1 Ch T NG QUAN V ng I UT VÀ D ÁN UT Gi i thi u Dự án tập hợp hoạt động nối tiếp nỗ lực người tổ chức thời gian định để hoàn thành mục tiêu xác định cung cấp dịch vụ, sản phẩm mong muốn Mục tiêu quản trị dự án thể chỗ cơng việc phải hồn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Nghiên cứu dự án đầu tư phương cách giúp nhà quản trị thực tốt công việc quản trị dự án M c tiêu: -Nêu khái niệm đầu tư, dự án đầu tư quản tị dự án đầu tư; -Đánh giá tác dụng quản tị dự án hoạt động đầu tư; -Phân biệt lãnh vực quản trị dự án N i dung: T ng quan v qu n tr 1.1 Khái ni m chung: Có nhiều quan niệm quản trị: - Quản trị hoạt động thực nhằm bảo đảm hồn thành cơng việc qua nỗ lực người khác; quản trị công tác phối hợp có hiệu hoạt động người cộng khác chung tổ chức; - Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu đề môi trường luôn biến động; - Quản trị trình nhằm đạt đến mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị việc thực hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ Giáo trình Quản trị dự án đầu tư thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển Nhiều người làm việc với nhóm để đạt tới mục đích đó, giống vai mà diễn viên đảm nhiệm kịch, dù vai trò họ tự vạch ra, vai trị ngẫu nhiên tình cờ, vai trò xác định đặt người đó, họ biết người đóng góp theo cách riêng vào nỗ lực nhóm Nhìn chung, hoạt động tới mục tiêu định, hoạt động người tạo người tiến hành Quá trình tiến hành hoạt động đạt mục tiêu đề hoạt động Quản trị 1.2 ánh giá hi u qu qu n tr : Thực chất khái niệm hiệu kinh tế nói chung hiệu kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng khẳng định chất hiệu kinh tế hoạt động quản trị phản ánh mặt chất lượng hoạt động kinh doanh, phản ánh trình độ sử dụng nguồn lực (lao động, thiết bị máy móc, nguyên nhiên vật liệu tiền vốn) để đạt mục tiêu cuối hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp – mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Hiệu hoạt động quản trị đánh giá so sánh việc sử dụng nguồn lực đầu vào kết (Lợi nhuận) thu đầu Điều kiện đủ cho lựa cho kinh tế với phát triển kỹ thuật sản xuất ngày người ta tìm nhiều phương pháp khác để chế tạo sản phẩm Kỹ thuật sản xuất phát triển cho phép với nguồn lực đầu vào định người ta tạo nhiều loại sản phẩm khác Điều cho phép doanh nghiệp có khả lựa chọn kinh tế: lựa chọn sản xuất kinh doanh sản phẩm (cơ cấu sản phẩm) tối ưu Sự lựa chọn đắn mạng lại cho doanh nghiệp kết đầu cao nhất, thu nhiều lợi ích Giai đoạn phát triển kinh tế theo chiều rộng kết thúc nhường chỗ cho phát triển kinh tế theo chiều sâu: tăng trưởng kết kinh tế sản xuất chủ yếu nhờ vào việc cải tiến yếu tố sản xuất mặt chất lượng, ứng dụng tiến kỹ thuật mới, cơng nghệ mới, hồn thiện cơng tác quản trị cấu kinh tế , nâng cao chất lượng hoạt Giáo trình Quản trị dự án đầu tư động kinh tế Nói cách khái quát nhờ vào nâng cao hiệu kinh doanh Nhự vậy, nâng cao hiệu hoạt động quản trị tức nâng cao khả sử dụng nguồn lực có hạn sản xuất, đạt lựa chọn tối ưu Trong điều kiện khan nguồn lực sản xuất nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị điều kiện không đặt hoạt động sản xuất kinh doanh u t ho t ng u t 2.1.Khái ni m: Nhìn nhận ví dụ tổng quan sau: * Khi ta xây ngơi nhà: có nghĩa ngơi nhà có mục đích đáp ứng cho nhu cầu để * Khi xây dựng đường: có nghĩa đường có mục đích đáp ứng cho nhu cầu để lại phuơng tiện giao thơng người Ta có nhận xét sau: - Tất hoạt động hướng tới mục tiêu định - Để có “ ngơi nhà, đường” ta phải bỏ lượng vật chất nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, mặt đất đai…, có nghĩa để đạt mục tiêu định cần phí nguồn lực định * Định nghĩa đầu tư: - Đầu tư hoạt động sử dụng tài nguyên (tiền vốn, lao động, nguyên liệu…) cho mục đích kinh doanh, mở rộng sở vật chất kỹ thuật, phát triển kinh tế nói chung ngành, lĩnh vực, địa phương…nhằm thu lợi ích kinh tế - xã hội - Người ta thường quan niệm đầu tư việc bỏ vốn hôm để mong thu lợi nhuận tương lai Tuy nhiên tương lai chứa đầy yéu tố bất định mà ta khó