QUY ĐỊNH : Về việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ Để việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác hàng ngày của Công ty, đồng thời để đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng pháp luật, tránh những trường hợp lạm dụng hoặc sử dụng dấu không đúng mục đích có thể gây ra những hậu quả không tốt cho Công ty, Tổng Giám đốc Công ty quy định : I). CÁC QUY ĐỊNH CHUNG : I.1). Theo luật lệ và thông lệ hiện hành của Việt Nam, dấu tròn của Công ty được đóng trên các văn bản, chứng từ của Công ty là yếu tố pháp lý quan trọng để chứng thực tư cách pháp nhân của Công ty trong quan hệ giao dịch với các cơ quan, đơn vị kinh tế trong nước cũng như ngoài nước, công nhận tính xác thực của nội dung công việc và thẩm quyền hợp pháp của người ký tên thay mặt Ban Giám đốc Công ty. Do vậy, dấu tròn của Công ty cần được quản lý chặt chẻ bởi một cán bộ được phân công của Công ty và người cán bộ này có trách nhiệm sử dụng con dấu đúng mục đích và theo những nguyên tắc được quy định trong Bản Quy định này. I.2). Cán bộ được phân công giữ dấu tròn của Công ty là nhân sự thuộc Phòng HCQT, được Trưởng Phòng HCQT chính thức phân công sau khi đã trình và được sự đồng ý của Tổng Giám đốc. Để đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày của Công ty, trong những ngày làm việc, cán bộ được phân công giữ dấu tròn của Công ty phải luôn luôn có mặt đúng giờ tại nhiệm sở và trong một số trường hợp cần thiết và cấp bách, người này phải ở lại cơ quan ngoài giờ làm việc để thực hiện việc đóng dấu theo yêu cầu công tác. Chỉ có các thành viên Ban Giám đốc Công ty mới có quyền yêu cầu người này ở lại cơ quan ngoài giờ để đóng dấu các văn bản, chứng từ cấp bách. Trong trường hợp người này, vì một lý do nào đó phải vắng mặt tại nhiệm sở, Trưởng Phòng HCQT là người tạm thời thay thế để quản lý và sử dụng con dấu nhằm phục vụ kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày của Công ty. I.3). Dấu tròn của Công ty phải luôn luôn được cất giữ trong ngăn bàn làm việc có khóa của cán bộ quản lý dấu; chỉ lấy ra sử dụng khi có yêu cầu công việc, sau đó phải cất ngay vào chổ cũ, không được để trên bàn làm việc. Chìa khóa ngăn bàn cất giữ con dấu, một do cán bộ quản lý dấu giữ và một do Trưởng Phòng HCQT giữ để kịp thời xử lý công việc trong trường hợp cán bộ quản lý dấu vắng mặt tại nhiệm sở. I.4). Chỉ có cán bộ quản lý dấu mới được sử dụng con dấu để đóng trên các văn bản, chứng từ có chữ ký của những người có thẩm quyền như được quy định tại 1/4 phần II dưới đây, mà không được giao cho bất cứ CBNV hoặc bất cứ người nào khác sử dụng. I.5). Trước khi đóng dấu, cán bộ quản lý dấu phải so chiếu chữ ký do người có thẩm quyền ký với chữ ký mẫu của người này mà cán bộ quản lý dấu lưu giữ để đảm bảo tính chất xác thực của chữ ký; đồng thời cán bộ quản lý dấu cũng cần đọc qua nội dung chủ yếu của văn bản, tài liệu, chứng từ có liên quan để đảm bảo rằng các loại giấy tờ này đã được ký đúng thẩm quyền của người ký (ngoại trừ các văn bản, tài liệu, chứng từ do chính Tổng Giám đốc ký) I.6). Về mặt nguyên tắc, dấu tròn của Công ty được đóng chồng lên 1/3 chữ ký của các cán bộ có thẩm quyền của Công ty trên các văn bản, chứng từ có liên quan. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết, dấu tròn còn có thể được đóng trên các văn bản, chứng từ của Công ty dưới hình thức “dấu treo” (là dấu được đóng tại góc trái trên cùng của trang văn bản, chứng từ đầu tiên) hoặc dưới hình thức “đóng dấu giáp lai” giữa các trang văn bản, chứng từ. Các trường hợp đóng “dấu treo” hoặc đóng “dấu giáp lai” trên các văn bản, chứng từ phải được sự cho phép của thành viên Ban Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo các công việc có liên quan, và người này sẽ chịu trách nhiệm về sự cho phép của mình. I.7). Tuyệt đối nghiêm cấm việc đóng dấu “khống” trên các tài liệu, chứng từ còn để trống hoặc chưa điền đầy đủ các chi tiết cần thiết và trên giấy (có tiêu đề hoặc không có tiêu đề của Công ty) còn để trắng. I.8). Đối với các chỗ bổ sung, sửa đổi trên các văn bản, tài liệu, chứng từ của Công ty có liên quan, cán bộ quản lý dấu không được đóng dấu tròn của Công ty lên trên các chỗ này mà phải sử dụng loại dấu riêng (dùng để xác nhận việc sữa chữa) để đóng. Các trường hợp hết sức đặc biệt, cần thiết phải đóng dấu tròn của Công ty lên các chỗ sửa chữa trên các văn bản, tài liệu, chứng từ có liên quan thì mới được xem là hợp pháp hoặc hợp lệ, hoặc theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền, cán bộ quản lý