Đang tải... (xem toàn văn)
(NB) Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về dự án công nghệ thông tin; Triển khai kế hoạch dự án; Quản lý phạm vi dự án; Lập lịch triển khai dự án. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI NGUYỄN TUẤN HẢI (Chủ biên) LÊ TRỌNG HƯNG – ĐẶNG MINH NGỌC GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THÔNG TIN Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Cao đẳng (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021 LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, phát triển khoa học kỹ thuật hỗ trợ nhiều sống, công việc nghiên cứu nhân loại Sự phát triển vi tính khơng đem lại thuận tiện việc tính tốn, giải đáp tốn riêng rẽ, đơn lẻ máy mà ứng dụng phát triển chủ yếu ứng dụng quản lý hệ thống Trong vài năm trở lai đây, với phát triển mạnh mẽ Công Nghệ Thông Tin, trở thành lĩnh vực trọng điểm nước nay, Sự phát triển đóng góp nhiều lĩnh vực khác Ytế, giáo dục, nghiên cứu khoa học Điều giải phóng nguời khỏi rắc rối việc tìm kiếm thơng tin, thống kê hay tính tốn tổ chức thơng tin nhiều lĩnh vực liên quan khác Một hệ thống tin học hóa giúp làm giảm thiểu nhiều công việc tay làm rút ngắn công đoạn thừa lặp lặp lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu việc quản lý cấu trúc chung giáo trình chia làm 10 chương: Chương 1: Tổng quan dự án CNTT Chương 2: Triển khai kế hoạch dự án Chương 3: Quản lý phạm vi dự án Chương 4: Lập lịch triển khai dự án Chương 5: Quản lý chi phí dự án Chương 6: Quản lý chất lượng dự án Chương 7: Quản lý nhân dự án Chương 8: Quản lý truyền thông dự án Chương 9: Quản lý rủi ro dự án Chương 10: Quản lý mua sắm dự án Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Chủ biên: Ths.Nguyễn Tuấn Hải MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC Chương Tổng quan dự án công nghệ thông tin 1.1 Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1.2 Các bên tham gia dự án 15 1.3 Ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án 17 1.4 Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 19 Chương Triển khai kế hoạch 21 2.1 Triển khai kế hoạch dự án 22 2.2 Thực thi kế hoạch 24 2.3 Kiểm soát thay đổi tổng thể 27 Chương Quản lý phạm vi dự án 34 3.1 Khởi thảo 35 3.2 Lập kế hoạch 40 3.3 Quy định kiểm soát phạm vi 42 Chương Lập lịch triển khai dự án 48 4.1 Xác định hành động 49 4.2 Xây dựng ước lượng thời gian 51 4.3 Triển khai lịch trình 57 4.4 Kiểm sốt lịch trình 60 Chương Quản lý chi phí dự án 63 5.1 Lập kế hoạch nguồn tài nguyên 64 5.2 Ước tính chi phí 66 5.3 Dự toán ngân sách cho chi phí 73 5.4 Kiểm sốt chi phí 73 Chương Quản lý chất lượng dự án 77 6.1 Xác định chất lượng dự án 79 6.2 Đảm bảo chất lượng 80 6.3 Kiểm soát chất lượng dự án 84 Chương Quản lý nhân dự án 90 7.1 Xác định cấu tổ chức 90 7.2 Tổ chức đội dự án 93 7.3 Triển khai đội hình 96 Chương Quản lý truyền thông dự án 103 8.1 Xác định thông tin - kế hoạch trao đổi thông tin 103 8.2 Phân phối thông tin - kênh trao đổi thông tin 107 8.3 Báo cáo hiệu dự án 110 8.4 Tổng hợp thông tin quản lý 111 Chương Quản lý rủi ro dự án 115 9.1 Xác định rủi ro 116 9.2 Định lượng rủi ro 119 9.3 Giảm thiểu rủi ro 121 9.4 Kiểm soát rủi ro 124 Chương 10 Quản lý mua sắm dự án 126 TÀI LIỆU THAM KHẢO 129 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Quản lý dự án công nghệ thông tin Mã môn học: MH 24 Thời gian môn học: 60 (Lý thuyết: 52 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: giờ; Kiểm tra: giờ) VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC - Vị trí: + Mơn học bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề - Tính chất: + Là mơn học chun mơn nghề MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC - Trang bị phương pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung dự án Cơng nghệ thơng tin nói riêng - Hoạch định công việc cần chuẩn bị trước dự án Công nghệ thông tin hoạt động - Thực hoạt động quản lý kiểm sốt dự án Cơng nghệ thơng tin hoạt động - Tích lũy số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án Cơng nghệ thơng tin Việt Nam - Có kỹ giao tiếp, thông tin, thương lượng, định, giải khó khăn vướng mắc q trình quản lý dự án - Có ý thức tự giác, tính kỷ luật cao, tinh thần trách nhiệm học tập Thể tính khoa học, sáng tạo, có khả làm việc độc lập nhóm NỘI DUNG MÔN HỌC Thời gian Số TT Tên chương mục Tổng Lý số thuyết Thực hành, Kiểm thảo luận, tra Bài tập Tổng quan dự án CNTT Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1 Các bên tham gia dự án Ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 1 1 0 Triển khai kế hoạch dự án Triển khai kế hoạch dự án 1 Thực thi kế hoạch 2 Kiểm soát thay đổi tổng thể 1 Khởi thảo 3 Lập kế hoạch Quy định kiểm soát phạm vi 3 Xác định hành động 2 Xây dựng ước lượng thời gian: 2 Triển khai lịch trình 2 Kiểm sốt lịch trình 2 Quản lý phạm vi dự án Lập lịch triển khai dự án Quản lý chi phí dự án Lập kế hoạch nguồn tài nguyên Ước tính chi phí 1 Dự tốn ngân sách cho chi phí 2 Kiểm sốt chi phí 2 0 Quản lý chất lượng dự án Xác định chất lượng dự án 1 Đảm bảo chất lượng 2 Kiểm soát chất lượng dự án 1 3 Quản lý nhân dự án Xác định cấu tổ chức 10 Tổ chức đội dự án 1 Triển khai đội hình 1 Quản lý truyền thông dự án Xác định thông tin, thiết kế kế hoạch trao đổi thông tin Phân phối thông tin, xác định kênh trao đổi thông tin Báo cáo hiệu dự án 1 Tổng hợp thông tin quản lý 1 Xác định rủi ro 1 Định lượng rủi ro 1 Giảm thiểu rủi ro 1 Kiểm soát rủi ro 1 Xác định danh mục mua sắm 1 Thủ tục mua sắm 1 Lựa chọn nhà cung cấp 1 Quản lý hợp đồng cung cấp 60 52 1 0 Quản lý rủi ro dự án Quản lý mua sắm dự án Cộng Chương Tổng quan dự án công nghệ thông tin Giới thiệu Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thống tin - CNTT, trước tiên, bạn cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT MỤC TIÊU - Nắm khái niệm quản lý dự án - Giải thích thuộc tính dự án - Phân biệt dự án dự án CNTT - Trình bày Mục tiêu quản lý dự án - Trình bày tác dụng quản lý dự án - Giải thích giai đoạn quản lý dự án - Giải thích bên tham gia dự án - Biết ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án NỘI DUNG 1.1 Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại - Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách 1.1.1.2 Các thuộc tính dự án a Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành cơng phải có kết xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng quan bạn, hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp nhiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết tạo thành kết chung dự án Các kết theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí) chất lượng b Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc hoàn thành, kết dự án chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng c Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo, lạ: Khác với q trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do đó, sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên, nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì vậy, dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau… Từ cho thấy dự án hồn tồn giống không tạo giá trị mới, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung, dự án Cơng nghệ thơng tin (CNTT) nói riêng d Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) nhiều trường hợp có quan quản lý nhà nước dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất dự án yêu cầu nhà tài trợ mà tham gia thành phần có khác Để thực thành công mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác e Dự án thường mang tính khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao f Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên khơng biết phải thực mệnh lệnh của cấp trực tiếp mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn Từ đó, thấy rằng, mơi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp động 1.1.1.3 Dự án CNTT - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm ngườ - Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng - Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.2 Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hoá, dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức, quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật … Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Chương Lập lịch triển khai dự án Giới thiệu Ước lượng thời gian hình thành nên sở cho lịch trình dự án Có nhiều phương pháp ước lượng thời gian thành công Trong chủ đề bạn học cách đương đầu với thách thức xây dựng ước lượng thời gian Hãy tưởng tượng đề nghị bạn ước lượng xem để thiết kế xây dựng phân hệ quản lý nhân Nếu bạn chưa thực việc trước bạn chí hồn tồn khơng chác chắn thứ cần có Bạn bị thúc ép mạnh mẽ đưa ước lượng xác Nếu ước lượng bạn khơng bạn kết thúc cơng việc ngồi vĩnh viễn để làm công việc thời gian bạn giao Bạn nên thực số nghiên cứu kỹ lưỡng kiểm tra số liệu với chuyên gia phần mềm quản trị hệ thống thông tin trước bạn đưa câu trả lời Với vai trò giám đốc dự án cơng nghệ thơng tin, bạn phải đối mặt với tình tiến thối lưỡng nan tương tự Bạn thường làm việc dự án bao gồm tình hay cơng nghệ mà bạn chưa thấy trước Hãy giành thời gian bàn bạc với nhà chuyên gia nội dung chuyên ngành a) Tầm quan trọng việc quản lý thời gian - Kết thúc dự án hạn thách thức lớn - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; trơi qua điều xảy - Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột dự án, đặc biệt nửa sau dự án, sức ép tiến độ, phá vỡ quy định dự án … b) Các qui trình quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian dự án gồm qui trình bảo đảm hồn tất dự án hạn Những qui trình gồm: - Xác định hành động - Ước lượng thời gian cho hoạt động - Triển khai lịch hành động - Kiểm soát lịch hành động MỤC TIÊU Trình bày tầm quan trọng việc quản lý thời gian dự án Giải thích qui trình quản lý thời gian 48 Trình bày vận dụng phương pháp dùng để quản lý thời gian: CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique) Rèn luyện tinh thần tuân thủ kỷ luật công việc NỘI DUNG 4.1 Xác định hành động Mục tiêu: - Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn - Xác lập mốc quan trọng - Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực - Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian Bạn thường băn khoăn giao cho bạn cơng việc mà bạn chưa làm Trong tình yêu cầu bạn phải sớm có câu trả lời bắt đầu, hồn thành cơng việc Sự thực bạn chưa trả lời bạn chưa xác định hành động cần thiết ước lượng thời gian để hồn thành cơng việc Từ thực tế dự án CNTT, người ta hiểu cách thức giúp người hình dung cho hệ thống sản phẩm có hình ảnh sau dự án hoàn thành Bằng phương pháp mô dự án giúp thực điều Do đó, mơ ngày trở nên phổ biến chúng giúp giám đốc dự án giảm vấn đề khó xác định hành động giai đoạn sớm dự án 4.1.1 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn Sự nhầm lẫn xung quanh nỗ lực thời đoạn tồn từ lâu phổ biến Có ý kiến sai lầm tồn thời gian dài bạn quản lý nhiều nguồn lực thực nhiệm vụ cụ thể nhiệm vụ thực nhanh Điều hoạc khơng Cách hiểu rõ ràng nỗ lực thời đoạn lâu để cải thiện ước tính kế hoạch làm việc xây dựng cho dự án công nghệ thông tin Định nghĩa Nỗ lực thước đo lượng hay lao động dùng để hồn tất nhiệm vụ cụ thể hay gói cơng việc Các số dùng để thể điều tính thời gian dạng đơn vị Ví dụ ba kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu Theo lực thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hồn tất nhanh thơng qua việc áp dụng nguồn lực lao động hay lượng phụ 49 Thời đoạn thước đo xem gói cơng việc hay nhiệm vụ cụ thể để hoàn tất Các số dùng để thể điều tính đơn vị thời gian Ví dụ xây dựng nhà dân dụng, sau lần đổ trần, người ta thường để tuần để trần ổn định trước tiếp tục xây tầng Khoảng thời gian cố định thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói cơng việc cần đến lượng thời gian để hoàn tất Việc áp dụng nguồn lực phụ không làm thay đổi thời gian yêu cầu Ví dụ Một việc để hồn tất hay khơng thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực áp dụng Hãy nói bạn muốn tạo chai rượu Nhiều người tham gia làm cho việc hái nho vườn trở nên nhanh rượu đặt vào thùng khơng có lượng nỗ lực làm cho rượu lên men nhanh Cơng việc hái nho theo lực, ủ lên men rượu trường hợp khoảng thời gian cố định 4.1.2 Xác lập mốc quan trọng Mốc quan trọng trường hợp điểm kiểm soát dự án, thường việc hồn tất phần chuyển giao tạo yêu cầu báo cáo yêu cầu ủng hộ khách hàng hay nhà tài trợ trước tiếp tục dự án Mốc quan trọng có thời đoạn Các mốc quan trọng đóng vai trị mốc đánh dấu xác định giám đốc dự án và/hoặc khách hàng Chúng phải xác lập có chọn lựa sử dụng giác quan thơng thường, ví dụ đánh giá thiết kế chính, thử nghiệm mẫu, nguồn vào cần đến từ nguồn bên ngoài, xúc tiến quảng cáo Các mốc quan trọng có ích việc tiến triển điểm số tiến triển thực gói công việc ước lượng nên thực cho phù hợp Bảng 4-1: Sơ đồ mốc quan trọng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Hoàn tất hành động A Hoàn tất hành động B Hoàn tất hành động C Hoàn tất hành động D Hoàn tất hành động E 50 Ví dụ: Một cơng ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng có mốc quan trọng thời điểm bất đầu kết thúc dự án giai đoạn hợp đồng có phần chuyển giao đồng thuận khách hàng yêu cầu trước họ tiếp tục phần đồng thuận, họ triển khai quy trình quảng cáo Sơ đồ mốc quan trọng cho dự án Bảng 4-1 4.1.3 Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực Trong nhiều trường hợp, thống kê kỹ cần để hoàn tất dự án công nghệ thông tin không tồn ln tình trạng thiếu hụt thời gian Kết hầu hết dự án công nghệ thông tin đối mặt với ràng buộc nguồn lực kế hoạch làm việc chặt chẽ Tìm hiểu mức độ chiếm ưu đấu tranh đóng vai trị định để xây dựng ước lượng Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình thời hạn chuyển giao cuối ràng buộc quan trọng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo lịch trình dùng hết nguồn lực cần để đảm bảo chuyển giao thời hạn xác lập Dự án hướng theo nguồn lực giá trị nguồn lực, cụ thể nguồn lực kỹ chi phí ràng buộc quan trọng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian từ bỏ chất lượng để giữ lại ràng buộc nguồn lực Trong hai trường hợp thuật ngữ “hướng theo” dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng cho dự án đưa Ví dụ: Có lẽ ví dụ tốt dự án theo lịch trình cơng nghệ thơng tin dự án có tính chất chương trình Y2K vừa qua Mỗi giám đốc dự án có thời hạn cuối khơng thể thương lượng được, xác 12giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999 Các công ty bắt buộc phải dùng hết nguồn lực khổng lồ để nâng cấp thay hệ thống thực mệnh lệnh 4.2 Xây dựng ước lượng thời gian - Các kỹ thuật ước lượng thời gian - Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT 51 - Một số phương pháp ước lượng khác Quy trình ước lượng thời đoạn dự án thách thức vấn đề vạn khởi đầu nan hầu hết dự án công nghệ thơng tin Mục đích dùng siêng để đạt ước lượng thời gian mức độ cao bạn sử dụng dự án phê duyệt tiến triển 4.2.1 Các kỹ thuật ước lượng thời gian 4.2.1.1 Ước lượng phi khoa học: - Dựa kinh nghiệm chủ quan, cảm tính - Nhanh dễ dàng - Kết thiếu tin cậy Chỉ nên dùng trường hợp - Đội ngũ chuyên mơn có kinh nghiệm, có kỹ cao, đội hình cố định - Dự án quy định, bắt buộc phải theo 4.2.1.2 Ước lượng PERT: Thích hợp dự án - Địi hỏi tính sáng tạo - Coi trọng chất lượng kết công việc thời gian hồn thành dự án Cơng thức PERT - Cần làm ước lượng thời gian cho cơng việc - Kết hợp lại để có số cuối Ước lượng (ML-Most Likely): Thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện “bình thường” hay “hợp lý” Ước lượng lạc quan (MO-Most Optimistic): Thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (khơng có trở ngại nào) Ước lượng bi quan (MP-Most Pessimistic): Thời gian cần để hồn thành cơng việc cách “tồi nhất” (đầy trở ngại) Ước lượng cuối tính theo cơng thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 Ví dụ: Ước lượng thời gian cho công việc liên quan đến lắp mạng nội cho quan (EST: estimation - ước lượng thời gian để làm dự án) Đơn vị tính: Ngày 52 Tên cơng việc MO ML MP EST Vẽ sơ đồ khoan tường 3.2 Lắp ống gen 2.2 Đi dây 2.2 0.5 Lắp máy tính máy chủ 3 2.8 Kết nối máy tínhmáy chủ vào hệ thống dây mạng 2.2 0.5 10 2.4 14 32 16 Lắp hộp nối Thử xem mạng thơng chưa Tổng thời gian Sau tăng thêm “một thời gian” cho công việc (thời gian lãng phí chừng) Thơng thường tăng thêm 7% - 10% Tên công việc EST % EST cuối Vẽ sơ đồ khoan tường 3.2 10% 3.52 Lắp ống gen 2.2 10% 2.42 Đi dây 2.2 10% 2.42 10% 1.1 Lắp máy tính máy chủ 2.8 10% 3.08 Kết nối máy tính máy chủ vào hệ thống 2.2 10% 2.42 Thử xem mạng thông chưa 2.4 10% 2.64 Tổng thời gian 16 10% 17.6 Lắp hộp nối Hình 4-2 Biểu đồ PERT 53 Ưu điểm PERT: - Buộc phải tính đến nhiều yếu tố muốn xác định MO, MP - Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người để đạt đồng thuận trí - Giá trị nhận giá trị cân thái cực => có ý nghĩa đáng tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở tiết Nếu gặp ước lượng lớn (vượt tuần 80 giờ) => phải phân rã công việc Nhược điểm PERT: - Mất thời gian (của người tập thể), dự án có q nhiều cơng việc (tuy nhiên: Thà thời gian ban đầu thời gian sau này) - Có thể xảy ra: Tranh luận hàng giá trị bi quan cho công việc => có nguy làm cho người chán nản (Tuy nhiên: Cần phải xem lại người tỏ chán nản: Trình độ chun mơn, tinh thần vượt khó) - Có thể dẫn đến tính tốn vụn vặt => làm cho người quản lý dự án “thấy mà khơng thấy rừng” Tuy nhiên dùng cơng cụ bảng tính để trợ giúp 4.2.1.3.Phương pháp đường tới hạn (CPM) Trong thời gian Hải quân Mỹ phát triển biểu đồ PERT, Dupont xây dựng Phương pháp Đường tới hạn (Critical Path Method, viết tắt CPM) Trong năm 1960, Dupont nghiên cứu phát triển nhiều chất liệu địi hỏi phải có qui trình sản xuất chi tiết Nhu cầu doanh nghiệp tư nhân quốc doanh vật liệu vượt khả Dupont việc xây dựng thiết bị qui trình cần thiết để sản xuất hàng loạt, Dupont xây dựng CPM nhằm giúp xác định xác ràng buộc tài nguyên có ảnh hưởng đến thời gian đưa thị trường Ngày nhiều người coi CPM phương thức tiếp cận mặc định việc vẽ sơ đồ mạng cho dự án có ràng buộc tài nguyên Phương pháp đường tới hạn (Critical Path Method) kỹ thuật mạng dùng ước tính thời gian xác (khơng giống với PERT dùng đến ước tính) để tính tốn thời lượng, thời gian dự trữ cơng việc hay thời gian trì hỗn, đường tới hạn Phương pháp có đặc điểm tiêu biểu: - Tất gói cơng việc phải đặt vào sơ đồ mạng - Các gói cơng việc sơ đồ mạng phải xếp cho thể tất phụ thuộc đường đến kết thúc - CPM mang tính tiền định chỗ dùng ước tính thời gian 54 xác khơng dùng ước tính để tính tốn thời lượng, có khả theo dõi phần trăm hoàn thành với mức độ xác hợp lý - Cuối cùng, cần phải tính tốn thời gian dự trữ (float) hay thời gian trì hỗn (slack) cho gói cơng việc tính tốn đường tới hạn Phương pháp đường tới hạn có ích cho dự án làm trước đó, cho phép ước lượng thời gian với độ xác hợp lý Hình 4-3 Mẫu sơ đồ CPM 4.2.2 Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT Chi phí thời gian lập trình viên (Điều tra Bell Labs) Viết chương trình 13% Đọc tài liệu hướng dẫn 16% Thông báo, trao đổi, viết báo cáo 32% Việc riêng 13% Việc linh tinh khác 15% Huấn luyện 6% Gửi mail, chat 5% (Điều tra IBM) Làm việc 30% Trao đổi công việc 50% Làm công việc khác, không phục vụ trực tiếp cho cơng việc 20% 55 Khó khăn việc ước lượng thời gian làm phần mềm: - Phần mềm chưa làm (khác với dự án kỹ thuật khác) - Khó dùng lại kinh nghiệm dự án trước - Công nghệ thay đổi - Khó phân danh giới rõ ràng giai đoạn Ví dụ: o Kiểm thử có bao gồm việc gỡ rối hay khơng? o Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chương trình hay khơng? Cơng sức thời gian cịn phụ thuộc vào vài yếu tố khác Loại dự án Môi trường áp dụng Hệ số nhân dự phòng Cũ Cũ Cũ Mới 1.4 Mới Cũ 1.4 Mới Mới (Loại dự án cũ có năm kinh nghiệm; Môi trường áp dụng cũ có năm kinh nghiệm) Cơng sức thời gian cịn phụ thuộc vào tay nghề nhóm phát triển Số năm kinh nghiệm 10 Hệ số nhân 0.5 0.6 0.8 1.4 2.6 4.2.3 Một số phương pháp ước lượng khác - Hỏi ý kiến chuyên gia - So sánh với dự án tương tự làm để có số liệu ước tính Tuy nhiên điều khơng phải cho kết tốt số lượng dự án hạn chế Trên giới sử dụng phổ biến phương pháp sở sở liệu (CSDL) báo cáo kết dự án CNTT ISBSG Úc CSDL dự án hãng phần mềm tiếng Ví dụ quan làm nhiều dự án phần mềm (B.A Kitchenham and N.R Taylor, Software Project Development, Journal ò Systems and Software, 5/1985) 56 Thiết kế Lập trình Kiểm thử (%) (%) (%) Người/tháng SLOC Dự án 23 32 45 17 6050 Dự án 12 59 26 23 8300 Dự án 11 83 32 13300 Dự án 21 62 18 5900 Dự án 10 44 45 17 3300 Dự án 28 44 28 68 38990 Dự án 21 74 10 38600 Dự án 66 27 19 12760 Dự án 14 38 47 60 26500 4.3 Triển khai lịch trình Mục tiêu: - Các thành phần giá trị thu - Chi phí - Biểu đồ theo dõi Gantt - Tính toán giá trị thu Để triển khai lịch biểu xây dựng, bạn cần phải tinh thông phương pháp giám sát lịch biểu, từ cập nhật tình trạng dự án biến động lịch trình (SV) biến động phí (CV) 4.3.1 Các thành phần giá trị thu BCWS Budgeted Cost of Work Scheduled Chi phí dự tốn việc xếp lịch BCWP Budgeted Cost of Work Performed – Chi phí dự tốn việc thực Được hiểu Giá trị thu ACWP Actual Cost of Work Performed – Chi phí thực cơng việc thực Quản lý giá trị thu (EVM) kỹ thuật quản lý liên kết việc lập kế hoạch cho nguồn lực với lịch trình chi phí tăng theo giai đoạn Kỹ thuật cho phép đánh giá xác tình trạng cập nhật; đồng thời, tính tốn khoản ước lượng để hoàn thành dự án 57 Giá trị thu cơng cụ đo hiệu suất chi phí, đó, so sánh lượng công việc lên kế hoạch với lượng công việc thực để xác định xem chi phí lịch trình có tiến triển kế hoạch đặt khơng Việc phân tích giá trị thu đem lại tầm nhìn xác dựa việc nhìn nhận biến động lịch trình hay chi phí cách tách biệt Thơng tin cảnh báo cho Giám đốc dự án biết liệu dự án có gặp vấn đề hay khơng; đồng thời cung cấp nguồn thông tin giá trị hành động hiệu chỉnh cần thiết để hoàn thành dự án cách tốt đẹp Ví dụ: Một dự án triển khai thực với thời lượng ước tính hai tháng chi phí dự tốn 30.000 đô la Sau tháng thực hiện, dự án hồn thành 60% khối lượng