Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Quản trị hàng hóa cung cấp cho người học những kiến thức như: Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ; Nhập kho hàng hóa; Sắp xếp hàng hóa; Quy trình xuất kho hàng hóa; Bảo quản hàng hóa; Kiểm kê hàng hóa. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP - GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNG HÓA NGÀNH, NGHỀ: NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm 2018 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2018 LỜI GIỚI THIỆU -Quản trị hàng hóa mơn học nghiên cứu hoạt động tổ chức, xây dựng, quản lý hoạt động cung ứng vật tƣ, hàng hoá doanh nghiệp Điểm trọng yếu giúp sinh viên có nhìn mới, hiểu quản lý hàng hóa nhƣ nghề chun mơn có vai trị quan trọng để nâng cao lợi cạnh tranh doanh nghiệp giai đoạn phát triển kinh tế Môn học giới thiệu khái niệm, định nghĩa, quan điểm, giá trị, mục đích, phƣơng pháp, kỹ thuật xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa để ngƣời học có đƣợc nhìn tổng qt trƣớc vào chuyên sâu ĐCBG Quản trị hàng hóa gồm chƣơng giới thiệu hƣớng dẫn ngƣời học kiến thức số tập thực hành, cụ thể: - Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa - Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa - Chƣơng 4: Quy trình xuất kho hàng hóa - Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa - Chƣơng : Kiểm kê hàng hóa Khi biên soạn tác giả cố gắng bố cục giảng cho bám sát chƣơng trình chi tiết mơ đun Quản trị hàng hóa với hy vọng giảng giúp ngƣời học thuận lợi trình học tập lớp tự học nhà Trong trình biên soạn tác giả cố gắng hết sức, việc sai sót điều khơng thể tránh khỏi, mong đóng góp đồng nghiệp ngƣời học Xin chân thành cám ơn Tp.Sa Đéc, tháng 06/2018 Ngƣời biên soạn Nguyễn Minh Trang MỤC LỤC Lời giới thiệu Trang 2 Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ Trang Bài thực hành số 01 Trang Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa Trang Bài thực hành số 02 Trang Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa Trang Bài thực hành số 03 Trang Chƣơng 4: Quy trình xuất kho hàng hóa Trang Bài thực hành số 04 Trang 10 Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa Trang 11 Bài thực hành số 05 Trang 12 Chƣơng 6: Kiểm kê hàng hóa Trang 13 Bài thực hành số 06 Trang MÔN ĐUN: QUẢN TRỊ HÀNG HĨA Mã số mơ đun: MĐ 19 Thời gian mơ đun: 90 giờ, đó: Lý thuyết: 20 giờ; Thực hành: 70 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơ đun Quản trị hàng hóa đƣợc bố trí giảng dạy sau học môn học kỹ thuật sở môn học, mô đun chuyên môn nghề nhƣ: Marketing, Quản lý nguồn cung ứng hàng hóa - Tính chất: Quản lý hàng hóa mơ đun thuộc nhóm mơ đun, mơn học chun mơn nghề Quản trị bán hàng Mục tiêu môn học: Sau học xong mô đun này, ngƣời học đạt đƣợc, - Kiến thức: + Nắm đƣợc kiến thức đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ + Phân tích đƣợc quy trình nhập xuất hàng hóa hoạt động bán hàng + Hiểu rõ đƣợc nguyên tắc xếp hàng hóa + Trình bày đƣợc nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa + Hiểu rõ đƣợc kiến thức kiểm kê hàng hóa - Kỹ năng: + Phân loại đƣợc hàng hóa + Thực quy trình kiểm tra chất lƣợng hàng hóa + Thực nghiệp vụ xuất nhập hàng xác, số lƣợng, chủng loại; + Lập đƣợc chứng từ báo cáo nhập hàng xuất hàng - Thái độ: + Cẩn thận, trung thực, tích cực, chủ động, sáng tạo công việc + Chủ động tìm hiểu hoạt động thực tiễn; + Thái độ học tập nghiêm túc tiếp cận vấn đề có hệ thống + Rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc cơng việc tn thủ quy trình cơng tác quản lý hàng hóa Nội dung mơn học gồm 06 chương 06 thực hành: - Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ + Bài thực hành số 01 - Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa + Bài thực hành số 02 - Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa + Bài thực hành số 03 - Chƣơng 4: Xuất kho hàng hóa + Bài thực hành số 04 - Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa - Chƣơng 6: Kiểm kê hàng hóa + Bài thực hành số 05 +Bài thực hành số 06 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM, DỊCH VỤ Giới thiệu: Phần nội dung học giới thiệu ngƣời học khái niệm liên quan đến chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ nhƣ hiểu đƣợc lý phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ Mục tiêu - Giải thích đƣợc khái niệm chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Trình bày đƣợc nội dung chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Hiểu đƣợc lý phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Trình bày đƣợc quy trình đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ -Trình bày đƣợc phƣơng pháp xác định, khai thác, dự trữ phân phối hàng hóa Nội dung I Chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ 1.Khái niệm sản phẩm, dịch vụ Sản phẩm hàng hóa dịch vụ với thuộc tính định, với ích dụng cụ thể nhằm thỏa mãn nhu cầu đòi hỏi khách hàng Sản phẩm có giá trị sử dụng giá trị, hữu hình vơ hình II.Phân loại sản phẩm, dịch vụ 1) Phân loại theo mục đích sử dụng Hàng hóa tiêu dùng hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng cá nhân, gia đình sống hàng ngày Hàng hóa tư liệu sản xuất hàng hóa tổ chức mua sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh họ 2) Phân loại sản phẩm theo hình thức tồn Dịch vụ loại sản phẩm vơ hình mang lại cho ngƣời dùng ích lợi vật chất, lợi ích tinh thần Con ngƣời khơng thể cảm nhận dịch vụ thơng qua giác quan nhƣ nghe, nhìn, nếm, ngửi, tiếp xúc Điều làm cho việc bán dịch vụ khó khăn Hàng hóa loại sản phẩm hữu hình mà ngƣời tiếp xúc thơng qua giác quan để cảm nhận yếu tố vật chất 3) Phân loại hàng hóa tiêu dùng theo thời gian sử dụng Hàng hoá lâu bền: loại hàng hoá đƣợc dùng nhiều lần nhƣ Ti vi, Tủ lạnh, xe máy, điện thoại Hàng hoá sử dụng ngắn hạn: thứ đƣợc dùng vài lần nhƣ xà phòng, bia, báo chí, tem