ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Lời Nói ĐầU Chúng ta bớc sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên mà công nghệ thông tin đã có bớc phát triển nhảy vọt và trở thành một ngành không thể thiếu trong đó việc áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nh: Truyền thông, đo lờng, tự động hóa, quản lý các hoạt động xã hội và con ngời. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại các cơ quan xý nghiệp, đang trở nên phổ biến và ngày càng cấp thiết. Những một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp, bởi hàng trăm cơ quan, hàng trăm xí nghiệp, mỗi nơi có một cách xử lý khác nhau. Trong công nghệ thông tin các ngôn ngữ lập trình và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các hỗ trợ quản lý các hoạt động xã hội, kinh doanh và quản lý các trang thiết bị để giảm thiểu nhân công và giảm tổn thất trang thiết bị cho các cơ quan . Trong phạm vi thực hiện đồ án tốt nghiệp đại học tôi đề cập đến việc quản lý Sách và thiết bị trờng học cho công ty cổ phần sách và thiết bị trờng học bằng việc Xây dựng phần mềm Quản lý sách và thiết bị trờng học . Đồ án gồm 3 chơng: Chơng I: Đặc tả bài toán quản lý và Phân tích và thiết kế hệ thống. Chơng II: Phần mềm quản lý sách và thiết bị trờng học. Chơng III: Một số thuật toán trong chơng trình. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của Tiến sĩ Lê Anh Ngọc, ban lãnh đạo và nhân viên công ty Cổ phần sách và thiết bị trờng học Nghệ An ( Số 65 Đờng Lê Hồng Phong TP. Vinh Nghệ An ) và các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin đã động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình qua. Nhng do khả năng và thời gian còn nhiều hạn chế nên quá trình phân tích thiết kế hệ thống, cài đặt chơng trình quản lý còn có những chỗ cha tối u và không thể Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 1 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong đợc sự góp ý và bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn. Vinh, tháng 5 năm 2010 Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 2 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Chơng I: ĐặC Tả BàI TOáN và PHÂN TíCH Và THếT Kế Hệ THốNG I. ĐặC Tả BàI TOáN QUảN Lý: 1. Đặc tả bài toán quản lý: Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần thục một tổng thể các hiện tợng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức. Tròng những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều đợc thực hiện theo phơng pháp thủ công chủ yếu là bằng sức ngời nên hiệu quả đạt đợc không cao và hay xảy ra sai sót gây ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động. Hệ thống quản lý sách và thiết bị trờng học cũng nằm trong số đó. Nhờ tiến bộ khoa học về điện tử, viễn thông đã đa tin học trở nên ứng dụng rộng rãi và sâu trong đời sống kinh tế xã hội con ngời. Con ngời sẽ quán triệt đợc thông tin quyền lực và kinh tế cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý đợc ứng dụng rộng rãi trong các công ty và cơ quan, vào từng nghiệp vụ để giúp cho việc quản lý đợc dễ dàng hơn. Quản lý sách và thiết bị trờng học trong công ty là công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bớc đột phá mới cho công tác quản lý, giúp công ty nắm bắt thông tin về sách và thiết bị, thông tin khách hàng, nhà cung cấp . một cách chính xác và kịp thời . Từ đó ngời quản lý có thể đa ra kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí, chống thất thoát và tăng khả năng quản lý, nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Phục vụ tốt cho nền giáo dục nớc nhà. Nhằm đáp ứng nhu cầu đó, tôi đã tập trung khảo sát nghiên cứu phân tích thực tế và đa ra đề án Xây dựng Phần mềm quản lý Sách và thiết bị trờng học bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 3 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Qua quá trình khảo sát chúng tôi đã nắm đợc sơ đồ tổ chức của công ty nh sau: Trên thực tế việc quản lý sách và thiết bị trờng học tại công ty đang đợc thực hiện hầu hết bằng thủ công do đó doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong việc lu trữ dữ liệu, cũng nh thống kê dữ liệu. 2. Tìm hiểu ngôn ngữ Visual Basic: 2.1. Vài nét về ngôn ngữ Visual Basic: Visual Basic là một môi trờng lập trình đợc xây dựng bởi Microsoft nhằm cung cấp cho những ngời lập trình một phơng pháp phát triển các ứng dụng trên Windows nhanh và dễ nhất. Visual Basic cung cấp cho ngời lập trình một môi trờng tích hợp, nơi mà ngời lập trình có thể sử dụng các công cụ để tạo ra giao diện ngời sử dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng tạo ra mã để trả lời lại các tác động từ phái ngời sử dụng. Visual Basic cung cấp cho ngời lập trình cả kỹ thuật lập trình hớng sự kiện và kỹ thuật lập trình hớng đối tợng. Môi trờng phát triển Visual Basic có những công cụ soạn thảo và gỡ rối tinh vi, nó cho phép ngời lập trình gắn mã với giao diện một cách nhanh chóng cho sự kiện. Dùng Visual Basic là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows. Cho dù bạn là chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chơng trình Windows, Visual Basic sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hóa việc triển khai lập trình ứng dụng cho MSWindows. Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 4 Giỏm c Phũng K Hoch Kinh Doanh Phũng Ti V Kho ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Visual Basic là gì ? Phần "Visual" đề cập đến phơng phàp đợc sử dụng để tạo giao diện đồ họa ngời dùng (Graphical User Interface hay viết tắc là GUI) . Có sẵn những bộ phận hình ảnh, gọi là controls, bạn tha hồ sắp đặt vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình, gọi là form. Nếu bạn đã từng sử dụng chơng trình vẽ chẳng hạn nh Paint, bạn đã có sẵn các kỹ năng cần thiết để tạo một GUI cho Visual Basic. Phần "Basic" đề cập đến ngôn ngữ BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học, đợc chế ra cho các khoa học gia ( những ngời không có thì giờ để học lập trình điện toán ) dùng. Visual Basic đã đợc ra từ MSBasic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính 8 bits 8080 hay Z80. Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh ( commands ), hàm (functions) và từ khóa (keywords). Rất nhiều commands, functions liên hệ trực tiếp đến MSWindows GUI. Những ngời mới bắt đầu có thể viết chơng trình bằng cách học chỉ một vài commands, functions và keywords. Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những ngời chuyên nghiệp hoàn thành bất kỳ điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MSWindows nào khác. Ngời mang lại phần " Visual" cho Visual Basic là ông Alan Cooper. Ông đã gói môi trờng hoạt động của Basic trong một phạm vi dễ hiểu, dễ dùng, không cần phải chú ý đến sự tinh xảo của MSWindows, nhng vẫn dùng các chức năng của MSWindows một cách hiệu quả. Do đó, nhiều ngời xem ông Alan Cooper là cha già của Visual Basic. Visual Basic còn có hai dạng khác: Visual Basic for Application (VBA) và VBScript. VBA là ngôn ngữ nằm phía sau các chơng trình Word, Excel, MSAccess, MSProject, .v.v còn gọi là Macros. Dùng VBA trong MSOffice, ta có thể làm tăng chức năng bằng cách tự động hóa các chơng trình. VBScript đợc dùng cho Internet và chính Operating System. Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 5 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Dù cho mục đích của bạn là tạo một tiện ích nhỏ cho riêng bạn, trong một nhóm làm việc của bạn, trong một công ty lớn, hay cần phân bố chơng trình ứng dụng rộng rãi trên thế giới qua Internet, Visual Basic 6 cũng sẽ có các công cụ lập trình mà bạn cần thiết. 2.2. Các ấn bản Visual Basic. Có ba ấn bản Visual Basic 6: Learning, Professional và Enterprise. Chúng ta hãy gạt qua ấn bản Learning. Bạn có thể dùng ấn bản Professional hay Enterprise. ấn bản Professional cung cấp đầy đủ những gì bạn cần để học và triển khai một chơng trình Visual Basic, nhất là các control ActiveX, những bộ phận lập trình tiền chế và rất hữu dụng cho các chơng trình ứng dụng ( application programs ) của bạn trong tơng lai. Ngoài đĩa compact chính cho Visual Basic, tài liệu đính kèm gồm có sách Visual Studio Professional Features và hai đĩa CD Microsoft Developer Network (MSDN). ấn bản Enterprise là ấn bản Professional cộng thêm các công cụ Back Office chẳng hạn nh SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Information Server . 2.3. Microsoft on the Web: Web site của Microsoft chứa nhiều thông tin cập nhật cho những ngời lập trình Visual Basic. Trang chủ Visual Basic đặt tại URL http://www.microsoft.com/vbasic/. Thông tin có sẵn tại địa chỉ nầy bao gồm: Cập nhật các đặc tính mới, các phiên bản sản phẩm, các sản phẩm liên hệ, các thuyết trình ( seminar ) và các hoạt động ( event ) đặc biệt. Thông tin bổ sung trên các đặc tính Visual Basic chứa trong các bài viết gọi là White Papers, các mách nớc ( tips ) và các trình trợ giáo, nguồn đào tạo. Sản phẩm mới tải xuống ( download ) bao gồm sự cập nhật đến các file chơng trình, các cập nhật trợ giúp, các trình điều khiển, và các file liên hệ khác của Visual Basic. 2.4. Visual Basic là ngôn ngữ đơn giản, hiện đại: Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 6 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc Visual Basic đã loại bỏ một vài phc tạp của những ngôn ngữ khác. Điều gì làm cho một ngôn ngữ trở nên hiện đại ? Đặc tính nh là xử lý ngoại lệ, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn là những đặc tính đợc mong đợi trong ngôn ngữ hiện đại. Visual Basic chứa tất cả những đặc tính đó. 2.5. Visual Basic là ngôn ngữ hớng đối tợng: Những đặc điểm chính của ngôn ngữ hớng đối tợng (Object Oriented Language ) là sự đóng gói ( Encapulation ), sự kế thừa ( Inheritance ) và đa hình ( Polymorphism ). Visual Basic hộ trợ tất cả những đặc tính trên. Tất cả các lớp trong Visual Basic là những kiểu tham khảo, nghĩa là khi khai báo một kiểu lớp thì có một biến lu trữ tham khảo đến một thể hiện của lớp đó. Visual Basic hỗ trợ đơn kế thừa giữa các lớp. Một lớp có thể thừa hởng những thuộc tính và phơng thức từ một lớp khác. 2.6. Visual Basic là ngôn ngữ mạnh mẽ và cũng mềm dẻo: Ngôn ngữ Visual Basic không đặt những ràng buộc lên những việc có thể làm. Visual Basic đợc sử dụng cho nhiều dự án khác nhau nh tạo ra các ứng dụng xử lý văn bản, bản tính và các phần mềm ứng dụng. 2.7. Là ngôn ngữ hớng modul: Mã nguồn của Visual Basic có thể đợc viết trong những phần đợc gọi là những lớp, những lớp này chứa các phơng thc thành viên của nó. Những lớp và những phơng thức có thể đợc sử dụng lại trong ứng dụng hay trong các chơng trình khác. Bằng cách truyền các mẩu thông tin đến những lớp hay những phơng thức chúng ta có thể tạo ra những mà nguồn dùng lại hiệu quả. 2.8. Visual Basic là ngôn ngữ trở nên phổ biến: Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình đợc sử dụng phổ biến do những đặc tính của ngôn ngữ này nh: Đơn giản, hớng đối tợng, mạnh mẽ . Và nó đợc hộ trợ từ Microsoft. 3. Vài nét về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access: Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 7 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc 3.1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access: Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bớc ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng. Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến nh: MS Word - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm: MS Access. 3.2. Access làm đợc gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế? Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng - bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc nh: MS Word, MS Excel; Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này. Đến đây có thể khẳng định đợc 2 ứng dụng chính của Access là: - Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu ( chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm nh: Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET, ) - Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. 3.3. Access 2000 trở đi có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)? Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vợt bậc. Các Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 8 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc thao tác sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện; Công nghệ truy cập dữ liệu ADO ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể thay thế công nghệ trớc đây sử dụng trong Access là DAO Data Access Objects bởi nhiều lý do cả về cách thức sử dụng lẫn những tối u về kỹ thuật. Ngôn ngữ lập trình VBA đợc cải tiến, đ ặ c b i ệ t b ả n MS Access 2000 Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (tức là tạo bộ cài đặt mà khi sử dụng không cần phải cài đặt Access lên máy tính). Có khả năng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diện web (web-base). Điều này cha hề có trong các phiên bản trớc đây. Tuy nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, cha thể thực sự mạnh nh các công cụ chuyên nghiệp khác nh: ASP, PHP, .NET, II. LựA CHọN HƯớNG PHÂN TíCH: Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hớng là: h- ớng chức năng và hớng dữ liệu. Trong bài toán này chúng tôi lựa chọn phơng pháp dựa vào chức năng của bài toán để phân tích thiết kế hệ thống. Với cách tiếp cận này chức năng đợc lấy làm trục chính của quá trình phân tích và thiết kế . Các bớc thực hiên: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu - Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể. - Xây dựng mô hình dữ liêu. 1. Phân tích hệ thống cũ: Hệ thống quản lý là hoạt động của con ngời nhằm mang lại những lợi ích phục vụ cho con ngời. Đặc điểm chung của hệ thống quản lý so với các hệ thống khác là chúng là của con ngời và có con ngời tham gia vào. - Của con ngời, cho nên các mục tiêu của chúng là do con ngời định ra. Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 9 ỏn tt nghip : Xõy dng phn mm qun lý Sỏch v thit b trng hc - Có con ngời tham gia, cho nên con ngời thờng xuyên góp phần thúc đẩy hay kìm hãm sự phát triển của hệ thống, bởi vì con ngời có trí thông minh, có khả năng sáng tạo và tham vọng. Do đó đặc điểm chung nh vậy nên có hai nét nổi bật của hệ thống quản lý sách và thiết bị trờng học là: - Vai trò của cơ chế điều khiển là rất quan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hớng đúng đích, đạt kết quả với chất lợng cao. - Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con ngời với nhau. Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần sách và thiết bị trờng học Nghệ An. Đây là một công ty cung cấp sách và thiết bị trờng học cho tỉnh Nghệ An. - Công ty Sách và Thiết bị trờng học đợc thành lập từ năm 1986, đến tháng 08/2004 đã chuyển đổi thành công ty cổ phần sách và thiết bị trờng học Nghệ An. - Quá trình hoạt động công ty đã mang lại hiệu quả cao trong việc phục vụ cho phụ huynh, học sinh, nhà trờng trong các ngành học, cấp học về các loại sách giáo khoa, sách giáo viên, sách tham khảo nâng cao và các loại thiết bị giáo dục khác. - Với khả năng phục vụ trên của công ty, việc quản lý Sách và thiết bị một cách hợp lý, nhanh chóng, chính xác là rất quan trọng. - Công ty hàng năm phân phối sách và thiết bị xuống tận các huyện, thành phố nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của học sinh và giáo viên trong tỉnh. Ngoài ra công ty còn cung cấp sách và thiết bị cho các quầy hàng bán sĩ, bán lẻ trực thuộc công ty, và một số khách hàng lấy sĩ khác. Các hoạt động giao dịch mua bán hiện tại của công ty chủ yếu bằng thủ công Nhập hàng: Cùng với các bản đặt hàng của các huyện thành trong tỉnh và thông qua quá trình kiểm kê định kỳ về hàng hóa do phòng Kế hoạch kinh doanh và thủ kho lập bảng biểu về lợng hàng tồn kho, từ đó mới đa ra kế hoạch nhập hàng và trình lên ban giám đốc để xét duyệt mua hàng. Sinh viờn thc hin : Vừ Huy Cng Lp 46 K2 K s CNTT 10