Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo ngành tin học Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà mục lụcPhần I: Giới thiệu về Windows 2000.1. Giới thiệu.2. khởi động và thoát khỏi Windows.-----------------------------------------------2Khởi động.Thoát khỏi Windows.3. Cài đặt chương trình ứng dụng.---------------------------------------------------44. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng.----------------------------------------------------6Phần II. Làm việc với Excel.Chương I. Xây dựng bảng tính và các hàm trong Excel.I. Giới thiệu chung.----------------------------------------------------------------6II. Các bước xây dựng bảng tính.-------------------------------------------------8III. Các hàm cơ bản trong Excel.1. Hàm thống kê.---------------------------------------------------------------92. Hàm tham chiếu và tìm kiếm.-------------------------------------------113. Hàm tính toán và xử lý chuỗi.-------------------------------------------124. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu.------------------------------------------------13Chương II. Xử lý dữ liệu và kiểm tra lỗi chính tả.I. Thao tác cơ bản khi làm việc với Excel1. Thao tác làm với Sheet.---------------------------------------------------182. Thao tác làm với dòng ,cột.----------------------------------------------193. Thao tác làm với cơ sở dữ liệu.------------------------------------------19II. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu, Sắp xếp và lọc dữ liệu1. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu.---------------------------202. Sắp xếp dữ liệu.--------------------------------------------------------------------213. Lọc dữ liệuLọc tự động.--------------------------------------------------------------------------------22Lọc bằng lệnh Advanced Filter.----------------------------------------------------------23III. Tính năng bảo vệ trong Excel1. Bảo vệ sổ tính.---------------------------------------------------------------------------232. Bảo vệ trang tính------------------------------------------------------------------------233. Bảo vệ vùng dữ liệu trong trang-------------------------------------------------------244. Gỡ bỏ chế độ bảo vệ--------------------------------------------------------------------24IV. Kiểm tra lỗi chính tả------------------------------------------------------------------24V. Sử dụng tính năng Autocorrect Options---------------------------------------------24VI. Chuẩn bị trang in----------------------------------------------------------------------25Chương III. Biểu đồ và chèn hình ảnh trong ExcelI. Làm việc với biểu đồ1. Khái niệm -------------------------------------------------------------------------------252. Các bước tạo biểu đồ-------------------------------------------------------------------263. Hiệu chỉnh biểu đồ----------------------------------------------------------------------274. Các tiêu đề đặc biệt của biểu đồ------------------------------------------------------281 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà 5. Hiển thị hoặc ẩn các trục toạ độ-------------------------------------------------------286. Chia tỷ lệ đối với loại dữ liệu kiểu thời gian----------------------------------------287. Hiển thị đường kẻ lưới-----------------------------------------------------------------28 8. Hiển thị hoặc ẩn hộp chú giải---------------------------------------------------------28 9. Hiển thị nhãn dữ liệu------------------------------------------------------------------2810. Hiển thị bảng dữ liệu------------------------------------------------------------------2811. Quyết định nơi đặt biểu đồ-----------------------------------------------------------29Chương IV Chia sẻ các chương trình khácI.Hoà trộn Excel với Word1.Tạo một bảng tính mới từ Word-------------------------------------------------------292.Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word3Liên kết 1 phần của bảng tính Excel có sẵn trong Word----------------------------304.Hoà trộn tài liệu Word với Excel------------------------------------------------------30II. Hoà trộn excel với Access1. Chèn 1 bảng tính Excel vào AccessIII. Chia sẻ các sổ tính trên mạng--------------------------------------------------------31Chương V. ứng dụng thực tế của Excel1.Trong trường học------------------------------------------------------------------------322.Trong quản lý xuất nhập khẩu---------------------------------------------------------333.Trong quản lý tiền lương--------------------------------------------------------------- 344. Trong quản lý vận tải-------------------------------------------------------------------362 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà LỜI MỞ ĐẦU. Chúng ta đang ở trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, không còn ai có thể nghi ngờ vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống trong khoa học, kỹ thuật kinh doanh cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, Dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến Quốc Gia và cả Quốc tế. Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều và chính xác kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý điều hành. Hay nói cách khác xử lý thực chất và xử lý thông tin , xong mọi thông tin cần được xử lý trên máy(theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng đều được thể hiện bằng các dữ liệu mà cụ thể hơn là các số liệu đối với MS Excel ghi trên dạng tải nào đó. ở nước ta trong những năm gần đây việc xử lý số liệu không còn xa lạ với người làm tin học. Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán. Các ứng dụng vào trong quản lý ngày càng được phổ biến hơn và đòi hỏi quản lý thông tin khá hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác nhau. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt nghiệp. Trong báo cáo này gồm có 2 phần chính Phần I: Em đã giới thiệu sơ qua về Windows và cài đặt chương trình ứng dụng trên Windows Phần II: Làm việc với Excel. Trong phần II này em đã nêu một số tính năng cơ bản và nâng cao trong khi làm việc với Excel, ngoài ra em còn nêu ra một số bài toán Excel ứng dụng vào thực tế quản lý. Qua thời gian học tập và rèn luyện em đã biết thêm được một số kiến thức sau này em mong muốn ứng dụng nó vào thực tế công việc. Tuy nhiên vì vẫn còn non yếu về kiến thức kinh nghiệm về thực tế cũng như hạn chế về tài liệu và thời gian thực hiện nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy em mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo của em ngày càng hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Sơn, và các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.Hà nội, ngày 7 tháng 8 năm 2006 sinh viên: Lê thị thu Hà.3 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ WINDWS 20001. GIỚI THIỆUWindows 2000 có 2 bộ :bộ Microft windows 2000 sever là bộ hệ diều hành mạng dành cho máy chủ, bộ Microsoft windows 2000 Professional dành cho máy trạm và máy tính xách tay. windows 2000 có độ tin cậy cao, tránh lỗi cho người sử dụng,dễ học,dẽ sử dụng nhất, hỗ trợ rộng rãi các dạng chuẩn internet, có nhiều phông chữ đẹp dùng mã Unicode :times new roman, Arial,Tahoma…, với các phông chữ này có thể dùng tiếng việt đồng thời với nhiều ngôn ngữ khác trên thế giới Yêu cầu phần cứng chạy windows 2000 :CPU 133 Mhz trở lên , bộ nhớ Ram tối thiểu là 64MB , đĩa cứng cồn trống ít nhất là 650MB ,màn hình VGA trở lên, ổ đĩa CD-ROM hay DVD bàn phím và chuột .2.khởi động và thoát windows 20002.1 Khởi động với máy tính đã cài windows2000 đầu tiên chắc chắn rằng không có đĩa trong ổ A ,bật máy tính .Trong chốc lát windows 2000 sẽ nắm chắc quyền điều khiển hệ thống và chuyển sang giao dịên đồ hoạ. Nếu máy tính nối mạng khi khởi động sẽ xuất hiện Welcome To Windows yêu cầu ta nhập vào tên người dùng và mật khẩu truy nhập mạngMàn hình giao diện gồm có màn hình nền desktop, trên màn hình có các biểu tưởng.2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000 Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau đó chọn turn off compuer, một cửa sổ hiện ra ta chọn turn off để tắt máy.3. Cài đặt các chương trình ứng dụngTôi giới thiệu với các bạn đây là một chương trình ứng dụng nhạc JetAudio 6.0. Bước đầu tiên ta nhấn đúp chuột vào file setup của chương trình sau đó 4 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà một cửa s hiện ra ta chọn next, một cửa sổ khác hiện ra ta chọn vào lựa chọn một và tiếp tục next như hình minh hoạTa chọn nextTiếp tục nextNext 5 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà next tiếpSau đó chờ đời giây lát để chương trình cài đặt6 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà tiếp đến là finish để hoàn thành công việc.4. Gỡ bỏ các chương trình ứng dụngBước đầu ta bấm vào start chọn control panel\Add or Remove programchọn chương trình cần gỡ bỏ chọn Remove sau đó làm theo chỉ dẫn của chương trình và next cuối cùng là chọn finish để hoàn tất việc gỡ bỏ một chương trình.7 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Ví dụ như ta gỡ bỏ chương trình JetAudio chọn vào chương trình nhấn vào Change\Remove nó hiện ra một cửa sổ hỏi ta có muốn gỡ bỏ chương trình ứmg dụng này không. Nếu gỡ bỏ ta chọn Yes còn không ta chọn No.Sau đó chương trình sé hỏi ta có muốn gỡ bỏ dữ liệu của chương trình hay không ta chọn Yes để gỡ bỏ hết .Sau đó cửa sổ finish se hiện ra và ta chọn finish để hoàn tất công việc gỡ bỏ 8 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà PHẦN IILÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCELCHƯƠNGIXÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL1.Giới thiệu chung.Làm công tác văn phòng hẳn bạn có nhu cầu xử lý số liệu để làm báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ của mình. Dữ liệu có thể do bạn trực tiếp gõ vào để quản lý nhưng cũng có thể một chương trình máy tính nào đó sinh ra một đống dữ liệu và bạn phải xử lý chúng thành một bảng biểu với những số liệu phân tích. Mục tiêu của khoá học là giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại các thao tác cơ bản ,sau đó cung cấp một số kỹ năng cao cấp để bạn có thể xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồn khác nhau và đích cuối cùng là in được một bản báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc định dạng thay đổi tuỳ ý chỉ qua vài nhấp chuột . Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề khó khăn này thông qua các tình huống nghiệp vụ cụ thể .Trong mỗi chương, mỗi bài toán tình huống được giới thiệu lồng ghép với các thao tác kỹ thuật với Excel cho tới khi bài toán được giải quyết . cách tiếp cận qua các ví dụ như vậy cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các tính năng của Excel và hoàn cảnh áp dụng chúng . Nhưng sẽ có vẻ hơi vội néu nghĩ rằng như vậy là đủ cho hành trang kỹ năng văn phòng của bạn .kỹ năng chỉ được hình thành một khi áp dụng thương xuyên các những điều biết được trong những tình huống biến đổi đa dạng .Chúng ta sẽ lần lượt xem xét và giải quyết các tình huống sau :• Tình huống đơn giản đầu tiên giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ năng cơ sở mà bạn đã biết hoặc đã làm với Excel, xử lý tính toán đơn giản ,sinh biểu đồ ,định dạng trang in và in ra thành báo một cách chuyên nghiệp. • Nảy sinh một số yêu cầu phân tích dữ liệu .chúng ta hãy thử một số hàm phân tích, thao tác xử lý dữ liệu cao cấp .• Dữ liệu trở lên lớn hơn , thậm chí là đầu ra của môt chương trình máy tính nào đó. Dường như bạn đang phải làm chức năng của một chương trình máy tính và xử lý đống dữ liệu đó có thể cơ sở dữ liệu .Chưa hết , yêu cầu báo cáo hôm nay thì thế này , mai thế khác. Làm sao để làm báo cáo phức tạp và theo các khuôn dạng yêu cầu khác nhau?. • Mạng máy tính làm mọi người ít thấy nhau nhưng lại hay “gặp “ nhau hơn . Trong một môi trường công tác trên mạng, bạn có thể làm việc với những người bạn chưa gặp mặt. Dữ liệu bây giờ có thể được cập nhật và xử lý bởi nhiều người. 9 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Sản phẩm của bạn cũng phải được chia sẻ cùng với đồng nghiệp. Làm sao cùng nhau làm việc và sử dụng dữ liệu của nhau trên cùng một bàn tính.• Thông tin lấy từ nhiều nguồn khác nhau, thậm chí qua internet. Thay vì cắt dán một cách thủ công với nhiều sai sót, bạn cần đảm bảo dữ liệu khi xử lý luôn được cập nhật mới nhất. Thêm nữa dữ liệu sẽ đựôc trao đổi với những ứng dụng khác nhau như thế nào.2. Các bước cần chuẩn bị xây dựng bảng tínhBước 1: quyết định chọn công cụ Excel Bạn hãy trả lời các ccâu hởi dưới đây , nếu các câu trả lời là “có” thì Excel đúng là công cụ mà bạn sử dụng .• Các thông tin có cấu trúc dạng bảng không?• Dữ liệu có ổn định và được xử lý định kỳ không ?• Có cần thực hiện tính toán , phân tích trên số liệu không?Bước 2 tổ chức cấu trúc bảng chứa thông tin.• Chia tách thông tin thành các bảng , trang có tính độc lập không nên bắt đầu công việc bằng cách nhập luôn dữ liệu vào trang tính Excel. Một chút thời gian tổ chức bảng dữ liệu sẽ tiết kiệm vô khối công sức sau này và hơn thế nữa nó còn giúp bạn quản lý dữ liệu nhất quán hơn. nếu còn nghi ngờ bạn nên hởi một chuyên gia cơ sở dữ liệu trong công ty bạn. Việc thiết kế, tổ chức bản dữ liệu chính là nghề tạo công ăn việc làm cho anh ta. Những dữ liệu liên quan trực tiếp với nhau và không gây ra sự lặp lại dư thừa trong bảng tính thì nên xếp vào với nhau thành một bảng. Mỗi bảng nên đặt trên một trang trong sổ tính.• Trong mỗi bảng chọn lưu theo hàng ngày hay cột cho một thuộc tính : theo cách thông thương thì các cột sẽ là các loại thông tin thuộc tính cố định và các hàng sẽ chứa dữ liệu được cập nhật và bổ sung. Như vậy bạn có thể chọn cuộn lên, xuống màn hình để trình duyệt qua dữ liệu một cách tự nhiên. Nếu tất cả các thuộc tính của dữ liệu cố định, tức là bảng dữ liệu có kích thước ổn định thì việc sắp xếp theo cột hoặc hàng chỉ là ý thích của bạn.• Gộp nhóm các thông tin liên quan, tách/ che dấu thông tin phụ :Do kích thước màn hình và trang giấy máy in là bạn có hạn và người đọc báo cáo cũng không phải quan tâm đến tất cả dữ liệu của bạn, vì vậy cần sắp xếp các thuộc tính cột cho hợp lý. Hãy đặt các cột thông tin có lien quan hệ gần gũi nhau để dễ quản lý .Nếu một cột không cần xuất hiện trong báo cáo chính thì chúng ta có thể dấu nó đi .• Chú ý tới các rằng buộc ‘chia ra’ trong tổng số dữ liệu được nhất quán. Rất thông thường các báo cáo thường chứa một cột giá trị tổng nói chung và được phân tích chi tiết thành các số liệu trong các cột con. Giá trị trong các cột con có thể bị rằng buộc theo các cách sau.10 [...]... thêm bảng tính Excellngay tai vị tri con chuột và thanh công cụ hay menu bar đều là của Excell • Soạn thảo bảng tính này được tính bình thường nhuuư chúng ta làm trong Excell vậy • Soạn thảo xong nháy chuột đến một chỗ bất kỳ nào ngoài bảng tính bạn trở về word như bình thường 2 Chèn một bảng tính Exell có sẵn vào Word • Bạn đang soạn thảo trong word nhấp chuột để con nhấy nơi muốn chèn bảng tính •... Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trỏ thành trực quan và dễ hiểu hơn Biểu đồ biến đổi từ các hàng và các cột trên bảng tính thành hình khối, đồ thị Biểu đồ các trục trên đó có các giá trị tỷ lệ tương ứng với các giá trị dữ liệu trên bảng tính 2 Các bước tạo biểu đồ Xét bảng tính dưới đây về thu nhập của một đơn vị sản xất nông nghiệp trên... phần của bảng tính Excell có sẵn vào word • Trong word nhấp chuột để đặt con nháy nơi bạn muốn chèn bảng tính • Mở chương trình Excel mở bảng tính cần chèn những ô vào trong word,đánh dấu các ô muốn chèn • Vẫn đứng trong chương trình Excel hãy thực hiện lệnh copy với nhưng ô đã được chọn • Chuyển sang chương trình word từ menu bar chọn Edit/paste Special hộp thoại hiển thị nhấp chọn microsoft excel. .. Autoshape, text box, word Art,vào trong một bảng tính hay cũng có thể ta vào insert/picture/from fìe để chèn một bức ảnh vào một bảng tính CHƯƠNG IV CHIA SẺ VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC I Hòa trộn Excel với word 1 Tạo một bảng tính mới từ word • Bạn đang soạn thảo word đặt con chuột tại vị trí muốn chèn bảng tinh của Excell • Nhấp chuột vào biểu tượng insert Microsoft Excell Worrksheet trên thanh công cụ thấy... tiếng Anh Bước 3: Nhập và lưu trữ dữ liệu: • Có thể dùng tính năng chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật Tính năng này cao cấp nhưng bù lại bạn có thể sử dụng dữ liệu hoặc sử dụng kết quả của mình hay cho người khác Mỗi người có thể phụ trách một phần dữ liệu của mình nhưng báo cáo là thành quả của nhóm –một mô hình cộng tác lý tưởng • Đây là những vùng cho phép và không cho phép sửa đổi Khi chia... dụng lệnh dán paste Special trong menu Edit của Excelvaf dùng các kiểu dán như lần trước Bạn có thể soạn thảo trực tiếp một tài liệu word trong Excel bằng cách chèn một trang mới của word vào Excelsuwr dùng lệnh Object trong menu Insert và lúc này bạn có thể soạn thảo bình thường như trong word II Hoà trộn Excel với access 1 Chèn bảng tính Excel vào access • Mở cơ sở dữ liệu trong access • Từ menu bar... lọc , sắp xếp và định dạng lại trang in cho bảng tính thì quả là mất thời gian và dễ gây sai sót Excel cho phép bạn lưu trữ lại các mẫu báo cáo để sử dụng lại về sau Bạn hãy nghĩ tới bảng tính như là một kho dữ liệu và báo cáo là cách thức trình bày dữ liệu đó như thế nào 3.Các hàm cơ bản trong Excel 11 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà 3.1 Hàm thống kê Hàm tính tổng: =Sum(number1, number2, ) Trả về... Thuế VAT Doanh thu Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà 1 tính tên hàng dựa vào bảng tến hàng và đơn giá 2 tính chủng loại dựa vào ký tự thứ hai của mã hàng 3 đơn giá dựa vào bảng tên hàng và đơn giá 4 thuế VAT:nếu hoá đơn đánh dấu x thì mới tính 5% thuếu VAT còn ngược lại thì không tính 5 doanh thu được tính :đơn giá *sl * tỷ giá +thuế VAT 6 đặt lọc cao cấp advanced:lọc loại máy in HP Larser1100 với đơn... danh sách từ một vùng cho trước trên bảng tính Nếu tinh ý bạn sẽ nhận thấy rằng tiếng việt không hoàn toàn được sắp xếp tốt với chức năng Sort mặc định của Excel Bạn thử nghĩ xem chúng ta nên làm cách nào 3.Lọc dữ liệu Đối với việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài các thao tác sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo lập hoặc hiển thị những danh sách khác từ danh sách ban... :nhập tên đường đẫn và tệp tin Excell cần đưa vào word nếu không nhớ cụ thể ấn Browse Hộp kiểm Link to file:nếu chọn hộp này có nghĩa là liên kết bảng tính Hộp kiểm Display as Icon: nếu chọn hộp này thì word sẽ lấy ra không thể hiện một bảng tính thực sự mà thể hiện dưới một biểu tượng Excell, biểu tượng này có đường dẫn và tên bảng tính đó Nhấp đôi biểu tượng để xem nội dung của nó • Chọn xong nhấn OK . luồng thông tin khác nhau. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt nghiệp. Trong báo cáo này. việc với Excel. Trong phần II này em đã nêu một số tính năng cơ bản và nâng cao trong khi làm việc với Excel, ngoài ra em còn nêu ra một số bài toán Excel
