TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đề số 1 ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Ngành: Thư ký văn phòng, Khóa: Hệ: CĐCQ Học kỳ: , Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút Câu 1. ( 6 đểm) 1. Khái niệm các loại phông lưu trữ? 2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ? 3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan? Câu 2. (4 đểm) 1. Khái niệm, yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu? 2. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT KÝ DUYỆT ĐỀ NVLT_lop thu ky_de 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đề số 1 ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Ngành: Thư ký văn phòng, Khóa: , Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 120 phút Câu Ý Nội dung Điểm 1. 1. Khái niệm các loại phông lưu trữ: (Nêu ngắn gọn) - Phông lưu trữ quốc gia, - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, - Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, - Phông lưu trữ cơ quan, - Phông lưu trữ cá nhân 2 2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ: - Nêu khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ - Mục đích: + tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ + tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu - Nguyên tắc: + nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất + không phân tán tài liệu trong phông, tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông + nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông 2 3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan - Phương án: Nêu được 4 cặp phương án cơ bản: + cơ cấu tổ chức - thời gian + thời gian - cơ cấu tổ chức 2 NVLT_lop thu ky_de 1 + mặt hoạt động - thời gian + thời gian - mặt hoạt động 2. 1. - Khái niệm: Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Yêu cầu: + Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; + Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử; + Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; + Lập các công cụ tra cứu 1 2. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong việc chỉnh lý tài liệu: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc trong suốt quá trình thực hiện chỉnh lý, qua các bước sau: Bước 1) Chuẩn bị chỉnh lý: gồm các công việc: Giao nhận tài liệu; vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; khảo sát tài liệu; bổ sung tài liệu; lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý. Bước 2) Tiến hành chỉnh lý: phân loại tài liệu; khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh tài liệu; thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu Bước 3) Tổng kết chỉnh lý: Kiểm tra kết quả chỉnh lý; hoàn thiện hồ sơ; bàn giao tài liệu sau chỉnh lý; viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý. 1 0.5 1 0.5 GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung NVLT_lop thu ky_de 1 . phông lưu trữ? 2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ? 3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan? Câu 2. (4 đểm) 1. . loại phông lưu trữ: (Nêu ngắn gọn) - Phông lưu trữ quốc gia, - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, - Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, - Phông lưu trữ cơ