HƯỚNG DẪN MỘT SỐ KỸ THUẬT TRONG MICROSOFT POWER POINT Một số lời cùng trao đổi: Để phục vụ tốt cho các buổi tập huấn về sử dụng Microsoft Powerpoint vào công tác soạn giảng. Tôi xin ghi lại các kinh nghiệm của bản thân thành tài liệu này. Nó không phải là việc làm mang tính thương mại hay mang tính thiết kế giáo trình mà chỉ đơn thuần là chia sẻ kinh nghiệm với các thầy cô. Vì vậy với những kinh nghiệm này không thể nói là đã hoàn thiện, đã đầy đủ cho nên các thầy cô có thể tham khảo thêm ở các tài liệu khác trong quá trình nghiên cứu nhằm tăng kỹ năng cho mình về Power Point. Tất nhiên một thao tác, một bước làm có thể có các cách thự hiện khác nhau, tuy nhiên vì đây không phải là giáo trình nên tôi chỉ viết ra các kiểu thao tác mà tôi đã từng sử dụng. Hệ thống của các kỹ năng cũng cố gắng trình bày theo một thứ tự để các thầy cô tiện theo dõi. Gồm có các chuyên đề sau: Chuyên đề 1. Làm quen với Microsoft Power Point. Chuyên đề 2: Các kỹ thuật cơ bản về slide trong Microsoft Power Point. Chuyên đề 3: Các kỹ thuật nâng cao. Chyên đề 4: Một số lưu ý khi sử dụng Microsoft Power Point vào soạn giảng. Liên Đầm, Tháng 3 năm 2009 DAC Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 1 Microsoft Power Point là phần mềm đa phương tiện trong bộ Office. Nó có khả năng chuyển tải các thông tin một cách đa dạng và phong phú như dạng tex, dạng Sound, dạng Clip, Flash… Và các tính năng đặc biệt khác. I. Khởi động Microsoft Power Point. Nhấn vào nút Start / chọn All Programs / Chọn Microsoft office / Chọn Microsoft Power Point. Chương trình sẽ mở ra như sau: Hình 1 II. Lưu một file Power point. Chọn file / Save / chọn vị trí lưu/ Đặt tên cho file/ nhấn save. Xem hình: Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 2 Hình 2 Sau đó hộp thoại tiếp theo sẽ là: Hình 3 III. Mở một file Power point có sẵn. Vào file / chọn open ( Xem hình dưới đây). Hình 4 Hình 5 IV. Làm quen với các công cụ, cửa sổ trong Power point. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 3 Nhấn vào đây để chọn lưu file 2. Nhập tên file vào đây. 3. Sau đó nhấn vào đây để lưu 1. Kích vào đây để chọn nơi (ổ đĩa, thư mục) lưu file. 1. Chọn open để mở 2. Vào đây tìm nơi chứa file cần mở 3. Sau khi đã tìm thấy file thì nhấn vào đây để mở Hình 6 - Là menu chứa các thao tác mở, lưu, đóng, tạo mới, in., xem trang in, điều chỉnh size cho trang. - Là nơi chứa các lệnh tao tác cắt (cut), copy, dán (paste), dlete (xóa), undo (hồi phục). - Là me nu chứa các dòng lệnh thực hiện thao tác chọn chế độ xem, chế độ hiển thị màn hình, tìm kiếm thanh công cụ, lệnh chiếu, lệnh ghi tiêu đề phụ chú cho slide, xem… - Là menu chứa các lệnh thực hiện thao tác thêm slide mới, nhân đôi slide, chèn âm thanh, clip, biểu đồ, tranh ảnh, bảng biểu, viết ghi chú cho slide, tạo số trang cho slide, tạo liên kết. - Là menu chứa các dòng lệnh thực hiện thao tác về font chữ, size chữ, kiểu chữ, màu sắc cho chữ, chọn kiểu giao diện slide, màu nền cho slide. - Là menu chứa các lệnh thực hiện thao tác cài đặt nâng cao vào hệ thống chương trình. (thông thường khi soạn thảo chúng ta không sử dụng chức năng này vì các thiết lập cần thiết đã được người cài đặt thiết lập sẵn. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 4 Slide hiện hành Khu vực chức năng (sẽ hiện thị các chức năng theo các thao tác.) Thanh tác vụ Thanh tiêu đề Slide thao tác (các slide sẽ hiển thị ở đây) Vùng menu Các cửa sổ phụ - Là menu thực hiện các lệnh về hiệu ứng, cài đặt hiệu ứng, trình chiếu. Đây là phần khái quát sơ lược về Power Point mà tôi đã cố gắng thu gọn lại và thể hiện một cách rõ nhất có thể làm được. Theo quan điểm là muốn biết các thao tác cụ thể thì phải nắm được chức năng chính của các thanh menu. (Lưu ý là các chức năng này đều tương tự với các phần mềm khác như Microsoft Word, hay Microsoft Excel.) Các lệnh cụ thể trong từng thao tác, tôi sẽ hướng dẫn khi thực hiện các bước trong phần sau. ------------- Bài tập 1: Mở chương trình Microsoft office Power Point và đóng. Bài tập 2: Mở chương trình Microsoft office Power Point và thực hiện thao tác lưu file với tên là baitap1 trong My document. Bài tập 3: Mở chương trình Microsoft office Power Point và thực hiện thao tác mở tập tin vừa lưu trước đó. Chúc các thầy cô thành công. ------------------------------ Các kỹ thuật về slide bao gồm các nội dung sau. (các thầy cô nên đi theo trình tự để có thể ghi nhớ một cách dễ dàng. Đặt tài liệu trước máy tính và thực hiện các thao tác theo hướng dẫn, nếu thao tác nào chưa thực hiện được, các thầy cô có thể ghi lại và tìm hiểu thêm sau). I. Một bài giảng thông thường thì có hơn 1 slide, vì vậy khi soạn thảo sẻ cần thêm slide vào, các bước thực hiện như sau. Vào (Insert) sau đó chọn New slide (hoặc từ chương trình đang thực hiện, nhấn đồng thời hai phím nóng (phím tắt) là Ctrl và phím M (Cách viết này sau đây sẽ viết Ctrl+M ) Xong thao tác này, bên phần slide thao tác ( xem lại hình 6 để thấy phần nào là slide thao tác) sẽ thấy có 2 slide có ghi thứ tự: 1, 2. Nếu khi đã thiết kế xong một slide, muốn có thêm một slide mới nhưng giống với slide đã thiết kế thì vào Chọn Duplicate Slide (nếu không thấy dòng lệnh này xuất hiện trong thì có thể clik chuột vào mũi tên cuối danh sách thả xuống để cho nó xuất hiện. Xem hình 7. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 5 Hình 7 Hình 8. Mẹo nhỏ: Thông thường, khi soạn giáo án, chúng ta đã có ý tưởng thiết kế dàn bài. Tức là thiết kế các mục cho bài học. Ví dụ một giáo án sẽ có dàn bài như sau. 1. Bài thứ… tiết thứ…Tên bài (Nhấn enter) 2. Kiểm tra bài cũ (Nhấn enter) 3. Nội dung 1 của bài học. (Nhấn enter) 4. Nội dung 2 của bài học. (Nhấn enter) 5. Củng cố bài học. (Nhấn enter) 6. Dặn dò học sinh. Như vậy chúng ta hình dung sẽ có tối thiểu là 6 slide sẽ phải dùng (tất nhiên có thể có hơn 6 slide ) và đây là dàn bài. Để thiết kế dàn bài này một cách nhanh chóng và đúng trình tự. Có thể thực hiện như sau. Gõ dàn bài này lên một trang word (trình soạn thảo văn bản Microsoft Word) Sau đó vào menu ở word, chọn Send to, chọn Microsoft office Power point (Hình 9 và 10) và hệ thống sẽ chuyển các ý chính này sang Microsoft office Power point với mỗi nội dung là 1 slide. Sau đó từ các slide được tạo này, chúng ta có thể thực hiện các thao tác thiết kế tiếp theo. Lưu ý: Muốn một nội dung được chuyển sang 1 slide thì sau dấu chấm hết của nội dung đó phải xuống dòng bằng phím enter. Hình 9 và 10 Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 6 Mũi tên này (tức là trong menu vẫn còn lệnh nhưng tạm ẩn. kích vào nó để các dòng lệnh thả ra hết) Thêm một slide mới Nhân đôi 1 slide tương tự như slide có sẵn. Các thao tác này đều thực hiện trên word II. Delete, Copy và paste một slide. Ngoài cách nhân bản slide nêu trên, chúng ta có thể thực hiện copy một slide. Thao tác như sau. (Nhìn vào hình 6 để thấy lại vùng slide thao tác). Trong vùng đó sẽ hiện slide hiện có. Muốn thực hiện copy slide nào thì clik chuột vào nó sau đó vào chọn lệnh copy, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn dán (paste) bên vùng slide thao tác (sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy trong vùng đó) vào lại và chọn lệnh paste. Như vậy đã thực hiện xong thao tác copy slide. (Phím nóng để thực hiện copy là Ctrl+C, để paste là Ctrl+V) Muốn xóa slide chỉ việc nhấp chuột vào slide cần xóa bên vùng slde thao tác, vào , chọn delete hoặc nhấn phím delete trên bàn phím, slide đó sẽ bị xóa. III. Tạo ghi chú và tiêu đề cho slide. Vào Chọn Header and Footer. (Hình 11), hộp thoại như hình 12 sẽ xuất hiện. Tại hình 12 này clik chọn hộp kiểm Slide number để đánh số slide. Trong vùng Footer gõ ghi chú vào (ví dụ gõ tên giáo viên hoặc tên giáo án) Xong các thao Hình 11 tác này nhấn Apply to all nếu muốn áp dụng cho tất cả các slide. Hình 12 IV. Tạo nền cho slide. Trong Microsoft Power Point (sau đây viết tắt là PPT) có tích hợp sẵn các nền cho slide. Việc chọn lựa các nền cho slide có thể giúp bài trình chiếu có nhiều màu sắc hơn. Cách tiến hành. Vào chọn Slide Design, (Xem hình 13) lúc này khu vực chức năng (xem lại hình 6 để thấy khu vực chức năng) sẽ xuất hiện các kiều nền cho slide (hình 14) Có thể lựa chọn hình nền bằng 2 cách Hình 13 và 14 Cách 1 là áp dụng một kiểu nền cho tất cả slide hiện có. Hoặc cách 2 là chỉ áp dụng cho 1 slide được chọn. Thực hiện chọn nền: Clik chọn slide cần chèn nền. (clik bên vùng slide thao tác) sau đó clik vào mũi tên bên phải của nền muốn chọn. lúc này sẽ xuất hiện các lệnh như hình 15. Chọn Apply to all slide nếu muốn chọn và áp dụng cho tất cả các slide chung một kiểu nền, hoặc chọn Apply to Selected Slides nếu chỉ áp dụng cho một slide được chọn. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 7 Clik chuột vào đây nếu chọn màu nền này. (sẽ xuất hiện hình 15 Ghi chú vào đây V. Tạo giao diện cho slide. Trong PPT, nó có thể cho phép tích hợp các kênh chương trình khác nhau như video, biểu đồ, tranh ảnh… nên nó có các giao diện khác nhau để thực hiện các thao tác chèn video, biểu đồ, tranh ảnh. Thực hiện như sau: Hình 15 Vào menu chọn Slide Layout ( hình 16). Lúc này ở khu vực chức năng sẽ xuất hiện các giao diện để chọn. (hình 17). Có thể chọn lựa các kiểu giao diện tùy nhu cầu sử dụng và thiết kế. (Có thể giới thiệu