Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Hà Nam Những thuận lợi, khó khăn, tồn tại trong việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 : Thuận lợi: UBND tỉnh rất quan tâm việc triển khai thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện, ban hành chỉ thị để đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, thành lập Ban Chỉ đạo ISO của tỉnh. UBND tỉnh đã chọn 3 đơn vị thực hiện thí điểm việc xây dựng và áp dụng HTQLCL để nghiệm thu, rút kinh nghiệm rồi mới triển khai diện rộng. Khó khăn: - Tài liệu của HTQLCL trừu tượng, khó hiểu, do đó khó khăn khi vận dụng thực hiện; - Kiến thức, kinh nghiệm quản lý nhà nước của đơn vị tư vấn rất hạn chế ( vì họ là doanh nghiệp) nên khi tư vấn việc xây dựng các quy trình và HTQLCL còn lúng túng; - Thói quen tuỳ tiện đã hình thành từ lâu trong cách giải quyết công việc của mỗi người, do vậy khi thực hiện theo một quy trình mới bắt buộc thì phải có thời gian mới đi vào nề nếp. Tồn tại và nguyên nhân: - Ở một số cơ quan hành chính, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 còn có biểu hiện mang tính hình thức, chỉ áp dụng ở một số lĩnh vực. Lãnh đạo một số cơ quan khi xây dựng, áp dụng HTQLCL chưa quyết tâm cao nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của dự án. Tại một số đơn vị khi đã có HTQLCL nhưng mọi người chưa thường xuyên áp dụng khi giải quyết công việc chuyên môn, chất lượng quản lý công việc chưa được đổi mới, hiệu quả chưa cao. - Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức ở một số đơn vị chưa đúng, chưa đầy đủ. Họ cho rằng khi được cấp Giấy chứng nhận cho HTQLCL tại thời điểm là việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đã hoàn thành, mà không thấy rằng việc duy trì và thường xuyên cải tiến HTQLCL là yêu cầu của sự phát triển, là sự cần thiết của cơ quan. - Chất lượng của các đơn vị tư vấn có ảnh hưởng lớn tới việc xây dựng HTQLCL của các cơ quan hành chính. Một số đơn vị tư vấn đào tạo các kiến thức cơ bản về HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 chưa sâu nên mọi người chưa hiểu được bản chất. Khi xây dựng hệ thống văn bản, có đơn vị còn lúng túng trong việc phân định nhiệm vụ của cán bộ tư vấn và cán bộ trực tiếp thực hiện của từng bộ phận của đơn vị. Cá biệt có nơi đơn vị tư vấn trực tiếp soạn thảo văn bản của HTQLCL thay cho cơ quan hành chính, do vậy những quy trình chuyên môn không sát với chức năng, nhiệm vụ. Một số giải pháp khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong thời gian tới: Tiến hành bổ sung cơ chế áp dụng HTQLCL theo bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 ở Hà Nam kết hợp với thực hiện Đề án 30 của Chính phủ. Kết hợp việc áp dụng HTQLCL với việc chuẩn hoá công vụ hoạt động quản lý nhà nước thực hiện việc sàng lọc, chuẩn hoá, công khai hoá công vụ. Áp dụng các công nghệ mới vào quản lý như công nghệ thông tin, truyền thông, các chương trình nâng cao năng suất chất lượng trong quản lý chuẩn hoá về tổ chức, về trang thiết bị làm tăng năng suất trong hoạt động quản lý nhà nước. Bộ Khoa học và Công nghệ đề xuất với Thủ tướng Chính phủ cho phép kéo dài lộ trình thực hiện việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đồng thời kết hợp việc xây dựng HTQLCL với công cuộc cải cách hành chính. Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với các bộ, ngành liên quan xây dựng định mức khoán kinh phí cụ thể cho việc xây dựng HTQLCL, đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát định kỳ và đánh giá chứng nhận lại; kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các đơn vị tư vấn, đơn vị đánh giá chứng nhận (những đơn vị không thuộc Tổng cục) để nâng cao chất lượng tư vấn, đánh giá chứng nhận; chu kỳ đánh giá, giám sát là 12 tháng thay vì 06 tháng như hiện nay./. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại Sở Khoa học và Công nghệ 2. Những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng: a. Thuận lợi: Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg và các văn bản có liên quan của các cơ quan có thẩm quyền đã hướng dẫn cụ thể phạm vi, đối tượng và các bước tiến hành, nguồn kinh phí khi thực hiện khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước. Lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo Sở rất quan tâm và quyết tâm triển khai thực hiện nội dung quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, hoàn thành việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh nói chung và tại Sở KHCN nói riêng. b. Khó khăn: Sở KHCN bước đầu làm quen với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000, nên vừa áp dụng, vừa bổ sung để hoàn thiện các quy trình. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 đòi hỏi mỗi người phải thực hiện nghiêm phương pháp làm việc theo đúng quy trình, do đó trong quá trình thực hiện sẽ không tránh khỏi những vấp váp do thói quen, nề nếp cũ đã tồn tại từ lâu trong phương pháp làm việc của mỗi người. Việc áp dụng các quy trình đòi hỏi phải được duy trì thường xuyên và luôn luôn cải tiến để hiệu quả ngày càng tốt hơn, cứ mỗi năm lại phải tổ chức đánh giá giám sát. Khó khăn buổi đầu là không tránh khỏi, song với sự quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo Sở KHCN cùng với sự nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, Sở KHCN nhất định triển khai thực hiện thành công và hiệu quả Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ở tỉnh ta trong thời gian qua còn gặp nhiều khó khăn do hạn chế về nhận thức của một bộ phận lãnh đạo. Một số cán bộ chưa quen với hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống văn bản pháp luật liên tục thay đổi dẫn đến các thủ tục, huớng dẫn, biểu mẫu cũng thay đổi gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện. Kinh phí cho việc đánh giá, chứng nhận lại để duy trì hệ thống một cách bền vững chưa được xác định rõ ràng. Một thống kê gần đây cho thấy, có tới hơn 60% doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam tham dự ISO chỉ là “hình thức”. Theo ông, đâu là nguyên nhân chính của tình trạng này? Nguyên nhân có thể thấy rằng khi áp dụng việc xây dựng tiêu chuẩn ISO, các doanh nghiệp đã không chú ý đến đặc thù các quá trình, hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp, tổ chức. Do vậy hệ thống được thiết lập không phản ánh thực tế các quá trình, nghiệp vụ của doanh nghiệp, tổ chức. Hệ thống được thiết lập quá chú ý đến việc đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn để đạt được chứng nhận mà thiếu chú ý đến hệ thống hóa các quá trình hướng đến khách hàng, từ đó gặp khó khăn khi áp dụng. Mặt khác, lãnh đạo một số doanh nghiệp, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về lợi ích có được khi áp dụng các tiêu chuẩn, từ đó thiếu quan tâm chỉ đạo và cung cấp nguồn lực trong việc áp dụng, duy trì và cải tiến. Hơn nữa, những hoạt động của tổ chức doanh nghiệp không ngừng phát triển hoặc thay đổi nhằm thích nghi với môi trường năng động. Tuy nhiên, hệ thống không được điều chỉnh, cải tiến để luôn phù hợp. Do đó, đã xảy ra tình trạng có nhiều tổ chức, doanh nghiệp xây dựng ISO chỉ chú trọng vào hình thức chứ chưa thực sự coi đấy là một điều kiện để đổi mới phát triển. Kho khan trong viec chon nha tu van de thuc hien viec ap dung ISO