biết trước Vì đề cập đến khía cạnh rủi ro, bất việc đầu tư nhà kinh tế quan niệm rằng: đầu tư đánh bạc với tương lai Còn đề cập đến yếu tố thời gian đầu tư nhà kinh tế lại quan niệm rằng: Đầu tư để dành tiêu dùng kì vọng tiêu dùng lớn tương lai Tuy góc độ khác người ta đưa quan niệm khác đầu tư, quan niệm hoàn chỉnh đầu tư phải bao gồm đặc trưng sau đây: Giáo trình Quản trị dự án đầu tư + Công việc đầu tư phải bỏ vốn ban đầu + Đầu tư gắn liền với rủi ro, mạo hiểm… Do nhà đầu tư phải nhìn nhận trước khó khăn để có biện pháp phịng ngừa + Mục tiêu đầu tư hiệu Nhưng vị trí khác nhau, người ta nhìn nhận vấn đề hiệu không giống Với doanh nghiêp thường thiên hiệu kinh tế, tối đa hoá lợi nhuận Còn nhà nước lại muốn hiệu kinh tế phải gắn liền với lợi ích xã hội.Trong nhiều trường hợp lợi ích xã hội đặt lên hàng đầu Vì cách tổng qt ta đưa khái niệm lĩnh vực đầu tư sau: Đầu tư hình thức bỏ vốn vào hoạt động lĩnh vực kinh tế, xã hội nhằm thu lợi ích kì vọng tương lai Ở ta cần lưu ý nguồn vốn đầu tư không đơn tài sản hữu hình như: tiền vốn, đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, hàng hố….mà cịn bao gồm loại tài sản vơ hình như: sáng chế, phát minh nhãn hiệu hàng hố, bí kĩ thuật, uy tín kinh doanh, bí thương mại, quyền thăm dò khai thác, sử dụng tài nguyên 2.2.Ho t ng u t : 2.2.1.Khái ni m: Hoạt động đầu tư (gọi tắt đầu tư) trình sử dụng nguồn lực tài chính, lao động, tài nguyên thiên nhiên tài sản vật chất khác nhằm trực tiếp gián tiếp tái sản xuất giản đơn tái sản xuất mở rộng sở vật chất kỹ thuật kinh tế, có nghĩa trình đầu tư chuyển từ dạng vốn tiền trở thành vốn vật; kết trình đầu tư tạo sở vật chất kỹ thuật khả sản xuất cho DN Quá trình gọi ho t ng u t Xuất phát từ phạm vi phát huy tác dụng kết đầu tư, có cách hiểu khác đầu tư 2.2.2 c i m c a ho t ng u t : Hoạt động đầu tư có đặc điểm sau: - Tr c h t ph i có v n Vốn tiền, loại tài sản khác máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơng trình xây dựng khác, giá trị quyền sở hữu cơng nghiệp, bí kỹ thuật, quy trình cơng nghệ, dịch vụ kỹ thuật, Giáo trình Quản trị dự án đầu tư giá trị quyền sử dụng đất, mặt nước, mặt biển,các nguồn tài nguyên khác Vốn nguồn vốn Nhà nước, vốn tư nhân, vốn góp, vốn cổ phần, vốn vay dài hạn, trung hạn, ngắn hạn - Một đặc điểm khác đầu tư th i gian t ơng i dài, thường từ năm trở lên, đến 50 năm, tối đa không 70 năm Những hoạt động ngắn hạn vịng năm tài khơng gọi đầu tư Thời hạn đầu tư ghi rõ định đầu tư Giấy phép đầu tư coi đời sống dự án - L i ích u t mang l i c bi u hi n hai m t: lợi ích tài (biểu qua lợi nhuận) lợi ích kinh tế xã hội (biểu qua tiêu kinh tế xã hội) Lợi ích kinh tế xã hội thường gọi tắt lợi ích kinh tế Lợi ích tài ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi chủ đầu tư, cịn gọi lợi ích kinh tế ảnh hưởng đến quyền lợi xã hội, cộng đồng 2.2.3.C p qu n lý ho t - Hình th c ch ng ut : u t tr c ti p qu n lý d án Chủ đầu tư sử dụng máy sẵn có để trực tiếp quản lý thực dự án chủ đầu tư lập ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực công việc dự án - Hình th c ch nhi m i u hành d án Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành thuê doanh nghiệp, tổ chức có đủ điều kiện, lực chuyên mơn đứng quản lý tồn q trình chuẩn bị thực dự án Ban quản lý dự án pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật chủ đầu tư toàn trình chuẩn bị thực dự án - Hình th c chìa khóa trao tay Chủ đầu tư giao cho nhà thầu (có thể số nhà thầu liên kết lại với nhau) thay thực tồn cơng việc từ lập dự án đầu tư đến thực dự án bàn giao toàn dự án hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng - Mơ hình t ch c qu n lý d án theo b ph n ch c n ng Giáo trình Quản trị dự án đầu tư Là mơ hình chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên ban quản lý dự án cán từ phòng ban chức làm việc kiêm nhiệm; Hoặc chức quản lý dự án giao cho phòng chức đảm nhiệm - Mơ hình t ch c qu n lý d án có ban qu n lý d án chuyên trách Chủ đầu tư thành lập ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức thực tồn cơng việc dự án - Mơ hình t ch c qu n lý d án theo ma tr n Là mơ hình thành viên nhóm dự án tập hợp từ cán phận chức khác điều hành nhóm trưởng gọi giám đốc (chủ nhiệm) dự án Mỗi cán tham gia lúc vào hai nhiều dự án khác chịu huy đồng thời trưởng nhóm dự án trưởng phận chức 2.2.4 Phân lo i ho t ng ut : Có nhiều cách phân loại đầu tư Để phục vụ cho việc lập thẩm định dự án đầu tư có loại đầu tư sau đây: * Theo ch c n ng qu n lý v n ut u t tr c ti p: phương thức đầu tư chủ đầu tư trực tiếp tham gia quản lý vốn bỏ Trong đầu tư trực tiếp người bỏ vốn người quản lý sử dụng vốn chủ thể Đầu tư trực tiếp đầu tư nước, đầu tư nước Việt Nam Đặc điểm loại đầu tư chủ thể đầu tư hoàn toàn chịu trách nhiệm kết đầu tư Chủ thể đầu tư Nhà nước thơng qua quan doanh nghiệp nhà nước; Tư nhân thông qua công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn u t gián ti p: phương thức đầu tư chủ đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý vốn bỏ Trong đầu tư gián tiếp người bỏ vốn người quản lý sử dụng vốn chủ thể Loại đầu tư gọi đầu tư tài cổ phiếu, chứng khốn, trái khốn… Giáo trình Quản trị dự án đầu tư Đặc điểm loại đầu tư người bỏ vốn ln có lợi nhuận tình kết đầu tư , có nhà quản lý sử dụng vốn pháp nhân chịu trách nhiệm kết đầu tư - Cho vay (tín dụng): hình thức dạng cho vay kiếm lời qua lãi suất tiền cho vay * Theo ngu n v n u t n c: Đầu tư nước việc bỏ vốn vào sản xuất kinh doanh Việt Nam tổ chức, công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư nước ngoài, người nước cư trú lâu dài Việt Nam Đầu tư nước chịu điều chỉnh Luật khuyến khích đầu tư nước u t n c t i Vi t Nam: Đầu tư trực tiếp nước Việt Nam, gọi tắt đầu tư nước ngoài, việc nhà đầu tư nước đưa vào Việt Nam vốn tiền tài sản khác để tiến hành hoạt động đầu tư theo quy định Luật đầu tư nước Việt Nam u t n c ngoài: Đây loại đầu tư tổ chức cá nhân nước nước khác * Theo tính ch t ut u t chi u r ng ( u t m i): Đầu tư đầu tư để xây dựng cơng trình, nhà máy, thành lập Công ty, mở cửa hàng mới, dịch vụ Đặc điểm đầu tư sở có phát triển lên Loại đầu tư địi hỏi nhiều vốn đầu tư , trình độ cơng nghệ quản lý Thời gian thực đầu tư thời gian cần hoạt động để thu hồi đủ vốn lâu, độ mạo hiểm cao u t chi u sâu: Đây loại đầu tư nhằm khôi phục, cải tạo, nâng cấp, trang bị lại, đồng hoá, đại hóa, mở rộng đối tượng có Là phương thức đầu tư chủ đầu tư trực tiếp tham gia quản trị vốn bỏ ra, địi hỏi vốn, thời gian thu hồi vốn nhanh * Theo th i gian s d ng u t ng n h n: đầu tư nhằm vào yêu cầu mục tiêu trước mắt (thời gian đầu tư ngắn khoản từ 2-5 năm) Giáo trình Quản trị dự án đầu tư Ví dụ: đầu tư mở rộng nhà máy; đầu tư cải tạo dây chuyền sản xuất; đầu tư mua sắm máy móc thiết bị cho dây chuyền sản xuất mới… u t trung h n dài h n: đầu tư đòi hỏi vốn thời gian lâu dài (thời gian đầu tư khoản từ - 20 năm hay lâu hơn) Ví dụ: Đầu tư cải tạo nâng cấp sở hạ tầng khu vực dân cư - đô thị; đầu tư xây dựng Quốc lộ 1A, xây dựng tuyến đường Xa lô xuyên Việt… * Theo l!nh v c ho t ng: - u t cho s n xu t kinh doanh - u t cho nghiên c u khoa h c - u t cho qu n lý… * Theo tính ch t s d ng v n ut u t phát tri n: phương thức đầu tư trực tiếp, việc bỏ vốn nhằm gia tăng giá trị tài sản Đây phương thức để tái sản xuất mở rộng u t chuy n d ch: phương thức đầu tư trực tiếp, việc bỏ vốn nhằm chuyển dịch quyền sở hữu giá trị tài sản (mua cổ phiếu, trái phiếu) * Theo ngành ut u t phát tri n c s h t ng: hoạt động đầu tư phát triển nhằm xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật (giao thông vận tải, BCVT, điện nước) hạ tầng xã hội (trường học, bệnh viện, sở thơng tin văn hố) u t nghiệp - phát tri n cơng nghi p: nhằm xây dựng cơng trình công u t phát tri n d ch v : nhằm xây dựng cơng trình dịch vụ… * Các lo i ó d ut c thù: án h p tác công tư PPP (Public – Private – Patnership), dạng đầu tư có chủ đầu tư nhà đầu tư nước hay nước Đặc điểm đạn đầu tư hưởng nhiều ưu đãi phủ ( giảm nhiều khoản thuế, tiền thuê đất…), thời gian đầu tư dài, hết thời