Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG ***** KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ SINH VIÊN: LỚP : KHOA: NGUYỄN THỊ MAI AN A2-CN KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG Giáo viên hướng dẫn: Th.s Đào Thu Giang Hà nội, tháng năm 2003 Mục lục Nội dung Trang LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU VÀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA I Khái quát chung hoạt động kinh doanh xuất nhập đặc điểm hoạt động nhập hàng hoá Khái niệm điều kiện kinh doanh xuất nhập 1.1 Khái niệm 1.2 Điều kiện kinh doanh xuất nhập Vai trò hoạt động nhập hàng hoá Đặc điểm hoạt động nhập hàng hoá 3.1 Đối tượng nhập 3.2 Phương thức kinh doanh nhập hàng hoá a Các phương thức nhập b Các hình thức nhập c Các phương thức toán hợp đồng ngoại 3.3 Các phương thức tiêu thụ hàng nhập a Bán bn hàng hố b Bán lẻ hàng hố 3.4 Cơng tác tính giá hàng nhập a Tính giá hàng nhập b Tính giá hàng xuất bán II Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập Một số quy định lưu chuyển hàng nhập 1.1 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ 1.2 Yêu cầu nhiệm vụ hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên 2.1 Khái niệm tài khoản sử dụng 2.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập 2.3 Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập Hạch toán lưu chuyển hàng hoá theo phương thức kiểm kê định kỳ 3.1 Khái niệm tài khoản sử dụng 3.2 Phương pháp hạch toán Chứng từ sổ kế toán sử dụng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập 4.1 Chứng từ 4.2 Hệ thống sổ kế toán 1 3 3 7 9 11 11 11 12 14 14 15 23 29 29 29 30 30 31 PHẦN II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ I 34 Đặc điểm chung Chi nhánh Lịch sử hình thành phát triển Chức nhiệm vụ Tình hình hoạt động kinh doanh Chi nhánh năm gần Đặc điểm tổ chức máy quản lý Chi nhánh Đặc điểm tổ chức máy kế tốn cơng tác kế tốn Chi nhánh 5.1 Tổ chức máy kế toán 5.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 5.3 Hệ thống sổ kế toán 34 34 35 36 37 38 Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập Chi nhánh Nhập trực tiếp 1.1 Quy trình ln chuyển chứng từ 1.2 Phương pháp hạch tốn Nhập uỷ thác Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập 42 42 42 43 46 49 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ 53 II I 38 40 41 Đánh giá chung công tác quản lý hạch toán hoạt động nhập Chi nhánh Ưu điểm 1.1 Về công tác quản lý 1.2 Về cơng tác kế tốn Nhược điểm 2.1 Nhược điểm việc ghi chép, hạch toán kế toán 2.2 Nhược điểm hệ thống kiểm soát nội trình mua tiêu thụ hàng nhập 53 II Cơ sở lý luận hoàn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn 61 III Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố nhập Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Các kiến nghị phương pháp hạch tốn hàng hố nhập nói riêng hệ thống kế tốn nói chung Các kiến nghị liên quan đến hệ thống kiểm soát nội 64 KẾT LUẬN PHỤ LỤC & TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 53 54 56 56 59 64 68 74 LỜI MỞ ĐẦU Đặc trưng quan trọng tình hình kinh tế giới ngày xu quốc tế hố Khơng quốc gia tồn phát triển kinh tế lại không tham gia vào phân công lao động quốc tế trao đổi hàng hố với bên ngồi Đồng thời, ngày ngoại thương không buôn bán với bên mà thực chất với quan hệ kinh tế đối ngoại khác tham gia vào phân công lao động quốc tế Nhận thức tầm quan trọng ngoại thương trình cải tạo xây dựng kinh tế đất nước, Đảng Nhà nước ta đề nhiều đường lối, sách thích hợp nhằm khai thác lợi hoàn cảnh chủ quan nước, phù hợp với xu phát triển kinh tế giới quan hệ quốc tế Từ thực sách mở cửa, Việt Nam thiết lập nhiều mối quan hệ ngoại giao với nhiều nước, đồng thời mở rộng quan hệ hợp tác kinh tế thương mại làm cho lĩnh vực xuất nhập ngày trở nên sôi động Thực tiễn cho thấy, việc thực công đổi đất nước theo đường lối mở cửa đạt thành tựu đáng kể tất lĩnh vực đời sống xã hội Riêng