QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN Bình Định, ngày 15 tháng 05 năm 2013 HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CƠ QUAN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN  Vị trí Vị trí : : C C ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu là là công tác vô cùng quan trọng. Công công tác vô cùng quan trọng. Công tác này bao gồm tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu. đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu.  Vai trò Vai trò - - Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó phục Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó phục vụ vụ cho cho hoạt động quản lý của cơ quan hoạt động quản lý của cơ quan , của Nhà nước , của Nhà nước ; ; - - Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan; Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan; - - Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý; quản lý; - - Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản; - - Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát; và giám sát; - - Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3 Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: loại hồ sơ sau: 1 1 - Hồ sơ công việc - Hồ sơ công việc : : là tập văn bản, tài liệu có liên quan với là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. 2 2 - Hồ sơ nguyên tắc: - Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. hàng ngày. 3- 3- Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ ). về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ ). HƯỚNG DẪN CỤ THỂ HƯỚNG DẪN CỤ THỂ LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ HIỆN HÀNH LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Điều 9 Luật Lưu trữ Điều 9 Luật Lưu trữ , , trách nhiệm lập hồ sơ được trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: qui định như sau: “ “ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”. công việc được giao”. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu - Cán bộ công chức, viên chức - Văn thư, trưởng phòng, đơn vị. Danh mục hồ sơ II.1. Hướng dẫn của Sở ( Xem Phụ lục số 1) Cán bộ công chức, viên chức II.2. 2.2 Hướng dẫn của Sở: Bước 1, 2 và 3; - Cán bộ công chức, viên chức - Cán bộ lưu trữ. II.2. 2.2 ; Hướng dẫn của Sở: Bước 4; - Cán bộ công chức,v chức; - Cán bộ lưu trữ. II.3; II.4; II.5 Hướng dẫn của Sở: Cán bộ lưu trữ II.6.3 Hướng dẫn của Sở: Bước 5 và 6 Mở hồ sơ;Thu thập Mở hồ sơ;Thu thập tài liệu; Sắp xếp hồ sơ tài liệu; Sắp xếp hồ sơ Biên mục Biên mục hồ hồ sơ sơ Giao nộp hồ sơ vào Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan lưu trữ cơ quan Tổ chức khoa học Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu và bảo quản tài liệu LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮC LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮC Ví dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền Ví dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền lương. lương.  Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị để quản lý và sử dụng. để quản lý và sử dụng. HỒ SƠ CÔNG VIỆC HỒ SƠ CÔNG VIỆC - Tất cả các tài liệu hình thành và liên - Tất cả các tài liệu hình thành và liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết quan đến nhau trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể của các phòng, đơn vị, một công việc cụ thể của các phòng, đơn vị, cán bộ nhân viên đều phải đưa vào hồ sơ cán bộ nhân viên đều phải đưa vào hồ sơ công việc. công việc. Hướng dẫn: Hướng dẫn: Lập Danh mục hồ sơ Lập Danh mục hồ sơ (Mẫu phụ lục số 1) (Mẫu phụ lục số 1) SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú (2) (3) (4) (5) (5) DANH MỤC HỒ SƠ Năm Có 2 loại thời hạn: 1. Vĩnh viên 2. Có thời hạn: 5 năm, 10 năm, 20 năm… Hiện đang căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV 03/06/2011 Vĩnh viễn Nguyễn Văn A Theo thời hiệu văn bản ‘” Hồ sơ nguyên tắc 5 năm Huỳnh Văn B 10 năm CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI I. PHÒNG ĐO ĐẠT BẢN ĐỒ 1. Dự án A 1.1 Đo đạt công trình A, tại địa điểm,… 01-QLĐĐ Giao đất cho Cty A xây chung cư A, tại… 02-QLĐĐ Tập lưu Nghị định Chính phủ … II. PHÒNG B 1. Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng 50-QLĐĐ Của cơ quan cấp trên 51-QLĐĐ Của cơ quan và đơn vị trực thuộc ………………… Hướng dẫn Hướng dẫn LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Gồm 06 bước Gồm 06 bước Bước 1: Bước 1: MỞ HỒ SƠ MỞ HỒ SƠ  Cán bộ, nhân viên dựa vào Danh mục hồ Cán bộ, nhân viên dựa vào Danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ. sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ.  Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì (Hoặc bảo quản có thể viết bằng bút chì (Hoặc phiếu tin), khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ phiếu tin), khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực. mới ghi chính thức bằng bút mực. [...]... cơ quan lưu trữ ghi (4) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu nhỏ nhất do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi (5) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu lớn nhất do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi THỜI HẠN NỘP LƯU Điều 11 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình. .. hiện giao nộp theo quy định hiện hành THỦ TỤC NỘP LƯU Những hồ sơ thuộc diện nộp và lưu trữ cơ quan của mỗi đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Xem mẫu Phụ lục số 5) SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (cơ quan, đơn vị lập hồ sơ) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Bình Định, ngày….tháng năm 201 MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU Tiêu... bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên) Ký tên và ghi rõ họ tên) Xác nhận của cơ quan, tổ chức (chức vụ, chữ kí của người có thẩm quy n, họ tên, đóng dấu) TRÁCH NHIỆM đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan; Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ;   Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ; Xin cảm ơn!...Bước 2: THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc tương ứng như tiêu đề hồ sơ dự kiến ghi trên bìa hồ sơ Bước 3: SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì sưu tầm, bổ sung đủ vào hồ sơ; Nghiên cứu để loại bỏ... này Khi giao nhận hồ sơ, phải đối chiếu từng hồ sơ với mục lục Sau khi giao nhận, phải lập biên bản giao nhận hồ sơ (Xem mẫu Phụ lục số 6) SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Bình Định, ngày….tháng năm 201 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Biên bản này được lập thành... TNMT  Tài liệu sắp xếp theo vần, chữ cái: thường dùng trong sắp xếp hồ sơ về nhân sự CÁCH SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ  Sắp xếp theo quá trình giải quy t công việc: Ví dụ: Hồ sơ đất đai: Giao đất cho Công ty A để quy hoạch xây dựng Khu chung cư B,… Hồ sơ Thanh tra: được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải quy t của sự việc Ví dụ: Giải quy t đơn khiếu nại của các hộ dân phường X Hồ sơ Môi... của tài liệu bên trong hồ sơ: (4) và tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết ta`y, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu Ghi địa danh, (5) , ngày tháng năm 201 ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập Người lập hồ sơ hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi rõ họ tên (ký ghi rõ họ tên) - Viết bìa hồ sơ : Hiện nay bìa hồ sơ. .. khi lập bản Danh mục hồ sơ và điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế tài liệu hiện có trong hồ sơ CÁCH SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới đây cho phù hợp Sau đây là một số cách sắp xếp : Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:  Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:  Ví dụ: - Tập lưu Công văn đi tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT; - Tập lưu Quy t... giải quy t công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó (trừ những hồ sơ nguyên tắc và văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân) Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có thực hiện các dịch vụ về lĩnh vực tài nguyên và môi trường có hình thành hồ sơ, tài liệu, dữ liệu về tài. .. Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Ghi chú STT Số và ký hiệu hồ sơ (1) (2) (3) (4) (5) (6) giấy ẩm, mốc, tài liệu có bút tích * Mục lục này thống kê ĐVBQ; trong đó có ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, ĐVBQ có thời hạn:………… , ngày tháng năm 20 Người lập mục lục hồ sơ (ký ghi rõ họ tên) Lưu ý: Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục hồ sơ này . 6 Mở hồ sơ; Thu thập Mở hồ sơ; Thu thập tài liệu; Sắp xếp hồ sơ tài liệu; Sắp xếp hồ sơ Biên mục Biên mục hồ hồ sơ sơ Giao nộp hồ sơ vào Giao nộp hồ sơ. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN Bình Định, ngày 15 tháng 05 năm 2013 HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CƠ QUAN SỞ TÀI