hạn giấy phép đầu tư phải chuyển giao cơng trình cho phủ… Các hình thức đầu tư đặc thù sau: Giáo trình Quản trị dự án đầu tư - BOT (Build - Operate – Transfer): chất hợp đồng xây dựng, kinh doanh, chuyển giao BOT hiểu phương thức huy động vốn nhà đầu tư tư nhân để tài trợ, xây dựng kinh doanh cơng trình sở hạ tầng thường nhà nước thực Theo Tổ chức Phát triển Công nghiệp Liên Hợp quốc (Unido), BOT thuật ngữ để mơ hình hay cấu trúc sử dụng đầu tư tư nhân để xây dựng sở hạ tầng dành riêng cho khu vực nhà nước Trong dự án BOT, nhà đầu tư tư nhân đặc quyền xây dựng kinh doanh cơng trình sở hạ tầng mà thường phủ thực Nhà đầu tư tư nhân có trách nhiệm tài trợ, thiết kế dự án vào cuối giai đoạn đặc quyền nhà đầu tư chuyển giao công trình cho nhà nước Giai đoạn đặc quyền chủ yếu xác định độ dài thời gian cần thiết để doanh thu từ cơng trình trả hết nợ doanh nghiệp tạo tỷ suất sinh lời hợp lý cho việc đầu tư rủi ro mà doanh nghiệp phải chịu Ví dụ: + Cơng trình xây dựng cảng VICT – Vietnam International Container Terminals (Cảng Container quốc tế Viêt Nam) Việt Nam – Singapore số nước khác thực hiện; + Cảng Phú Mỹ Việt Nam liên doanh với Pháp Na Uy + Cầu Phú Mỹ liên doanh từ thành viên: Tổng công ty XD Hà Nội, Công ty CP Bê tông 620, Công ty XD & TM Thanh Danh… - BTO (Build – Transfer – Operate): hợp đồng xây dựng - chuyển giao kinh doanh (sau gọi tắt hợp đồng BTO) hình thức đầu tư ký quan nhà nước có thẩm quyền nhà đầu tư để xây dựng công trình kết cấu hạ tầng; sau xây dựng xong, nhà đầu tư chuyển giao cơng trình cho Nhà nước Việt Nam; Chính phủ dành cho nhà đầu tư quyền kinh doanh cơng trình thời hạn định để thu hồi vốn đầu tư lợi nhuận BT (Build – Transfer) hợp đồng xây dựng - chuyển giao (sau gọi tắt hợp đồng BT) hình thức đầu tư ký quan nhà nước có thẩm quyền nhà đầu tư để xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng; sau xây dựng xong, nhà đầu tư chuyển giao công trình cho Nhà nước Việt Nam mà khơng địi hỏi phải khai thác – kinh doanh thời gian Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 10 Chính phủ tạo điều kiện cho nhà đầu tư thực dự án khác để thu hồi vốn đầu tư lợi nhuận toán cho nhà đầu tư theo thoả thuận hợp đồng BT Ví dụ: Dự án Cung Trí thức (Hà Nội), Bảo tàng Hà Nội, Đường trục phía Bắc Hà Đơng, Đường Lê Văn Lương kéo dài Nhà máy Xử lý nước thải Yên Sở (Hà Nội) - DPFO ( Design – Build – Finance – Operate) Đầu tư theo mơ hình thiết kế - xây dựng - tài trợ - vận hành: khu vực tư nhân đứng xây dựng, tài trợ vận hành cơng trình thuộc sở hữu nhà nước - BOO ( Build – Own – Operate) phương thức xây dựng - sở hữu - vận hành : Ở mơ hình này, cơng ty thực dự án đứng xây dựng công trình, sở hữu vận hành Mơ hình BOO phổ biến nhà máy điện Việt Nam giới Ch c n ng vai trò c a ho t 3.1.Khái ni m: ng qu n tr DA T * Khái ni m d án: Có nhiều khài niệm Dự án, theo nghĩa chung thì“D án m t l nh v c ho t ng c thù, m t nhi m v c n ph i c th c hi n v i ph ng pháp riêng, ngu n l c riêng theo m t k ho ch ti n nh m t o m t th c th m i” Từ cho thấy, dự án không ý định phát thảo mà có tính cụ thể mục tiêu xác định để tạo sản phẩm Trên phương diện quản lý,“D án nh ng n l c có th i h n nh m t o m t s n ph m ho c d ch v nh t” Khái niệm nhấn mạnh hai đặc tính dự án là: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc xác định Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án bị loại bỏ - Sản phẩm dịch vụ nhất: sản phẩm dịch vụ khác biệt so với sản phẩm tương tự có dự án khác Tóm lại, dự án q trình gồm cơng tác, nhiệm vụ có liên quan đến nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian nguồn lực Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 103 Ch ng VII GIÁM SÁT VÀ ÁNH GIÁ D ÁN M c tiêu - Sử dụng phương pháp giám sát dự án; - Lập báo dự án; - Thu thập số liệu phân tích đánh giá dự án N i dung T ng quan 1.1 Khái ni m Kiểm soát dự án trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch dự án hồn thành có hiệu Kiểm soát dự án hoạt động cuối giai đoạn triển khai chu kỳ hoạt động dự án Kiểm sốt tập trung lên lĩnh vực chính: - Mức độ thực (Performance) - Chi phí (Cost) - Thời gian (Time) Ki m soát d án = giám sát + so sánh + hi u ch nh Giám sát: Thu thập, ghi chép báo cáo thông tin liên quan đến tất lĩnh vực dự án đưa đến kiến nghị cần thiết nhằm cải tiến hoạt động dự án So sánh: thông tin giám sát với kế hoạch yêu cầu đề tác động mong muốn Hi u ch'nh: Thực sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm đạt mục tiêu đề dự án 1.2 Các d ng c a ki m soát d án: Có thành phần kiểm sốt dự án: Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 104 - Kiểm sốt thời gian - Kiểm sốt chi phí - Kiểm soát yêu cầu chất lượng Trong thực tế, kiểm sốt phần đem lại hiệu tối đa cục chưa đem lại hiệu tối đa toàn phần Do đó, thơng thường hệ thống kiểm sốt dự án tổ hợp thành phần nói Trong phương pháp này, người ta cố gắng kiểm soát chi phí tiến độ, cịn u cầu kỹ thuật ưu tiên số Có loại kiểm soát: - Ki m soát bên trong: hệ thống quy trình giám sát phía thực dự án tiến hành - Ki m sốt bên ngồi: qui trình tiêu chuẩn kiểm sốt ấn định chủ dự án tiến hành Thường áp dụng cho dự án lớn, dự án phủ Mơ hình hệ thống kiểm sốt: - H th&ng n gi n: có chu trình phản hồi thơng tin - H th&ng ph c t p cao c p: có nhiều chu trình phản hồi thơng tin, điều chỉnh mục tiêu hay tiêu chuẩn hệ thống giám sát phụ 1.3 Các b c ki m soát d án Thơng thường việc kiểm sốt dự án thực qua bước: B c 1: Thiết lập tiêu chuẩn, yêu cầu dự án: - Các đặc trưng kỹ thuật (trong hồ sơ thiết kế có sửa đổi phải bàn bạc ghi thành văn bản) - Ngân sách dự án - Các loại chi phí - Các nguồn lực yêu cầu B c 2: Giám sát: Quan sát công việc thực thực tế B c 3: Kiểm tra: Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 105 - So sánh tiêu chuẩn, yêu cầu công việc thực thực tế tính ngày kiểm tra - Ước tính thời gian chi phí để hồn thành cơng việc cịn lại để hoàn tất toàn dự án B c 4: Điều chỉnh: - Thực biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh kết thực tế có khác biệt so với tiêu chuẩn đề 1.4 Nguyên t0c ki m soát d án Việc kiểm soát dự án thực theo nguyên tắc sau: - Kiểm sốt cơng việc, khơng phải kiểm soát người thực dự án - Kiểm soát phải dựa cơng việc hồn thành - Đối với cơng việc phức tạp: kiểm sốt dựa động làm việc tự giác - Dữ liệu kiểm sốt phải gởi đến người thực cơng việc - Một hệ thống kiểm sốt thiết kế cho cơng việc bình thường - Những cơng việc đặc biệt phải xử lý riêng - Sự kiểm sốt q trình phức tạp đạt thơng qua nhiều cấp 1.5 Các v n khó kh n th ng g p ki m soát d án - Chỉ nhấn mạnh đến yếu tố (như chi phí, bỏ qua yếu tố khác tiến độ chất lượng) - Qui trình kiểm sốt gặp phản đối không đồng ý - Khơng tin báo cáo khơng xác khơng đầy đủ - Thái độ bảo thủ, tự biện hộ dẫn đến thông tin bị thiên lệch, thành kiến - Quan điểm khác nhà quản lý vấn đề tranh cải - Các chế báo cáo thơng tin kế tốn bị sai lệch Ki m sốt chi phí c a d án 2.1 Ki m sốt chi phí theo ph Giáo trình Quản trị dự án đầu tư ng pháp truy n th ng 106 Các báo cáo chi phí giám sát cách riêng lẽ cho nhóm cơng việc Mỗi báo cáo chi phí gồm: - Mơ tả cơng việc - Tiến độ thực - Người chịu trách nhiệm - Phân bổ chi phí theo thời gian - Yêu cầu nguồn lực (nhân lực, thiết bị…) Với báo cáo chi phí, người ta thường xem xét khác biệt chi phí thực tế chi phí dự trù 2.2 Ki m sốt chi phí theo ph ng pháp C/SCSC Phương pháp C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) gọi phương pháp giá trị thu (Earned Value) Đây phương pháp tổ hợp (chi phí + kế hoạch + cơng việc) vào hệ thống tính tiền để đánh giá tiến triển dự án 2.2.1 Các thơng số tính tốn BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí dự tính cơng việc theo kế hoạch BCWS = Ngân sách d tính cho x tồn b cơng vi c % công vi c c ho ch nh n th i i m xem xét BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phí dự tính cơng việc thực Ngân sách d tính % cơng vi c th c s ã n th i i m xem xét BCWP = cho tồn b cơng vi c x làm ACWP (Actual Cost of Work Performed): Chi phí thực tế cho cơng việc