lĩnh vực ngoại thương, hoạt động xuất nhập đạt bước tiến vượt bậc, cấu xuất nhập có nhiều chuyển biến tích cực, khơng cịn tình trạng nhập siêu, góp phần khơng nhỏ vào tăng trưởng phát triển kinh tế đất nước Trong trình chuyển đổi phát triển theo chế mới, tăng cường mối quan hệ kinh tế nước với kinh tế nước ngoài, gắn thị trường nước với thị trường giới đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam thuộc thành phần kinh tế phải thích ứng nhanh với nhu cầu phát triển kinh tế đất nước Các doanh nghiệp phải tích cực chủ động quan hệ làm ăn với đối tác bên nhằm phát huy lợi đất nước, đồng thời tìm kiếm bổ sung nguồn hàng nước chưa tự sản xuất có sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, yêu cầu phải khắc phục tình trạng yếu mặt kỹ thuật cơng nghệ Để làm điều doanh nghiệp ngồi việc khơng ngừng nâng cao trình độ quản lý, hiểu biết kinh doanh xuất nhập cán công nhân viên nhằm hạn chế rủi ro xảy ký kết thực hợp đồng kinh tế ngoại thương doanh nghiệp cịn phải tổ chức theo dõi, tính tốn hiệu hoạt động nhập Muốn vậy, yếu tố vơ quan trọng để kiểm sốt hoạt động nhập doanh nghiệp tổ chức tốt công tác hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, coi phận cấu thành quan trọng hệ thống quản lý kinh tế tài Nhờ việc phân tích, xử lý thơng tin kế tốn mà nhà quản lý đưa định đắn, kịp thời tài sản, nguồn vốn kết kinh doanh Nhận thức tầm quan trọng công tác kế toán nhập với kiến thức học nhà trường tìm hiểu thực tế Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà, lựa chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà” cho khố luận Nội dung chun đề ngồi Lời mở đầu phần Kết luận gồm có phần sau: Phần I: Những vấn đề lý luận hạch toán lưu chuyển hàng nhập đặc điểm hoạt động nhập hàng hố Phần II: Thực trạng cơng tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Phần III: Phương hướng hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố nhập Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Phụ lục 1: Các sơ đồ kế toán Phụ lục 2: Các biểu kế tốn Tơi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình giáo Đào Thu Giang cán bộ, nhân viên đặc biệt cán Phịng kế tốn Chi nhánh Cơng ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà giúp đỡ tơi hồn thành Khố luận tốt nghiệp Vơ cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình gia đình, đồng nghiệp, bạn bè việc cung cấp tài liệu tham khảo, đóng góp ý kiến tạo điều kiện để tơi thực Khố luận HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT, NHẬP KHẨU I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XNK VÀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Khái niệm điều kiện kinh doanh xuất nhập 1.1 Khái niệm Hoạt động xuất, nhập hàng hoá hoạt động mua bán hàng hoá thương nhân Việt Nam với thương nhân nước theo hợp đồng mua bán bao gồm hợp đồng tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập chuyển hàng hoá Lưu chuyển hàng hoá nhập quy trình gồm hai giai đoạn: + Nhập hàng hoá, + Tiêu thụ hàng nhập (Nguồn: Giáo trình nghiệp vụ ngoại thương - ĐHNTHN) 1.2 Điều kiện kinh doanh xuất - nhập Các doanh nghiệp sau có quyền kinh doanh xuất, nhập khẩu: Thương nhân doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế, thành lập theo định pháp luật, quyền xuất - nhập hàng hoá theo ngành, nghề ghi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau đăng ký mã số Cục Hải quan tỉnh, thành phố theo quy định Quyền uỷ thác xuất, nhập hàng hố: Thương nhân có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất -nhập quyền uỷ thác xuấtnhập hàng hoá phù hợp với nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Đối với hàng hố có hạn ngạch hàng hố có giấy phép Bộ Thương mại, thương nhân uỷ thác xuất-nhập phạm vi số lượng trị giá ghi văn phân bổ hạn ngạch quan có thẩm quyền giấy phép Bộ Thương Mại Quyền nhận uỷ thác xuất, nhập hàng hoá: Thương nhân đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập có quyền nhận uỷ thác xuất - nhập hàng hoá phù hợp với nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Thương nhân nhận uỷ thác không sử dụng hạn ngạch giấy phép Bộ Thương mại cấp cho để nhận uỷ thác xuất - nhập Vai trò hoạt động nhập hàng hoá Hoạt động kinh doanh hàng nhập phận hoạt động lưu thơng hàng hố, cầu nối sản xuất tiêu dùng phạm vi toàn giới Hoạt động kinh doanh hàng nhập điều kiện cần thiết để mở rộng thị trường giao lưu quốc tế Hoạt động nhập nhằm bổ sung mặt hàng nước chưa sản xuất sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu mặt số lượng chất lượng đầu tư trang thiết bị, nguyên vật liệu, máy móc, vật tư kỹ thuật, cơng nghệ đại… Nhập cịn để thay thế, nghĩa nhập hàng hoá mà sản xuất nước khơng có lợi nhập Trong điều kiện kinh tế phát triển theo chế thị trường có quản lý Nhà nước theo định hướng XHCN nước ta vai trị quan trọng nhập thể qua khía cạnh sau: - Nhập tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy nhanh trình trang bị, xây dựng sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cấu kinh tế theo hướng cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, tăng tỷ trọng ngành cơng nghiệp, dịch vụ, giảm tỷ trọng ngành nông nghiệp - Hoạt động nhập góp phần bổ sung kịp thời mặt cân đối kinh tế, đảm bảo kinh tế phát triển cân đối ổn định, tránh biến động lớn xảy kinh tế - Nhập góp phần cải thiện nâng cao mức sống nhân dân Một mặt nhập thoả mãn nhu cầu tiêu dùng trực tiếp nhân dân hàng hoá tiêu dùng, mặt khác đảm bảo đầu vào cho trình sản xuất từ tạo cơng ăn việc làm ổn định cho người lao động - Nhập có vai trị tích cực thúc đẩy xuất Sự tác động nhập đến xuất thể chỗ nhập tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, từ tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất hàng Việt Nam nước đặc biệt nước ta ln tình trạng nhập siêu nội lực kinh tế chưa đủ mạnh, số năm gần tình trạng có chuyển biến tích cực Đặc điểm hoạt động nhập hàng hoá 3.1 Đối tượng nhập Đối tượng nhập loại hàng hoá phù hợp với ngành, nghề ghi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trừ mặt hàng thuộc ‘Danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu’ mặt hàng tạm ngừng nhập Hàng hoá nhập mặt hàng nước chưa sản xuất chưa đủ yêu cầu chất lượng số lượng Đối tượng hàng nhập không đơn mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng tầng lớp dân cư mà chủ yếu trang thiết bị, máy móc, vật tư, kỹ thuật đại phục vụ cho phát triển kinh tế quốc dân tất ngành, địa phương lĩnh vực Bên cạnh mặt hàng doanh nghiệp tự nhập có mặt hàng nhập có điều kiện mặt hàng cấm nhập Hàng hoá nhập có điều kiện hàng hố nhập theo hạn ngạch theo giấy phép Bộ Thương mại Bộ quản lý chuyên ngành Đối với ‘Danh mục hàng cấm nhập khẩu’, doanh nghiệp nhập trường hợp đặc biệt phép Thủ tướng Chính phủ Đại phận hàng hố nhập đóng gói ngun đai, ngun kiện, bên ngồi có ký, mã hiệu thuận tiện cho việc giao nhận, vận chuyển trừ số hàng hố đặc biệt khơng đóng gói có quy định riêng bao bì cách giao nhận 3.2 Phương thức kinh doanh nhập hàng hoá a Các phương thức nhập Trên thực tế có hai phương thức nhập hàng hố: Nhập theo Nghị định thư nhập Nghị định thư Phương thức nhập theo Nghị định thư phương thức mà doanh nghiệp phép nhập tuân theo tiêu pháp lệnh Nhà nước đặt Nhà nước Việt Nam ký kết với nước khác Nghị định Hiệp định trao đổi hàng hố hai nước Sau Nhà nước giao cho số đơn vị có chức hoạt động kinh doanh nhập trực tiếp thực Các đơn vị thực kinh doanh theo Nghị định thư có trách nhiệm thực đầy đủ điều khoản số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã, thời gian giao hàng ghi hợp đồng Đối với số ngoại tệ thu đơn vị phải nộp vào Quỹ tiền tệ tập trung Nhà nước thông qua tài khoản Bộ Thương mại hoàn lại tiền VNĐ tương ứng với số ngoại tệ mà đơn vị nộp vào Quỹ theo tỷ giá khoán Nhà nước quy định Phương thức nhập Nghị định thư: Doanh nghiệp thực hoạt động kinh doanh nhập Nghị định thư Nhà