Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Quản lý công ty bán các thiết bị và linh kiện điện tử, tin học. Khoa Công nghệ thông tin Đại học Bách Khoa Đà Nẵng
I. L ỜI GIỚI THIỆU 1. L ời Cảm Ơn : Song hành cùng với học phần Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống là học phần TH.Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống . Cuối học phần để củng cố và báo cáo cho các thầy về những gì mình đã được học trong suốt 1 học kỳ , Em đã đăng ký đề tài : “ Quản lý công ty bán các thiết bị và linh kiện điện tử - tin học “ . Quả thật đây là một đề tài bám sát với nền kinh tế thị trường hiện nay . Nó mang lại rất nhiều sự hứng thú trong quá trình làm đề tài và càng hiểu sâu sắc hơn bản chất môn học . Để hoàn thành được đề tài này một cách thuận lợi . Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Phan Huy Khánh đã giản dạy bộ môn phân tích và thiết kế hệ thống và thầy Hồ Phan Hiếu đã trực tiếp trình bày một cách trực quan các công cụ và các bước tiến hành thực hiện báo cáo này . Đà nẵng 5/2009 Sinh viên : Ngô Tấn Nghĩa Lớp : 06T2 2. Đề Tài : “ Quản lý công ty dịch vụ thiết bị và linh kiện điện tử - tin học “ 3. Lý Do Chọn Đề Tài : Việc quản lý hoạt động của một công ty là một chuỗi công việc vô cùng vất vả và tốn rất nhiều công sức nếu không muốn nói là phải rất tỷ mẫn , chăm chỉ và sang suốt . Sự sai xót là không thể tránh khỏi nếu như công việc chỉ dành cho một người hay không được chuyên môn hóa – hiện đại hóa và vì một phần là việc đối chiếu sổ sách , tính toán thanh toán bằng tay diễn ra hằng ngày , điều này rất nhàm chán với con người nên rất dê xảy ra sai xót . Việc tin học hóa trong quản lý toàn bộ hệ thống công ty từ những việc nhỏ đến các việc đỏi hỏi tính tỷ mẫn , cẫn thận cao sẽ làm cho công việc này bớt đi nhàm chán và nâng cao được độ chính xác , an toàn và vô cùng hiệu quả về mặt thời gian ( một nhân tố quyết định nhiều đến hiệu quả công việc ngày nay ) dẫn đến thành công và hiệu quả trong công việc kinh doanh. Vì mỗi công ty đều có các yếu tố đặc trưng nên cần một mô hình quản lý phù hợp với các điều kiện của mình nhất . Trong đề tài : “ Quản lý công ty bán thiết bị và linh kiện điện tử - tin học “ ngoài việc quản lí giao tiếp , tiếp thị còn phải tính toán thống kê theo yêu cầu của công ty đưa ra như : tính tồn kho , thu , chi trong ngày , trong tháng , trong quý . …… Quả thật đây là một đề tài lý thú , mang đầy tính thực tiễn và là một cơ hội để cho bản thân sinh viên thực hiện Ngô Tấn Nghĩa có thể có them kinh nghiệm và hiểu xâu sắc hơn môn học mà mình đã được học trên giảng đường đại học năm thứ 3 . II. GIỚI THIỆU CÔNG CỤ SỬ DỤNG PHỤC VỤ BÁO CÁO TH.PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG : A. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT VISIO 1. GIỚI THIỆU CHUNG Visio là một chương trình vẽ sơ đồ thông minh, được tích hợp vào bộ chương trình Microsoft Office từ phiên bản 2003. MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan. Hơn nữa, nó còn cung cấp nhiều đặc tính khiến cho sơ đồ của bạn ý nghĩa hơn, linh động hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sao chép bản vẽ của mình qua các phần mềm khác (như : MS. Word, MS. Excel,…) để tiện sử dụng cho công việc của bạn. Có nhiều phiên bản của Visio khác nhau tùy theo nhu cầu. Trong quá trình thực hành, ta sẽ làm việc với Microsoft Visio 2000 Enterprise Edition. Trong phiên bản này, bạn có thể tạo các sơ đồ liên quan đến công việc như là : biểu đồ dòng (flowcharts), sơ đồ tổ chức (organization charts), và lịch trình dự án (project scheduling). Ngoài ra, phiên bản này còn cho phép bạn tạo các sơ đồ mang tính kỹ thuật, chẳng hạn tạo các bản vẽ xây dựng, thiết kế nhà, sơ đồ mạng, sơ đồ phần mềm, sơ đồ trang web, sơ đồ máy móc, và các sơ đồ kỹ thuật khác. Sơ đồ tổ chức, có trong cả 2 phiên bản, là một dạng sơ đồ thường được sử dụng trong công việc kinh doanh. Với sơ đồ tổ chức vẽ bằng Visio, bạn còn có thể gắn kết dữ liệu vào các hình trong sơ đồ. Dữ liệu cho hình được gọi là custom properties. Đối với sơ đồ tổ chức, bạn có thể chọn một khung nhân viên, gắn nó với các thông tin quan trọng như : địa điểm, số điện thoại, phòng ban,… và các dữ liệu này trở thành 1 phần của biểu đồ. Một lý do khác để tạo ra các sơ đồ tổ chức trong Visio là bạn có thể tạo chúng tự động bằng cách sử dụng thông tin từ một nguồn dữ liệu nào đó. Chẳng hạn, bạn có thể đặt một sơ đồ tổ chức trong 1 CSDL, một bảng tính Excel, hay thậm chí là hệ thống thư điện tử của công ty bạn. Chỉ cần sau vài cú nhấp chuột, biểu đồ đã có sẵn cho bạn mà không cần phải nhập gì cả. Đúng là, Visio thật thông minh ! 2. LÀM VIỆC VỚI MS. VISIO 2.1. Mở và thoát khỏi Visio - Mở : Start/ Program/ Microsoft Visio - Thoát : Gọi lệnh File/ Exit, hoặc nhấp vào ở góc trên bên phải 2.2. Tạo mới, lưu, đóng và mở lại bản vẽ - Tạo mới : Gọi lệnh File/ New -> chọn kiểu sơ đồ Một số kiểu sơ đồ hữu ích trong Visio 2000 Enterprise Edition là : • Sơ đồ khối : Block Diagram/ Block Diagram • Sơ đồ ERD : Database/ Chen ERD • Sơ đồ logic : FlowChart/ Basic FlowChart • Sơ đồ nhân-quả: FlowChart/ Cause&Effect Diagram • Sơ đồ tổ chức : Organization Chart/ Organization Chart • Sơ đồ DFD : Software/ Data Flow Model Diagram - Lưu bài : Gọi lệnh File/ Save (Save As) -> đặt tên -> Save - Đóng bài : Gọi lệnh File/ Close - Mở lại bài cũ : Gọi lệnh File/ Open -> chọn tên bài -> Open 2.3. Thay đổi cửa sổ màn hình và các thanh công cụ - Thay đổi tỉ lệ phóng màn hình: View / Zoom => chọn tỉ lệ % phóng - Xem với kích thước thật : View / Actual Size (100%) - Xem toàn thể trang : View / Whole Page (29%) - Xem toàn màn hình : View / FullScreen - Bật tắt các thanh công cụ : View/ Toolbars=>chọn thanh công cụ - Bật tắt thanh trạng thái : View / Status Bar - Bật tắt cửa sổ Drawing: View / Window / Drawing Explorer - Bật tắt cửa sổ Pan&Zoom : View / Window / Pan&Zoom - Bật tắt cửa sổ thuộc tính : View / Window / Custom Properties - Bật tắt cửa sổ kích thước : View / Size&Position Window - Bật tắt thước kẻ : View / Rulers - Bật tắt ô kẻ lưới : View / Grids - Bật tắt ô chỉ dẫn : View / Guides - Bật tắt điểm kết nối : View / Connection Points - Bật tắt phân cách trang : View / Page Breaks - Thêm tiêu đề đầu & chân : View / Header & Footer 2.4. Các thao tác cơ bản : - Chọn 1 hình : Chọn công cụ Pointer rồi nhấp vào hình vẽ đó - Chọn nhiều hình : Chọn công cụ Pointer rồi vẽ hình chữ nhật bao quanh các hình cần chọn. Hoặc có thể nhấp chọn hình thứ 1, sau đó, giữ phím Ctrl và nhấp chọn các hình còn lại. - Dời chỗ : Muốn dời chỗ 1 hình hay 1 nhóm hình đã chọn, để chuột giữa hình (nhóm hình), sao cho hiện ra dấu , rồi dùng thao tác nắm kéo để dời hình (nhóm hình) sang vị trí khác. - Sao chép : Thực hiện tương tự thao tác dời chỗ, nhưng nhấn giữ phím Ctrl trong lúc nắm kéo. - Phóng to, thu nhỏ : Chọn hình (nhóm hình), để chuột tại cạnh, hoặc góc của hình, sao cho hiện ra dấu hoặc hoặc , rồi dùng thao tác nắm kéo để phóng to hoặc thu nhỏ hình (nhóm hình). - Xóa hình : Chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím - Xoay hình tự do : chọn hình cần xoay, nhấp vào chấm tròn màu xanh phía trên hình, giữ và kéo chuột để xoay hình. Có thể dời tâm của hình đến vị trí khác, khi đó hình sẽ quay theo vị trí tâm mới. - Xoay hình 90 o : chọn hình cần xoay, nhấp phải vào hình, chọn Shape -> Rotate Left (xoay trái) hoặc Rotate Right (xoay phải). - Lật hình : chọn hình cần lật, nhấp phải vào hình, chọn Shape -> chọn Flip Vertical (lật dọc) hoặc Flip Horizontal (lật ngang). III. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG Sử dụng tất cả các phương pháp phân tích hiện trạng đã học như : 1. Phương Pháp Phỏng Vấn a. Phỏng vấn lãnh đạo b. Phỏng vấn các vị trí làm việc . 2. Tổng kết kết quả phân tích hiện trạng thu được . Sau khi phân tích hiện trạng ta xây dựng một sơ đồ dòng khái quát lại quá trình hoạt động mà ta thu thập được . Nhằm mô hình hóa để ta có thể đưa ra được cái nhìn tổng quát và xây dựng từ điển dữ liệu một cách dễ dàng hơn . 1. Quan Hệ Giữa HANG và LOAIHG : Hàng hóa trong công ty được phân ra làm nhiều loại : hàng điện tử tin học , hàng điện dân dụng … do đó cần phải phân loại chúng . Ta có quan hệ giữa 2 thực thể này như sau : Trong ú , ng vi mi mt hng thuc v mt loi hng duy nht . V mi loói hng cú cỏc mt hng tng ng Vớ d : Cú cỏc loi hng gm cỏc loi : mỏy tớnh ờ bn , a cng , mn hỡnh , ốn neon , que hng . Trong ú : Mỏy tớnh bn , a cng , mn hỡnh : thuc loi hng tin hc . v ốn neon , que hng : thuc loi hng in dõn dng . Thỡ ng vi mt tờn hng no ú ( mỏy tớnh , a cng hay mn hỡnh ) s thuc loi hng duy nht l in t - tin hc . V khụng th xy ra trng hp l cỏc mt hng thuc nhiu hn mt loi hng . Quan h gia thc th KHACH v DONHG: Khỏch hng n cụng ty mua hng thỡ phi thụng qua n t hng nờn ta cú th mụ hỡnh húa quan h t hng ny .bng mụ hỡnh quan h gia thc th KHACH v DONHG c biu din nh sau : Trong đó, ứng với mỗi đơn đặt hàng thuộc về một khách hàng duy nhất. Và mỗi khách hàng cũng đặt một đơn đặt hàng tơng ứng. Vớ d: Khỏch hng cú tờn Nguyn Vn H cú th t hng thụng qua n. Nhng vi mi n t hng ny khụng th ghi thờm tờn ca mt ngi mua no khỏc na. Do ú, ng vi 1-1 1-n HANGMahan g Tenhang Hangsx DVTinh LoaihgLoa ihg Tenloaihg Thuc 1-1 1-1 DonHGDDH gso NgayDat KhAchMaK H TenKH DCKH DienThoai t một số đơn đặt hàng nào đó có thể suy ra một mã khách hàng cụ thể và suy ra cả các thuộc tính có trong thực thể KHACH có tên khách hàng đó. 1. Quan hệ giữa thực thể HANG và DONHG: Quan hệ này được biểu diễn như sau: Trong đó mỗi mặt hàng có thể thuộc một hay nhiều (1-n) đơn đặt hàng nào đó còn một đơn đặt hàng thì cũng có thể chứa một hay nhiều mặt hàng (1-n). Ví dụ: Mặt hàng điện tử tin học có tên đĩa cứng 4.3GB (mã hàng qui định là: HD4.3GB) do hãng Quantum sản xuất, và màn hình (mã : SCIBM) do hãng IBM sản xuất đã được bán trong ngày 02/02/2000 theo hoá đơn có mã số: HDTTH09. Và giả sử trong cùng ngày này mặt hàng có mã HD4.3GB đã được bán cho ai đó không cần biết nhưng theo hoá đơn có mã số HDTTH02. Khi đó ta thấy trong ví dụ trên thì trong cùng một ngày loại hàng điện tử tin học có mã HD4.3GB đã bán ra trên hai hoá đơn (bán cho hai khách khác nhau). Tức là thoả mãn bản số (1-n) , mỗi mặt hàng thuộc n hoá đơn (trường hợp này là 2) và ngược lại trên hoá đơn có mã số HDTTH09 đã xuất ra hai mặt hàng khách nhau, tức là một hoá đơn có thể xuất từ 1-n mặt hàng bất kỳ. 2. Quan hệ giữa các thực thể tham gia trong quâ trình đặt mua hàng KHACH, DONHG và HANG Quá trình đặt mua hàng này bao gồm 3 thực thể tham gia. Mô hình quan hệ các thực thể được biểu diễn như sau: HANGMahan g Tenhang Hangsx DVTinh 1-n 1-n DonhgDon HgSo NgayDat Xuất Slxuat dgxuat 1-1 1-1 DonNGDDH gso Ngaydat KhAchMaK H TenKH DCKH dienthoai Đặt 1-n hangMaHa ng Tenhang Dvtinh Xuất Slxuat dgxuat 1-n Trong đó mỗi khách hàng có thể mua một hay nhiều mặt hàng nào đó còn một mặt hàng nào đó sẽ thuộc về một khách hàng duy nhất. Ta có thể lấy hai ví dụ trên để minh hoạ cho trường hợp này, giả sử khách hàng Nguyễn Văn Hà mua hàng thông qua đơn đặt hàng có mã số: HDTTH09. Thì người khách này trong ngày đó sẽ mua hai mặt hàng có mã HD4.3GB và SCIBM. Và hai mặt hàng này sẽ thuộc về khách này chứ không thể hai hay nhiều người khách. Và anh ta đã mua theo yêu cầu phân tích là một hay nhiều (trường hợp này là hai mặt hàng) mặt hàng. 3. Quan hệ giữa thực thể NHACC và HANG: Quan hệ giữa thực thể NHACC và HANG quá trình mua hàng và được biểu diễn như sau. Trong đó mỗi nhà cung cấp có thể bán một hay nhiều mặt hàng nào đó còn một mặt hàng nào đó sẽ nhập về từ một nhà cung cấp duy nhất. Cũng có ví dụ tương tự như trường hợp khách hàng đến mua hàng tại công ty nhưng trường hợp này vai trò của công ty lại là người đi mua hàng chức không phải bán. 1-1 1-n HANGMahan g Tenhang HangSx DVTinh NhAcCMaN hacc Tennhacc DCnhacc DienThoai NhËp Slnhap dgnhap 4. Quan hệ giữa thực thể HANG và KHO: Hàng sẽ được nhập hoặc xuất tại kho sau khi đã hoàn thành việc thanh toán và kế toán làm hoá đơn nhập hoặc xuất. Quá trình nhập xuất liên quan đến kho. Do đó quan hệ hai thực thể HANG và KHO thông qua các kết hợp nhập hay xuất. Kết hợp nhập: Trong đó, ứng với mỗi mặt HANG thì được nhập từ một kho tương ứng duy nhất (1- n) nhưng với mỗi KHO thì có thể đưa vào nhiều mặt HANG nhập khác nhau. Kết hợp xuất: khoMaKho TenKho 1-n 1-1 1-n HANGMahan g Tenhang HangSX DVTinh NhAcCMaN hacc Tennhacc DCnhacc DienThoai Nhập Slnhap dgnhap HANGMahan g Tenhang HangSX DVTinh 1-n 1-n DONHGDon HgSo Ngaydat Xuất Slxuat dgxuat KHOMaKho TenKho 1-n Trong ú, ng vi mi mt HANG thỡ c xut ra t mt kho tng ng duy nht (1-n) nhng vi mi KHO thỡ cú th xut nhiu mt HANG khỏc nhau. IV. XY DNG T IN D LIU Đơn đặt hàng được trả lại Xác nhận Hoá đơn bán đã ký nhận n t hng Nhận đơn đặt hàng Thủ tục thanh toán 5 Thủ tục nhận đặt hàng 1 Cung ứng Khách hàng Hàng Thông tin Phiếu nhận hàng Hàng Xác nhận đã nhận đủ hàng Xác nhận đã nhận đủ hàng DL Kho Phiu nhp hng Tài vụ Th tc thanh toỏn 2 DL khách hàng Nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng được trả lại n t hng Phiếu xuất hàng Hoá đơn nhập Húa n bỏn ó ký nhn Kho Nhà cc Th tc nhn hng 4 DL Hàng Th tc nhn hng 6 Th tc thanh toỏn 3 Hoá đơn bán Thông tin STT Dữ Liệu Loại Mô Tả Kiểu Qui Tắc Giải Thích 1 Dckh Ktt T Địa chỉ khách hàng 2 Dcnhacc Ktt T Địa chỉ nhà cung cấp 3 Dgnhap Ktt N Đơn giá nhập 4 Dgxuat Ktt N Đơn giá xuất 5 Dienthoai Ktt T Điện thoại 6 DonHgSo Ktt T Hoá đơn hàng số 7 Dvtinh Ktt T Đơn vị tính 8 Loaihg Ktt T Loại hàng 9 Mahang Ktt T Mã hàng 10 HangSx Ktt T Hãng sản xuất 11 Makh Ktt T Mã khách 12 Makho Ktt T Mã kho 13 Manhacc Ktt T Mã nhà cung cấp 14 Ngaydat Ktt D Ngày đặt 15 Slnhap Ktt N Số lượng nhập 16 Slton Tt N Qt3 Số lượng tồn 17 Slxuat Ktt N Số lượng xuất 18 Tenhang Ktt T Tên hàng 19 Tenkh Ktt T Tên khách 20 Tenkho Ktt T Tên kho 21 Tenloaihg Ktt T Tên loại hàng 22 Tennhacc Ktt T Tên nhà cung cấp 23 Tiennhap Tt N Qt1 Tiền nhập 24 Tienxuat Tt N Qt2 Tiền xuất Trong đó T : kiểu Text N : kiểu Number D : Date/Time