sơ qua các chức năng của giao diện như hình 18. Hình 16 Hình 17 Hình 18 Cách thực hiện chọn giao diện cũng như cách thực hiện chọn hình nền trên đây. Mẹo nhỏ: Có thể nên dùng giao diện trắng mà không cần chọn giao diện vì khi sử dụng giao diện trắng chúng ta vẫn có thể thực hiện các thao tác chèn bằng lệnh chèn một cách bình thường. Lưu ý: Nếu slide trắng hoặc thiếu text box để nhập văn bản thì cũng có thể tạo thêm text box bằng cách chọn text box để vẽ thêm và nhập văn bản trên slide. VI. Cách chọn font chữ, cỡ chữ, Kiểu chữ. Để chọn font, size, Color cho chữ thì chọn chữ cần thay đổi (Bôi đen) sau đó vào menu , chọn Font và hộp thoại hình 19 sẽ xuất hiện. Thực hiện các thao tác thay đổi như trong hộp thoại này. (Mục Font là kiểu chữ, Font Style là kiểu nghiêng, đậm, gạch chân; size là kích thước chữ (Thông thường một giáo án trình chiếu chúng ta nên chọn size từ 24 đến 30 là phù hợp.); mục Color là chọn màu. Thực hiện xong, nhấn ok. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 8 Bảng biểu Biểu đồ Clip Tranh ảnh Media Lưu ý thêm khi chọn màu: Nếu kích vào mũi tên dưới chữ color mà thấy ít màu, chưa có màu cần chọn thì kích chọn More color Hình 19 (Hình 20) Lúc này sẽ xuất hiệm một khối màu, có thể clik chuột vào vùng nào nếu chọn. Xong nhấn ok. Hình 20 VII. Các kỹ thuật về hiệu ứng trình chiếu. Các kỹ thuật về hiệu ứng và trình chiếu đơn giản đều được đặt trong menu . Hiệu ứng trong PPT rất đa dạng. Tuy nhiên một bài trình chiếu thì không nên sử dụng một cách thái quá. Chỉ nên sử dụng một vài kiểu và áp dụng cho tất cả slide như nhau. Nếu không làm như vậy sẽ dễ gây phân tán sự tập trung của học sinh, làm cho học sinh mãi mê chú ý vào các hiệu ứng mà quên mất việc tập trung vào tiếp thu bài. Tìm hiểu lựa chọn lệnh hiệu ứng Animation Schemes. Vào . Chọn Animation Schemes (xem hình 21) và khu vực chức năng sẽ xuất hiện danh sách các hiệu ứng cho chúng ta chọn (Xem hình 22) Các thầy cô có thể tự khám phá các kiểu hiệu ứng này. Tìm hiểu hiệu ứng Custom Animation (Tôi thường dùng kiểu hiệu ứng này.) Vào , chọn Custom Animation. Hộp thoại hình 23 sẽ xuất hiện. Lúc này chúng ta thực hiện các thao tác chọn hiệu ứng cho các text box . Xem trên hình 23 vì chúng ta chưa chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng, do vậy tất cả các lệnh đều chìm mà không cho thao tác. Muốn các lệnh này hiện lên để thao tác thì phài clik chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng. Ở đây đang nói về hiệu ứng cho chữ trong text box, vì vậy chúng ta clik chọn text box chứa văn bản để tạo hiệu ứng cho nó. Lưu ý: Để nội dung bài giảng xuất hiện theo thứ tự thì khi chọn đối tượng để thiết lập hiệu ứng cũng phải theo thứ tự, nếu không thì nội dung sẽ xuất hiện lộn xộn khi trình chiếu. Sau khi clik chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng thì hình 23 sẽ trở Hình 23 thành hình 24. (Nút Add Effect đã bật sáng). Tiếp theo là clik chuột vào Add Effect các lệnh xuất hiện tiếp theo như hình 25. Các lệnh đó lần lượt có tác dụng như chú thích. Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 9 Hình 21 Hình 22 Đây là 1 text box trên 1 slide được chọn để tạo hiệu ứng Sau khi vào , chọn Custom Animation, chọn đối tượng cần hiệu ứng, chọn Add Effect lúc này Có thể chọn các kiểu hiệu ứng khác nhau phù hợp với từng ý tưởng và mục đích của người thiết kế. Có thể làm tiếp bước sau đây để có thể chọn được hiệu ứng phù hợp. Ví dụ tôi chọn kiểu Entrance thì trỏ chuột vào Entrance, một danh sách hiệu ứng được thả ra, chọn More Effects như hình 26. Lúc này lại xuất hiện một hôp thoại như hình 27. Có thể lựa chọn một trong các hiệu ứng phía ngoài slide sẽ thực hiện hiệu ứng đó. Nhấn ok nếu đã chọn. Các thầy cô có thể khám phá thêm các hiệu ứng trong bảng này. Và làm tương tự với các kiểu Emphasis. Exit, Motion Paths. VIII . Thủ thuật Trình chiếu. Muốn trình chiếu file PPT thì vào menu , chọn View Show hoặc nhấn phím nóng F5 trên bàn phím. Muốn thoát khỏi chế độ trình chiếu thì kích phải chuột lên màn hình trình chiếu, chọn End Show hoặc nhấn phím nóng ESC trên bàn phím. Trong quá trình trình chiếu, nếu muốn di chuyển sang một slide khác mà không theo thứ tự (Bởi theo nguyên tắc thì chương trình sẽ chiếu từ slide 1 đến hết theo thứ tự) Ở đây tôi lấy ví dụ đang chiếu slide 1 mà muốn sang slide 3 (bỏ qua slide 2) thì kích phải chuột lên màn hình trình chiếu. Một hộp thoại như hình 28 sẽ xuất hiện, chọn Go to Slide và chọn slide muốn chuyển đến. Chương trình sẽ chạy sang slide đó. Cũng trên hộp thoại này (Hình 28) còn có chức năng tạo bút vẽ để nhấn mạnh, khoanh vùng những nội dung cần thiết Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm. 10 Nhấn mạnh Thoát khỏi Theo đường H 24 Hình 25 Hình 26 Hình 27 Hình 26 Hình 28 Hình 29 [...]... trang in (thông thường là chọn 6) Nhấn ok Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 28 Hiện nay, công nghệ mạng phát triển nhanh chóng vì vậy các thông tin, thư từ, tài liệu cũng được chia sẽ một cách nhanh chóng thông qua hệ thống mail như yahoo mail hoặc gmail Yahoo mail hay gmail đều có các chức năng trò chuyện trực tuyến, trao đổi chia sẽ hình ảnh, tài liệu Ngoài ra hệ thống mail còn là một địa... thì nhấn chuột trái và kéo để thay đổi kích cỡ Lưu ý: Nếu mang bài PowerPoint có chèn file Flash thì phải đặt file Flash này cùng thư mục với file PowerPoint (*.ppt) trước khi thực hiện 5 bước trên Theo kinh nghiệm, tôi khuyên nên tập hợp các hình ảnh, âm thanh, film, file Flash, … và file PowerPoint chính đặt trong cùng một thư mục Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 20 (khi mang qua máy khác,... này sẽ không thực hiện được Do vậy nên tạo ra một thư mục, trong thư mục đó chứa tất cả các dữ liệu liên quan, khi chép vào USB đen đi trình chiếu thì chép nguyên thư mục này Và tất nhiên, nếu vậy thì phải tạo ra thư mục này trước khi tạo ra các liên kết VI Chèn bảng biểu vào slide Chèn bảng như thế này: Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 22 Vào ppt? Tại cửa sổ trên vùng cửa sổ chính, chọn... Ctrl+ESC, lúc đó thanh tác vụ hiện ra, kích phải chuột vào chương trình cần đóng và chọn close Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 19 V Chèn liên kết một file flash vào ppt 1.Cách 1: Ưu điểm: Sử dụng được trên hầu hết các phiên bản Powerpoint Nhược điểm: Phải đặt file Flash trong cùng thư mục với bài Powerpoint và cách làm khá phức tạp Khi cần chèn Flash vào file trình diễn của mình, thầy cô... này là tránh tình trạng người không biết vô tình tạo gmail) Xong, kích chọn : Tôi chấp nhận Hãy tạo tài khoản của tôi Và một bảng thông báo như hình 4* xuất hiện Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm Hình 3*b 31 Hình 4* Tại trang thông báo như hình 4*, kích chọn “tôi đã sẵn sàng, cho tôi xem tài khoản của tôi” Sau đó, một trang mới như hình 5* mở ra Đó chính là hộp thư mới tạo Trong này có... xuất hiện câu: “Xin chào thầy (cô)…” là đã thành công Là thành viên của trang này, sẽ được tải về 90 tư liệu tương đương với 90 điểm, dùng hết 90 điểm mà không đưa tư liệu nào lên thì không được tải thêm Đây là nguyên tắc đảm bảo sự chia sẽ tài nguyên qua mạng Để tìm tư liệu mà không chắc chắn tư liệu đó ở địa chỉ nào, chúng ta tìm bằng google Vào Internet, gõ Google.com.vn vào addrees Nhấn Enter Trang... tư liệu quý, chúng ta nên nhìn lên thanh addrees xem địa chỉ chúng ta đang ở là web nào, điều này có lợi cho sau này muốn tìm kiếm tiếp sẽ gõ địa chỉ này vào mà không mất công qua bước google Hơn nữa nó cũng giúp chúng ta bổ sung thêm các địa chỉ web hay Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 35 Nếu nội dung là một văn bản có file đính kèm thì có thể tải về máy, hoặc có thể chọn vùng văn bản. .. hiện 1 bảng tính Khi trình chiếu có thể đặt control vào vùng bảng tính này để tính toán như trên Excel Lưu ý: khi trình chiếu các thao tác III, IV, V trên đây, nếu muốn chuyển slide thì phải kích chuột ra khỏi vùng thiết kế thì mới chuyển được (Ví dụ đang chiếu phần bảng tính và đang thực hiện phép tính mà kích chuột thì không thể chuyển sang slide tiếp theo Vì vậy phải kích chuột ra ngoài vùng bảng... bằng các lệnh tại bảng menu như hình 65 Giải thích các chức năng của từng cửa sổ trong menu hình 65 như bên dưới đây Hình 65 Làm thêm 1 WordArt Thay hoặc sửa nội dung vừa gõ Thay hoặc sửa kiểu WodrArt Màu và size Các định dạng thêm IX Chèn một biểu đồ vào slide Vào Insert, chọn Chart Một biểu đồ như hình 66 xuất hiện và kèm theo nó là một bảng tựa như bảng tính Excel (hình 67) Dùng bảng tính này để... Đánh dấu chọn nút này Hyperlink to Hình 51 Tài liệu biên soạn cho GV trường THCS Liên Đầm 2 Kích chuột vào đây Chọn slide… 16 Hình 50 Sau khi chọn Slide theo hướng dẫn tại hình 51, một hộp thoại sẽ xuất hiện (hình 52) Tại hộp này kích chọn slide muốn liên kết đến ví dụ là slide câu hỏi (hoặc bất kỳ slide nào muốn), xong nhấn ok Bảng này tắt, nhấn tiếp ok tại bảng hình 51 Như vậy khi trình chiếu, đến . Microsoft Power Point. Chuyên đề 2: Các kỹ thuật cơ bản về slide trong Microsoft Power Point. Chuyên đề 3: Các kỹ thuật nâng cao. Chyên đề 4: Một số lưu. ------------------------------ Các kỹ thuật về slide bao gồm các nội dung sau. (các thầy cô nên đi theo trình tự để có thể ghi nhớ một cách dễ dàng. Đặt tài liệu trước máy