thƣ 4) Phân loại hàng hố tiêu dùng theo thói quen mua • Hàng hố sử dụng thường ngày loại mà ngƣời tiêu dùng hay mua khơng đắn đo tính tốn cơng sức để so sánh lựa chọn Ví dụ nhƣ thuốc lá, diêm, xà phịng, báo Trong hàng hố dùng thƣờng ngày lại chia thành hàng hoá sử dụng thường xuyên, hàng mua ngẫu hứng hàng mua khẩn cấp • Hàng hố mua có lựa chọn thứ hàng hố mà ngƣời tiêu dùng q trình lựa chọn mua thƣờng so sánh, cân nhắc tiêu cơng dụng, chất lƣợng, giá cả, hình thức Ví dụ nhƣ quần áo, tơ, xe máy.Hàng hố mua có lựa chọn lại đƣợc chia hàng hố giống không giống Đối với loại nên có nhiều chủng loại để khách hàng lựa chọn • Hàng hoá theo nhu cầu đặc biệt hàng hố có tính chất lƣợng đặc biệt mà ngƣời mua sẵn sàng bỏ cơng sức để tìm kiếm Ví dụ nhƣ thứ mốt thời thƣợng, xe tô cổ, quán ăn đặc sản, thầy thuốc giỏi Trong trƣờng hợp địa điểm bán hàng không quan trọng, nhƣng cần thông tin cho khách hàng tiềm ẩn biết • Hàng hố theo nhu cầu thụ động loại mà ngƣời dùng không hay nghĩ đến, khơng biết Ví dụ nhƣ bảo hiểm tính mạng Bán loại hàng hố địi hỏi nỗ lực Marketing lớn, đặc biệt nỗ lực bán hàng cá nhân Các loại hàng hố khác q trình mua khách hàng khác Ngƣời bán cần nắm đƣợc trình mua khách hàng để biết cách thuyết phục khách hàng 5) Phân loại hàng hóa tƣ liệu sản xuất a) Ngun liệu thơ • Ngun liệu thơ hàng hố cho sản xuất chƣa đƣợc chế biến (hoặc đƣợc sơ chế) Nguyên liệu thơ bao gồm : Khống chất, đất, gỗ, cát sỏi, nƣớc lấy từ sơng hồ, biển, lịng đất (để lọc thành nƣớc sạch, nƣớc ngọt) • Các sản phẩm nơng nghiệp nhƣ lúa mỳ, thóc, ngơ hạt, bơng thơ, mủ cao su, rau nguyên liêu, chè nguyên liệu, vật nuôi, trứng, sữa nguyên liệu b) Vật liệu chế biến chi tiết Vật liệu đƣợc chế biến nguyên liệu thô đƣợc chế biến chừng mực (ngƣợc lại với nguyên liệu thô) Vật liệu chế biến tiếp tục đƣợc chế biến để tạo sản phẩm cuối Ví dụ phơi thép đƣợc chế biến thành loại thép thành phẩm khác nhau; sợi đƣợc dệt thành vải; bột mỳ đƣợc làm thành bánh Các chi tiết khơng cần chế biến nữa, đƣợc lắp ráp để tạo sản phẩm hoàn chỉnh Ví dụ nhƣ khố kéo, cúc để may quần áo, linh kiện bán dẫn để lắp ti vi, ơ, máy tính c) Thiết bị lắp đặt Thiết bị lắp đặt hàng hố có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài Giá trị thiết bị đƣợc dịch chuyển vào giá trị sản phẩm doanh nghiệp tổ chức Khi mua về, thiết bị đƣợc chuyển thành tài sản cố định bên mua d) Thiết bị phụ trợ Thiết bị phụ trợ đƣợc sử dụng trình hoạt động doanh nghiệp, tổ chức, nhƣng khơng có ảnh hƣởng lớn đến quy mô hoạt động họ Các thiết bị thƣờng có giá trị nhỏ, thời hạn dùng ngắn e) Vật tư phụ Đây loại hàng hoá dùng để hỗ trợ cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tổ chức Vật tƣ phụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, việc mua sắm khơng địi hỏi nhiều nỗ lực, khơng đóng vai trò quan trọng yếu tố đầu vào doanh nghiệp, tổ chức k) Các dịch vụ Ngoài hàng hoá tƣ liệu sản xuất đây, trình hoạt động mình, doanh nghiệp, tổ chức cần đến nhiều dịch vụ nhƣ tài chính, bảo hiểm, tƣ vấn, vận chuyển, lƣu kho, phân phối, sửa chữa, bảo hành, nghiên cứu Marketing, chăm sóc khách hàng, quảng cáo, bƣu viễn thơng 3.Khái niệm chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ – Chất lƣợng sản phẩm phạm trù phức tạp, khái niệm mang tính chất tổng hợp mặt kinh tế – kỹ thuật, xã hội – Chất lƣợng sản phẩm đƣợc hình thành trình nghiên cứu, triển khai chuẩn bị sản xuất, đƣợc đảm bảo trình tiến hành sản xuất đƣợc trì q trình sử dụng Thơng thƣờng ngƣời ta cho sản phẩm có chất lƣợng sản phẩm hay dịch vụ hảo hạng, đạt đƣợc trình độ khu vực hay giới đáp ứng đƣợc mong đợi khách hàng với chí phí chấp nhận đƣợc Nếu q trình sản xuất có chi phí khơng phù hợp với giá bán khách hàng khơng chấp nhận giá trị nó, có nghĩa giá bán cao khách hàng chịu bỏ để đổi lấy đặc tính sản phẩm Xuất phát từ quan điểm khác nhau, có hàng trăm định nghĩa khác chất lƣợng sản phẩm TCVN 5814-1994 sở tiêu chuẩn ISO-9000 đƣa định nghĩa: Chất lƣợng tập hợp đặc tính thực thể (đối tƣợng )tạo cho thực thể có khả thỏa mãn yêu cầu nêu tiềm ẩn (Quản lý chất lƣợng đảm bảo chất lƣợng- Thuật ngữ định nghĩaTCVN5814-1994) Nhƣ vậy, “khả thỏa mãn nhu cầu” tiêu để đánh giá chất lƣợng sản phẩm Thông thƣờng, ngƣời ta dễ chấp nhận ý tƣởng cho cải tiến nâng cao chất lƣợng sản phẩm phải tập trung cải tiến nâng cao đặc tính kỹ thuật, hồn thiện sản phẩm Quan niệm dẫn đến xu hƣớng đồng hóa việc đầu tƣ vào đổi dây chuyền sản xuất, công nghệ sản xuất nâng cao chất lƣợng sản phẩm Trong nhiều trƣờng hợp, quan niệm tỏ đắn, sản phẩm đƣợc sản xuất với công nghệ lạc hậu Tuy nhiên, chất lƣợng vƣợt khỏi phạm vi sản phẩm Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có chất lƣợng nhờ sản phẩm tốt mà đƣợc khách hàng tín nhiệm Song muốn thật đƣợc ngƣời tiêu dùng tín nhiệm, với sản phẩm tốt, doanh nghiệp phải thực loạt dịch vụ cần thiết khác nhƣ: bảo hành, hƣớng dẫn sử dụng, bảo dƣỡng kỹ thuật định kỳ dịch vụ phụ trợ khác Điều có nghĩa doanh nghiệp không bán sản phẩm tốt mà phải giúp khách hàng giải vấn đề nẩy sinh sử dụng Ví dụ sản phẩm Nhật Bản bán thị trƣờng nƣớc ngồi, khách hàng khơng thể đọc đƣợc hƣớng dẫn sử dụng viết tiếng Nhật, nhƣng sau họ rút kinh nghiệm hàng hóa Nhật ngày đƣợc chấp nhận nhiều nƣớc Chất lƣợng sản phẩm phải thể thông qua yếu tố sau: – Sự hoàn thiện sản phẩm: yếu tố để giúp phân biệt sản phẩm nầy với sản phẩm khác thƣờng thể thông qua tiêu chuẩn mà đạt đƣợc Đây điều tối thiểu mà doanh nghiệp phải cung cấp cho khách hàng thơng qua sản phẩm – Giá cả: thể chi phí để sản xuất (mua) sản phẩm chi phí để khai thác sử dụng Ngƣời ta thƣờng gọi giá để thỏa mãn nhu cầu – Sự kịp thời, thể chất lƣợng thời gian – Phù hợp với điều kiện tiêu dùng cụ thể: sản phẩm đƣợc coi chất lƣợng phù hợp với điều kiện tiêu dùng cụ thể Doanh nghiệp phải đặc biệt ý điều nầy tung sản phẩm vào thị trƣờng khác để đảm bảo thành công kinh doanh Trong thực tế sản xuất kinh doanh, không ý đầy đủ đến yếu tố dẫn đến thiệt hại không nhỏ II.Lý phải đánh giá chất lƣợng dịch vụ Thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững cần phải cung cấp dịch vụ có chất lƣợng tốt, đáp ứng hài lòng khách hàng.Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp chƣa hiểu hết đƣợc vai trò quản lý chất lƣợng dịch vụ thực quy trình chƣa cách thiếu chuyên nghiệp Thực chất quản lý chất lƣợng dịch vụ Theo TCVN ISO – 9000, chất lƣợng dịch vụ mức phù hợp sản phẩm dịch vụ thoả mãn yêu cầu đề định trƣớc ngƣời mua Trƣớc hết doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu quản lý chất lƣợng dịch vụ gì: Thỏa mãn yêu cầu khách hàng Liên tục nâng cấp dịch vụ Quan tâm đến yêu cầu xã hội Đảm bảo tính hiệu cung ứng dịch vụ Các nguyên tắc cần phải tuân thủ để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ Chấp nhận việc tiếp cận từ đầu với khách hàng nắm yêu cầu họ Khách hàng hết Cải tiến liên tục chất lƣợng yêu cầu mong đợi khách hàng thay đổi khơng ngừng có xu tăng lên dần, đó, doanh nghiệp phải quản lý chất lƣợng dịch vụ liên tục để lúc thỏa mãn nhu cầu khách hàng cách đầy đủ Vai trò quản lý chất lƣợng dịch vụ với doanh nghiệp Quản lý chất lƣợng dịch vụ có vai trị lớn thành cơng cơng ty quản lý chất lƣợng giúp chất lƣợng sản phẩm dịch vụ tốt hơn, đáp ứng nhu cầu khách hàng nâng cao hiệu hoạt động quản lý doanh nghiệp Điều sở để chiếm lĩnh, mở rộng thị trƣờng, tăng cƣờng vị thế, uy tín thị trƣờng Quản lý chất lƣợng dịch vụ cho phép doanh nghiệp xác định hƣớng sản phẩm cần cải tiến, thích hợp với mong đợi khách hàng tính hữu ích giá III.Các tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ 1.Chỉ tiêu sử dụng Đây tiêu đặc trƣng cho thuộc tính, xác định chức chủ yếu sản phẩm, quy định giá trị sử dụng sản phẩm 2.Chỉ tiêu độ tin cậy Phản ánh ổn định đặc tính sử dụng sản phẩm, khả sản phẩm dịch vụ tiếp tục đáp ứng yêu cầu ngƣời tiêu dùng 3.Chỉ tiêu lao động học Phản ánh mối quan hệ ngƣời với sản phẩm, đặc biệt thuận lợi mà sản phẩm đem lại cho ngƣời tiêu dùng trình sử dụng 4.Chỉ tiêu độ thẩm mỹ Đặc trƣng cho mức độ truyền cảm, hấp dẫn sản phẩm, hài hồ hình thức, ngun vẹn kết cấu 5.Chỉ tiêu công nghệ Là tiêu đặc trƣng cho phƣơng pháp, quy trình sản xuất nhằm tiết kiệm yếu tố vật chất q trình sản xuất (các chi phí sản xuất) sản phẩm 6.Chỉ tiêu sinh thái Phản ánh mức độ gây độc hại, ảnh hƣởng đến môi trƣờng xung quanh trình sản xuất vận hành sản phẩm 7.Chỉ tiêu độ an toàn Chỉ tiêu đặc trƣng cho mức độ an toàn sản xuất hay tiêu dùng sản phẩm 8.Tính dể vỡ (độ bền sản phẩm) Đây tiêu phản ánh khoảng thời gian từ sản phẩm đƣợc hoàn thiện sản phẩm khơng cịn vận hành, sử dụng đƣợc Câu hỏi ôn tập Câu 1: Khái niệm sản phẩm, dịch vụ ? Câu 2: Tại phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ? Câu 3: Hãy nêu tiêu để đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ? BÀI THỰC HÀNH SỐ (10 giờ) ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM, DỊCH VỤ * GIỚI THIỆU: Phần nội dung thực hành giới thiệu ngƣời học cách thảo luận để đánh giá chất lƣợng sản phẩm theo tiêu chí nhƣ phần lý thuyết học * MỤC TIÊU: Sau học xong ngƣời học có khả năng: - Kiến thức: Hiểu đƣợc tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Kỹ năng: Phân tích, thảo luận nhóm - Thái độ: Kiên trì nghiêm túc thực * CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, tập hƣớng dẫn * NỘI DUNG CHÍNH Kiến thức lý thuyết liên quan : Các tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm Hƣớng dẫn bƣớc thực Bƣớc 1: Đọc đề Bƣớc 2: Xem đề yêu cầu nhƣ nhắc lại kiến thức có liên quan Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức học, thảo luận đƣa kết theo nội dung tập *Các sai sót thƣờng gặp: -Kết khảo sát thƣờng sai sót -Khả tổng hợp số liệu sai lệch nhiều * BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: Đánh giá tình hình chất lƣợng sản phẩm mũ bảo hiểm Việt Nam nêu giải pháp? (Gợi ý: tiêu màu sắc, nhãn hiệu, độ bền, độ an toàn chịu lực….) Bài 2: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm dầu thực vật tiêu dùng thị trƣờng? (Gợi ý : tiêu màu sắc, nhãn hiệu, mùi vị….) Bài 3: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm dầu gội đầu tiêu dùng thị trƣờng? (Gợi ý : tiêu màu sắc, nhãn hiệu, công dụng sản phẩm, đối tƣợng sử dụng riêng biệt cho loại sản phẩm….) CHƢƠNG QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG HÓA Giới thiệu: Phần nội dung học giới thiệu ngƣời học quy trình nhập kho hàng hóa Mục tiêu - Trình bày đƣợc vấn đề chung nhập kho hàng hóa - Phân tích đƣợc quy trình nhập kho hàng hóa - Thực nghiệp vụ nhập hàng xác, số lƣợng, chủng loại; - Phát đƣợc trƣờng hợp bất thƣờng trình nhập kho hàng hóa - Lập đƣợc chứng từ báo cáo nhập kho hàng hóa - Rèn luyện tính cẩn thận, trung thực, tích cực, chủ động, sáng tạo cơng việc Nội dung I.Những vấn đế nhập kho hàng hóa 1.Khái niệm nghiệp vụ nhập hàng Chức chủ yếu doanh nghiệp thƣơng mại tổ chức lƣu thơng hàng hố, đƣa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thơng qua mua bán Trong đó, mua hàng giai đoạn q trình lƣu chuyển hàng hố, quan hệ trao đổi ngƣời mua ngƣời bán trị giá hàng hố thơng qua quan hệ tốn tiền hàng, q trình vốn doanh nghiệp chuyển hố từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm đƣợc quyền sở hữu hàng hoá nhƣng quyền sở hữu tiền có trách nhiệm tốn tiền cho nhà cung cấp Đối với hoạt động kinh doanh thƣơng mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng nƣớc (hay mua hàng nội địa) mua hàng nhập (mua hàng quốc gia khác).p 2.Yêu cầu thực nghiệp vụ nhập hàng Một nghiệp vụ mua hàng đầy đủ phải thơng qua phận phịng ban nhƣ dƣới đây,nhƣng bạn làm việc Một doanh nghiệp nhỏ khơng có nhiều phịng ban nên việc mua hàng đơn giản nhiều khâu lƣu chuyển chứng từ.Ví dụ (1)BP có yêu cầu lập phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến P.Mua hàng (2) P.Mua hàng nhận phiếu Yêu cầu mua hàng, vào lập Yêu cầu báo giá (3) P.Mua hàng gửi Yêu cầu báo giá cho NCC (4) NCC Yêu cầu báo giá, lập Báo giá (5) NCC gửi Báo giá cho P.Mua hàng (6) P.Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, đồng ý mua lập Đơn hàng mua gửi NCC (7) NCC nhận Đơn hàng mua (8) NCC chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho ngƣời mua (9a) NCC mang hàng Phiếu giao hàng chuyển đến kho cty (9b) Đồng thời NCC gửi Hóa đơn bán hàng đến P.Mua hàng (10a) Bộ phận kho nhận hàng, lập Phiếu nhập kho (10b) P.Mua hàng hóa đơn lập phiếu Đề nghị tốn (11a) P.Mua hàng tập hợp tất chứng từ liên quan đến mua hàng gửi P.Kế tốn, gồm có: Yêu cầu mua hàng, Báo giá, Đơn hàng mua, Hóa đơn bán hàng, Đề nghị toán (11b) BP Kho gửi Phiếu nhập kho đến P.Kế toán (12) Sau P.Kế toán nhận đủ chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả NCC (13a) Nếu toán qua Ngân hàng, Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến Ngân hàng (13b) Nếu toán tiền mặt, Kế toán lập Phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền 3.Các nguyên tắc kiểm tra hàng nhập kho 10 – Lớp cản: sử dụng loại vật liệu để bao bị có khả cản khí giữ mùi – Lớp vật liệu hàn: tăng khả hàn dính cho bao bì Bao gói thực phẩm thƣờng dùng nhiệt để hàn (sau sản phẩm vào bao) nhiệt độ 100oC, thông thƣờng 121oC, lên đến 130oC Thực phẩm sau đóng gói có hạn sử dụng từ 1-2 năm với điều kiện bảo quản thích hợp 2.1.3 Ký mã hiệu hàng hóa (mã số mã vạch, chíp an ninh, ) Mã số hàng hóa (Article Number Code) ký hiệu dãy chữ số nguyên thể nhƣ thẻ để chứng minh hàng hóa xuất xứ sản xuất, lƣu thơng nhà sản xuất quốc gia (vùng) tới thị trƣờng nƣớc đến quốc gia (vùng) khác khắp châu lục Bởi vậy, loại hàng hóa đƣợc in vào (gắn cho sản phẩm) dãy số Đây phân biệt sản phẩm hàng hóa quốc gia (vùng) khác nhau, tƣơng tự nhƣ khác biệt MS điện thoại Trong viễn thông ngƣời ta quy định mã số, mã vùng khác để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn 2.2 Xử lý kỹ thuật bảo quản hàng hóa 2.2.1 Khái niệm xử lý kỹ thuật bảo quản hàng hóa : Bảo quản hàng hóa nhu cầu tất yếu trình sản xuất, việc phịng trừ dịch hại kho nhằm hạn chế mát yếu tố sinh vật đƣợc đặt nhƣ biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao phẩm chất, chất lƣợng nông sản bảo quản Việc tác động biện pháp kỹ thuật bảo quản cịn đƣợc ví nhƣ việc khắc phục nạn “mất mùa nhà” sản xuất nơng nghiệp 2.2.2 Xử lý hóa chất : Việc chuyển rót, đóng gói hóa chất độc khơng đƣợc làm kho Phải làm phịng riêng, có hệ thống hút khí độc tốt Những nơi thƣờng phải có mặt cứng, phẳng thiết kế hƣớng dốc vào khu vực dùng cho việc chứa hóa chất để tránh nhiễm mơi trƣờng xung quanh; - Những cẩn trọng cháy: + Cấm hút thuốc sử dụng lửa trần phạm vi nhà kho + Cần có đủ bình chống cháy phù hợp hoạt động tốt đề phòng trƣờng hợp khẩn cấp; Hệ thống phịng cháy tự động phải ln sẵn sàng hoạt động; + Nên kết hợp tự động việc đóng cửa phát sinh lửa, hệ thống báo động vành đai xung quanh vùng để ngăn ngăn chặn cháy lan tràn; + Phải có lối vào dễ dàng cho xe cứu hỏa; + Mạch điện phải đặt thiết bị thích hợp để ngăn chặn tải; + Hệ thống dây điện, công tắc, thiết bị điện đặt cố định phải đƣợc bảo vệ để tránh bị hƣ hỏng va chạm di chuyển thùng chứa xe nâng qua; + Để tránh cháy tĩnh điện, đặt dịch chuyển thùng chứa hóa chất phải đƣợc nối đất chằng buộc cẩn thận; + Không đƣợc dùng xe cần trục chạy động đốt khu vực kho chứa hóa chất dễ cháy nổ 2.2.3 Xử lý lý học : Các sở sản xuất, kinh doanh, sử dụng bảo quản vận chuyển phải tuân thủ qui định pháp lý hành phải biết rõ đƣợc tính chất nguy hiểm biện pháp phòng ngừa xử lý cố nguy hại loại hóa chất, đảm bảo an tồn cho sức khỏe môi trƣờng xung quanh 30 2.2.4 Xử lý sinh hóa : Kho sau kê lót, sử dụng loại thuốc khử trùng kho thích hợp có danh mục quy định để tiến hành việc khử trùng Thuốc dùng để phun khử trùng phải đảm bảo liều lƣợng, nồng độ Thuốc phun cần đƣợc phân bổ khắp phạm vi khử trùng: trần, tƣờng, nền, hiên hè; toàn vật liệu kê lót, ống thống hơi, dụng cụ chứa thóc, nơi côn trùng thƣờng ẩn náu cần đƣợc phun kĩ Bao bì chứa thóc bảo quản đóng bao khử trùng thuốc xông theo liều lƣợng dẫn Ngƣời trực tiếp khử trùng phải thực đầy đủ quy định an toàn lao động: sử dụng trang bị bảo hộ (kính, găng tay, mũ trang mặt nạ) xử lý Khi phun thuốc phải giật lùi, phun từ từ xuống dƣới Sau xử lý thuốc phải đóng kín cửa kho, có niêm yết thơng báo cho ngƣời không lại gần khu vực khử trùng Sau ngày mở cửa kho chuẩn bị nhập hàng III Kiểm tra chất lƣợng hàng hóa Tổng quan kiểm tra chất lƣợng hàng hóa 1.1 Khái niệm : Chất lƣợng không tự sinh ra; chất lƣợng khơng phải kết qủa ngẫu nhiên, kết qủa tác động hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với Muốn đạt đƣợc chất lƣợng mong muốn cần phải quản lý cách đắn yếu tố Hoạt động quản lý lĩnh vực chất lƣợng đƣợc gọi quản lý chất lƣợng Phải có hiểu biết kinh nghiệm đắn quản lý chất lƣợng giải tốt toán chất lƣợng Quản lý chất lƣợng đƣợc áp dụng ngành công nghiệp, không sản xuất mà lĩnh vực, loại hình cơng ty, qui mơ lớn đến qui mơ nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trƣờng quốc tế hay không Quản lý chất lƣợng đảm bảo cho công ty làm việc phải làm việc quan trọng Nếu công ty muốn cạnh tranh thị trƣờng quốc tế, phải tìm hiểu áp dụng khái niệm quản lý chất lƣợng có hiệu Quản lý chất lƣợng hoạt động có phối hợp nhằm định hƣớng kiểm sốt tổ chức chất lƣợng Việc định hƣớng kiểm sốt chất lƣợng thƣờng bao gồm lập sách, mục tiêu, hoạch định, kiểm soát, đảm bảo cải tiến chất lƣợng 1.2 Căn cứ, mục tiêu ý nghĩa kiểm tra chất lƣợng hàng hóa Nguyên tắc Định hƣớng khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng cần hiểu nhu cầu tƣơng lai khách hàng, để khơng đáp ứng mà cịn phấn đấu vƣợt cao mong đợi họ Nguyên tắc Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống đồng mục đích đƣờng lối doanh nghiệp Lãnh đạo cần tạo trì mơi trƣờng nội doanh 31 nghiệp để hồn tồn lơi ngƣời việc đạt đƣợc mục tiêu doanh nghiệp Nguyên tắc Sự tham gia ngƣời Con ngƣời nguồn lực quan trọng doanh nghiệp tham gia đầy đủ với hiểu biết kinh nghiệm họ có ích cho doanh nghiệp Ngun tắc Quan điểm trình Kết mong muốn đạt đƣợc cách hiệu nguồn hoạt động có liên quan đƣợc quản lý nhƣ q trình Ngun tắc 5: Tính hệ thống Việc xác định, hiểu biết quản lý hệ thống q trình có liên quan lẫn mục tiêu đề đem lại hiệu doanh nghiệp Nguyên tắc Cải tiên liên tục Cải tiến liên tục mục tiêu, đồng thời phƣơng pháp doanh nghiệp Muốn có đƣợc khả cạnh tranh mức độ chất lƣợng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến Nguyên tắc Quyết định dựa kiện Mọi định hành động hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu phải đƣợc xây đựng dựa việc phân tích liệu thơng tin Ngun tắc Quan hệ hợp tác có lợi với ngƣời cung ứng Doanh nghiệp ngƣời cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, mối quan hệ tƣơng hỗ có lợi nâng cao lực hai bên để tạo giá trị Phƣơng pháp hình thức kiểm tra chất lƣợng hàng hóa 2.1 Phƣơng pháp kiểm tra Kiểm tra chất lƣợng :Một phƣơng pháp phổ biến để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm phù hợp với qui định cách kiểm tra sản phẩm chi tiết phận nhằm sàng lọc loại phận không đảm bảo tiêu chuẩn hay qui cách kỹ thuật Đầu kỷ 20, việc sản xuất với khối lƣợng lớn trở nên phát triển rộng rãi, khách hàng bắt đầu yêu cầu ngày cao chất lƣợng cạnh tranh sở sản xuất chất lƣợng ngày mãnh liệt Các nhà công nghiệp nhận kiểm tra cách đảm bảo chất lƣợng tốt Theo định nghĩa, kiểm tra chất lƣợng hoạt động nhƣ đo, xem xét, thử nghiệm, định cỡ hay nhiều đặc tính đối tƣợng so sánh kết với yêu cầu nhằm xác định phù hợp đặc tính Nhƣ kiểm tra phân loại sản phẩm đƣợc chế tạo, cách xử lý "chuyện rồi" Nói theo ngơn ngữ chất lƣợng khơng đƣợc tạo dựng nên qua kiểm 32 tra Vào năm 1920, ngƣời ta bắt đầu trọng đến trình trƣớc đó, đợi đến khâu cuối tiến hành sàng lọc sản phẩm Khái niệm kiểm soát chất lƣợng (Quality Control - QC) đời Kiểm soát chất lƣợng :Theo đính nghĩa, Kiểm sốt chất lƣợng hoạt động kỹ thuật mang tính tác nghiệp đƣợc sử dụng để đáp ứng yêu cầu chất lƣợng Để kiểm sốt chất lƣợng, cơng ty phi kiểm sốt đƣợc yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến trình tạo chất lƣợng Việc kiểm sốt nhằm ngăn ngừa sản xuất sản phẩm khuyết tật Nói chung, kiểm soát chất lƣợng kiểm soát yếu tố sau đây: - ngƣời; - phƣơng pháp q trình; - đầu vào; - thiết bị; - mơi trƣờng QC đời Mỹ, nhƣng đáng tiếc phƣơng pháp đƣợc áp dụng mạnh mẽ lĩnh vực quân không đƣợc công ty Mỹ phát huy sau chiến tranh Trái lại, Nhật Bản, kiểm sốt chất lƣợng đƣợc áp dụng phát triển, đƣợc hấp thụ vào văn hóa họ Kiểm sốt Chất lƣợng Tồn diện :Các kỹ thuật kiểm sốt chất lƣợng đƣợc áp dụng hạn chế khu vực sản xuất kiểm tra Để đạt đƣợc mục tiêu quản lý chất lƣợng thỏa mãn ngƣời tiêu dùng, chƣa phải điều kiện đủ, địi hỏi không áp dụng phƣơng pháp vào trình xảy trƣớc trình sản xuất kiểm tra, nhƣ khảo sát thị trƣờng, nghiên cứu, lập kế hoạch, phát triển, thiết kế mua hàng, mà cịn phải áp dụng cho q trình xảy sau đó, nhƣ đóng gói, lƣu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng dịch vụ sau bán hàng Phƣơng thức quản lý đƣợc gọi Kiểm sốt Chất lƣợng Tồn diện Thuật ngữ Kiểml sốt chất lƣợng toàn diện (Total quality Control - TQC) đƣợc Feigenbaum định nghĩa nhƣ sau: Kiểm sốt chất lƣợng tồn diện hệ thống có hiệu để thể hố nỗ lực phát triển, trì cải tiến chất lƣợng nhóm khác vào tổ chức cho hoạt động marketing, kỹ thuật, sản xuất dịch vụ tiến hành cách kinh tế nhất, cho phép thảo mãn hoàn tồn khách hàng Kiểm sốt chất lƣợng tồn diện huy động nỗ lực đơn vị công ty vào q trình có liên quan đến trì cải tiến chất lƣợng Điều giúp tiết kiệm tối đa sản xuất, dịch vụ đồng thời thỏa mãn nhu cầu khách hàng 33 Quản lý chất lƣợng toàn diện :Trong năm gần đây, đời nhiều kỹ thuật quản lý mới, góp phần nâng cao hoạt động quản lý chất lƣợng, nhƣ hệ thống "vừa lúc" (Just-in-time), sở cho lý thuyết Quản lý chất lƣợng toàn diện (TQM) Quản lý chất lƣợng toàn diện đƣợc nảy sinh từ nƣớc phƣơng Tây với lên tuổi Deming, Juran, Crosby TQM đƣợc định nghĩa Một phƣơng pháp quản lý tổ chức, định hƣớng vào chất lƣợng, dựa tham gia thành viên nhằm đem lại thành công dài hạn thông qua thảo mãn khách hàng lợi ích thành viên cơng ty xã hội Mục tiêu TQM cải tiến chất lƣợng sản phẩm thỏa mãn khách hàng mức tốt cho phép Đặc điểm bật TQM so với phƣơng pháp quản lý chất lƣợng trƣớc cung cấp hệ thống tồn diện cho cơng tác quản lý cải tiến khía cạnh có liên quan đến chất lƣợng huy động tham gia phận cá nhân để đạt đƣợc mục tiêu chất lƣợng đặt Các đặc điểm chung TQM trình triển khai thực tế cơng ty đƣợc tóm tắt nhƣ sau: - Chất lƣợng định hƣớng khách hàng - Vai trị lãnh đạo cơng ty - Cải tiến chất lƣợng liên tục - Tính thể, hệ thống - Sự tham gia cấp, phận, nhân viện - Sử dụng phƣơng pháp tƣ khoa học nhƣ kỹ thuật thống kê, vừa lúc, Về thực chất, TQC, TQM hay CWQC (Kiểm sốt chất lƣợng tồn cơng ty, phổ biến Nhật Bản) tên gọi khác hình thái quản lý chất lƣợng Trong năm gần đây, xu chung nhà quản lý chất lƣợng giới dùng thuật ngữ TQM 2.2 Hình thức kiểm tra : kiểm tra thƣờng xuyên kết hợp kiểm tra định kỳ theo thời gian cụ thể Nội dung kiểm tra chất lƣợng hàng hóa 3.1 Chứng từ, hóa đơn : đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo qui định Bộ Tài 3.2 Số lƣợng ; Khối lƣợng hàng hóa, thực tế số lƣợng hàng tính theo đơn vị khối lƣợng nhƣ tấn, kilôgam… Để xác định khối lƣợng , ngƣời ta thƣờng sử dụng dịch vụ giám định khối lƣợng tổ chức giám định độc lập, trung lập nhƣ chứng khách quan Giám định khối lƣợng hàng hóa sử dụng phƣơng pháp, dụng cụ thích hợp đƣợc