xác, không xảy ra thất thoát, lãng phí

 Phòng kỹ thuật nghiệp vụ: Chuyên theo dõi các nghiệp vụ

trong kinh doanh viễn thông theo chức năng đợc giao nh:

- Nắm tình hình thông tin hàng ngày của toàn bộ hệ thống nghiệp vụ của công ty.

- Điều hành, đôn đốc, phối hợp các đơn vị, xử lý kịp thời mọi sự cố xảy ra trên mạng thông tin.

- Tham gia nghiên cứu qui hoạch phát triển hệ thống nghiệp vụ mới.

- Theo dõi chất lợng các loại nghiệp vụ mà công ty quản lý (điện thoại di động, Vinaphone, Vinacard, nhắn tin ABC, Telex, truyền số liệu ) và hỗ trợ kỹ thuật các trung tâm khi cần thiết, có đề xuất cải tiến chất lợng dịch vụ.

- Phụ trách công tác nghiên cứu khoa học- kỹ thuật, sáng kiến cải tiến kỹ thuật.

- Quản lý các thuê bao thuộc các dịch vụ của công ty trên máy tính.

 Khối các đơn vị sản xuất:

 Trung tâm telex: Có nhiệm vụ quản lý, bảo dỡng và sửa

chữa máy móc thiết bị từ tổng đài đến đầu cuối thuộc về Telex- điện báo, phát triển các đờng truyền số liệu nội hạt (lắp đặt thiết bị, thiết kế đờng truyền).

 Trung tâm kinh doanh- tiếp thị: Chuyên cung cấp và kinh

doanh các thiết bị viễn thông nh điện thoại cố định, điện thoại di động, máy nhắn tin, máy FAX, các linh kiện phục vụ cho các thiết bị viễn thông cầm tay thực hiện cung cấp các dịch vụ trực tiếp, tiến hành lắp đặt, hòa mạng thuê bao cho các đơn vị, cá nhân, tiến hành quảng cáo, tiếp thị khuyếch trơng sản phẩm của công ty, thực hiện các hoạt động hỗ trợ sau bán hàng, nâng cao uy tín của công ty.

 Trung tâm nhắn tin Hà nội ABC: có nhiệm vụ quản lý,

bảo dỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị thuộc mạng nhắn tin, khai thác hệ thống nhắn tin phục vụ thuê bao khu vực Hà nội, không ngừng nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng.

 Đài vô tuyến: đợc giao nhiệm vụ quản lý, bảo dỡng định kỳ,

xử lý trở ngại trên hệ thống truyền dẫn vi ba số và mạng Viễn thông nông thôn thực hiện cung cấp dịch vụ viễn thông đến các vùng sâu vùng xa thuộc các huyện ngoại thành Hà nội nhằm phát triển mạng viễn thông nông thôn, đáp ứng nhu cầu của thị trờng và thực hiện chiến lợc phát triển của toàn ngành.

Các đơn vị sản xuất trên đợc giao nhiệm vụ hàng năm, đợc cấp phát kinh phí hoạt động đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, có

chế độ quản lý, khen thởng, xử phạt rõ ràng, nghiêm minh Hoạt động viễn thông đòi hỏi công việc phải đợc chuyên môn hóa rất sâu, mô hình tổ chức phải thể hiện đợc tính chất: sản xuất chuyên sâu, quản lý tổng thể Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty Viễn thông Hà nội đợc bố trí chặt chẽ, gọn nhẹ nhằm đáp ứng, thích nghi với môi trờng kinh doanh đầy biến động.

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty Bộ máy này đợc tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Do đặc điểm là một đơn vị trực thuộc Bu điện Hà Nội, và ngành Bu chính Viễn thông Việt Nam đợc hạch toán toàn ngành, công tác kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội mang tính chất độc lập cha đầy đủ.

