Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng A.A.A.S LOGISTICS SERVICE CO. , LTD 45 HỒNG SA, PHƯỜNG ĐA-KAO,Q.1, HOCHIMINH CITY TEL : 84 – 8209536 FAX : 84 – 8209537 EMAIL : brighttiger@hcm.fpt.vn CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH DV GN AAAS: 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH DV GN AAAS: 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty: an đầu cơng ty là chi nhánh của cơng ty 3A, được thành lập 12/3/1993. Và cơng ty TNHH DV GN AAAS nắm bắt được cơ hội kinh doanh chính và để đáp ứng nhu cầu phát triển của đất nước trong nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng dẫn đến những dịch vụ trong ngoại thương cũng gia tăng vì vậy mà cơng ty đã tách ra hoạt động riêng vào năm 2002 Cơng ty TNHH DV GN AAAS là cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, có quyền kinh doanh XNK trực tiếp và thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa trong và ngồi nước theo giấy phép kinh doanh số 4102017019/ Sở KH- ĐT, ngày 31 tháng 7 năm 2002 cuả sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.HCM. * Giám đốc : Trần Độ * Vốn điều lệ : 400.000.000 VND * Tên cơng ty : CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AAAS * Tên giao dịch : A.A.A.S LOGISTICS SERVICE COMPANY LIMITED * Tên viết tắt : A.A.A.S LOGISTICS CO., LTD * Trụ sở chính : 45 Hồng Sa, Phường Đa-Kao, Q.1 Tp.Hồ Chí Minh * Điện thoại : 84.8.8209536 Fax: 84.8.8209537 * Email : brighttiger@hcm.fpt.vn * Tài khoản: VND: 007.737.1293865 tại VIETCOMBANK TP.HCM USD: 007.100.1293855 tại VIETCOMBANK TP.HCM * Mã số thuế: 0303092786 1.2 Chức năng , mục tiêu và nhiệm vụ của cơng ty : 1.2.1 Chức năng : Giao nhận hàng hố đến các cảng đến và nơi đến trên thế giới. Mở hàng ngun Cont và hàng lẻ hàng tuần. SVTT: Trang 1 B Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng Làm thủ tục khai hải quan, xuất khẩu, nhập khẩu. Giao hàng door to door. Vận chuyển hàng nội địa bằng đường biển, hàng khơng đến mọi địa điểm trong nước. Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế, Ngân hàng … để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế, vay vốn. Được u cầu các cơ quan bảo vệ pháp luật, quản lý nhà Nước và Cơng Ty bảo vệ đảm nhiệm các quyền và các nhiệm vụ cần thiết để cơng ty hoạt động có hiệu quả, thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước theo luật định. 1.2.2 Nhiệm vụ - Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh của cơng ty. - Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách quy định của nhà nước và chính quyền địa phương nơi đặt cơng ty. - Giám đốc cơng ty có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của cơng ty, làm đầy đủ các thủ tục để kinh doanh. - Tích cực chủ động trong việc tăng vốn hoạt động. Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, dịch vụ, mở rộng thị trường trong nước và quốc tế, từng bước tăng dần hiệu quả kinh doanh. 1.2.3 Mạng lưới giao nhận hàng hố, bạn hàng và đối thủ cạnh tranh : Thị trường giao nhận hàng hố của cơng ty phân bố khắp các tỉnh trong và ngồi nước như ở Châu Âu, Châu Á. Bạn hàng của Cơng ty rất đơng đảo. Đó là các cơng ty có nhu cầu vận chuyển qua đường biển, đường hàng khơng và các dịch vụ về xuất nhập khẩu. Trong đó, khách hàng lớn nhất và thường xun của cơng ty là: cơng ty Vật tư – Tổng cơng ty thuỷ sản, cơng ty TNHH Hợp Tấn, cơng ty Thiên Mã, cơng ty Vĩnh Ngun, … Cho tới nay, cơng ty AAAS đã có quan hệ đại lý với nhiều hãng tàu lớn như MISC HCM, China Shipping, dongnama, K-Line, Wan Hai, Hanjin, NYK, …… Cùng các hãng bay như China Airline, Thai Cargo, Vietnam Airline, …. Đối thủ cạnh tranh của