quan thẩm quyền Nhà nƣớc cho phép lƣu hành để kiểm tra khối lƣợng thực tế hàng hóa Có nhiều phƣơng pháp để xác định khối lƣợng hàng hóa, tùy thuộc vào loại hàng, số lƣợng, quy cách đóng gói, vận chuyển…:giám định phƣơng pháp cân (cân bàn, cân cầu), giám định phƣơng pháp 34 đo (đo mớn nƣớc, đo thể tích, đo dung tích vào tỉ trọng tính khối lƣợng) Trong phƣơng pháp nêu trên, phƣơng pháp có ƣu điểm hạn chế định 3.3 Chất lƣợng 1/ Chất lƣợng đƣợc đo thỏa mãn nhu cầu Nếu sản phầm lý mà khơng đƣợc nhu cầu chấp nhận phải bị coi có chất lƣợng kém, cho dù trình độ cơng nghệ để chế tạo sản phẩm đại Đây kết luận then chốt sở để nhà chất lƣợng định sách, chiến lƣợc kinh doanh 2/ Do chất lƣợng đƣợc đo thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn biến động nên chất lƣợng luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng 3/ Khi đánh giá chất lƣợng đối tƣợng, ta phi xét xét đến đặc tính đối tƣợng có liên quan đến thỏa mãn nhu cầu cụ thể Các nhu cầu khơng từ phía khách hàng mà cịn từ bên có liên quan, ví dụ nhƣ yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu cộng đồng xã hội 4/ Nhu cầu đƣợc công bố rõ ràng dƣới dạng qui định, tiêu chuẩn nhƣng có nhu cầu khơng thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử dụng cảm nhận chúng, có phát đƣợc chúng trình sử dụng 5/ Chất lƣợng khơng phi thuộc tính sản phẩm, hàng hóa mà ta hiểu hàng ngày Chất lƣợng áp dụng cho hệ thống, trình 3.4 Cơ cấu Đó hàm lƣợng giá trị sức lao động tạo đơn vị sản phẩm hàng hóa 3.5 Điều kiện mơi trƣờng Điều kiện tác động đến tính chất, tồn hay xảy nhƣ điều kiện thời tiết, gặp điều kiện thuận lợi… Môi trƣờng tổ hợp yếu tố tự nhiên xã hội bao quanh bên hệ thống Chúng tác động lên hệ thống xác định xu hƣớng tình trạng tồn Mơi trƣờng coi tập hợp, hệ thống xem xét tập hợp Môi trƣờng hệ thống xem xét cần phải có tính tƣơng tác với hệ thống Một định nghĩa rõ ràng nhƣ: Mơi trƣờng tập hợp tất yếu tố tự nhiên xã hội bao quanh ngƣời, ảnh hƣởng tới ngƣời tác động đến hoạt động sống ngƣời nhƣ: khơng khí, nƣớc, độ ẩm, sinh vật, xã hội loài ngƣời thể chế 35 Nói chung, mơi trƣờng khách thể bao gồm vật chất, điều kiện hoàn cảnh, đối tƣợng khác hay điều kiện mà chúng bao quanh khách thể hay hoạt động khách thể diễn chúng 3.6 Thực hành : sau đƣợc trang bị tất kiến thức cần thiết bƣớc áp dụng vào thực tiễn cơng việc cụ thể quy trình kiểm tra hàng hóa Quy trình kiểm tra 4.1 Giới thiệu quy trình Các sản phẩm kinh doanh doanh nghiệp sản phẩm hãng, đƣợc đảm bảo nguồn gốc xuất xứ chất lƣợng Chính vậy, doanh nghiệp đƣa quy trình kiểm tra, bảo quản hàng hóa nhằm giúp khách hàng tự kiểm chứng Điều giúp khách hàng có đánh giá khách quan đảm bảo hàng hóa đƣợc giao xác 4.2 Thực quy trình - Thủ kho chịu trách nhiệm hƣớng dẫn kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng hoá kho Thủ kho phải bảo đảm công cụ cách thức xếp dỡ đƣợc sử dụng phù hợp không làm tổn hại đến sản phẩm đƣợc xếp dở - Trƣớc nhập hàng, kho có trách nhiệm xếp mặt ngăn nắp gọn gàng - Bảo quản hàng hóa q trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons - Các khu vực dễ có nƣớc mƣa hắt mƣa lớn phải để hàng hóa palet Khơng xếp hàng hóa ngồi trời - Hàng hóa sau xuất xong phải đƣợc thu xếp gọn gàng, tạo khơng gian cho loại hàng hóa khác, loại hàng hóa dƣ phải để vào khu vực riêng Lƣu kho - Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ đầy đủ cho mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thƣớc, khách hàng Thẻ đƣợc gắn vào nơi để hàng hóa đƣợc bảo quản - Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể lối đi, vị trí đặt kệ hàng hóa Mỗi kệ phải đƣợc đánh dấu, ghi số kệ - Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ kho, kiểm tra nơi để bình PCCC… để việc bảo quản hàng hóa đƣợc thực cách tốt IV Nghiệp vụ theo dõi, ghi chép báo cáo tình trạng hàng hóa 1.Tổng quan nghiệp vụ ghi chép tình trạng hàng hóa bảo quản 36 Muốn quản lý hàng kho hiệu phải kết hợp nhiều cách với nhau: - Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, chi tiết tốt - Hệ thống nội nên tự kiểm soát lẫn Hàng nhập hàng bán đƣợc theo dõi độc lập kế toán, thủ kho, bán hàng, kinh doanh (nếu có) - Thƣờng xuyên kiểm kê kiểm kê - Sắp xếp hàng hóa cách khoa học để kiểm kê nhanh xác Có vài gợi ý với bạn nhƣ - Nếu nhƣ bạn Kết hợp quản lý kho phần mềm quản lý hỗ trợ Hiện có nhiều phƣơng thức chi tiết giúp bạn quản lý kho tối ƣu, bạn sử dụng hiệu với ghi chép, sổ sách để kiểm sốt hàng hóa, hoăc sử dụng công cụ hỗ trợ nhƣ excel hay phần mềm nhƣ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Sliver hiệu quả.Hiện có nhiều phần mềm công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn, giúp bạn tốn thời gian, chi phí thuê ngƣời quản lý kho, chi phí kiểm tra có đƣợc hiệu nhƣ mong muốn Sự trội phần mềm kho đƣợc nhiều ngƣời sử dụng ƣng ý, chi phí sử dụng thấp nhƣng đem lại hiệu cao.Hãy lựa chọn cho phƣơng thức quản lý hiệu thích hợp cho bạn - Nếu nhƣ bạn khơng có phần mềm để sử dụng, bạn dùng Excel, xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa - Gồm : 1/ Sheet : bảng mã : bạn xây dựng hệ thống mã hàng, mặt hàng mang mã / Nhập hàng lên giá kệ / Xuất hàng 4/ Tồn 5/ Xuất bán Nghiệp vụ ghi chép 2.1 Điều kiện thực ghi chép : để quản lý kho tốt địi hỏi phải thực cơng việc ghi chép thƣờng xuyên 2.2 Cách ghi chép thực ghi chép : ghi sổ tay hay ghi máy phần mềm quản lý hàng hóa hay tự tạo excel Nghiệp vụ viết báo cáo 3.1 Điều kiện viết báo cáo :viết báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu doanh nghiệp 3.2 Cách viết báo cáo thực viết báo cáo : ghi chép mẫu có sẵn hay đánh máy in giấy khổ A4 theo mẫu báo cáo đƣợc qui định doanh nghiệp 37 BÀI THỰC HÀNH SỐ (4 giờ) BẢO QUẢN HÀNG HÓA * GIỚI THIỆU: Phần nội dung thực hành giúp ngƣời học vận dụng kiến thức học để nắm bắt đƣợc quy trình bảo quản hàng hóa doanh nghiệp * MỤC TIÊU: Sau