Cũng nh ở phần lớn các đơn vị sản xuất kinh doanh khác của ngành Bu chính Viễn thông, doanh thu của Công ty Viễn thông Hà Nội đợc phân biệt thành hai loại: doanh thu bu chính viễn thông và doanh thu khác Doanh thu Bu chính viễn thông là doanh thu c-ớc, doanh thu cớc đợc hạch toán toàn ngành Tổng công ty Bu chính Viễn thông sẽ căn cứ vào mức độ đóng góp của các bộ phận để phân phối lại doanh thu và lợi nhuận Ngoài ra, để đảm bảo quyền tự chủ và phát huy tính năng động sáng tạo của các bu điện tỉnh, thành phố, Tổng công ty cho phép các đơn vị đợc tiến hành một số hoạt động sản xuất kinh doanh khác.

Tại Công ty Viễn thông Hà Nội, doanh thu khác bao gồm những khoản thu từ kinh doanh, sửa chữa, bảo hành thiết bị viễn thông

Đối với mảng doanh thu bu chính viễn thông, bộ phận kế toán của Công ty sau khi hoàn thành các bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính theo biểu mẫu quy định sẽ chuyển lên Phòng Kế toán Tài chính của Bu điện Hà Nội là đơn vị ngành dọc quản lý trực tiếp Một chuyên viên chuyên quản của Phòng Tài chính-Kế toán thống kê Bu điện Hà Nội chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động kế toán tài chính cho Công ty Sau khi các dữ liệu kế toán của 12 đơn vị trực thuộc Bu điện Hà Nội, trong đó có Công ty Viễn thông Hà Nội, đợc tập hợp, cân đối, kiểm tra Phòng TC-KTTK Bu điện Hà Nội sẽ tiếp tục báo cáo lên Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam để xác định kết quả kinh doanh, hạch toán lỗ lãi toàn ngành.

Riêng đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác đợc phép, bộ phận kế toán của Công ty còn phải đảm nhiệm cả việc tính giá thành, hoạch toán lỗ lãi.

Nh vậy, việc tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép kế toán ở Công ty Viễn thông Hà Nội là ở đơn vị cấp III Hiện nay, ở các đơn vị sản xuất của công ty đều có các kế toán viên chủ yếu làm công tác thống kê, còn toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc thực hiện trên Phòng Kế toán Tài chính.

Phòng Kế toán Tài chính của Công ty có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nớc, tổ chức thu thập và xử lý thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Qua đó, kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát việc sử dụng nguồn vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất và thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội.

Trong bộ máy kế toán ở Công ty, Kế toán trởng là ngời đứmg đầu, chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán tài chính của Công ty.

Phân công công việc cụ thể trong phòng Kế toán tài chính nh sau:

- 1 kế toán thanh toán: làm nhiệm vụ viết phiếu thu, chi, theo dõi thanh toán, phụ trách các tài khoản: 111, 331, 141, 138, 334, 388

- 1 kế toán hàng hoá: theo dõi việc mua bán mọi hàng hoá của công ty, phụ trách các tài khoản: 156, 157

- 1 kế toán vật t: theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật t, phân bổ vật t, phụ trách các tài khoản: 152, 153, , 627

- 1 kế toán ngân hàng, phụ trách tài khoản 112.

- 1 thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày.

- 1 kế toán tổng hợp: tổng hợp toàn bộ các mặt về vật liệu, tiền lơng, giá thành, tài sản cố định, lập các báo biểu kế toán,

bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối quý, báo cáo chi phí, lập bảng giải trình, bản quyết toán vào cuối năm để trình cấp trên.

Các phần hành kế toán của Công ty tuy nhiệm vụ khác nhau nhng giữa các bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, mật thiết trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình.

Công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, đảm bảo thống nhất trình tự ghi sổ, tổng hợp, lập báo cáo kế toán và sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán.

II Thực trạng lao động, phân phối tiền lơng tại Côngty:

1 Các loại lao động trong công ty

Lao động trong Công ty Viễn thông Hà nội có tính chuyên môn hóa rất cao Mỗi loại lao động đảm nhiệm một lĩnh vực dịch vụ riêng biệt, ngoài bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng, Công ty Viễn thông Hà nội có các loại lao động sau:

- Các chuyên viên, kỹ s, kỹ thuật viên phụ trách các vấn đề về kỹ thuật của hệ thống viễn thông.

- Công nhân tổng đài, công nhân máy tính, công nhân lái xe, công nhân khai thác nhắn tin, công nhân 108, công nhân 116,: có nhiệm vụ trực tổng đài và thực hiện các dịch vụ phục vụ khách hàng

- Giao dịch viên: có nhiệm vụ bán các thiết bị viễn thông, hòa mạng điện thoại di động, vinacard, thẻ nạp tiền, cardphone, thực hiện nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, cấp lại SIM card…

- Nhân viên tiếp thị.

- Nhân viên văn th đánh máy.

- Nhân viên kế toán, sơ cấp, thủ qũy - Nhân viên lao công tạo vụ….

2 Các hình thức trả lơng hiện nay ở công ty:

Nh đã trình bày ở phần trớc, Công ty Viễn thông Hà Nội là đơn vị trực thuộc Bu điện TP Hà Nội và tuân thủ quy định hạch toán toàn ngành của ngành Bu chính viễn thông Quỹ tiền lơng của Công ty Viễn thông Hà Nội đợc xác định căn cứ vào các yếu tố: mức độ thực hiện doanh thu trong tháng, đơn giá tiền lơng, có xét đến chất lợng phục vụ của các hệ thống thông tin mà công ty quản lý Đơn giá tiền lơng của Công ty Viễn thông Hà Nội đợc cơ quan quản lý cấp trên là Bu điện TP Hà Nội tính toán Công thức xác định quỹ lơng của Công ty Viễn thông Hà Nội nh sau:

Quỹ lơng thực hiện năm = Đơn giá tiền lơng x Doanh thu thực hiện

Ví dụ: trong năm 1997, đơn giá tiền lơng của công ty là

59đồng/1000đ doanh thu Nghĩa là: với doanh thu thực hiện trong năm 72 tỷ, chất lợng loại I, ta có thể tính toán quỹ lơng tối đa của công ty trong năm là: 72 tỷ x 59/1000= 4,248 tỷ đồng.

3 Thực trạng phân phối tiền lơng tại Công tytrong ba năm gần đây:

Để phân tích tình hình phân phối tiền lơng tại công ty ta có thể xem xét các số liệu sau:

Biểu 1: Quỹ l ơng kế hoạch trong các năm : 1998, 1999 và

Là quỹ lơng thực hiện sau khi đã trừ phần lơng chính sách Phần lơng khoán đợc trả cho các bộ phận theo các chỉ tiêu khoán Phần lơng khoán dựa vào các chỉ tiêu khoán sau: tổng hệ số chức danh của tổ, đội; mức độ hoàn thành kế hoạch; chất lợng công tác.

Việc thanh toán lơng hàng tháng cho công nhân viên đợc tiến hành thành 3 kỳ: 2 kỳ tạm ứng vào các ngày 05 và 15 hàng tháng, kỳ quyết toán vào ngày cuối tháng.

Do đặc thù SXKD và hạch toán của Công ty Viễn thông Hà Nội, nhằm đảm bảo mức thu nhập tơng đối ổn định cho công nhân viên, hàng tháng, kế toán lơng căn cứ vào chất lợng công tác của các đơn vị phân bổ quỹ lơng cho các đơn vị từ tổng quỹ l-ơng tháng tạm tính của công ty

thực hiện tháng = quân đầu ngời x đợc trả lơng (tạm tính) (tạm tính) trong tháng

Mức lơng bình quân đầu ngời của mỗi tháng đợc tạm tính dựa trên cơ sở mức độ hoàn thành doanh thu của tháng liền trớc đó Ví dụ:doanh thu của tháng 5 sẽ đợc dùng làm căn cứ để tính l-ơng tháng 6 Cần nhấn mạnh mức ll-ơng bình quân đầu ngời hàng tháng chỉ là tạm tính vì chỉ đến thời điểm cuối năm, sau khi khoá sổ kế toán và Bu điện Hà Nội duyệt báo cáo doanh thu thực hiện của Công ty thì Công ty mới có số liệu quỹ lơng năm chính xác (Công thức xác định quỹ lơng đã trình bày ở phần trên) Từ đó, kế toán lơng mới có cơ sở tính toán quyết toán lơng năm Nếu trong năm cha chia hết quỹ lơng thì sẽ chia bổ sung lơng khoán cho công nhân viên trong công ty.

III Hạch toán tiền lơng chính sách:

Vào ngày đầu tiên của tháng, các đơn vị trong Công ty Viễn thông Hà Nội hoàn thành bảng chấm công của tháng trớc, tập hợp các chứng từ hởng lơng BHXH và gửi tới bộ phận kế toán tiền lơng để kiểm tra, đối chiếu Trên cơ sở các chứng từ lao động tiền

l-ơng, kế toán sẽ tính toán lơng chính sách cho các đơn vị theo các quy định và nguyên tắc nh sau:

- Căn cứ vào hệ số lơng cấp bậc đã đợc duyệt tính

Lơng cấp bậc = hệ số lơng cấp bậc x 210.000/số ngày công danh định * số ngày công đợc hởng lơng.

Đối tợng đang trong thời gian thử việc hoặc tập sự đợc trả bằng 80% mức lơng nghề hoặc công việc đợc thoả thuận trong hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động.

- Tính các loại phụ cấp:

+ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: tính cho các chức vụ Giám đốc, Phó giám đốc công ty, Trởng phó phòng ban chức năng, Trởng phó Đài, Trung tâm.

+ Phụ cấp lu động: tính theo mức 3 hệ số 0,2 của mức lơng tối thiểu 210.000đ là 42.000đ/tháng Nếu làm việc trên 4 giờ thì đợc tính cả ngày Nếu làm việc từ 2 giờ đến 4 giờ đợc tính nửa ngày, dới 2 giờ không đợc tính phụ cấp Những ngày nghỉ việc nh: nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm đau, điều trị, điều dỡng đều không đợc hởng phụ cấp lu động.

+ Phụ cấp trách nhiệm: Cách tính trả phụ cấp:

Mức phụ cấp 1 tháng = Mức lơng tối thiểu x Hệ số phụ cấp theo quy định

+ Phụ cấp làm đêm: tính theo công thức: Tiền lơng cấp bậc hoặc chức vụ (kể cả PC chức vụ) Số giờ

Phụ cấp = x làm đêm x 30% (hoặc 40%)

Số giờ tiêu chuẩn quy định thực tế trong tháng (208 giờ)

Trong đó mức 30% áp dụng chung đối với những công việc không thờng xuyên làm việc về ban đêm, mức 40% áp dụng đối với

những công việc thờng xuyên làm việc về theo ca (chế độ làm 3 ca).

+ Các chế độ phụ cấp khác nh phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên ngành thực hiện theo mức quy định của ngành bu điện.

Công ty Viễn thông Hà Nội áp dụng chơng trình tính lơng trên máy vi tính Kế toán lơng cập nhật số liệu, những thay đổi về bậc lơng, hệ số phụ cấp, những biến động về nhân sự của các đơn vị (nếu có) và in ra Bảng tổng hợp thanh toán lơng chính sách

Sau đây là cách hạch toán lơng chính sách tại một bộ phận cụ thể trong Công ty Viễn thông Hà nội (Đài vô tuyến):

hìn vào Bảng thanh toán lơng chính sách ta có thế thấy đợc cách tính lơng chính sách cụ thể cho 1 cá nhân nh sau:

Ví dụ: Anh Vũ Duy Dự: chức danh: Phó đài Vô tuyến:

Lơng cập bậc=Hệ số lơng cấp bậc x 210.000 / 26 x 25 = =2,02x210.00 /26 x 25 =407.885đồng Phụ cấp chức vụ lãnh đạo =0,2x 210.000=42.000đồng.