Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3) Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn - Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động. - Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn. Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ chức để thu thập các luồng thông tin khác nhau. - Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về nghiên cứu so sánh đối chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý kiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu hỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp thảo luận giữa các nhóm. - Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa các nhóm thực hiện so sánh đối chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi thông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và hiệu quả nhất để thực hiện so sánh đối chuẩn. Mô hình thực hiện so sánh đối chuẩn Phần giới thiệu Phần này cung cấp mô hình xử lý bao gồm một loạt bước và công việc để tổ chức chỉ đạo dự án so sánh đối chuẩn theo mô hình có kỷ luật. Mỗi dự án so sánh đối chuẩn không nhất thiết phải được thực hiện chính xác theo một mẫu hình duy nhất vì mỗi dự án cần phải được tổ chức lại cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, nếu không tuân theo một số khuyến cáo, dự án có thể sẽ không thành công và tất cả những thay đổi và cũng như sai sót đều cần phải được xem xét cẩn thận. Mô hình này đưa ra những giai đoạn chia thành những giai đoạn khác nhau. Chi tiết cho mỗi bước bao gồm những thông tin và các kỹ thuật thực tế. Mặc dù mô hình ngụ ý rằng các giai đoạn phải được thực hiện theo tuần tự nhưng mỗi công việc trong từng giai đoạn không nhất thiết phải hoàn tất trước khi chuyển sang bước kế tiếp. Thực hiện so sánh đối chuẩn gồm 4 giai đoạn Giai đoạn 1 – Tổ chức và lập kế hoạch: Đây là giai đoạn quan trọng và là nền tảng để các công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Pha này yêu cầu tổ chức phải hiểu được các quy trình, đánh giá nội bộ, xác định điểm chuẩn, tổ chức và xây dựng dự án, xác định các đối tác trong so sánh đối chuẩn và quyết định cách thức chỉ đạo dự án. Giai đoạn 2 – Thu thập dữ liệu: Pha này liên quan đến phương pháp thu thập dữ liệu để phục vụ so sánh đối chuẩn và thực hiện các phương pháp đó. Giai đoạn 3 – Phân tích: Giai đoạn này liên quan tới việc phân tích dữ liệu so sánh đối chuẩn, xác định khoảng cách giữa hoạt động hiện tại của tổ chức, dự đoán mức độ hoạt động trong tương lai và xác định hoạt động thực tế tốt nhất. Giai đoạn 4 – Hành động: So sánh đối chuẩn kết thúc bằng giai đoạn hành động khi những kết quả nghiên cứu được sử dụng để tạo dựng mục tiêu và những gợi ý cho thay đổi. Lập kế hoạch hành động cụ thể và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch đó. Bốn bước và tất cả các công việc có liên quan có thể được tóm tắt thành 7 công việc chính như sau: - Quyết định bộ phận nào trong tổ chức sẽ thực hiện so sánh đối chuẩn - Đánh giá tầm quan trọng của từng phần trong nghiên cứu so sánh đối chuẩn - Xác định người thực hiện và các đối tác trong so sánh đối chuẩn - Thu thập thông tin - So sánh và xác định khoảng cách giữa hoạt động của riêng công ty với các công ty hàng đầu - Đánh giá hiệu quả thu được từ những nghiên cứu so sánh đối chuẩn - Thực hiện những thay đổi Vấn đề chính xuất hiện và làm ảnh hưởng đến các bước này là “thị trường”. Tuy nhiên, dưới góc nhìn toàn cầu hoá mới, một câu hỏi quan trọng là khi nào có thể áp dụng được một mô hình chung và đầu tiên mô hình cần phải được thay đổi thế nào để sử dụng cho tất cả các công ty hoạt động trong các điều kiện thị trường khác nhau. Một số thị trường hướng ngoại, một số khác lại hướng nội tuỳ thuộc vào hoạt động của những lực lượng chính trên thị trường. Các thị trường cũng khác nhau do các loại hàng hoá dịch vụ được cung cấp trên thị trường đó. Trên một số thị trường, các mặt hàng được tiêu chuẩn hoá, một số khác các mặt hàng lại được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Kết luận chính đó là mô hình so sánh đối chuẩn phải giải quyết được những khác biệt về điều kiện thị trường theo cách đưa ra được những hướng dẫn hữu ích cho các công ty. Trong trường hợp này, quy trình so sánh đối chuẩn cần phải phù hợp với khung “quản trị thay đổi” có liên quan tới ba nhóm làm việc khác nhau. Quản trị thay đổi bao gồm các kỹ năng quản lý dự án cũng như hiểu biết về khía cạnh hành vi của thay đổi có thể tác động đến toàn bộ quy trình so sánh đối chuẩn Thực hiện so sánh đối chuẩn Hai câu hỏi nên trả lời trước Tại sao phải tiến hành so sánh đối chuẩn? So sánh đối chuẩn được sử dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh doanh, cung cấp cho tổ chức những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Quá trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh đối chuẩn được phát triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần lưu ý rằng so sánh đối chuẩn là một quá trình tương hỗ và cần phải được tiến hành thường xuyên nhằm đạt được hiệu quả thực sự. Ai thực hiện so sánh đối chuẩn? Nỗ lực thực hiện so sánh đối chuẩn có thể được khởi xướng từ bất cứ người nào trong tổ chức. Khi thực hiện so sánh đối chuẩn cần lưu ý 3 điểm sau: - Đầu tiên cần tập trung vào những hoạt động kinh doanh chính có đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng và năng suất lao động, sau đó thực hiện những nỗ lực này tốt nhất đảm bảo thu được những kết quả tương xứng với các nguồn lực đã bỏ ra. - Lập kế hoạch nghiên cứu hệ thống nội bộ trong tổ chức trước khi tìm kiếm những đối tác bên ngoài. - Chuẩn bị sẵn sàng và thật chuyên nghiệp để tổ chức có thể được dùng để so sánh đối chuẩn với các tổ chức khác, đảm bảo duy trì hình ảnh tốt của tổ chức. So sánh đối chuẩn có hiệu quả nhất khi được thực hiện bởi một nhóm người được trao thực quyền. Sự hỗ trợ từ phía chủ tổ chức cũng rất quan trọng trong sự thành công và phối hợp trong nghiên cứu so sánh đối chuẩn. Có rất nhiều nguồn lực và con người sẵn sàng giúp tổ chức thực hiện so sánh đối chuẩn. Tuy nhiên, tổ chức phải tham gia tích cực chủ động và toàn tâm toàn ý cho hoạt động này để thu được lợi ích tối đa. Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn - Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động. - Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn. Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ chức để thu thập các luồng thông tin khác nhau. - Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về nghiên cứu so sánh đối chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý kiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu hỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp thảo luận giữa các nhóm. - Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa các nhóm thực hiện so sánh đối chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi thông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và hiệu quả nhất để thực hiện so sánh đối chuẩn. Hai nhóm đối tác trong so sánh đối chuẩn - Nội bộ: So sánh đổi chuẩn giữa các bộ phận trong tổ chức, khu vực và các bộ phận chức năng khác được gọi là so sánh đối chuẩn nội bộ. Tất các các biện pháp cần tập trung trước hết vào so sánh nội bộ. Khi một hoặc một số bộ phận có hoạt động tương tự nhau, tổ chức nên tiến hành so sánh đối chuẩn nội bộ và áp dụng vào hoạt động nội bộ. Sau đó, tổ chức nên cùng thảo luận về vấn đề so sánh đối chuẩn ngoài tổ chức. - Mở rộng: So sánh đối chuẩn mở rộng liên quan đến việc so sánh các tổ chức hoạt động chức năng giống nhau. Loại hình này là cách tiếp cận tốt nhất để thu thập các thông tin từ bên ngoài và thường tìm ra những hoạt động thực tiễn có tính đổi mới từ các tổ chức khác. Các đối tác trong phương pháp này thường là những tổ chức công ty đang dẫn đầu trong ngành hay các công ty hoạt động trong các lĩnh vực bao trùm nhiều ngành. . Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3) Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn - Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông. hoạch hành động cụ thể và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch đó. Bốn bước và tất cả các công việc có liên quan có thể được tóm tắt thành 7 công việc chính