học xong ngƣời học có khả năng: - Kiến thức: Quy trình bảo quản hàng hóa - Kỹ năng: Quan sát, thảo luận nhóm - Thái độ: Nghiêm túc thực * CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, tập hƣớng dẫn * NỘI DUNG CHÍNH Kiến thức lý thuyết liên quan : quy trình bảo quản hàng hóa Hƣớng dẫn bƣớc thực Bƣớc 1: Đọc đề Bƣớc 2: Xem đề yêu cầu nhƣ nhắc lại kiến thức có liên quan Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức tìm kết *Các sai sót thƣờng gặp: -Áp dụng sai quy trình - Thiếu quan sát thực tiễn *BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: thảo luận đánh giá cách bảo quản hàng hóa thực phẩm tiêu dùng nhƣ mì gói, bánh kẹo, nƣớc giải khát ? Bài 2: thảo luận đánh giá cách bảo quản hàng hóa hóa mĩ phẩm nhƣ đầu gội đầu, Xà giặt đồ, sữa tắm loại…? Bài 3: thảo luận đánh giá cách bảo quản hàng hóa vật tƣ nơng nghiệp, thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất phục vụ ngành cơng nghiệp…? 38 CHƢƠNG KIỂM KÊ HÀNG HÓA Giới thiệu: Phần nội dung học giới thiệu cách kiểm kê hóa doanh nghiệp Mục tiêu - Trình bày đƣợc khái niệm, phân loại nguyên tắc kiểm kê hàng hóa - Phân tích đƣợc quy trình tổ chức kiểm kê hàng hóa - Thực đƣợc quy trình kiểm kê - Lập đƣợc báo cáo kiểm kê - Xử lý trƣờng hợp phát sinh sau kiểm kê - Thái độ nghiêm túc, cẩn thận - Rèn luyện tinh thần trách nhiệm cao công việc Nội dung I Khái niệm, phân loại nguyên tắc kiểm kê Khái niệm Kiểm kê công việc dùng để kiểm tra chỗ loại tài sản Doanh nghiệp nhƣ : Nguyên vật liệu, tài sản cố đinh Thành phẩm, hàng hoá, tiền mặt cách cân đo đong đếm để xác định số lƣợng chất lƣợng thực tế tài sản nhằm đối chiếu với số ghi chứng từ, từ phát chênh lệch số thực tế ghi sổ sổ theo dõi hàng hóa Phân loại - Theo phạm vi kiểm kê có loại: kiểm kê phần, kiểm kê toàn phần - Theo thời gian tiến hành kiểm kê có loại: kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thƣờng Nguyên tắc Kiểm kê công việc vô quan trọng lĩnh vực bán lẻ Nếu không nắm rõ đƣợc số tồn kho xác, bạn khó biết đƣợc kinh doanh hiệu hay không Các siêu thị lớn thƣờng tiến hành kiểm kê định kỳ hàng năm Đối với ngƣời quản lý, việc tổ chức kiểm kê đảm bảo số liệu thực tế xác kỹ cần có Thơng thƣờng, quy trình kiểm kê gồm bƣớc sau đây: Bƣớc 1: Chuẩn bị kiểm kê Bƣớc 2:Kiểm kê Bƣớc 3: tổng kết số liệu kiểm kê II Tổ chức kiểm kê Trƣớc kiểm kê 1.1 Thành lập hội đồng kiểm kê 39 Thủ trƣởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế tốn phải hồn thành việc ghi sổ tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành khóa sổ thời điểm kiểm kê Nhân viên quản lý tài sản cần xếp lại tài sản theo loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê đƣợc thuận tiện nhanh chóng 1.2 Lập kế hoạch kiểm kê : bắt đầu chuẩn bị trình kiểm kê, phải lập trƣớc kế hoạch phải đƣợc cấp phê duyệt kế hoạch tiến hành thực 1.3 Cập nhật thơng tin sản phẩm từ kế tốn Rà soát lại tất mặt hàng: Những mặt hàng cận date, hàng lỗi, hàng hỏng cần phải đƣợc lý vứt bỏ để việc kiểm kê đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng Phân định khu vực kiểm kê: Đối với nhà bán lẻ lớn chuyên nghiệp, kho hàng họ thƣờng đƣợc phân vùng đánh ký hiệu Mỗi mặt hàng đƣa vào kho đƣợc dán tem nhãn quản lý phần mềm Để kiểm kê mặt hàng nào, cần tra cứu số mã vạch mặt hàng biết đƣợc số lƣợng nhƣ vị trí để hàng kho Nếu cửa hàng bạn quy mơ vừa nhỏ, vẽ sơ đồ cửa hàng xác định vị trí loại hàng giấy Điều giúp bạn tránh đƣợc việc bỏ sót hàng hóa kiểm kê Kiểm tra số lượng hàng hóa: Trƣớc thức kiểm kê cửa hàng, bạn yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lƣợng loại hàng kho nhƣ cửa hàng Các nhà bán lẻ thƣờng sử dụng phiếu kiểm kê gồm mã hàng, tên hàng, số lƣợng dán thùng hàng Những siêu thị lớn thƣờng yêu cầu nhân viên thực công việc trƣớc từ 2-3 ngày Khi hàng hóa đƣợc lấy trƣng bày, nhân viên trừ số lƣợng phiếu kiểm kê Thông báo cho nhà cung cấp khách hàng: Thơng thƣờng để kết kiểm kê đƣợc xác, tất hoạt động mua, bán doanh nghiệp bán lẻ phải dừng lại thời gian định tùy thuộc vào quy mô cửa hàng Bạn thông báo trƣớc cho khách hàng nhà cung cấp, tránh ảnh hƣởng tới uy tín Trong kiểm kê 2.1 Thực kiểm kê: Tùy theo đối tƣợng mà cần có phƣơng pháp tiến hành kiểm kê phù hợp + Kiểm kê vật (hàng hóa, vật tƣ, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt chứng khốn, ấn có giá trị nhƣ tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm chỗ có chứng kiến ngƣời chịu trách nhiệm quản lý số vật, tiền mặt chứng khốn Riêng kiểm kê vật, cần tiến hành theo trình tự định trƣớc để tránh kiểm kê trùng lặp thiếu sót Ngồi việc cân, đo, đong, đếm số lƣợng cần quan tâm đánh giá chất lƣợng vật, phát trƣờng hợp tài sản, vật tƣ hƣ hỏng, chất lƣợng, phẩm chất + Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu đơn vị với số liệu ngân hàng đơn 40 vị, có quan hệ toán Đối chiếu trƣớc hết số dƣ (số lại thời điểm kiểm kê) sổ sách hai bên Nếu phát sinh chênh lệch phải đối chiếu khoản để tìm nguyên nhân điều chỉnh sửa sai cho khớp số liệu hai bên 2.2 Ghi biên kiểm kê Khi thực kiểm kê, phải có thƣ ký ghi chép số liệu, tất trình kiểm kê phải đƣợc lập thành biên bản, sau kết thúc kiểm kê tất nhân viên tham gia phải ký tên xác nhận Sau kiểm kê 3.1 Lập báo cáo kết kiểm kê Kết kiểm kê đƣợc phản ánh biên bản, có chữ ký nhân viên kiểm kê nhân viên quản lý tài sản mẫu phiếu kiểm kê quy định Các biên bản, báo cáo đƣợc gửi cho phịng kế tốn để đối chiếu kết kiểm kê với số liệu sổ sách kế tốn Tồn kết kiểm kê, kết đối chiếu, tức khoản chênh lệch kết kiểm kê số liệu sổ sách có, đƣợc báo cáo với thủ trƣởng đơn vị Các cấp lãnh đạo định cách xử lý trƣờng hợp cụ thể 3.2 Đối chiếu kết kiểm kê Sau kiểm kê, tiến hành đối chiếu lại số liệu sổ sách với số liệu thực tế đƣợc ghi chép trình kiểm kê.Các biên xác nhận số chênh lệch số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu sổ sách