cơng việc, chi hết 17.000 la Trong đó, chi phí BCWS 15.000 la Chi phí BCWP 18.000 la Và chi phí ACWP 17.000 la 4.3.2 Chi phí Chi phí khoản ước lượng tính cách cộng tất chi phí từ chi phí lao động trang thiết bị, nguyên vật liệu, tổng chi phí cho gói cơng việc, bao gồm chi phí dự phịng Chi phí sử dụng để đo hiệu suất chi phí Các quy tắc áp dụng vào việc lập kế hoạch Phần trăm hoàn thành (Percent complete) khoản ước tính lượng cơng việc hồn thành hoạt động hay nhóm hoạt động, biểu diễn phần trăm Có nhiều cách tính phần trăm hoàn thành: - Quy tắc phần trăm 0/100 Công việc không công nhận hồn thành Khi hồn tất, 100% giá trị cơng việc đóng góp vào hoạt động - Quy tắc phần trăm – 50 – 100 50 – 50 Một nhiệm vụ có ba điều kiện hồn thành: o Hồn thành 0% = nhiệm vụ chưa bắt đầu o Hoàn thành 50% = nhiệm vụ bắt đầu chưa hoàn thành o Hoàn thành 100% = nhiệm vụ hoàn thành Quy tắc không mô tả chi tiết tiến triển hiệu suất 15%, thấy hồn thành nhiệm vụ mơ tả theo hai giai đoạn - Quy tắc hoàn thành theo phần trăm Các số phần trăm hoàn thành đánh giá thời điểm báo cáo cụ thể Mặc dù quy tắc mang lại hiệu cao kiểm sốt hiệu suất chi phí, điều quan trọng phải nhận phương pháp mang tính chủ quan, chủ yếu 58 số ước tính lạc quan Vẫn có khả năng, dự án lớn, chủ thầu gói cơng việc giấu vấn đề xảy cách dự toán cao cho phần trăm cơng việc hồn thành, sau họ làm việc gấp rút thời gian tới Ví dụ “hoàn thành 95%” - Các mốc quan trọng Phương pháp áp dụng thành cơng cho gói cơng việc có thời gian dài nhiều hoạt động Tổng giá trị gói cơng việc chia phân thành cột mốc quan trọng trình thực gói cơng việc Mỗi cột mốc có giá trị dự tốn Giá trị đạt dự án hoàn thành cột mốc 4.3.3 Biểu đồ theo dõi Gantt Biểu đồ theo dõi Gantt biểu đồ Gantt dùng để hiển thị hiệu suất thực tế so với hiệu suất dự tốn; đồng thời hiển thị cơng việc hoàn thành với khoảng trễ cho hoạt động Mặc dù không hiển thị cách rõ ràng mối quan hệ phụ thuộc hoạt động hay đường tới hạn, biểu đồ Gantt lại công cụ hiệu việc cung cấp thơng tin tổng kết cập nhật có ích phân tích tổng hiệu suất thời gian dự án Biểu đồ Gantt hiển thị thời gian cột mốc quan trọng cho biết liệu có theo kịp thời hạn khơng Ví dụ: Một biểu đồ theo dõi Gantt dự án điển hình Nó hiển thị hiệu suất giai đoạn báo cáo thứ năm, tuần 10 Hãy lưu ý khoảng trễ (float) áp dụng cho hoạt động C E; hoạt động A hồn thành kế hoạch, hoạt động B lại hồn thành chậm so với lịch trình Hình 4-4 Biểu đồ theo dõi Gantt 59 4.3.4 Tính tốn giá trị thu Để tính tốn giá trị thu được: Tính Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) cho giai đoạn định Các khoản xác định trình triển khai kinh phí dự án có Cấu trúc chi tiết cơng việc (WBS) cấp độ gói cơng việc Ước tính phần trăm hồn thành dự tốn khoản thời gian - Cần phải xem xét nhân tố sau chọn phương pháp để tính phần trăm hồn thành cơng việc: o Lượng thời gian dành cho gói cơng việc o Độ phức tạp dự án o Khả chịu đựng sức ép thủ tục hành o Phương pháp phù hợp để giảm thiểu tối đa chậm trễ Tính tốn Chi phí dự tốn việc thực (BCWP), hay gọi giá trị thu khoản thời gian đó, cách lấy phần trăm hồn thành cơng việc nhân với Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) Tính tốn Chi phí thực cơng việc thực (ACWP) khoảng thời gian cách xác định số lượng tiền thực tế chi 4.4 Kiểm sốt lịch trình Mục tiêu: - Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án - Cập nhật lịch trình dự án Bạn có theo kịp lịch trình dự án khơng? Hay bạn bị tụt lùi so với lịch trình? Bạn nên ghi nhớ nhân tố quan trọng để đánh giá lực Giám đốc dự án khả bàn giao sản phẩm hẹn Không phải lúc dễ nhận bạn có theo kịp tiến độ lịch trình hay khơng; nhiên, chủ đề giới thiệu công cụ giúp bạn biết có theo lịch trình hay khơng 4.4.1 Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án Các thành phần Hiệu suất theo lịch trình (SPI) Biến động lịch trình (SV) SV (Biến động lịch trình) SV = BCWP – BCWS SPI (Hiệu suất theo lịch trình) 60 SPI = BCWP / BCWS Các dự án CNTT thường khơng theo sát lịch trình dự án, cho dù kế hoạch lập công phu Một khảo sát nhà lãnh đạo CNTT (CIO) gần cho thấy 10% sáng kiến CNTT hoàn thành kế hoạch kinh phí, dự án theo sát lịch trình thời gian suốt nửa chặng đầu Dự án dài quyền ưu tiên thay đổi nguồn nhân lực bị dịch chuyển qua dự án khác Nhờ phương pháp tính Hiệu suất lịch trình (SPI) Biến động lịch trình (SV), Giám đốc CNTT nắm lịch trình tiến triển theo xu hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hịa (Baker and Field, 2001) 4.4.1.1.SV (Biến động lịch trình): độ chênh lệch đo khoản thời gian dự toán thực hoạt động so với khoản thời gian thực để thực hoạt động Nói cách khác, chênh lệch Chi phí dự tốn việc thực (BCWP) Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) Cơng thức tính Biến động lịch trình SV = BCWP - BCWS Nếu kết Biến động lịch trình (SV) số dương (+), nghĩa nhiệm vụ vượt tiến độ Còn kết Biến động lịch trình (SV) số âm (-), nghĩa thời gian thực nhiệm vụ bị tụt lùi so với lịch trình 4.4.1.2.SPI (Hiệu suất tính theo lịch trình): tỉ số cơng việc hồn thành với cơng việc dự tốn Cơng thức tính Hiệu suất lịch trình là: SPI = BCWP / BCWS Nếu giá trị SPI lớn 1, điều có nghĩa cơng việc vượt tiến độ dự tính 4.4.2 Cập nhật lịch trình Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực bước sau: - Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án để xác định khoản thời gian chia - Tính tốn Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) - Tính tốn Chi phí dự tốn việc thực (BCWP) - Tính tốn Biến động lịch trình (SV) để xác định xem dự án có theo kịp tiến độ (số dương +) hay bị tụt lùi (số âm -) so với lịch trình - Tính tốn Hiệu suất tính theo lịch trình (SPI) để xác định xem dự án theo tiến độ (lớn 1) hay tụt lùi (bé 1) so với lịch trình BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Nhân tố ảnh hưởng lớn tới thời đoạn thực tế nhiệm vụ dự án? A Chi phí nhiệm vụ B Khả nguồn lực C Thông tin lịch sử D Những người trước người thành công 61 Phương pháp cách tiếp cận hiệu để xây dựng ước tính thời đoạn nhiệm vụ dự án? A Ý kiến chuyên gia B Kỹ thuật giá trị C Ước lượng ngẫu nhiên D Ước lượng xuống Phát biểu mô tả sở thực tế để xác lập dự liệu mục tiêu dự án? A Các mốc quan trọng xác lập kế hoạch không nên xê dịch B Mốc quan trọng mục tiêu xác lập lại đường tới hạn dự án thay đổi C Dự án nên lập kế hoạch tính đến điểm định làm hay khơng làm dựa vào bắt đầu việc hồn tất kết chuyển giao D Hồn tất giai đoạn phân tích hệ thống xác định nhiều yêu cầu so với mong đợi ban đầu, không nên gây số thay đổi tới kinh phí dự án Cách thức thích hợp để xác định thời đoạn dự án trước thực thi gì? A Giám đốc dự án thực tất ước tính B Kết hợp ước tính cá nhân C Giành ước tính chun mơn D Khơng có cách xác định thời đoạn 62 ... quản lý dự án - Giải thích thuộc tính dự án - Phân biệt dự án dự án CNTT - Trình bày Mục tiêu quản lý dự án - Trình bày tác dụng quản lý dự án - Giải thích giai đoạn quản lý dự án - Giải thích... 5: Quản lý chi phí dự án Chương 6: Quản lý chất lượng dự án Chương 7: Quản lý nhân dự án Chương 8: Quản lý truyền thông dự án Chương 9: Quản lý rủi ro dự án Chương 10 : Quản lý mua sắm dự án Xin... trước dự án Công nghệ thông tin hoạt động - Thực hoạt động quản lý kiểm soát dự án Cơng nghệ thơng tin hoạt động - Tích lũy số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án Công nghệ thông tin Việt Nam -
