Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung tâm thông tin th viện trờng Đại học Y Hà Nội Nguyễn Thị Cẩm Nhung Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Y Hà Nội Với mục tiêu: Mô tả thực trạng nguồn lực thông tin hiện có và việc ứng dụng công nghệ thông tin và đánh giá hiệu quả của nó trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. Qua khảo sát thực tế các kho t liệu và qua mẫu phiếu điều tra của ngời dùng tin cho thấy: Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện có gồm có: Nguồn lực thông tin truyền thống nh: sách, báo, tạp chí, luận án. Nguồn lực thông tin điện tử nh: Các cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD-ROM, Medline, các thông tin trên mạng. Toàn bộ nguồn lực thông tin kể trên đợc lu trữ trong 02 máy chủ và trên 20 máy trạm của th viện. Hệ thống máy vi tính đợc nối mạng LAN và kết nối Internet. Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội đã đem lại kết quả rất khả quan trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin, nó quản lý đợc toàn bộ nguồn lực thông tin hiện có trong th viện, xử lý tài liệu đợc nhiều công đoạn cùng một lúc, tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác, nó còn là phơng tiện để tìm kiếm các thông tin khác trên mạng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại ở th viện Trờng Đại học Y Hà Nội là việc làm cần thiết, nó đặt nền móng cho việc hình thành th viện điện tử trong tơng lai gần. I. Đặt vấn đề Cuộc cách mạng khoa học ngày nay thực chất là cuộc cách mạng công nghệ, những thành tựu của nó tạo ra ngày càng nhiều. Một khối lợng thông tin khổng lồ đang tăng theo cấp số nhân, một nền công nghiệp tri thức ra đời mà cơ sở của nó là truyền tri thức thông tin tiếp tục tăng nhanh trong một thế giới, xây dựng trên cơ sở của tiến bộ khoa học kỹ thuật. Các thiết bị, máy móc hiện đại nh máy tính điện tử, liên lạc viễn thông và các kỹ thuật ghi và lu trữ thông tin đa phơng tiện nhanh chóng đợc tìm kiếm và phát minh đáp ứng nhu cầu phát triển của thế giới [1]. Sự phát triển nhanh chóng của chúng đã ảnh hởng đến rất nhiều ngành nghề trong đó có ngành thông tin th viện. Trong hơn nửa thế kỷ qua dựa trên những thành tựu của công nghệ thông tin hiện đại, diện mạo của th viện đã thay đổi sâu sắc toàn diện [3], cơ cấu kho tài liệu thay đổi, thời gian hữu ích của tài liệu giảm đáng kể và đặc biệt là sự ra đời của một loại tài liệu mới đó là dạng tài liệu điện tử, do vậy việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin này cũng luôn đòi hỏi phải đợc cải tiến để đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của ngời dùng tin. Mặt khác để nâng cao chất lợng hoạt động thông tin và phục vụ thông tin, trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội đã và đang tiến hành việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ tốt công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà trờng nói riêng và ngành Y tế nói chung. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông th ở Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội rất cần thiết. Với tình hình trên, chúng tôi tiến hành đề tài này nhằm mục tiêu: 1. Mô tả thực trạng việc ứng dụng các công nghệ thông tin và hiện trạng nguồn lực thông 98 tin hiện có ở Th viện Trờng Đại học Y Hà Nôị. 2. Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. II. Đối tợng và phơng pháp nghiên cứu. 1. Đối tợng: Đề tài lấy nguồn lực Thông tin Th viện ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội làm đối tợng nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. 