Đang tải... (xem toàn văn)
Nối tiếp phần 1, phần 2 cuốn sách Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả có kết cấu nội dung gồm phần còn lại: các bài tập phát triển kỹ năng, hoàn toàn công việc, thói quen lãn đạo 5 phút,...Mời các bạn cùng tham khảo!
PHẦN IIICÁC BÀI TẬP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG B đầu từ đây, bạn tìm thấy tuyển tập Thói quen Lãnh đạo kỹ lãnh đạo cốt lõi xác định trình nghiên cứu tập phút chúng tơi biên soạn cho kỹ Tuyển tập thiết kế để sử dụng nguồn tham khảo nhằm giúp vạch kế hoạch thực chế độ luyện tập Thói quen Lãnh đạo Mỗi kỹ bao gồm: • Một định nghĩa kỹ phân chia thành hành vi vi mơ cụ thể • Một mơ tả tóm tắt lý kỹ lại quan trọng việc lãnh đạo hiệu cách ảnh hưởng đến khả đạt chiến lược mục tiêu kinh doanh chung • Một danh sách dấu hiệu nhận biết có lợi bạn cải thiện kỹ • Một mơ tả đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ để giúp nhận biết kiểu người thu phần thưởng chất từ kỹ • Các tập phút giúp bạn phát triển kỹ thông qua việc biến hành vi vi mơ thành thói quen Để hướng dẫn cách chọn tập Thói quen Lãnh đạo, mời đọc lại Chương 5: Bắt đầu chế độ luyện tập Thói quen Lãnh đạo Chương 6Hồn thành cơng việc C ác kỹ tập trung vào công việc liên quan đến việc hồn thành cơng việc Những nhà lãnh đạo rèn luyện kỹ quản lý theo dõi người nhóm cách hiệu quả, thúc đẩy hiệu suất cao giúp hồn thành mục tiêu tổ chức Họ có xu hướng khởi xướng cấu trúc cho nhóm mình, lập kế hoạch tổ chức cơng việc, trao quyền đắn, quản lý trình đảm bảo người nhóm hồn thành cơng việc Nhóm nghiên cứu tơi xác định 11 kỹ lãnh đạo tập trung vào công việc, kỹ chia thành ba nhóm dựa liên hệ mặt khái niệm kỹ Ba nhóm kỹ tập trung vào công việc là: Lập thực thi kế hoạch, Giải vấn đề định, Dẫn dắt thay đổi Lập thực thi kế hoạch Lập thực thi kế hoạch kỹ lãnh đạo tập trung vào việc chủ động xác định việc cần hồn thành; phân chia cơng việc thành dự án nhiệm vụ nhỏ hơn; đồng thời theo dõi quản lý hiệu suất theo thời gian Đây kỹ quản lý sơ đẳng trở nên đặc biệt quan trọng nhiều tình quản lý bạn cần thực chiến lược mới, định hướng nhóm theo chiến lược hữu, cải thiện sản phẩm dịch vụ, tăng tính trách nhiệm, triển khai hệ thống quy trình cải thiện hiệu hoạt động Nhóm bao gồm bốn kỹ lãnh đạo là: Quản lý ưu tiên, Lập tổ chức công việc, Trao quyền đắn Tạo động lực Kỹ năng: Quản lý ưu tiên Quản lý ưu tiên xác định xem việc quan trọng dành thời gian hợp lý để hoàn thành chúng Trong nghiên cứu mình, chúng tơi phát hành vi vi mô mà nhà lãnh đạo hiệu thực họ tiến hành xếp ưu tiên: Chia nhỏ dự án lớn thành đầu việc nhiệm vụ nhỏ rõ ràng, cụ thể thực hóa cho người biết xác việc họ cần làm Chia nhỏ đầu việc thành nhiều hành động cấp thiết cấp thiết, chẳng hạn xác định việc cần làm việc lùi đến hơm sau Xem xét đầu việc nhiệm vụ ước tính thời gian cần thiết để hồn thành đầu việc đó; thời gian ước tính phải thực tế dễ dàng đạt Căn thứ tự ưu tiên dựa sở vững logic để người hiểu cơng việc lại quan trọng công việc khác Tại kỹ lại quan trọng việc lãnh đạo? Chắc bạn ln cảm thấy có nhiều việc để làm so với số lượng ngày, lý việc ưu tiên hồn thành cơng việc theo mức độ khẩn cấp lại quan trọng đến Việc ưu tiên công việc giúp bạn tập trung nỗ lực để hồn thành cơng việc dự án quan trọng Nếu khơng có ưu tiên rõ ràng, bạn gặp khó khăn việc hồn thành cơng việc nào, việc quan trọng bạn cần dành thời gian lượng hiệu Tương tự vậy, nhóm bạn khơng có thứ tự ưu tiên rõ ràng, thành viên nhóm gặp khó khăn việc phân bổ nguồn lực cách hiệu quả, họ cảm thấy tải với khối lượng công việc trước mắt nhóm nhìn chung khơng biết cần hồn thành việc Tại nơi làm việc, quản lý ưu tiên vô cốt yếu triển khai chiến lược hay định hướng nhóm theo chiến lược hữu Việc triển khai chiến lược bao gồm việc giải nghĩa chiến lược trừu tượng thành bước cụ thể khả thi để nhóm triển khai Nếu bạn chia nhỏ chiến lược thành nhiệm vụ nhỏ xếp thứ tự ưu tiên cho đầu việc đó, bạn gặp khó khăn việc đưa nguồn lực hành động nhóm theo mục tiêu tổ chức Điều với tình bạn chịu trách nhiệm cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ, lẽ sáng kiến phụ thuộc vào khả quản lý ưu tiên bạn Các dấu hiệu cho thấy bạn cần phải cải thiện kỹ • Nếu bạn cảm thấy tải q nhiều ưu tiên cạnh tranh lẫn • Nếu bạn nghĩ tất đầu việc quan trọng • Nếu bạn khơng thể quản lý thời gian hồn thành cơng việc chậm so với kế hoạch • Nếu bạn khơng thể nói “khơng” với người khác thường đảm nhiệm q nhiều cơng việc Đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ Nếu bạn đạt điểm cao tính cách Có tổ chức thấp Ham hiểu biết, bạn thấy kỹ quản lý ưu tiên đem lại phần thưởng chất cho bạn Nếu bạn người vô tổ chức, bạn ngăn nắp, có hệ thống cần cù; bạn thích việc lập kế hoạch Nếu bạn đạt điểm thấp tính cách Ham hiểu biết, bạn người suy nghĩ thực tế, cụ thể tuyến tính; bạn có xu hướng nhạy cảm thực dụng Với kết hợp đặc điểm này, bạn đạt thỏa mãn từ hành vi chia nhỏ dự án lớn thành bước rõ ràng cụ thể; xác định đầu việc nhiệm vụ nhỏ hơn; định đầu việc quan trọng đầu việc khác; ước tính thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc Bài tập Thói quen Lãnh đạo phút Các tập giúp bạn cải thiện khả quản lý ưu tiên ❑ Chia nhỏ dự án thành đầu việc Mặc dù bạn khơng bắt đầu dự án ngày, bạn rèn luyện thói quen chia nhỏ cơng việc ngày thành hành động nhỏ nhờ việc sử dụng tập này: Sau chọn công việc từ danh sách việc cần làm bạn, viết từ hai đến ba việc bạn cần làm để hoàn thành đầu việc Ví dụ: Nếu số việc cần làm hơm bạn thuyết trình, hai hành động bạn làm tạo trình chiếu viết lưu ý thuyết trình ❑ Phân chia công việc thành hành động cấp thiết cấp thiết Bạn rèn luyện thói quen thực hành vi cách bắt đầu ngày làm việc với tập đơn giản sau: Sau ngồi vào bàn bắt đầu ngày làm việc, viết hai ba đầu việc quan trọng cần hoàn thành ngày Dĩ nhiên bạn cần phải hồn thành đầu việc trước bắt tay vào làm công việc khác ❑ Phân bổ thời gian hợp lý để hồn thành cơng việc Hành vi vi mơ địi hỏi bạn phải ước tính cách xác thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc Nếu khơng ước tính xác, khó để bạn lập kế hoạch cơng việc hồn thành kế hoạch Để biến hành vi thành thói quen, thực hành tập sau: Sau thêm đầu việc vào danh mục việc cần làm, viết lại thời gian ước tính để hồn thành đầu việc Ví dụ: Bạn ước tính khoảng 30 phút để soạn thảo email thơng báo cho nhóm dự án khách hàng ❑ Hiểu rõ công việc lại ưu tiên Khi xếp thứ tự ưu tiên cho dự án hay đầu việc, đảm bảo bạn người khác nhóm hiểu rõ sở dẫn tới định Sử dụng tập sau để thực hành hành vi vi mô ngày: Sau mô tả dự án (qua email trao đổi trực tiếp), giải thích ngắn gọn lại ưu tiên cách nói “Đây ưu tiên ” Ví dụ: Bạn ưu tiên cho dự án khách hàng lớn bạn Kỹ năng: Lập kế hoạch tổ chức công việc Lập kế hoạch tổ chức cơng việc có nghĩa xác định nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu lập kế hoạch việc làm vào thời điểm Trong nghiên cứu mình, phát hành vi vi mô mà nhà lãnh đạo hiệu thực họ lập tổ chức công việc Tạo kế hoạch dự án tổng thể rõ làm vào lúc Xác định nguồn lực cần thiết giai đoạn kế hoạch, nguồn lực người tài vật chất Suy nghĩ sáng tạo cách sử dụng nguồn lực có để sử dụng phạm vi ngân sách Sử dụng hệ thống theo dõi tiến độ cá nhân tập thể đóng góp cơng việc, thường dạng thông số tiến độ cập nhật định kỳ Tại kỹ lại quan trọng việc lãnh đạo? Với vai trò người lãnh đạo, việc triển khai kế hoạch trơn tru đòi hỏi bạn cần có kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc Việc xác định rõ làm nguồn lực họ cần để thực điều vô quan trọng thành công bạn Việc lập kế hoạch tổ chức công việc tốt giúp bạn điều phối hiệu nguồn lực nhiều người giúp đảm bảo tất người biết họ kỳ vọng điều Trong cơng việc, kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc vô quan trọng bạn muốn tạo tinh thần trách nhiệm cho nhóm cải thiện hiệu hoạt động doanh nghiệp Khi bạn phân công công việc thời hạn cách rõ ràng, bạn đảm bảo nhân viên hiểu rõ phạm vi thời hạn cho công việc họ Khi bạn theo dõi tiến độ công việc nhân viên thông qua thông số tiến độ cập nhật định kì, bạn truyền tải tinh thần trách nhiệm nhân viên Tương tự vậy, bạn lập kế hoạch rõ ràng, bạn điều phối tốt nguồn lực nhân viên nhóm bạn, nhờ cắt giảm tổn thất suất khơng đáng có đến từ việc điều phối khơng hợp lý Các dấu hiệu cho thấy bạn cần phải cải thiện kỹ • Nếu bạn cuống cuồng làm việc vào phút cuối • Nếu bạn có xu hướng nhồi nhét thông tin trước ngày họp quan trọng diễn • Nếu thành viên nhóm bạn khơng nhận thức rõ họ cần làm khơng hồn thành cơng việc thời hạn • Nếu nhóm bạn thiếu tinh thần trách nhiệm • Nếu bạn chưa thấy có đủ nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu Đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ Nếu bạn đạt điểm cao tính cách Có tổ chức tính cách Tham vọng, bạn thấy việc lập kế hoạch tổ chức công việc kỹ đáng để rèn luyện Nếu bạn đạt điểm cao tính cách Có tổ chức, bạn người ngăn nắp, có hệ thống cần cù Nếu bạn đạt điểm cao tính cách Tham vọng, bạn người tự tin đốn; bạn thích việc xây dựng cấu chủ động lập kế hoạch cho tương lai Với kết hợp đặc điểm này, bạn thu thỏa mãn từ hành vi tổ chức công việc cho dự án, xác định nguồn lực cần có sử dụng thông số để theo dõi tiến độ Bài tập Thói quen Lãnh đạo phút Các tập giúp bạn cải thiện khả lập kế hoạch tổ chức công việc ❑ Tạo kế hoạch dự án Cho dù bạn cần phải lên kế hoạch đầy đủ cho dự án, bạn sử dụng tập để rèn luyện thói quen xác định đầu việc đặt thời hạn: Sau thảo luận dự án hay công việc với đồng nghiệp, xác định hành động kèm theo thời hạn cách đặt câu hỏi, “Anh xác làm anh hồn thành cơng việc này?” Hãy ghi lại câu trả lời Ví dụ: đồng nghiệp bạn cam kết soạn thảo tập quảng cáo sản phẩm trước ngày 20/9 ❑ Xác định nguồn lực cần có Hành vi vi mơ địi hỏi việc suy nghĩ bạn cần hay thứ để hồn thành cơng việc Hãy sử dung tập sau để biến hành vi thành thói quen: Sau bắt đầu công việc, viết từ hai ba nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực) bạn cần để hồn thành cơng việc Ví dụ: nhiệm vụ bạn chuẩn bị hợp đồng để ký kết với khách hàng mới, bạn cần nhân thuộc phòng pháp chế, mẫu hợp đồng máy tính bạn ❑ Sử dụng sáng tạo nguồn lực hữu Bạn rèn luyện thói quen suy nghĩ sáng tạo cách sử dụng nguồn lực sẵn có thay tốn tiền vào nguồn lực mà bạn nghĩ cần đến nhờ việc thực hành tập này: Sau nhận cần nguồn lực khơng sẵn có, tự hỏi thân rằng: “Mình sử dụng nguồn lực sẵn có để đạt kết tương tự?” Hãy ghi lại câu trả lời Ví dụ: Bạn tìm kiếm nhanh thơng tin Internet để học cách tạo bảng biểu đặc biệt Excel thay gọi hỗ trợ từ IT ❑ Theo dõi tiến độ thơng số Bạn rèn luyện thói quen theo dõi tiến độ nhờ việc thực hành tập cuối ngày làm việc: Sau hồn thành cơng việc cuối ngày, xem lại danh mục việc cần làm viết lại tỷ lệ hồn thành cơng việc mà bạn làm xong Ví dụ: Bạn hồn thành 50% lịch họp nhóm 25% ngân sách phận bạn Kỹ năng: Trao quyền đắn Trao quyền đắn có nghĩa việc phân cơng dự án có điểm bắt đầu - kết thúc rõ ràng phù hợp với kỹ sở thích người mà bạn trao quyền Trong nghiên cứu mình, chúng tơi phát hành vi vi mô mà nhà lãnh đạo hiệu thực họ trao quyền cách đắn: Suy nghĩ mức độ kỹ người phân công dự án xác định xem liệu người có khả hồn thành dự án thành cơng hay khơng Cân nhắc sở thích người để đảm bảo họ thích việc thực dự án phân công Xác định xem cần hồn thành việc người phân cơng tự tìm cách hồn thành Tại kỹ lại quan trọng việc lãnh đạo? Để trở thành nhà lãnh đạo thành cơng, bạn phải chấp nhận khơng thể tự làm việc bạn phải học cách làm việc thông qua người khác cách trao quyền cho họ Khi bạn trao quyền đúng, bạn giúp nhóm đạt mục tiêu nhanh hơn, tạo kết tốt hoàn thành nhiều bạn hồn thành tự làm mình, bạn xuất sắc hiệu đến đâu Các thành viên nhóm cảm thấy họ thực sở hữu dự án không cảm thấy bạn quản lý họ chi tiết Trong công việc, bạn không trao quyền đúng, bạn gặp khó khăn để giữ chân nhân viên khiến họ tận tâm cơng việc, suất cơng việc nhóm bạn bị ảnh hưởng Một mặt, bạn nhận hết dự án tay tạo nút thắt cổ chai lẽ tất người phải chờ thông tin đầu vào từ bạn bạn lại tải phải làm nhiều việc Mặt khác, bạn q nơn nóng đẩy trách nhiệm thực dự án kết cục bạn làm tải nhân viên mình, người chưa có đủ kỹ để thành cơng với cơng việc bạn giao phó Những nhà lãnh đạo quản lý vi mô hay phân công dự án bất cẩn cho nhân viên thiếu kinh nghiệm không hứng thú người khó làm việc Trong tình này, nhân viên thường có xu hướng khơng gắn bó bỏ việc Các dấu hiệu cho thấy bạn cần phải cải thiện kỹ • Nếu bạn khơng tin tưởng người khác làm việc tốt bạn • Nếu bạn tải q nhiều dự án • Nếu bạn cuối kiểm tra lại thành phẩm mà nhóm bạn tạo • Nếu bạn phân cơng dự án vượt mức độ kỹ họ gặp khó khăn việc hồn thành dự án giao • Nếu bạn phân cơng dự án cho người khơng thực muốn thực Đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ Nếu bạn đạt điểm cao tính cách Biết quan tâm điểm thấp tính cách Có tổ chức, bạn thấy việc trao quyền kỹ ... tin Tại kỹ lại quan trọng việc lãnh đạo? Thế giới đầy rẫy phức tạp có giải pháp hồn hảo cho vấn đề đó, nhiên đưa định đắn Kỹ tiếp nối kỹ Phân tích thông tin Cân nhắc định Những nhà lãnh đạo định... hồn thành cơng việc Nhóm nghiên cứu xác định 11 kỹ lãnh đạo tập trung vào công việc, kỹ chia thành ba nhóm dựa liên hệ mặt khái niệm kỹ Ba nhóm kỹ tập trung vào cơng việc là: Lập thực thi kế hoạch,... triển khai hệ thống quy trình cải thiện hiệu hoạt động Nhóm bao gồm bốn kỹ lãnh đạo là: Quản lý ưu tiên, Lập tổ chức công việc, Trao quyền đắn Tạo động lực Kỹ năng: Quản lý ưu tiên Quản lý ưu tiên