cơng ty là các Cơng ty dịch vụ giao nhận trên cả nước. Cơng ty phải cạnh tranh gay gắt về giá cả, cước phí vận chuyển. Cơng ty phải lựa chọn một mức giá thích hợp, dịch vụ tốt để tạo niềm tin, uy tín để thu hút khách hàng và cạnh tranh lại các cơng ty giao nhận khác. SVTT: Trang 2 ĐAI HOC TRUNG CAP CAO ĐĂNG Giám đốc Phòng chứng từ Phòng Kế Tốn- Tài Vụ Phòng Kinh Doanh Phòng giao nhận Phó Giám Đốc Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY: 2.1. Vài nét chung về cơ cấu: 2.1.1 Nhân sự : Tổng số cán bộ cơng nhân viên : 45 người Đại học – Cao đẳng : 45 người (100%) Cơ cấu biên chế của cơng ty do Giám đốc quyết định theo ngun tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động cụ thể của cơng ty trong thời kỳ hiện nay. Tổng số nhân viên của cơng ty là 45 người, tất cả điều có trình độ cao đẳng đến đại học, chun mơn nghiệp vụ và mọi nhân viên đều có trình độ về ngoại ngữ . Cơng ty thực hiện cơng tác quản lý cán bộ chính sách, chế độ lao động – tiền lương , bảo hiểm xã hội … theo qui định của nhà nước đối với các doanh nghiệp Nhà nước và qui định chế phân cấp quản lý cán bộ của cơng ty. 2.1.2 Cơ cấu bộ máy : Cơng ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu cơng ty là giám đốc. Giám đốc là người tồn quyền điều hành cơng việc kinh doanh của cơng ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của cơng ty. Với chế độ này, cơng việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời. Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các cơng việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt. Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế tốn trưởng. Các cán bộ chun mơn của chi nhánh phải có trình độ về chun mơn nghiệp vụ tương ứng với từng chức doanh cơng tác được giao và phải biết ít nhất một mơn ngoại ngữ (thơng dụng là tiếng Anh). 2.1.3 Cơ cấu tổ chức các phòng ban: SVTT: Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng Giám đốc Phòng Chứng từ Xuất – Nhập Phòng Kế Tốn Phòng marketing Phòng giao nhận 2.1.3.1 Phòng Giám Đốc : ' Điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh tồn cơng ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước. Chỉ đạo trực tiếp các phòng – ban trong cơng ty. ' Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của cơng ty, đồng thời theo dõi, quản lý tồn bộ cơng ty. Thu nhập thơng tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy. ' Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ cơng nhân viên. 2.1.3.2 Phó giám đốc : Hồn thành những cơng việc mà giám đốc giao cho, chịu sự phân cơng của giám đốc, là người hỗ trợ giám đốc trong cơng tác quản lý cơng ty, nhân sự phụ trách trực tiếp chỉ đạo hoạt động của cơng ty. 2.1.3.3 Phòng chứng từ Xuất - Nhập : Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý hãng tàu. Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo u cầu khách hàng 2.1.3.4 Phòng Kế Tốn Tài Vụ : Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm và dài hạn. Cung cấp và xuất tiền cho việc trả cước phí, đồng thời thu tiền, tính lương và tính lời lỗ từ các hoạt động. Quản lý nợ trong và ngồi nước. Báo cáo thuế và đóng thuế 2.1.3.5 Phòng kinh doanh : Tìm kiếm và mở rộng nguồn khách hàng. Chăm sóc khách hàng.  Quảng bá về các dịch vụ của cơng ty. 2.1.3.6 Phòng giao nhận : - Làm thủ tục hải quan. - Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ. SVTT: Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng III. TÌNH HÌNH, HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY: 1. Tình hình kinh doanh của trong những năm gần nay: Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ năm 2002, nên mục tiêu chính của cơng ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần. Do vậy, từ những mối quan hệ với các bạn hàng sẵn có ở khắp nơi trên thế giới, trong thời gian qua AAAS đã đảm nhận vận chuyển được một khối lượng hàng hóa rất đáng kể và đã thực sự có chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam. 3. Lợi thế và yếu điểm của cơng ty: 3.1 Lợi thế : Hoạt động tích cực trong các lãnh vực giao nhận vận tải trên 5 năm, ngay từ ngày đầu tiên thành lập, AAAS đã có những thuận lợi : -AAAS có một Ban lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm trong cơng tác giao nhận vận tải quốc tế, có mối quan hệ rộng rãi với các khách hàng trong và ngồi nước, có nhiều đại lý ở khắp nơi trên thế giới. Đối với các nhà XNK, AAAS ln được nhắc đến về chất lượng dịch vụ tốt, sự tận tâm phục vụ và AAAS đã hồn tồn chiếm được sự tin cậy của khách hàng và ngày càng trở nên một thế mạnh của Cơng ty. - Cơng ty nằm ở quận 3, hướng ra sân bay Tân Sơn Nhất, cảng Sài Gòn, cảng Khánh Hội và rất nhiều cơng ty giao nhận vận tải khác, cách sân bay 5km, thuận lợi trong giao nhận hàng hố đường khơng trong hoạt động của cơng ty, đặc biệt cơng ty nằm tại Thành Phố Hồ Chí Minh, vùng kinh tế trọng điểm của phía Nam, được bao bọc bởi các tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Long An,Vũng Tàu…… với hàng trăm khu cơng nghiệp đang phát triển với tốc độ nhanh chóng là điều kiện rất thuận lợi đề cơng ty tìm kiếm những khách hàng mới trong mơi trường đầy năng động này. - Cơng ty đã đào tạo được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinh nghiệm, quan hệ rộng rãi với hải quan, cảng và hãng vận tải, nhạy bén với thị trường để có thể nhanh chóng hồn tất mọi thủ tục với một chi phí phù hợp nhất, trong thời gian nhanh nhất có trình độ và chất lượng cao. Họ là những cán bộ trẻ, hồn tồn có thể đảm đương và hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, ln nhanh nhạy nắm bắt tình hình và xu hướng biến động giá cước trên thị trường để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranh cho cơng ty. 3.2 Yếu điểm: Qua hơn 5 năm tham gia vào thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam, AAAS cũng phải đối mặt với những khó khăn: - Các đối thủ cạnh tranh khác gần đây mới xâm nhập vào thị trường sẽ hoạt động dựa theo đường mòn của người đi trước nên tốn ít thời gian, cơng sức và tiền bạc, có nhiều điều SVTT: Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng kiện thuận lợi hơn để sửa chữa sai lầm và hồn thiện cơng nghệ vận tải. Chính điều này đã gây nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động của cơng ty. - Mặt khác, với chính sách tồn cầu hố dịch vụ, các hãng lớn (liên doanh, cơng ty TNHH) có thể chấp nhận lỗ tại một vài tuyến để đạt được hiệu quả và dành được những khách hàng lớn trên những tuyến khác. Vì vậy những chính sách cạnh tranh theo hình thức này cũng gây ra những khó khăn khơng nhỏ cho cơng ty. - Cơng tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu của cơng ty còn chưa mạnh, chưa phát huy hết tác dụng nên còn có một số nhà XNK chưa biết đến khả năng to lớn về cung ứng các dịch vụ giao nhận vận tải của cơng ty. 4. So sánh lợi thế và yếu điểm của cơng ty với các cơng ty cùng ngành: Trong cơ chế hoạt động của nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là điều khơng tránh khỏi và là một yếu tố khơng thể tách rời trong hoạt động kinh doanh. Với nền kinh tế mới chuyển hướng sang cơ chế thị trường, hoạt động cạnh tranh ở nước ta đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Việc cạnh tranh tự do đã gây ra rất nhiều khó khăn cho các cơng ty, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nói riêng. Tình hình cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa ở Việt Nam đang diễn ra hết sức gay gắt, khốc liệt. Có thể kể ra một vài ngun nhân chủ yếu: - Kinh tế thế giới vừa trải qua giai đoạn suy thối khá dài, mới bắt đầu hồi phục. Trong khi đó, xu hướng hình thành các liên minh kinh tế khu vực như EU, NAFTA, ASEAN, APEC đã làm giảm nhu cầu ln chuyển hàng hóa, giảm nhu cầu vận tải hàng hóa và do đó dẫn đến tình trạng giảm việc cần đến các dịch vụ giao nhận. - Do trong thời gian gần đây, người ta đã nhận ra rằng kinh doanh vận tải đường dài là một lĩnh vực kinh doanh đầy hấp dẫn tại Việt Nam cùng với việc Việt Nam gia nhập WTO. Các hãng tàu container, các Cơng ty giao nhận vận tải quốc tế tham gia vào thị trường Việt Nam ngày càng nhiều đã khiến cho cuộc cạnh tranh ngày càng trở nên sơi động, giá cước vận chuyển và giao nhận giảm mạnh. Nhiều hãng tàu lớn sẵn sàng chịu lỗ, tiếp tục hạ giá để cạnh tranh. - Hiện nay các hãng tàu, hãng giao nhận vận tải đều áp dụng các biện pháp cần thiết để giành khách hàng, giành thị trường hàng như: nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, khuyến mãi, tặng q Nhưng trong đó, hạ giá cước là biện pháp đơn giản nhất, đánh đúng tâm lý khách hàng, đặc biệt là các nhà xuất nhập khẩu của Việt Nam. SVTT: Trang 6 Baựo caựo thửùc taọp toỏt nghieọp GVHD: Nguyn Vn Hựng CHNG II QUY TRèNH NGHIP V GIAO NHN HNG XUT NHP KHU I. GII THIU V NGHIP V GIAO NHN HNG HểA BNG CONTAINER: Trong thp niờn va qua nn kinh t Vit Nam tng trng nhanh chúng dn n nhng dch v trong ngoi thng cng gia tng. Trong ú nghnh nghip v giao nhn hng xut nhp khu cng úng gúp mt phn quan trng trong s phỏt trin ca nn kinh t. Trong lnh vc vn chuyn giao nhn hng hoỏ, cụng ty AAAS thc hin giao nhn vi rt nhiu phng thc khỏc nhau : hng nguyờn container ( FCL / FCL Full Container Load), hng l ( LCL / LCL Less Than A Container Load), hng ri, vn ti a phng thc nhng ph bin nht hin nay l giao nhn bng container. Container ch hng, theo nh ngha ca T Chc Tiờu Chun Quc t (ISO) l mt th thit b vn ti: - Cú tớnh cht bn lõu, chc chn, cú th dựng i dựng li nhiu ln. - c thit k c bit to thun li cho vic chuyờn ch hng húa qua mt hay nhiu phng thc vn ti m khụng phi cht xp li gia chng. - D nhi y v rỳt rng, cú th tớch bờn trong ln hn 1 m 3 .VD : cont 20l 33.18 m 3 , cont 40 l 67.67 m 3 , S d vn ti bng container phỏt trin nhanh vỡ nú a li nhiu li ớch: 1. i vi ngi cú hng: - Bo v tt hng húa, gim n mc thp nht tỡnh trng mt cp, h hng, m t, nhim bn. - Tit kim chi phớ bao bỡ. Cú nhiu loi hng do vn chuyn bng container bt c khỏ nhiu g v carton dựng úng kin. - Thi gian xp d hng cỏc cng gim thp, vũng quay tu nhanh hn, hng luõn chuyn nhanh, tn ng, vn chuyn thun li, thỳc y mua bỏn phỏt trin hn. 2. i vi ngi chuyờn ch: - Gim thi gian xp d v ch i cng, phng tin vn ti quay vũng nhanh hn. Ngi ta ó tớnh toỏn trờn mt tuyn tu nh tuyn, nh s dng container, chi phớ xp d h t 55% xung 15% trong tng phớ kinh doanh. - Tn dng c dung tớch tu do gim nhng khong trng trờn tu. - Gim trỏch nhim v khiu ni tn tht hng húa. 3. i vi ngi giao nhn: SVTT: Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng - Có điều kiện sử dụng container để làm dịch vụ thu gom, chia lẻ hàng hóa và thực hiện vận tải đa phương thức, đưa hàng từ cửa đến cửa. - Đỡ tranh chấp khiếu nại do tổn thất hàng hóa giảm bớt. Các loại container: - Container hàng tổng hợp - Container hàng chở xá - Container cách nhiệt - Container bồn chứa - Container mặt phẳng - Container gấp - Container xếp hàng máy bay Về kích cỡ, có nhiều loại, thơng dụng hiện nay là loại 20 feet, chiều cao 8 feet (2435mm), chiều rộng bên ngồi 8 feet (2435mm), chiều dài bên ngồi 19 feet 10 ½ (6055mm), sức chứa tối đa 20 tấn, và loại 40 feet (8 x 8 x 40 feet hay 2435 x 2435 x 12190 mm), sức chứa tối đa 30 tấn. Container hàng tổng hợp có nhiều kiểu: đóng kín, mở nóc, mở cạnh, vừa mở nóc mở cạnh, mở dầu hồi, nóc cứng, nóc mềm… Container cách nhiệt có loại chạy máy làm nóng, có loại chạy máy làm lạnh. Khi nhận hàng được chun chở bằng container, trước hết phải kiểm tra xem container có ngun vẹn khơng, niêm chì còn ngun vẹn khơng, nếu khơng phải lập biên bản kiểm tra cụ thể tổn thất hàng hố để buộc người chun chở chịu trách nhiệm. 4. Phương pháp gửi hàng ngun container ( FCL / FCL – Full Container Load): FCL : Là hàng xếp trong ngun một container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng và dỡ hàng ra khỏi container . Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container thì áp dụng phương pháp gửi hàng ngun container (FCL / FCL). Thơng thường là hàng của một chủ. Người gởi hàng u cầu người vận chuyển cung cấp vỏ container hoặc th vỏ container mang về kho của mình đóng hàng, làm thủ tục hải quan và niêm phong lại. Sau đó đưa container đến giao cho người vận chuyển tại bãi contaier (container yard –CY) của họ hoặc đưa đến bến cảng xếp hàng lên tàu theo chỉ dẫn của họ. Tiếp sau, hàng được chở đến cảng đích. Người vận chuyển đưa container về bãi container (CY) của mình hoặc bãi cảng để giao cho người nhận hàng. Người nhận hàng làm thủ tục hải quan và nhận hàng. SVTT: Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng Như vậy, người chun chở chịu trách nhiệm từ khi nhận ngun container ngun vẹn đến khi giao ngun vẹn container. 5. Phương thức gửi hàng lẻ bằng container ( LCL / LCL – Less Than A Container Load): LCL: những lơ hàng lẻ, khơng đủ cho một container đóng chung trong một container mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa nhỏ khơng đủ để xếp đầy một container thì áp dụng phương pháp LCL/LCL . Theo phương pháp LCL / LCL thì trách nhiệm của chủ hàng ít hơn, chủ hàng đem hàng đến các kho đóng hàng (kho CFS) giao cho người chun chở, người chun chở hay người giao nhận đứng ra kinh doanh dịch vụ gửi hàng lẻ bằng container đựơc gọi là người gom hàng, họ tập hợp những lơ hàng lẻ của nhiều chủ hàng thành lơ hàng hổn hợp đóng vào chung một container chịu chi phí đóng hàng và xếp tàu và chun chở đến cảng đích. Tại cảng đích, người chun chở lấy container đưa về kho CFS của mình lấy hàng ra phân phối cho những người nhận hàng. Thủ tục hải quan đối với hàng hóa do người nhận hàng đảm nhiệm. Trách nhiệm của người chun chở trong trường hợp này bắt đầu từ khi nhận hàng lẻ vào kho CFS của mình cho đến khi giao hàng cho người nhận hàng tại kho CFS ở cảng đích. II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY AAAS: Sau khi người xuất khẩu giao hàng cho người chun chở (Shipping Lines) tại nước xuất khẩu, đại lý của cơng ty AAAS ở nước ngồi (tại cảng xếp hàng - Port of Loading) gửi về một thơng báo gọi là Shippment Advise ( S/A) thơng báo trước cho cơng ty AAAS những chi tiết liên quan đến những lơ hàng nhập về như : tên hàng, chuyến tàu, ngày dự kiến tàu đi ( Estimated time of Depature), ngày dự kiến tàu đến ( Estimated time of Arrival), House Bill of Loading (H.B/L), Master Bill of Loading (M.B/L)…. Sau đó, trước khi tàu về, đại lý này gửi tồn bộ chứng từ của lơ hàng, trong đó có M.B/L về cho cơng ty AAAS. Nhân viên giao nhận của cơng ty AAAS thực hiện các cơng việc sau: 1. Chuẩn bị chứng từ: Khi tàu sắp vào, đại lý của cơng ty AAAS ở nước ngồi (nước xuất khẩu) sẽ gửi chứng từ có liên quan đến lơ hàng nhập khẩu & người nhận