2. Phơng pháp: - Phơng pháp tiếp cận phần mềm quản lý th viện hiện đang ứng dụng trên máy vi tính. - Phơng pháp quan sát thực tế, điều tra bằng phiếu. - Phơng pháp so sánh, phân tích, tổng hợp. 3. Kết quả 3.1. Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện có trong th viện nh sau: * Hiện trạng nguồn lực thông tin truyền thống - Sách Giáo khoa có 100 đầu sách với khoảng 35.000 cuốn. - Sách La tinh có 5.833 cuốn. - Sách tiếng Việt có 7534 cuốn. - Từ điển có 866 cuốn. - Tạp chí có 500 tên tạp chí với 70.000 bản chủ yếu là tạp chí tiếng Anh, Pháp. - Tạp chí tiếng Việt có 50 tên tạp chí với 5000 bản. - Gần 3000 luận án tiến sỹ, thạc sỹ, nội trú, chuyên khoa I, chuyên khoa II. * Hiện trạng nguồn lực thông tin điện tử - Cơ sở dữ liệu luận án có gần 2750 biểu ghi (mỗi biểu ghi đợc mô tả về nội dung và hình thức của một cuốn luận án) với số trang là khoảng 81.000 trang. - Cơ sở dữ liệu bài báo: 25.000 biểu ghi. - Cơ sở dữ liệu sách:10.000 biểu ghi. - Cơ sở dữ liệu Medline: 460 đĩa (từ 1966- nay). Toàn bộ nguồn lực thông tin nói trên, hiện nay th viện đang tổ chức quản lý dới hai hình thức truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin. 3.2. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin Năm 1997 chúng tôi bắt đầu ứng dụng phần mềm CDS/ISIS (Computer Document Intergrate Set of information System) của Unesco do Trung tâm Thông tin T liệu Quốc Gia phổ biến và cung cấp. Lúc đó th viện đã nhập đợc 30.000 biểu ghi trong đó gồm có sách và luận án, các bài báo. Bớc đầu đã lu trữ, tìm kiếm thông tin nhanh. Tuy nhiên việc miêu tả fiche và in fiche tra cứu không in đợc trực tiếp trên phần mềm này, mà phải chuyển sang hệ điều hành của DOS, một hạn chế nữa là nó không liệt kê đợc những tài liệu trùng lặp, do đó cũng còn nhiều bất cập. Năm 2000 th viện chúng tôi chuyển đổi phần mềm CDS/ISIS sang WinISIS theo chuẩn trong hệ thống th viện cả nớc đang sử dụng, toàn bộ số liệu nhập trên chuyển sang WinISIS, chơng trình WINISIS thuận lợi hơn nhiều so với CDS/ISIS. Mọi công đoạn xử lý tài liệu đợc thực hiện cùng một lúc, lu trữ, tìm kiếm và sửa chữa khi cần thiết dễ dàng. Hiện nay th viện đang thực hiện dự án Tăng cờng cơ sở vật chất th viện năm 200- 2005 trong đó th viện đã đợc trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại gồm có 02 máy chủ và trên 20 chiếc máy vi tính đợc nối mạng Lan và kết nối Internet, hiện đang dùng phần mềm riêng mang tên Medlibser (Medical Library Server) do Khoa Công nghệ Đại học Quốc gia biên soạn. Toàn bộ cơ sở dữ liệu trên chuyển sang phần mềm quản trị mới. 99 3.3. Hiệu quả đối với việc quản lý nguồn lực thông tin: * Hiệu quả trong quản lý - Quản lý đợc một khối lợng thông tin lớn trong một không gian nhỏ. - Tiết kiệm đợc diện tích kho tàng, với nguồn lực thông tin điện tử nêu trên nếu nh không ứng dụng công nghệ thông tin thì diện tích kho cần mở rộng thêm ít nhất là 2 kho sách, với diện tích khoảng 60m 2 , 20 giá đựng sách và thêm 02 cán bộ quản lý 2 kho sách nói trên. - Nắm bắt đợc toàn bộ kho t liệu hiện có trong th viện, dễ dàng nhận biết đợc tài liệu còn hay mất từ đó có chính sách bổ sung kịp thời. - Tiến hành kiểm kê và thanh lý ngay trên máy vi tính, trớc đây tiến hành kiểm kê dựa vào sổ và đối chiếu trên các kho thời gian tiến hành cho công việc này phải mất hàng tháng, ngày nay con số này hiển thị ngay trên máy. * Hiệu quả trong biên mục tài liệu - Rút ngắn đợc nhiều công đoạn trong việc xử lý tài liệu cụ thể trớc đây sau khi xử lý tài liệu xong, cán bộ th viện phải viết từng chiếc fiche miêu tả, tính trung bình một ngày cán bộ th viện