BÀI LẬP DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH Giảng viên: Th.S Hồ Phan Minh Đức Mục tiêu ♦ Liệt kê giải thích mục đích việc lập dự tốn ♦ Nắm qui trình trình tự lập dự tốn ♦ Nắm q trình quản trị dự tốn tổ chức ♦ Mơ tả trình tự phương pháp lập dự toán chủ đạo ♦ Soạn thảo dự toán: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên liệu trực tiếp, dự tốn lao động trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng chi phí quản lý, dự tốn vốn tiền, dự toán báo cáo kết kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán ♦ Phân biệt việc lập dự tóan chủ đạo doanh nghiệp sản xuất cơng nghiệp, doanh nghiệp thương mại doanh nghiệp dịch vụ Khái niệm dự toán Xây dựng dự toán công việc quan trọng việc lập kế hoạch tất hoạt động kinh tế Điều thật cần thiết cho doanh nghiệp đến quan nhà nước, với cá nhân Chúng ta phải lập kế hoạch ngân sách cho việc chi tiêu hàng ngày đặc biệt cho việc mua sắm tài sản có giá trị lớn Tất doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài để thực thi hoạt động hàng ngày, hoạt động tương lai dài hạn Dự tốn cơng cụ sử dụng rộng rãi nhà quản lý việc hoạch định kiểm soát tổ chức (Horgren et al., 1999) Nó kế hoạch chi tiết nêu khoản thu chi doanh nghiệp thời kỳ Nó phản ánh kế hoạch cho tương lai, biểu dạng số lượng giá trị (Hilton, 1991) Mục đích dự tốn Dự toán cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh tổ chức Các số liệu điều tra cho thấy hầu hết tổ chức có qui mơ vừa lớn tồn giới lập dự toán (Horgren et al., 1999) Dự tốn cung cấp cho doanh nghiệp thơng tin tồn kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp cách có hệ thống đảm bảo việc thực mục tiêu đề Ngoài ra, việc lập dự tốn cịn có tác dụng khác sau: kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp cách có hệ thống đảm bảo việc thực mục tiêu đề Ngồi ra, việc lập dự tốn cịn có tác dụng khác sau: - Xác định rõ mục tiêu cụ thể để làm đánh giá việc thực sau - Xác định rõ mục tiêu cụ thể để làm đánh giá việc thực sau - Lường trước khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời đắng Lường trước khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời đắng - Liên kết toàn hoạt động doanh nghiệp cách hợp kế hoạch mục tiêu phận khác Chính nhờ vậy, dự tốn đảm bảo kế hoạch mục tiêu phận phù hợp với mục tiêu chung toàn doanh nghiệp - Liên kết toàn hoạt động doanh nghiệp cách hợp kế hoạch mục tiêu phận khác Chính nhờ vậy, dự tốn đảm bảo kế hoạch mục tiêu phận phù hợp với mục tiêu chung toàn doanh nghiệp - Đánh giá hiệu quản lý thúc đẩy hiệu công việc - Đánh giá hiệu quản lý thúc đẩy hiệu công việc Các loại dự toán Các loại dự toán Các loại dự toán khác phục vụ cho mục đích khác Về bản, có hai loại dự toán sau đây: Các loại dự toán khác phục vụ cho mục đích khác Về bản, có hai loại dự tốn sau đây: Dự toán vốn (capital bugdet) kế hoạch mua sắm tài sản máy móc thiết bị, nhà xưởng Nhà quản lý phải đảm bảo nguồn vốn phải có sẵn việc mua sắm tài sản trở nên cần thiết Nếu khơng có kế hoạch dài hạn, doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản khơng tìm lượng vốn lớn sẵn sàng để thực việc mua sắm Dự toán vốn thảo luận phần sau mơn học Dự tốn vốn (capital bugdet) kế hoạch mua sắm tài sản máy móc thiết bị, nhà xưởng Nhà quản lý phải đảm bảo nguồn vốn phải ln có sẵn việc mua sắm tài sản trở nên cần thiết Nếu khơng có kế hoạch dài hạn, doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản khơng tìm lượng vốn lớn sẵn sàng để thực việc mua sắm Dự toán vốn thảo luận phần sau môn học Dự tốn chủ đạo (master budget) hay cịn gọi kế hoạch lợi nhuận (profit plan) hệ thống dự tốn tổng thể, tổng hợp dự tốn tồn trình hoạt động tổ chức thời kỳ định (Hilton, 1991) Dự toán chủ đạo thường lập cho thời kỳ năm phải trùng với năm tài Nhờ số liệu dự tốn so sánh với kết thực tế Dự toán chủ đạo (master budget) hay gọi kế hoạch lợi nhuận (profit plan) hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp dự tốn tồn q trình hoạt động tổ chức thời kỳ định (Hilton, 1991) Dự toán chủ đạo thường lập cho thời kỳ năm phải trùng với năm tài Nhờ số liệu dự tốn so sánh với kết thực tế Quá trình dự tốn Q trình dự tốn Hãy quan sát q trình dự tốn sơ đồ 5.1 đây: Hãy quan sát q trình dự tốn sơ đồ 5.1 đây: Sơ đồ 5.1 Quá trình lập dự tốn Sơ đồ 5.1 Q trình lập dự tốn Khâu kế hoạch: Khâu kế hoạch: Nhân viên kế toán quản trị yêu cầu cung cấp thông tin kỳ trước Các số liệu, thông tin khứ kết hợp với thông tin hành để lập dự toán Nhân viên kế toán quản trị yêu cầu cung cấp thông tin kỳ trước Các số liệu, thông tin khứ kết hợp với thông tin hành để lập dự toán Khâu kiểm soát Khâu kiểm soát Khi hoạt động tiến hành, số liệu thực tế ghi nhận so sánh với số liệu dự toán Các chênh lệch nhân viên kế tốn quản trị tính tốn ghi nhận Các nổ lực hiệu chỉnh thực nhằm hướng theo mục tiêu dự toán Đồng thời, chênh lệch sử dụng để xem lại cập nhật hóa dự tốn Khi hoạt động tiến hành, số liệu thực tế ghi nhận so sánh với số liệu dự toán Các chênh lệch nhân viên kế tốn quản trị tính tốn ghi nhận Các nổ lực hiệu chỉnh thực nhằm hướng theo mục tiêu dự toán Đồng thời, chênh lệch sử dụng để xem lại cập nhật hóa dự tốn Trình tự phương pháp lập dự tốn Trình tự phương pháp lập dự tốn Sự thành cơng dự tốn xác định phần lớn phương pháp trình tự lập dự tốn Thơng thường, dự tốn chuẩn bị từ cấp lên Trình tự lập dự tốn trình bày sơ đồ 5.2 Sự thành cơng dự tốn xác định phần lớn phương pháp trình tự lập dự tốn Thơng thường, dự tốn chuẩn bị từ cấp lên Trình tự lập dự tốn trình bày sơ đồ 5.2 Sơ đồ 5.2 Trình tự lập dự tốn Sơ đồ 5.2 Trình tự lập dự tốn (Nguồn: Hiệu chỉnh từ: Khoa Kế tốn-Tài – Ngân hàng, (Nguồn: Hiệu chỉnh từ: Khoa Kế toán-Tài – Ngân hàng, Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh, 1993 Kế tốn quản trị (lưu hành nội bộ) Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh, 1993 Kế toán quản trị (lưu hành nội bộ) Số liệu dự toán cấp (thường gọi dự tốn tự lập - self-imposed budget) trình lên cấp quản lý cao để xem xét trước chấp thuận Việc xem xét kiểm tra lại dự toán cấp cần thiết nhằm tránh nguy có dự tốn lập khơng xác hạn chế bớt nhiều quyền tự hoạt động Số liệu dự toán cấp (thường gọi dự toán tự lập - self-imposed budget) trình lên cấp quản lý cao để xem xét trước chấp thuận Việc xem xét kiểm tra lại dự toán cấp cần thiết nhằm tránh nguy có dự tốn lập khơng xác hạn chế bớt nhiều quyền tự hoạt động Thực chất mà nói tất cấp doanh nghiệp làm việc thiết lập dự toán Tuy nhiên, quản lý cấp cao thường không quen với vấn đề chi tiết, nên họ phải dựa vào quản lý cấp để cung cấp thơng tin chi tiết để lập dự tốn Các số liệu dự toán phận riêng lẽ tổ chức (do quản lý cấp lập) quản lý cấp cao kết hợp lại để lập tạo thành hệ thống dự tốn tổng thể mang tính thống cao Thực chất mà nói tất cấp doanh nghiệp làm việc thiết lập dự toán Tuy nhiên, quản lý cấp cao thường không quen với vấn đề chi tiết, nên họ phải dựa vào quản lý cấp để cung cấp thông tin chi tiết để lập dự toán Các số liệu dự toán phận riêng lẽ tổ chức (do quản lý cấp lập) quản lý cấp cao kết hợp lại để lập tạo thành hệ thống dự toán tổng thể mang tính thống cao Trình tự lập dự tốn có ưu điểm là: Trình tự lập dự tốn có ưu điểm là: Mọi cấp quản lý doanh nghiệp tham gia vào q trình xây dựng dự tốn Mọi cấp quản lý doanh nghiệp tham gia vào q trình xây dựng dự tốn Dự tốn lập có khuynh hướng xác đáng tin cậy Dự tốn lập có khuynh hướng xác đáng tin cậy Các tiêu tự đề đạt nên nhà quản lý thực công việc cách chủ động thoải mái khả hồn thành cơng việc cao dự tốn họ lập khơng phải bị áp đặt từ xuống Các tiêu tự đề đạt nên nhà quản lý thực công việc cách chủ động thoải mái khả hồn thành cơng việc cao dự tốn họ lập bị áp đặt từ xuống Dự toán chủ đạo - Kế hoạch lợi nhuận Dự toán chủ đạo - Kế hoạch lợi nhuận Dự toán chủ đạo (master-budget) phản ánh cách toàn diện kế hoạch nhà quản lý cho tương lai biện pháp hồn thành kế hoạch Dự tốn chủ đạo hệ thống bao gồm dự toán riêng biệt hoạt động doanh nghiệp, có mối quan hệ qua lại lẫn Hệ thống trình bày sơ đồ 5.3 sau: Dự tốn chủ đạo (master-budget) phản ánh cách tồn diện kế hoạch nhà quản lý cho tương lai biện pháp hồn thành kế hoạch Dự toán chủ đạo hệ thống bao gồm dự toán riêng biệt hoạt động doanh nghiệp, có mối quan hệ qua lại lẫn Hệ thống trình bày sơ đồ 5.3 sau: Sơ đồ 5.1 – Hệ thống dự toán tổng thể Sơ đồ 5.1 – Hệ thống dự toán tổng thể Dự toán tiêu thụ (sales budget): Viêc soạn thảo dự toán chủ đạo bắt đầu dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự thảo tiêu thụ sản phẩm trình bày chi tiết dự kiến việc tiêu thụ sản phẩm kỳ tới Dự toán tiêu thụ chìa khóa tồn q trình