Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái ni m, ý ngh a, tác d ng, yêu c u ệ ĩ ụ ầ c a công c tra tìm TLLTủ ụ II. Các lo i công c tra tìm tài li u ch ạ ụ ệ ủ y u trong các l u trế ư ữ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái ni mệ 2. Ý ngh a, tác d ngĩ ụ 3. Yêu c u đ i v i công c tra tìm ầ ố ớ ụ TLLT Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 1.Khái niệm • Công c tra tìm TLLT là ụ ph ng ti n tra tìm và ươ ệ thông tin tài li u trong các ệ l u tr l ch s và l u tr ư ữ ị ử ư ữ hi n hành.ệ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 2. Ý nghĩa, tác dụng • Đ gi i thi u thành ph n, n i dung tài li u ể ớ ệ ầ ộ ệ c a các kho l u trủ ư ữ • Ch d n đ a ch t ng tài li uỉ ẫ ị ỉ ừ ệ • Là ph ng ti n đ th ng kê thành ph n, ươ ệ ể ố ầ s l ng tài li u trong các l u trố ượ ệ ư ữ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Ph i gi i thi u chính xác n i dung tài li u ả ớ ệ ộ ệ l u tr đang b o qu n trong kho l u tr .ư ữ ả ả ư ữ • Các lo i công c tra tìm ph i đ c xây ạ ụ ả ượ d ng th ng nh t v hình th c và n i dung.ự ố ấ ề ứ ộ • Đ m b o vi c tra tìm, l a ch n, t p h p tài ả ả ệ ự ọ ậ ợ li u nhanh chóng theo yêu c u c a đ c gi .ệ ầ ủ ộ ả • K t c u c a các lo i công c tra tìm tài li u ế ấ ủ ạ ụ ệ ph i đ n gi n, d hi u, d s d ng.ả ơ ả ễ ể ễ ử ụ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. M c l c h sụ ụ ồ ơ 2. Các b th tra tìmộ ẻ 3. Sách h ng d n n i dung TL kho l u ướ ẫ ộ ư trữ 4. B n s y u TLLTả ơ ế 5. C s d li u thông tin n i dung TLLTơ ở ữ ệ ộ Nguyn L Nhu ng - 09125819 97 1. Mc lc h s a. Tác dụng: - Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần, nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu. - Thống kê số l ợng hồ sơ - H ớng dẫn sắp xếp khoa học HS - Cố định ph ơng án phân loại TL Nh vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài liệu l u trữ. Vỡ v y, nú l CC ch y u trong cỏc phũng (kho) LT. Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬: - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng l u tr÷ - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo thêi gian. - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo c¬ cÊu t ch c.ổ ứ Nguyn L Nhu ng - 09125819 97 c. Ph ơng pháp lập MLHS - Đối với những PLT có khối l ợng TL ít đ ợc chỉnh lý 1 lần thì lập 01 MLHS - Đối với những PLT có khối l ợng TL nhiều, chỉnh lý thành nhiều đợt, thì mỗi đợt đ ợc lập thành 1 MLHS - Đối với những ĐVHTP còn đang hoạt động có CCTC ổn định thì lập MLHS cho từng đơn vị t ch c . - Nếu phòng, kho l u trữ nào có khối l ợng TL m mật t ơng đối lớn thì có thể lập thành MLHS riêng - Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL khác nhau => mỗi loại hình đ ợc lập thành MLHS riêng Nguyn L Nhu ng - 09125819 97 * L u ý - Trong tr ờng hợp 1 phông LT đã đ ợc lập MLHS rồi, nh ng sau đó cú 1 số HS,TL cần bổ sung thì sẽ xử lý nh sau: + Nếu TL với số l ợng ít thì có thể bổ sung đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm ph n Ch ng t k t thỳc c a ML + N u số l ợng HS nhiều và có nội dung quan trọng thì lập MLHS mới - Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng phông LT, 1 quyển MLHS không cho phép thống kê TL của nhiều phông. [...]... ngời: Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, trong đó các thông tin đợc phân chia theo từng cá nhân; mỗi lĩnh vực hoạt động là một đề mục của phơng án phân loại Nguyn L Nhu Vớ d: Bộ thẻ giới thiệu nội dung tài liệu của những nhà y học nổi tiếng của Việt Nam 1- Ngữ (Đặng Văn) 2- Thạch (Phạm Ngọc) 3- Tùng (Tôn Thất) vv Nguyn L Nhu + Bộ thẻ địa d Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, trong... Nguyn L Nhu * Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS gồm: - Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục) gồm: + Tên kho lu trữ: + Tên phông LT: + Số phông: + Số mục lục: Nguyn L Nhu - Li nói đầu Bn thống kê chữ viết tắt Bn chỉ dẫn Mc lc ca mc lc - Phần tổng kết mục lục Nguyn L Nhu 2 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lu trữ a Khái niệm Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài liệu LT, đợc phân loại... địa d, tác giả Nguyn L Nhu b Tác dụng - Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu lu trữ Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một phông lu trữ, một số phông lu trữ, 1 kho lu trữ hoặc toàn bộ tài liệu của phông lu trữ Quốc gia Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu, phơng án phân loại TL của từng phông cũng nh ranh giới giữa các phông LT (S... chóng những câu hỏi và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của tài liệu lu trữ - Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo quản trong kho lu trữ Nguyn L Nhu c Các loại bộ thẻ Bộ thẻ hệ thống Bộ thẻ sự vật - Chuyên đề Bộ thẻ sự vật Bộ thẻ thời gian Nguyn L Nhu * Bộ thẻ hệ thống - Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra tìm tài liệu lu trữ trong đó các thông tin đợc phân loại theo... giữa các kho lu trữ Nguyn L Nhu Vớ d 1: Bộ thẻ "Mặt trận việt minh" có các thông tin sau 1- Sự ra đời của mặt trân 2- Tổ chức mặt trận 3- Đấu tranh chính trị 4- Đấu tranh vũ trang 5- Hồ Chủ Tịch với mặt trận Nguyn L Nhu Vớ d 2: Bộ thẻ :"Cây lơng thực" 1- Cây lúa 2- Cây ngô 3- Cây sắn 4- Cây khoai lang Nguyn L Nhu * Bộ thẻ sự vật - Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, trong đó các... thẻ thời gian: Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, trong đó thông tin đợc phân loại theo đặc trng đơn vị thời gian ( thế kỷ, thập kỷ, năm, tháng) đợc sắp xếp theo thời gian Tên các phần, đề mục trong quá trình phân loại thông tin là đơn vị thời gian Tác dụng: Dùng để giới thiệu nội dung tài liệu về những vấn đề, những sự vật có số lợng tài liệu ít và sản sinh trong thời gian dài... vật - chuyên đề - Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, trong đó các thông tin đợc phân loại theo sự vậtchuyên đề Các thông tin đợc sắp xếp theo trật tự logic phát triển của sự vật và chuyên đề đó - Tác dụng: Bộ thẻ sự vật- chuyên đề giới thiệu nội dung của từng kho lu trữ hoặc một số phông lu trữ Nó không đòi hỏi tính thống nhất trong các kho lu trữ khác nhau trên toàn quốc Nguyn L... ngành hoạt động XH - Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu lu trữ không chỉ trong phạm vi 1 phông, 1 kho lu trữ cơ quan, của 1 trung tâm lu trữ Quốc gia, m cú th gii thiu nd TLLT ca toàn bộ phông lu trữ Quốc gia - Yêu cầu: Phơng án phân loại thông tin và hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các trung tâm Lu trữ Quốc gia và kho lu trữ cơ quan trong c nớc Nguyn L Nhu - Phơng án phân loại thông... hoc bỏch phõn (t 00-99)- hỗn hợp chữ và số Nguyn L Nhu Vớ d: Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau năm 1945 ca cỏc c quan NN 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Nguyn L Nhu Những vấn đề chung Tổ chức Nhân sự Thi đua khen thởng Hành chính, Văn th, Lu trữ Quân sự Công an Ngoại giao T pháp Thanh tra Kiểm sát 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Nguyn L Nhu Toà án Biên giới Dân tộc, miền núi TÔn... 29 30 31 thống kê dân số - Kế hoạch hoá gia đình Dự trữ quốc gia tài chính Vật giá Hải quan Ngân hàng thơng mại du lịch 32 Dịch vụ công cộng Nguyn L Nhu 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Nguyn L Nhu Bu điện giao thông vận tải kiến trúc, xây dựng Địa chính khí tợng thuỷ văn khoa học và công nghệ môi trờng nông nghiệp lâm nghiệp Thuỷ lợi Thuỷ sản Công nghiệp Trong tng lnh vc hot ng ln thụng tin TL . 09125819 97 CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái ni m, ý ngh a, tác d ng, yêu c u ệ ĩ ụ ầ c a công c tra tìm TLLTủ ụ II. Các lo i công c tra tìm tài li u ch ạ. loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. M c l c h sụ ụ ồ ơ 2. Các b th tra tìm ẻ 3. Sách h ng d n n i dung TL kho l u ướ ẫ ộ ư trữ 4.