viết báo cáo không phù hợp 7.1 Sự không phù hợp phân loại không phù hợp Thuật ngữ không phù hợp có nghĩa không đáp ứng yêu cầu Các yêu cầu đợc quy định tài liệu bên đợc đánh giá nh hợp đồng, thủ tục, quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn, đợc ngụ ý nghĩa vụ tổ chức, yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định bên có liên quan Sự không phù hợp phát trình đánh giá khác với không phù sản phẩm (khuyết tật, lỗi) Khi đánh giá không phù hợp, chuyên gia đánh giá không dựa mức độ không đáp ứng yêu cầu nêu văn mà cần phải xem xét tới hiệu lực trình đà đợc thực Sự không phù hợp phát xuất phát từ nguyên nhân: - Hệ thống tài liệu không đề cập tơng xứng tới yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng; - Thực tiễn kết không tuân thủ theo hệ thống tài liệu đà đợc thiết lập không tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng Sự không phù hợp nhận biết trình đánh giá phải đợc thực không đợc dựa ý kiến chủ quan sở thích cá nhân chuyên gia đánh giá Chính lý này, không phù hợp phải đợc đánh giá dựa chuẩn mực sau: - Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000 (hoặc tiêu chuẩn áp dụng khác); - Hệ thèng tµi liƯu cđa tỉ chøc nh: sỉ tay chÊt lợng, thủ tục, kế hoạch, tài liệu hỗ trợ; - Hiệu lực hệ thống, trình việc đáp ứng mục tiêu đà công bố Khi đánh giá tìm hiểu lý cho không phù hợp, chuyên gia đánh giá cần cân nhắc tới số khía cạnh sau: - Tính chất ngẫu nhiên hay hệ thống kiện; - Tác động kiện tới kết hệ thống hay trình; - Kiến thức chuẩn mực đánh giá t×nh hng thĨ; - T×nh hng cã tÝnh chÊt quan träng hay thø yÕu; - Sù tù tin kết luận dựa vào chứng đánh giá; - Các chứng đánh giá hỗ trợ cho phát đánh giá Trong đánh giá bên (đánh giá tổ chức chứng nhận), không phù hợp thờng đợc phân làm hai loại không phù hợp nặng (major non-conformity) không phù hợp nhẹ (minor non-conformity) Sự không phù hợp nặng: không phù hợp gây ảnh hởng nghiêm trọng đến hiệu lực hệ thống chất lợng việc đảm bảo chất lợng sản phẩm dịch vụ cung ứng Những vấn đề sau đợc coi không phù hợp nặng: - Hệ thống chất lợng hoàn toàn không đề cập đến yêu cầu cần áp dụng tiêu chuẩn áp dụng; - Một yêu cầu hệ thống chất lợng hoàn toàn không đợc thực thực tế đuợc thực nhng hiệu lực; - Có nhiều không phù hợp nhẹ lặp lại cách hệ thống (lặp lại qua phòng ban lặp lại qua trình); - Có vi phạm yêu cầu luật định áp dụng sản phẩm hay dịch vụ cung ứng Sự không phù hợp nhẹ: chất không phù hợp xảy ngẫu nhiên, gây ảnh hởng không nghiêm trọng hệ thống chất lợng Sự không phù hợp nhẹ đợc kết luận khi: - Có khuynh hớng diễn biến xấu nhng hành động khắc phục phòng ngừa; - Yêu cầu tiêu chuẩn hệ thống tài liệu không đợc thực quán Trong số trờng hợp, chuyên gia đánh giá nhấn mạnh tới số phát đánh giá nh điểm lu ý Điểm lu ý: khiếm khuyết nhỏ cha đến mức không phù hợp không gây ảnh hởng đáng kể tới yêu cầu hệ thống chất lợng, vấn đề cải tiến 7.2 Viết báo cáo không phù hợp Báo cáo không phù hợp phơng tiện để thức ghi nhận thoả thuận với bên đợc ®¸nh gi¸ vỊ c¸c ®iĨm khiÕm khun thĨ HTQLCL Các tổ chức chứng nhận khác có báo cáo không phù hợp với hình thức khác Tuy nhiên, báo cáo không phù hợp phải viện dẫn đầy đủ tới nội dung sau: Tổ chức/bộ phận đợc đánh giá; Ngày, tháng, năm; Chuyên gia đánh giá phát đa điểm không phù hợp; Nội dung chi tiết không phù hợp Tuyên bố không phù hợp cần nêu rõ: - Vấn đề; - Bằng chứng; - Các yêu cầu tơng ứng tiêu chuẩn tài liệu áp dụng 7.3 Số điều khoản quy định dựa không phù hợp đợc kết luận; Phân loại không phù hợp mức độ Chấp nhận báo cáo không phù hợp Khi nhận đợc báo cáo không phù hợp đoàn chuyên gia đánh giá, lÃnh đạo bên đợc đánh giá phải: - Hiểu rõ không phù hợp; - Thừa nhận không phù hợp, có ý kiến làm rõ nội dung thông hiểu với đoàn đánh giá; - Đánh giá mức độ nghiêm trọng không phù hợp, nguồn lực thời gian cần thiết để thực việc sửa chữa xúc tiến hành động khắc phục; - Xác định nguyên nhân gốc rễ không phù hợp; - Xác định hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết để loại bỏ tận gốc rễ nguyên nhân phòng ngừa lặp lại không phù hợp; - Thẩm xét việc thực hành động khắc phục phòng ngừa; - Thông báo cho đoàn đánh giá khuôn khổ thời gian quy định tình trạng kế hoạch khắc phục hành động khắc phục đà thực Cần ý phân biệt khác biệt ba thuật ngữ: khắc phục, hành động khắc phục hành động phòng ngừa - Sự khắc phục: Hành động đợc tiến hành để loại bỏ không phù hợp đà đợc phát Sự khắc phục gắn với hành động khắc phục Sự khắc phục làm lại, sửa lại hay hạ cấp - Hành động khắc phục: Hành động đợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp đà đợc phát hay tình trạng không mong muốn khác Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến không phù hợp Về chất, hành động khắc phục gắn với việc ngăn ngừa tái diễn - Hành động phòng ngừa: Hành động đợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng không mong muốn tiềm ẩn Có thể có nhiều nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn Về chất hành động phòng ngừa gắn với việc ngăn ngừa việc xảy Khi thẩm xét hành động khắc phục, chuyên gia đánh giá phải: Kiểm tra xem nguyên nhân gốc rễ đà đợc xác định thoả đáng; Kiểm tra mức độ tơng xứng hiệu lực hành động khắc phục phòng ngừa Hiệu lực hành động khắc phục đợc đánh giá dựa trên: - Phép đo/mục tiêu yêu cầu kế hoạch cải tiến; - Nhận thức kết triển khai thực tế kế hoạch cải tiến Kiểm tra việc thực hành động khắc phục kết cập nhật tài liệu có liên quan Phụ lục đăng ký chuyên gia đánh giá 8.1 Đăng ký chuyên gia đánh giá Các yêu cầu chuyên gia đánh giá hệ thống chất lợng đợc đề cập ISO 19011-2: Hớng dẫn đánh giá hệ thống chất lợng - Yêu cầu chuyên gia đánh giá Tiêu chuẩn đa yêu cầu việc đào tạo, kinh nghiệm công tác kinh nghiệm liên quan đến đảm bảo chất lợng, kinh nghiệm đánh giá yêu cầu khác khả chuyên gia đánh giá Thủ tục đăng ký kiểm soát chuyên gia đánh giá đợc xây dựng dựa yêu cầu ISO 19011 Theo đó, để đăng ký làm chuyên gia đánh gi¸ cho mét tỉ chøng nhËn, vÝ dơ nh QUACERT, cá nhân phải thoả mÃn yêu cầu sau: - Trình độ: ngời đăng ký làm chuyên gia đánh giá/chuyên gia đánh giá trởng phải tốt nghiệp đại học tơng đơng trở lên lĩnh vực; - Kinh nghiệm làm việc: ứng viên phải có năm kinh nghiệm công tác lĩnh vực cụ thể, không kể thời gian đào tạo, có năm kinh nghiệm liên quan đến hoạt động đảm bảo chất lợng; - Đào tạo đánh giá: ứng viên phải hoàn thành khoá đào tạo thức đánh giá hệ thống chất lợng Khoá đào tạo tổ chức chứng nhận thực ®ỵc tỉ chøc chøng nhËn thõa nhËn - Kinh nghiƯm đánh giá: + chuyên gia đánh giá: Phải tham gia đánh giá QUACERT thực với t cách quan sát viên tham gia đánh giá với t cách chuyên gia đánh giá tập đánh giá với giám sát chuyên gia đánh giá trởng đà đợc phê duyệt với thời lợng không 20 ngày công, có 10 ngày công đánh giá sở + chuyên gia đánh giá trởng: Phải tiến hành đánh giá hoàn chỉnh với t cách trởng đoàn đánh giá tập dới giám sát chuyên gia đánh giá trởng đà đợc phê duyệt với thời lợng không 15 ngày công, có ngày công đánh giá sở Ngời giám sát lập Phiếu nhận xét chuyên gia đánh giá làm sở cho việc xem xét đăng ký chuyên gia đánh giá Hồ sơ đăng ký chuyên gia đánh giá/chuyên gia đánh giá trởng bao gồm: - Lý lịch bao gồm mô tả chi tiết trình đào tạo, kinh nghiệm làm việc kinh nghiệm đánh giá; - Cam kết bảo mật; - Bản chứng bao gồm chứng đào tạo chuyên gia đánh giá; - Hồ sơ kinh nghiệm đánh giá (nếu có); - Nhận xét quan trớc (nếu có) Thẩm xét hồ sơ đăng ký chuyên gia đánh giá/chuyên gia đánh giá trởng: Một tiểu ban kỹ thuật đợc tổ chức chứng nhận thành lập để xem xét việc đăng ký chuyên gia đánh giá đủ điều kiện theo yêu cÇu cđa tỉ chøc chøng nhËn Ban kü tht sÏ xem xét hồ sơ để chấp nhận hay không chấp nhận ứng viên Khi hồ sơ đạt yêu cầu, Ban kỹ thuật kiến nghị đăng ký để lÃnh đạo tổ chức chứng nhận phê duyệt, ứng viên thức trở thành chuyên gia đánh giá đợc đăng ký tổ chức chứng nhận Mỗi chuyên gia có mà số để theo dõi 8.2 Duy trì hiệu lực đăng ký chuyên gia: Việc đăng ký chuyên gia đánh giá có hiệu lực vòng ba năm Để trì hiệu lực việc đăng ký, chuyên gia đánh giá phải: - Cam kết tuân thủ tuân thủ điều lệ chuyên gia đánh giá (Code of Conduct) tổ chức chứng nhận; - Tham giá khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có thay đổi tiêu chuẩn chứng nhận có thay đổi lín thđ tơc chøng nhËn cđa tỉ chøc chøng nhận; - Tiến hành đánh giá hoàn chỉnh (đối với chuyên gia đánh giá trởng phải tham gia Ýt nhÊt cc sè ®ã víi t cách trởng đoàn đánh giá); - Thông báo cho tổ chức chứng nhận khiếu nại liên quan đến hoạt động đánh giá Tổ chức chứng nhận sẽ: - Thu thập đánh giá khách hàng chuyên gia đánh giá thông qua th góp ý chuyên gia đánh giá; - Đánh giá chuyên gia đánh giá năm lần năm đầu lần năm Hết thời gian năm, chuyên gia đánh giá đợc xem xét để gia hạn đăng ký theo thời hạn năm Phụ lục số biểu mẫu đánh giá ghi chép đánh giá Bộ phận/khu vực đợc đánh giá: Chuyên gia đánh giá: Ref Ngày: Phần ghi chép thông tin Nhận xét báo cáo không phù hợp Công ty: ABC Ltd NCR sè: NVL 01 Bé phËn / Khu vùc: Phân xởng Ngày: Tiêu chuẩn: ISO 9001:2000 Chuyên gia đánh giá: Ng Văn Lâm Điều số: 7.1 Đại diện bên đợc đánh giá: N.V Lợi mô tả Sự không phù hợp Nặng 09/01/2001 nhẹ Thủ tục kiểm tra QP428 không quy định chuẩn mực kiểm tra cho cấu kiện khí số z1558, p2186 nguyên nhân không phù hợp: Các đặc tính kỹ thuật cấu kiện khí quan trọng cha đựoc nhóm kỹ thuật xác định cần có thảo luận với phận sản xuất đảm bảo chất lợng hành động khắc phục phòng ngừa: Trởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiƯm bỉ sung thđ tơc sè QP428 trc ngµy 15/02/2001 nội dung chuẩn mực kiểm tra tơng ứng với cấu kiện khí mà theo yêu cầu Trởng phận đảm bảo chất lợng chịu trách nhiệm thông báo đào tạo nhân viên kiểm tra trớc ngày 30/02/2001 Ngày hoàn thành thực tế: 30/01/2001 Xác nhận đại diện phận đợc ĐG: Thẩm tra hành động khắc phục Nhận xét: Hành động khắc phục có hiệu lực QP 428 đà đợc sửa đổi sang ver.01 Các nhân viên kiểm tra tuân thủ theo yêu cầu Chấp nhận: Không chấp nhận: Xác nhận chuyên gia đánh giá: Ngày / Date: 04/02/2001 Ký: Ng Văn Lâm báo cáo đánh giá Tên tổ chức đợc đánh giá: Địa chỉ: Mục tiêu đánh giá: Phạm vi đánh giá Ngày đánh giá: Tiêu chuẩn: Ngời đại diện: Đoàn đánh giá: Tóm tắt trình đánh giá a) Những hoạt động/địa điểm đà đợc đánh giá: b) Nhận xét mặt mạnh hệ thống: c) Nhận xét vỊ mỈt u cđa hƯ thèng: d) NhËn xÐt vỊ hoạt động cải tiến: e) Kết đánh giá cụ thể Số điểm KPH nặng: Số điểm KPH nhẹ: Số điểm lu ý: Kiến nghị Địa điểm số: C G Đ G đoàn đánh giá: 1) 2) Bộ phận đợc đánh giá T ổ N G 3) S ố 4) 5) Ngày: CGĐG : ISO 9001:2000 4.1 4.2 5.1 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Tổng số KPH Nặng: KPH Nhẹ: Địa điểm1/ Site 1: Địa điểm2/ Site 2: Chó ý: - Dùng " " để biểu thị nội dung đà đợc đánh điểm không phù hợp; - Dùng " KAD " để biểu thị điều không áp dụng - Dùng số để biểu thị số điểm không phù hợp tìm thấy tơng ứng với phận điều tiêu chuẩn; - Dùng số với dấu " * " bên cạnh để biểu thị không phù hợp nặng; - Biểu dùng cho CGĐG Trởng đoàn có trách nhiệm lập tổng kết chung Ngày tháng năm Trởng đoàn đánh giá lý lịch tự thuật curriculum vitae Loại hình đăng ký/ Type of registration: Auditor Lead Auditor Specialist Họ tên / name: Ngày tháng năm sinh / date of birth: nam hay n÷ / SEX: Quèc tịch / nationality: Tình trạng hôn nhân / MARITAL status: N¬i sinh / place of birth: Địa nơi / home ADDRESS: Tel: Địa quan / Office address: Tel: Chøc vô / position: khoá đào tạo đà qua / academic and further traning couses Thêi gian/Date tõ/from ®Õn/to Chuyên ngành/ Speciality Trờng/Tổ chức đào tạo Training Oganization khoá Đào tạo đánh giá / Thời gian/Date từ ngày đến ngày Tên khoá học/ Title of Training Courses B»ng cÊp/ Degree of Cert×ficate Auditing Training courses Tổ chức đào tạo/ Training Organization Loại chứng chỉ/ Type of Certificate ( đạt tham dự/ Attendant orSucessful) Số chứng chỉ/ Certificate No quá trình công tác / work EXPERIENCE Thời gian/Date từ đến Cơ quan công tác/ Employer Công việc thực hiện/ Job Details Chức vụ/ Position Kinh nghiệm đánh giá/ Auditing Experience Đà đợc đăng ký / Being registered as CGĐG/ Auditor CGĐG trëng/ Lead Auditor Sè thỴ / card number: Cơ quan đăng ký/ Registered by: Các lĩnh vực đà đăng ký / Registered Fields: Cam đoan /DECLARATION: Tôi xin cam đoan lời khai đúng, sai xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./ certify that the statements made by me in this form are true and correct to the best of my knowledge Ngµy / Date: Ngêi khai ký / Signature: I Cam kÕt cña chuyên gia đánh giá/ chuyên gia kỹ thuật statement of Auditor/ specialist Họ tên ngời cam kết/ Full Name: Chøc vơ hiƯn t¹i/ Position: c¬ quan/ Organisation: Địa chỉ/ Address: Điện thoại/ Tel Fax: E-mail: Chøng minh th sè/ ID Card or Passport Number: Néi dung cam kÕt: T«i xin cam kết thực nhiệm vụ đợc phân công đoàn đánh giá cách tin cậy công minh ®èi víi tỉ chøc chøng nhËn cịng nh tỉ chøc đợc đánh giá Tôi cam kết khai báo với tổ chức chứng nhận mối quan hệ tổ chức đợc đánh gây ảnh hởng đến tính khách quan đánh giá Tôi cam kết không nhận hối lộ, quà biếu, hoa hồng, giảm giá lợi tức từ tổ chức đợc đánh giá, từ đại diện họ ngời có liên quan Tôi cam kết không tiết lộ cho tổ chức cá nhân thông tin thu nhận đợc trình tiến hành hoạt động chứng nhận, trừ đợc Cơ sở đợc đánh giá tổ chức chứng nhận uỷ quyền văn Tôi cam kết không làm tổn hại đến uy tín lợi ích tổ chức đợc đánh giá Tôi cam kết không làm tổn hại đến uy tín lợi ích tổ chức chứng nhận Tôi đảm bảo thực đầy đủ yêu cầu thủ tục tổ chøc chøng nhËn Ngêi cam kết/ stateperson (Ký ghi rõ họ tên/ name and signaturre) ... đánh giá: + chuyên gia đánh giá: Phải tham gia đánh giá QUACERT thực với t cách quan sát viên tham gia đánh giá với t cách chuyên gia đánh giá tập đánh giá với giám sát chuyên gia đánh giá trởng... chuyên gia đánh giá 8.1 Đăng ký chuyên gia đánh giá Các yêu cầu chuyên gia đánh giá hệ thống chất lợng đợc ®Ị cËp ISO 19011-2: Híng dÉn ®¸nh gi¸ hƯ thống chất lợng - Yêu cầu chuyên gia đánh giá Tiêu... công đánh giá sở Ngời giám sát lập Phiếu nhận xét chuyên gia đánh giá làm sở cho việc xem xét đăng ký chuyên gia đánh giá Hồ sơ đăng ký chuyên gia đánh giá/ chuyên gia đánh giá trởng bao gồm: - Lý