nước phải tuân theo khung pháp lý định xuất - nhập Các đơn vị phải tự cân đối tài thực đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước Trong trình thực nhập doanh nghiệp chủ động định giá cả, hàng hoá, thị trường phạm vi pháp luật cho phép Đối với số ngoại tệ thu được, đơn vị bán thị trường giao dịch ngoại tệ liên ngân hàng bán cho Nhà nước có nhu cầu sử dụng ngoại tệ đơn vị quyền mua lại để sử dụng b Các hình thức nhập Các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập tiến hành nhập hàng hố theo hai hình thức: hình thức trực tiếp hình thức uỷ thác, kết hợp trực tiếp uỷ thác Nhập trực tiếp hình thức mà đơn vị nhập trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức trình mua, bán hàng hố tự cân đối tài cho thương vụ ký kết Theo hình thức có đơn vị có uy tín, có kim ngạch xuất-nhập lớn thị trường, có đội ngũ cán kinh doanh am hiểu hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế (cả tập quán, ngôn ngữ pháp luật) nhập trực tiếp phải có giấy phép Bộ Thương mại cấp cho phép trực tiếp tham gia ký kết, giao dịch hợp đồng ngoại thương với nước Nhập uỷ thác hình thức thực đơn vị có giấy phép Nhà nước cho phép nhập không đủ điều kiện trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán, giao nhận hàng hoá với nước ngồi phải uỷ thác cho đơn vị có khả nhập trực tiếp để họ thực nhập hàng hố cho Đơn vị nhận, uỷ thác nhập đại lý mua hàng khâu nhận hoa hồng uỷ thác từ đơn vị giao uỷ thác khoản hoa hồng ghi nhận doanh thu đơn vị nhận uỷ thác nhập toán, tuân thủ quy định Nhà nước Nhà nước phải đưa văn hướng dẫn cụ thể - Hồn thiện cơng tác kế tốn nhập phải theo hướng đại hố tính tốn, đáp ứng u cầu cung cấp thơng tin xác, kịp thời đầy đủ cho lãnh đạo Để thực theo hướng địi hỏi đội ngũ kế tốn khơng giỏi thao tác xử lý máy tính mà cịn phải xử dụng thành thạo phần mềm kế tốn phân tích, phản ánh, xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo định kỳ III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ Từ sở lý luận kết hợp với thực tế Chi nhánh xin đưa vài phương hướng nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hoá nhập Chi nhánh sau: Các kiến nghị phương pháp hạch toán hàng hoá nhập nói riêng hệ thống kế tốn nói chung: *Kiến nghị thứ nhất: Kế toán Chi nhánh nên nghiên cứu Thông tư số 108/2001/TC/BTC ngày 31/12/2001 Bộ Tài để thực hạch tốn hàng nhập theo với quy định hành Chi nhánh nên tạo điều kiện nhiều cho đội ngũ kế tốn tham gia lớp huấn luyện đào tạo nghiệp vụ Cơ quan thuế Cơng ty kiểm tốn tổ chức để cập nhật thơng tin nghề nhằm nâng cao trình độ nhân viên cập nhật thay đổi chế độ kế tốn, tài Việt nam Hiện Bộ Tài Chính ban hành số chuẩn mực kế tốn áp dụng cho loại hình doanh nghiệp kinh tế, việc hiểu thực theo hướng dẫn chuẩn mực kế toán điều quan trọng *Kiến nghị thứ hai: Chi nhánh nên sử dụng TK 151- Hàng mua đường để phản ánh hàng hoá mua mà cuối tháng chưa nhập kho Việc sử dụng TK 151 giúp cho Chi nhánh theo dõi quản lý hàng hố cách chặt chẽ đầy đủ *Kiến nghị thứ ba: Về hạch toán nguyên tệ, Chi nhánh nên sử dụng TK007 để theo dõi loại ngoại tệ khác mà Chi nhánh dùng Việc sử dụng TK007 giúp cho Chi nhánh theo dõi ngoại tệ dễ dàng, thuận tiện đồng thời giúp cho Chi nhánh nắm bắt số ngoại tệ loại lại bao nhiêu, phát sinh tăng, giảm bao nhiêu, đảm bảo phục vụ cho cơng tác tốn tiền hàng Chi tiết việc sử dụng TK 007 sau: TK007 mở chi tiết cho loại nguyên tệ Khi có phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK007: Chi tiết loại nguyên tệ Khi có phát sinh giảm ngoại tệ, kế tốn ghi: Có TK007: Chi tiết loại nguyên tệ Chi nhánh tiết TK007 theo tiền quỹ, tiền gửi Ngân hàng tài khoản chi tiết lại chi tiết cho ngoại tệ Việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ giúp Chi nhánh chủ động việc lập kế hoạch mua bán ngoại tệ, tránh tình trạng phải mua nguyên tệ với giá cao để toán dự trữ nhiều ngoại tệ không cần thiết dẫn đến tình trạng vốn khơng lưu