chỉ viết đợc từ 20 50 fiche/ ngày, khi ứng dụng tin học hoá trong th viện thì cùng một lúc khi xử lý tài liệu trên máy, chỉ cần một lệnh sắp xếp thì có thể in ra hàng trăm fiche theo ý muốn. - Tiết kiệm đợc thời gian, công sức trong tu sửa, sắp xếp, hồi cố tài liệu khi phải thay đổi hàng loạt kho tàng. Một ví dụ, năm 2002 th viện làm hồi cố lại toàn bộ 2 tủ mục lục tra cứu trong đó gồm có 30.000 fiche cần phải miêu tả, sắp xếp lại, nếu nh không có máy móc thì toàn bộ số fiche trên phải làm trong vòng vài năm mà hình thức không đợc nh ý muốn, do ứng dụng công nghệ thông tin, toàn bộ công việc trên đã đợc hoàn thành trong vòng 15 ngày với chất lợng rất tốt. 3.4. Hiệu quả trong khai thác nguồn lực thông tin Để đánh giá chính xác hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin ở Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội, tham khảo ý kiến bạn đọc đợc thực hiện thông qua một số câu hỏi ngắn gọn dễ hiểu, với mẫu điều tra là 100 phiếu bạn đọc, trong đó cán bộ là 30 sinh viên 70. Kết quả thu đợc là: Số phiếu phát ra là 100 phiếu Số phiếu thu về 88 phiếu Trong đó cán bộ là: 13 phiếu Trong đó sinh viên là: 75 phiếu Kết quả đợc thể hiện ở bảng 1,2,3. Bảng 1: Số lợng ngời dùng tin đến th viện sử dụng tài liệu Mức độ Số phiếu Tỷ lệ % Thờng xuyên 70 79,54% Thỉnh thoảng 13 14,77% Hiếm khi 5 5,68% Bảng 1 cho thấy số ngời thờng xuyên đến th viện chiếm tỷ lệ 79,54%. Bảng 2: Các dạng tài liệu đợc khai thác trên một hệ thống máy vi tính. Loại tài liệu Tốt Trung bình Cha tốt Sách 78 7 3 Báo 46 24 18 Medline 59 24 5 CSDL 43 34 13 Băng hình 55 28 5 Khai thác trên mạng 39 24 25 Bảng 2 cho thấy tất cả các dạng tài liệu đều đợc khai thác, trong đó sách chiếm tỷ lệ cao nhất. Bảng 3: ý kiến của ngời dùng tin về khả năng đáp ứng nhu cầu. Mức độ tho mn Cán bộ Sinh viên Chung Tỷ lệ % Tốt 10 68 78 88,6 Cha tốt 0 4 4 4,6 Trung bình 3 3 6 6.8 Tổng số 13 75 88 100 100 Bảng 3 cho thấy gần 90% số ngời đợc hỏi trả lời là thoả mãn về nhu cầu. IV. Bàn luận * Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội, cho thấy hệ thống máy vi tính đợc trang bị hiện đại, nhng để quản trị hệ thống này còn đang thiếu cán bộ tin học, gặp nhiều khó khăn trong kỹ năng sử dụng máy vi tính. Các phần mềm quản lý th viện cha đợc hoàn chỉnh và theo chuẩn của chuyên ngành th viện trong cả nớc, tuy nhiên hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào th viện, nó đã làm thay đổi diện mạo của th viện, ở chỗ ngời dùng tin biết khai thác thông tin trên nhiều nguồn tin khác nhau nh: Nguồn tin trên mạng Internet, CD-ROM và nhiều nguồn tin khác [4]. * Hiệu quả ứng dụng: - Thực tế nó đã đem lại đợc một số kết quả rất khả quan nh giúp cho ngời dùng tin tìm kiếm thông tin nhanh, cùng một lúc xử lý tài liệu qua nhiều công đoạn, thuận tiện trong việc xây dựng hệ thống mục lục tra cứu truyền thống. Tuy đã có nhiều chuyển biến trong công tác hoạt động thông tin th viện, song hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin cha cao, do mới ứng dụng công nghệ thông tin, thiếu kinh nghiệm trong công tác hoạt động thông tin th viện [2], nên việc hớng dẫn, giúp đỡ độc giả cũng gặp nhiều khó khăn, bất cập. - Đối với các th viện chuyên ngành Y học trong một phạm vi nhỏ cũng cha có sự quản lý của ngành dọc, phần mềm quản lý th viện không thống nhất. Do đó việc chia sẻ nguồn lực thông tin gặp nhiều khó khăn, cha làm đợc, trong công tác biên mục mới chỉ giải quyết đợc một số khâu chính. Tuy nhiên bớc đầu nó đã đặt nền móng cho việc tin học hoá ở Trung tâm Thông tin th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. V. Kết luận 1. Thực trạng về nguồn lực thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin. * Nguồn lực thông tin hiện tại ở Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội gồm có 2 loại: - Nguồn lực thông tin truyền thống gồm: sách, báo, tạp chí, các tài liệu không công bố (luận án). - Nguồn lực thông tin điện tử gồm: cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD- Rom, Medline, khai thác thông tin trên mạng. Số lợng cụ thể của 2 loại nguồn lực thông tin đã nêu ở (3.1). * ứng dụng công nghệ thông tin: - Hiện nay th viện đang sử dụng 20 máy vi tính và 02 máy chủ khá hiện đại, đợc nối mạng LAN và kết nối Internet, hệ thống này đang hoạt động bình thờng. - Toàn bộ Cơ sở dữ liệu của th viện đợc quản lý bằng phần mềm mang tên Medlibser. - Đáp ứng đợc một số công đoạn cơ bản trong xử lý nghiệp vụ th viện. 2. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin - Lu trữ và quản lý toàn bộ nguồn lực thông tin hiện có. - Tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác. - Tiết kiệm đợc thời gian và nhân lực (cùng một lúc thực hiện nhiều công đoạn trong xử lý và biên mục tài liệu). - Kiểm soát đợc vốn tài liệu trong kho t liệu. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nó còn là phơng tiện để tra cứu các nguồn tin khác nh: Medline, Internet, thông qua hệ thống máy vi tính. Tài liệu tham khảo 1. Nguyễn Hữu Hùng (1995). Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin trong bối cảnh công nghệ thông tin mới. Tạp chí thông tin và t liệu, số2, tr 11-14. 2. Nguyễn Viết Nghĩa (1999). Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám. Tạp chí Thông tin - T liệu, số 4 tr 10 14. 101 3. Đoàn Phan Tân (2000). Tin học trong hoạt động thông tin th viện. -H.: Văn hoá thông tin, 242tr. 4. Vũ Văn Sơn (1995). Chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin trong thời kỳ áp dụng công nghệ thông tin mới. Tạp chí Thông tin và t liệu, số 2. tr 10. Summary Estimate the application of information technology in managing and exploiting information resources in Hanoi Medical University Library The purpose of this article is to describe the real situation of information resources at present to estimate the efficiency of it in the information resources management and expoitage in Hanoi Medical University Library.Through investigating the document store and blanks of information user,we can see that: * The real situation of information resources at present includes: The traditional information resource,such as:books, newspapers, magazines and theses.The electronic information resource,such as:data base, videos, CD-ROM, Medline and online information.All of these information resources have been stored in 2 servers and over 20 computers of the library.This computer system has been connected to the LAN net and the Internet. *The application of information techonology in Hanoi Medical University Library has brought us a satisfactory result in managing and exploiting information resources. It can control all the information in the library now anh solve the documents in many stages at one time.It helps us find information faster, more exactly and it is also an useful tool to find other information on the Internet.The using of modern information technology in the library is very important. It has laid the foundation for the construction of the electronic library in the future. 102 . Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung tâm thông tin th viện trờng Đại học Y Hà Nội . hạn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội.