Lời nói đầu Công nghệ thông tin những năm gần đây có những bớc phát triển vợt bậc. Đặc biệt là trong các lĩnh vực ứng dụng vào đời sống xã hội. Ai trong chúng ta hầu nh đều cảm nhận đợc điều đó. Hệ thống thông tin ngày càng chiếm một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp quốc gia. Một trong những ứng dụng gần gũi nhất đối với các doanh nghiệp là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, nói chính xác hơn đó là hệ thống phần mềm kế toán. Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trờng với mong muốn có thể tạo lập đợc một nghề vững chắc về nghiệp vụ kế toán và học hỏi thêm những ứng dụng mới cũng nh nắm bắt đợc xu hớng phát triển của phần mềm em đã xin thực tập tại Công ty FAST Công ty chuyên về phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đồng thời em cũng đã lựa chọn đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp th- ơng mại. Đề tài này có thể giúp em hoàn thiện những kỹ năng lập trình cơ bản đối với môn Visual Fox cũng nh có thể hiểu thêm hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thơng mại. Theo em thì đây là hai kỹ năng rất cần thiết đối với một sinh viên đồng thời nếu hoàn thành tốt đề tài này thì đó cũng là bớc đệm giúp em có thể thi tuyển vào Công ty FAST sau này. Em xin chân thành cảm ơn Trần Thị Bích Hạnh đã giúp em rất nhiều trong thời gian qua. Đặc biệt là những ý kiến đóng góp của cô đã giúp em có thể hoàn thành tốt hơn bản báo cáo này. Em xin chúc cô sức khoẻ dồi dào và hạnh phúc! Mục lục Lời nói đầu Chơng I: Tổng quan công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và dn thơng mại đức an I. Giới thiệu tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST5 1 1.Thông tin chung về Công ty Phần mềm QLDN Fast 2.Địa chỉ liên hệ 3.Sơ đồ tổ chức công ty 6 4.Nhân lực 5.Sản phẩm dịch vụ và công nghệ 6.Khách hàng và hợp tác quốc tế 7.Định hớng phát triển và uy tín Fast 8.Những vấn đề tìm hiểu sinh viên trong quá trình thực II. Giới thiệu sơ lợc về DNTM Đức an III. Giới thiệu đề tài nghiên cứu 3.1. Tên đề tài 3.2. Lý do lựa chọn đề tài chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin QLBH I. Thông tin hệ thống thông tin 1. Thông tin 2. Hệ thống thông tin 3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin II. Phơng pháp phát triển HTTT quản lý 1. Khi nào cần phát triển HTTT 2. Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống 2. Các phơng pháp thu thập thông tin 3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2 IV. Thiết kế hệ thống thông tin 1. Giai đoạn phân tích hệ thống 2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 3. Giai đoạn thiết kế hệ thống V. bài toán quản lý bán hàng chung 1. Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng 2. Quy trình quản lý bán hàng 3. Giải pháp phần mềm Chơng III: xây dựng Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng tại DNTM đức an I. Phân tích hệ thống thông tin 1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 4.Từ điển dữ liệu (DD) 5 Sơ đồ phân rã chức năng chơng trình dự kiến sẽ thực hiện II. Thiết kế chơng trình 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Các bảng và mối quan hê giữu các bảng trong CSDL 3. Thiết kế giao diện xử lý 4. Kết quả thử nghiệm chơng trình 5. Một số giao diện màn hình chính kết luận 3 chơng I Tổng quan về cơ quan thực tập Fast 1. Thông tin chung 1.1 Tên Công ty - Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST - Tên tiếng Anh: Fast software Company - Tên giao dịch: FAST Trớc năm 2003 Công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST". Từ năm 2003 Công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST". 1.2 Ngày thành lập - Công ty: 11/6/1998 - Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998 - Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999 1.3 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu - Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng VN) - Hình thức sở hữu: cổ phần 1.4 Chức năng đăng ký kinh doanh - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính; - Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử); - Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; - Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phầm mềm quản lý doanh nghiệp. 1.5 Ban lãnh đạo: - Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam - Giám đốc Công ty: Ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình - Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Hoàng Khắc Thuý - Trởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán 2. Địa chỉ liên hệ Văn phòng tại TP Hà Nội 18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04)771-5590 Fax: (04)771-5591 Email: fast@hn.vnn.vn 4 3. Sơ đồ tổ chức Công ty Sơ đồ tổ chức Công ty Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh 4. Nhân lực: 5 Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng tổng hợp Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng lập trình ứng dụng Phòng t vấn thiết kế Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Phòng triển khai hợp đồng Trong các năm qua cùng với sự phát triển của Công ty thì số nhân viên cũng tăng lên theo từng năm. Tốc độ tăng khá đều đặn. Từ năm thành lập là năm 1998 đến năm 2003 số lợng nhân viên của Công ty đã tăng từ 17 ngời lên 80 ngời. Trong đó nhân viên làm việc trong lĩnh vực triển khai hợp đồng chiếm tới 31%, lập trình ứng dụng 14%, hỗ trợ bảo hành 15%, kinh doanh 11%, quản lý 18% và nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%. 5. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ Sản phẩm: - Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f viết trên Visual Foxpro - Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s viết trên SQL Server. - Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn Công ty FAST Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. Mỗi năm Công ty FAST đều có một phiên bản mới. Phiên bản đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay là FAST 2004. Năm 2005 Công ty FAST đã cho ra đời phiên bản FAST 2005 viết trên VB.NET, có sự hỗ trợ Unicode để hoàn thành. Tuy nhiên, phiên bản này vẫn cha thực sự hiệu quả nh mong muốn. Dịch vụ: - Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. - Sửa đổi và phát triển chơng trình các yêu cầu đặc thù của khách hàng. - Triển khai ứng dụng cài đặt và đào tạo sử dụng. - Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. - Nâng cấp mở rộng sự phát triển của khách hàng 6. Khách hàng và hợp tác quốc tế Với doanh thu tăng hàng năm (1,45 tỷ vào năm 1998 đến 6,5 tỷ vào năm 2003) thì số lợng khách hàng của Công ty cũng tăng lên nhanh chóng. Hiện nay FAST có hơn 700 khách hàng hoạt động trên toàn quốc trong hầu hết các lĩnh vực nh: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: Nhà nớc, t nhân, Công ty có vốn đầu t của n- ớc ngoài. Về hợp tác quốc tế từ đầu năm 2003 FAST đã trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter System Inc tại Việt Nam. JSI là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng và sản phẩm của ERIC ngày càng đợc ngời tiêu dùng a chuộng. 6 7. Định hớng phát triển và uy tín của FAST trên thị trờng. Định hớng phát triển Với phơng châm "chuyên sâu tạo nên sự khác biệt". Ban lãnh đạo đã đề ra những định hớng phát triển sau. - Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các quan hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự. - Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Uy tín của FAST trên thị trờng Nhờ định hớng đúng đắn và sự làm việc hết mình của toàn bộ nhân viên trong Công ty Công ty đã gặt hái đợc rất nhiều thành công, đạt đợc rất nhiều giải thởng: - Đạt 7 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 đến 2003 tại Việt Nam Computer Word Expo - Giải thởng (sản phẩm công nghệ thông tin) của hội tin học Việt Nam. Vào năm 2003 với hơn 700 khách hàng trong đó có rất nhiều khách hàng là những Công ty lớn có uy tín trên thị trờng nh: Tổng Công ty Dầu khí Petro - Việt Nam Tổng Công ty Dệt may - Vinatex Công ty Dệt Nam Định, Dệt Hà Nội. Công ty sản xuất ôtô GMN (Thái Lan) Và nhiều Công ty khác nữa Sản phẩm của công ty đã đợc công nhân trên thị trờng. Trong năm 2005 dự tính doanh số của Công ty sẽ đạt 10 tỷ đồng. 8.Những vấn đề tìm hiểu đợc của sinh viên trong quá trình thực tập tại Công ty Trong quá trình thực tập tại FAST Công ty có thực hiện một chơng trình đào tạo cho chúng em với mục đích kiểm trả năng lực của các sinh viên thực tập. Nội dung đào tạo của Công ty bao gồm: - Nghiệp vụ kế toán - Nghiệp vụ chơng trình - Nghiệp vụ lập trình. - Nghiệp vụ bảo hành - Nghiệp vụ bán hàng Hiện nay Công ty có các phòng sau: Phòng kinh doanh Phòng triển khai 7 Phòng bảo hành Với ý định mở rộng thị trờng thì các phòng này đều tuyển thêm nhân viên. Mỗi phòng yêu cầu những chuyên môn riêng. Với mong muốn có thể đợc làm việc trong phòng triển khai thì nhân viên cần phải có các yêu cầu sau. - Hiểu đợc cơ bản về các nghiệp vụ kế toán trong chơng trình: Kế toán tài chính và kế toán quản trị - Hiểu đợc các chức năng sử dụng trong chơng trình: Kế toán tài chính và kế toán nghiệp vụ - Có đợc những kiến thức cơ bản về lập trình Fox. - Biết cách chỉnh sửa các báo cáo cho đơn giản. Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã đợc Anh Lại Quốc Việt hớng dẫn. Anh Việt cũng từng là sinh viên của khoa ta khoá 39 nên anh cũng rất tận tình trong việc chỉ bảo hớng dẫn cho em. II. giới thiệu về doang nghiệp thơng mại đứcan Đức An là một doanh nghiệp thơng mại thuần tuý. Doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động vào năm 1997. Địa chỉ : 18 Hàn Thuyên Nam Định Hiện nay giám đốc của công ty là ông Trần Văn Đức Công ty có tất cả 20 công nhân, hoạt động chủ yếu là theo kiểu gia đình quản lý. Hầu hết mọi hoạt động của công ty đều do giám đốc trực tiếp quản lý. Hoạt động chính của công ty là mua bán các phụ tùng ôtô. Số lợng mặt hàng của công ty rất đa dạng, có thể lên tới hàng nghìn loại. Hiện nay công ty có lợng khách hàng khá đông đẩo, chủ yếu tập trung ở khu vức Nam Định, ngoai ra công ty còn có một số khách hàng tại Hà Nội. Cơ sở hạ tầng hiện nay của công ty là khá tốt. Công ty hiện có ba máy tính phục vụ cho công việc bán hàng. Nhân viên bán hàng biết sử dụng các ch- ơng trình máy tính cơ bản một cách khá thành thạo. Đây cũng là cơ sở thuận lợi để thực hiện việc triển khai chơng trình QLBH vào công ty. III. giới thiệu đề tài nghiên cứu 3.1 Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp th- ơng mại Đức An 3.2 Lý do lựa chọn đề tài Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thơng mại. Điều này đã đợc cả thế giới công nhận. Trong thập niên 90 hầu hết các công ty 8 lớn đều trang bị cho mình một hệ thông thông tin với sự trợ giúp của máy tính đủ mạnh để có thể cạnh tranh đợc. Nh chúng ta đã biết thì công việc chính của các nhà quản lý lầ phải đa ra những quyết định một cách hợp lý và kịp thời. Điều này đợc quyết định bởi năng lực, nghệ thuật của nhà quản lý cũng nh chất lợng nguồn thông tin đợc sử dụng. Vậy làm thế nào để có một nguồn thông tin đầy đủ và chính xác. Đây chính là công việc của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Nếu đợc xây dựng tốt hệ thống thông tin sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin khái quát nhất về thị trờng, khách hàng, và công việc xản suất kinh doanh. Những thông tin này sẽ giúp cho nhà quản lý hoạch định ra nhiững chính sách hợp lý mang tính trớc mắt cũng nh lâu dài cho công ty. chơng II Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin I. Thông tin hệ thống thông tin 1. Thông tin 1.1 Khái niệm Thông tin là một thông báo hay tin nhận đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó. Thông tin tồn tại dới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu 1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tơng đối của thông tin; - Tính định hớng của thông tin; 9 - Tính thời điểm của thông tin; - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lý theo nghĩa rộng đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định. Trong một tổ hcức quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa hai đối tợng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào: thông tin từ môi trờng; - Thông tin ra: thông tin ra môi trờng; - Thông tin quản lý: thông tin quyết định; - Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp. Hinh 2.1: Mô hình thông tin trong quản lý 2. Hệ thống thông tin. 1.1. Định nghĩa: Theo các quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin khác sau: HTTT là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng [1]. HTTT đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ chức để thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8]. HTTT là hệ thống sử dụng các dữ liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng trình tin học và các thủ tục) và 10 TT từ môi trờng TT tác nghiệp Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý Đối t ợng quản lý Đối t ợng quản lý TT quyết định TT ra môi tr ờng [...]... doanh nghiệp thơng mại đức an I Phân tích hệ thống thông tin 1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống 1.1.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của công ty Công ty QL kho QL Bán hàng Hình 3.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của bộ phận quản lý bán hàng Quản lý Bán hàng 1 Quản lý 2 Quản lý 3 báo cáo danh mục hoá đơn Hình 3.2:Mô hình chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý bán hàng 1 Quản lý danh... bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống II Phơng pháp phát triển Hệ Thống Thông Tin quản lý 1 Khi nào cần phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu chung của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và... 1 1.1 Quản lý Hàng hoá 1.2 Quản lý NCC 1.3 Quản lý Khách hàng Nhập mới Nhập mới Nhập mới Tìm kiếm 28 Tìm kiếm Tìm kiếm Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh Hình 3.3: Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý danh mục của bộ phận quản lý bán hàng BFD tiến trình 2 2 Quản lý hoá đơn 2.1 Quản lý Phiếu nhập 2.2 Quản lý Hoá đơn bán hàng 2.3 Quản lý Hoá đơn thanh toán Nhập bản sao hợp đồng mua Viết hoá đơn bán hàng. .. của doanh nghiệp - Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: - Hệ quyết định; - Hệ thông tin; - Hệ tác nghiệp 11 Nguyên vật liệu Chỉ đạo sản xuất Báo cáo sản xuất TT vào Hệ quyết định HT TT TT ra Hệ tác nghiệp Hệ tác nghiệp Sản phẩm/dịch vụ Doanh nghiệp Hình 2.3: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh... của khách hàng - Nhập thông tin về hàng hoá 25 - Nhập thông tin về khách hàng - Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng - Lập hoá đơn thanh toán - Lập các báo cáo thống kê về hàng hoá - Lập các báo cáo tổng hợp về hoá đơn, doanh số bán hàng, - Lập các báo cáo thống kê về khách hàng 1.2 Các mẫu biểu thờng sử dụng trong hệ thống bán hàng - Hoá đơn bán hàng - Sổ ghi chép khách hàng - Sổ ghi chép hàng hoá -... hàng Viết hoá đơn thanh toán Kiểm tra hàng Tìm kiếm Tìm kiếm hàng Viết phiếu biên Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh nhận Hình 3.4:Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý hoá đơn của bộ phận quản lý bán BFD tiến trình 3 Báo cáo 3.1 Thống kê 3.2 Báo cáo Thông kê danh mục Tổng hợp hàng bán Thống kê hàng nhập Bảng kê hoá đơn bán Thông kê tình hình bán hàng hàng 29 Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo doanh số bán hàng Hình 3.4: Mô... hàng( 1.0) 2.0 Xử lý tiền thu Hoá đơn Hồ sơ thẻ kho 1.4 Đơn hàng đã kiểm tra Kiểm tra hàng tồn Danh mục khách hàng 1.6 Xử lý Thông tin về yêu cầu khách hàng Danh mục đơn đặt hàng 2.1 Kiểm tra hoá đơn Hoá đơn Phiếu thu Đơn hàng đã kiểm tra 1.2 Kiểm tra đơn hàng Khách hàng Thông tin ngợc 1.1 Tiếp nhận đơn hàng Sơ đồ DFD phân rã mức 1 ứng với tiến trình Xử lý bán hàng( 1.0): Bộ phận quản lý bán hàng 34 2.0 Lập... thống kê và báo cáo của bộ phận quản lý bán hàng 2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: 1 Xử lý Xử lý thủ công Giao tác ngời máy Hoàn toàn tự động 2 Kho lu trữ dữ liệu: Lu trữ thủ công Lu trữ tin học hoá Tài liệu 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) - Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Giao dịch bán hàng Khách hàng. .. Kinh doanh tác nghiệp và sản xuất tác nghiệp Hệ thống thông tin văn phòng Hình 2.4: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định 3.3 Ba mô hình của hệ thống thông tin - Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm... nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9] Mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý . đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp th- ơng mại Đức An 3.2 Lý do lựa chọn đề tài Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có. Thống Thông Tin quản lý bán hàng tại DNTM đức an I. Phân tích hệ thống thông tin 1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống 2. Sơ đồ luồng thông tin