hàng. Bộ phận giao nhận lần lượt tiến hành các bước sau: SVTT: Trang 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng - Thu thập tất cả các chứng từ ( M.B/L, H.B/L, Manifest ) có liên quan đến lơ hàng đã được thơng báo đến để sắp xếp theo từng số vận tải đơn (Bill of Loading – B/L). - Đối chiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên B/L , Manifest & điện giao hàng (Telex Release) của từng lơ hàng, nếu phát hiện thấy có sai sót hay khơng khớp nhau giữa các chứng từ thì phải điện đến hỏi đại lý gửi hàng ngay. Trường hợp thời gian q gấp rút mà vẫn chưa có điện trả lời từ phía đại lý thì tùy trường hợp xin ý kiến cấp trên hoặc u cầu khách hàng làm cơng văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào. - Truy cập tất cả các số điện thoại, số fax để thơng báo ngày tàu đến, quan trọng là thơng báo với các khách hàng là Forwarder gửi bảng liệt kê hàng hóa và tên người nhận thực tế đính kèm (Attached List) có đóng dấu đại lý của họ 2. Chuẩn bị lệnh giao hàng - Dùng bộ Manifest để đánh lệnh giao hàng, các chi tiết thể hiện trên lệnh giao hàng phải khớp với chi tiết thể hiện trên Manifest đã trình với hải quan. - Khi đánh lệnh giao hàng phải chú ý số ngày có gía trị trên lệnh. Đối với container khơ (Dry Container) ngày lệnh có gía trị được tính là 07 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Đối với container chứa hàng q khổ, hàng cồng kềnh thì được tính là 03 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Riêng đối với container lạnh (Reefer Container) thì trên lệnh giao hàng phải thể hiện phí lưu bãi tính từ ngày tàu cập cảng. - Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, vận tải đơn, manifest… Tồn bộ chứng từ này được photo và phân theo từng bộ cho từng khách hàng, bộ chứng từ này sẽ được giao cho khách hàng khi họ đến nhận lệnh. Như vậy các chứng từ của cơng ty AAAS cấp cho khách hàng bao gồm: - 04 lệnh giao hàng (Delivery Order : D/O) - 01 bộ manifest có đóng dấu HQ (nếu khách hàng có u cầu) - 01 Master Bill of Loading (M.B/L) - 01 House Bill of Loading ( H.B/L) - 01 bản photo lệnh giao hàng của hãng tàu. ( D/O) - 01 bản photo điện giao hàng (nếu có) Tất cả các chứng từ phải được đóng dấu mộc của cơng ty AAAS. 3. Phát hành lệnh giao hàng: + Để phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng cơng ty AAAS u cầu khách hàng phải xuất trình giấy giới thiệu, giấy báo nhận hàng, nộp H.B/L (nếu là Original B/L). Cần chú ý các H.B/L mà phần Consignee thể hiện là có ký hậu của Ngân hàng hoặc của Shipper thì phải kiểm tra đầy đủ trước khi giao lệnh giao hàng. SVTT: Trang 10 [...]... hàng, ghi có cho đại lý nơi đến Fax Sea-Air Freight Pre-Advice, CTD và O.B/L (nếu cần ), packing list và commercial invoice, export licence và các chứng từ cần thiết khác Chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: CTD và O.B/L, hố đơn ghi n , ghi có các chứng từ cần thiết khác như :packing list, commercial invoice, export licence, certificate of origin… đã nhận từ người gửi hàng Photo các... CƠNG TY TNHH TM-DV AN PHÁT B.C 34 Trần Khánh D , Q 1, TP HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Mã số thuế: 0303062132 Tel : 08 8468130 Fax : 08 8483755 Ơ2: Người xuất khẩu: ghi mã số kinh doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu Ví dụ: OLIVINE ELECTONICS PTE LTD ., No.3 KAKI BUKIT CRESCENT #05-01,SINGAPORE 416457 Tel: 0065-68445556 Fax: 0065-68466432 Ơ 3, Ơ4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục Hải Quan Ơ5: Loại hình nhập... Ơ15: Số Lượng: 3,2 00 Ơ16: Đơn vị tính: cái Ơ17: Đơn giá ngun tệ (đơn giá tính theo đồng USD): 5.00 Ơ18: Trị giá ngun tệ: (số lượng * đơn giá ngun tệ): 1 6,0 00.00 Ơ24: Thuế nhập khẩu: • Trị giá tính thuế: • Thuế suất : • Tiền thuế : 29 0,7 5 9,7 00 50% 14 5,3 79 ,8 50 Ơ19: Điền số bản sao, bản chính mỗi loại chứng từ nộp vào Ơ20: Người có thẩm quyền trong cơng ty đóng dấu, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và chịu... hàng cung cấp 01 packinglist, 01 commerciall invoice, 01 export lience, 01 inspection certificate (nếu có ), 01 healthy certificate (nếu có ), 01 fumigination certificate (nếu có ), Animals anytary certificate (nếu có) để cho đại lý tại điểm chuyển tải (transit point) bằng fax hoặc là email Căn cứ vào chi tiết bản nháp chứng từ vận tải hỗn hợp (combined transport document: CTD, O.B/L Khi nhận được bản fax... quả cao, đem lại lợi nhuận thường xun cho cơng ty + Có được mối quan h , kết hợp chặt ch , giữ các nhân viên với nhau trong cơng ty từ bộ phận chứng từ đến bộ phận kế tốn và bộ phận kinh doanh + Bộ phận giao nhận là những nhân viên tr , năng động, nhiệt tình và tốt nghiệp các trường cao đẳng, đại học chun ngành như: Ngoại thương, Cao đẳng kinh tế đối ngoại, kinh tế… Nắm vững nghiệp vụ hải quan, có quan... được lệnh theo điện này thì cơng ty AAAS phải xem xét ngày, giờ bức điện được gửi, tên người gửi điện, đồng thời liên hệ đại lý tại cảng xếp hàng để xác nhận điện Surrendered Khi đ , nếu Original B/L đã được Surrendered, đại lý sẽ gửi điện giải phóng hàng (Telex Release) Lúc đó , ta có thể phát lệnh giao hàng cho khách hàng + u cầu khách hàng ký nhận lệnh giao hàng, kiểm tra và thu cước vận chuyển (nếu... hố: 84145110 Ơ19: Xuất xứ: CHINA Ơ20: Số Lượng: 1,2 28 Ơ21: Đơn vị tính: Bộ/cái Ơ22: Đơn giá ngun tệ (đơn giá tính theo đồng USD): 15.00 Ơ23: Trị giá ngun tệ: (số lượng * đơn giá ngun tệ): 1 8,4 20.00 Ơ24: Thuế nhập khẩu: • Trị giá tính thuế: 29 0,7 5 9,7 00 • Thuế suất : 20% • Tiền thuế : 5 8,1 5 1,9 40 Ơ 25: Thuế GTGT ( HOẶC TTĐB) • Trị giá tính thuế : 43 6,1 3 9,5 50 SVTT: Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp •... GVHD: Nguyễn Văn Hùng : 4 3,6 1 3,9 55 Ơ 45: Thu khác: ( vì khơng có khoản thu nào khác nên khơng ghi vào ) Ơ 27:Tổng số tiền và thu khác (ơ24+25+45)bằng số 18 8,9 9 3,8 05 Bằng chữ: Một trăm tám mươi tám triệu chín trăm chín mươi ba ngàn tám trăm lẻ năm đồng Ơ28: Điền số bản sao, bản chính mỗi loại chứng từ nộp vào Ơ29: Người có thẩm quyền trong cơng ty đóng dấu, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và chịu trách... Tờ khai đã thơng quan, biên bản bàn giao SVTT: Trang 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Văn Hùng hàng hóa chứng t , các loại hóa đơn do hải quan, cảng và các cơ quan nhà nước ghi trực tiếp cho khách hàng, bản đề nghị thanh tốn và hóa đơn dịch vụ hải quan 2 Qui trình thủ tục hải quan xuất hàng tại cơng ty AAAS: Lấy chi tiết ( Packing list ), hóa đơn ( Commerce Invoice ) , lên tờ khai i Quy trình... doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu Ví dụ: OLIVINE ELECTONICS PTE LTD ., No.3 KAKI BUKIT CRESCENT #05-01,SINGAPORE 416457 Tel: 0065-68445556 Fax: 0065-68466432 Ơ 3, Ơ4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục Hải Quan Ơ5: Loại hình xuất khẩu: đánh dấu X vào ơ phù hợp với loại hình xuất khẩu của doanh nghiệp ( ví dụ: kinh doanh) Ơ6: Giấy phép kinh doanh: thể hiện thơng tin về giấy phép và ngày cấp giấy phép, . Ngun, … Cho tới nay, cơng ty AAAS đã có quan hệ đại lý với nhiều hãng tàu lớn như MISC HCM, China Shipping, dongnama, K-Line, Wan Hai, Hanjin, NYK, ……. GIAO NHẬN AAAS * Tên giao dịch : A.A.A.S LOGISTICS SERVICE COMPANY LIMITED * Tên viết tắt : A.A.A.S LOGISTICS CO. , LTD * Trụ sở chính : 45 Hồng Sa, Phường