Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện
Lời Nói ĐầuHiện nay đất nớc ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá. Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đa nớc ta trở thành một nớc công nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá là ngành công nghệ thông tin (CNTT). Trong vài năm trở lại đây sự phát triển của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội. Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinh doanhđã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đợc thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức.Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã đợc trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời đợc đào tạo những kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các kiến thức này để xây dựng những chơng trình ứng dụng vào cuộc sống.Trong các th viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mợn sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng nh việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn đang đợc thực hiện bằng tay. Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách. Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lu trữ và thời gian khi tra đọc sách. Thủ th luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức. Nh vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ th, chính vì thế đòi hỏi phải có một chơng trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu đợc những khó khăn cho Thủ th là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý th viện. Việc quản lý 1 bằng tin học giúp cho việc quản lý sách đợc nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lợng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra đợc các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong th viện. Xuất phát từ thực tế đó cùng với chuyên môn đợc đào tạo em nhận thấy việc làm ra một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong th viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế. Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề tài: XÂY DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ cÔNG TáC QUảN Lý sách trong th việnDo quản lý sách trong th viện còn liên quan đến nhiều đối tợng nh: độc giả, cán bộ trong th viện .cũng do cha có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách. Chơng trình sẽ giải quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không lu hành, lu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đa ra các báo cáo thống kê.Cấu trúc của đề án- Lời nói đầu- Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện- Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức- Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong th viện- Phần kết luận- Phụ lục Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện2 I. Sơ đồ tổ chức tổng quan của th việnII. Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ1. Ban quản lý th việnQuản lý chung toàn bộ các hoạt động của th viện, là ngời đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận cấp dới.2. Ban kế hoạchLập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ các nhu cầu đọc sách của các độc giả.3. Thủ thTiếp nhận sách, đánh mã số sách, phân loại sách và kiểm tra độc giả có thẻ đọc, thống kê và tra cứu sách.Các công việc chính của Thủ th và các yêu cầuCác thông tin đầu vào:- Thống kê sách theo định kỳ: Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết đợc tổng quát các vấn đề về sách nh tổng cộng có bao nhiêu quyển sách có trong th viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao nhiêu tác giả quan hệ với Th viện, chủ đề sách nào hay đợc nhập nhất, Th viện hay quan hệ với tác giả nào nhất, số lợng sách theo các chủ đề là bao nhiêu.- Tra cứu sách, cập nhật sách:3Ban quản lý th việnBan kế hoạch Bộ phận cung ứng sách Thủ th Trong phần này, thủ th phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhật sách đã có trong th viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ những sách đã cũ, hay những sách mà không có trong th viện hay đã bị hỏng. Trong khi thao tác thủ th có thể xem luôn danh sách các sách để có thể kiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sách cũng nh mã sách. Đờng nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn đợc mặc định là duy nhất.- Tra cứu , cập nhật tác giả:Trong phần này thủ th có thể cập nhật chi tiết các thông tin về tác giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan hệ với Th viện. Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cần thiết. Hoặc huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệ nữa. - Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nội dung của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý th viện biết tình hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách. Để từ đó có thể biết đợc hiện tại trong th viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ đề cớ tất cả bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đề cũng nh tổng cuốn sách- Thủ th cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình. 4. Quan hệ đối ngoạiTh viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thờng là các tác giả viết sách đó, đồng thời th viện cũng quan hệ với các nhà xuất bản sách.5. Mô tả nghiệp vụ- Nghiệp vụ cập nhật sách:4 Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì đợc huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bản thảo về cho th viện, thủ th có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến ban quản lý để có quyết định nhập sách hay khôngVấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp với hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ đợc lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lợng.Vấn đề cơ hội và kết quả:Vấn đề cơ hội Nhân quả Mục tiêu1.Việc lu trữ khó khăn và không kịp thờiDo lu trữ bằng tay nên rất khó khăn trong khâu bảo quản và khâu lu trữ , các thông tin cập nhật không kịp thờiCần tổ chức 1 hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lu trữ và giúp cập nhật thông tin nhanh chóng chính xác.2.Việc xử lý số liệu chậm. Và không chính xác1.Do các thông tin đ-ợc lu trữ trên giấy bao gồm nhiều loại khác nhau nên việc l-u, tìm kiếm, thống kê sẽ rất chậm.2.Việc tính toán và xử lý các số liệu bằng tay chậm. Và xử lý không chính xác1.Cần lut trữ các thông tin liên quan đến sách lên một ngân hàng cơ sở dữ liệu. Việc này có thể quản lý bằng access,visual foxpro 2.Giúp cho việc tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng chính xác hơn5 3.Việc thống kê theo định ký và theo các yêu cầu đột xuất không kịp thời và không chính xác1.Việc thống kê theo mỗi kì nhất địnhmất nhiều thời gian,v nếu thống kê bằng tay rất chậm. Và không chính xác2.Do làm bằng tay sẽ không đáp ứng kịp thời nhu cầu đột xuất về thông tin 1.Giúp việc thống kê nhanh dễ dàng hơn và chính xác hơn2.Hỗ trợ kịp thời các nhu cầu đột xuất về công tác thống kê sách4.Việc theo dõi các thông tin theo tong phân hệ không kịp thời dễ sai sót và không có hệ thốngCác thông tin tong phân hệ đợc lu trữ rất nhiều do đó việc theo dõi các thông tin khi làm bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gianGiúp dễ dàng theo dõi các thông tin trong tổng phân hệ6 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN TRONG Tổ CHứCI Tổ chức và thông tin trong tổ chức1. Hệ thống thông tin Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà ngời ta chia thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ tăng cờng khả năng. Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này. Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả. Mỗi ngời trong tổ chức mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.7 Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì . Trong đề án này thì mô hình logic chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản trị.Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của ngòi sử dụng trực tiếp hệ thống. Nó thể hiện về cái nhìn thấy đợc bên ngoài của hệ thống nh: Phơng tiện nhập dữ liệu và thao tác với chơng trình, các vật mang thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tợng tham gia vào hoạt động. Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so với mô hình logic nhng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong. Trong đề án này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáo theo yêu cầu ngời sử dụng.Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của nhân viên kỹ thuật. Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các thiết bị để 8 thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị. Mô hình này có độ ổn định thấp nhất trong 3 mô hình. Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máy tính của ngời dùng và máy in để in báo cáo.3) Cơ sở dữ liệu Những nhà quản lý luôn phải lu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu đợc lu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lợng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn là điều khẳng định không hề quá một chút nào.Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.3.1 Một số khái niệm cơ sở Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông tin về nó Trờng dữ liệu dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính là một trờng. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộc tính nh vậy cho các thực thể. Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng là toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng. Cơ sở dữ liệu đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau.9 3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệuCập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ những thiết bị mang tin khác. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngòi sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn.Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thờng là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn. Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay.Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của ngời dùng, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn đợc thể hiện trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc dùng để xử lý và đa cho ngời sử dụng theo một thể thức xác định đợc.Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần đợc tổ chức theo một cách nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu đợc chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần đợc cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác định tên gọi, xác định trờng, độ rộng các trờng, loại của từng trờng. Toàn bộ cấu trúc đó đợc gọi là cấu trúc của tệp. Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơ chế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu th-ờng sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó: mô hình phân cấp, mô hình mạng lới, mô hình quan hệ. Trong đó mô hình quan hệ là mô hình đợc sử dụng rộng rãi rất hiện nay. Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực thể nh một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn các trờng là cột. Có một cột đóng vai trò là trờng định danh. Mỗi giá trị của nó 10 [...]... sách trong th viện Hệ thống quản lý sách có chức năng thờng xuyên thông báo cho Thủ th về các mặt công tác: tổ chức cập nhật sách, cập nhật tác giả, nhà xuất bảnhệ thống này sử dụng và đợc xử lý trực tiếp từ ngời quản lý là Thủ th Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý sách có nhiệm vụ luôn cập nhật thông tin về sách đợc nhập về, đồng thời cập nhật tác giả và nhà xuất bản 3 Yêu cầu của hệ thống và những... thống quản lý này đều phải thực hiện theo phơng pháp thủ công không chặt chẽ và hệ thống quản lý khách sạn cũng nằm trong số đó Cho đến nay nền công nghệ thông tin đang ngày một phát triển các phần mềm quản lý liên tiếp đợc ra đời giúp một phần không nhỏ trong việc quản lý của các nhà kinh doanh tạo đà tăng trởng cho nền kinh tế nớc nhà phát triển mạnh 2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý sách trong. .. tối thiểu lợng thông tin mà ngời dùng phải nhớ trong quá trình sử dụng - Dựa vào những quy tắc đã đợc chấp nhận về mặt đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình c) Các công việc cần thực hiện - Thiết kế vật lý đầu ra - Thiết kế vật lý đầu vào - Thiết kế giao tác với phần tin học hoá 22 CHƯƠNG III- PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ CÔNG TáC QUảN Lý sách trong th viện i- Đánh giá... dụng : - Xử lý Thủ công hoàn toàn Giao tác ngời máy Tin học hoá - Kho lu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin: Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu... nhất Xử lý luôn phải đợc đánh mã số Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng thông tin không cắt nhau Tên cho các xử lý phải là các động từ Xử lý bắt buộc phải thực hiện biến đổi dữ liệu Luồng thông tin vào phải khác với luồng thông tin ra sau khi xử lý 26 Một số sơ đồ luồng dữ liệu trong quá trình quản lý sách: - Sơ đồ phân rã chức năng Thư viện sách Thủ thư Cập nhật Tra cứu Thay đổi thông tin Sách Theo... tơng tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà ngời sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin Trong hệ thống thông tin quản lý sách việc đa các thông tin ra màn hình cho phép ngời dùng có thể thao tác qua thực đơn Từ thực đơn, ngời dùng có thể thực hiện nghiệp vụ thông qua các Form nhập liệu một cách dễ dàng Chơng trình gồm các chức năng chính: - Cập nhật dữ liệu: Gồm cập nhật thông tin về sách, ... thiểu hoá thời gian tìm kiếm sách, thống kê sách, hỗ trợ nhiều cách tìm kiếm sách khác nhau và các loại thống kê khác nhau .Hệ thống cần phải thích hợp với việc gia tăng số lợng sách nhanh chóng, đa dạng về chủng loại và nhu cầu về sách của độc giả Hệ thống quản lý mới phải khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn... nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên bảng II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin 1) Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin 1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp... huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đách số má sách một cách thủ công đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi cần nhiều nhân lực Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản sách cũng nh các hệ thống quản lý khác 4 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới Hệ thống mới đợc xấy dựng cần cho... tiết hệ thống thông tin Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng và có yếu tố sống còn đối với sự thành công của dự án Mục đích chính của giai đoạn này xác định những mục 24 tiêu cần đạt đợc của hệ thống cần xây dựng và đề xuất các giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đã định 1 Sơ đồ luồng thông tin (IDF) Sơ đồ luồng thông tin là một trong hai công cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin . DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ cÔNG TáC QUảN Lý sách trong th việnDo quản lý sách trong th viện còn liên quan đến nhiều đối tợng nh: độc giả, cán bộ trong. việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản trị.Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của ngòi sử dụng trực tiếp hệ thống.
