! ! ! ! Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG) ! "! ! Contents' I.! Overview of Project Management########################################################################################################$ ! %#! &'()*+,! /.0*1*/,!2345*!6&-27##################################################################################################$ ! %#%! 8/,'(53 + ,4( /##############################################################################################################################$! %#"! 9+(:* ########################################################################################################################################;! %#<! &'()*+,!=>:*? ############################################################################################################################;! 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Five Stages of Project Management ###################################################################################################%K! %#! 85*.!9,. 0* ################################################################################################ #######################################%K! 2.,*!%!J(/,'(E!V'.1*C('O#####################################################################################################################%L! "#! 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Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG) ! $! ! + I. Overview of Project Management 1. Project Management Guide (PMG) 1.1 Introduction' =G*!:3':(?*!(I!,G*!&'()*+,! /.0*1*/,!2345*!6&-27!4?!,(!:'(B45*!.!3/4I4*5!1*,G(5(E(0>!?,./5.'5!I('! 1./.04/0!.!:'()*+,!.,!,G*!U/4B*'?4,>!(I!WE.R.1.D!?:*+4I4+.EE>!,G*!AII4+*!(I!8/I('1.,4(/!=*+G/(E(0>!6A8=7#! 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' 1.2 Scope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a3*?,4(/?!4?!`>*?Db!,G*!C('O!13?,!R*!,'*.,*5!.?!.!:'()*+,#! 8I!,G*!./? C*'!,(!.EE!(I!,G*!R*E(C!a3*?,4(/?!4?!`/(Db!,G*!C('O!1.>!R*!5(/*!C4,G(3,!I('1.E!:'()*+,! 1./.0*1*/,#! %#!!!!8?!,G * '* !.!5 4' * +,!* ] : * / ?* !I( ' !/ ( /Z *]:*/5.RE*!1.,*'4.E?D!?(I,C.'*D!('!?*'B4+*?! e!fSDP P P N! .#!!!T]:*/5 . RE*!1.,*'4.E?!. '* !, G 4/ 0 ?!E4O * ! ,.:*?D!:.:*'D!*,+#! "#!!!!8?!,G*'*!. / !* ]: * + ,* 5 !( '!:(,*/,4.E!41:.+,!,(! 1('*!,G./!"P!:*(:E*!('!,(!(/*!('!1('*! 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Roles and Responsibilities W!?3++*??I3E!:'()*+,!'*a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i.,4(/?!+(1*!4/!1./>!I('1?#!A/!.!E.'0*!:'()* + ,D!4/ 5 4B45 3 . E!'( E*!. ?? 40 / 1 * / ,? !1.>!'*a34'*! I3EEZ,41*!.,,*/ ,4(/ !,(!,G* !I3/+ ,4(/#!A/!?1.EE*'!:'()*+,?D!'(E*!.??40/1*/,?!1.>!R*!:*'I('1*5!:.',Z,41*D! C4,G!?,.II!?G.'4/0!4/!,G*!*]*+3,4(/!(I!13E,4:E*!I3/+,4(/?#! 1. Who Is Part of the Project Team? =G*!'*a34'*5!14]!I('!./>!:'()*+,!,*.1!4/+E35*?!,G*!I(EE(C 4/ 0 !4/ 5 4B 45 3 . 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(I!?,.O*G(E5*'?!G*E:!,(!5*I4/*D!+E.'4I>D!+G./0*D!./5!+(/,'4R3,*!,(!,G*!?+(:*!./5D!3E,41.,*E>D!,G*!?3++*??! (I!,G*!:'()*+,#! =(!*/?3'*!:'()*+,!?3++*??D!?,.O*G(E5*'?!?G(3E5!R*!45* /, 4I4* 5 !*. 'E> !4/ !,G * !:' ( )*+ ,#!=G*4'!/**5?!./5! *]:*+,.,4(/?!?G(3E5!R*!5*,*'14/*5!./5!,G(?*!*]:*+,.,4(/? !1./.0*5!(B*'!,G*!+(3'?*!(I!,G*!:'()*+,#! 9,.O*G(E5*'?!(/!*B*'>!:'()*+,!4/+E35*!,G*!I(EE( C4/0!4/54B453. E? [! • =G*!:'()*+,!1./.0*'D!CG(!G.?!3E,41.,*!'*?:(/?4R4E4,>!I('!*/?3'4/0!:'()*+,!?3++*??l! • =G*!:'()*+,!(C/*'D!CG(!E*. 5 ?!4 / !0 * ,,4 / 0 !,G * !/ * * 5 !I( '!,G* !:'( )*+,!'*+ (0 /4i* 5 !. / 5 !CG(!G.?!.! :'(I*??4(/.E!?,.O*!4/!,G*!:'()*+,^?!?3++*??l! • =G*!3?*'D!CG(!4?!,G*!:*'?(/!('!('0./4i.,4(/!3?4/0!,G*!:'( 53+,!(I!,G*!:'()*+,l! • h(/Z3?*'!+(/?,4,3*/,?!,G.,!1.>!R*!?40/4I4+./,E>!41:.+,*5!R>!,G*!:'()*+,^?!?3++*??l! • =G*!:'( )*+ ,!,*.1 !1*1R*'?D!CG(!.'*!'*?:(/?4RE*!I('!:*'I('14/0!,G*!C('O!(/!,G*!:'()*+,l! • T]*+3,4B*!1./.0*1*/,!./5!,G*!I3/54/0!('0./4i.,4(/#!! ! 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A/*!+(11(/!14?,.O*!('0./4i.,4(/?!1.O*!4?!4/!/(,!*/0.04/0!.EE!?,.O*G(E5*'?!*.'E>!4/!,G*!:'()*+,!E4I*! +>+E*#!!T.'E>!*/0.0*1*/,!4?!+'4,4+.E!,(!5*,*'14/*!:'()*+,!I* . ? 4R 4E4,> !. / 5 !: ' ( : * 'E> !? * ,!: ' ( )* +, !?+ ( : * #!! 3. Project Manager =G*!:'()*+,!1./.0*'!G.?!:'41.'>!'*?:(/?4R4E4,>!I('!,G*!a3.E4,>!(I!.!:'()*+,m?!5*E4B*'.RE*?!./5!4,?! ?3++*??I3E!+(1:E*,4(/#!=(!?3++**5D!, G * !: '( )* + ,!1./.0*'!13?,!C('O!+E(?*E>!C4,G!,G*!:'()*+,!(C/*'!,(! */?3'*!,G.,!.5*a3.,*!'*?(3'+*?!.'*!.::E4*5#!=G*!:'()*+,!1./.0*'!.E?(!G.?!'*?:(/?4R4E4,>!I('!:E.//4/0! ./5!*/?3'4/0!,G.,!,G*!:'()*+,!4?!?3++*??I3EE>!+(1:E*,*5!(/!,41*!./5!C4,G4/!R350*,#!=G*!:'()*+,!1./.0*'! [...]...     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)      Measure  against project  success  criteria   Assist  Division  of  Purchases  in  contract  close-­‐out   Develop  and  execute  Post  Implementation  Survey   12     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   4 Project Owner One  of  the  most  important project  stakeholders  is  the project  owner...  with  measurement  of project  success  metrics    Provide  input  into  lessons-­‐learned  analysis    17     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   This  section  is  organized  according  to  the project management  life  cycle  While  no  two  projects  are   exactly  alike,  all  projects  should  progress  through  the  same  five project management  stages  ...  projects)  and  submitted  to   oit.pmo@ua.edu    This  is  optional  for  projects  following  the  small project  model      The Project  Charter  has  been  completed  and  approved  by  the project  owner   22     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)      The project s  requirements  have  been  gathered  and  documented  in  detail    For  standard  model   projects,...  integrated  plans  The  culmination  of  the  planning  function  results  in   24     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   a   consistent,   coherent   project   plan   or   series   of   sub-­‐plans   used   to   guide   both   project   execution   and   project  control   • • • • • • • Project  description  and   preliminary  plan   Detailed  requirements   and  alternative...  limited  to  the  following  items  (may  be  scaled  back  for   small  projects  based  on project  owner  direction):         Project  Plan  Narrative  Report     Project  plan  Work  Breakdown  Structure  and  Gantt  chart  (MS Project)      Risk Management  Plan   29     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)    Training  Plan      Communications  Plan      Security  Plan...  schedule  (confidence  to  + /- ‐  10%)     Project  record  information  updated  in  SharePoint project  record      Gate  3  cost  and  schedule  information  completed  in  SharePoint project  record      Gate  3  Checklist  (this  form)  completed  and  attached  to project  record  in  SharePoint   30     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)     4 Implementation... teamwork 32     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   4.4 Monitoring     The project  manager  is  responsible  for  monitoring project  task  completion,  expenditures,  stakeholder   concerns, project  status,  and  conflict  resolution  to  ensure project  success  This  is  accomplished  by   performing  the  following  activities:   a b c d e 4.5 Verifying project  tasks...  staffing,  and  training   • Project  risks  and  how  to  manage  them   • Project  life  cycle  strategy     • Technical  and management  processes  and  procedures  to  be  used   • Product  integration  strategy,  environment,  and  procedures   • Decision-­‐making  strategies  and  their  criteria   • Security  plan   25     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   • • • • 3.2...  attached  to project  record  in  SharePoint   20     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)     2 Feasibility Stage Once  the project  has  passed  Gate  1,  it  is  approved  for  the  feasibility  stage  A  limited  allocation  of   resources  and  expense  has  been  put  forward  for  further  analysis  of  the project  concept    However,  the   project  itself...  constraints    Refine project  estimates  and  schedules    Help  to  identify  specific  resources  for project  implementation   IMPLEMENTATION STAGE  Ensure  that  all  members  of  the  implementation  team  understand  the project  requirements,  the   solution  to  be  implemented,  and  the project  plan   15     Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG)   Coordinate . g.?!.!E(C!E*B*E!(I!:(,*/,4.E!'4?O?#! The-similarities-and-differences-between-the-two -project- types-are-also-shown-in-the-table-below :- ! 3)(%1(.1+,."/0'. ###################################################################################################<S! 2.,*!S!J(/,'(E!V'.1*C('O#####################################################################################################################<;! ! Project Management Office (PMO) Project Management Guide (PMG) ! $! ! + I. Overview of Project Management 1. Project Management Guide (PMG) 1.1