CHU TRÌNH MUA HÀNG Nhóm 2: Võ Ngơ Kiều Tiên Tạ Ngọc Ánh Trần Thị Thanh Thảo Dương Tiểu Nhi INDEX I Khái quát chung chu trình bán hàng 1/ Khái niệm chu trình mua hàng 2/ Các hoạt động II Quy trình thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 1/ Đặt hàng với nhà cung cấp 2/ Nhận bảo quản hàng hóa 3/ Chấp nhận hóa đơn theo dỗi cơng nợ 4/ Thanh tốn cho hàng hóa cơng nợ mua 5/ Theo dõi chi tiết công nợ phải trả III Các rủi ro tiền tàng kiểm sốt thơng tin chu trình mua hàng 1/ Các rủi ro tiềm 2/ Hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng I Khái niệm chung chu trình mua hàng 1/ Khái niệm mục tiêu chu trình mua hàng • Khái niệm: Chu trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh phát sinh hoạt động thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng hóa, dịch vụ tốn cho loại hàng mua •        Mục tiêu: Mua hàng từ người bán tin cậy; Mua hàng với chất lượng cao; Mua hàng với giá tốt nhất; Mua khoản mục yêu cầu; Có nguồn lực cần; Nhận mặt hàng đặt mua; Đảm bảo loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị cắp 2/ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN • Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ nội bộ, tìm kiếm người cung cấp phù hợp đặt hàng • Nhận hàng từ người cung cấp • Ghi nhận nợ phải trả • Thanh tốn với người bán • Các quan hệ thơng tin thể qua sơ đồ dòng liệu: Dòng liệu tổng qt chu trình mua hàng; Dịng liệu cấp chu trình mua hàng Sơ đồ dịng liệu tổng quát chu trình mua hàng Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình mua hàng II QUY TRÌNH THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG 1/ Đặt hàng với nhà cung cấp A/ Nhận yêu cầu mua hàng • Yêu cầu mua hàng phát sinh từ phận chức kiểm soát hàng tồn kho phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ Cụ thể:   • Nhu cầu văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, TSCĐ: phát sinh không thường xuyên đề xuất từ phận phịng ban Nhu cầu ngun vật liệu, hànghóa: phát sinh nhiều, thường xuyên => đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng Hệ thống kiểm soát kho hàng hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng kho phương pháp quản lý tính tốn hàng dự trữ:    Phương pháp tính theo số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ: economic order quantity) Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning) Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system) B/ Tìm kiếm người bán phù hợp đặt hàng • Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp nhu cầu, tìm kiếm người bán lập thủ tục đặt hàng • Lựa chọn người bán:  Giá hợp lý;  Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;  Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);  Độ tin cậy người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT) B/ Tìm kiếm người bán phù hợp đặt hàng • Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định yêu cầu hàng, giá cả, giao hàng toán  Đơn đặt hàng văn tài liệu điện tử thức yêu cầu người bán  Cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt  Đơn hàng thể cam kết toán cho số hàng  Đơn hàng trở thành hợp đồng người bán chấp nhận đơn hàng  Đơn hàng bao gồm:  Nhà cung cấp;  Bộ phận cung ứng;  Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển;  Nơi vận chuyển;  Phương thức vận chuyển;  Thông tin chi tiết hàng mua; Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý đặt hàng 3/ Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ • Tổ chức ln chuyển liệu thơng tin hoạt động chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Chứng từ, bao gồm:  Hóa đơn mua hàng;  Chứng từ trả tiền cho người bán (phiếu chi, séc)  Tổ chức dòng liệu, luân chuyển chứng từ, tùy theo có khơng sử dụng mơ hình hệ thống Voucher: tay, máy Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi cơng nợ - Không sử dụng hệ thống Voucher - Xử lý tay 3/ Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Dữ liệu lưu trữ thông tin hóa đơn mua hàng, gồm:  Số hóa đơn;  Số đặt hàng;  Mã mặt hàng;  Số lượng;  Đơn giá;  Mã người bán… THANH TOÁN CHO HÀNG HĨA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA • Đến hạn tốn, kế tốn phải trả chuyển tồn hồ sơ mua hàng đề nghị toán (phiếu chi, chứng từ toán) cho ban giám đốc xét duyệt toán chuyển phận tài vụ làm thủ tục toán tiền cho người bán  Doanh nghiệp tổ chức cho kế tốn tốn thực thủ tục lập phiếu chi trình duyệt (ban giám đốc) toán, chuyển phận tài vụ chi tiền  Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ tốn khơng lập phiếu chi Trình tự sau:  Tới ngày toán kế hoạch hồ sơ theo dõi công nợ, kế tốn phải trả chuyển tồn hồ sơ cho phịng tài vụ để xét duyệt tốn tiền  Phòng tài vụ vào chứng từ chuyển sang tiến hành toán cho người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin toán vào hồ sơ chuyển hồ sơ ngược lại kế toán phải trả  Kế toán phải trả, dựa vào thơng tin tốn tiền, định khoản cho nghiệp vụ toán cho người bán: Nợ TK “Phải trả người bán” Có TK “Tiền” Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý tốn tiền THANH TỐN CHO HÀNG HĨA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA Tổ chức luân chuyển dòng liệu hoạt động tốn cơng nợ  Chứng từ, bao gồm:  Phiếu chi;  Séc toán;  Chứng từ toán –Voucher  Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ: Tùy theo phương pháp xử lý thông tin: tay, máy Dữ liệu lưu trữ, bao gồm:  Số chứng từ toán;  Số đặt hàng;  Số hóa đơn;  Tên người bán;  Số tiền toán Lưu đồ xử lý toán tiền- Xử lý tay THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ • Có hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán:  Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán;  Hệ thống chứng từ toán - Hệ thống voucher;  Hệ thống kết hợp sổ chi tiết voucher • Về chất hệ thống khác việc phân loại ghi chép theo dõi chi tiết cơng nợ phải trả, theo thời hạn tốn hóa đơn hay theo người cung cấp III CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ KIỂM SOÁT THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG 1/ Các rủi ro tiềm tàng Các rủi ro tiềm tàng phát sinh chu trình mua hàng thể qua q trình sau: • Đặt hàng (dự trữ q nhiều q ít; đặt hàng khơng cần thiết, mua hàng giá cao chất lượng kém…) • Nhận hàng bảo quản (nhận hàng không yêu cầu, đếm sai hàng nhận, chất lượng hàng khơng đúng, cắp…) • Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ (chấp nhận hóa đơn khống, ưu đãi tốn khơng kịp thời…) • Thanh tốn (thanh tốn nhiều lần cho hóa đơn, trả tiền nhầm đối tượng tốn, trả tiền thừa…) HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG A/ Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng • Thiết kế bảng hoạt động kiểm sốt theo:  Các mục tiêu kiểm soát;  Các rủi ro;  Các thủ tục kiểm sốt q trình mua hàng • Lập Bảng kiểm sốt hoạt động Bảng kiểm soát hoạt động mua hàng Hoạt động Rủi ro Các thủ tục kiểm soát Đặt hàng thừa thiếu với nhu cầu Sử dụng cơng cụ tính tốn để xác định nhu cầu Mua hàng với chất lượng không đảm bảo Đặt hàng dựa yêu cầu mua hàng kiểm tra Đặt hàng Xây dựng cập nhật mục giá thường xuyên Tổ chức đấu thầu lực chọn nhà cung cấp cho đơn đặt hàng lớn Nhận bảo quản Nhận mặt hàng không đặt hàng Phân chia trách nhiệm người mua hàng nhận hàng, kho hàng Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đặt hàng, lập chứng từ nhập kho hàng Bộ phận nhận hàng, kho hàng tham gia đếm, kiểm hàng Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Thanh tốn Chấp nhận hóa đơn khống đãn đến tốn mặt Kiểm tra hình thức tính tốn hóa đơn hàng dịch vụ khơng nhận Lập kế hoạch toán ghi chép lưu trữ theo ngày cần tốn Mất khoản ưu đãi khơng kịp thời Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả người mua hàng, thủ quỹ Thanh toán nhiều lần hóa đơn hoạt động mua Phân chia trách nhiệm thủ quỹ người lập sec toán với người đối chiếu ngân hàng hàng Lập thủ tục xét duyệt tốn dựa tồn chứng từ gốc mua hàng, nhận hàng đặt hàng Tăng cường tóa, đối chiếu thường xuyên với ngân hàng HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG B/ Kiểm sốt hệ thống thơng tin • Kiểm sốt chung  Mục tiêu (Đảm bảo an toàn cho liệu chương trình xử lý; Tránh rủi ro bị mất, sửa đổi liệu bị lộ thơng tin quan trọng)  Kiểm sốt truy cập  Phân chia trách nhiệm  Lưu trữ tạo tập tin dự phịng • Kiểm sốt nhập liệu  Mục tiêu:  Đảm bảo tính xác đầy đủ liệu nhập vào;  Kiểm soát hợp lệ liệu nhập, kiểm soát số tổng  Thiết kế bảng thủ tục kiểm soát HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG B/ Kiểm sốt hệ thống thơng tin Xây dựng ma trận kiểm soát liệu nhập, bao gồm cột hàng (dòng):  Các cột vùng liệu cần nhập;  Các hàng liệt kê kiểm soát nhập liệu;  Tại tọa độ giao điểm hàng cột, đánh dấu (√) xác định kiểm soát cần thiết Ma trận kiểm soát nhập liệu phiếu mua hàng HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG B/ Kiểm sốt hệ thống thơng tin • Kiểm sốt xử lý kết xử lý:  Mục tiêu: đảm bảo hoạt động diễn theo trình tự  Các kiểm soát xử lý đối chiếu liệu thực sách, mệnh lệnh  Kết thúc q trình xử lý liệu, nhóm kiểm sốt liệu lập báo cáo trình bày tóm lược thay đổi liệu tập tin liệu liên quan trình xử lý chu trình mua hàng ... tổng qt chu trình mua hàng; Dịng liệu cấp chu trình mua hàng Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình mua hàng Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình mua hàng II QUY TRÌNH THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG... I Khái quát chung chu trình bán hàng 1/ Khái niệm chu trình mua hàng 2/ Các hoạt động II Quy trình thơng tin kế tốn chu trình mua hàng 1/ Đặt hàng với nhà cung cấp 2/ Nhận bảo quản hàng hóa 3/... Hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng I Khái niệm chung chu trình mua hàng 1/ Khái niệm mục tiêu chu trình mua hàng • Khái niệm: Chu trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh phát sinh hoạt động