Phác hoạ cuộc kiểm toán và các vấn đề về kiểm toán doanh thu và hệ thống kiểm soát nội bộ 26/04/2007 Phỏng vấn Mike Schamberger - Giám đốc quản lý rủi ro của Grant Thornton LLP chuyên về cung cấp dịch vụ cho các Doanh nghiệp hoạt động trong thị trường Công nghệ cao, gồm cả Doanh nghiệp Khối Nhà nước và tư nhân thuộc ngành Bưu chính viễn thông, Phần mềm, Phần cứng, Dịch vụ tư vấn Công nghệ thông tin và Công nghệ Sinh học. Ông là người đứng đầu của Văn phòng “Technology Industry Practice” tại Chicago, và là một trong 4 thành viên của “ Grant Thornton’s National Technology Industry Practice Leadership Team”. Sau đây là Bài phỏng vấn của RevenueRecognition.com liên quan đến các vấn đề chung của cuộc kiểm toán, kiểm toán doanh thu và hệ thống kiếm soát nội bộ. Câu hỏi: Khách hàng cần chuẩn bị những gì trước khi các Kiểm toán viên tới làm việc? Trả lời: Trước khi Kiểm toán viên tới, thì điều đầu tiên là khách hàng cần có một hệ thống Kiểm soát nội bộ đủ mạnh để đảm bảo rằng các Báo cáo tài chính không bao gồm các sai sót trọng yếu. Thứ hai, lập Kế hoạch là nhân tố chính dẫn tới sự thành công của quá trình Kiểm toán. Trước khi bắt đầu Công việc Kiểm toán (Fieldwork), Khách hàng phải chắc chắn rằng Kiểm toán viên của họ sẽ gặp gỡ Ban giám đốc và các thành viên phòng Kế toán để xác định thời gian hoàn thành Công việc Kiểm toán. Trong suốt quá trình Họp để lập Kế hoạch Kiểm toán, Kiểm toán viên trình Ban giám đốc Bản Kế hoạch làm việc (Listing of schedules) mà khách hàng cần chuẩn bị. Bản Kế hoạch này phải được hoàn thành trước khi cuộc Kiểm toán bắt đầu và sẽ bao gồm: Các bảng tính (spreadsheets), Chứng từ gốc (source documents), Biên bản Họp Hội đồng quản trị, các hợp đồng quan trọng - Toàn bộ các tài liệu dùng để lập Báo cáo Tài chính. Đây là bản danh sách rất dài và đòi hỏi khách hàng rất nhiều thời gian để hoàn thành. Câu hỏi: Những lỗi nào Khách hàng dễ mắc phải nhất khi bắt đầu cuộc Kiểm toán? Trả lời: Lỗi phổ biến nhất là Khách hàng chưa khoá sổ Kế toán và hoàn thành các điều chỉnh liên quan tới tài khoản Kế toán. Dẫn tới, quá trình Kiểm toán trở nên thiếu hiệu quả và thông thường là mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với ước tính ban đầu. Và khi có sự hiện diện của Kiểm toán, khách hàng có thể sẽ khoá sổ kế toán một cách vội vàng, đồng thời cũng chưa hoàn thành các điều chỉnh để xác định số dư tài khoản cuối cùng một cách chặt chẽ. Khi điều này xảy ra, thì khả năng sẽ có các điều chỉnh trọng yếu liên quan tới Báo cáo tài chính là cần thiết. Một lỗi thứ hai là khách hàng không đáp ứng hết các Kế hoạch về thời gian biểu làm việc ban đầu như yêu cầu của Kiểm toán viên. Theo kinh nghiệm, tôi đã gặp rất nhiều trường hợp, khi công việc Kiểm toán bắt đầu thì khách hàng mới chỉ hoàn thành một phần tư yêu cầu, phần còn lại được cung cấp thêm trong quá trình kiểm toán. Chúng tôi thường kết thúc các công việc kiểm toán ban đầu và sau đó phải đợi khách hàng hoàn thiện nốt các phần việc còn lại. Điều này, lại một lần nữa, làm cho chúng tôi trở nên thiếu hiệu quả và cuộc kiểm toán sẽ kéo dài hơn. Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng trong suốt mùa kiểm toán bận rộn, các Kiểm toán viên sẽ phải làm việc trong khoản từ 60 đến 80 giờ một tuần và thường kết thúc công việc kiểm toán tại khách hàng sớm hơn so với khách hàng dự kiến. Câu hỏi: Kiểm toán viên thường quan tâm đến vấn đề nào, và vấn đề nào thường cần nhiều thời gian nhất? Trả lời: Hai vấn đề cần nhiều thời gian nhất khi Kiểm toán các Công ty về Công nghệ là Doanh thu và nợ/vốn. Doanh thu cần nhiều thời gian để kiểm toán là do khách hàng phải công bố chính thức và giải thích các vấn đề liên quan đến xử lý doanh thu ra công chúng dẫn tới rủi ro trong việc có sai sót trọng yếu tăng lên. Kiểm tra thông thường bao gồm việc chọn một số hợp đồng có trên sổ sách trong năm và xem xét tính đúng đắn của việc ghi nhận doanh thu của các hợp đồng này. Việc kiểm tra doanh thu bao gồm: Đọc kỹ hợp đồng và thu thập các tài liệu hỗ trợ. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng ở các công ty Công nghệ cao cấu trúc vốn/nợ đặc biệt phức tạp hơn là ở các ngành khác - điều này làm tăng khả năng dẫn tới các sai sót. Các công ty Công nghệ có khuynh hướng sử dụng cả vốn vay và vốn huy động để đầu tư, có thể bao gồm các công cụ phái sinh, hợp đồng quyền chọn, chứng chỉ quỹ và hợp đồng quyền bán/mua. Kế toán trong lĩnh vực này là rất phức tạp - chúng tôi gọi nó là kế toán siêu cao cấp (hyper-complex accounting). Câu hỏi: Ngài có thể kể một chút về quy trình kiểm toán việc ghi nhận doanh thu? Trả lời: Việc đầu tiên là xem xét chính sách và thủ tục ghi nhận doanh thu của Công ty để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các quy định kế toán đang được áp dụng. Một khi kiểm toán viên cảm thấy yên tâm rằng các chính sách và các thủ tục trên là phù hợp, việc kiểm tra chi tiết tới hợp đồng sẽ được thực hiện. Thông thường Kiểm toán viên sẽ chọn lựa các hợp đồng mà theo họ là trọng yếu - khái niệm này thay đổi tuỳ vào từng công ty. Và sau đó, Kiểm toán viên sẽ đọc các hợp đồng này cộng thêm cả các phụ lục hợp đồng được lập trong suốt năm. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận trên Báo cáo tài chính một cách đúng đắn. Kiểm toán viên cũng kiểm toán luôn cả các doanh thu chưa thực hiện được ghi nhận vào doanh thu trong năm. Thêm vào đó, KTV cũng sẽ lựa chọn các hợp đồng nhỏ hơn để kiểm tra, mặc dù chúng không phải là trọng yếu, để đảm bảo rằng doanh thu của các hợp đồng này cũng được ghi nhận một cách chính xác. Câu hỏi: Điều luật Sarbanes-Oxley (SOX) (Đạo luật yêu cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Mỹ) làm cho quá trình này đơn giản hơn hay phức tạp hơn, thưa ông? Trả lời: Với điều luật Sarbanes-Oxley quá trình này trở lên đơn giản hơn một chút vì các Công ty hiện nay đã phác thảo các chính sách và thủ tục ghi nhận doanh thu và các quy định liên quan đến từng trường hợp ghi nhận doanh thu cụ thể. Những điều này đã làm tăng các bằng chứng trợ giúp cho việc đảm bảo rằng doanh thu đã được ghi nhận đúng đắn. Hơn nữa, chính sách ghi nhận doanh thu đã được truyền đạt cho bộ phận bán hàng. Điều tôi nhận thấy trong các thông lệ tốt nhất ngày nay là các nhân viên bán hàng hiểu được việc ghi nhận doanh thu và thậm chí các thay đổi nhỏ trong hợp đồng có thể có ảnh hưởng lớn tới việc ghi nhận doanh thu như thế nào? Câu hỏi: Tại sao Ông lại nghĩ vậy? Trả lời: Tôi nghĩ đó là kết quả của điều luật Sarbanes-Oxley. Rất nhiều Công ty đại chúng đang nỗ lực để đào tạo lực lượng bán hàng của họ. Câu hỏi: Vấn đề nào thường là phức tạp nhất trong cuộc kiểm toán? Trả lời: Không có vấn đề nào cụ thể, mà cuộc kiểm toán có thể trở lên phức tạp một cách bất ngờ. Ví dụ, một công ty tham gia một hợp đồng đặc biệt mà không hiểu thấu đáo các hệ quả kế toán của hợp đồng này. Không may, thường là sự cố chỉ xảy ra khi bộ phận quản lý khoá sổ và đột nhiên phát hiện ra vấn đề - hoặc tồi tệ hơn - các Kiểm toán viên phát hiện ra vấn đề mà khách hàng không biết là vấn đề này tồn tại. Khi điều này xảy ra, các Kiểm toán viên cấp cao, các trưởng đoàn hoặc giám đốc cuộc kiểm toán (Audit partner) cần dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu và giải quyết tình huống này. Các vấn đề này cần đặc biệt chú ý đối với các nhà đầu tư áp dụng phương pháp phân tích kỹ thuật, làm tốn thêm nhiều thời gian và công sức. Câu hỏi: Kiểm toán viên có vai trò gì trong việc giúp khách hàng cải thiện quy trình làm việc của họ hay không? Trả lời: Có chứ. Khi chúng tôi bắt gặp các chính sách và thủ tục cần phải cập nhật, hoặc chúng tôi thấy có các thông lệ tốt có thể đem lại lợi ích cho khách hàng, thì chúng tôi sẽ đưa các vấn đề này vào thư quản lý trình cho Ban giám đốc của Công ty. Đó là một phần công việc bình thường trong quá trình của Kiểm toán. Câu hỏi: Với điều luật Sarbanes-Oxley thì vai trò của kiểm toán viên có sự thay đổi căn bản nào? Trả lời: Với điều luật Sarbanes-Oxley thì vai trò của kiểm toán viên có sự thay đổi căn bản là ở chỗ, đối với các khách hàng sớm áp dụng điều luật , các kiểm toán viên cần phải đưa ra ý kiến về các đánh giá của Ban giám đốc và ý kiến về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Điều luật Sarbanes-Oxley trước đây thì không quy định điều này. Câu hỏi: Ngài đã nói khá lâu về điều luật Sarbanes-Oxley, chúng ta sẽ kết thúc chủ đề này với một câu hỏi. Liệu các Công ty đại hiện nay có hoạt động tốt hơn với điều luật Sarbanes-Oxley và họ có cảm thấy thoải mái với điều luật này hay không? Trả lời: Câu trả lời còn tuỳ thuộc vào các Công ty. Những Công ty đã nhanh chóng áp dụng các quy định điều luật SOX 404 trong vài năm cảm thấy khá thoải mái. Họ hiểu rõ các quy định, họ có sẵn hệ thống kiểm soát của mình và đã được lập thành văn bản. Và họ đã có thể giao trách nhiệm quy định trong SOX 404 tới các cấp quản lý và nhân viên một các thích hợp. Về tổng thể, các công ty sớm áp dụng đạo luật này thích ứng khá nhanh các yêu cầu của luật đối với Ban giám đốc, đối với Kiểm toán viên và mối liên hệ giữa kiểm toán viên với Ban giám đốc. Sẽ có sự ngập ngừng và lo lắng đối với các Công ty chưa sớm áp dụng điều luật. Các công ty này sẽ phải tuân thủ điều luật Sarbanes-Oxley 404 lần đầu tiên vào năm 2007, và cho kỳ kiểm toán đầu tiên của họ vào năm 2008. Một số cơ quan Công vụ đã cùng làm việc nhằm đưa ra các chỉ dẫn cho các Công ty này. Uỷ ban chứng khoán quốc gia (SEC) và ban giám sát kế toán các công ty đại chúng (PCAOB – The Public Company Accounting Oversight Board) đang xem xét các hướng dẫn trên và Uỷ ban quốc tế về kiểm soát nội bộ (“COSO”) mới đây đã đưa ra một bản hướng dẫn thực hiện cho các doanh nghiệp nhỏ với tên gọi: “ Kiểm soát nội bộ dựa trên Báo cáo tài chính - hướng dẫn dành cho các Công ty Đại chúng loại nhỏ”. Câu hỏi: Vậy rốt cuộc là có sự chỉ dẫn nào để các Công ty tư nhân làm theo hay không? Trả lời: Một số doanh nghiệp tư nhân tình nguyện áp dụng SOX 404. tuy nhiện hiện chưa có một điều luật nào bắt buộc các Công ty này phải chấp hành SOX 404. Hiện nay, với các Công ty tư nhân điều luật này được xem là thông lệ tốt nhất. Dịch từ revenuerecognition.com Link: http://www.revenuerecognition.com/content/articles/9031.asp HVUNG . Phác hoạ cuộc kiểm toán và các vấn đề về kiểm toán doanh thu và hệ thống kiểm soát nội bộ 26/04/2007 Phỏng vấn Mike Schamberger -. là Bài phỏng vấn của RevenueRecognition.com liên quan đến các vấn đề chung của cuộc kiểm toán, kiểm toán doanh thu và hệ thống kiếm soát nội bộ. Câu hỏi: