Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo Tìm hiểu về quy trình thực hiên các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng đường hàng không tại công ty TNHH TIẾP VẬN TẬP BẢN ĐỒ VIỆT NAM.
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới, hoạt động Xuất Nhập Khẩu của nước ta không ngừng phát triển. Thông qua con đường ngoại thương, các quốc gia được gắn kết với nhau, hàng hóa được lưu chuyển từ nước này đến nước khác. Nhưng đồng thời sự gia tăng của ngoại thương đã đặt ra nhiều vấn đề mới trong nhiệm vụ vận tải hàng hóa, đặc biệt vận tải quốc tế. Cùng với hoạt động vận tải nội địa và vận tải quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đã trở thành một khâu hết sức quan trọng trong dây chuyền vận tải hàng hóa, nó không chỉ tạo điều kiện thúc đẩy, mở rộng buôn bán mà còn góp phần đáng kể vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Giao nhận gắn liền kinh tế trong nước với nền kinh tế thế giới. Giao nhận là một loại hình dịch vụ đặc thù trong quá trình lưu thông phân phối, là tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ người gửi đến người nhận. Mặt khác, như chúng ta cũng biết ngành vận tải hàng không của thế giới nói chung và của nước ta nói riêng đang trên đà phát triển mạnh mẽ với ngày càng nhiều cảng hàng không hiện đại được xây dựng và đưa vào hoạt động ở hầu hết các nước trên thế giới mà chúng ta có thể kể ra như: Sân bay Dubai-Các tiểu vương quốc Ả rập Thống nhất, Sân bay Changi- Singapore, Sân bay quốc tế Incheon-Hàn Quốc, Sân bay quốc tế Kansai-Nhật, Sân bay Munich- Đức Riêng ở Việt Nam thì ngành Hàng Không cũng đang trên đà phát triển mạnh mẽ với 26 cảng hàng không ( 10 Cảng Hàng Không Quốc Tế , 16 Cảng Hàng Không Nội Địa ) cùng với hệ thống các tuyến đường bay được phân bổ rộng khắp các nước trên thế giới….Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước. Trước những nhu cầu ngày càng cấp bách của thực tế nền kinh tế, hoạt động giao nhận hàng hóa ở Việt Nam đang có những bước vận động tự thân tích cực trên con đường hoàn thiện và phát triển. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động giao nhận, người giao nhận phải không ngừng hoàn thiện kiến thức, tinh thông về nghiệp vụ, nắm vững và vận dụng tốt các quy định của pháp luật, thông hiểu các tập quán quốc tế có liên quan đến hàng hóa được luân chuyển một cách an toàn, nhanh chóng với chi phí thấp nhất. Điều này không những giúp khâu hàng hóa đạt hiệu quả, lợi nhuận cao trong kinh doanh, mà còn tăng thêm uy tín của doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và cả nước Việt Nam nói chung trên thương trường quốc tế. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu. 1-Tìm hiểu về quy trình thực hiên các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng đường hàng không tại công ty TNHH TIẾP VẬN TẬP BẢN ĐỒ VIỆT NAM. 2- Hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. 3. Phạm vi nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu là bao gồm tất cả các giai đoạn của quá trình xuất khẩu hàng hóa bẳng đường hàng không tại công ty TNHH TIẾP VẬN TẬP BẢN ĐỒ VIỆT NAM từ 30/01/2012 đến 30/03/2012. 4. Phương pháp nghiên cứu. Tìm hiểu, tham quan và theo dõi quá trình hoạt động của các bộ phận kết hợp với kiến thức học được phân tích và làm rõ tất cả các hoạt động của quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. 5. Kết cấu của báo cáo. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì báo cáo thực tâp tốt nghiệp bao gồm 3 chương: • Chương 1: Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển công ty TNHH Tiếp Vận Tập Bản Đồ Việt Nam. • Chương 2: Tìm hiểu về thực trạng về quy trình thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Trách TNHH Tiếp Vận Tập Bản Đồ Việt Nam. • Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho quy trình giao nhận hàng hóa xuất khầu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Tiếp Vận Tập Bản Đồ Việt Nam. 2 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TẬP BẢN ĐỒ VIỆT NAM 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tập Bản Đồ Việt Nam (ATLAS VIETNAM LOGISTICS) Bước sang thế kỷ 21 nền kinh tế của nước ta đã mở ra một trang sử mới, đã có những bước ngoặc quan trọng như việc ký Hiệp định thương mại song phương Việt – Mỹ (2001) và việc Việt Nam đã trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại Thế giới – WTO (2006)… Nhằm đáp ứng nhu cầu dịch vụ hậu cần hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng của thị trường trong nước và quốc tế. Công ty cổ phần vận tải và thương mại An Gia Lạc (AGL) đã ra đời với sự cố gắng, đồng lòng của tất cả mọi người trong công ty. Thêm vào đó, với đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, vững vàng trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu và các mối quan hệ mật thiết với các hãng chuyên chở, các cảng đường hàng không, đường biển, hợp tác chặt chẽ với cơ quan Hải Quan và với hệ thống đại lý trên toàn cầu, sau hơn 5 năm hoạt động phát triển và trưởng thành, hiện nay công ty An Gia Lạc (AGL) đã trở thành một trong những công ty giao nhận vận tải xuất nhập khẩu có uy tín trên thị trường về dịch vụ giao nhận. Vào giữa năm 2009, công ty An Gia Lạc bắt đầu tiến hành liên doanh với tập đoàn Atlas Singapore nhằm mở rộng hệ thống đại lý cũng như thị trường hoạt động của công ty ra một tầm cỡ mới, một tầm cỡ quốc tế trên mọi phương diện vận tải. Cùng với tên gọi mới và sự uy tín của Atlas trên thị trường quốc tế cũng như uy tín đã có của An Gia Lạc tại thị trường Việt Nam. Công ty Tập Bản Đồ (tiền thân là công ty An Gia Lạc) ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực giao nhận trong và ngoài nước. Cho đến thời điểm hiện tại, dịch vụ vận chuyển quốc tế của công ty Tập Bản Đồ đã và đang làm cho khách hàng thực sự an tâm khi giao hàng hoá của công ty được vận chuyển an toàn bởi công ty giao nhận có uy tín như công ty Tập Bản Đồ. Công ty cung cấp tất cả các dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá từ nội địa đến vận chuyển đường biển, hàng không, dịch vụ hải quan và các dịch vụ liên quan khác đến lĩnh vực giao nhận. Thế mạnh của công ty là hệ thống đại lý rộng khắp và có hầu hết ở các nước trên thế giới, từ vận chuyển hàng lẻ đến hàng nguyên container, hàng air, sea-air đến trên 1500 cảng và sân bay trên thế giới. Ngoài ra công ty còn cung cấp dịch vụ thuê kho, bãi đóng hàng xuất khẩu, hàng quá khổ quá tải, hàng nguy hiểm với phương châm “REACHING OUT…” 3 Tuy nhiên hiện nay do nền kinh tế Việt Nam đang chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng của nền kinh tế toàn cầu nên việc nhập khẩu và xuất khẩu sẽ có sự hạn chế. Khủng hoảng xảy ra đã làm cho rất nhiều công ty giao nhận bị phá sản hàng loạt và việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, các công ty sẽ gay gắt hơn. Nhưng qua 5 năm hoạt động công ty Tập Bản Đồ vẫn phát triển bền vững và là một trong những công ty giao nhận vận tải xuất nhập khẩu có uy tín. Công ty Tập Bản Đồ đạt được những thành quả ngày hôm nay là nhờ vào sự cố gắng nhiệt tình, vững vàng trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu của tất cả đội ngũ nhân viên trong công ty và các mối quan hệ mật thiết với các hãng chuyên chở, các cảng đường hàng không, đường biển, hợp tác chặt chẽ với cơ quan Hải Quan và với hệ thống đại lý trên toàn cầu. Công ty Tập Bản Đồ thành lập vào năm 2006, được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh số: 0309781609, có số vốn ban đầu 800 triệu (VNĐ) do 3 cổ đông sáng lập: Chủ tịch Hội đồng quản tri: Nguyễn Khang Giám đốc: Trần Lê Hậu Phó giám đốc: Nguyễn Đức Đạt Slogan: REACHING OUT…. Logo: Tên giao dịch: ATLAS LOGISTICS CO., LTD Địa chỉ: lầu 3, số 05 Đống Đa, Phường 02, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84 – 8 3848 9990 Fax: 84 – 8 3848 9970 Website: www.atlaslogistics.com.vn Mã số thuế: 0309781609 Vốn điều lệ: 800,000,000 VNĐ Vốn cố định: 200,000,000 VNĐ Vố lưu động: 2,250,000,000 VNĐ Thông tin về ngân hàng: Thị trường trong nước: 4 o Tên tài khoản: ATLAS LOGISTICS o Số tài khoản: USD 17556529 o Tên ngân hàng: ACB - HCM (Ngân hàng thương mại Á Châu - TPHCM) Thị trường nước ngoài: o Tên tài khoản: ATLAS LOGISTICS o Số tài khoản: USD 106 2029 7396 028 o Tên ngân hàng: TECHCOMBANK TAN BINH Công ty Tập Bản Đồ là một tổ hợp công ty chia thành 2 công ty chi nhánh, hoạt động ở lĩnh vực chủ yếu gồm: công ty An Gia Phú (chuyên về lĩnh vực thương mại) và công ty Tập Bản Đồ (chuyên về dịch vụ cước vận chuyển quốc tế và thủ tục hải quan). Trong đó, công ty An Gia Phú vừa tách ra từ công ty Tập Bản Đồ với 100% vốn của công ty Tập Bản Đồ hoạt động trong lĩnh vực thương mại như mua bán gỗ ván ép, nhập khẩu hàng từ Trung Quốc cung cấp đến trung tâm thương mại…. Và công ty Tập Bản Đồ là sự liên doanh giữa công ty An Gia Lạc và tập đoàn Atlas Logistics Singapore với 60% vốn của công ty An Gia Lạc và 40% vốn của Singapore. Đồng thời đổi tên giao dịch thành công ty Tập Bản Đồ. Công ty Tập Bản Đồ vừa là đại lý giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, vừa hoạt động thương mại, chuyên mua bán đồ nội thất, gỗ ván ép… nhưng chức năng chủ yếu của Atlas vẫn là giao nhận hàng hoá. Là công ty giao nhận vận tải quốc tế, công ty Tập Bản Đồ có khách hàng ở hầu hết các nước trên thế giới, đặc biệt chuyên giao nhận vận chuyển hàng đi các cảng chính của Mỹ, Trung Quốc, Nhật, Hàn Quốc, Châu Âu và Đông Nam Á. Sau đây là chức năng chính của công ty Tập Bản Đồ. 1.2. Phạm vi hoạt động Giao nhận và vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, hàng ngoại giao, hàng hội chợ triển lãm, thiết bị cho các cuộc biểu diễn văn hoá, nghệ thuật, hàng công trình, hàng siêu trường siêu trọng, đồ dùng cá nhân, hàng biếu tặng, hàng mẫu, tài liệu chứng từ bằng đường hàng không, đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ trong và ngoài nước. Tổ chức thực hiện một hay nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy từ khác, tư 5 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng marketing Phòng chứng từ Phòng thủ tục hải quan Phòng kế toán vấn khách hàng, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng. Thực hiện những dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, khai báo hải quan hàng xuất nhập khẩu, dịch vụ kho vận. Tổ chức thực hiện vận chuyển hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) xuất nhập khẩu bằng đường biển với các hình thức từ cảng đến cảng, từ kho khách hàng người bán đến kho khách hàng người mua. Tổ chức dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hoá, thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hoá đến cảng hay đến địa điểm nhận hàng cuối cùng theo yêu cầu của chủ hàng. Đại lý tàu biển, đại lý lưu cước gom và chia lẻ hàng, quản lý container, đại lý cho các hãng giao nhận. Đại lý ký gửi hàng hoá, nhận làm thủ tục hải quan, kiểm kiện hàng, kiểm định, mua bảo hiểm hàng hoá theo đúng qui định của Nhà Nước. Đại lý và tổng đại lý cho các hãng hàng không, các dịch vụ vận tải hàng hoá và hành khách. Kinh doanh buôn bán các loại container second – hand cho khách hàng nào có nhu cầu mua container xuất đi và sử dụng làm kho tại nước nhập khẩu. 1.3. Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty Tập Bản Đồ 1.3.1. Cơ cấu tổ chức công ty Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 1.3.2 Chức năng, phạm vi hoạt động của các phòng ban Hội đồng Quản trị: 6 - Hội đồng quản trị là bộ phận có vị trí cao nhất trong công ty, quyết định mọi vấn đề quan trọng nhất của ban giám đốc công ty và của công ty. Hội đồng quản trị đại diện các cổ đông (các chủ sỡ hữu công ty): quyết định các dự án đầu tư, phương án đầu tư và các dự án đầu tư…liên quan đến các quyết định phân bổ nhân sự chủ chốt của công ty: bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với giám đốc, các chức danh quản lý khác của công ty. Giám sát chỉ đạo giám đốc và quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Hội đồng quản trị thường không tham gia hoạt động điều hành hằng ngày của công ty mà chỉ đưa ra các quyết định lớn như quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển hằng năm của công ty… Ban Giám đốc: - Là người đồng sáng lập ra công ty, có trách nhiệm lớn nhất đối với mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty. - Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu chọn. Ngoài trình độ chuyên môn về ngành nghề, vững vàng trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu và các mối quan hệ mật thiết với các hãng chuyên chở, các cảng đường không, đường biển, hợp tác chặt chẽ với cơ quan Hải Quan và với hệ thống đại lý trên toàn cầu, giám đốc còn cần phải có năng lực quản lý và điều hành thật tốt mọi công việc cũng như các nhân viên trong công ty. - Giám đốc còn là người quyết định chọn đối tác chiến lược trong kinh doanh thiết lập các mối quan hệ tốt với các đối tác chiến lược, các ngân hàng và khách hàng tiềm năng của công ty. - Theo dõi tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty để có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. - Theo sát đôn đốc cấp dưới thực hiện các chiến lược đã đề ra để nhanh chóng hoàn thành mục tiêu của công ty. Phòng kinh doanh (Sales): - Phòng kinh doanh cùng với các phòng ban khác tạo những dịch vụ tốt nhất phục vụ khách hàng. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch cho phòng kinh doanh và cho bộ phận kinh doanh. Thiết lập các mục tiêu kinh doanh trong tương lai. 7 - Tìm kiếm và duy trì khách hàng cho công ty thông qua các mạng lưới nhân viên, đồng thời xúc tiến việc ký kết hợp đồng với các khách hàng. - Phụ trách phân tích báo cáo kinh doanh, xây dựng và phát triển hệ thống giá, chiết khấu và quản lý lãi/lỗ trong quá trình kinh doanh của công ty. - Phụ trách quảng cáo, công tác quan hệ cộng đồng, hoạt động tài trợ chiến dịch tiếp thị theo từng ngành hàng cụ thể. - Đề xuất các giải pháp nhằm cạnh tranh với các công ty khác chung lĩnh vực. Phát triển thương hiệu của công ty. - Hiện tại sau khi liên doanh với tập đoàn Atlas, công ty đang trong giai đoạn thay đổi cơ cấu hoạt động trong phòng kinh doanh, các nhân viên trong phòng kinh doanh dược chia ra làm 4 nhóm, mỗi nhóm 2 nhân viên kinh doanh, môt người ngồi tại công ty trực máy, trả lời thư cho khách hàng và đại lý, thông qua điện thoại và Internet tìm kiếm khách hàng cho công ty. Người còn lại tìm kiếm khách hàng từ bên ngoài, đi liên hệ với các khách hàng ở bên ngoài, tổ chức các cuộc gặp gỡ khách hàng thường xuyên để giữ mới quan hệ lâu dài với khách hàng. Phòng chứng từ (OPS): - Hỗ trợ bộ phận giao nhận làm bộ chứng từ của lô hàng nhằm giúp bộ phận giao nhận có cơ sở để lên tờ khai Hải quan. - Nhận thông tin và các chứng từ của khách hàng, hãng tàu và các hãng hàng không. - Phát hành những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng… - Nhận thông tin từ phòng dịch vụ khách hàng, đến địa chỉ của khách hàng lấy hàng và bàn giao cho bộ phận xuất làm thủ tục xuất khẩu . - Nhận hàng hóa và chứng từ bàn giao từ bộ phận nhập, làm thủ tục hải quan cho lô hàng và giao hàng về địa chỉ của khách hàng yêu cầu . Phòng thủ tục Hải Quan: - Trực tiếp làm việc với cơ quan hữu quan (hải quan, hàng không .) để thực hiện việc giải phóng hàng nhập quốc tế theo đúng lịch trình quy định. Thông quan hàng hoá, đáp ứng kịp thời và giao hàng cho khách hàng đúng nơi quy định. - Liên hệ với các khách hàng để hoàn tất hồ sơ tạm giữ ở hải quan. 8 - Thực hiện việc làm hàng quốc tế - chịu trách nhiệm khai báo hải quan và xuất hàng theo đúng lịch trình. - Làm việc với cơ quan hữu quan (hải quan, hàng không, an ninh, văn hóa, kiểm dịch, hun trùng .) nhằm đảm bảo hàng hóa được gởi đi theo đúng lịch trình. - Phối hợp với phòng dịch vụ khách hàng để giải quyết các lô hàng và chứng từ còn nghi vấn. - Thu thập những thông tin liên quan đến lô hàng và tất cả các chứng từ có liên quan nhằm lên bộ tờ khai Hải quan, khai báo hải quan, và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến lô hàng để hàng được thông quan. - Thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng đến đúng nơi quy định. Phòng Tài chính Kế toán: - Phòng tài chính kế toán có chức năng chủ yếu là kiểm soát mọi chi phí và luồng tiền hoạt động kinh doanh của công ty. Lập các báo cáo tài chính trình cho ban giám đốc và hội đồng quản trị trong công ty. - Tham gia lập dự báo và lập kế hoạch ngân sách cho công ty. Trả lương cho các nhân viên vào mỗi cuối tháng - Triển khai thực hiện các quyết định, các chính sách về tài chính - kế toán - thuế - kiểm toán trong công ty. - Kiểm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gởi hóa đơn cho khách hàng. Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng liên quan đến hóa đơn. - Kiểm soát và thu hồi công nợ từ khách hàng. - Quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương, thu nhập và các chế độ phúc lợi xã hội. Các vấn đề luật pháp, các báo cáo. Chính sách nhân sự, lao động, hoạt động chung của công ty. 1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty (2008-2010) 1.4.1 . Cơ cấu các loại hình dịch vụ Bảng 1.1 Doanh thu của công ty trong 3 năm (2008-2010) 9 . nghiên cứu. 1 -Tìm hiểu về quy trình thực hiên các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng đường hàng không tại công ty TNHH TIẾP. quát về sự hình thành và phát triển công ty TNHH Tiếp Vận Tập Bản Đồ Việt Nam. • Chương 2: Tìm hiểu về thực trạng về quy trình thực hiện các thủ tục và nghiệp