LUẬN VĂN: Xây dựng hệ thống thơng tin quản lí tài sản cố định Phần 1: Lời mở đầu Ngày nay, lúc hết, thành công quan phụ thuộc cách định vào việc có tận dụng cơng nghệ thơng tin vào việc quản lí để phát triển lực tổ chức hay quan Trong thơng tin lại coi huyết mạch tổ chức, thông qua việc nghiên cứu thông tin kinh tế đánh giá xác nhịp sống kinh tế quy mô phát triển doanh nghiệp, nguy tiềm ẩn triển vọng phát triển Có thể nói khơng q rằng, kinh tế thị trường, nơi diễn hàng ngày cạnh tranh liệt để giành giật thị trường thông tin kinh tế nhu cầu cấp thiết Thơng tin kinh tế định đến thành bại doanh nghiệp Mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thơng tin nhanh, xác, kịp thời việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp vấn đề cần thiết đặc biệt q trình quản lí Ngày có nhiều phần mềm xây dựng để phục vụ cho q trình quản lí doanh nghiệp có phần mềm dùng để quản lí tài sản cố định Tài sản cố định phần quan trọng tổ chức quan tài sản cố định loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, sở hạ tầng quan, định nhiều đến trình làm việc quan Quản lý tài sản cố định vấn đề cần thiết cho quan, tổ chức thông qua việc mua bán thiết bị, nhập thiết bị, quản lý phận sử dụng thiết bị nhập về, quản lý việc sửa chữa, bảo hành thiết bị theo phận sử dụng Quản lí tốt tài sản cố định tạo điều kiện cho việc thực nhiệm vụ cơng tác quản lí Tuy nay, hầu hết quan tổ chức việc quản lý tài sản cố định chủ yếu dựa sổ sách kế tốn, chưa có phần mềm chun áp dụng cho việc quản lý vấn đề Xuất phát từ yêu cầu thực tế em định chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thơng tin quản lí tài sản cố định” làm đề tài cho đề án mơn học Phần 2: Nội dung đề tài I I.1 Tổng quan Tài sản cố định: Khái niệm tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định: b) Khái niệm tài sản cố định: Theo chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định Bộ tài ban hành kèm theo định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12-12-2003 Tài sản cố định phận tài sản dài hạn thường thoả mãn hai tiêu chuẩn sau: có giá trị lơn 10.000.000 đồng thời gian sử dụng lớn năm Tuy nhiên, số tài sản không thoả mãn đồng thời hai tiêu chuẩn muốn xếp vào tài sản cố định phải cho phép Bộ tài văn Đặc điểm tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, tham gia sản xuất kinh doanh giá trị hao mịn dần chuyển phần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác riêng tài sản cố định hữu hình, hình thái vật chất khơng bị thay đổi hư hỏng phải loại bỏ c) Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định Các tài sản ghi nhận tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời tiêu chuẩn ghi nhận sau: + Chắc chắn thu lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng + Nguyên giá tài sản phải xác định cách đáng tin cậy + Thời gian sử dụng ước tính năm + Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hành I.2 Phân loại tài sản cố định: Do tài sản cố định quan tổ chức bao gồm nhiều loại với hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư mục đích sử dụng khác nên để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán tài sản cố định cần thiết phải xếp tài sản cố định theo nhóm khác theo đặc trưng xác định Mỗi cách phân loại có tác dụng khác cơng tác quản lý hạch tốn Sau số cách phân loại chủ yếu: d) Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện: Theo hình thái biểu hiện, tài sản cố định phân thành tài sản cố định hữu hình tài sản cố định vơ hình: - Tài sản cố định hữu hình tài sản có hìnhA thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn giá trị thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định - Tài sản cố định vơ hình tài sản khơng có hình thái vật chất cụ thể, biểu lượng giá trị đầu tư chi trả để có nguồn lợi mặt kinh tế mà giá trị chúng xuất phát từ đặc quyền quyền quan tổ chức e) Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu: Theo quyền sở hữu tài sản cố định chia thành tài sản cố định thuộc quyền sở hữu quan tổ chức tài sản cố định thuê ngoài: - Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu quan tổ chức tài sản quan tổ chức tự mua sắm, xây dựng, chế tạo nguồn vốn ngân sách cấp, quỹ đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư xây dựng - Tài sản thuê tài sản cố định quan tổ chức thuê bên để sử dụng thời gian định theo hợp đồng thuê (tài sản cố định thuê tài thuê hoạt động) f) Phân loại tài sản cố định theo công dụng: Theo cách phân loại tài sản cố định quan tổ chức phân thành loại sau: - Tài sản cố định dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh - Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi cơng cộng (nhà văn hố, nhà nghỉ, nhà ăn, sân bóng, thiết bị thể thao…) I.3 Hạch tốn tài sản cố định: I.3.1 Tính giá tài sản cố định Tính giá tài sản cố định xác định giá trị ghi sổ tài sản cố định Tài sản cố định đánh giá lần đầu đánh giá lại trình sử dụng Tài sản cố định tính giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị hao mòn giá trị lại *Đối với tài sản cố định hữu hình: - Ngun giá tài sản cố định hữu hình tồn chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Nguyên giá tài sản cố định hữu hình thay đổi trường hợp: + Đánh giá lại tài sản cố định + Xây lắp, trang bị thêm tài sản cố định + Cải tạo, nâng cấp làm tăng lực kéo dài thời gian hữu dụng tài sản cố định + Tháo dỡ phận tài sản cố định *Đối với tài sản cố định vơ hình: Ngun giá tài sản cố định vơ hình tồn chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ để có tài sản cố định vơ hình tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính I.3.2 Hạch tốn tài sản cố định I.3.2.1 Hạch toán tăng tài sản cố định a) Tài khoản sử dụng: * TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: TK dùng để phản ánh giá trị có biến động tăng giảm tồn TSCĐ hữu hình doanh nghiệp theo nguyên giá Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng cấp, mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao, đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, biếu tặng, viện trợ… Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ xây lắp, trang bị thêm, cải tạo, nâng cấp… Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ đánh giá lại Bên Có: Phản ánh nguyên giá TSCĐ giảm điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, lý đem góp liên doanh… Nguyên giá giảm bớt tháo dỡ bớt số phận đánh giá lại Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình có đơn vị * TK 213 – Tài sản cố định vơ hình: Tk dùng để phản ánh giá trị có tình hình biến động tồn TSCĐ vơ hình doanh nghiệp Bên Nợ: Ngun giá TSCĐ vơ hình tăng Bên Có: Ngun giá TSCĐ vơ hình giảm Dư Nợ: Ngun giá TSCĐ vơ hình có doanh nghiệp *TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh: TK dùng để phản ánh số nguồn vốn kinh doanh có tình hình tăng giảm nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp Bên Nợ: Nguồn vốn kinh doanh giảm trả vốn cho ngân sách Nhà nước, trả vốn cho bên tham gia liên doanh, cổ đơng… Bên Có: Nguồn vốn kinh doanh có doanh nghiệp b Hạch tốn tăng TSCĐ hữu hình TSCĐ hữu hình doanh nghiệp tăng nhiều nguyên nhân cấp vốn, mua sắm, xây dựng, viện trợ, biếu tặng… *TSCĐ hữu hình cấp(cấp vốn TSCĐ), điều chuyển từ đơn vị khác…: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh *Mua sắm TSCĐ hữu hình ( kể sử dụng) dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Căn chứng từ có liên quan đến việc mua TSCĐ (hóa đơn, phiếu chi…), kế toán xác định nguyên giá TSCĐ, lập hồ sơ kế toán, lập biên giao nhận TSCĐ tiến hành ghi sổ: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) Nợ Tk133 (1332) – Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, Có TK 133 – Phải trả người bán, Có TK 341 – vay dài hạn - Nếu mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp đưa vào sử dụng ngay: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn Có TK 331 – Phải trả cho người bán Trường hợp TSCĐ hữu hình dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ khơng thuộc diện chịu thuế GTGT chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (tổng giá tốn) Có TK 111,112,331,341… Nếu TSCĐ hữu hình mua sắm nguồn vốn kinh doanh, vốn khấu hao TSCĐ, vốn vay, hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động SXKD ghi tăng giá trị TSCĐ (Nợ TK 211/Có TK 111,112,331…), khơng ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (Có TK 411) - Khi mua sắm TSCĐ hữu hình quỹ phúc lợi hồn thành đưa vào sử dụng: + Nếu TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ hoạt động chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1332) – Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111,112,131… + Nếu TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, sử dụng cho hoạt động nghiệp, dự án, vào mục đích phúc lợi văn hóa, ghi: Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình (giá tốn) Có TK 111,112,331,341… - Nếu mua TSCĐ hữu hình hình thức trao đổi không tương tự: Khi giao TSCĐ cho bên trao đổi: Nợ TK 811 – chi phí khác Nợ TK 214 – Hao mịn TSCĐ Có TK 211 – TSCĐ hữu hình Khi nhận TSCĐ trao đổi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ Có TK 131 – Phải thu khách hàng - Nếu mua TSCĐ hữu hình hình thức trao đổi tương tự: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá mới) Nợ TK 214 – Hao mịn TSCĐ Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (ngun giá cũ) *Đối với cơng trình XDCB hồn thành, TSCĐ tự chế tạo nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng - Nếu TSCĐ đầu tư XDCB hoàn thành:  Trường hợp q trình đầu tư XDCB hạch tốn hệ thống sổ kế toán đơn vị Khi nghiệm thu, bàn giao cơng trình đưa vào sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có Tk 241 – XDCB dở dang (giá trị cơng trình XDCB hồn thành bàn giao)  Đối với doanh nghiệp nhà nước, TSCĐ nghiệm thu bàn giao đánh giá lại giá trị đầu tư cao chi phí ban đầu thực tế cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với cơng trình đầu tư kéo dài nhiều năm) ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 241 – XDCB dở dang Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh - Nếu TSCĐ hữu hình tự chế tạo:  Ghi tăng TSCĐ hữu hình: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 512 – Doanh thu nội (là giá thành thực tế)  Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm Có Tk 154 – Chi phí SXKD dở dang *Nhận vốn tham gia liên doanh đơn vị khác TSCĐ hữu hình: giá trị tài sản cố định bên tham gia liên doanh đánh giá chi phí khác (nếu có) kế tốn tính tốn ngun giá TSCĐ ghi sổ: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh *Nhận lại TSCĐ hữu hình trước góp vốn liên doanh với đơn vị khác: vào giá trị TSCĐ hai bên liên doanh đánh giá trao trả để ghi tăng TSCĐ hữu hình ghi giảm giá trị vốn góp kinh doanh Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 222 – Góp vốn kinh doanh *TSCĐ hữu hình tài trợ, biếu tặng đưa vào sử dụng cho hoạt động SXKD: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 711 – Thu nhập khác *Trường hợp TSCĐ hữu hình phát thừa phải xác định nguyên nhân để giải Trường hợp TSCĐ thừa để sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán phải hồ sơ TSCĐ để ghi tăng cụ thể  Nếu TSCĐ thừa sử dụng ngồi nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ hữu hình phải nguyên giá tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mịn làm tính, trích bổ sung khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí QLDN Có TK 214 (2141) – Hao mòn TSCĐ  Nếu TSCĐ phát thừa xác định TSCĐ đơn vị khác phải báo cho đơn vị chủ tài sản biết Nếu chưa xác định đơn vị chủ tài sản, thời gian chờ xử lý, kế toán phải vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào TK ngồi bảng cân đối kế tốn để theo dõi giữ hộ *Khi có định Nhà nước quan có thẩm quyền đánh giá lại tài sản phản ánh số chênh lệch đánh giá lại vào sổ kế toán, ghi: Phần nguyên giá điều chỉnh tăng: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình - Vào khoảng tháng 10, phòng ban vào nhu cầu mua TS đơn vị lên kế hoạch mua TS Phịng kế tốn tổng hợp kế hoạch phòng ban để lên kế hoạch cho tồn cơng ty xin Ban giám đốc phê duyệt - Kế hoạch công ty phê duyệt vào đầu năm - TS sau mua thiết bị tin học phịng kế tốn phịng tin học nhận kiểm tra chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial Nếu thiết bị tin học phịng kế tốn phịng hành nhân đảm nhận cơng việc Phịng kiểm tra nội phải thông báo, tham gia kiểm tra giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ - Sau phịng kế tốn chấp nhận tốn lơ hàng gán mã tài sản, đồng thời thông tin thông tin lô tài sản nhập vào phần mềm b) Quy trình mua tài sản phát sinh - Các đơn vị phát sinh nhu cầu mua tài sản phòng ban làm tờ trình lên ban giám đốc xét duyệt Sau phê duyệt ban giám đốc thơng báo chuyển tờ trình cho phịng kế tốn phòng tin học( mua thiết bị tin học) phịng kế tốn phịng hành nhân sự( thiết bị tin học) - TS sau mua thiết bị tin học phịng kế tốn phịng tin học nhận kiểm tra chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial Nếu thiết bị tin học phịng kế tốn phịng hành nhân đảm nhận cơng việc Phịng kiểm tra nội phải thơng báo, tham gia kiểm tra giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ - Sau phịng kế tốn chấp nhận tốn lơ hàng gán mã tài sản, đồng thời thông tin thông tin lô tài sản nhập vào phần mềm c) Quy trình cấp phát TSCĐ TS nhập ban đầu nằm kho ( kho tin học thiết bị tin học) Phịng tin học phịng hành nhân chuyển tài sản cho phòng ban Tài sản chuyển kèm theo biên bàn giao Biên in làm cho bên giao( phịng tin học phịng hành nhân sự), bên nhận phịng kế tốn ( để nhập thơng tin vào phần mềm) d) Quy trình sử dụng - Tài sản mát: phòng ban đơn vị chủ quản trực tiếp sử dụng tài sản phải làm giải trình Phịng kế tốn dựa vào để cập nhật vào phần mềm - Di chuyển TS: tài sản không cần dùng tới sai hỏng di chuyển vào kho yêu cầu công việc chuyển đến phịng khác Khi di chuyển phải có biên kèm theo ( Bản) Phòng chủ quản tài sản chịu trách nhiệm cập nhật vào phần mềm thơng tin di chuyển tài sản Phịng kế toán dựa vào biên bàn giao để kiểm tra xem phòng chủ quản để cập nhật vào chưa e) Thanh lí TSCĐ Thanh lí q trình kiểm kê tài sản cuối năm phát tài sản hết lí đơn vị quản lí tài sản đề nghị Thanh lí phải phê duyệt ban giám đốc Dựa vào biên lí phịng kế toán cập nhật vào phần mềm II Sơ HTTT Quản lý Tài sản cố định II.1 Mục tiêu cần đạt - Hệ thống cần giải tốn quản lí tài sản thực tế - Hệ thống cần cung cấp cho người dùng đầy đủ chức theo yêu cầu nhiệm vụ quản lí tài sản sau: + Phần mềm phải thiết kế chuyên nghiệp theo yêu cầu nhiệm vụ đối tượng người dùng + Phần mềm phải có độ ổn định tin cậy cao + Phần mềm phải có tính bảo mật tốt, người có trách nhiệm truy nhập vào phần mềm + Phần mềm phải dễ sử dụng, phù hợp với trình độ tin học cán sử dụng + Phần mềm phải có tính linh động mềm dẻo - Phần mềm phải cung cấp thông tin tài sản để tác nghiệp tốt với hoạt động quản lí khác cho hoạt động quản lí cấp chiến lược cấp II.2 Chức hệ thống Với mục tiêu hệ thống cần có chức sau: - Nhập tài sản quản lý tài sản nhập - Phân bổ tài sản nhập cho phòng ban, đơn vị sử dụng quản lí tài sản phân bổ - Sửa chữa nâng cấp tài sản theo u cầu xét duyệt cà quản lí thơng tin tài sản nâng cấp sửa chữa - Điều động bàn giao tài sản điều động bàn giao - Thanh lí, nhượng bán tài sản theo yêu cầu xét duyệt Xây dựng phần mềm khâu quan trọng xây dựng hệ thống thông tin nên yêu cầu chung tồn hệ thống địi hỏi phần mềm quản lí tài sản cố định phải có chức sau: + Nhập tài sản: Nhập đầy đủ tham số kèm theo vào sở liệu Để tiện quản lí tài sản phân thành loại khác nhau, đánh mã tài sản theo quy định + Sửa thông số tài sản có + Di chuyển tài sản đến phịng ban, đơn vị khác vào kho + Thanh lí tài sản: đanh dấu tài sản lí + Hiển thị thống kê báo cáo danh mục tài sản: toàn bộ, theo phong ban, loại tài sản, ngày tháng nhập + Tìm kiếm theo tiêu chí: Phong ban, loại tài sản, mã tài sản + Theo dõi lịch sử sử dụng tài sản: ngày nhập, phịng đơn vị sử dụng, q trình di chuyển tài sản + In số báo cáo: báo cáo tình hình mua sắm theo quý, tháng, năm Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản III Mơ hình hố HTTT III.1.Sơ đồ chức Hệ thống thông tin quản lý định: Quản lý tài sản cố định 1.0 Nhập tài sản Kiểm tra danh mục tài sản Thêm tài sản Sửa danh mục tài sản 2.0 Phân bổ 3.0 Xử lý TSCĐ Sửa chữa TSCĐ Thanh lý TSCĐ Điều chuyển TSCĐ 4.0 Lậpvà in báo cáo BC nhập tài sản BC tài sản sửa chữa BC tài sản lý In báo cáo tài sản cố III.2 Sơ đồ luồng liệu: a) Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống: Biên bàn giao Cơ quan tổ chức Nhà cung cấp Nhà sửa chữa Hợp đồng kinh tế Báo cáo Quản lý tài sản cố định Biên bản, báo cáo Ban giám đốc Ban quản lý Thông tin dvụ sữa chữa Các phòng, đơn vị sử dụng Yêu cầu sửa chữa, lý nhượng bán, điều chuyển TSCĐ, biên Phòng, đơn vị sử dụng b) Sơ đồ mức hệ thống: Kho TSCĐ Nhà cung Đơn đặt hàng cấp Hợp đồng kinh tế Cơ quan, tổ chức Phòng, đơn vị sử dụng Biên bàn giao 2.0.Phân bổ 1.0.Nhập tài sản Biên bàn giao Biên bàn giao Phòng, đơn vị sử dụng Báo cáo Ban giám đốc Hđ ktế, bb bàn Bb bàn giao giao Hồ sơ TSCĐ Y/c sửa chữa, tlý, nhbán, đchuyển Biên Ban QLý 3.0.Xử lý tài sản cố định Bb sửa chữa, tlý, đchuyển 4.0.Lập báo cáo Thông tin dvụ sửa chữa Nhà sửa chữa Yêu cầu sửa chữa Báo cáo Ban quản lý c) Sơ đồ mức 1.0 chức xử lí TSCĐ Phịng, đơn vị sử dụng Y/c sửa chữa y/c sửa chữa Phòng, đơn vị sử dụng Bb sửa chữa 3.1.Sửa chữa TSCĐ Tt dvụ Bb sửa chữa Nhà sửa chữa Ban quản lý hồ sơ TSCĐ Phòng, đơn vị sử dụng(cần đc) Bb đc 3.2.Điều chuyển TSCĐ Bb đc Phòng, đơn vị sử dụng(nhận đc) Y/c điều chuyển hồ sơ TSCĐ BB lý Phòng, đơn vị sử dụng 3.3 Thanh lý TSCĐ Y/c lý Ban quản lý Bb lý a) Thuật tốn đăng nhập chương trình BG L=1 Nhập Mật Hiện hình thực chương trình Đ Đ L