dấu phải xin ý kiến của thành viên Ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc có liên quan, chỉ khi nào được ngưới này đồng ý và ký tắt trên chỗ bổ sung, sửa đổi thì mới được đóng dấu tròn lên trên các chỗ này. I.9). Các văn bản nội bộ của Công ty có tính chất thông báo, trao đổi thông tin trong nội bộ Phòng/Ban hoặc giữa các Phòng/Ban, các báo cáo, tờ trình của cấp dưới gởi cho cấp trên, các báo cáo của các Phòng/Ban trình Tổng Giám đốc và sao gởi cho các thành viên khác trong Ban Giám đốc nên không cần thiết phải đóng dấu tròn của Công ty. Riêng các văn bản tuy có tính chất nội bộ nhưng là văn bản pháp lý để thi hành (như các quyết định, quy định, quy chế .) thì cần thiết phải được đóng dấu tròn của Công ty bên cạnh chữ ký của cấp có thẩm quyền ký ban hành. II). CÁC CẤP CÓ THẨM QUYỀN CỦA CÔNG TY MÀ CHỮ KÝ TRÊN CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ CÓ LIÊN QUAN ĐƯỢC ĐÓNG DẤU TRÒN CỦA CÔNG TY : 2/4 II.1). Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty : • Các văn bản, tài liệu của Công ty được ký bởi Chủ tịch HĐQT, thay mặt cho HĐQT, về những vấn đề thuộc phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT được quy định tại điều 17 Bản Điều lệ Công ty. • Toàn bộ các văn bản, tài liệu, chứng từ của Công ty được ký bởi Tổng Giám đốc (kể cả các văn bản có tính chất nội bộ nếu Tổng Giám đốc yêu cầu). II.2). Các Phó Tổng Giám đốc : • Các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Phó Tổng Giám đốc ký tên trong phạm vi thẩm quyền của các Phó TGĐ được quy định tại Bản Quy định chức trách của các thành viên Ban Giám đốc Fideco được Hội đồng quản trị Công ty ký ban hành; cùng các phạm vi công tác đã được Tổng Giám đốc ủy quyền cho các Phó TGĐ tại các văn bản ủy quyền có liên quan. II.3). Các Giám đốc các Bộ phận công tác : • Các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Giám đốc các Bộ phận công tác ký tên, trong phạm vi thẩm quyền của những người này được quy định tại Bản Quy định chức trách của các thành viên Ban Giám đốc Công ty do HĐQT Công ty ký ban hành; cùng các phạm vi công tác đã được Tổng Giám đốc ủy quyền cho Giám đốc các Bộ phận công tác. II.4). Phó Tổng Giám đốc và Giám đốc các Bộ phận công tác có thể ủy quyền bằng văn bản cho các Trưởng Phòng (hoặc Phụ trách Phòng) trực thuộc Bộ phận công tác của mình ký tên trên một số văn bản, tài liệu, chứng từ thuộc thẩm quyền của mình, và chỉ trong phạm vi này mà thôi, không được ủy quyền ký những văn bản, chứng từ mà Tổng Giám đốc đã ủy quyền ký cho Phó TGĐ hoặc Giám đốc các Bộ phận công tác, và với điều kiện là phạm vi, nội dung công việc được ủy quyền và thời hạn ủy quyền phải được Tổng Giám đốc duyệt chấp thuận và văn bản ủy quyền phải được sao gởi thông báo cho các thành viên Ban Giám đốc khác được biết. Việc ủy quyền này, nếu có, chỉ thực hiện đến cấp Trưởng (hoặc Phụ trách Phòng) mà không thực hiện đến cấp Phó Phòng và/hoặc cấp Trợ lý, Phụ tá BGĐ. Chỉ có các văn bản, tài liệu, chứng từ do các Trưởng Phòng (hoặc Phụ trách Phòng) thuộc các Bộ phận công tác ký theo sự ủy quyền hợp lệ và hợp pháp của các Phó Tổng Giám đốc và các Giám đốc các Bộ phận công tác như đã nêu trên mới được đóng dấu tròn bên cạnh chữ ký của các Trưởng Phòng (hoặc Phụ trách Phòng) có liên quan. II.5). Ngoài các cấp có thẩm quyền ký tên và được đóng dấu tròn của Công ty bên cạnh chữ ký như đã nêu trên, cán bộ quản lý dấu không được sử dụng dấu tròn để đóng trên các văn bản, tài liệu, chứng từ có chữ ký của bất cứ một người nào khác trong Công ty. Bản Quy định này có hiệu lực pháp lý và có giá trị thi hành kể từ ngày được Tổng Giám đốc Công ty ký ban hành. Các văn bản, chỉ thị, quy định trước đây của Công ty mà nội dung trái hoặc không phù hợp với các quy định của Bản Quy định này đều không còn hiệu lực thi hành. 3/4 Trong quá trình thực hiện, các nội dung trong Bản Quy định này có thể được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và thực tế phát sinh trong hoạt động hàng ngày của Công ty. Mọi bổ sung, sửa đổi phải được cụ thể hóa bằng văn bản do Tổng Giám đốc ký ban hành. Yêu cầu các Phòng, Ban, Bộ phận công tác phổ biến Bản Quy định này đến từng CBNV để quán triệt và chấp hành. TP. Hồ chí Minh, ngày tháng năm TỔNG GIÁM ĐỐC 4/4 . QUY ĐỊNH : Về việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ Để việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ phần XYZ. phân công của Công ty và người cán bộ này có trách nhiệm sử dụng con dấu đúng mục đích và theo những nguyên tắc được quy định trong Bản Quy định này. I.2).