thực Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 107 (+) D Không sai lệch Chi phí tiến độ (-) Ch%m ti n Khơng v t Chi phí +2 A +1 +1 –1 +2 –2 V t ti n –1 C B –2 (-) V t Chi phí Hình 6.1: S th c hi n ti n chi phí 2.2.2 Tính toán sai lệch 2.2.2.1 Sai lệch tiến độ SV (Schedule Variance) SV = BCWP – BCWS SV > Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = Đúng tiến độ (On schedule) SV < Chậm tiến độ (Behind schedule) 2.2.2.2 Sai lệch chi phí CV (Cost Variance) CV = BCWP – ACWP CV > Không vượt chi phí (Cost under run) CV = Đúng chi phí (On cost) CV < Vượt chi phí (Cost over run) 2.2.2.3 Sai lệch kế toán AV (Accounting Variance) Giáo trình Quản trị dự án đầu tư (+) 108 AV = BCWS – AWCP AV > Ngân sách theo kế hoạch lớn thực chi AV = Ngân sách theo kế hoạch thực chi AV < Ngân sách theo kế hoạch nhỏ thực chi 2.2.2.4 Sai lệch thời gian TV (Time Variance) TV = SD – BCSP TV mức độ sớm hay trễ dự án so với kế hoạch SD (Status Date): Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà BCWS = BCWP 2.2.3 Các số tương đối (a) Chỉ số thành tiến độ SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS SPI = 1: Các hoạt động nằm kế hoạch SPI > 1: dự án hoàn thành vượt tiến độ SPI < 1: dự án hoàn thành chậm kế hoạch (b) Chỉ số thành chi phí CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP CPI = 1: hoạt động chi phí CPI > 1: hoạt động khơng vượt chi phí CPI < 1: dự án vượt chi phí 2.2.4 Dự báo chi phí tương lai Theo kế hoạch, ta biết chi phí dự trù thời điểm hồn thành dự án BCAC (Budgeted Cost of At Completion) Tại thời điểm xem xét SD, ta dự báo chi phí để hồn thành phần việc cịn lại dự án FCTC (Forecast Cost To Complete): Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 109 FCTC = ( BCAC − BCWP ) × ACWP (BCAC − BCWP ) = BCWP CPI Chi phí dự báo cho tồn dự án FCAC (Forecast Cost of At Completion): FCAC = ACWP + FCTC Ki m soát ti n c a d án Để kiểm soát tiến độ thời gian, ta cần cập nhật thông tin thực tế để lập biểu đồ thể tiến độ dự án Qua đó, ta đánh giá tình hình thực cơng việc, gồm thời điểm khởi cơng, thời điểm hồn thành, thời gian thực hiện, thời gian cịn lại… từ đó, tính tốn lại thời gian thực cơng việc Thời gian tính tốn lại ngắn dài so với thời gian theo kế hoạch ban đầu Điều làm xáo trộn kế hoạch, dẫn đến thay đổi ngày tháng cơng việc chưa bắt đầu Cuối cùng, dẫn đến ngày hoàn thành dự án khác so với kế hoạch ban đầu Ngay sau báo cáo thứ với số liệu thực tế, nhà QLDA có hai biểu đồ tiến độ thực cơng việc Biểu đồ thứ biểu đồ xuất phát ban đầu Biểu đồ thứ hai biểu đồ hành có tính đến ảnh hưởng liệu thực tế cuối cập nhật Đối với cơng việc, đường nét đậm phía thể hiện trạng thực tế cơng việc, đường nét mảnh phía thể kế hoạch dự kiến ban đầu Các cơng việc hồn thành vẽ nét liền, công việc chưa thực vẽ nét đứt Hai số ngoặc sai lệch thời điểm khởi cơng thời điểm hồn thành Số mang dấu âm nghĩa chậm, dấu dương nhanh so với kế hoạch ban đầu Theo biểu bên dưới, tiến độ thực dự kiến chậm so với kế hoạch ban đầu tuần Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 110 Công tác A 0/0 0/-1 B -1/-1 C (-1/0) D (0/+1) -2/-1 E 0/-1 F -1/-1 G -1/-1 Hình 6.2: So sánh bi u 10 11 12 13 14 15 16 Tuần xu t phát bi u hi n hành Kiểm soát tiến độ dạng thức đơn giản kiểm soát dự án Các liệu tiến triển thực tế thu thập định kỳ (hàng tuần, hàng tháng ) liên tục (ngay hoạt động hoàn thành mốc thời gian đạt được) sử dụng làm đầu vào cho hệ thống kiểm soát Bằng việc so sánh kế hoạch ban đầu với kế hoạch cập nhật thời, nhà quản lý phát sai lệch Đây sở để đề xuất hành động khắc phục, ví dụ bố trí lại nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ công việc bị chậm K t thúc d án Tất dự án phải kết thúc Giai đoạn kết thúc dự án diễn nhanh chóng, thường q trình dài có lúc thực tế kết thúc dự án Kết thúc dự án thời điểm quan trọng q trình QLDA Giai đoạn thường gặp khó khăn dự án triển khai xây dựng thị trường, khách hàng, nhà thầu cán dự án thành người có kinh nghiệm gắn bó với dự án nên thường có tâm lý lo lắng Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 111 Việc kết thúc dự án gây ảnh hưởng tình cảm sâu sắc đến nhóm liên quan người sử dụng cuối cùng, khách hàng, thành viên nhóm dự án, nhà sản xuất, nhà tư vấn bảo trì * Tâm lý c a t! d án: - Tìm kiếm thử thách dự án - Tâm lý quay cơng việc cũ (có thể người chiến thắng hay người thất bại) *Tâm lý c a khách hàng: Lo âu sản phẩm dự án chất lượng, việc sử dụng, chi phí, thời gian *Tâm lý c a nhà QLDA: Lo quyền lực dự án kết thúc Các yếu tố tâm lý nhóm liên quan kết thúc dự án dẫn đến hiệu suất làm việc không cao mâu thuẫn giai đoạn lớn Thông thường việc kết thúc dự án khó khăn giai đoạn khởi đầu dự án Các thành viên dự án thường có xu hướng kéo dài dự án dẫn đến chậm trễ tạo căng thẳng không cần thiết tốn Do vậy, để tiết kiệm thời gian chi phí nhà QLDA phải có kế hoạch thực việc kết thúc dự án cách thuận lợi Quản lý trình kết thúc dự án phải giải hai vấn đề sau: - WHEN? Khi thực việc kết thúc dự án? Thông thường dự án kết thúc mục tiêu dự án hoàn thành - HOW? Cách tiến hành kết thúc dự án nào? Vấn đề bố trí lại vật tư, trang thiết bị, nhân dự án nguồn lực khác Có dự án kết thúc trước điều kiện mơi trường thay đổi, chi phí thực tế q cao, khó khăn cơng nghệ, luật sách thay đổi… Trong trình kết thúc dự án, nhà QLDA phải có kỹ lãnh đạo tốt nhằm giảm mức độ lo lắng thành viên dự án cách hoạch định thực kết thúc dự án cách kỹ lưỡng Giải vấn đề nhẹ nhàng, không gây phiền phức đối đầu dự án đối tác khác 4.1.Th i i m k t thúc d án Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 112 Dù hình thức định kết thúc dự án khó khăn Các dự án có khuynh hướng tự phát triển vòng đời chúng cho dù dự án có thành cơng hay khơng Nói chung, thực tế có thơng tin sẵn có để nhận cần kết thúc dự án Các nhân tố thành công đa dạng, yếu tố cho thấy dự án thất bại khơng rõ ràng Nhìn chung, cần phải định kết thúc dự án có vấn đề sau: - D án t thành công r c r(: dự án đạt mục tiêu đặt ra, kế hoạch hoàn thành tốt đẹp, hiệu dự án đạt mong muốn, dự án đón nhận khách hàng người sử dụng… lúc này, cần kết thúc dự án thời điểm mà yêu cầu - D án không phù h p v i m c tiêu t!ng th : dự án khơng cịn phù hợp với mục tiêu đặt ban đầu, khơng cịn thiết thực, hữu ích nữa, khơng thể đạt mục tiêu dự án, việc kết thúc tất yếu để tránh lãng phí gây hiệu vốn đầu tư - D án g p nh ng r i ro v kinh t k* thu%t: vấn đề kinh tế nguồn huy động vốn nguồn tài trợ vốn cho dự án bị cắt đứt; dự án gặp vấn đề kỹ thuật, công nghệ, môi trường lớn, nằm khả dự kiến ban đầu nhà quản trị, tình trạng khơng thể giải Lúc này, cần mạnh dạn định chấm dứt dự án * M t s nguyên nhân làm cho d án th t b i nh sau: - Ngu n l c th c hi n d án không c áp ng m c t&i thi u: dự án bị thiếu vốn trầm trọng, nguồn huy động vốn bị ảnh hưởng nghiêm trọng… - T! ch c d án không c n thi t: tổ chức thời khơng cịn thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đặt ra, thời điểm môi trường đặc thù đó, lực nhóm dự án khơng cịn thích hợp với dự án - Thi u h tr t- phía nhà qu n tr c p cao: dự án phát triển cần nguồn lực mà khơng dự tính từ ban đầu Lúc có mâu thuẫn tranh cãi vấn đề kiểm soát nguồn lực phận chức Khơng có ủng hộ trực tiếp người lực hàng ngũ lãnh đạo cấp cao nguy thất bại dự án lớn Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 113 - Ch' nh nh m nhà QLDA: nhà QLDA có vai trị quan trọng đặc biệt thành công dự án Sai lầm thường gặp bổ nhiệm kỹ sư có kỹ chuyên môn giỏi lại quản lý đào tạo làm giám đốc dự án - L%p k ho ch kém: Đây nguyên nhân phổ biến gây thất bại dự án Áp lực vội vàng tập hợp yếu tố để thực dự án khiến việc lập kế hoạch thực cụ thể bị xao lãng, mang tính hình thức 4.2 Các v n giai o n k t thúc d án Đối với trình thay đổi vào giai đoạn cuối người ta cần quan tâm đến vấn đề sau: - Con người - Truyền thông - Thông tin - Quyền lực Trong giai đoạn cuối dự án, nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề sau: - &i v i t! d án: + Lo lắng tương lai + Giảm quan tâm dự án + Giảm động làm việc + Khơng gắn bó với dự án lúc ban đầu - &i v i khách hàng + Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát + Gia tăng quan tâm theo mức độ nhân viên vận hành dự án + Gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án + Thường tham gia họp dự án - &i v i d án: + Cần phải xác định hồn tất kết cịn tồn đọng Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 114 + Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc + Thanh lý tài sản + Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ + Thực đảm bảo cam kết - &i v i nhà QLDA: + Tất vấn đề nhiệm vụ thực môi trường + Quyền hạn nhà quản lý bị giảm (nguồn lực, thời gian, chi phí bị giảm đi) + Sự đồng ý, chấp nhận khách hàng bị giảm + Số nhân viên dự án bắt đầu giảm 4.3 L p k ho ch k t thúc d án Khi định kết thúc dự án, công việc sau cần tiến hành: - Xác định cột mốc thời gian cho trình kết thúc dự án - Xây dựng kế hoạch chi phí phân bổ ngân sách - Xác định mốc để chuyển giao công việc - Xác định cấu trúc tổ chức mong muốn đội ngũ công nhân sau kết thúc dự án 4.4 Th c hi n k t thúc d án Quá trình kết thúc dự án thể lên kế hoạch thực cách tự phát Lên kế hoạch chi tiết mang lại kết tốt Q trình kết thúc dự án thơng thường thực giám sát trực tiếp nhà quản trị dự án, điều nhìn chung khó thực nhiều nhà QLDA, kết thúc dự án chấm dứt quyền lực lãnh đạo dự án Nhà QLDA có lựa chọn khác hồn tồn lờ q trình kết thúc dự án Thay giải việc chấm dứt dự án, nhà QLDA ban quản lý xử lý tất Các thành viên nhóm dự án có cảm giác hay phản ứng tìm cơng việc chỗ làm Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 115 trước dự án thực chấm dứt Bằng cách ấy, dự án kéo dài công việc cuối vơ thời hạn Các nhiệm vụ nhà QLDA phụ trách kết thúc dự án bao gồm nhiệm vụ sau: - Phải kiểm soát đảm bảo công việc dự án hồn tất tồn bộ, kể cơng việc nhà thầu phụ thực - Thông báo cho khách hàng việc dự án kết thúc kết đạt khối lượng công tác hoàn thành Khách hàng người chấp thuận khối lượng công việc thực dự án - Cần hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ tốn, đánh giá q trình thực cơng việc đạt kết cụ thể, báo cáo tổng kết cuối dự án, tài liệu, sổ sách dự án - Giải vấn đề dự án mặt pháp luật; toán, kiểm toán; lưu giữ hồ sơ, chứng từ cần thiết - Bố trí lại nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị nguồn lực tới nơi cần thiết - Xác định rõ yêu cầu hỗ trợ sản phẩm (về phụ tùng, dịch vụ bảo trì…), đề xuất việc thực hỗ trợ định người chịu trách nhiệm 4.5 Báo cáo cu i Báo cáo cuối lịch sử dự án, ghi chép trình dự án tóm tắt việc đúng, việc sai Thơng tin cần thiết cho báo cáo cuối bao gồm kế hoạch tổng thể, đánh giá kiểm toán dự án Báo cáo cuối nên đề cập lãnh vực: - Mức độ hoàn thành dự án - Mức độ QLDA - Cấu trúc tổ chức dự án - Đội ngũ dự án đội ngũ quản lý - Các kỹ thuật QLDA Mục tiêu báo cáo cuối nhằm cải thiện dự án tương lai Do vậy, vấn đề cần thể báo cáo cuối sau: Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 116 - Trong lãnh vực riêng lẻ, nên có kiến nghị để cải thiện trạng - Phân tích thành công thất bại chu kỳ dự án - So sánh kết thực tế với mục tiêu sứ mạng đề để sai lệch giải thích nguyên nhân - Nộp báo cáo cho Ban Giám Đốc * Các d ng báo cáo: - Theo m.u tách nh/ công vi c (WBS): Nhà QLDA thu thập thơng tin nhóm cơng việc thực - Theo m.u tách nh/ chi phí (CBS): Lưu trữ thơng tin chi phí vào nhóm để giúp nhà QLDA dễ có dự tính chi phí cơng việc - Theo m.u công vi c, gi y t th t c (SOW): Giúp nhà QLDA dễ dàng thành lập hồ sơ hay đề nghị duyệt dự án cho lần sau Một báo cáo kết thúc dự án tốt giúp doanh nghiệp học tập rút kinh nghiệm qua lần thực dự án CÂU H&I ƠN T2P 1/ Thế kiểm sốt dự án? Phân loại kiểm sốt dự án? 2/ Trình bày bước kiểm soát dự án? 3/ Nêu nguyên tắc kiểm sốt dự án, cho ví dụ? 4/ Những khó khăn xảy thực kiểm soát dự án? Nêu biện pháp khắc phục 5/ Trình bày phương pháp kiểm sốt chi phí? 6/ Thời điểm dự án kết thúc? Cho biết nguyên nhân xảy ảnh hưởng đến thành công thất bại dự án? Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 117 TÀI LI