động thường xun, ảnh hưởng đến kết kinh doanh Chi nhánh nên đánh giá giá trị nguyên tệ vào thời điểm cuối tháng, vào số dư loại nguyên tệ có tỷ giá chuyển đổi loại nguyên tệ so với đồng Việt nam Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố ngày cuối tháng để đánh giá, ghi chép, phản ánh chênh lệch phát sinh tỷ giá vào tài khoản liên quan *Kiến nghị thứ tư: Về hạch tốn chi phí thu mua: Chi nhánh nên tách biệt trị giá hàng mua chi phí thu mua hàng Những khoản chi phí chi phí bốc dỡ, vận chuyển, phí Hải quan, phí Ngân hàng, chi phí ăn ở, lại nhân viên nhận hàng chi phí phát sinh trước hàng nhập kho, phục vụ cho việc nhập hàng hoá tiếp nhận hàng hố Do vậy, số chi phí cần phí hạch tốn vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán sau: Căn vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 1562: Chi phí thu mua Nợ TK 1331: Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111, 112, 331: Tổng giá toán Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu dùng kỳ hàng tồn cuối kỳ Chi nhánh nên sử dụng tiêu thức phân bổ sử dụng phổ biến tiêu thức phân bổ theo trị giá mua Công thức phân bổ sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ kỳ Chi phí thu mua hàng tồn đầu kỳ Chi phí thu mua phát sinh kỳ + Trị giá hàng tiêu thụ kỳ = x Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Trị giá mua hàng tiêu thụ kỳ + Sau xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 156 Việc theo dõi riêng rẽ giá trị hàng mua chi phí liên quan đến mua hàng nói ngồi việc giúp lập báo cáo phân tích chi tiết giá vốn theo yếu tố, ngồi cịn giúp cho việc tính tốn lỗ lãi theo mặt hàng nhóm mặt hàng cách xác Trên thực tế, có u cầu từ phía Ban Giám Đốc, kế tốn phải lập Báo cáo phân tích lỗ, lãi theo mặt hàng để tìm hiểu nguyên nhân lỗ/lãi Chi nhánh, từ đưa định định hướng kinh doanh như: sản phẩm nên ưu tiên phát triển cho kỳ kinh doanh này, kế hoạch mua bán hàng cho sản phẩm sao, sản phẩm nên thu hẹp lại cắt giảm chi phí thu mua, chi phí quảng cáo, vận chuyển *Kiến nghị thứ năm: Về việc lập dự phòng cho hàng chậm luân chuyển hàng giảm giá: Cuối kỳ, kế toán đơn vị nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực theo Thông tư số 55/2002/TT-BTC Bộ Tài Chính, sau: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh giảm giá thành phẩm Cuối niên độ kế toán, thấy giá thị trường hàng hoá thấp giá trị sổ sách, vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế loại thành phẩm, hàng hoá để xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo cơng thức sau: Mức dự phịng giảm giá hàng hố cho năm kế hoạch Giá thực Lượng hàng = hoá tồn kho thờiđiểm 31/12 năm Báo cáo Giá hạch x toán sổ kế tế t/trường - thời điểm tốn 31/12 Số phải lập dự phịng hoàn nhập giảm giá hàng tồn kho để ghi nhận vào giá vốn hàng bán phải hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán năm tài Cuối niên độ kế tốn, vào tình hình giảm giá số lượng hàng tồn kho thực tế, tính mức trích lập bổ xung dự phịng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập dự phòng năm lớn số lập dự phòng năm trước), ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hoặc, trường hợp số phải lập dự phòng năm nhỏ số lập dự phòng năm trước, kế tốn tiến hành hồn nhập trị giá chênh lệch khoản lập dự phòng lập cuối năm trước với khoản lập dự phòng cuối năm ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán *Kiến nghị thứ sáu: Về hệ thống sổ tổng hợp Chi nhánh nên mở sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ” để đăng ký chứng từ ghi sổ lập theo trình tự thời gian theo mẫu sau: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số hiệu 0789 Số tiền Ngày 31/03 Chứng từ ghi sổ Số hiệu Số tiền Ngày 432.212.5 13 0576 31/02 355.907.3 90 Cộng Cộng Ngày tháng n ăm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Việc lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chi nhánh thực máy tính cách thiết kế thêm vào phần mềm máy tính sử dụng chạy chương trình máy lập sổ, chuyển số liệu vào sổ khác Khi có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ việc đối chiếu số liệu số liệu máy chương trình với chứng từ gốc có sai sót xảy thuận lợi, thêm giúp người kế tốn việc kiểm tra xem nhập đầy đủ chứng từ vào chương trình chưa, tránh tình trạng có nhiều chừng từ tập hợp, lập chứng từ ghi sổ bị đánh số chứng từ ghi sổ trùng nên kế tốn khơng nhập liệu cho tập chứng từ ghi sổ *Kiến nghị thứ bảy: Về báo cáo phân tích bán hàng, Chi nhánh nên khai thác tiện ích phần mềm kế toán sử dụng, hàng tháng nên tổng hợp từ chương trình Báo cáo phân tích bán hàng phục vụ cho công việc quản lý như: Báo cáo tiêu thụ theo nhóm sản phẩm, Báo cáo phân tích theo thời gian (phân tích so sánh tháng, quý với nhau) báo cáo theo khu vực (Báo cáo doanh thu theo Quận nội thành, theo tỉnh nước Báo cáo theo nước giới) Nếu có đủ hệ thống báo cáo Ban Giám Đốc phân tích nguyên nhân tăng giảm doanh thu cho kỳ, có biện pháp để vực dậy mặt hàng khu vực có doanh thu nhỏ tìm cách đẩy mạnh doanh thu khu vực có tiềm Các kiến nghị liên quan đến hệ thống kiểm sốt nội *Kiến nghị thứ nhất: Quy trình mua hàng, Chi nhánh nên xây dựng quy trình thủ tục liên quan đến việc mua hàng cách khoa học, từ lúc nhận lập kế hoạch mua hàng đến hàng xuất khỏi kho Kiểm soát trình mua hàng việc sống cịn định đến giá thành sản phẩm, quy trình liên quan đến mua hàng phải bao gồm điểm sau: (i) Lập kế hoạch mua hàng: Phịng Kinh doanh hàng tháng dựa vào kế hoạch năm duyệt phải lập kế hoạch mua hàng cho tháng/quý đó, kế hoạch mua hàng phải thể thông tin sau:  Số lượng hàng dự kiến mua (ii) (iii)  Chủng loại hàng dự kiến mua  Xuất xứ hàng  Giá mua hàng  Chất lượng  Thời gian dự kiến mua  Phương thức mua Xin phê duyệt kế hoạch mua hàng: Kế hoạch mua hàng phải kiểm tra Phịng Kế tốn phương diện giá cách tìm kiếm thơng tin giá nguồn hàng nhà cung cấp khác để so sánh (lưu ý chất lượng hàng hoá để so sánh phải tương đồng), sau Phịng Kế toán phải đối chiếu với Kho hàng xem số dư chủng loại nào, cần thiết phải mua chưa, kiểm tra điều kiện kho bãi xem có đủ điều kiện để lưu trữ bảo quản số hàng định nhập không, lơ hàng lớn phải lập kế hoạch nhập, kiểm kê hàng cách chi tiết Sau Phịng Kế tốn kiểm tra yếu tố nói trên, kế hoạch mua hàng chuyển cho Ban Giám Đốc xem xét phê duyệt Thanh toán tiền mua hàng: Sau hàng nhập kho, kế toán toán trước chuyển trả tiền hàng cần so sánh số hàng thực tế nhập kho với số hàng yêu cầu toán từ nhà cung cấp thể hoá đơn Hợp đồng mua hàng để chắn số hàng Hợp đồng, hoá đơn thực tế nhập vào kho theo chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng Trong trường hợp có sai lệch Hố đơn, phiếu nhập kho Hợp đồng kế tốn cần thơng báo cho Thủ kho, người mua hàng nhà cung cấp biết để giải quyết, việc toán lúc thực cho số lượng hàng thực tế nhập kho theo với yêu cầu Chi nhánh *Kiến nghị thứ hai: Về quy trình tiêu thụ hàng hố Như nói phần nhược điểm tồn quy trình bán hàng, có trường hợp Chi nhánh xác nhận đơn đặt hàng khách hàng hàng không giao kế hoạch, nguyên nhân việc kiểm tra chéo phối hợp Phịng Kế tốn Kho hàng phận khác chưa tiến hành cách chặt chẽ Tương tự quy trình mua hàng, Chi nhánh cần xây dựng cho quy trình bán hàng cách khoa học, chặt chẽ để kiểm sốt quy trình bán hàng tốt hơn, quy trình bán hàng phải bao gồm điểm sau: (i) (ii) (iii) Quy định việc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng: Phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng phải chủ động liên lạc với Phịng Kế tốn để chắn hàng hoá mà khách hàng yêu cầu có Quy định việc kiểm tra, phối hợp Phịng Kế tốn Kho hàng, kế tốn phải thực tế xuống kho hàng kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng hoá khách hàng yêu cầu để sau xác nhận vào đơn đặt hàng khách Quy định thủ tục chuyển hàng khỏi kho, viết hoá đơn theo dõi toán; Hàng khỏi kho cần lập phiếu xuất kho, ghi sổ kho có đầy đủ phê duyệt Ban Giám Đốc, Kế toán trưởng Thủ kho Thủ kho cần yêu cầu người mua hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho để thể việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá làm cho việc toán *Kiến nghị thứ ba: Hoá đơn bán hàng huỷ: Chi nhánh nên lưu giữ riêng cẩn thận hoá đơn hủy, Báo cáo hoá đơn huỷ gửi đến quan thuế nên copy lưu trữ số hố đơn huỷ Cuối kỳ kế toán, Cán thuế toán thuế cho Chi nhánh tất hố đơn huỷ nói cần kiểm tra xác nhận Cán thuế dùng để đối chiếu với phần doanh thu ghi giảm việc huỷ hoá đơn nói *Kiến nghị thứ tư: Theo dõi tốn tiền hàng/theo dõi công nợ với khách hàng: Như trình bày phần nhược điểm Hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng, việc theo dõi tốn cơng nợ với khách hàng Chi nhánh thực chưa tốt, nhiều nợ đọng, nợ hạn chưa có biện pháp thu hồi nợ Để khắc phục tình trạng này, cuối tháng kế toán phụ trách phần toán với khách hàng cần thực công việc sau:  Lập danh sách công nợ theo đối tượng khách hàng: Khách hàng A, B, C… số tiền chi tiết cho đối tượng  Phân tích tuổi cơng nợ cho đối tượng, theo mẫu sau Tê n khách Tổ Trong ng số Nợ 30 ngày Trên 30 60 ngày Trên 60 90 ngày Trên 90 ngày A B C Khi theo dõi công nợ chi tiết theo độ tuổi nói Chi nhánh thấy việc chiếm dụng vốn khách hàng với Chi nhánh mức độ nên có biện pháp thu hồi nợ  Lập quy trình đơn đốc thu hồi nợ đốc thúc kế toán toán thực quy định Cụ thể:  Đối với khoản công nợ hạn toán 30 ngày, kế toán cần gửi thư nhắc nhở khách hàng việc trả nợ  Đối với khoản nợ 60 ngày kế toán cần gửi thư nhắc nhở lần thứ hai mức độ cứng rắn  Đối với khoản nợ 90 ngày, kế toán nên bắt đầu tính lãi phạt trả chậm cho số tiền nói  Đối với khoản nợ năm Chi nhánh nên xem xét việc dừng bán hàng cho khách hàng tập trung vào việc thu hồi cơng nợ  Đối với khách hàng có khả rơi vào tình trạng khơng có khả toán, Chi nhánh nên yêu cầu hỗ trợ từ phía Cơ quan chức Nhà nước  Lập quy định việc thực đối chiếu công nợ Chi nhánh khách hàng Việc quan trọng có nhiều khách hàng Hệ thống kế tốn khơng tốt, việc ghi chép khơng đầy đủ xác số liệu sổ sách họ cơng nợ với Chi nhánh khác với số liệu mà Chi nhánh ghi chép Nếu khơng có đối chiếu thường xun dẫn đến tượng tranh cãi tính xác số liệu hai bên nhiều thời gian việc đối chiếu lại chứng từ gốc, hố đơn Hợp đồng mua bán, khó khăn khoản công nợ kéo dài nhiều năm lượng chứng từ gốc cần đối chiếu, kiểm tra lại đống khổng lồ khơng thực Trong q trình đối chiếu cơng nợ với khách hàng, kế tốn Chi nhánh cần lưu ý điều khác biệt số liệu yếu tố thời gian ghi chép, có trường hợp Chi nhánh xuất hàng, ghi nhận cơng nợ sổ sách đến cuối tháng khách hàng chưa nhận hàng nên chưa ghi cơng nợ trước gửi số liệu công nợ cho khách hàng cần ghi lô hàng vừa xuất gần để kế toán khách hàng tiện theo dõi đối chiếu Vào ngày 31/12 hàng năm thời điểm kết thúc năm tài việc đối chiếu cơng nợ với khách hàng có số dư cơng nợ lớn bắt buộc cần yêu cầu khách hàng ký xác nhận số dư nói Biên đối chiếu xác nhận cơng nợ lập theo mẫu sau: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ Địa chỉ: 96 Thái Hà- Hà nội BIÊN BẢN XÁC NHẬN CƠNG NỢ Tên khách hàng: Cơng ty TNHH A Thưa quý khách hàng, theo sổ sách kế toán chúng tơi, thời điểm 31/12/2002, q khách hàng cịn nợ số tiền là: 1.000.000 đồng, chi tiết theo hoá đơn Hợp đồng mua bán hàng hoá sau: Hợp đồng số Hoá đơn số Số tiền HD01/01 3569 200.000 HD01/02 9957 300.000 HD01/03 4724 500.000 _ Tổng cộng 1.000.000 đồng Đề nghị quý khách hàng xác nhận số dư công nợ Ngày 5/1/2003 Giám Đốc (Ký đóng dấu) PHẦN DÀNH CHO XÁC NHẬN CỦA KHÁCH HÀNG Chúng đồng ý với số dư công nợ _ Chúng không đồng ý với số dư công nợ trên, lý sau (nêu rõ lý do) Ngày Giám đốc (khách hàng) (Ký đóng dấu) *Những kiến nghị khác: Về máy kế toán Bộ máy kế toán Chi nhánh phát huy lực nhân viên kế toán, số lượng cán kế tốn nên kế tốn viên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) vừa theo dõi nghiệp vụ tốn với người bán nước, nước ngồi người mua nước ngoài, lại kiêm đối chiếu tổng hợp số liệu Cịn kế tốn cơng nợ vừa hạch toán nhiệm vụ nhập hàng hoá, vừa theo dõi nghiệp vụ tốn cơng nợ với người mua nước Như vậy, trách nhiệm kế toán tổng hợp kế tốn cơng nợ q nặng nề, gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác kế toán đặc biệt việc kiểm tra, đối chiếu khơng đạt hiệu cao Vì vậy, theo tơi Chi nhánh nên tách sau: Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp lập báo cáo vào cuối tháng, cuối kỳ Kế toán xuất, nhập khẩu: Theo dõi nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa Kế tốn tốn: Theo dõi nghiệp vụ toán với người bán nước, nước ngồi nghiệp vụ tốn với người mua nước nước ngồi Về cơng tác quản lý công tác kinh doanh Chi nhánh nên cải tiến hoàn thiện máy quản lý nữa, nâng cao chất lượng công tác quản lý, luôn tổ chức đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên Chi nhánh để đáp ứng yêu cầu Để giảm hao hụt, mát hàng hoá, tài sản Chi nhánh, cần nghiên cứu cải tiến kỹ thuật công nghệ, hệ thống kho hàng Bộ máy quản lý Chi nhánh cần phải đổi khơng ngừng hồn thiện cơng tác kinh doanh Trước hết khâu tổ chức bảo quản hàng hoá, Chi nhánh phải dựa vào q trình phân tích kết kinh doanh quý trước, năm trước để lập kế hoạch mua hàng cách hợp lý tránh việc mua hàng nhiều, tiêu thụ dẫn đến việc ứ đọng, số vịng ln chuyển nhỏ gây phí bảo quản cao, hàng hoá bị hư hỏng hạn Tiếp đến cần đẩy mạnh khâu tiêu thụ, giữ lấy thị trường truyền thống tiếp tục tìm kiếm, khai thác thị trường Chi nhánh cần tìm hiểu, nắm bắt thông tin thị trường cách nhanh chóng để đảm bảo ổn định nguồn hàng phục vụ cho khách giành lợi định so với đối thủ khác thị trường KẾT LUẬN Cơ chế thị trường tạo môi trường thuận lợi, tạo tự chủ kinh doanh cho doanh nghiệp song chế thị trường tạo cạnh tranh gay gắt Để đứng vững, doanh nghiệp kinh tế nói chung cần khơng ngừng tìm tịi, đổi hồn thiện tổ chức quản lý hồn thiện cơng tác kế tốn Để xác định thực chất hoạt động kinh doanh nhập hàng hố cơng tác kế tốn phải phản ánh đắn, khách quan, kịp thời toàn hoạt động nhập Xuất phát từ thông tin kế tốn, số liệu xác, kịp thời người lãnh đạo đưa biện pháp quản lý đắn kịp thời Chính vậy, việc hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố nhập để thích ứng với u cầu quản lý chế có tầm quan trọng đặc biệt Nhận thức tầm quan trọng nói cơng tác kế tốn hàng nhập khẩu, kết hợp với kiến thức học trường đợt tìm hiểu thực tế Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà, với hướng dẫn cô giáo Đào Thu Giang, cô chú, anh chị Phịng kế tốn đến tơi hồn thành Khố luận tốt nghiệp với đề tài “Hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố nhập Chi nhánh Công ty Dược phẩm Nam Hà” Qua q trình tìm hiểu, tơi trình bày vấn đề kế toán nhập hàng hoá từ sở lý luận, thực trạng đến tồn phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn nhập Chi nhánh Phần I: Khố luận trình bày vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập lý luận kế toán nhập hàng hố Phần II: Khố luận trình bày thực trạng cơng tác kế toán nghiệp vụ nhập hàng hoá Chi nhánh sở chứng từ, sổ sách Phần III: Khoá luận nêu ưu nhược điểm hoạt động nhập hàng hố cơng tác kế toán nghiệp vụ nhập Chi nhánh từ đưa số phương hướng nhằm hồn thiện cơng tác Do thời gian tìm hiểu thực tế kinh nghiệm thân hạn chế nên Khố luận khơng tránh khỏi sai sót, kính mong đóng góp ý kiến q báu thầy cô giáo, người làm công tác kế toán bạn đọc để Khoá luận hoàn thiện ... đề lý luận hạch toán lưu chuyển hàng nhập đặc điểm hoạt động nhập hàng hố Phần II: Thực trạng cơng tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Phần III: Phương... Khố luận HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TRONG CÁC... pháp hạch tốn Nhập uỷ thác Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập 42 42 42 43 46 49 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN