Đang tải... (xem toàn văn)
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng.
www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phòng nói chung công tác văn phòng nói riêng đẩy nhanh thông suốt hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng hoạt động quan nhà nước yêu cầu cấp thiết Trong năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng hoạt động quan nhà nước nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với yêu cầu thực tiễn Do thời gian tới cần có bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng nâng cao hiệu hoạt động quan hành nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí, đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước theo hướng đại Với yêu cầu đợt thực tập: tìm hiểu cấu tổ chức, hoạt động máy hành Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan hành chính; vận dụng kiến thức học vào thực tế, bước SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành Nhà nước thời gian hai tháng (15/3 - 15/5/2009); lựa chọn, tìm hiểu nội dung để thực báo cáo thực tập cuối khóa ứng dụng tin học tin học hóa công tác Văn phòng nhằm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công việc, thực cải cách hành Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử Do thời gian thực tập có hạn, đồng thời theo yêu cầu báo cáo thực tập, nội dung đề cập đến vấn đề sau đây: TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU: 1 Giới thiệu chung nơi thực tập 1.2 Khái quát trình thực tập NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO: 2.1 Một số vấn đề công tác văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng văn phòng UBND quận Hải Châu 2.3 Nhận xét, kiến nghị giải pháp Do hạn chế kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy cô, cô chú, anh chị quan thực tập SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng PHẦN I TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP: 1.1 Tổng quan quận Hải Châu: Quận Hải Châu nằm 10802’ kinh độ Đông, 16003’ vó độ Bắc, có diện tích tự nhiên 21,1363 km2 chiếm 1,7% diện tích thành phố; Bắc giáp Vịnh Đà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận Sơn Trà quận Ngũ Hành Sơn, Nam giáp quận Cẩm Lệ Có vị trí trung tâm thành phố Đà Nẵng nằm sát trục giao thông Bắc – Nam, nhà ga, cảng biển; có sân bay quốc tế; có quốc lộ 14B ngang qua; có cảng sông tạo ưu địa lí kinh tế so với quận, huyện khác Các trung tâm hành chính, văn hóa, thương mại, dịch vụ, du lịch thành phố Đà Nẵng nằm địa bàn quận Hải Châu thuận lợi việc thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội quận Cũng thành phố Đà Nẵng, quận Hải Châu nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao biên độ dao động không lớn Nhiệt độ trung bình khoảng 26,3oC (cao 30,2oC thấp 21,6oC); có đợt rét mùa đông ngắn Mùa mưa trùng với mùa bão thường gây ngập úng nhiều nơi không kéo dài Các sông địa bàn chịu ảnh hưởng thuỷ triều theo chế độ bán nhật triều; mùa hè toàn sông Hàn sông Cẩm Lệ địa bàn quận bị nhiễm mặn Nguồn nước cung cấp cho quận Hải Châu chủ yếu lấy từ sông Cẩm Lệ, SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng sông Yên, Vónh Điện, nhìn chung đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế sinh hoạt người dân (trừ tháng tháng thàng cao điểm mùa khô bị ảnh hưởng thủy triều) Nguồn nước ngầm hạn chế phần lớn bị nhiễm bẩn Với diện tích 2.113,63 quận Hải Châu có loại đất khác nhau: cồn cát sông đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạc màu, Với tốc độ đô thị hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu không đất nông nghiệp tập trung Việc quy hoạch phát triển quận thành trung tâm hành – trị - văn hóa - thương mại dịch vụ thành phố Đà Nẵng đại gặp nhiều khó khăn mật độ dân cư đông đúc việc xây dựng không theo quy hoạch trước Quận Hải Châu có bờ biển ngắn Vịnh Đà Nẵng Trên địa bàn quận có cảng sông nằm khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận tàu 5.000 cảng cá chuyên dùng nằm cửa sông giáp Vịnh Đà Nẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú Biển Đông Trên địa bàn quận Hải Châu có di tích thời hình thành vùng đất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam, ), di tích lịch sử cách mạng chống thực dân xâm lược (Nghóa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải, bia di tích, ), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàng thành phố SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng Quận có vị trí cách di sản văn hóa giới (Thánh địa Mỹ Sơn, Đô thị cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính 100 km, điều kiện thuận lợi để thu hút du khách nước Quận Hải Châu nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa dân tộc, tôn giáo nhiều hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí só Phan Chu Trinh, nhà thờ Chư Phái Tộc, ) luồng văn hóa đặc trưng có sức thu hút lkhách du lịch đến thăm quan Truyền thống cần cù, hiếu học, tinh thần dũng cảm đấu tranh chống thực dân xâm lược, tinh thần chịu khó sáng tạo xây dựng người dân đất Quảng, nhân dân thành phố tài nguyên vô quý giá, nội lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội quận, thành phố Dân số quận Hải Châu tính đến thời điểm điều tra ngày 01.4.1999 187.282 người Dân số trung bình năm 2006 quận Hải Châu 194.072 người (tăng so với năm 1999 6.790 người), mật độ dân số trung bình 9.182 người/km2 có đặc điểm phân bố không đều, tập trung phường trung tâm quận, mật độ dân số cao phường Nam Dương (46.055 người/km2) thấp phường Hòa Cường Nam (5.764 người/km2) Dân số quận dân số tương đối trẻ, số người làm nông nghiệp không đáng kể Theo kết tổng điều tra dân số ngày 01.4.1999, dân số độ tuổi lao động quận 109.375 người chiếm 58,4% dân số, chủ yếu lao động trẻ 50 tuổi chiếm gần 87% Đến cuối năm 2006, dân số độ tuổi lao động 122.562 người, chiếm 63,15% dân số; lực lượng lao động 92.040 SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng người chiếm 75,09% nguồn lao động, lao động làm việc ổn định ngành kinh tế quốc dân 88.632 người, số người thất nghiệp 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi niên Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độ tốt nghiệp trung học sở chiếm: 23,27% tốt nghiệp trung học phổ thông chiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, lao động có trình độ cao đẳng, đại học đại học 25.740 người, trình độ trung cấp 11.640 người, công nhân kỹ thuật 18.920 người, Chất lượng lao động làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật có cao quận, huyện khác thành phố cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội Lao động nông nghiệp - thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp xây dựng chiếm 47,72% lao động thương mại - dịch vụ chiếm 50,44% tổng số lao động làm việc kinh tế quốc dân Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăng qua năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệu đồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 26,42 triệu đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng gấp 1,18 lần Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực tế) quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 17,39%/năm SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng Năm VNĐ (Ngàn đồng) USD 1997 7.397 621 1998 7.546 702 1999 8.337 775 2000 11.055 943 2001 13.136 965 2002 14.520 1.000 2003 16.870 1.078 2004 20.320 1.245 2005 26.420 1.365 2006 31.313 2.020 Bảng tổng hợp thu nhập bình quân đầu người từ năm 1997 đến 2006 1.2 Vị trí, chức năng, quy chế làm việc quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu: Ủy ban nhân dân quận Hải Châu Hội đồng nhân dân quận Hải Châu bầu ra, quan quản lí hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận quan Nhà nước cấp việc tổ chức thực Nghị Hội đồng nhân dân quận đề Ủy SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng ban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao Ủy ban nhân dân quận hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân quận nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân quận Hải Châu thực chức quản lí Nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lí thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở Tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải Châu: Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ: - Văn phòng UBND quận Hải Châu; - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp; - Phòng Tài - kế hoạch; - Phòng Tài nguyên Môi trường; - Phòng Lao động - Thương binh Xã hội; - Phòng Văn hóa Thông tin; - Phòng Giáo dục Đào tạo; - Phòng Y tế; SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng - Thanh tra quận; - Phòng Kinh tế; - Phòng Quản lí đô thị Các quan theo đặc thù quận: - Ban quản lí công trình, xây dựng quận; - Đội kiểm tra quy tắc đô thị quận; - Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình Các quan ngành dọc quản lí: - Công an quận; - Bộ huy quân quận; - Chi cục thuế; - Phòng thống kê; - Kho bạc nhà nước 1.3 Vị trí, chức cấu tổ chức Văn phòng UBND quận Hải Châu: Theo Đề án số 01/ĐA-UBND ngày 01 tháng năm 2008 UBND quận Hải Châu tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng Văn phòng UBND quận Hải Châu có chức năng, nhiệm vụ sau: - Tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động quản lí hành nhà nước UBND quận; SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng - Tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành UBND; - Đôn đốc đơn vị thực công việc giao; - Cung cấp thông tin phục vụ quản lí hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; - Đảm bảo sở vật chất, kó thuật cho hoạt động HĐND UBND Về cấu tổ chức: Ban lãnh đạo gồm có 01 Chánh văn phòng 02 Phó văn phòng Trong đó: - Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành công tác tổng hợp (trừ lónh vực văn xã vi tính) - 01 Phó văn phòng phụ trách quản trị hậu cần, văn thư; - 01 Phó văn phòng phụ trách văn xã, vi tính, tổ cửa Các phận trực thuộc: - Tổng hợp; - Vi tính; - Văn thư; - Tổ cửa; - Tài vụ; - Bảo vệ KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP: 2.1 Thời gian thực tập: SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 10 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng mắc lỗi, điều kiện sở vật chất chưa có điều kiện triển khai đồng loạt Về nguồn nhân lực: Do bước đầu ứng dụng nên cán lúng túng xử lí công việc, bước, khâu chưa thực đầy đủ, hoàn chỉnh Một số cán chưa có trình độ tin học bản, số lại có trình độ tin học văn phòng trước không thường sử dụng nên đến sử dụng trở lại không thành thạo dẫn đến không tận dụng tất chức hỗ trợ chương trình để nâng cao hiệu công việc Sự không thành thạo, hiểu rõ hoạt động chương trình phần mềm nguyên nhân dẫn đến hạn chế sáng tạo sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu công việc Về công tác quản lí, đạo: Quận có nhiều văn đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác, hoạt động quan nhà nước lần đầu triển khai nên lúng túng, thiếu kiên đạo Một số giải pháp chưa thực nghiêm túc Nguyên nhân xuất phát từ yếu tố sở vật chất kỹ thuật nguồn lực chưa đồng bộ, đồng loạt, chưa đáp ứng đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ: Giữa tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ làm việc với Ban điều hành đề án tin học hóa quản lí hành nhà nước (đề án 112) bộ, ngành liên quan kết luận đề án 112 không thực nhiệm vụ tin học hóa quản lí hành nhà nước, không tiếp tục phổ biến đề án thời gian từ đến nay, đồng thời giải SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 43 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng vấn đề tồn Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng quan nhà nước đòi hỏi phải trình lâu dài phải có giải pháp chuyển đổi phù hợp Dựa tình hình thực tế quan tinh thần Nghị định 64/2007/NĐ - CP xin nêu số nội dung kiến nghị giải pháp sau: 2.1 Về sở vật chất: Giải pháp hàng đầu đầu tư nâng cấp phù hợp với phát triển Hiện UBND quận tran bị hệ thống máy vi tính tương đối đại bước đầu đáp ứng nhu cầu thao tác công việc cán công chức Nhưng cần ý phát triển công việc nhanh, song song với phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ, đầu tư không lựa chọn tính toán kỹ nhanh chóng lạc hậu việc nâng cấp khó khăn để theo kịp với phát triển Về đầu tư sở hạ tầng triển khai cách đồng loạt: Hệ thống thông tin kết nối phải thông suốt, tất quan máy hành nhà nước quận phải nối kết hoạt động thông suốt, đồng loạt từ quan ban ngành quận đến quan đoàn thể, trị xã hội, UBND phường địa bàn quận Có thông tin điều chuyển cách đầy đủ, hợp lí hiệu Không thể có khâu không kết nối Trên sở kỹ thuật, quan không kết nối mạng hay kết nối vào mạng không hoạt động quan khác hoạt động bình thường Nhưng đầy đủ, tính thông suốt luồng thông tin không đảm bảo hai chiều đạo báo cáo Và công việc điều SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 44 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng hành không đạt kết dự kiến Khi đó, việc điều hành lại trở công cụ trước (qua văn bản, bưu điện, điện thoại) Đối với vài quan làm rối loạn trình quản lí cấp trên, thiếu tính thông đồng trình điều hành trình tác nghiệp Càng sau việc quản lí khó công việc ngày nhiều, việc triển khai thiếu thống đồng dẫn đến hiệu kém, có hiệu so với quy trình cũ (không ứng dụng mạng tin học, công việc thông qua văn bản, gửi qua đường bưu điện, điện thoại, fax,…) 2.2 Về kỹ thuật, công nghệ, sở liệu: Xây dựng biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống, sử dụng để bảo đảm thể thức văn Danh sách biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lí, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng Website quận có trách nhiệm cung cấp thông tin thực theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng, tạo thuận lợi cho hoạt động môi trường mạng Tiếp nhận ý kiến góp ý, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lí, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu; chuyển yêu cầu cung cấp thông tin đến quan có liên quan nội dung yêu cầu cung cấp thông tin vượt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng 2.3 Về phương thức quản lí: Đưa vào hoạt động hệ thống "xếp hàng tự động" tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ Hệ thống gồm hình vi tính đặt phận tiếp SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 45 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng nhận trả kết Mỗi người dân đến liên hệ giải thủ tục nhà đất, xây dựng, hộ tịch, đăng kí kinh doanh… cấp mã số hồ sơ Đối với trường hợp giải ngày, người dân ngồi chờ chỗ để giải Đối với trường hợp cần phải xác minh, xin ý kiến lãnh đạo… quận đưa thông tin tình trạng giải hồ sơ lên mạng (đang nằm phận nào, ngày xong thủ tục…) Người dân việc nhập mã số hồ sơ họ tên biết thủ tục giải hay chưa, giải cấp nào, phận nắm hồ sơ Mở rộng quy mô xây dựng website quận với yêu cầu cần đặc biệt lưu ý: thông tin phải hiển thị nhanh; có công cụ tìm kiếm thông tin dễ sử dụng cho kết nội dung cần tìm kiếm; thông tin phải cập nhật nhanh chóng thường xuyên, có quy định rõ thời hạn tồn loại thông tin Nâng cao tính tương tác website Ủy ban nhân dân quận cách cung cấp nhiều dịch vụ trực tuyến cho người dân doanh nghiệp tra cứu hồ sơ, tra cứu thủ tục trao đổi thông tin trực tuyến, cung cấp thông tin chiều… tiết kiệm chi phí hành chính, giảm hồ sơ thủ tục giấy tờ Bảo đảm an toàn thông tin môi trường mạng: thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin, cử cán phụ trách quản lí an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 46 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng tin mạng đáp ứng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật an toàn thông tin Xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thông tin khoa học, bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, lúc tin học hóa nhiều phận, lónh vực Khi xây dựng lựa chọn phần mềm tác nghiệp, phận, công chức làm việc bán thủ công, tiến dần đến việc ứng dụng triệt để 2.4 Về nguồn nhân lực, cán bộ: Yếu tố nguồn nhân lực, người quan trọng, cán công chức, viên chức phải nhận thức tầm quan trọng khả nâng cao hiệu công tác công nghệ thông tin thực thi công việc Cần biện pháp nâng cao nhận thức thay đổi dần từ cách làm việc thủ công hiệu sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Việc ứng dụng phải phù hợp với công việc, không thiết phải toàn cán bộ, công chức quan phải ứng dụng công nghệ thông tin công việc có công việc ứng dụng không đạt hiệu cao ứng dụng Về yếu tố cần ý giải hai mặt: đầy đủ số lượng đạt chuẩn chất lượng (trình độ) Đối với lực lượng cán bộ, công chức tại: Chú ý bồi dưỡng, cập nhật chương trình ứng dụng Đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập cần nhấn mạnh yếu tố hiểu biết, ứng dụng sáng tạo ứng dụng công việc để nâng cao hiệu Cần trọng nội dung bồi dưỡng quản lí thông tin, thư mục (folder), tập tin (file) có khoa học, hệ thống; kỹ năng, thủ thuật sử dụng phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word, sử dụng Internet để tra SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 47 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng cứu thông tin, sử dụng thành thạo công cụ tìm kiếm thông tin, thư điện tử, trao đổi công việc qua mạng, Phương án bồi dưỡng tập trung theo chuyên đề ngắn Có thể sử dụng phương pháp đào tạo điện tử để soạn giáo trình phù hợp, nghiên cứu phần mềm hướng dẫn sử dụng để cài đặt máy Định kỳ cần tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng chương trình công nghệ thông tin giải công việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời Chỉ cán bộ, công chức sử dụng thành thạo chương trình phần mềm ứng dụng tận dụng hết chức hỗ trợ chương trình nâng cao hiệu công việc Cũng cần lưu ý nội dung phổ cập, cập nhật, bồi dưỡng, đào tạo phải phù hợp với vai trò, vị trí cán bao gồm nhóm sau: Cán lãnh đạo, quản lí; Cán chuyên ngành công nghệ thông tin; Cán nghiệp vụ, chuyên viên Về phương thức đào tạo: tập trung, chỗ, từ xa - Đối với cán lãnh đạo, cán quản lí: Nghiên cứu tổ chức hội thảo, bàn tròn, tọa đàm mối quan hệ phát triển công nghệ thông tin với cải cách hành chính, phát triển công nghệ thông tin với chiến lược phát triển kinh tế xã hội quận, buổi giới thiệu chuyên đề Chính phủ điện tử (e-Government), kinh tế điện tử (e-Economy), giáo dục điện tử (e-Education); Tham quan mô hình hiệu trong, nước Sau đó, UBND quận chủ trì xây dựng đề án ứng dụng công nghệ thông tin cải cách SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 48 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng hành chính, chắt lọc ưu điểm loại bỏ khiếm khuyết đơn vị Tiếp theo tìm công ty cung ứng, "ra đề bài" cho họ thuê công ty tư vấn Làm vậy, dự án triển khai vào sống có lỗi hệ thống, mang tính ứng dụng cao; Biên soạn riêng giáo trình kỹ bản: sử dụng email, tra cứu thông tin, sử dụng chữ ký điện tử, - Đối với chuyên viên, cán nghiệp vụ: Tại chỗ: hướng dẫn quy trình gắn liền với thực hành; Tập trung: khóa đào tạo chuyên đề ứng dụng; Từ xa: học qua email, tự học, có thắc mắc trao đổi với chuyên gia Tốt áp dụng hình thức kết hợp hình thức đào tạo, bồi dưỡng tập trung ngắn hạn sau áp dụng hình thức đào tạo từ xa - Đối với cán chuyên ngành CNTT quận: Thu hút sách ưu đãi; Đào tạo nâng cao trình độ có Đối với nguồn lực lượng chuẩn bị tuyển vào quan: cần có yêu cầu trình độ tin học ứng dụng, tin học văn phòng phải có hình thức kiểm tra để tránh tình trạng lệch khả cấp, có sai lệch yêu cầu tự bồi dưỡng để đạt yêu cầu làm việc quan khó khăn cử cán học, bồi dưỡng số lượng biên chế phân công công việc vừa đủ SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 49 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng Nghiên cứu ban hành quy định cụ thể tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền lợi, yêu cầu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cán bộ, công chức việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc Cần có đánh giá tác động công nghệ thông tin việc hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan mình, bao gồm: Dịch vụ hành công; Năng suất, hiệu lao động; Đổi tổ chức, hoạt động 2.5 Một số giải pháp cho công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ công tác có nhiều khả sở đễ dàng để ứng dụng công nghệ thông tin để tác nghiệp tạo tiền đề cho công tác khác văn phòng thực ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ giúp kiểm soát văn đến, văn đi, kiểm soát quy trình, tiến độ công việc, tra cứu tài liệu nhanh chóng, xác Xin kiến nghị số giải pháp cần thực để nâng cao khả ứng dụng công nghệ thông tin môi trường mạng, giúp quan nhà nước địa bàn quận trao đổi nhanh chóng, hiệu quả: 2.5.1 Về yêu cầu thiết bị, quản lí: - File văn ban hành cần lưu trữ tập trung để thuận lợi cho xây dựng sở liệu sau Cơ sở liệu quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ có đường liên kết (link) đến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp phục vụ cho việc tra cứu môi trường mạng hạn chế việc chụp văn giấy nhận từ quan cấp để gửi cho quan, tổ chức trực thuộc Hiện nay, hầu hết văn gửi đến SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 50 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng soạn thảo máy vi tính nên bắt buộc gửi văn phải gửi kèm theo file qua Internet mạng WAN quận để văn thư tiếp nhận chuyển Tổ Công nghệ thông tin để xử lí truyền liệu - Tiếp tục thực số hóa tài liệu, thực nghiêm túc tinh thần Nghị định 64/2007/NĐ – CP Thông tin UBND tạo phải dạng số lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lí, truy nhập, tìm kiếm thông tin Thông tin số phải định kỳ chép lưu trữ dự phòng Có kế hoạch số hoá nguồn thông tin chưa dạng số theo thứ tự ưu tiên thời gian tầm quan trọng Ủy ban nhân dân quận cần có quy định trách nhiệm số hoá thông tin lưu trữ liệu quan hành nhà nước địa bàn quận Đối với văn ban hành mạng tin học phải gửi file kèm theo để lưu trữ Tăng cường sử dụng văn điện tử, bước hợp lí thay văn giấy quản lí, điều hành Chú ý đầu tư an ninh, an toàn trao đổi thông tin mạng, văn gửi qua mạng phải có quy định để đảm bảo nội dung văn gốc văn nhận đồng nội dung, hình thức 2.5.2 Về quy trình quản lí chuyển nhận thông tin: - Trước hết từ kết phân tích hệ thống cần xây dựng danh mục văn đến văn cần đưa vào sở liệu - Xác định yêu cầu tra tìm theo nhiều yếu tố khác nhau, nhằm phát huy tối đa ưu điểm xử lí thông tin máy tính - Chọn phần mềm ứng dụng phù hợp Hiện nay, phần mềm thường dùng hệ quản trị sở liệu, CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO, SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 51 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng PARADOX, ORACLE - Thiết kế biểu ghi nhập liệu, tương tự mục sổ đăng ký công văn đến, công văn Cũng mở rộng ghi thêm “tóm tắt nội dung văn bản”, người sử dụng có yêu cầu - Việc quản lí sở liệu máy phân làm loại sở liệu riêng biệt: văn đến văn đi; tách riêng chúng có liên quan chặt chẽ với - Đối với văn đi, số lưu toàn văn đóa từ, song cần lập có ký tên để lưu văn thư đơn vị văn Một số văn khác lưu theo mục đăng ký biểu ghi văn - Để sử dụng sở liệu, phải truy xuất thông tin theo mã quy ước kết hợp với từ chuẩn yêu cầu tra cứu, khai thác sở liệu giống nhu cầu mà quan tra cứu văn cụ thể hồ sơ Nhưng đây, máy tính có thêm khả tối ưu tìm thông tin tổng hợp theo nhiều yếu tố khác cách nhanh chóng xác - Văn phận chuyên môn quan soạn thảo chuyển phận văn thư làm thủ tục sau chuyển file server quan Quản lí server có trách nhiệm bảo quản lưu trữ liệu theo quy định, văn nội dung mật có chế độ bảo vệ riêng Tùy theo mức độ văn bản, văn thư chuyển qua mạng chuyển văn kết hợp chuyển qua mạng chuyển văn - Trong trường hợp chuyển qua mạng, file chuyển server quận, server quận chuyển đường link văn cho quan tiếp nhận SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 52 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng - Đối với tổ chức, cá nhân gửi văn giấy tờ thực scan chuyển gửi mạng văn đến qua đường điện tử Trong điều kiện tại, quan chưa sử dụng đầy đủ tính mạng nên văn gửi đến đường công văn giấy tờ nhiều, giải pháp scan không thực có nhiều văn Chỉ thực quan trao đổi qua mạng văn điện tử phần văn giấy tờ nhận lại thực số hóa cách scan truyền văn điện tử khả thi Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng lónh vực văn thư hoạt động công tác văn thư thực hiện, giảm số lượng văn photocopy, phát hành Khi thực ứng dụng chữ ký số bảo đảm yêu cầu an ninh, bảo mật mạng văn quan trọng gửi qua đường điện tử: báo cáo tuần, tháng, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến, mà không cần gửi văn giấy tờ Đối với văn thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước, văn quan trọng cần phát hành phát hành điểm quan nhận để đối chiếu, kiểm tra thực hiện, thành phần theo dõi, đôn đốc nhận văn điện tử theo quy chuẩn bảo đảm bảo mật thông tin Hiệu đạt hai yếu tố: quy trình xử lí nhanh tiết kiệm chi phí ban hành văn 2.5.3 Về hệ thống thiết bị lưu trữ: Trong điều kiện tại, xây dựng lúc hệ thống thiết bị lưu trữ, cứng giấy, thứ hai mềm Hai hệ thống có chung mã vạch Bản mềm để tra cứu cho nhanh, gốc để lưu trữ Để bảo đảm tính an toàn, việc lưu trữ mềm không nên dồn vào nơi SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 53 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng mà lưu nhiều ổ khác Máy chủ có nhiều ổ cứng lúc liệu lưu hai ổ Nếu cố xảy ổ ổ SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 54 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng KẾT LUẬN Thực ứng dụng tin học, công nghệ thông tin quản lí hành nhà nước quận Hải Châu vấn đề mẻ, giải pháp ứng dụng việc triển khai chưa mạnh mẽ, thiếu kiên tính đồng Do nhiều hạn chế không mang lại hiệu mong muốn Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng hoạt động quan nhà nước quận Hải Châu có thành tựu ban đầu định, tạo tảng cho giai đoạn Trong thời gian tới, quận cần đẩy mạnh việc đầu tư đồng sở hạ tầng, nguồn lực chế thực phối hợp hiệu Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin quản lí, xử lí công việc xu hướng tất yếu phổ biến ưu tin học, công nghệ thông tin thời đại ngày Vấn đề lại việc áp dụng, ứng dụng, chọn lựa giải pháp cho phù hợp với yêu cầu tình hình thực tế Văn phòng UBND quận Hải Châu nói riêng quan nhà nước địa bàn quận Hải Châu nói chung, tiến tới xây dựng hành điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt cho công phát triển kinh tế xã hội quận Hải Châu SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 55 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Khắc Khoa - Học viện Hành Quốc gia, Tin học ứng dụng Quản lí hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2004; Tạ Hữu Ánh, Công tác hành - Văn phòng quan Nhà nước, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002; PGS.TS Đinh Văn Mậu, PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Võ Kim Sơn - Học viện Hành Quốc gia: Tài liệu bồi dưỡng Quản lí Hành Nhà nước (Chương trình chuyên viên chính) - Phần II - Hành Nhà nước Công nghệ hành chính, Nhà xuất Giáo dục, 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử; Cổng thông tin điện tử quận Hải Châu: www.ubnd.haichau.gov.vn; Quy chế làm việc UBND quận, Văn phòng UBND quận; Thông tin, văn quy phạm pháp luật website: website Đảng Cộng sản Việt Nam: www.cpv.org.vn, website Chính phủ Nước Cộng hòa xã hội chủ nghóa Việt Nam: www.vietnam.gov.vn, website Ban đạo Cải cách hành chính: www.caicachhanhchinh.gov.vn SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 56 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng PHỤ LỤC BẢN ĐỒ QUẬN HẢI CHÂU SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 57 ... www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng PHẦN I TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU GIỚI THIỆU CHUNG... dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC... www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng thông tin vào quản lí, công tác văn thư quản lí văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan
