Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tại công ty IN HÀNG KHÔNG.doc.DOC

Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tại công ty IN HÀNG KHÔNG

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, để có đợc vị trí trên thơng trờng đã là khó, làm thế nào để giữ vững và phát triển nó còn khó hơn Ngày nay, các doanh nghiệp đang quan tâm đến việc đề ra những mục tiêu, chiến lợc chung của toàn Công ty Nh-ng làm thế nào để đạt đợc nhữNh-ng mục tiêu đó một cách chắc chắn và nhanh nhất, đây cũng là vấn đề mọi doanh nghiệp đang quan tâm Tổ chức thực hiện theo kế hoạch tác nghiệp, đó là một phơng pháp giúp đạt đợc mục tiêu một cách có hiệu quả bằng cách chia nhỏ mục tiêu cho từng bộ phận, theo từng khoảng thời gian ngắn Kế hoạch tác nghiệp là một công cụ chủ yếu để bộ máy đều độ triển khai thực hiện có hiệu quả công việc để đạt đợc mục tiêu chung của Công ty, đồng thời là cơ sở để đánh giá, khen thởng thành tích của từng bộ phận.

Qua quá trình khảo sát tổng hợp tại Công ty In Hàng không, em nhận thấy có đặc điểm nổi bật là:

Tính chất của đơn đặt hàng cho dịch vụ in là rất phong phú: lớn có thể rất lớn, nhiều kỳ cũng có thể ít và chỉ thực hiện 1 lần; nội dung in phong phú với các yêu cầu về chất lợng bản in rất cao; thời gian để hoàn thành một đơn hàng thờng gấp, diễn ra nhanh; một lỗi sai nhỏ trong một khâu thao tác cụ thể cũng có thể dẫn đến việc huỷ bỏ toàn bộ đơn hàng Với những tính chất đó, đòi hỏi công tác kiểm soát chất lợng và lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất đòi hỏi phải rất khoa học, hiệu quả Xuất phát từ lý do đó, em lựa chọn đối tợng nghiên cứu trong chuyên đề thực tập này là: Hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty in Hàng không

Trong chuyên đề này, do tính chất của đối tợng nghiên cứu là công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp nên phơng pháp nghiên cứu đợc áp dụng chủ yếu là phơng pháp quan sát tìm hiểu diễn biến thực tế tại doanh nghiệp và phơng pháp so sánh để xác định đợc tính hợp lý của các kết quả và nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề gồm ba phần chính: Phần I : Tổng quan về Công ty In Hàng không.

Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác

I.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 5

II.Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hởng đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty 7

hoạch tác nghiệp của Công ty 26

I.Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp 26

1 Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty 26

1.1 Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất: 26

1.2 Phân công chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: 27

2 Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp 28

3 Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty 30

3.1 Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu 30

3.2 Kế hoạch bảo dỡng máy móc, thiết bị 31

3.3 Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn 31

3.4 Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực 32

3.5 Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho ngời lao động 32

3.6 Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện một đơn hàng 33

4 Nội dung công tác điều độ sản xuất tại Công ty 35

4.1 Tác nghiệp tại phân xởng in 36

4.2 Tác nghiệp tại phân xởng Sách 38

4.3 Tác nghiệp tại phân xởng Giấy 38

II.Đánh giá về tình hình lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của

Phần III:Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty 48

1.Hoàn thiện công tác nghiên cứu dự báo thị trờng 48

1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 48

1.2 Nội dung biện pháp 48

1.3 Điều kiện thực hiện 49

1.4 Lợi ích của biện pháp 50

2.Cụ thể hóa kế hoạch tác nghiệp theo quý, tháng 50

2.1 Cơ sở lý luận thực tiễn 50

2.2 Nội dung biện pháp 51

2.3 Điều kiện, các bớc thực hiện 52

2.4 Lợi ích của biện pháp 52

3.Vận dụng các phơng pháp quản trị khoa học vào việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp 52

3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn 52

3.2 Nội dung và biện pháp 52

3.3 Điều kiện thực hiện 53

3.4 Lợi ích biện pháp 53

4.Nâng cao tính đồng bộ trong đầu t máy móc thiết bị của Công ty 54

5.Nâng cao trình độ cán bộ lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty 54

5.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 54

5.2 Nội dung biện pháp 55

5.3 Điều kiện thực hiện 56

5.4 Lợi ích của biện pháp 56

6.Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC trong quản lý vật t 57

6.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn 57

6.2 Nội dung biện pháp 57

6.3 Điều kiện thực hiện: 58

6.4 Lợi ích của biện pháp: 59

Kết luận 60

Danh mục tài liệu tham khảo: 61

Phần I:Tổng quan về Công ty in Hàng không I.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty In hàng không tiền thân là Xởng In Hàng không đợc thành lập ngày 01 tháng 04 năm 1985 theo Quyết định số 250/QĐ/TCHK của Tổng cục tr-ởng Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam

Ngày 14 tháng 9 năm 1994, Bộ trởng Bộ Giao thông vận tải ký Quyết định 1481/QĐ/TCCB-LĐ thành lập Doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng Công ty

Chi nhánh phía nam: 126 Hồng Hà-Phờng 2-Quận Tân Bình-TP Hồ Chí Minh

Trên cơ sở tiếp nhận xởng in typo của Binh đoàn 678 Bộ Quốc phòng và số cán bộ quản lý của ngành Hàng không Quân số ban đầu gồm 15 cán bộ, công nhân viên, tài sản có 02 máy in typo 14 trang và 08 trang Để đáp ứng đ-ợc nhu cầu của ngành Hàng không dân dụng, các chứng từ ấn phẩm ban đầu của ngành phải đạt yêu tiêu chuẩn quốc tế Năm 1994, Công ty đợc cục Hàng không dân dụng Việt Nam quyết định đầu t thêm thiết bị đổi mới công nghệ in Typo thay bằng công nghệ in Offset, nâng công suất từ 30 triệu trang in một năm lên 150 triệu trang in một năm và đã in đợc các chứng từ cao cấp của ngành Hàng không

Cùng với sự hội nhập của nền kinh tế thế giới, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải nắm bắt đợc xu thế thay đổi, tìm ra những nhân tố then chốt đảm bảo sự thành công trên thơng trờng Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trờng trong lĩnh vực in và bắt kịp xu hớng phát triển của các Tổng Công ty lớn, Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hàng không quyết định chính thức thành lập Công ty In Hàng không là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng Công ty Hàng không, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản

riêng có con dấu riêng, tự chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn nhà nớc giao, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc

Sau 19 năm xây dựng, Công ty đã trởng thành và phát triển cả về quy mô và công nghệ:

- Cơ sở hạ tầng nhà xởng cùng các công trình phụ trợ đợc xây dựng đảm bảo phục vụ sản xuất;

- Nguồn nhân lực đợc tăng cờng cả về số lợng và chất lợng với trên 250 cán bộ, công nhân viên trình độ bao gồm: đại học, sau đại học, công nhân có tay nghề đợc đào tạo, có khả năng tiếp cận công nghệ in tiên tiến;

- Thiết bị công nghệ đợc đầu t, đổi mới với dây chuyền in Offset của Đức, dây chuyền in Flexo hiện đại của Mỹ, và một dây chuyền sản xuất khăn giấy thơm của Đài Loan Công ty có khả năng in gia công và cung cấp các dịch vụ, sản phẩm in, giấy cho các doanh nghiệp trong và ngoài ngành Hàng không

Ngành nghề sản xuất- kinh doanh:

- In vé máy bay, thẻ hành lý, thẻ lên máy bay, đáp ứng hệ kiểm tra DCS và vé vé qua cầu có nghép băng từ của ngành giao thông;

- In chứng từ hoá đơn tài chính, sách, báo tạp chí, catalogue và các ấn phẩm khác;

- Sản xuất khăn giấy thơm với 02 huy chơng vàng hội chợ thơng mại toàn quốc, cung cầp ổn định cho ngành Hàng không và thị trờng các tỉnh phía Bắc;

- Kinh doanh vật t thiết bị ngành in, đợc phép trực tiếp xuất nhập khẩu; - Liên kết, sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm in từ dây truyền Flexo

cho các loại túi ni lon,

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập với sự đầu t đúng hớng có hiệu quả và sự phấn đấu không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã phát triển ổn định doanh thu hàng năm tăng từ 10 - 15%, đã khẳng định vị trí và tham gia cạnh tranh bình đẳng với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực Với các kết quả sản xuất kinh doanh, Công ty đã đợc Nhà nớc, Ngành chủ quản tặng thởng Huân chơng lao động hạng 3 cùng nhiều bằng khen cho tập thể cá nhân

II.Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hởng đến công tác lập vàthực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mu Mô hình bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trởng phù hợp với quy mô vừa của Công ty Bộ máy quản trị của Công ty chia làm 3 cấp quản trị: Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có quyền lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm với nhà nớc cũng nh tập thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; trởng các phòng ban hỗ trợ Giám đốc và tổ chức, chuyền đạt, điều hành thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty; tổ trởng các phân xởng tổ chức sản xuất và quản lý chung phân x-ởng của mình đồng thời liên hệ với các bộ phận phòng ban khác

1 2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.2.1 Ban lãnh đạo: Giám đốc, Phó Giám đốc

Ban lãnh đạo Công ty gồm 2 thành viên là Giám đốc và Phó Giám đốc đợc bổ nhiệm bởi Tổng Công ty Hàng không Chịu trách nhiệm quản lý điều hành nguồn lực đảm bảo phát triển toàn Công ty, bảo toàn và phát triển vốn nhà n-ớc giao; quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng và phát triển các trang thiết bị công nghiệp nhằm đảm bảo thoả mãn các yêu cầu của khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không; quan hệ đối ngoại đối với các cấp ngành và các cơ quan chính quyền địa phơng; báo cáo thờng niên các hoạt động, kết quả kinh doanh với Tổng Công ty

1.2.2 Phòng kế hoạch

Trong tơng quan giữa các phòng chức năng trong Công ty, phòng Kế hoạch đóng vai trò tích cực hơn, thực hiện việc điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Ban lãnh đạo Công ty điều phối hoạt động sản xuất của các phân xởng, tổ sản xuất Hầu hết các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều có sự tham gia của Phòng Kế hoạch Đây là một điểm có tính tơng đối đặc thù của Công ty trong cơ cấu tổ chức và hoạt động Phòng kế hoạch đợc Giám đốc uỷ quyền tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nắm bắt mọi yêu cầu đề xuất của khách hàng (theo đơn đặt hàng) và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi thủ tục in ấn đúng quy định của pháp luật hiện hành; xây dựng giá thành và đàm phán với khách hàng về giá và thời hạn hoàn thành, đề ra phơng án thực hiện công việc trình Giám đốc phê duyệt, lập kế hoạch sản suất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng, đảm bảo phù hợp với năng lực thực tế của Công ty; phối kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện sản xuất kinh doanh nh: phòng tổ chức để cân đối nhân lực, thông báo thông tin về quy cách chủng loại vật t thiết bị cho phòng kinh doanh, thông báo cho phòng tài chính để cân đối doanh thu và chi phí; giám sát đôn đốc các phân x-ởng thực hiện công việc; tổng hợp các số liệu, thông tin, kinh nghiệm và đồng thời đa ra kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của Công ty; chủ động quản lý điều hành ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh

Bộ phận cơ điện trực thộc phòng kế hoạch có nhiệm vụ kết hợp cùng các phân xởng theo dõi, duy trì chế độ bảo hành, bảo dỡng các thiết bị và hệ thống điện của toàn Công ty để duy trì sản xuất ổn định Tiến hành khắc phục sửa chữa khi có sự cố sảy ra Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về những dự án sửa chữa lớn Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về các dự án đầu t trang thiết bị mới

1 2 3 Phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mu quản lý và thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý sắp xếp nhân sự quản lý lao động tiền lơng các chế độ của ngời lao động theo mô hình gọn nhẹ hiệu quả Kết hợp với bộ phận kế hoạch bộ phận tài chính, bộ phận sản xuất định mức lao động và đơn giá tiền lơng; đề xuất thực hiện các phơng án đào tạo nâng cao trình độ năng lực của cán bộ nhân viên; quản lý nội quy Công ty, bảo hiểm xã hội, quản lý công văn đi đến, lễ tân, bảo vệ, lái xe, tạp vụ,

1 2 4 Phòng kinh doanh

Theo quy định của Công ty, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tơng đối khác so với các Phòng Kinh doanh của các doanh nghiệp khác Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là chuẩn bị vật t, thiết bị đầu vào cho quá trình sản xuất của Công ty Bên cạnh đó, phòng Kinh doanh thực hiện nhiệm vụ bán các sản phẩm khăn giấy thơm, giấy vệ sinh do phân xởng giấy sản xuất Phòng kinh doanh còn mới đảm nhận thêm nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng máy móc

trang thiết bị ngành in, đã đợc nhà nớc cấp giấy phép kinh doanh trong lĩnh vực này

1 2 5 Phòng kế toán tài chính

Tổng hợp, theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện việc lên kế hoạch tài chính tháng, quý, năm đảm bảo cân đối tài chính cho quá trình sản xuất ổn định của Công ty; ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc Kết hợp với phòng kinh doanh, phòng kế hoạch cân đối chi tiêu mua sắm vật t trang thiết bị các khoản chi phí khác với doanh thu thu đợc Theo sát các kết quả kinh doanh của từng bộ phận trong từng thời kỳ báo cáo với lãnh đạo Phân tích đa ra những nhận định, đánh giá về tình hình thực hiện kết quả kinh doanh, cố vấn cho lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh.

1 2 6 Phòng chất lợng (QM)

Phòng QM có nhiệm vụ thiết lập, thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất l-ợng và đề xuất các phơng pháp nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Kiểm soát tài liệu của Hệ thống quản lý chất lợng, hồ sơ, quá trình đánh giá nội bộ, quá trình hành động khắc phục, phòng ngừa, và tham gia vào việc kiểm soát quá trình xem xét của lãnh đạo 1 2 7 Các phân xởng sản xuất

Công ty có 5 Phân xởng, trong đó có 4 phân xởng sản xuất trực tiếp là Phân xởng in offset, in flexo, phân xởng sản xuất giấy, phân xởng sách Phân x-ởng chế bản là phân xx-ởng hỗ trợ theo quy trình công nghệ in

- Phân x ởng in offset : công nghệ in trên chất liệu giấy thờng 1 màu và nhiều màu, nhiệm vụ chủ yếu in các loại sách, báo, tạp chí, các ấn phẩm đợc in trên chất liệu giấy thờng

- Phân x ởng in Flexo : công nghệ in trên giấy có tráng và in trên chất liệu ni lông, nhiệm vụ chủ yếu in các loại ấn phẩm nh: túi sách, túi nôn, bìa các loại tạp trí, các loại khác ,

- Phân x ởng sách: có nhiệm vụ gia công các loại ấn phẩm theo quy trình công nghệ, cắt đóng thành quyển nhập kho thành phẩm Trong nhiều tr-ờng hợp phân xởng sách có thể nhận gia công cho các đối tác trên địa bàn - Phân x ởng giấy: có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, nhằm tận dụng phế

liệu giấy trong quá trình in để sản xuất, cung cấp cho chính khách hàng trong Tổng công ty và các khách hàng khác; Gia công các loại giấy hộp, khăn thơm, phục vụ cho khách bay; Gia công các loại thẻ hành lý; 1 2 8 Chi nhánh phía Nam

Công ty có một Chi nhánh trực thuộc tại Miền Nam Chi nhánh đợc thành lập từ năm 2000 để thực hiện chiến lợc mở rộng thị trờng Miền Nam của

Công ty Là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty, kết quả kinh doanh của chi nhánh đợc cộng vào kết quả kinh doanh chung của Công ty.

Sản phẩm chính của Công ty là: dịch vụ in ấn(in trực tiếp theo thiết kế của đơn hàng trên vật t của Công ty); in gia công các mặt hàng của khách (khách hàng đã có hàng bán thành phẩm cần in cho hoàn thiện sản phẩm của họ); các ấn phẩm nh sách, báo, tạp chí, Bên cạnh đó phân xởng giấy sản xuất các loại khăn giấy thơm, giấy vệ sinh, gia công khăn ớt; và phòng kinh doanh còn kinh doanh các loại vật t xuất nhập khẩu các vật t thiết bị của ngành in

Những đặc điểm sản phẩm có ảnh hởng đến kế hoạch tác nghiệp:

- Sản phẩm in thờng đa dạng không có tiêu thức nhất định và phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng;

- Sản phẩm in mang tính kỹ thuật cao chỉ có ngời hiểu biết cao về công nghệ hiện tại của Công ty mới có thể xem xét quyết định nhận đơn hàng hay không, đặc điểm này cũng quyết định nhiều đến công tác tác nghiệp của Công ty;

- Hàng in gia công thờng in hàng loạt với khối lợnglớn, số lợng nhiều chiếm nhiều không gian của phân xởng điều này có tác động đến công tác bố trí mặt bằng sản xuất cho phù hợp với mặt bằng hiện có của Công ty, và số l -ợng thao tác trong một công việc;

- Sản phẩm in đòi hỏi chất lợng cao và chính xác vì in hàng loạt và in với số lợng nhiều, tốc độ in cao nên khâu thiết kế bản in phải chính xác quyết định đến tiến độ thực hiện;

- Sản phẩm in quảng cáo thờng đòi hỏi độ chính xác cao vì lỗi khi in sản phẩm quảng cáo thờng gây ảnh hởng đến uy tín của chính khách hàng đối với khách hàng của họ

Là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng Công ty Hàng không, kinh doanh trong lĩnh vực in ấn, Công ty có nhiều lợi thế về thị trờng rộng lớn có đợc từ các thành viên khác trong tổng mang lại Với 19 năm hình thành và phát triển, Công ty đã xây dựng đợc uy tín với khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không Đến nay, thị trờng chính của Công ty là thị trờng trong ngành Hàng không với 60% đơn hàng và 40% đơn hàng của khách hàng ngoài ngành Tuy nhiên, Công ty xác định rằng mảng thị trờng ngoài ngành là mảng thị trờng tiềm năng của Công ty Hai mảng thị trờng này có những đặc điểm khác nhau và có ảnh hởng tới công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp

3 1 Thị tr ờng trong ngành Hàng không

Thị trờng này thờng rất ổn định, Tổng Công ty giao kế hoạch cung ứng nội bộ xuống cho Công ty Nhu cầu chính là các tạp chí, thẻ hàng, vé máy bay chứng từ cao cấp sử dụng trong ngành Các loại giấy thơm, khăn thơm cao cấp, túi nôn, giấy vệ sinh theo kế hoạch của Tổng Công ty và các cơ quan trong ngành Hàng không Trong đó sản phẩm thờng xuyên là tạp chí hàng không 1 tháng/ 1 số với số lợng 5000 cuốn phục vụ trên các chuyến bay Để phục vụ cho ngành Hàng không và cho các chuyến bay, Công ty còn in tạp chí “thông tin giải trí” phát hành 2 tháng/1 số với số lợng 7000 cuốn Ngoài ra Công ty còn đảm bảo kịp thời thờng xuyên việc in vé máy bay, hoá đơn chứng từ phục phụ vụ cho các sân bay: sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, Huế với số lợng theo kế hoạch của Tổng Công ty phục vụ cho hàng triệu khách trong năm Ngoài ra Công ty còn in các loại bao bì, màng mỏng, túi nôn, túi xách tay phục vụ cho các chuyến bay,

Tuy nhiên, mảng thị trờng này cũng chịu sự ảnh hởng của xu hớng phát triển chung của Tổng Công ty, các chính sách của Tổng Công ty, diễn biến và các quyết định kinh doanh trong năm của Tổng Công ty

3 2 Thị tr ờng ngoài ngành

Mảng thị trờng này đợc coi là thị trờng tiềm năng và quan trọng phục vụ cho chiến lợc mở rộng thị trờng tận dụng tối đa năng lực sản suất của Công ty Tuy nhiên, thị trờng này có nhiều yếu tố ảnh hởng đến công tác tác nghiệp của Công ty:

- Thị trờng này thờng biến động khó định lợng trớc, bởi phải in theo đơn đặt hàng chính đặc điểm này đã tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty;

- Khách hàng là một tổ chức thờng in với số lợng lớn, nhiều đợt và thời gian yêu cầu nhanh (đặc biệt là các in ấn cho các chơng trình quảng cáo, xúc tiến bán hàng của các công ty, tổ chức), chịu chi phối bởi đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực in ấn;

- Thị trờng này, in nh là một công đoạn gia công trong quá trình sản xuất sản phẩm của khách hàng, do vậy cả số lợng và đơn hàng đều phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh chung của khách hàng;

- Nội dung in phong phú, hay thay đổi theo yêu cầu kinh doanh của khách hàng, yêu cầu về tính chính xác của nội dung in, chất lợng in cao

4 1 Đặc điểm công nghệ

Đặc điểm quy trình công nghệ có ảnh hởng lớn đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: Quy trình công nghệ đợc tách riêng giữa công nghệ sản xuất gia công giấy với quy trình in; quy trình in đợc chia làm hai công đoạn: công đoạn in và công đoạn gia công hoàn thiện sản phẩm in

Hiện nay Công ty có hai công nghệ in là: công nghệ in Offset in trên chất liệu giấy thờng gồm loại một màu, hai màu, bốn màu và công nghệ in Flexo in trên chất liệu dạng màng mỏng dẻo có độ đàn hồi nh ni lông, các loại giấy có tráng bóng trên mặt

Mỗi loại đơn hàng khác nhau thì các công đoạn in khác nhau tuỳ thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu trong trong đơn hàng

Tuy nhiên đều phải tuân theo sơ đồ quy trình công nghệ in nh sau:

Tài liệu gốc: là các bản mẫu, bản thảo, bản đánh máy, tranh ảnh, film, nếu khách hàng đã có film trớc đã đợc sử lý chỉnh lỗi phù hợp với công nghệ thì đợc chuyển ngay cho bình bản, còn các trờng hợp cha có film phải lập market và tách màu điện tử sau đó chuyển cả tài liệu gốc và film cho bình bản

Market: là một tấm mica mỏng (dạng film) trên đó thể hiện nội dung in, độ đậm nhạt sáng tối của bản in

Tách màu điện tử: Đối với những bản in có nhiều màu nh tranh ảnh mỹ thuật, chữ màu phải đợc đem chụp tách màu điện tử, mỗi màu phải đợc chụp ra một bản riêng thành 4 màu chủ yếu là xanh, đen, đỏ, vàng

Bình bản: trên cơ sở Market và film tách màu điện tử Bình bản sẽ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng màu cho các tấm mica theo từng trang in

Chế bản: trên cơ sở các tấm mica đã đợc bình bản, chế bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn in nhôm hoặc kẽm sau đó đem phơi bản và sửa bản để in không bị nhoè hoặc lỗi

In: sau khi chế bản cho in thử, khi đã đợc chấp nhận mới cho in sản lợng

Gia công: sau khi in xong sản phẩm in sẽ đợc cắt xén, đóng quyển, kiểm tra thành phẩm và đóng gói nhập kho thành phẩm

4 2 Máy móc thiết bị

Trong lĩnh vực in ấn, máy móc thiết bị có nhiều đặc trng ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh cũng nh điều hành tác nghiệp:

- Vốn đầu t mua máy (dây chuyền) mới cao;

- Công nghệ ít biến động, tuổi đời công nghệ dài, thời gian khai thác sử dụng máy móc dài;

- Diện tích mặt bằng đặt máy không nhiều nhng máy cồng kềnh chiếm

10 Máy dao TQ Trung Quốc 1989 Sách 0

Qua bảng máy móc thiết bị trên ta thấy nhiều máy đã khấu hao hết nhng vẫn còn khai thác, hầu hết những máy này đã cổ, công suất thấp Trong những năm ngần đây, Công ty đã đầu t nhiều máy mới nhng việc thay thế cha đợc đồng bộ vì vốn đầu t vào máy móc thiết bị lớn, cha có khả năng đầu t đồng loạt Máy móc thiết bị là phơng tiện để sản xuất, là điều kiện để tăng năng xuất, chất lợng sản phẩm, đảm bảo kịp tiến độ sản xuất, Do vậy, Công ty phải nghiên cứu kỹ trớc khi đầu t Kế hoạch bảo dỡng phải đợc thực hiện một cách chu đáo nhằm bảo đảm chất l-ợng máy móc, nhằm bảo đảm công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp chính xác kịp tiến độ sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Trong cơ cấu tài sản cố định của Công ty, phần tài sản của bộ phận chế bản, khối văn phòng nh máy tính, máy điều hoà, các trang thiết bị khác cũng chiếm một tỷ trọng tài sản đáng kể (Xem thêm Bảng kê khai tài sản cố định tại Phụ lục 2)

Do kinh doanh trong lĩnh vực in ấn nên lao động của Công ty có nhiều nét khác biệt so với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khác Số lợng lao động phụ thuộc vào công nghệ và quy trình công nghệ in Số lợng lao động cần nhiều ở các giai đoạn đầu và cuối của quy trình công nghệ, ví dụ nh: một đơn hàng đến bộ phận chế bản cần thiết kế nhanh giao cho bộ phận in, ở đây lao động không nhiều nhng phải rất hiểu về đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm in và biết sử dụng tốt máy vi tính và sử lý tốt các nghiệp vụ kỹ thuật; khi in không đòi hỏi nhiều công nhân, thờng chỉ có công nhân đứng máy, phụ máy và ngời phụ việc giúp vận chuyển vật t, hàng gia công, công nhân ở đây thờng là công nhân kỹ thuật Giai đoạn sau in lại cần nhiều công nhân để gia công hoàn thiện sản phẩm, ở đây không đòi hỏi phải có công nhân kỹ thuật cao, thông thờng là những công nhân thuê theo hợp đồng ngắn hoặc thời vụ

Bảng 2: Cơ cấu lao động và tình hình sử dụng lao động của Công ty

1 Lao động quản lý, lãnh đạo chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ

Qua bảng phân tích trên thấy, lực lợng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn của Công ty Số lợng lao động trực tiếp tăng nhanh, tuy nhiên cơ cấu lao động lại có xu hớng thay đổi (Xem Bảng tổng hợp số lợng chất lợng lao động của Công ty, Phụ lục 3)

Sản phẩm của Công ty rất đa dạng, sản xuất theo đơn đặt hàng, yêu cầu của các đơn hàng thờng khác nhau Hơn nữa, là sản phẩm của ngành in bên cạnh yêu cầu về chất lợng giấy tốt, mực tốt sản phẩm còn phải đáp ứng cả yều cầu về thẩm mỹ Chính vì vậy công tác mua sắm vật t và quản lý vật t có nhiều ảnh hởng đến tổ chức lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, tiến độ sản xuất và chất lợng sản phẩm Vật t của Công ty bao gồm: các loại giấy in, các loại mực in, các loại kẽm, hồ, keo dán, băng dính dầu mỡ

Mực in: các loại mực của Nhật nh Neuchampion Apex là các loại mực tốt thờng dùng cho in Offset chất lợng cao, dùng để in những sản phẩm cao cấp nh mỹ thuật, tạo màu sắc, rõ nét, nhanh khô, có độ liên kết tốt Công ty còn sử dụng các loại mực in của Singapor, Mỹ Các loại mực trên Công ty thờng phải mua qua trung gian, các Công ty xuất nhập khẩu trong nớc

Mực in đóng vai trò quan trọng tạo lên sản phẩm, là loại vật t đắt tiền và khó quản lý bảo quản Tuy nhiên, chi phí của mực in thờng chỉ chiếm 3% giá thành sản phẩm

Giấy in: Giấy đợc coi là vật t quan trọng nhất có ảnh hởng lớn đến công tác thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Chi phí của giấy chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm Công ty sử dụng rất nhiều loại giấy in khác nhau để phù hợp với nhu cầu của khách hàng, và phù hợp với yêu cầu của công nghệ, nh: in flexo in trên chất liệu giấy có tráng, màng mỏng, gia công túi nôn, túi sách, ; in offset in trên giấy không tráng không có chất dẻo; bìa cát tông đợc in lới; Giá cả của các loại giấy thờng không ổn định, Công ty thờng phải mua từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn chủ yếu là các Công ty nhập khẩu tại địa phơng (Gia Lâm, Hà Nội) xong nguồn giấy này thờng đợc các công ty nhập từ các nớc nh: Canađa, úc, Đài Loan, Indonesia

Ngoài ra các loại vật t khác nh: kẽm, hồ, keo dán, chỉ hầu hết đợc mua ở trong nớc

Công ty quản lý vật t theo phơng pháp mua-cấp theo lệnh đơn hàng có dự trữ, tức là khi có đơn hàng và yêu cầu của Phòng kế hoạch, Phòng kinh doanh xem xét và mua và cung cấp cho sản xuất Đặc điểm này cũng ảnh hởng nhiều đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty

Công ty in Hàng không là doanh nghiệp nhà nớc, thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi nhà nớc giao Tuy nhiên, nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp cho doanh nghiệp rất nhỏ, 250 triệu VND Gần nh toàn bộ nguồn vốn chủ sở hữu hiện nay của doanh nghiệp là vốn tự tích luỹ

Trong cơ cấu nguồn vốn, Công ty đã chủ động và linh hoạt huy động các nguồn vốn có thể để đảm bảo nguồn vốn kinh doanh (vay ngắn hạn cho dự trữ nguyên vật liệu, vay dài hạn cho đầu t dây chuyền, công nghệ mới) Công ty đã vận dụng chính sách mắc nợ có hiệu quả phù hợp tình hiện tại của Công ty, vốn chủ sở hữu của chiếm 35% vốn vay chiếm 65% tổng vốn Với cơ cấu nguồn vốn nh những năm 2000, 2001và 2002 đã đáp ứng đủ và kịp thời, hiệu quả nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm đó Cơ cấu này có xu hớng đợc tiếp tục duy trì trong một số năm tiếp theo Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch đầu t và nguồn vốn phù hợp với chiến lợc phát triển của Công ty Quá trình thực hiện đầu t tơng đối sát so với kế hoạch Vì vậy, trong các năm vừa qua, tình hình tài chính của Công ty khá ổn định, không xảy ra sự mất cân đối ngoài dự tính nào Xem bảng số liệu minh hoạ

Bảng 3: Cơ cấu nguồn vốn qua các năm:

III C¸c kho¶n ph¶i thu 2.950.184.502 14.980.057.863 15.351.118.991 1 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 1.515.951.648 2.270.470.545 2.356.302.213

t dài hạn

I Tài sản cố định 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316 1 TSCĐ hữu hình 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316 - Nguyên giá 11.401.055.551 13.513.778.853 14.317.257.136 - Giá trị hao mòn luỹ kế -7.890.001.553 -9.396.501.327 -11.512.985.820 II Các khoản đầu t tài Qua bảng cơ cấu tài sản qua các năm ta thấy tài sản lu động chiếm tỷ lệ cao Do ảnh hởng của ngành nghề sản xuất kinh doanh nên Công ty luôn dự phòng một khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng lớn sử dụng cho mua sắm nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất mới cho khách hàng Các khoản phải thu chiếm tỷ lệ quá lớn thờng trên 50%, điều này ảnh hởng nhiều đến độ linh hoạt trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên nhân chính là do phải trả trớc tiền mua sắm nguyên vật liệu cho ngời bán nhằm đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời cho sản xuất

Hàng tồn kho chiếm tỷ lệ khá cao 16, 6% tổng tài sản, trong đó chủ yếu là nguyên vật liệu tồn kho còn thành phẩm tồn kho thờng không có, nếu có rất ít chủ yếu là sản phẩm Giấy

Tài sản cố định chiếm tỷ lệ ít khoảng dới 20%, tỷ trọng này thờng giảm dần do tài sản cố định đợc khấu hao dần, và cha đợc đầu t mới

Qua bảng cơ cấu nguồn vốn và bảng cơ cấu tài sản của Công ty qua các năm nh trên ta thấy: Công ty đã kết hợp tốt giữa nguồn vốn vay và vốn chủ sở hữu với việc sử dụng vào cơ cấu tài sản mang lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh; Công ty duy trỳ hệ số mắc nợ cao, điều này có đợc do có lợi thế về doanh nghệp nhà nớc và là thành viên trong Tổng Công ty Hàng không; trong vốn vay chủ yếu là vốn vay ngắn hạn Công ty sử dụng cho tài sản lu động, vốn vay dài hạn Công ty sử dụng cho đầu t tài sản cố định là chính

Công ty In Hàng không là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập Hoạt động sản xuất của Công ty vừa phải sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch của Tổng Công ty, vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng Mặc dù vốn ít, mặt bằng sản xuất hạn chế nhng với sự lỗ lực của cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty đã thực hiện đầy đủ mọi chỉ tiêu tài chính của Nhà nớc và của ngành Hàng không, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh có lãi, đồng thời thực hiện đầy đủ các khoản nộp ngân sách nhà nớc

III.Cơ hội và thách thức của Công ty hiện nay

Dù đã có những phát triển đáng kể trong thời gian qua, nhng trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh và ngày càng khắc nghiệt hơn luôn đặt Công ty cũng nh các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ in khác trớc những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp nào sớm nhận thức đợc nó, tận dụng những thế mạnh của mình để hoạt động chắc chắn sẽ dành đợc thành công vợt trội Với Công ty In Hàng không, có thể kể đến một số điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội, thách thức với Công ty trong thời gian tới nh sau:

Điểm mạnh:

- Trớc hết, với 19 năm kinh doanh trong lĩnh vực in ấn Công ty đã có uy tín đáng kể trên thị trờng về chất lợng dịch vụ in;

- Công ty rất coi trọng công tác chất lợng sản phẩm và đã nghiên cứu, áp dụng Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Bản thân ban lãnh đạo Công ty rất coi trọng công tác quản lý chất lợng và dành sự quan tâm đáng kể cho việc tiếp thu, cải tiến công tác quản lý nói chung và quản lý chất lợng nói riêng để tăng cờng hiệu quả kinh doanh cũng nh tạo lợi thế cạnh tranh;

- Hiện nay Công ty đang sở hữu dây chuyền công nghệ in vào loại hiện đại nhất Việt nam (công nghệ in Flexo có thể in trên các loại chất liệu nilong giấy có tráng màng) Công ty đã đầu t dây chuyền này từ năm 2001, trớc nhiều doanh nghiệp và do đó có nhiều lợi thế hơn về kinh nghiệm trong việc vận hành và cải tiến cho phù hợp với bối cảnh Việt nam;

- Có kinh nghiệm lâu năm trong ngành in hiện đại trên các chất liệu phong phú, và đã thiết lập đợc các quan hệ cung ứng ổn định, uy tín, hiểu biết nhiều về thị trờng đầu vào, bản thân Công ty còn thực hiện kinh doanh vật liệu, máy móc ngành in nên kinh nghiệm này là đáng kể;

- Công nhân của Công ty đợc đào tạo cơ bản, tâm lý lao động ổn định, gắn bó với Công ty, do đó có điều kiện nâng cao năng suất, tay nghề;

Điểm yếu:

- Dù về quy mô Công ty là lớn tơng đối so với các doanh nghiệp cùng ngành nhng do 60% sản lợng đầu ra của Công ty là phục vụ cho nhu cầu

trong ngành, còn lại 40% là ngoài ngành nên xét về thực chất, thị phần của công ty ở thị trờng ngoài ngành là còn hạn chế;

- Công ty là đơn vị thành viên của tổng, nhiệm vụ trớc hết là đáp ứng cho các yêu cầu của tổng, nên nhiều khi không chủ động để bố trí đủ nguồn lực tham gia cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc tận dụng các cơ hội kinh doanh có đợc;

- Việc đầu t mở rộng hoặc đảm bảo vốn kinh doanh hạn chế trong phạm vi vốn do tổng cấp, vốn tự có của Công ty nhỏ, thủ tục thực hiện đầu t qua nhiều bớc phê duyệt, kiểm soát tốn nhiều thời gian do đó đôi khi không tận dụng đợc các cơ hội kinh doanh;

Xét trong bối cảnh của ngành dịch vụ in, Công ty cũng nh các doanh nghiệp in khác đang đứng trớc nhiều cơ hội, thách thức, ngoài ra Công ty cũng có những cơ hội và thách thức đặc thù của mình nh sau:

Cơ hội:

- 60% đầu ra của Công ty là đáp ứng cho nhu cầu của các đơn vị thành viên Tổng Công ty, do vậy Công ty ban đầu có đợc sự ổn định hoạt động, tạo cơ sở cho việc mở rộng thị trờng ra bên ngoài;

- Công tác quảng cáo, khuyếch trơng của các doanh nghiệp đang ngày càng nhiều và dới nhiều hình thức khác nhau nhng nhiều hình thức phải sử dụng đến dịch vụ in, đặc biệt là nhu cầu cho in bao bì, nhãn mác sản phẩm Nhu cầu về dịch vụ in đang phát triển với tốc độ cao;

- Trong thời gian tới, khi tham gia AFTA, chi phí nhập khẩu vật liệu in (chủ yếu từ các nguồn ASEAN) sẽ giảm, có cơ hội giảm giá thành, thúc đẩy cầu dịch vụ in ấn cho đời sống, cơ hội này càng có y nghĩa hơn với Công ty vì có đợc hệ thống các quan hệ tốt với các nhà cung ứng khu vực;

- Trong xu hớng chung của chơng trình cải cách doanh nghiệp nhà nớc, Tổng Công ty mong muốn tăng cờng tính hiệu quả và tính tự chủ kinh doanh của các đơn vị thành viên, trong đó có Công ty In Hàng Không Đây là cơ hội cho Công ty chủ động phát triển mạnh mẽ, tự chủ hơn;

Thách thức:

- Đang có nhiều doanh nghiệp in thuộc khu vực t nhân đợc đầu t, công nghệ tiên tiến, đầu t đồng bộ, do đó sự cạnh tranh sẽ ngày càng gay gắt hơn; - Ngành hàng không là ngành dịch vụ chất lợng cao, ngay cả với các sản

phẩm phục vụ nh in ấn do Công ty cung cấp, đặt Công ty trớc áp lực phải không ngừng nâng cao và duy trì chất lợng sản phẩm;

- Nhu cầu ngoài ngành cũng thay đổi và có nhiều biến động, yêu cầu về chất lợng dịch vụ ngày càng khắt khe hơn;

- Khi Công ty xác định tham gia sâu hơn vào thị trờng (tăng tỷ lệ phục phụ ngoài ngành) áp lực và đòi hỏi sẽ khắt khe hơn, biến động nhiều hơn và do đó đòi hỏi ở Công ty một năng lực kinh doanh lớn hơn.

Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty

I.Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp

Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thống nhất với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lợng sản phẩm cuối cùng của Công ty Trong chuyên đề này, nhằm trình bày rõ đợc thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty, tác giả sẽ tập trung làm rõ một số điểm chủ yếu sau:

- Tổ chức bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty: sự phân công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp giữa các thành viên trong bộ máy này;

- Các căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty;

- Các nội dung cơ bản của kế hoạch tác nghiệp điển hình đang đợc Công ty áp dụng;

- Hoạt động thực hiện kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) của Công ty: phơng pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích…

1.Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty

1.1 Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất:

Phó Giám đốc: là ngời thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinh doanh của toàn Công ty

Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp, thể hiện qua việc:

- Trởng phòng và Phó Trởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của khách hàng, đảm bảo phù hợp với năng lực hiện có của Công ty;

- Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn định;

- Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật t để phục vụ sản xuất, nắm bắt tình hình diễn biến của tất cả các loại vật t để điều hành sản xuất cho phù hợp;

- Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất và chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho khách;

- Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dỡng và xử ly các hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục;

- Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất ngắn, dài hạn cho từng bộ phận.

Trởng các phân xởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuất của phân xởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch Kết hợp với Phòng kế hoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xởng mình

Phó trởng các phân xởng và các tổ trởng: đóng vai trò nh là các nhân viên điều độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất, ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trởng phân xởng

Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệ thống các bảng biểu mẫu cũng nh quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễn biến sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất ở từng cấp, ví dụ nh các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin:

- Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc; - Phiếu sản xuất;

- Sổ theo dõi sản xuất;

- Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xởng;

- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ;

Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau - Với các đơn hàng cho nội bộ:

Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lợng sản phẩm từng loại cần cung ứng trong năm cho từng đối tợng/thành viên trong tổng Công ty sẽ liên hệ với các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên kế hoạch cho các tháng trong năm Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các sản phẩm này là tơng đối rõ ràng và ổn định Tuy nhiên, thực tế cũng có sự điều chỉnh trong năm về số lợng và tiến độ các sản phẩm in nh tạp chí còn phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…)

- Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự báo trớc, do đó, kế hoạch tác nghiệp đợc lập dựa trên: các hợp đồng đã ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký đợc trong tháng do Phòng Kinh doanh và Phòng kế hoạch đa ra

Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có xem xét đến các yếu tố sau:

- Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã đợc thể hiện thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xởng, từng bộ phận, trong mỗi phân xởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã đợc mô tả Cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những ngời đã hiểu đợc đủ các quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trng của từng loại sản phẩm in cũng nh các yêu cầu kỹ thuật của chúng nh: thời gian chuẩn bị, thời gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của

chất liệu… và căn cứ vào đó để đa ra các phân định về thời điểm, thời lợng cụ thể cho các đơn hàng của từng bộ phận.

- Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất l ợng, độ lớn của đơn hàng: Ngời tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơn hàng và đánh dấu vào những đơn hàng u tiên để trởng phòng kế hoạch phối hợp giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng Ví dụ đơn hàng gấp đợc làm trớc, đơn hàng lớn đợc u tiên, đơn hàng phức tạp đợc triển khai trớc…

- Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trởng kế hoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xởng, năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đối năng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hàng hay không Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tơng ứng theo khả năng.

- Tình hình cung ứng vật t : Xem xét sự biến động của thị trờng đầu vào, mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lợng tiền mặt hiện có để có thể chủ động trong mua sắm vật t đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng

Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giao hàng, về vật t, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợp chính xác nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sản xuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đến khi hoàn thành đơn hàng Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kế hoạch các khâu các tổ, mỗi ngời công nhân nhờ đã nhận đợc nhiệm vụ cụ thể chính xác, có tính toán chặt chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật t đợc cung cấp đồng bộ cho sản xuất, về cơ sở định mức và tiến độ sản xuất

Khi nhận đợc nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xởng vẫn vừa có thể thực hiện đợc đơn hàng khác không làm chậm tiến độ Bởi ngay khi ký hợp đồng kế hoạch đã ớc tính đợc công suất của dây chuyền để có thể ra lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng nh khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất

Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty đợc thể hiện ở việc chuẩn bị và lập kế hoạch cho 5 yếu tố sau:

- Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng: thời gian, số lợng, chủng loại, quy cách;

- Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty;