LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ I. Khái niệm, yêu cầu 1. Khái niệm 1.1. Hồ sơ Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc trưng chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, một cá nhân. 1.2. Lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 2. Yêu cầu - Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị - Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn chỉnh - Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị II. Trách nhiệm lập hồ sơ - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình. - Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ của đơn vị mình. - Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó. III. Tổ chức lập hồ sơ 1. Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ (DMHS) 1.1. Khái niệm, tác dụng Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ của một cơ quan, tổ chức kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã qui định. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 1 - Danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện; giúp cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ đúng, đầy đủ, chính xác; - Là căn cứ để cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn; giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, chuyên viên. - Nêu cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. 1.2. Phương pháp xây dựng và sử dụng DMHS 1.2.1. Phương pháp xây dựng DMHS * Các căn cứ để xây dựng DMHS: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên; - Lề lối làm việc, chế độ hội họp, báo cáo và tổ chức văn thư của cơ quan; - Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc DMHS của năm (nhiệm kỳ) trước và bảng THBQ tài liệu của cơ quan; - Các đặc trưng lập hồ sơ. * Nội dung các bước xây dựng DMHS: - Bước 1: xây dựng bố cục bảng kê DMHS. Thông thường có 2 cách xây dựng bố cục bảng kê DMHS là theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề. + Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan: là căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan; sau đó sắp xếp thứ tự các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan. + Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, đơn vị để phân chia ra các vấn đề, các mặt hoạt động của quan. - Bước 2: dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ. * Cách xây dựng DMHS: có hai cách - Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến DMHS cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức xét duyệt và ký ban hành. - Cách thứ hai: từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của đơn vị trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị thành bản TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2 DMHS của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản DMHS của cơ quan trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt và ký ban hành. - Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ + Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây dựng DMHS cho phù hợp; + Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau. 1.2.2. Cách sử dụng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan phê duyệt cần sao thành nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm đồng thời để ghi mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào văn bản đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc trường lưu hồ sơ trong các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị; làm cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ những công việc thuộc trách nhiệm. Cán bộ, chuyên viên trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình phải lập những hồ sơ gì để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số, ký hiệu hồ sơ (như trong DMHS). Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ đó. 2. Lập hồ sơ 2.1. Mở hồ sơ 2.1.1. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ Đối với cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). 2.1.2. Đối với cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ Căn cứ vào các đặc trưng sau để lập hồ sơ: * Đặc trưng tên loại văn bản: Là tên của thể loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông tư,… Những văn bản có cùng tên loại, của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi ở văn thư. Ví dụ: TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 3 Báo cáo của UBND quận Thanh Xuân, năm 2000. * Đặc trưng vấn đề: Những văn bản, tài liệu có tên loại khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nội dung nói về một vấn đề, một sự việc trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc. Ví dụ: Hồ sơ về việc thực hiện nghị quyết hội nghị Ban Chấp hành Trung ương lần thứ V (khóa VIII) về xây dựng nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc, … * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các cơ quan gửi đến. Ví dụ: Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của UNND thành phố Hà Nội gửi đến UBND quận Thanh Xuân, năm 2005. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư lưu trữ nhà nước với Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân về việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức UBND quận Thanh Xuân, tháng 8/2003. * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố, huyện, quận, thị xã,… Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình giải phóng mặt bằng của các phường trên địa bàn quận Thanh xuân Hà Nội, năm 2005. * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến. Đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo về tình hình xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các phường trong quận Thanh Xuân, năm 2004. * Một số điểm cần chú ý khi vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ: - Khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ, biết kết hợp giữa đặc trưng chính với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. - Trong thực tế thường vận dụng phổ biến 4 đặc trưng theo thứ tự: tên loại văn bản, tác giả ban hành văn bản, vấn đề, thời gian để lập hồ sơ. (Tài liệu gì – của ai – về vấn đề gì – khi nào?) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 4 2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Thu thập được đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc hay một người đưa vào hồ sơ thì hồ sơ đó mới hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng. Mỗi cán bộ, chuyên viên cần coi việc thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là một phần trong quá trình giải quyết công việc và phải thu thập kịp thời. 3.2.3. Phân chia đơn vị bảo quản - Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các lưu trữ. Một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nều hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản (ĐVBQ). - Cách phân chia ĐVBQ Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ không nên dày quá 200 trang. Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ vượt quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một ĐVBQ. Khi phân chia ĐVBQ cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian của tài liệu hoặc giá trị của tài liệu trong hồ sơ mà phân chia cho hợp lý. Ví dụ: * Đối với thể loại văn bản quyết định trong một năm hoặc một nhiệm kỳ (nếu nhiều) nên dựa vào nội dung văn bản để phân chia ra các ĐVBQ sau: - Quyết định về chủ trương công tác; - Quyết định về tổ chức bộ máy; - Quyết định về nhân sự. + Quyết định về tiếp nhận, điều động cán bộ; + Quyết định về kỷ luật cán bộ; + Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ; + Quyết định về khen thưởng cán bộ; +……………………………………. 3.2.3. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản) Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau: * Sắp xếp theo số thứ tự văn bản * Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản * Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản * Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 5 * Sắp xếp theo vần chữ cái * Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: - Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và ký hiệu tra tìm). - Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao để thay thế. - Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến; báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến. 3.2.4. Dự kiến tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ. 3.2.5. Biên mục hồ sơ * Đánh số trang: Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: Đánh số trang là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ), bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: Số trang phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. - Cách đánh số trang: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. - Chú ý khi đánh số trang: + Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 trang và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số. + Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. + Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một trang và đánh một số. + Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a,b,c (ví dụ: 5, 5a, 5b, 5c ) và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc. Trường hợp đánh số sai, nhảy số đều phải đánh lại. + Nếu trong hồ sơ (ĐVBQ) có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số trang trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có… trang). * Viết mục lục tài liệu: TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 6 - Mục lục tài liệu là bản kê có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. Mục lục tài liệu được đặt ở đầu hồ sơ (ĐVBQ), ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng. - Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. - Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng. - Mục lục tài liệu cần in theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. * Viết tờ chứng từ kết thúc: - Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). - Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời. - Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,…) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên. - Tờ chứng từ kết thúc cần in theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. * Viết bìa hồ sơ: - Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt. - Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. B. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN 1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định. - Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ). - Thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 7 1.2. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. - Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc. Cụ thể là vào quí I hàng năm nộp lưu toàn bộ các hồ sơ đã kết thúc của năm trước. 3. Thủ tục giao nộp hồ sơ Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan phải lập biên bản. Biên bản kèm theo mục lục hồ sơ của từng đơn vị. Biên bản phải có chữ ký của người giao nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Biên bản làm thành 3 bản, đơn vị giao nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ hai bản. (Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ – Xem bài 8). Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công tác văn thư. Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt việc lập hồ sơ để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau. Đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 8 . LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ I. Khái niệm, yêu cầu 1. Khái niệm 1.1. Hồ sơ Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan. danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ) . 2.1.2. Đối với cơ quan