Luận văn Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Môc Lôc Lời mởi đầu 2 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1. Các khái niệm 3 1.2. Giới thiệu hệ thống 4 PHẦN 2: CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD 5 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 5 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 13 2.3.1. Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD 13 2.3.2. Thiết kế Database mức vật lý 15 2.4. Thiết kế một số form nhập liệu 21 2.5. Thiết kế một số báo cáo 23 PHẦN 3: NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kết luận 29 Lêi Më §Çu HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 2 §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Trong những năm trở lại đây, bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa học công nghệ vào tất cả mọi lĩnh vực. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác kế toán và công tác quản lý. Nhưng có một số khó khăn với các nhà quản trị đó là các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, có thể dẫn đến việc để sót các nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp thông tin chậm…làm cho năng suất làm việc thấp, kết quả làm việc không như ý muốn. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem đến một giải pháp cho công tác quản lý của các nhà quản trị, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, luồng thông tin sẽ được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật. Chính vì vậy, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu và phân tích rõ hơn về quá trình doanh thu của công ty. PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 3 §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 1.1. Các khái niệm Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin hữu ích cho người sư dụng liên quan. Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trong một tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các đối tượng tham gia vào hệ thống. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Thực thể là một sự vật, sự việc tồn tại và có thể phân biệt được, hoặc thực thể là một đối tượng mà ta cần ghi nhớ thông tin cho nó. Từ ngữ thực thể là một khái niệm và chỉ được xác định thông qua những đặc tính của nó. Tập thực thể là một nhóm bao gồm các thực thể có thuộc tính tương tự nhau. Mối liên kết là sự liên kết giữa một hay nhiều tập thực thể. Bậc của một mối liên kết là số các thực thể tham gia vào mối liên kết đó. Mức vật lý của cơ sở dữ liệu cho ta biết dữ liệu được lưu trữ như thế nào trên các giá mang ngoại vi của máy tính. Người ta có thể xem sự miêu tả này ở mức chi tiết hơn bằng cách xem mỗi bit được đặt trên giá mang và bằng cách cho một ý nghĩa và địa chỉ của nó. Hoặc ở mức cao hơn như các record, file mà chúng đã được diễn dịch trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao. 1.2. Giới thiệu hệ thống Nhà sách Phương Nam là đơn vị chuyên cung cấp hơn 30.000 đầu sách với nhiều thể loại như tự nhiên xã hội, khoa học kỹ thuật, lịch sử văn hóa; các HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 4 §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 thiết bị văn phòng phẩm, học cụ như tập vở, bút viết, quả địa cầu, băng đĩa nhạc, sổ tay… đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người dân thành phố Đà Nẵng. Địa chỉ: 68 Phan Chu trinh- TP Đà Nẵng Ngay từ khi mới thành lập, đơn vị đã chú trọng tới việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ giúp cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ đơn vị để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với đơn vị, đồng thời cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài trong phạm vi, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Chu trình doanh thu là một trong những chu trình thuộc hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong quá trình này đó là: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. PHẦN 2 CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 5 §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 1) HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 6 KẾ TOÁN DOANH THU CẬP NHẬT DANH MỤC KH DANH MỤC KHO DANH MỤC HÀNG HÓA BÁN HÀNG ĐĐ HÀNG KIỂM TRA THÔNG TIN XÉT DUYỆT TRẢ LỜI XUÂT KHO YÊU CẦU XK KIỂM TRA XUẤT KHO GIAO HÀNG KIỂM TRA ĐÓNG GÓI PHIẾU GIAO HÀNG LẬP HĐ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN HĐ BÁN HÀNG Cửa HàngKhách Hàng Yêu cầu báo cáo Văn bản báo cáo Yêu cầu đặt hàng Kết quả yêu cầuĐặt hàng Hóa đơn bán hàng Quản lý Bán Hàng Giám Đốc §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Khái quát hệ thống doanh thu của công ty, từ việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhập thông tin khách hàng, xem xét đơn đặt hàng. Hoá đơn đặt hàng sau khi lập sẽ được mang cho cấp trên phê duyệt. Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển đến kho để xuất kho hàng hóa bán cho khách. Sau khi giao hàng cho khách và lập hóa đơn bán hàng, tiến hành báo cáo lại cho cấp trên. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Định nghĩa chức năng cập nhật. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 7 Cập nhập danh mục Bán hàng Khách hàng Kho Giao hàng Lập hóa đơn Lãnh đạo Đặt hàng HĐ bán hàng Trả lời Báo cáo Xuất hàng §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Sau khi nhận được thông tin yêu cầu mua hàng của khách, bộ phận bán hàng tiến hành tìm hiểu thông tin của khách hàng và lưu vào hồ sơ. Trong quá trình cập nhập thông tin của khách hàng, bộ phận bán hàng tiến hành cập nhập thông tin về hàng hóa mà khách yêu cầu (loại hàng, mẫu mã,số lượng). Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 8 KHÁCH HÀNG Cập nhật DM khách hàng 1.3 Cập nhật kho 1.5.Cập nhật hàng Khách hàng §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Sau khi bộ phận đặt hàng kiểm tra đơn đặt hàng, việc kiểm tra ở đây bao gồm kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không. Tiếp theo đó sẽ kiểm tra giá cả của mặt hàng, hàng thì bộ phận bán hàng sẽ gửi chứng từ về việc chấp nhận bán hàng hay không. Nếu đồng ý bán hàng thì thì bộ phận bán hàng sẽ phát lệnh bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 9 KHÁCH HÀNG ĐƠN ĐẶT HÀNG KIỂM TRA ĐĐH HÀNG TỒN KHO LÃNH ĐẠO CHỨNG TỪ PHẢN HỒI LỆNH BÁN HÀNG Đơn đặt hàng Chấp Nhận Không chấp nhận §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng xuất kho Lệnh bán hàng sau khi được kí sẽ gửi cho thủ kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra kho, xem có đáp ứng được nhu cầu của hóa đơn không. Sau khi chấp nhận thủ kho sẽ làm phiếu xuât kho, nếu không thì sẽ gửi lại thông báo cho bộ phận bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 10 Lệnh bán hàng Thủ kho Xuất kho BP Bán hàng Kiểm tra kho Phiếu xuất kho Từ chối xuất Đồng ý [...]... Khỏch hng Form Húa n Hệ thống thông tin kế toán 23 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Form Chi tit giao hng 2.5 Thit k mt s bỏo cỏo Bỏo cỏo chi tit húa n bỏn hng theo s húa n Hệ thống thông tin kế toán 24 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Bỏo cỏo theo dừi hng tn kho Hệ thống thông tin kế toán 25 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 PHN 3 NHNG RI RO, NH HNG V CC TH TC KIM SOT Hệ thống thông tin kế toán 26 Đại học Duy Tân... THANHTIEN Kiu s Tng thnh tin 2.4 Thit k mt s Form nhp liu Thuc tớnh rng ti a nh dng Khung nhpliu Required Indexed rng ti a nh dng Khung nhpliu Required Indexed rng ti a 5 > LL000 Yes Yes 5 > LL000 Yes Yes Double rng ti a Double rng ti a Double Form Qun lý bỏn hng Hệ thống thông tin kế toán 21 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Form Hng húa Form Nhõn viờn Hệ thống thông tin kế toán 22 Đại học Duy Tân... n ca khỏch hng t ú a ra bin phỏp thu hi Hệ thống thông tin kế toán 12 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Biu dũng d liu mc di nh(mc 3): nh ngha chc nng kim tra kho Hng tn kho Phiu xut kho Kho hng Kim tra kho Loi hng \ n t hng S lng HH Phiờu xut kho Quỏ trỡnh kim tra kho nhm kim kờ s lng hng húa trong kho cũn ỏp ng hay khụng Qua ú tin hnh xut kho Hệ thống thông tin kế toán 13 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5... Ngaygiao TenCTY Diachi Dienthoai Fax 1 MSNV Holot TenNV Gioitinh Diachi Dienthoai MSPGH n Biu thc th ERD Hệ thống thông tin kế toán 15 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 2.3.2 Thit k Database mc vt lý Gm 8 bng vi cỏc thụng tin v: tờn trng, kiu d liu, mụ t v thuc tớnh Bng HNG HểA: Trỡnh by cỏc thụng tin liờn quan n hng hoỏ nhp xut Tờn trng Kiu d kiu Mụ t Thuc tớnh MAHANG Ký t Mó hng hoỏ rng ti a nh dng Khung... Thnh tin hng bỏn rụng ti a double DONGIA Kiu s n giỏ hng bỏn rng ti a Double VAT% Kiu s Tng thu VAT phi np rng ti a Double Hệ thống thông tin kế toán 19 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Bng NHN VIấN: cung cp thụng tin v nhõn viờn giao hng Tờn trng Kiu d liu Mụ t Thuc tớnh MSNV Ký t Mó s nhõn viờn bỏn hang rng ti a nh dng Khung nhpliu Required Indexed HOLOT Ký t H lút ca nhõn viờn BH rng ti a GIOITINH... bỏo thi hn thanh toỏn v trờn cỏc chng t cú liờn quan cỏo phi thu lm chm tr ngy (húa n bỏn hng, giy bỏo khỏch hng theo thanh toỏn ca khỏch thanh toỏn) Bỏo cỏo phi thi hn n hng cho cụng ty c ỏnh s v chia lm nhiu liờn tin cho vic theo dừi, kim tra Hệ thống thông tin kế toán 29 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Kết Luận Cú th thy rng cụng ngh thụng tin ngy cng c ng dng rng rói v úng vai trũ quan trng trong tt... cho quỏ trỡnh k toỏn doanh thu v nú ó thc s giỳp cho nh sỏch qun lý doanh thu mt cỏch d dng v hiu qu hn rt nhiu Vi vic thc hin ti ny, nhúm chỳng tụi ó nhn thy s quan trng ca vic xõy dng mt h thng thụng tin trong mt doanh nghip, nú thc s giỳp ớch rt nhiu cho cụng vic qun lý, t ú lm cho doanh nghip lm vic hiu qu hn Hệ thống thông tin kế toán 30 ... dng Khung nhpliu Required Indexed rng ti a 5 > LL000 Yes Yes Double rng ti a Double Mó s phũng giao hang Tng tin bỏn hng Tng thu VAT phi np Hệ thống thông tin kế toán 18 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Bng CT HểA N: Cung cp thụng tin v hng hoỏ xut kho trong k Tờn trng MSHD MSHH Kiu d liu Mụ t Thuc tớnh Ký t rng ti a nh dng Mó s hoỏ n nhp Khung nhpliu xut Required Indexed 5 > LL000 Yes Yes Ký t Mó hng... xột tin bc ca doanh khu hng bỏn phi cú ch kớ duyt phiu gim ca ngi cú thm quyn.Phiu nghip giỏ, chit khu phi c ỏnh s, chia lm hng bỏn nhiu liờn K toỏn lu gi húa n bỏn hng lm cn c kim Hệ thống thông tin kế toán 28 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 tra xột duyt gim giỏ, chit khu hng bỏn - Sai sút trong - Vic sai sút cú th - Tỏch bit b phn giao hng biờn lai, biờn gõy nh hng n v b phn bỏn hng Biờn lai, nhn doanh. .. n b phn giao hng, ti õy b phn giao hng s tin hnh kim tra v úng gúi hng kốm theo phiu giao hng Hệ thống thông tin kế toán 11 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Biu dũng d liu mc di nh(mc 2): nh ngha chc nng lp húa n Lnh bỏn hng Lp húa n Lónh o Xut kho KHCH HNG Giao hng D liu bỏn hng Theo dừi n N phi thu KH B phn lp húa n s tip nhn cỏc chng t liờn quan n nghip v tin hnh ghi s v lp húa n Húa n s c gi cho . Luận văn Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Môc Lôc Lời mởi đầu 2 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN,. định chọn đề tài: Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng nhằm tìm hiểu và phân tích rõ hơn về quá trình doanh thu của công