lập dự tốn tất dự tốn khác dự toán chủ đạo phụ thuộc vào dự toán Chính thế, nhà quản lý thường phải nhiều thời gian công sức để lập bảng dự tốn xác Các dự tốn hoạt động (operational budgets): Dựa vào dự toán hoạt động, doanh nghiệp xây dựng dự toán hoạt động chĩ rõ hoạt động doanh nghiệp phải để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ Trình tự lập dự tốn hoạt động sau: Căn dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất thiết lập, rõ số lượng sản phẩm cần phải sản xuất Từ dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán lao động trực tiếp dự tốn chi phí sản xuất chung thiết lập Dự tốn chi phí lưu thơng dự tốn chi phí quản lý soạn thảo dự toán tiêu thụ Một điểm cần lưu ý dự tốn có tác động vào dự toán tiêu thụ sản phẩm Căn vào dự toán trên, dự toán vốn tiền (cash budget) thiết lập Nó kế hoạch chi tiết, khoản tiền thu (từ việc bán hàng hoá, dịch vụ), khoản tiền chi cho hoạt động doanh nghiệp Các dự tốn báo cáo tài (budgeted financial statements): Các dự tốn báo cáo tài bao gồm báo cáo thu nhập dự kiến, bảng cân đối kế toán dự kiến, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến Những dự tốn trình bày kết tài hoạt động doanh nghiệp cho kỳ dự toán Minh hoạ dự toán chủ đạo Để minh hoạ cho việc xây dựng dự toán tổng thể, sử dụng số liệu công ty M, công ty chuyên sản xuất tiêu thụ loại sản phẩm (sản phẩm A) Hàng năm, công ty phải lập bảng dự toán sau đây: Dự toán tiêu thụ sản phẩm, bao gồm kế hoạch việc thu tiền Dự toán sản xuất Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán lao động trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ Dự tốn chi phí lưu thơng chi phí quản lý Dự tốn tiền mặt Dự tốn báo cáo thu nhập Dự toán bảng cân đối kế toán 7.1 Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự toán tiêu thụ sản phẩm soạn thảo dựa dự báo tiêu thụ sản phẩm Khi dự báo khả tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải xem xét nhiều nhân tố ảnh hưởng như: Khối lượng sản phẩm tiêu thụ kỳ trước Chính sách giá tương lai Các đơn đặt hàng chưa thực Các điều kiện chung kinh tế Cạnh tranh kinh doanh thị trường Quảng cáo việc đẩy mạnh tiêu thụ Các yếu tố phản ánh vận động kinh tế tổng sản phẩm xã hội, thu nhập bình qn đầu người, cơng việc làm, v.v… Các kết việc tiêu thụ sản phẩm năm trước sử dụng điểm khởi đầu việc soạn thảo dự báo tiêu thụ sản phẩm Các nhà dự báo nghiên cứu số liệu tiêu thụ sản phẩm mối liên hệ với nhân tố khác như: giá bán, điều kiện cạnh tranh, điều kiện chung kinh tế Dự toán tiêu thụ sản phẩm lập cách nhân số lượng tiêu thụ dự kiến với giá bán Bảng sau trình bày dự tốn tiêu thụ sản phẩm hàng q cơng ty M năm Cơng ty M Dự tốn tiêu thụ sản phẩm Cho năm kết thúc 31 tháng 12 năm X Quý Cả năm Khối lượng sản phẩm dự kiến Tổng doanh thu 30.000 40.000 20.000 100.000 $20 Giá bán 10.000 $20 $20 $20 $20 $200.000 $600.000 $800.000 $400.000 $2.000.000 Kế hoạch thu tiền Các khoản thu 31/12/X-1 $90.000 Doanh số qúy $90.000 $140.000 $60.000 Doanh số qúy $200.000 $420.000 $180.000 $600.000 Doanh số qúy $560.000 $240.000 $800.000 Doanh số qúy $280.000 $280.000 Tổng tiền thu $230.000 $480.000 $740.000 $520.000 $1.970.000 Ghi chú: 70% doanh số hàng quý thu quý, 30% lại thu vào quý sau 7.2 Dự toán sản xuất Sau bảng dự toán tiêu thụ sản phẩm soạn thảo, yêu cầu sản xuất cho kỳ dự toán đến định tập hợp thành bảng dự toán sản xuất Khối lượng sản phẩm phải đủ để sẵn sàng thỏa mãn yêu cầu tiêu thụ, đồng thời cho yêu cầu tồn kho cuối kỳ Nhu cầu phải sản xuất xác định cách cộng số lượng tiêu thụ dự kiến với yêu cầu tồn kho cuối kỳ (cả số lượng giá trị), trừ cho số lượng tồn kho đầu kỳ Cơng ty M Dự tốn sản xuất Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Cả Năm Khối lượng tiêu thụ dự kiến 10.000 30.000 40.000 20.000 100.000 Cộng: Tồn kho cuối kỳ Tổng số yêu cầu Trừ: Tồn kho đầu kỳ Khối lượng cần sản xuất 6.000 8.000 4.000 3.000 3.000 16.000 38.000 44.000 23.000 103.000 2.000 6.000 8.000 4.000 2.000 14.000 32.000 36.000 19.000 101.000 7.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán nguyên liệu trực tiếp soạn thảo để nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho q trình sản xuất Việc lập dự tốn ngun liệu nhằm mục đích đảm bảo đầy đủ nguyên liệu phục vụ sản xuất nhu cầu tồn kho nguyên liệu cuối kỳ Một phần nhu cầu nguyên liệu đáp ứng nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, số lại phải mua thêm kỳ Cơng ty M Dự tốn ngun liệu trực tiếp Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Cả Năm Khối lượng tiêu thụ dự kiến 14.000 32.000 36.000 19.000 101.000 5 5 Nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất 70.000 160.000 180.000 95.000 505.000 Cộng: Yêu cầu tồn kho cuối kỳ 16.000 9.500 7.500 7.500 Tổng nhu cầu nguyên liệu (kg) 86.000 178.000 189.500 102.500 512.500 Nguyên liệu cần cho sản phẩm (kg) Trừ: Tồn kho nguyên liệu đầu kỳ Chi phí mua nguyên liệu ($0.6/kg) 16.000 18.000 9.500 7.000 79.000 162.000 Nguyên liệu cần mua vào 7.000 18.000 171.500 93.000 505.500 $47.400 $97.200 $102.900 $55.800 $303.300 Kế hoạch chi trả tiền mua nguyên liệu Các khoản phải trả 31/12/X-1 $25.800 $25.800 Chi phí mua quý ($47.400) 23.700 $23.700 Chi phí mua quý ($97.200) 48.600 Chi phí mua quý ($102.900) 47.400 $48.600 97.200 51.450 $51.450 102.900 27.900 27.900 Chi phí mua quý ($55.800) Tổng chi tiền mặt $49.500 $72.300 100.050 $79.350 $301.200 Ghi chú: 50% chi phí mua hàng quý trả qúy, phần lại trả quý 7.4 Dự toán lao động trực tiếp Dự toán lao động trực tiếp soạn thảo dựa dự toán sản xuất Nhu cầu lao động trực tiếp cần tính tốn để doanh nghiệp biết lực lượng lao động có đáp ứng cầu sản xuất hay khơng Nhu cầu lao động trực tiếp tính toán dựa tổng số lượng sản phẩm cần sản xuất kỳ định mức thời gian lao động trực tiếp cần thiết cho đơn vị sản phẩm Nếu có nhiều loại lao động khác gắn với q trình sản xuất việc tính tốn phải dựa theo nhu cầu loại lao động Lượng thời gian lao động trực tiếp dự kiến đem nhân với đơn giá lao động trực tiếp để có số liệu chi phí lao động trực tiếp dự kiến Cơng ty M Dự tốn lao động trực tiếp Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Khối lượng sản phẩm cần sản xuất (đơn vị sản phẩm) Định mức thời gian lao động trực tiếp sản phẩm (giờ) Tổng nhu cầu thời gian lao động trực tiếp Đơn giá lao động trực tiếp ($/giờ) Tổng chi phí lao động trực tiếp Cả Năm 14.000 32.000 36.000 19.000 101.000 0.8 0.8 0.8 0.8 0.8 11.200 25.600 28.800 15.200 80.800 7.5 7.5 7.5 7.5 7.5 $84.000 $192.000 $216.000 $114.000 $606.000 7.5 Dự tốn chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung lập dự tốn theo định phí biến phí sản xuất chung, dựa đơn giá phân bổ tiêu thức lựa chọn để phân bổ (đối với công ty M, tiêu thức chọn để phân bổ chi phí sản xuất chung thời gian lao động trực tiếp) Dự tốn chi phí sản xuất chung sử dụng để xây dựng dự toán vốn tiền Điều cần lưu ý chi phí khấu hao tài sản cố định khoản chi phí khơng tốn tiền, chi phí phải loại trừ khỏi tổng chi tiền chi phí sản xuất chung Cơng ty M Dự tốn chi phí sản xuất chung Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Cả Năm Thời gian lao động trực tiếp dự kiến 11.200 25.600 Đơn giá sản xuất chung khả biến ($/giờ) 2 Tổng chi phí sản xuất chung khả biến dự kiến phân bổ ($) 22.400 51.200 57.600 30.400 161.600 Chi phí sản xuất chung bất biến dự kiến (1) 60.600 60.600 60.600 60.600 242.400 Tổng chi phí sản xuất chung Trừ: Chi phí khấu hao Chi trả tiền cho chi phí sản xuất chung ($) 28.800 15.200 2 80.800 83.000 111.800 118.200 91.000 404.000 15.000 15.000 15.000 15.000 60.000 68.000 96.800 103.200 76.000 344.000 Ghi chú: (1) Đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung bất biến $3/giờ lao động trực tiếp Tổng chi phí sản xuất chung bất biến năm 242.400 ($3*80.800), từ tính chi phí sản xuất chung bất biến phân bổ cho quý 60.600 (242.400:4) 7.6 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ Sau hoàn tất dự toán trên, kế toán tập hợp số liệu dự tốn chi phí sản xuất để tính giá thành đơn vị dự kiến Việc tính tốn cần thiết hai lý do: Một để tính tốn giá vốn hàng bán dự tốn báo cáo thu nhập hai để xác định trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ Trị giá thành phẩm tồn kho dự kiến gọi dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ Đối với cơng ty M, giá thành cho đơn vị sản phẩm $13 gồm $3 nguyên liệu trực tiếp, $6 lao động trực tiếp $4 chi phí sản xuất chung phân bổ Tổng trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ dự kiến $39.000 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ cơng ty M trình bày bảng đây: Cơng ty M Dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Số lượng Chi phí Tổng cộng + Chi phí sản xuất tính cho đơn vị: - Nguyên liệu trực tiếp - Lao động trực tiếp - Chi phí sản xuất chung Tổng cộng + Thành phẩm tồn kho cuối kỳ: - Thành phẩm tồn kho cuối kỳ - Giá thành đơn vị - Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ kg 0.8 0.8giờ $0.6/kg $7.5/giờ $5/giờ $3 $6 $4 $13 3.000 $13 $39.000 7.7 Dự tốn chi phí bán hàng chi phí quản lý Dự tốn chi phí bán hàng chi phí quản lý dự kiến khoản chi phí phát sinh kỳ dự tốn ngồi lĩnh vực sản xuất Dự tốn chi phí lưu thơng chi phí quản lý lập từ nhiều bảng dự tốn người có trách nhiệm khâu bán hàng quản lý lập Nếu số lượng khoản mục chi phí nhiều có nhiều bảng dự tốn riêng biệt lập theo chức lưu thông quản lý Cơng ty M Dự tốn chi phí lưu thơng quản lý Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Cả Năm Khối lượng tiêu thụ dự kiến Đơn giá phân bổ chi phí lưu thơng quản lý khả biến ($/sản phẩm) Chi phí khả biến dự kiến phân bổ ($) 10.000 30.000 40.000 20.000 100.000 1.8 1.8 1.8 18.000 54.000 72.000 36.000 180.000 40.000 40.000 40.000 40.000 160.000 35.000 35.000 35.000 35.000 140.000 - 1.900 37.750 39.650 - - - 1.8 1.8 Chi phí lưu thơng quản lý bất biến: - Quảng cáo, khuyến - Lương hành - Bảo hiểm - Thuê TSCĐ Tổng chi phí lưu thông quản lý dự kiến 18.150 18.150 93.000 130.900 184.750 129.150 537.800 7.8 Dự toán vốn tiền Dự toán vốn tiền thiết lập dựa số liệu dự tốn trình bày Nó cấu tạo gồm phần sau: Phần thu: Bao gồm số dư vốn tiền đầu kỳ cộng với số tiền dự kiến thu kỳ từ việc tiêu thụ sản phẩm 2 Phần chi: Bao gồm tất khoản chi tiền lập dự toán Những khoản chi bao gồm chi tiền mua nguyên vật liệu, chi cho lao động trực tiếp, chi cho sản xuất chung, v.v…Ngồi ra, cịn có khoản chi tiền khác chi nộp thuế, chi cho việc mua sắm tài sản, chi trả lãi vay ngân hàng, chi để chia lãi cho cổ đông, v.v… Phần cân đối thu chi: Phần tính tốn số chênh lệch tổng thu tổng chi Nếu tổng chi lớn tổng thu, công ty phải có kế hoạch vay mượn thêm vốn ngân hàng Ngược lại, tổng thu vào lớn tổng chi cơng ty trả bớt nợ vay kỳ trước đem đầu tư ngắn hạn Phần tài chính: Cung cấp số liệu cách chi tiết cho việc dự kiến số tiền cần vay hoàn trả vốn lãi vay kỳ dự toán Dự toán nhu cầu vốn tiền phải lập cho kỳ, thời gian ngắn tiện lợi Nhiều doanh nghiệp dự toán tiền mặt hàng tuần doanh nghiệp có quy mơ lớn lập dự toán hàng ngày Nhưng phổ biến, dự toán vốn tiền lập hàng tháng hàng quý Công ty M Bảng dự toán vốn tiền Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Quý Cả Năm Số dư tiền mặt đầu kỳ $42.500 $40.000 $40.000 $40.500 $42.500 Thu vào từ việc bán hàng 230.000 480.000 740.000 520.000 1.970.000 Tổng thu vào kỳ 272.500 520.000 780.000 560.500 2.012.500 Nguyên liệu trực tiếp 49.500 72.300 100.050 79.350 301.200 Lao động trực tiếp 84.000 192.000 216.000 114.000 606.000 Sản xuất chung 68.000 96.800 103.200 76.000 344.000 Lưu thông quản lý 93.000 130.900 184.750 129.150 537.800 Thuế thu nhập 18.000 18.000 18.000 18.000 72.000 Mua sắm tài sản 30.000 20.000 - - 50.000 Chia lãi cổ phần 10.000 10.000 10.000 10.000 40.000 Tổng cộng chi 352.500 540.000 632.000 426.500 1.951.000 (80.000) (20.000) 148.000 134.000 61.500 60.000 (100.000) - 180.000 (2) (80.000) (180.000) (2) (14.000) Cộng thu vào kỳ: Trừ chi ra: Cân đối thu chi Hoạt động tài chính: Các khoản vay (đầu kỳ) Các khoản trả (cuối kỳ) (1) 120.000 - Trả lãi vay (lãi suất 10%) - Tổng hoạt động tài 120.000 Số dư tiền mặt cuối kỳ $40.000 - (7.500) - (107.500) (6.500) 60.000 $40.500 (86.500) $40.000 $47.500 (14.000) $47.500 Ghi chú: - Công ty yêu cầu số dư tiền mặt tối thiểu $40.000 Do vậy, tiền vay phải đủ trang trãi cho phần chi bị thiếu $80.000 số dư tiền mặt tối thiểu yêu cầu $40.000, tổng cộng $120.000 - Chi tiền trả lãi vay dựa vốn trả thời gian hồn trả Thí dụ: Lãi q tính lãi $100.000 vốn gốc trả vào cuối quý 3: $100.000 * 10% * ¾ = $7.500 Lãi tiền vay quý tính sau: $20.000*10%*1 (1 năm) = $2.000 $60.000*10%*3/4 = $4.500 Cộng $6.500 7.9 Dự toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kết kinh doanh tài liệu phản ánh lợi nhuận dự kiến năm kế hoạch, sử dụng để so sánh, đánh giá trình thực sau doanh nghiệp Cơng ty M Dự tốn báo cáo kết kinh doanh Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Doanh số (100.000 đơn vị x $20/1 đơn vị) $2.000.000 Trừ giá vốn hàng bán (100.000 đơn vị x $13/đơn vị) (1.300.000) Lãi gộp 700.000 Trừ: Chi phí lưu thông quản lý (537.800) Lãi từ hoạt động kinh doanh 162.200 Trừ: Chi trả lãi vay (14.000) Lãi trước thuế 148.200 Trừ: Thuế thu nhập 72.000 Lãi sau thuế $76.200 7.10 Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán bảng cân đối kế toán lập dựa vào số liệu bảng cân đối kế toán năm trước bảng dự toán thiết lập phần Công ty M Bảng cân đối dự toán Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm X Chỉ tiêu Năm trước Dự toán năm TÀI SẢN A Tài sản lưu động $162.700 $211.000 Tiền mặt (a) 42.500 47.500 Các khoản phải thu (b) 90.000 120.000 Tồn kho nguyên liệu (c) 4.200 4.500 Tồn kho thành phẩm (d) 26.000 39.000 $488.000 $478.000 80.000 80.000 Nhà xưởng 300.000 300.000 Máy móc thiết bị (e) 400.000 450.000 Khấu hao TSCĐ (f) (292.000) (352.000) Tổng cộng tài sản $650.700 $689.000 NGUỒN VỐN $25.800 $27.900 A Nợ phải trả - - Vay ngân hàng 25.800 27.900 $624.900 $661.100 B Nguồn vốn chủ sở hữu 175.000 175.000 Vốn cổ đông 449.900 486.100 $650.700 $689.000 B Tài sản cố định Đất đai Các khoản phải trả (g) Lợi nhuận giữ lại (h) Tổng cộng nguồn vốn Ghi chú: (a) Số dư tiền mặt cuối kỳ dự kiến dự toán vốn tiền; (b) 30% doanh số quý 4, lấy từ dự toán tiêu thụ sản phẩm; (c) Lấy từ dự toán nguyên vật liệu: Tồn kho nguyên liệu cuối kỳ 7.500 kg x 0.6$/kg = $4.500; (d) Lấy từ dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ; (e) Lấy số liệu bảng cân đối kế toán năm trước cộng thêm 50.000 dự kiến mua sắm thêm năm dự toán (400.000 + 50.000 = 750.000); (f) Lấy số liệu khấu hao bảng cân đối năm trước $292.000 cộng thêm chi phí khấu hao dự tốn $60.000 bảng dự tốn chi phí sản xuất chung (292.000 + 60.000 = $352.000); (g) 50% tiền mua nguyên liệu quý 4, số liệu lấy từ dự toán nguyên liệu; (h) Số dư ngày 31/12/X-1 $449.900, cộng lãi sau thuế dự toán 76.200, trừ cho tiến chia lãi cổ đông 40.000 Quản lý việc lập dự tốn (budget administration) Những tổ chức có qui mơ lớn thường sử dụng qui trình thống để thu thập liệu soạn thảo dự toán chủ đạo (Hilton, 1991) Mọi người tổ chức thường huy động khuyến khích tham gia vào việc lập dự tốn Dưới tìm hiểu qui trình lập quản trị dự tốn tiêu biểu Qui trình trình bày “Cost Acounting” tác giả Nathan S Slavin Cuốn sách tác giả Đặng Kim Cương dịch thuật tiêu đề “Kế tốn chi phí”, Nhà xuất Thống Kê xuất năm 1994 8.1 Chỉ định giám đốc dự toán Tổ chức thường định nhà quản lý làm giám đốc dự toán (budget director) Người chịu trách nhiệm chủ yếu việc lập dự toán tổ chức Giám đốc dự toán tổ chức hội đồng dự toán bao gồm nhà quản lý từ nhiều phận lĩnh vực khác tổ chức 8.2 Thành lập hội đồng dự toán Dưới đạo giám đốc dự toán, thành viên từ nhiều phận lĩnh vực khác tổ chức huy động để phục vụ cho hội đồng dự toán Hội đồng dự toán thường bao gồm nhà quản lý kinh doanh, quản lý sản xuất, quản lý tiếp thị, quản lý nhân sự, kỹ sư phụ trách công nghệ, kế toán trưởng Trong số tổ chức, kế toán trưởng có định làm giám đốc dự tốn 8.3 Xây dựng chiến lược dự toán Để truyền đạt qui trình thời hạn dự tốn đến người tổ chức, giám đốc dự toán soạn thảo phổ biến cẩm nang dự toán (budget manual), xem tài liệu để hướng dẫn việc lập dự toán Tài liệu hướng dẫn lập dự toán rõ tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp thơng tin gì, cung cấp thông tin, thông tin soạn thảo cung cấp nào? Cuốn hướng dẫn dự toán người có quyền tiếp nhận thơng tin dự tốn phải hồn thành Hội đồng dự tốn xác định chiến lược đóng góp cá nhân vào q trình lập dự tốn Chiến lược lơi kéo cá nhân tổ chức tham gia vào q trình dự tốn Mọi người đề huy động để đóng góp mục tiêu phận việc thực công việc họ đánh giá theo mục tiêu 8.4 Tổ chức hội họp đàm phán phận Hội đồng dự toán họp với phận tổ chức để xây dựng dự toán phận Việc làm cần thiết để đảm bảo dự tốn thiết lập xác Nhân viên kế toán quản trị yêu cầu để hổ trợ phận trình lập dự toán 8.5 Phản hồi kiểm soát Việc thực phận báo cáo so sánh với tiêu dự toán Mọi sai lệch so với dự toán phải đánh giá kiểm soát 8.6 Hành động hiệu chỉnh Sau xem xét sai lệch số liệu thực tế dự toán, nguyên nhân phân tích Nhà quản lý có hành động cần thiết để hiệu chỉnh cho sai lệch khơng lặp lại tương lai Tóm tắt nội dung chương Dự tốn cơng cụ chủ yếu cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, định hầu hết cá tổ chức Các hệ thống dự toán sử dụng để hổ trợ cho việc lập kế hoạch, thúc đẩy việc giao tiếp hợp tác tổ chức, phân bổ nguồn lực, kiểm soát hoạt động lợi nhuận, đánh giá hiệu quản thực công việc Một hệ thống gồm nhiều dự toán tất hoạt động tổ chức cho thời kỳ tương lai gọi dự toán chủ đạo (master budget) Việc lập hệ thống dự toán chủ đạo bắt đầu dự tốn tiêu thụ, trình bày thơng tin dự báo việc tiêu thụ sản phẩm kỳ tới Dự dự toán này, dự toán hoạt động thiết lập Các dự toán soạn thảo nhằm cung cấp kế hoạch sản xuất dự kiến việc mua sắm sử dụng nguyên vât liệu, lao động, nguồn lực khác Cuối cùng, dự tốn báo cáo tài thiết lập nhằm cung cấp thơng tin dự kiến tình hình tài tổ chức tương lai Việc soạn thảo dự tốn khơng phải một vài cá nhân tổ chức thực Thông thường cá nhân tổ chức huy động cho việc lập dự toán Việc lập dự toán theo cách thường đảm bảo đồng thuận cam kết tất người tổ chức tiêu dự toán điều đảm bảo cho thành công việc thực mục tiêu tổ chức đề Câu hỏi ôn tập tập Câu hỏi ôn tập Hãy giải thích dự tốn thúc đẩy việc liên kết hợp tác phận, đơn vị tổ chức 2 Cho ví dụ minh họa làm dự tốn sử dụng để phân bổ nguồn lực trường đại học Dự tốn chủ gì? Hãy liệt kê thành phần dự toán chủ đạo trình bày trình tự lập dự tốn Hãy vẽ sơ đồ trình bày hệ thống dự toán chủ đạo doanh nghiệp thương mai? Hãy giải thích xu hướng chung kinh tế ảnh hưởng đến việc dự báo nhu cầu ngành công nghiệp hàng không? Các dự tốn hoạt động (operational budgets” gì? Hãy liệt kê dự toán hoạt động thiết lập cơng ty sản xuất bia (ví dụ Cơng ty bia Huda - Huế) Hãy trình bày vai trị giám đốc dự tốn? Mục đích cẩm nang dự tốn (budget manual) gì? Phương pháp quản trị theo mục tiêu (management by objectives) sử dụng Trường Đại học Hãy cho thí dụ minh hoạ 10 Giải thích việc huy động người tổ chức vào q trình lập dự tốn công cụ quản lý hiệu quả? 11 Hãy cho biết bạn lập kế hoạch (dự toán) để đáp ứng chi phí cho việc học tập bạn trường đại học nào? 12 Một vị giám đốc doanh nghiệp tư nhân cho rằng: “Lập dự toán nhiều thời gian Tôi điều hành doanh nghiệp nhiều năm mà chẳng cần lập dự toán” Bạn thảo luận câu phát biểu vị giám đốc (Nguồn: Dịch thuật từ Hilton, 1991) Bài tập Bài tập 1: Công ty XYZ dự kiến bán 200.000 sản phẩm tháng năm 2006 Ban giám đốc hy vọng rằng, tốc độ tăng trưởng doanh thu 5% tháng Nhu cầu tồn kho thành phẩm cuối tháng 80% số lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ tháng tới Số lượng sản phẩm tồn kho ngày 30/6/2006 150.000 đơn vị Mỗi sản phẩm sản xuất cần kg nguyên vật liệu với gia mua dự kiến 12.000 đồng/kg Có 800.000 kg nguyên vât liệu tồn kho vào ngày 30/6/2006 Yêu cầu Lập dự tốn sản xuất cơng ty XYZ cho thời kỳ ba tháng 7, 8, năm 2006 Giả sử rằng, công ty lập kế hoạch sản xuất 600.000 sản phẩm quý năm 2006 Nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu cuối quí 25% tổng lượng nguyên vât liệu sử dụng quí Hãy tính chi phí mua nguyên vật liệu ước tính quí (câu hỏi độc lập với câu 1) Bài tập 2: Công ty N ghi nhận số liệu khứ việc thu tiền bán hàng cho giao dịch bán hàng trả chậm sau: 70% doanh thu tháng thu tiền tháng 15% doanh thu tháng thu tiền tháng 10% doanh thu tháng thu tiền tháng thứ hai sau tháng bán hàng 5% doanh thu tháng thu tiền tháng thứ ba sau tháng bán hàng Doanh thu dự toán cho tháng tới năm 2006 sau: Tháng 600.000.000 Tháng 700.000.000 Tháng 800.000.000 Tháng 10 1.000.000.000 Tháng 11 1.200.000.000 Tháng 12 900.000.000 Yêu cầu: Tính tổng số tiền ước tính thu tháng 10 năm 2006 Tính tổng số tiền ước tính thu quí từ việc bán hàng quí Bài tập 3: Cơng ty P lập dự tốn cho thời kỳ năm Dự toán mức tồn kho đầu kỳ cuối kỳ (chiếc) cho năm 2006 sau: 01/01/2006 31/12/2006 Nguyên vật liệu trực tiếp 40.000 50.000 Sản phẩm dở dang 10.000 10.000 Thành phẩm 80.000 50.000 Yêu cầu: Nếu công ty P dự kiến bán 480.000 đơn vị sản phẩm năm, tính số lượng sản phẩm công ty phải sản xuất năm Nếu 500.000 sản phẩm sản xuất năm, tính số lượng nguyên vât liệu trực tiếp công ty mua vào năm Biết đơn vị nguyên vật liệu dùng để sản xuất đơn vị sản phẩm Bài tập 4: Dự kiến tình hình tiêu thụ sản phẩm Công ty H tháng quý 1, năm 2006 sau: Tháng 1: 1.100 sản phẩm Tháng 2: 1.200 sản phẩm Tháng 3: 1.900 sản phẩm Yêu cầu: Hãy lập dự toán tiêu thụ sản phẩm Công ty quý (theo tháng tổng cộng quý) Biết giá bán sản phẩm dự kiến P = 100.000đ/sản phẩm Lập dự tốn sản xuất cho Cơng ty quý (theo tháng tổng cộng quý) Biết rằng, tình hình tồn kho thành phẩm dự kiến công ty sau: Ngày 01/01/2006: 850 sản phẩm Ngày 31/01/2006: 750 sản phẩm Ngày 28/02/2006: 800 sản phẩm Ngày 31/03/2006: 200 sản phẩm Lập dự toán chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí lao động trực tiếp dự tốn chi phí sản xuất chung cho Công ty quý (theo tháng tổng cộng quý) Biết rằng, định mức chi phí sản xuất sau: - Nguyên liệu trực tiếp: kg/sản phẩm, với mức giá 5.000đ/kg - Lao động trực tiếp: giờ/sản phẩm, với mức giá 5.000đ/giờ - Sản xuất chung phân bổ: + Khả biến: 1.500đ/1 lao động trực tiếp + Bất biến: 15.500.000đ/tháng Bài tập 5: ABC, công ty sản xuất bàn ghế cho học sinh Kế tốn trưởng cơng ty lập dự tốn cho q năm 2006 Nhà quản lý bán hàng dự báo tiêu thụ sản phẩm công ty sau: Tháng 10.000 bàn ghế Tháng 12.000 bàn ghế Tháng 15.000 bàn ghế Mỗi bàn ghế cần 10 gỗ có kích thước 30cmx30cm để sản xuất 1.5 lao động trực tiếp Giá bán bàn ghế $50 Mỗi gỗ dùng để đóng bàn ghế có giá mua $0.5 Nhu cầu tồn kho nguyên liệu (tấm gỗ) tháng phải đáp ứng 10% yêu cầu sản xuất tháng tới Đơn giá tiền lương lao động trực tiếp (bao gồm phụ cấp) $20/1 lao động Nhu cầu tồn kho thành phẩm cuối tháng phải đáp ứng 20% số lượng sản phẩm tiêu thụ tháng tới Yêu cầu: Hãy điền vào chổ trống bảng dự toán sau đây: Dự toán doanh thu Chỉ tiêu Số lượng tiêu thụ dự kiến (bộ) Giá bán/bộ Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10.000 $50 Doanh thu dự kiến $500.000 Dự toán sản xuất Chỉ tiêu Tháng Số lượng tiêu thụ dự kiến (bộ) 10.000 Cộng: Nhu cầu tồn kho cuối kỳ 2.400 Tổng nhu cầu Trừ: Tồn kho cầu kỳ Số lượng sản xuất dự kiến (bộ) Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp 12.400 2.000 10.400 3.000 Chỉ tiêu Số lượng sản xuất dự kiến (bộ) Định mức lượng nguyên liệu (tấm gỗ/1 bộ) Tổng nguyên liệu cần cho sản xuất (tấm gỗ) Cộng: Nhu cầu tồn kho cuối kỳ (tấm gỗ) Tổng nhu cầu nguyên liệu (tấm gỗ) Trừ: Tồn kho nguyên liệu đầu kỳ (tấm gỗ) Số lượng nguyên liệu cần mua vào (tấm gỗ) Giá mua ước tính/1 gỗ Chi phí mua nguyên liệu ước tính Tháng Tháng Tháng 10.400 10 104.000 12.600 16.000 116.600 10.400 106.200 $0.5 $53.100 Dự toán lao động trực tiếp Chỉ tiêu Số lượng sản xuất dự kiến (bộ) Số lao động trực tiếp để sản xuất Tổng nhu cầu thời gian lao động (giờ) Đơn giá tiền lương/1 lao động trực tiếp Dự tốn chi phí lao động trực tiếp Tháng Tháng Tháng 10.400 1.5 15.600 $20 $312.000 Bài tập 6: Các số liệu ghi nhận Công ty thương mại MC năm 2005 sau: Mua hàng Bán hàng Tháng 420.000.000 720.000.000 (ĐVT: Đồng) Tháng 480.000.000 660.000.000 Tháng 360.000.000 600.000.000 Tháng 540.000.000 780.000.000 70% doanh thu bán hàng thu tiền tháng, 20% thu tháng tiếp theo, 9% thu sau hai tháng bàn hàng, số lại nợ khó địi Tiền mua hàng tháng trước chi trả tháng sau Nếu công ty chi trả tiền mua hàng tháng trước cho người bán trước ngày 10 tháng sau người bán cho cơng ty hưởng mức chiết khấu 2% tổng trị giá hàng mua vào Cơng ty MC dự kiến tốn toàn tiền mua hàng tháng cho người trước ngày 10 tháng để hưởng mức chiết khấu 2% Trong tháng 5, công ty dự kiến mua hàng hố có trị giá 600.000.000 đồng, doanh thu dự kiến tháng 660.000.000 đồng Tiền mặt chi cho chi phí kinh doanh (khơng kể tiền chi trả cho người cung ứng hàng hoá) 144.000.000 đồng Số dư vốn tiền công ty vào đầu tháng 220.000.000 đồng Yêu cầu: Kế hoạch thu tiền tháng công ty nào? Kế hoạch chi tiền tháng công ty nào? Số dư vốn tiền công ty vào ngày 31 tháng năm 2005 bao nhiêu? (Nguồn: Dịch thuật hiệu chỉnh từ Hilton, 1991) ... 1.8 18.000 54 .000 72.000 36.000 180.000 40.000 40.000 40.000 40.000 160.000 35. 000 35. 000 35. 000 35. 000 140.000 - 1.900 37. 750 39. 650 - - - 1.8 1.8 Chi phí lưu thơng quản lý bất biến: - Quảng cáo,... 101.000 5 5 Nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất 70.000 160.000 180.000 95. 000 50 5.000 Cộng: Yêu cầu tồn kho cuối kỳ 16.000 9 .50 0 7 .50 0 7 .50 0 Tổng nhu cầu nguyên liệu (kg) 86.000 178.000 189 .50 0 102 .50 0... khuyến - Lương hành - Bảo hiểm - Thuê TSCĐ Tổng chi phí lưu thông quản lý dự kiến 18. 150 18. 150 93.000 130.900 184. 750 129. 150 53 7.800 7.8 Dự toán vốn tiền Dự toán vốn tiền thiết lập dựa số liệu