1 CHƯƠNG 2 TRUY VẤN DỮ LIỆU Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Các kiểu truy vấn: • Truy vấn chọn (Select Query) • Truy vấn tổng / gộp nhóm (Total Query) • Truy vấn chéo (Crosstab Query) • Truy vấn hành động (Action Query) Append Query; Delete Query Update Query; Make table Query. 2 TRUY VẤN DỮ LIỆU Qui trình để đáp ứng mỗi yêu cầu truy vấn như sau: tạo một query đáp ứng được các yêu cầu → thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả. 3 1. SELECT queries Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Cách tạo • Bước 1: Mở ngăn Queries → New → Design View → Ok • Bước 2: Chọn những bảng chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế query từ cửa sổ Show Table. • Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query. • Bước 4: Lưu và sử dụng query vừa tạo. 4 Một số thiết lập cho Query • Field: danh sách các thông tin (cột dữ liệu) của bảng kết quả. Có 2 loại thông tin: có sẵn từ các trường trên CSDL, phải được tính theo một biểu thức nào đó. Đặt tên mới cho 1 trường: Tên mới : Biểu thức Phép nối chuỗi: & ; IIF (btđk, gtrị_đkđúng, gtrị_đksai) • Sort: để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên Query. Ascending: sắp xếp tăng dần, Descending: sắp xếp giảm dần. • Show: để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả. • Criteria / or: Đặt các biểu thức điều kiện giới hạn các bản ghi kết quả. 5 Xây dựng biểu thức Các hàm dùng chung Field và Criteria: Các hàm về ngày: Now(): ngày, giờ hiện tại của hệ thống. Day([D]): phần ngày. Month([D]): phần tháng. Year([D]): phần năm. Datepart(“q”,[D],1,0): quí Các hàm liên quan đến chuỗi: Left(St,n): lấy n ký tự bên trái chuỗi St Right(St,n): lấy n ký tự bên phải chuỗi St Mid(St,i,n): lấy n ký tự từ vị trí i trong St. 6 Xây dựng biểu thức • [Tên trường] nếu có khoảng trống • Truy xuất đến 1 trường: [Tên bảng] ! [Tên trường] Biểu thức điều kiện: • Các phép toán so sánh: > < >= <= • Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối Like ‘<giá trị tương đối>’ • Toán tử BETWEEN để lọc ra các giá trị nằm trong một khoảng nào đó. Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn> 7 Xây dựng biểu thức • Lọc giá trị theo tham biến: • [Gõ một lời nhắc trong ngoặc vuông] tại đúng vị trí tham số cần thiết lập. 8 Thực thi Query Một query sau khi đã tạo xong có thể: • (1) Kích hoạt chúng để lấy kết quả bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên query. Nếu đang trong chế độ thiết kế (Design view), nhấn nút View trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên Query đang thiết kế chọn . Bạn sẽ xem được kết quả trả về của query và có thể thao tác bảng dữ liệu này như trên một Table • (2) Sửa lại được cấu trúc thiết kế query khi chọn chúng và nhấn nút Design. 9 Một số lỗi thường gặp Chú ý: Có 2 lỗi hay mắc phải: • Gõ không đúng tên trường trong biểu thức • Lỗi gõ sai biểu thức 10 Tạo các truy vấn để trả lời các câu hỏi sau: • Danh sách học sinh nữ. • Danh sách học sinh nam làm lớp trưởng. • Danh sách học sinh có năm sinh 1989. • Danh sách học sinh có tên Lan. • Danh sách học sinh có ngày sinh trong khoảng thời gian nào đó được nhập vào từ bàn phím. • Danh sách học sinh của lớp nào đó được nhập vào từ bàn phím. • Danh sách học sinh có tuổi được nhập vào từ bàn phím. [...]... query đưa ra dữ liệu cần được thêm; • Bước 2: Tạo Append query từ query đang thiết kế Menu Queries → Append query, hộp thoại Append xuất hiện: Table Name: tên bảng dữ liệu cần nối thêm dữ liệu • Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả 19 c UPDATE queries Update query dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong CSDL • Bước 1: Tạo một Select query đưa ra các bản ghi cần thay đổi; • Bước 2: Tạo Update... như truy vấn chọn nhưng chúng ta có thể nhóm các bản ghi và tính tổng số, đếm các giá trị, … Các bước thực hiện: • Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các thông tin liên quan • Bước 2: Hiển thị dòng Total: Menu View → Total hoặc nhấn nút Total (∑) trên thanh công cụ; • Bước 3: Thiết lập các tuỳ chọn ở dòng Total cho các trường một cách phù hợp • Bước 4: Tinh chế truy vấn (đặt điều kiện lọc), lưu truy. .. cần lưu trữ; • Bước 2: Tạo Make table query từ query đang thiết kế và thi hành để thu được bảng kết quả như mong muốn Menu Queries → Make Table query, hộp thoại Make table xuất hiện: Table Name: tên bảng dữ liệu cần lưu • Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả 17 a MAKE TABLE queries Khi đó một hộp thoại cảnh báo việc bạn đang ra lệnh thi hành một query có thể làm thay đổi đến dữ liệu trên CSDL: Nhấn... vấn (đặt điều kiện lọc), lưu truy vấn 11 Các tuỳ chọn ở dòng Total • Group By: Các trường dữ liệu cần gộp nhóm • Where: Chỉ định điều kiện lọc cho trường không dùng định nghĩa nhóm • Count: Đếm số bản ghi có giá trị khác nhau, khác rỗng • Sum: Tính tổng; • AVG: Tính trung bình cộng; • Max: Xác định giá trị lớn nhất; • Min: Xác định giá trị nhỏ nhất 12 Tạo các truy vấn để trả lời các câu hỏi sau: •... • Là truy vấn để tạo các thay đổi đến nhiều bản ghi • Select và Total query luôn đưa ra một bảng kết quả- đó là giá trị tức thời, mới nhất được lấy ra từ CSDL tại thời điểm đó Tại thời điểm khác khi thi hành query đó, rất có thể chúng ta không thu lại được bảng kết quả như thời điểm trước đó • Muốn lưu lại bảng kết quả của một query tại một thời điểm nào đó, trong Access có một cách là đưa dữ liệu. .. trường có liên quan đến phép tổng hợp • Bước 2: Menu Queries → Crosstab Query • Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total, Crosstab cho các trường phù hợp Dòng Crosstab: • Row heading: Tiêu đề các dòng,, mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row heading • Column heading: Tiêu đề các cột, mỗi Crosstab chỉ có duy nhất 01 trường làm Column heading • Value: Vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số) Chỉ có duy... Delete query dùng để xoá các bản ghi từ CSDL thoả mãn những điều kiện nào đó • Bước 1: Tạo một Select query đưa ra các bản ghi cần xóa • Bước 2: Menu Queries → Delete Query • Bước 3: Thi hành query để nhận kết quả Khi đó một hộp thoại cảnh báo xuất hiện: 21 Tạo các truy vấn trả lời các câu hỏi sau: • Tạo bảng để lưu trữ danh sách lớp trưởng (Tbl01) • Tạo bảng lưu trữ danh sách sinh viên có DTB môn học . 1 CHƯƠNG 2 TRUY VẤN DỮ LIỆU Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Các kiểu truy vấn: • Truy vấn chọn (Select. vấn: • Truy vấn chọn (Select Query) • Truy vấn tổng / gộp nhóm (Total Query) • Truy vấn chéo (Crosstab Query) • Truy vấn hành động (Action Query) Append