Đang tải... (xem toàn văn)
XÂY DỤNG hệ THỐNG QUẢN lý bán HÀNG
Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long MỤC LỤC PHẦN I : TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4 I. Tìm hiểu về hệ thống thông tin: 4 1. Khái niệm Hệ thống : 4 2. Khái niệm về thông tin 4 3. Khái niệm Quản lý 4 4. Khái niệm Cơ sở dữ liệu 4 II. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý: 4 1. Tác dụng 5 2. Nhiệm vụ 5 3. Các bộ phận cấu thành 6 4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống 8 PHẦN II. XÂY DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 10 I. Tóm tắt nội dung quy trình nghiệp vụ của hệ thống QLBH 10 II. Dữ liệu đầu vào / đầu ra của hệ thống 12 III. Xác định các chức năng của hệ thống 13 IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu 16 V.Thiết kế giao diện người - máy 17 PHẦN III : CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 27 I. Hướng dãn sử dụng phần mềm 27 II. Hướng dẫn sử dụng Macro 28 III. Hướng dẫn tổng hợp dữ liệu bằng Pivot Table 31 IV. Hướng dẫn sử dụng các nút bấm 35 PHẦN IV : KẾT LUẬN 37 Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 1 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây. Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt. Tin học còn được phổ cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tác quản lý trong trường học: như quản lý thư viện, quản lý học sinh… Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin học được triển khai rộng rãi, có quy mô tương đối lớn. Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là rất cần thiết. Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của các Thầy cô giáo, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế. Từ thực tế đó em đã phát triển đề tài “ Quản lý bán hàng bằng Excel ”. Đề tài được đưa ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian làm việc của nhân viên, quản lý công việc kinh doanh của cửa hàng tốt hơn. Chương trình gồm 04 phần sau: PHẦN I : TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ PHẦN II : XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÂN III : CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH PHẦN IV : KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập em đã cố gắng tìm hiểu về Hệ thống quản lý bán hàng trên Microsoft Excel, công việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý cửa hàng là một công việc phức tạp, đòi hỏi người tìm hiểu phải nắm được chi tiết quy trình nhập xuất, tính toán, thống kê, in hóa đơn. Với năng lực còn hạn chế nên bản báo cáo này của em không tránh khỏi những thiếu sót, bất cập và chưa Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 2 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long hoàn thiện. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của Thầy cô và các bạn trong khoa để em khắc phục và hoàn thiện chương trình tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trương Thị Vân Anh, cùng toàn thể các thầy cô trong Khoa Kỹ thuật máy tính và các cô chú, anh chị cùng làm trong công ty, đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua. Sau một thời gian học tập, nghiên cứu mô hình quản lý bán hàng, em đã phân tích và tổng hợp những vấn đề cần quan tâm để viết nên bài báo cáo này. Dưới đây là chương trình khảo sát của em về mô hình quản lý bán hàng bằng Excel. Hà nội, ngày 20 tháng 06 năm 2011 Học sinh Nguyễn Văn Dương Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 3 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long PHẦN I TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I. TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm Hệ thống : - Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ rằng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung 2. Khái niệm Hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. 3. Khái niệm Quản lý : - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. 4. Khái niệm Cơ sở dữ liệu: - Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. II. TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - Khái quát công tác quản lý bán hàng : Quản lý bán hàng là một đơn vị sự nghiệp , có thể là đơn vị độc lập hoặc được ghép trong đơn vị sự nghiệp lớn như trung tâm kinh tế, các doanh nghiệp, siêu thị, cửa hàng… cũng như các đơn vị sự nghiệp khác, công tác quản lý cửa Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 4 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long hàng vừa tuân thủ khoa học về quản lý và nguyên tắc của quản lý nhà nước, đồng thời vừa có yếu tố đặc thù của hoạt động chuyên môn như: - Vấn đề quản lý bán hàng nói chung: + Quản lý về kinh phí và tài sản của cửa hàng nói chung + Quản lý hoạt động bán hàng, nghiệp vụ bán hàng. + Xây dựng, quản lý và sử dụng đội ngũ nhân viên và quản lý. - Về quản lý bán hàng: Cửa hàng được xác định bởi nhiều yếu tố cấu thành : + Nhà và các trang thiết bị như bàn ghế, hàng hóa, hóa đơn… + Sản phẩm của cửa hàng là : hàng hóa, dữ liệu của cửa hàng…. + Quản lý cửa hàng có chuyên môn phù hợp với quy mô của cửa hàng. + Khách hàng và nhu cầu của khách hàng. 1. Tác dụng : - Cập nhật và khai thác thông tin hàng hóa nhanh chóng tại mọi thời điểm . - Tổ chức thông tin hàng hóa, khách hàng, hóa đơn một cách có khoa học . - Tìm kiếm, thống kê thông tin hàng hóa, hóa đơn, khách hàng một cách nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau. - Lưu trữ thông tin hàng hóa với số lượng lớn . - An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch. 2. Nhiệm vụ của công tác quản lý thông tin cửa hàng: - Luôn đưa ra ý kiến kinh doanh cửa hàng phát triển như phát động tốt công tác chăm sóc khách hàng, những chiêu thức quảng cáo, giảm hoặc tăng giá thành sản phẩm theo thị trường - Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho nhân viên và quản lý để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả trong việc kinh doanh của cửa hàng. Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 5 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long - Thực hiện chức năng khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lực thông tin khách hàng, hàng hóa sản phẩm của cửa hàng. - Phối hợp với tất cả các phòng ban, trong việc lựa chọn, bổ sung hàng hóa nhằm tăng doanh thu cho cửa hàng. - Liên kết hợp tác với các cửa hàng siêu thị trong và ngoài nước trong lĩnh vực phối hợp bổ sung và trao đổi thong tin hàng hóa, chia sẻ nguồn lực thông tin - Xử lý nghiệp vụ tất cả các hàng hóa được bổ sung vào cửa hàng; - Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu của người mua hàng. - Thực hiện chức năng tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin quảng cáo các sản phẩm của cửa hàng. - Thực hiện chức năng quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin số của cửa hàng - Thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh cửa hàng. - Thực hiện chức năng tổng hợp,in hóa đơn, báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ bán hàng của cửa hàng. 3. Các bộ phận cấu thành của hệ Thống Thông Quản Lý - Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ thống con này được kết nối và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức. Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 6 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long Hình 1 : Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin quản lý - Dữ liệu: là nguyên liệu của hệ thống thông tin được biểu diễn dưới nhiều dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ và những vật mang tin: Giấy, bảng từ, đĩa từ - Các xử lý: thông tin đầu vào qua các xử lý thành thông tin đầu ra. Hình2 :Mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành HTTT theo sơ đồ. Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 7 Công cụ Cầu nối Nhân lực Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thủ tục Con người Nhân tố có trước Thiết lập ( công việc xây dựng HTTT) Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long 4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng Phải phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hoá nó, tìm cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các giai đoạn sau: + Lập kế hoạch phân tích: Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạm vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu: - Kế hoạch công việc - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạc tài chính - Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện - Danh mục các sản phẩm cần thu được + Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin quản lý hiện có: Để tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét: Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành: Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, Cơ cấu tổ chức, Năng lực tài chính, Cách thức quản lý, Thiên hướng lãnh đạo + Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có: Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nôi dung tìm hiệu bao gồm: - Chức năng chung của hệ thống : Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào. Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 8 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long - Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất. - Các thông tin đầu ra : Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần xuất, đích đến. - Xử lý : Phương tiện xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý. - Kho dữ liệu : Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu. - Vấn đề cụ thể : Khó khăn, sai sót, hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề . Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết. Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp: Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin. Đánh giá lại tính khả thi: Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh Sữa chữa dự án đề xuất ban đầu: Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn I - xác định yêu cầu. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích: Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và quyết định tiếp tục các giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin. Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 9 Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long PHẦN II XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. TÓM TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hình 3 : Quy trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý bán hàng. Quản lý Bán hàng gồm các thông tin liên quan tới hàng hóa, khách hàng như: Mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất, năm sản xuất, xuất xứ, đơn giá, số lượng, ngày nhập, ngày xuất, bảo hành đặc điểm, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, giới tính… ngoài ra còn một số thông tin khác như: Tên nhân viên bán hàng, chức danh, phòng ban, về bán hàng thì có: số lượng nhập, số lượng xuất, hóa đơn… Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương Giáo Viên: Trương Thị Vân Anh 10 QUẢN LÝ KHO NHÂN VIÊN BÁN HÀNG NHÀ QUẢN LÝ QUẢN LÝ HÀNG QUẢN LÝ KHO BÁN HÀNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHI PHÍ, CÔNG NỢ BÁO CÁO, THỐNG KÊ CHẤM CÔNG NV [...]... bị mất Việc phân quyền sử dụng hệ thống cũng được người quản trị quản lý một các đơn giản nhưng hiệu quả, đảm bảo sự an toàn dữ liệu của hệ thống và của từng cá nhân, khẳng định quyền cũng như trách nhiệm sử dụng hệ thống của từng cá nhân sử dụng hệ thống * Chức năng quản lý hàng hoá xuất - nhập Lượng hàng hoá xuất - nhập được quản lý chặt chẽ thông qua các phiếu xuất - nhập hàng, các phiếu này được...Trêng trung cÊp kinh tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long Nhân viên quản lý kho sẽ quản lý kho hàng và hàng hóa, kiểm kê số lượng hàng nhập xuất… Nhân viên bán hàng sẽ phụ trách công việc bán hàng và quản lý khách hàng Nhà quản lý sẽ tính chi phí, công nợ, chấm công cho nhân viên, đưa ra báo cáo và thống kê số lượng hàng hóa và khách hàng + Đối tượng phục vụ: Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương... sửa các chi tiết của các phần trong hệ thống đặc biệt là phần thống kê số hàng đã bán và thống kê số lượng khách hàng, đổi mật khẩu của chính mình - Quyền nhân viên: quản trị khách hàng kích hoạt tài khoản cho khách hàng để có thể truy cập vào hệ thống với quyền của một khách hàng, cập nhật các hàng mới, xử lý phiếu yêu cầu mua hàng của khách hàng, xử lý các hàng bị lỗi, Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương... + Các phương thức và hình thức bán hàng: Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý như : Phương thức bán buôn, Phương thức bán lẻ, Phương thức bán hàng đại lý + Các phương thức thanh toán : Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau,... quản lý Hệ thống có phân quyền của người dùng Với mỗi người dùng sẽ có quyền truy cập và xử lý khác nhau: - Quyền giám đốc: truy cập tổng thể hệ thống, xem được hết các chi tiết của các phần trong hệ thống, đổi mật khẩu của chính mình - Quyền quản lý: quản trị nhân viên kích hoạt cho các nhân viên để họ có thể vào hệ thống với quyền của nhân viên, xem và chỉnh sửa các chi tiết của các phần trong hệ. .. tÕ - kü thuËt b¾c th¨ng long III CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Người quản trị hệ thống có khả năng quản lý toàn bộ hệ thống theo luồng dữ liệu khép kín được các chuyên gia phân tích thiết kế của NT thiết kế Cấu trúc dữ liệu logic, dễ thao tác, dễ thực hiện điều khiển Chức năng quản lý toàn diện Hệ thống hỗ trợ sao lưu dữ liệu theo ý muốn của người quản trị, đảm bảo độ an toàn cao cho dữ liệu, tránh bị... nhật tình trạng của hàng trong kho, xem thống kê báo cáo về số hàng hóa và khách hàng để có thể trực tiếp báo cáo với người quản lý xử lý các tình huống khi có quá nhiều hàng hỏng, không đủ số lượng hàng hóa để bán cho khách hàng Ngoài ra nhân viên cũng có quyền đổi mật khẩu của chính mình - Quyền khách hàng: tra cứu hàng hóa, đổi mật khẩu cho chính mình, gửi phiếu yêu cầu cần mua hàng tới nhân viên... chuyển hàng hoá giữa các kho được diễn ra liên tục như: từ kho sản xuất về kho bán hàng, mua hàng từ kho của nhà cung cấp về kho của công ty… Hệ thống cho phép quản lý chặt chẽ quá trình luân chuyển của hàng hoá với độ chính xác tuyệt đối, thao tác thực hiện nhanh, dễ điều khiển, dễ thống kê số lượng hàng hoá luân chuyển Theo dõi quá trình luân chuyển của hàng hoá, hiện trang hiện tại của một lô hàng. .. nhập được lưu trữ và quản lý bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung hoặc phân tán, đảm bảo độ an toàn cao của dữ liệu hệ thống Người sử dụng hệ thống có thể kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin trên các phiếu nhập một cách dễ dàng với thao tác đơn giản khi phát hiện có sự sai xót trong quá trình nhập liệu * Chức năng quản lý lưu chuyển hàng hoá giữa các kho Với mỗi doanh nghiệp, hàng hoá vật tư luôn... toán… Quá trình lập phiếu xuất - nhập hàng được tự động liên kết với các chức năng khác của hệ thống nhằm đảm bảo tính logic, chuẩn hoá dữ liệu và chính xác dữ liệu trong quá trình kiểm soát nhập hàng * Chức năng quản lý hàng phiếu xuất - nhập Chức năng này cho phép người sử dụng quản lý toàn bộ lượng phiếu xuất hoặc phiếu nhập theo quyền truy cập của mình trên hệ thống Sinh Viên : Nguyễn Văn Dương . quản lý bán hàng nói chung: + Quản lý về kinh phí và tài sản của cửa hàng nói chung + Quản lý hoạt động bán hàng, nghiệp vụ bán hàng. + Xây dựng, quản lý. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. TÓM TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hình 3 : Quy trình nghiệp vụ của hệ thống quản
