Doanh nghiệp cần những kỹ năng gì ở người thư ký văn phòng? Ths Nguyễn Hồng Duy Sđt: 0983021011 Email: duy_gv@yahoo.com Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt là công tác quản lý. Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi mới và nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng cho người thư ký là hết sức quan trọng. Một điểm có thể nhận thấy nữa là các doanh nghiệp của Việt Nam chủ yếu có quy mô vừa và nhỏ, tính chất tự chủ về tài chính cũng khiến cho cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp hết sức gọn nhẹ mà ở đó tính hiệu quả được đặt lên hang đầu. Vì vậy, người thư ký văn phòng cần phải được trang bị nhiều kỹ năng đa dạng để có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và chịu được những áp lực công việc cũng như biến động của tổ chức. Hiện nay việc đào tạo thư ký văn phòng của chúng ta đã có những thay đổi để phù hợp hơn với điều kiện thực tế, tuy nhiên vẫn có một khoảng cách nhất định giữa nhu cầu của các doanh nghiệp và chất lượng đào tạo. Ở nhiều nơi, sinh viên ra trường chỉ được làm những công việc đơn giản, sự vụ, mang tính phục vụ là chủ yếu chứ chưa nhiều các công việc đòi hỏi về tư duy.Việc đào tạo lại hoặc sử dụng thư ký văn phòng có trình độ chuyên môn ở những lĩnh vực khác là điều không hiếm trong các doanh ngiệp. Đây là điều cần được nghiên cứu một cách kỹ lưỡng bởi trong nền kinh tế hiện nay thì doanh nghiệp chính là thị trường đầu ra quan trọng của các cơ sở đào tạo. Việc sinh viên, học sinh ngành này sau khi tốt nghiệp còn khó khăn trong quá trình xin việc ở các doanh nghiệp là điều đáng tiếc. Qua khảo sát và thực tiễn giảng dạy, tôi cho rằng đào tạo thư ký văn phòng hiện nay bên cạnh những kỹ năng cơ bản về hành chính thì cần phải được tập trung trang bị cho họ một số kỹ năng sau đây: 1. Kỹ năng soạn thảo văn bản: Đây là một kỹ năng cơ bản của thư ký văn phòng mà trong chương trình đào tạo cũng đã được trang bị cho người học. Tuy nhiên, chúng ta hiện nay vẫn chủ yếu hướng dẫn cho học sinh, sinh viên soạn thảo văn bản của các cơ quan Nhà nước. Trong khi đó, tính độc lập của doanh nghiệp đã tạo ra sự đa dạng và tính khác biệt nhất định trong thể thức và nội dung văn bản của doanh nghiệp. Điều này đã khiến người học cảm thấy khá lúng túng khi thi tuyển và làm việc ở nhiều doanh nghiệp. Mặt khác, thời gian thực hành của sinh viên ở trường không nhiều nên chỉ được thực hành soạn thảo những văn bản hành chính thông thường như: công văn, quyết định, báo cáo, thông báo…còn những văn bản phức tạp hơn và mang tính đặc thù của doanh nghiệp như: hợp đồng kinh tế, điều lệ, nghị quyết của Hội đồng quản trị…hầu như không được nhắc tới. Ngoài ra, trình độ ngoại ngữ của sinh viên, học sinh ngành này còn yếu cho nên việc soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài là một trở ngại rất lớn với họ khi xin việc vào doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn nước ngoài. 2.Kỹ năng xử lý thông tin: Xử lý thông tin là hoạt động thường xuyên mà thư ký văn phòng cần phải làm để phục vụ cho hoạt động quản lý.Có thể nói,thông tin là một nguồn lực rất quan trọng của các doanh nghiệp. Việc thu thập,xử lý và chuẩn bị, cung cấp thông tin cho lãnh đạo có ý nghĩa rất lớn tới chất lượng của các quyết định. Việc hướng dẫn các kỹ năng xử lý thông tin cho sinh viên vẫn chủ yếu là lý thuyết và tập trung nhiều vào kỹ năng xử lý văn bản. Trên thực tế, hoạt động của các doanh nghiệp có tính đa dạng theo lĩnh vực ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký. Mặt khác, sự nhạy cảm của thị trường, những biến động về thời cơ, thách thức luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải có thông tin đầy đủ để đối phó kịp thời. Điều này cho thấy, thư ký với vai trò của mình cần tìm kiếm và thiết lập nhiều kênh thông tin khác nhau để có thể nắm bắt và xử lý thông tin tốt. Ngoài ra, tôi cho rằng thông tin chỉ thực sự hữu ích đối với cơ quan và lãnh đạo khi người thư ký có khả năng tham mưu và tư vấn tốt không chỉ trong lĩnh vực của mình. Chính vì vậy, sự chủ động là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, qua khảo sát tôi cho rằng một bộ phận không nhỏ sinh viên, học sinh hiện nay còn rất thụ động trong tư duy cũng như việc làm. Trên thực tế, thư ký văn phòng thường chỉ quan tâm tới những thông tin thường xuyên phục vụ hoạt động hành chính, tổ chức của cơ quan mà ít chú tâm tới những thông tin khác.Song đối với doanh nghiệp thì cơ hội có thể tới từ bất kỳ một kênh thông tin nào mà họ phải tận dụng và thư ký văn phòng là đầu mối thông tin có thể coi là quan trọng hàng đầu với người lãnh đạo. 3.Kỹ năng giao tiếp và làm việc theo nhóm: Như chúng ta đều biết giao tiếp không chỉ là những hoạt động mang tính truyền tải thông tin đơn thuần mà đối với người thư ký, giao tiếp chính là kỹ năng để họ thiết lập và duy trì các mối quan hệ của cơ quan cũng như người lãnh đạo. Điều này là hết sức quan trọng trong quá trình giải quyết công việc đồng thời giao tiếp tốt còn góp phần xây dựng môi trường văn hoá công sở lành mạnh, bảo vệ được hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Với vị trí của mình, thư ký thường xuyên có những tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau như cán bộ trong cơ quan, đối tác, khách hàng…với nhiều trình độ, năng lực và có quyền lợi khác nhau trong mối quan hệ với doanh nghiệp. Vì vậy, giao tiếp của người thư ký không chỉ là quá trình chuyển giao và tiếp nhận thông tin đơn thuần mà còn có ý nghĩa trong việc tạo ấn tượng tốt đối với đối tượng giao tiếp và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp mình. Để làm được điều này, người thư ký bên cạnh các kỹ năng giao tiếp cơ bản như nghe, nói, đọc, viết thì cần có vốn hiểu biết nhất định về các nghi thức giao tiếp, nghi thức lễ tân cũng như hiểu về văn hoá, tập quán liên quan tới giao tiếp không chỉ cuả người Việt Nam. Thực tiễn công tác giảng dạy hiện nay, chúng ta đã có những môn học về nghiệp vụ giao tiếp và nghi thức lễ tân Nhà nước nhưng cũng chủ yếu là giới thiệu vê mặt lý thuyết và chưa đa dạng, chưa đi sâu vào các kỹ năng sống trong đó có giao tiếp. Hoạt động giao tiếp có thể diển ra ở mọi nơi với nhiều hoàn cảnh khác nhau mà người thư ký phải biết tận dụng các cơ hội để giao tiếp. Tuy nhiên, có một thực tế cho thấy sinh viên của chúng ta còn khá thụ động trong giao tiếp, ngại giao tiếp, họ cũng không có nhiều điều kiện để cọ xát, thực hành nên việc tạo ra một môi trường để sinh viên tiếp xúc là cần thiết. Bên cạnh đó, kỹ năng làm việc theo nhóm theo tôi cũng cần được quan tâm và trang bị cho người học bởi công tác văn phòng luôn có sự gắn kết với nhiều hoạt động khác nhau trong tổ chức mà với một cơ cấu gọn nhẹ của doanh nghiệp thì điều này càng thể hiện rõ. Việc nắm rõ bản chất của tổ chức với những cơ chế hợp tác, giải quyết xung đột, các quy luật tâm lý con người trong tổ chức, văn hoá ứng xử…sẽ góp phần quan trọng để người thư ký thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất. Sinh viên cần được tăng cường các giờ thảo luận theo nhóm trong các tiết học để dần hình thành kỹ năng phối hợp nhóm tốt, tránh tình trạng thụ động, ỷ lại trong học tập cũng như làm việc sau này. 4. Kỹ năng Pr: Pr (Public Relations) là một thuật ngữ mới xuất hiện trong thời gian gần đây được hiểu là các hoạt động liên quan tới quan hệ công chúng để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng.Thuật ngữ này dần được phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam nhằm giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, tăng cường năng lực kinh doanh, thiết lập mối quan hệ tốt của doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước, đối tác và người dân. Pr thường được nhấn mạnh trong hoạt động kinh doanh tuy nhiên nó lại chứa đựng nhiều nội dung mà người thư ký với vị trí công việc của mình có thể đảm trách và thực hiện tốt như: tổ chức sự kiện (Event Management), quan hệ với chính phủ (Government Relations)…Rõ ràng, những hoạt động này ở các doanh nghiệp là tương đối khác biệt so với các cơ quan Nhà nước. Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hẳn một đội ngũ làm Pr hoặc thuê các doanh nghiệp chuyên tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp. Điều này không có nghĩa rằng thư ký không cần tới các kỹ năng làm Pr bởi trong nhiệm vụ của người thư ký có nhiều công việc liên quan tới tổ chức hoạt động chung và các nghi thức giao tiếp. Vì vậy, theo tôi cũng cần đưa các khái niệm này đối với sinh viên ngành thư ký văn phòng để nâng cao năng lực làm việc cho họ khi ra trường. Thực tiễn nhiều cán bộ văn phòng khi được giao tham gia đảm nhiệm các công việc này ở các doanh nghiệp rất lúng túng, ngoài các chương trình hội họp chung thì việc tổ chức những sự kiện lớn hơn như: Đại hội cổ đông, hội nghị khách hàng, khai trương giới thiệu sản phẩm, họp báo…thì cần phải có những phương thức bài bản của một nhân viên Pr. 5. Các kỹ năng về tài chính, nhân sự: Thường thì đây là một kỹ năng mà người thư ký không được đảm trách trong hoạt động của các cơ quan. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp do cơ cấu tổ chức gọn nhẹ thì người thư ký nhiều nơi cũng được giao những nhiệm vụ có liên quan như: kế toán viên kiêm nhiệm, thủ quỹ, chấm công, làm bảng lương, giải quyết chế độ bảo hiểm… Một số hoạt động công tác văn phòng như mua sắm cũng cần có những hiểu biết nhất định về thủ tục thanh toán, dự toán, hoá đơn, chứng từ. Nhiều sinh viên, học sinh sau khi ra Trường vào làm việc ở các doanh nghiệp cảm thấy rất khó khăn và lúng túng, nhiều việc phải vừa học vừa làm. Điều này đã cản trở không nhỏ cho sinh viên khi xin việc vào làm ở các doanh nghiệp. Hiện nay, chúng ta cũng đã dần đưa một số môn học của nghiệp vụ kế toán vào trong chương trình đào tạo. Tuy vậy cũng cần tăng cường thời gian thực hành cho sinh viên để tạo thành kỹ năng hoàn chỉnh khi họ ra trường. Trên đây là một số kỹ năng trọng tâm mà theo tôi các doanh nghiệp rất cần ở một người thư ký văn phòng hiện nay. Bài viết này cũng không đề cập tới những kỹ năng cơ bản khác như: quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, xây dựng lịch làm việc, tổ chức các chuyến đi công tác…bởi đó là những kỹ năng tất yếu mà một người thư ký cần có và trong chương trình đào tạo đã giới thiệu. Để hoàn thiện kỹ năng cho sinh viên học sinh ngành này cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của sản phẩm giáo dục mà cụ thể ở đây là ở các doanh nghiệp thì theo tôi cần chú ý tới một số giải pháp sau: - Các cơ sở đào tạo cần thiết các kênh thông tin với các doanh nghiệp để nắm rõ các yêu cầu của nhà tuyển dụng đối với người thư ký văn phòng để từ đó có những điều chỉnh trong chương trình đào tạo cho phù hợp cũng như có những thông tin phản hồi của sinh viên sau khi ra trường để có thể đánh giá được chất lượng đầu ra. - Cần có những rà soát lại chương trình đào tạo, đổi mới phương pháp dạy và học theo hướng bám sát với nhu cầu thực tế, tăng thời gian thực hành, thảo luận. Có như vậy mới cải thiện và nâng cao chất lượng đào tạo - Tăng cường trao đổi, tổng kết, rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả đào tạo - Tăng cường chất lượng đội ngũ giảng viên Nhìn chung, xu thế hội nhập đã tạo ra nhiều cơ hội cho hoạt động của các doanh nghiệp và điều đó cũng đặt ra những yêu cầu đối với nguồn nhân lực trong đó có nghề thư ký văn phòng. Con người là trung tâm và là yếu tố quyết định tới sự thành bại của một tổ chức mà ở đó chất lượng đào tạo lại đóng vai trò tiên quyết. . Doanh nghiệp cần những kỹ năng gì ở người thư ký văn phòng? Ths Nguyễn Hồng Duy Sđt: 0983021011 Email:. tạo thành kỹ năng hoàn chỉnh khi họ ra trường. Trên đây là một số kỹ năng trọng tâm mà theo tôi các doanh nghiệp rất cần ở một người thư ký văn phòng