định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định chửng từ kế toán hợp lệ kế tốn vào để phản ánh vào sồ sách Nếu có chênh lệch, ngƣời chịu trách nhiệm tồn kho cần phải giải trình chênh lệch Thông thƣờng, chênh lệch nguyên nhân sau: Chênh lệch thừa: Do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhƣng không quét mã vạch hay ghi sổ, nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách bán riêng…… Chênh lệch thiếu: Do thất thoát hàng, hao hụt chuyển vị trí… Cho dù nguyên nhân nữa, ngƣời chịu trách nhiệm tồn kho phải giải trình nguyên nhân dẫn đến chênh lệch III Xử lý sau kiểm kê Xử lý hàng thừa sau kiểm kê a Dựa vào biên kiểm kê: + Trƣờng hợp xác định đƣợc nguyên nhân vào nguyên nhân thừa để ghi sổ + Trƣờng hợp chƣa xác định đƣợc nguyên nhân phải chờ xử lý, vào giá trị Hàng hóa, NVL, CCDC, Thành phẩm thừa 41 b Khi có định xử lý hàng thừa (ghi tăng thu nhập khác ghi giảm giá vốn) Xử lý hàng thiếu sau kiểm kê a Dựa vào biên kiểm kê hàng: ghi nhận giá trị hàng thiếu, báo cho phận kế tốn hạch tốn vào sổ sách có liên quan b Khi có định xử lý hàng thiếu (không xác định đƣợc nguyên nhân), vào định tiến hành ghi sổ kế toán Xử lý hàng hỏng, chất lƣợng sau kiểm kê Cuối năm, doanh nghiệp thƣờng tổ chức kiểm kê hàng hoá Trong kiểm kê, hàng hoá đƣợc đánh giá chất lƣợng giá trị thu hồi đƣợc Nếu hàng hoá chất lƣợng, doanh nghiệp phải lý hàng tồn kho Để hàng tồn kho lý đƣợc xử lý phù hợp với quy định, hồ sơ để tính vào chi phí đƣợc trừ, phải áp dụng Trình tự, thủ tục lý hàng tồn kho nhƣ sau : Bƣớc 1: Trƣởng đơn vị quản lý trực tiếp hàng hóa tồn kho làm Giấy đề nghị công ty tiến hành lý số hàng hóa kho: Trong giấy đề nghị lý hàng tồn kho bao gồm nội dung: Tên hàng hóa cần lý Số lƣợng cần lý Chất lƣợng hàng hóa Lý lý hàng hóa (Kèm theo giấy đề nghị danh sách số lƣợng hàng hóa tồn kho đƣợc kiểm kê để ban lãnh đạo Công ty xem xét) Giấy đề nghị lý hàng tồn kho đƣợc lập trƣờng đơn vị quản lý trực tiếp hàng hóa tồn kho gửi lê Cơng ty để đề nghị Công ty tiến hành lý số hàng hóa tồn kho Tùy vào cấu, phân công quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp xem xét có cần làm giấy đề nghị lý văn lý hàng tồn kho hay không Bƣớc 2: Công ty tiến hành họp thành lập hội đồng lý hàng tồn kho: Trong biên bao gồm: Thẩm định thực tế định giá hàng hóa tồn kho Phƣơng án lý hàng hóa tồn kho Họp hội đơng lý hàng tồn kho sau nhận đƣợc đề nghị lý hàng tồn kho trƣờng đơn vị quản lý trực tiếp hàng tồn kho gửi lên Công ty Họp 42 hội đồng lý để xem xét thực trạng hàng tồn kho có thực cần phải lý hay khơng? Bƣớc 3: Ra định thành lập Hội đồng lý: Nội dung định, bao gồm: Hội đồng lý gồm ai? Ai ngƣời chịu trách nhiệm? Các bên liên quan bao gồm ai? Họp thành lập hội đồng lý thấy cần thiết phải lý số hàng hóa tồn kho hội đồng lý định thành lập hay không thành lập Bƣớc 4: Hội đồng lý tiến hành xác minh lập biên xác nhận trạng tài sản tồn kho ( chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng): Trong biên xác nhận cần ghi rõ: Ngày, tháng Hội đồng lý (bao gồm ai) Kiểm kê hàng hóa (tên hàng hóa, số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa thực tế) Sau thành lập, hội đồng lý hàng tồn kho tiến hành xác minh thực tế số hàng hóa tồn kho, kiểm kê số lƣợng chất lƣợng hàng hóa tồn kho lập biên xác nhận trạng hàng hóa cần lý Bƣớc 5: Hội đồng thẩm định lập Biên thẩm định hàng hóa ( chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng; phƣơng thức lý, giá trị lý,……) để trình lên chủ tịch Hội đồng thành viên/ Giám đốc xem xét định phƣơng án lý Bƣớc 6: Hội đồng quản trị/ Giám đốc định phê duyệt phƣơng án lý hàng tồn kho: Các thủ tục lập kiểm tra hàng tồn kho đƣợc thực định phê duyệt phƣơng án lý, hoàn tất thủ tục lý hàng tồn kho Bƣớc 7: Những mặt hàng có giá trị lớn cần phải đƣa Đại hội cổ đông định Kết luận: Trình tự, thủ tục lý hàng tồn kho Doanh nghiệp thiếu đƣợc Hội đồng lý, trình kiểm kê hàng tồn kho định phê duyệt phƣơng án lý hàng tồn kho 43 BÀI THỰC HÀNH SỐ (5 giờ) KIỂM KÊ HÀNG HÓA * GIỚI THIỆU: Phần nội dung thực hành giúp ngƣời học vận dụng kiến thức học để nắm bắt đƣợc quy trình kiểm kê hàng hóa doanh nghiệp * MỤC TIÊU: Sau học xong ngƣời học có khả năng: - Kiến thức: Quy trình kiểm kê hàng hóa - Kỹ năng: Quan sát, thảo luận nhóm - Thái độ: Nghiêm túc thực * CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, tập hƣớng dẫn * NỘI DUNG CHÍNH Kiến thức lý thuyết liên quan : quy trình kiểm kê hàng hóa Hƣớng dẫn bƣớc thực Bƣớc 1: Đọc đề Bƣớc 2: Xem đề yêu cầu nhƣ nhắc lại kiến thức có liên quan Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức tìm kết *Các sai sót thƣờng gặp: -Áp dụng sai quy trình - Thiếu quan sát thực tiễn *BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: thảo luận đánh giá cách kiểm kê hàng hóa thực phẩm tiêu dùng nhƣ mì gói, bánh kẹo, nƣớc giải khát … hệ thống siêu thi? Bài 2: thảo luận đánh giá cách kiểm kê hàng hóa hóa mĩ phẩm nhƣ dầu gội đầu, Xà giặt đồ, sữa tắm loại…ở cửa hàng tạp hóa nhỏ địa phƣơng? Bài 3: thảo luận đánh giá cách kiểm kê hàng hóa vật tƣ nơng nghiệp, thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất phục vụ ngành công nghiệp…? 44 ... phân loại hàng hóa cho nghiệp vụ bảo quản; - Trình bày đƣợc phƣơng pháp hình thức kiểm tra chất lƣợng hàng hóa; - Trình bày đƣợc nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa - Phân loại hàng hóa; - Thực... lƣợng sản phẩm, dịch vụ - Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa - Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa - Chƣơng 4: Quy trình xuất kho hàng hóa - Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa - Chƣơng : Kiểm kê hàng hóa Khi biên soạn... I.Những vấn đề xuất kho hàng hóa 1.Khái niệm nghiệp vụ xuất hàng Hàng hóa mua phát sinh nghiệp vụ bán hàng đƣợc xuất kho bán. Quá trình bán hàng trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn